企业工作分析的管理体系

工作分析实务工作分析实务 一、工作分析体系培训二、工作分析问卷发放规则三、岗位说明书填写说明四、下阶段工作安排目录目录 工作分析目的工作分析方法工作分析步骤岗位说明书编写工作分析的概念 u工作分析职务分析、岗位分析，是界定岗位的工作内容工作分析职务分析、岗位分析，是界定岗位的工作内容和岗位标准的研究过程。和岗位标准的研究过程。u明确每个岗位都在做些什么工作；明确每个岗位都在做些什么工作；u明确这些岗位对员工有什么具体的从业要求。明确这些岗位对员工有什么具体的从业要求。工作分析工作分析的概念工作分析的概念 WHY岗位存在的理由岗位存在的理由WHO岗位责任者是谁岗位责任者是谁 WHAT 岗位的职责与任职资格岗位的职责与任职资格WHEN 工作的时间工作的时间WHERE工作的环境和条件工作的环境和条件For WHO与相关岗位的关系与相关岗位的关系HOW工作的方法工作的方法6W1H 人力资源规划招聘选拔薪酬设计与管理职业生涯规划培训开发绩效管理管理关系组织设计工作分析工作分析岗位等级工作职责任职资格工作分析与工作分析与HRM功能的关系功能的关系工作分析是现代人力资源开发与管理的基础工作工作分析目的 v人人力力资资源源规规划划：企企业业要要根根据据生生产产经经营营发发展展战战略略做做出出人人力力规规划划。工作分析的结果，可以为有效的人力规划提供可靠的依据。工作分析的结果，可以为有效的人力规划提供可靠的依据。有多少种工作岗位有多少种工作岗位岗位目前的人员配备能否达到任职要求岗位目前的人员配备能否达到任职要求今今后后岗岗位位和和工工作作将将发发生生那那些些变变化化，人人员员结结构构应应做做什什么么相相应应的调整的调整后备人员的素质应达到什么水平后备人员的素质应达到什么水平 v招聘招聘为应聘者提供了真实的、可靠的需求职位的工作职责、工作内容、为应聘者提供了真实的、可靠的需求职位的工作职责、工作内容、工作要求和人员的资格要求。工作要求和人员的资格要求。v选拔选拔为选拔应聘者提供了客观的选择依据，提高了选择的信度和效度，为选拔应聘者提供了客观的选择依据，提高了选择的信度和效度，降低了人力资源选择成本。降低了人力资源选择成本。v绩效管理绩效管理为绩效考评标准的建立和考评的实施提供了依据，使员工明为绩效考评标准的建立和考评的实施提供了依据，使员工明确了企业对其工作的要求目标，从而减少了因考评引起的员工冲突。确了企业对其工作的要求目标，从而减少了因考评引起的员工冲突。v薪酬设计与管理：明确了工作的价值，为工资的发放提供了可参薪酬设计与管理：明确了工作的价值，为工资的发放提供了可参考的标准。考的标准。v职业生涯设计：使员工清楚工作的发展方向，便于员工制定自己职业生涯设计：使员工清楚工作的发展方向，便于员工制定自己的职业发展计划。的职业发展计划。v管理关系：明确上级与下级的隶属关系，明晰工作流程。管理关系：明确上级与下级的隶属关系，明晰工作流程。v培培训训和和开开发发：不不同同的的员员工工有有差差异异，并并非非人人人人都都能能够够满满足足和和达达到到任任职职要要求求，必必须须要要不不断断培培训训，不不断断开开发发。因因此此，可可以以按按照照工工作作分分析析的的结结果果，设设计计和和制制定定培培训训方方案案，根根据据实实际际工工作作要要求求和和聘聘用用人人员员的的不不同同情情况况，有有区区别别、有有针针对对性性的的安安排排培培训训内内容容和和方方案案，以培训促进工作技能的发展，提高工作效率。以培训促进工作技能的发展，提高工作效率。u新建企业组织设计、人员招聘新建企业组织设计、人员招聘u组织变革、业务流程再造重组组织变革、业务流程再造重组u企业企业HRM根底工作不健全根底工作不健全u随着企业岗位的调整和职能的转变而相应地变化随着企业岗位的调整和职能的转变而相应地变化 u.