Excel高效办公软件培训ppt课件

ExcelExcel高效高效办公公软件培件培训课件件Excel高效办公软件培训课件Excel高效办公软件培训课件课程大纲 1 1EXCEL基本操作与数据处理EXCEL数据分析 2 2 3 3EXCEL公式与函数 4 4EXCEL图表与图形2021/2/212课程大纲1EXCEL基本操作与数据处理EXCEL数据分析提高篇提高篇v启动与退出启动与退出EXCELEXCELv创建工作簿、界面介绍创建工作簿、界面介绍v工作表操作工作表操作v单元格操作单元格操作v数据有效性数据有效性v打印设置打印设置v设置表格边框和底纹设置表格边框和底纹v设置单元格格式、行高和列宽设置单元格格式、行高和列宽v数据录入数据录入v选择性黏贴选择性黏贴v窗口冻结窗口冻结v单元格分列单元格分列基础篇基础篇第一章.EXCEL基本操作与数据处理2021/2/213提高篇启动与退出EXCEL数据有效性设置表格边框和底纹选择性利用“开始”菜单启动Excel 2010。利用桌面上的快捷图标启动Excel 2010。直接利用已经创建的文档双击Excel窗口左上角的控制菜单图标。选择“文件”菜单中的“退出”命令。单击窗口右上角的“关闭”按钮。按快捷键Alt+F4。2退出1启动v启动与退出启动与退出EXCELEXCELv创建工作簿创建工作簿 桌面右键新建excel档第一章.EXCEL基本操作与数据处理2021/2/214利用“开始”菜单启动Excel2010。双击Excelv界面介绍界面介绍5快速访问工具栏快速访问工具栏后台视图后台视图 自动填充柄自动填充柄单元格名称单元格名称隐藏选项卡隐藏选项卡功能区功能区/选项选项/组组/命令命令编辑栏编辑栏状态栏状态栏工作表视图工作表视图微型工具栏微型工具栏/常用菜单常用菜单工作表区工作表区/标签标签第一章.EXCEL基本操作与数据处理2021/2/215界面介绍5快速访问工具栏后台视图自动填充柄单元格名称隐藏选v工作表（重命名、移动和复制、删除）工作表（重命名、移动和复制、删除）v单元格（插入、删除、移动和复制、清除单元格（插入、删除、移动和复制、清除)从系统中导出来的表格，经常需要做些删减处理，如果不熟悉自己需要什么内容的时候，最好建立工作表副本，防止删减有误的时候可以重新操作（快捷键ctrl）1、重命名：光标移至sheet名双击2、移动和复制 同一文档内移动：左键+拖移，复制：ctrl+左键+拖移。不同文档间移动：右键选择移动或复制工作表3、删除：选择sheet 右键删除1、插入：选择单元格右键插入、删除2、移动和复制：(ctrl+C/ctrl+V)3、清除：（delete)第一章.EXCEL基本操作与数据处理2021/2/216工作表（重命名、移动和复制、删除）单元格（插入、删除、移动和第一章.EXCEL基本操作与数据处理v设置表格边框和底纹设置表格边框和底纹 选中需设置的单元格选择边框/底纹v设置单元格格式、行高和列宽设置单元格格式、行高和列宽 单元格格式：选中单元格右键在数据栏选择格式 行高和列宽：光标移至表格顶端选择单元格(行/列)设置行高/列宽 批量调整：选择批量行/列Excel 2010 自带很多好看的套用表格格式,可以直接用哦奇偶行填充：“开始”“条件格式”“新建规则”“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式=MOD(ROW(),2)=0 并选取一个填充颜色,即可将所有行号为偶数的行添加颜色。2021/2/217第一章.EXCEL基本操作与数据处理设置表格边框和底纹设置单第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作演练操作演练1 1：制作通讯录：制作通讯录（练习：启动（练习：启动/新建、重命名、设置边框、设置行高新建、重命名、设置边框、设置行高/列宽、填充颜色）列宽、填充颜色）步骤提示：1、新建或者启动excel文档；2、将文档命名为“制作通讯录”；3、去掉虚网格线：“视图”“网格线”前去掉；4、设置边框：选中106单元格，“开始”边框“其他边框“，外黑，内灰；5、设置行高：选中行，右键行高，256、填充颜色：选中区域，开始”“条件格式”“新建规则”“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式=MOD(ROW(),2)=1 并选取一个填充浅蓝色。步骤5步骤6步骤4效果图2021/2/218第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作演练1：制作通讯录步第一章.EXCEL基本操作与数据处理v数据录入（文本、数值、日期、序列数、时间、批量数据、自动填充）数据录入（文本、数值、日期、序列数、时间、批量数据、自动填充）输入文本后设置单元格格式(一般使用格式刷更快捷些)自动填充：光标移至单元格右下角出现“+”（自动填充柄）拖移小提示：如需增加新序列，路径：EXCEL2003中：工具-选项-自定义序列EXCEL2007中：Office按钮-选项-常规-编辑自定义列表EXCEL2010中：文件-选项-高级-常规-编辑自定义列表 开始-排序和筛选-自定义排序-自定义序列使用以下快捷键可以快速插入当前日期或时间：Ctrl+；(分号)在单元格内插入当前日期，Ctrl+Shift+；(分号)插入当前时间，按Ctrl+；(分号)以后输入一个空格，再按Ctrl+Shift+；(分号)，可以插入当前日期和时间。