工作分析的时机工作分析的时机 咨询专家HR部门直接上级在岗者谁承担工作分析任务谁承担工作分析任务 HR HR部门牵头和组织部门牵头和组织 咨询专家培训和指导咨询专家培训和指导部门领导审核、把关、修订部门领导审核、把关、修订 在岗人员提供信息、编制初稿在岗人员提供信息、编制初稿 工作分析的难度工作分析的难度+它对工作分析的实施者有一定的专业素质要求。它对工作分析的实施者有一定的专业素质要求。+工作分析不是一项立竿见影的工作。虽然它与人力资源管理的工作分析不是一项立竿见影的工作。虽然它与人力资源管理的后续工作紧密相关，但它很难为企业产生直接和立即的效应。后续工作紧密相关，但它很难为企业产生直接和立即的效应。+工作分析工作不是某个部门单独可以完成的，它需要企业每个工作分析工作不是某个部门单独可以完成的，它需要企业每个部门，甚至是每位员工的协助。部门，甚至是每位员工的协助。+岗位职责和岗位要求要随着企业岗位的调整和职能的转变而相岗位职责和岗位要求要随着企业岗位的调整和职能的转变而相应地变化。应地变化。问卷法问卷法访谈法访谈法工作实践法工作实践法观察法观察法工作日志分析法工作日志分析法材料分析法材料分析法专家讨论法专家讨论法工作分析方法工作分析方法工作分析方法 v问卷法是一种应用非常普遍的职务分析方法。其基本过程是将设计出的问卷法是一种应用非常普遍的职务分析方法。其基本过程是将设计出的问卷发给选定的职工，要求在一定的期间内填写，以获取有关的信息。问卷发给选定的职工，要求在一定的期间内填写，以获取有关的信息。v优点是比较节省工作分析人员的时间与经费，适用于从数目较大的被调优点是比较节省工作分析人员的时间与经费，适用于从数目较大的被调查者获得信息。查者获得信息。之一之一 问卷法问卷法 之二之二 访谈法访谈法访谈法是通过工作分析人员与员工面对面的谈话来收集职务访谈法是通过工作分析人员与员工面对面的谈话来收集职务信息资料的方法。在面谈之前，工作分析人员应该准备好面谈问信息资料的方法。在面谈之前，工作分析人员应该准备好面谈问题提纲，一般在面谈时能够按照预定的计划进行。题提纲，一般在面谈时能够按照预定的计划进行。之三之三 工作实践法工作实践法工作实践法是指工作分析者实际从事所要研究的工作，工作实践法是指工作分析者实际从事所要研究的工作，在工作过程中掌握该项工作所要求的第一手资料。此方法适用在工作过程中掌握该项工作所要求的第一手资料。此方法适用于短期内就可以掌握的工作，不大适合那些需要经过大量的培于短期内就可以掌握的工作，不大适合那些需要经过大量的培训才能掌握或者危险的工作。训才能掌握或者危险的工作。工作分析人员在工作现场观察在岗员工的工作过程、行工作分析人员在工作现场观察在岗员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等，采用文字或图表形为、内容、特点、性质、工具、环境等，采用文字或图表形式记录下来，最后将取得的信息归纳整理为适合使用的文字式记录下来，最后将取得的信息归纳整理为适合使用的文字资料。此方法适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动资料。此方法适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作，不适用于脑力活动为主的工作。为主的工作，不适用于脑力活动为主的工作。之四之四 观察法观察法 是是由由员员工工本本人人自自行行进进行行的的一一种种工工作作分分析析方方法法。事事先先应应该该由由工工作作分分析析人人员员设设计计好好详详细细的的工工作作日日志志单单，让让员员工工按按照照要要求求及及时时地地填填写写职职务务内内容容，从从而而收收集集工工作作信信息息。工工作作日日志志法法最最大大的的问问题题是是工工作作日日志志内内容的真实性问题。容的真实性问题。之五之五 工作日志法工作日志法 如如果果工工作作分分析析人人员员手手头头有有大大量量的的工工作作分分析析基基础础资资料料，比比如如相相似似企企业业的的岗岗位位说说明明书书、本本企企业业岗岗位位责责任任制制、部部门门职职责责、经经济济责责任任制制、其其他他相相关关的的管管理理规规章章制制度度等等，比比较较适适合合采采用用本本办办法。法。之六之六 材料分析法材料分析法 是指请一些相关领域的专家或者经验丰富的员工进行讨论，是指请一些相关领域的专家或者经验丰富的员工进行讨论，来进行工作分析的一种方法。这种方法适合于发展变化较快，来进行工作分析的一种方法。这种方法适合于发展变化较快，或岗位职责还未定型的公司。由于公司没有现成的观察样本，或岗位职责还未定型的公司。由于公司没有现成的观察样本，所以只能借助专家的经验来规划未来希望看到的工作状态。所以只能借助专家的经验来规划未来希望看到的工作状态。之七之七 专家讨论法专家讨论法 岗岗 位位 分分 析析 活活 动动 控控 制制计划阶段计划阶段 调查阶段调查阶段 分析阶段分析阶段 结果产出结果产出 阶段阶段工作分析步骤工作分析步骤工作分析步骤 q选择信息来源选择信息来源 工作执行者、直接上级、工作分析人员以及企业相关管理制工作执行者、直接上级、工作分析人员以及企业相关管理制度文件。度文件。q选择工作分析人员选择工作分析人员 工作分析人员应具有一定的经验和学历，同时应保持分析工作分析人员应具有一定的经验和学历，同时应保持分析人员进行活动的独立性。人员进行活动的独立性。q选择收集信息的方法和系统选择收集信息的方法和系统 信息收集的方法和分析信息适用的系统由工作分析的目的决信息收集的方法和分析信息适用的系统由工作分析的目的决定。定。计划阶段计划阶段 q编制各种调查问卷和提纲编制各种调查问卷和提纲q灵活运用各种调查方法，如访谈法、问卷法、观察法、实践法灵活运用各种调查方法，如访谈法、问卷法、观察法、实践法等等q广泛收集有关工作的特征以及需要的各种数据广泛收集有关工作的特征以及需要的各种数据q重点收集工作人员必需的特征信息重点收集工作人员必需的特征信息q要求被调查的员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和要求被调查的员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等作出等级评定发生频率等作出等级评定调查阶段调查阶段 q仔细审核已收集到的各种信息。仔细审核已收集到的各种信息。q创造性地分析、发现有关工作和工作人员的关键成份。创造性地分析、发现有关工作和工作人员的关键成份。q归纳、总结出工作分析的必需材料和要素。即把所获得归纳、总结出工作分析的必需材料和要素。即把所获得的分类信息，进行解释、转换和组织，使之成为可供使的分类信息，进行解释、转换和组织，使之成为可供使用的条文。用的条文。分析阶段分析阶段 岗位信息分析的主要内容岗位信息分析的主要内容岗位名称分析岗位名称分析 使工作名标准化、美化、现体工作性质和内容使工作名标准化、美化、现体工作性质和内容工作描述分析工作描述分析 包括工作任务、责任、关系、劳动强度分析包括工作任务、责任、关系、劳动强度分析工作环境分析工作环境分析 包括物理环境、安全环境、社会环境包括物理环境、安全环境、社会环境工作人员必备条件分析工作人员必备条件分析 包括必备知识分析、经验分析、必备包括必备知识分析、经验分析、必备 操作能力分析、必备基本能力分析、操作能力分析、必备基本能力分析、必备心理素质分析等必备心理素质分析等 u形成书面文件的阶段。既编写岗位说明书。形成书面文件的阶段。既编写岗位说明书。