不会自动刷新。2021/2/219第一章.EXCEL基本操作与数据处理数据录入（文本、数值、日v数据有效性：数据有效性：方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生任务：“部门”列 用下拉菜单选择代替手工输入。操作步骤：数据数据有效性设置允许中选择”序列”来源栏中输入允许输入的值(销售部,企划部)中间用英文逗号隔开。第一章.EXCEL基本操作与数据处理2021/2/2110数据有效性：任务：“部门”列用下拉菜单选择代替手工输入。第第一章.EXCEL基本操作与数据处理v数据有效性：数据有效性：方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生2021/2/2111第一章.EXCEL基本操作与数据处理数据有效性：2021/2第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作演练操作演练2 2：制作通讯录：制作通讯录（练习：（练习：插入行、合并单元格、输入文本、输入时间、序列填充、设置单元格样式、自动插入行、合并单元格、输入文本、输入时间、序列填充、设置单元格样式、自动&强制换行）强制换行）步骤提示：1、插入行：选中四行，右键“插入”；2、合并单元格：选中A1:D1单元格，开始合并单元格后居中；3、输入时间：按Ctrl+；加空格，再按Ctrl+Shift+；4、序列填充：选中区域数据数据有效性设置允许序列来源 （录入跟上一个单元格同样的内容：ctrl+D或ctrl+）5、设置单元格样式：选中区域右键设置单元格格式自定义6、强制换行：alt+enter；自动换行：enter2021/2/2112第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作演练2：制作通讯录第一章.EXCEL基本操作与数据处理v打印设置（页边距、页面缩放、打印区域）打印设置（页边距、页面缩放、打印区域）除了设置页边距、打印区域等，如分页符&标题打印也是很好用的哦Excel表格编辑的最后一项任务往往是打印。在实际工作中，我们的打印任务往往不是那么简单轻松，比如我们希望只打印工作表中需要的区域，或者希望能打印公式本身而不是公式的计算结果等等。Excel能为我们提供灵活的打印选择，我们需要对上图的功能进行巧妙应用。2021/2/2113第一章.EXCEL基本操作与数据处理打印设置（页边距、页面缩第一章.EXCEL基本操作与数据处理v操作案例：制作通讯录操作案例：制作通讯录-打印打印等同2003版的页面设置菜单设置标题打印后，以后打印的每一张都会带有相同的开头。不同的通讯组间插入分隔符打印设置选择打印份数，单击打印。2021/2/2114第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作案例：制作通讯录-打v操作案例：制作通讯录操作案例：制作通讯录-打印打印通过”另存为”将档案转换为2003版本或PDF格式，供没有装2010版的同事分享。若打印机液晶屏显示，“纸张错误，无法打印”，点击打印机属性，将稿纸设为“A4”试验双面打印功能第一章.EXCEL基本操作与数据处理2021/2/2115操作案例：制作通讯录-打印通过”另存为”将档案转换为2003第一章.EXCEL基本操作与数据处理不少人对选择性粘贴没有重视，其实选择性粘贴的功能很强大，用好了，可以事半功倍的哦粘贴方式常用功能了解：【公式】：只粘帖文本和公式，不粘帖字体、格式（字体、对齐、文字方向、数字格式、底纹等）、边框、注释、内容校验等；（当复制公式时，单元格引用将根据所用引用类型而变化。如要使单元格引用保证不变，请使用绝对引用。）【数值】：只粘帖文本，单元格的内容是计算公式的话只粘帖计算结果，这两项不改变目标单元格的格式；【图片】：将表格以图片形式复制，可以较好的保持原有的形状。v选择性粘贴选择性粘贴这3个太有用了带实时预览的粘贴功能2021/2/2116第一章.EXCEL基本操作与数据处理不少人对选择性粘贴没有重第一章.EXCEL基本操作与数据处理粘贴方式区域各项功能了解（自学）：【格式】：仅粘贴源单元格格式，但不能粘贴单元格的有效性，粘帖格式，包括字体，对齐，文字方向，边框，底纹等，不改变目标单元格的文字内容。