拟定初稿拟定初稿 要求初稿要求初稿 与员工、与员工、员工上级、企业管理顾问等人员讨员工上级、企业管理顾问等人员讨论具体内容论具体内容确定试行稿确定试行稿 试行期使用无误后，确定为正式文件试行期使用无误后，确定为正式文件结果产出阶段结果产出阶段 工作分析工作中的控制活动贯穿于整个工作分工作分析工作中的控制活动贯穿于整个工作分析的过程，不断对工作分析活动进行调整和修正。析的过程，不断对工作分析活动进行调整和修正。工作分析活动控制工作分析活动控制 岗位说明书岗位说明书工作分析最后形成的书面文件工作分析最后形成的书面文件没有完全固定的格式，根据需要选择没有完全固定的格式，根据需要选择随着企业生产经营发展、工作任务的调整、人员的变化随着企业生产经营发展、工作任务的调整、人员的变化而调整而调整岗位说明书编写 一、工作分析体系培训二、工作分析问卷发放规则三、岗位说明书填写说明四、下阶段工作安排目录目录 l问卷发放的同时请向被调查员工问卷发放的同时请向被调查员工讲解工作分析的意义，并说明填讲解工作分析的意义，并说明填写问卷调查表的注意事项；写问卷调查表的注意事项；l鼓励员工真实客观地填写问卷调鼓励员工真实客观地填写问卷调查表，不要对表中填写的任何内查表，不要对表中填写的任何内容产生顾虑容产生顾虑;lHR部和各分公司的人事员随时部和各分公司的人事员随时解答员工填写问卷时提出的问题；解答员工填写问卷时提出的问题；l员工填写完毕后，员工填写完毕后，HR部和各经营部和各经营单位人事员要认真地进行检查，查单位人事员要认真地进行检查，查看是否有漏填、误填地现象；看是否有漏填、误填地现象；l问卷填写准确无误后，完成信息收问卷填写准确无误后，完成信息收集工作，请向填卷员工致谢。集工作，请向填卷员工致谢。一、工作分析体系培训二、工作分析问卷发放规则三、岗位说明书填写说明四、下阶段工作安排目录目录 岗岗位位名名称称：请请使使用用HRHR部部的的现现有有岗岗位位名名称称规规范范，如如“人人事事管管理理员员”就就是是一一个个岗岗位名称。位名称。岗位编号岗位编号：可暂不填：可暂不填直接上级：直接上级：指直接汇报的上级岗位，如指直接汇报的上级岗位，如HRHR部副科长直接上级是部副科长直接上级是“HR“HR部长部长”直直接接下下属属岗岗位位名名称称：指指直直接接指指挥挥的的下下级级岗岗位位，如如如如HRHR部部长长的的直直接接下下属属岗岗位位是是“HR“HR部副科长部副科长”和和“人事管理员人事管理员”基本情况基本情况 岗位目标（存在的理由和目的）岗位目标（存在的理由和目的）为为（目的、目标）（目的、目标）在在（限制）（限制）/通过通过（手段）（手段）做做（岗位存在理由）（岗位存在理由）岗位目标例如岗位目标例如HRHR部长部长-为实现公司整体目标，通过不断完善人力资源管理与开发模式，提高人力资源效益，满足为实现公司整体目标，通过不断完善人力资源管理与开发模式，提高人力资源效益，满足企业开展对人力资源的需求。企业开展对人力资源的需求。物资部长物资部长-为了实现公司整体目标，通过对采购控制流程的管理和运行，确保生产经营活动所需物为了实现公司整体目标，通过对采购控制流程的管理和运行，确保生产经营活动所需物资的按质、按量供给，降低采购本钱，提高公司核心竞争力。资的按质、按量供给，降低采购本钱，提高公司核心竞争力。技术开发部部长技术开发部部长-为实现公司整体目标，组织实施新产品开发，优化工艺技术，促进企业技术创新，为实现公司整体目标，组织实施新产品开发，优化工艺技术，促进企业技术创新，提高企业的可持续开展能力。提高企业的可持续开展能力。市场部部长市场部部长-为实现公司整体目标，落实公司营销战略，通过市场调研以及营销筹划与实施，提升为实现公司整体目标，落实公司营销战略，通过市场调研以及营销筹划与实施，提升企业形象和品牌形象，促进产品销售。企业形象和品牌形象，促进产品销售。仓储部部长仓储部部长-为实现公司整体目标，通过对公司物流全过程的管理，实现储运工作的平安性、科学为实现公司整体目标，通过对公司物流全过程的管理，实现储运工作的平安性、科学性、准确性和时效性，确保生产经营活动对仓储运输的要求。性、准确性和时效性，确保生产经营活动对仓储运输的要求。主要工作职责及内容主要工作职责及内容格式：格式：简短的句子概括某一工作简短的句子概括某一工作 用动词准确描述此工作内容用动词准确描述此工作内容“负责一词使用频率最高，实际上对行为的界定不太清楚。负责一词使用频率最高，实际上对行为的界定不太清楚。谁对企业不应负责任？谁对企业不应负责任？例如例如工作职责：1、负责公司日常行政工作的组织和管理；2、负责销售公司上海办公室日常人事、事务的管理，及办公用品的配置管理；3、负责销售公司上海与新疆办公室的协调管理工作；4、负责公司文件的打印、速递、等事务；5、负责销售公司客户接待工作；6、及时向各大区办公室传递公司的通知、文件及酒业公司的各种文件；7、负责销售公司的员工考勤记到工作；8、负责处理销售公司办公室的各种票务费用处理，如水电费缴纳等；9、协助市场部展开各种营销公关活动 10、负责销售公司上海人员的招聘，培训及新酬福利管理工作；11、其它与人事及行政相关的工作。主要职责：1、主持召开股东大会、董事会议，并负责上述会议的贯彻落实；2、召集和主持公司管理委员会议，组织讨论和决定公司的开展规划、经营方针、年度方案有及日常经营工作中的重大事项；3、检查董事会决议的实施情况，并向董事会提出报告；4、提名公司总经理和其他高层管理人员的聘用、决定报酬、待遇以及解聘，并报董事会批准和备案；5、审查总经理提出的各项开展方案及执行结果；6、定期审阅公司的财务报表和其他重要报表，全盘控制全公司系统的财务状况；7、签署批准公司招聘的各级管理人员和专业技术人员；8、签署对外重要经济合同、上报印发的各种重要报表、文件、资料；9、处理其他由董事会授权的重大事项。指内部沟通关系和外部沟通关系指内部沟通关系和外部沟通关系内内部部沟沟通通关关系系：指指从从事事此此岗岗位位在在业业务务上上需需同同公公司司内内部部部部门门层层次次及及部部门以上层次进行的沟通关系门以上层次进行的沟通关系外部沟通关系：指从事此岗位在业务上需同外部公司、政府机关及外部沟通关系：指从事此岗位在业务上需同外部公司、政府机关及其他单位进行的沟通关系其他单位进行的沟通关系 如如“招聘专员招聘专员”岗位的外部工作关系可表述为岗位的外部工作关系可表述为“与人才中介机构和与人才中介机构和培训机构进行业务洽谈培训机构进行业务洽谈”工作关系工作关系 是完成是完成一项工作一项工作的基本条件的基本条件要求要求技技 能：能：competencecompetence，主要指心智、行为、人际，主要指心智、行为、人际 等方面的潜能和素质等方面的潜能和素质 skill skill 主要指操作性实务方面的技术能力，主要指操作性实务方面的技术能力，重点关注外语、计算机、具体业务流程和重点关注外语、计算机、具体业务流程和 设备操作方面设备操作方面工作经验：从事从岗位需要的相关工作经验工作经验：从事从岗位需要的相关工作经验教育背景：学历、专业背景等，如：教育背景：学历、专业背景等，如：XX XX及以上及以上 学历，学历，XXXX或或XXXX专业毕业专业毕业任职条件（资格）任职条件（资格）其他要求：指执业资格、性别、党派、身体状况等其他要求：指执业资格、性别、党派、身体状况等 不代表现有人员的情况，而是指胜任此岗位所需的条件。职前培训：指上岗前需要接受的相关制度、法规等培训职前培训：指上岗前需要接受的相关制度、法规等培训 一、工作分析体系培训二、工作分析问卷发放规则三、岗位说明书填写说明四、项目实施目录目录 项目组项目组项目组项目组构成构成职责职责 项目组四人项目组四人1、编写岗位分析培训材料、组织岗位分、编写岗位分析培训材料、组织岗位分析培训工作析培训工作2、设计工作分析问卷、设计岗位说明书、设计工作分析问卷、设计岗位说明书模板模板3、收集企业现有工作分析基础性资料、收集企业现有工作分析基础性资料4、岗位分析培训、岗位分析培训5、修改、确定岗位说明书、修改、确定岗位说明书人力资源部相关人员人力资源部相关人员各部门人事管理员各部门人事管理员在总部职能部门范围内：在总部职能部门范围内：1、组织工作分析问卷填写回收工作、组织工作分析问卷填写回收工作2、组织岗位说明书填写回收工作、组织岗位说明书填写回收工作3、为相关人员答疑解惑、为相关人员答疑解惑在全公司范围内，全面组织工作分析工作在全公司范围内，全面组织工作分析工作在各经营单位范围内：在各经营单位范围内：1、组织工作分析问卷填写回收工作、组织工作分析问卷填写回收工作2、组织岗位说明书填写回收工作、组织岗位说明书填写回收工作3、为相关人员答疑解惑、为相关人员答疑解惑密切配合工作分析小组构成工作分析小组构成 u总部职能部门、分公司每人一份公司高管除外总部职能部门、分公司每人一份公司高管除外u事业部每岗一份事业部每岗一份u选取选取3个分公司为样本，每岗一份个分公司为样本，每岗一份工作分析问卷与岗位说明书模板发放范围工作分析问卷与岗位说明书模板发放范围 发放材料发放材料 审核审核 填写填写 回收、回收、二次审核二次审核相关职员将岗相关职员将岗位说明书原始位说明书原始版本交本岗位版本交本岗位的直接上级审的直接上级审核、修改核、修改 结果汇总结果汇总回收工作分析问卷回收工作分析问卷和岗位说明书修改和岗位说明书修改版，并检查岗位说版，并检查岗位说明书修改版的完整明书修改版的完整性性各经营单位人事各经营单位人事员将岗位说明书员将岗位说明书和工作分析问卷和工作分析问卷交至交至HRHR部部发放岗位分发放岗位分析培训材料、析培训材料、岗位说明书岗位说明书模板、模板、工作分析问工作分析问卷卷主要活动主要活动输出结果输出结果确保按照上页确保按照上页的发放范围说的发放范围说明将相关材料明将相关材料发到相关人员发到相关人员手中手中岗位说明书原始版岗位说明书原始版填写完整的工作分析填写完整的工作分析问卷问卷岗位说明书修改版岗位说明书修改版岗位说明书部岗位说明书部门汇总门汇总工作分析问卷工作分析问卷部门汇总部门汇总岗位说明书初岗位说明书初稿稿工作分析问卷工作分析问卷职员填职员填写工作写工作分析调分析调查问卷查问卷与岗位与岗位说明书说明书工作分析流程工作分析流程 请注意：请注意：1.1.工作分析问卷采用纸质问卷，请相关员工用手工填写工作分析问卷采用纸质问卷，请相关员工用手工填写2.2.为推进无纸化办公、节约成本、提高工作效率，岗位说明书推荐使为推进无纸化办公、节约成本、提高工作效率，岗位说明书推荐使用电子版发放和填写用电子版发放和填写3.3.员工电子版填写的岗位说明书请命名为员工电子版填写的岗位说明书请命名为岗位说明书原始版岗位说明书原始版员工姓名；直接上级审核后的岗位说明书请命名为员工姓名；直接上级审核后的岗位说明书请命名为岗位说岗位说明书修改版员工姓名明书修改版员工姓名4.4.请各单位组织相关人员将手工填写的岗位说明书原始版和修改版电请各单位组织相关人员将手工填写的岗位说明书原始版和修改版电子化，命名规则同第子化，命名规则同第3 3条，同时请将书面原始资料存档备查条，同时请将书面原始资料存档备查5.5.将工作分析问卷、电子版本的岗位说明书原始版汇总与岗位将工作分析问卷、电子版本的岗位说明书原始版汇总与岗位说明书修改版汇总一并交至项目组说明书修改版汇总一并交至项目组几点说明几点说明 演讲完毕，谢谢观看！