（功能相当于格式刷）；【批注】：把源单元格的批注内容拷贝过来，不改变目标单元格的内容和格式；【有效性验证】：将复制单元格的数据有效性规则粘贴到粘贴区域，只粘帖有效性验证内容，其他不变；【除边框外的所有内容和格式】：粘帖除边框外的所有内容和格式，保持目标单元格和源单元格相同的内容和格式；【列宽】：将某个列宽或列的区域粘贴到另一个列或列的区域，使目标单元格和源单元格拥有同样的列宽，不改变内容和格式；【公式和数字格式】：仅从选中的单元格粘贴公式和所有数字格式选项；【值和数字格式】：仅从选中的单元格粘贴值和所有数字格式选项；【置换】：行列进行互换v选择性黏贴选择性黏贴带实时预览的粘贴功能2021/2/2117第一章.EXCEL基本操作与数据处理粘贴方式区域各项功能了解第一章.EXCEL基本操作与数据处理v窗口冻结窗口冻结当我们在制作一个Excel表格时，有时会遇到行数和列数都比较多，一旦向下或向右滚屏时，上面的标题行或最左边的那些列就会跟着滚动，这样在处理数据时往往难以分清各行或列数据对应的标题，这时就可以利用EXCEL的冻结窗格这一功能来解决这个问题。效果：始终显示标题栏操作：选中开始冻结的单元格视图冻结窗口2021/2/2118第一章.EXCEL基本操作与数据处理窗口冻结当我们在制作一个第一章.EXCEL基本操作与数据处理v分列Excel中分列是对某一数据按一定的规则分成两列以上。分列时，选择要进行分列的数据列或区域，再从数据菜单中选择分列，分列有向导，按照向导进行即可。关键是分列的规则，有固定列宽，但一般应视情况选择某些特定的符号，如空格、逗号、分号等。效果：2021/2/2119第一章.EXCEL基本操作与数据处理分列Excel中分列是对v插入形状插入形状/超链接超链接/文本框文本框/对象对象插入形状/超链接/文本框按导向进行即可插入对象在日常使用频率较大，操作步骤对象有文件创建浏览 更改图标 更改标题 确定第一章.EXCEL基本操作与数据处理2021/2/2120插入形状/超链接/文本框/对象 插入形状/超链接/文基础篇基础篇提高篇提高篇n数据的排序与筛选数据的排序与筛选n数据分类汇总与数据透视数据分类汇总与数据透视第二章.EXCEL数据分析2021/2/2121基础篇提高篇数据的排序与筛选数据分类汇总与数据透视第二章.E数据的排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据，这样更能方便地管理数据，在进行数据排序时可以按照默认排序顺序，也可以按照单列或多列排序顺序和自定义排序顺序来排序。排序时，Excel将利用指定的排序顺序重新排列行、列以及各单元格。excel2010较早前版本多了依背景色筛选功能第二章.EXCEL数据分析v数据的排序与筛选2021/2/2122数据的排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据，这样更能第二章.EXCEL数据分析操作步骤：鼠标选择标题栏开始排序与筛选筛选单击下拉菜单钮选择颜色或勾选需要显示的内容v数据筛选2021/2/2123第二章.EXCEL数据分析操作步骤：数据筛选2021/2/2第二章.EXCEL数据分析操作步骤：鼠标选择标题栏开始排序与筛选自定义排序选择是否带扩展(带扩展同行数据联动换位子，否则不联动)添加筛选条件X3次点选部门、职务、工号、升序/降序勾选包含标题（很关键）v数据排序2021/2/2124第二章.EXCEL数据分析操作步骤：数据排序2021/2/2第二章.EXCEL数据分析对重复数据中的值进行分类汇总v数据分类与汇总2021/2/2125第二章.EXCEL数据分析数据分类与汇总2021/2/第二章.EXCEL数据分析数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据v数据透视2021/2/2126第二章.EXCEL数据分析数据透视表是交互式报表，可快速合并第三章.EXCEL公式与函数单元格引用单元格引用相对引用绝对引用混合引用常用函数常用函数基础运算函数COUNT函数日期和时间函数进阶函数进阶函数IF函数VLOOKUP函数SUMIF函数DATEDIF函数字符串截取函数嵌套函数嵌套函数SUMPRODUCT函数多重IF函数2021/2/2127第三章.EXCEL公式与函数单元格引用常用函数进阶函数嵌套函第三章.EXCEL公式与函数v单元格引用单元格引用 绝对引用（$C$1）；相对引用(C1)；混合引用($C1、C$1)“C4”C4”、“$C4”$C4”、“C$4”C$4”和和“$C$4”$C$4”的区别的区别 在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4”。原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。2021/2/2128第三章.EXCEL公式与函数单元格引用“C4”、“$C4”、第三章.EXCEL公式与函数分类分类函数名称函数名称作用说明作用说明基础运算函数SUM求和AVERAGE求平均MAX取最大值MIN取最小值ROUND对数字四舍五入的保留指定位数的小数点位数LEN统计单元格内的字符数COUNT函数COUNT统计数值类单元格个数（只有数字类的单元格才被统计）COUNTA统计非空单元格个数（含空格、日期、逻辑值、文字的单元格均纳入统计）COUNTIF统计符合指定条件的单元格个数(非文本格式下的数字才被统计）日期和时间函数YEAR提取年MONTH提取月DAY提取日HOUR提取小时TODAY返回当前日期v常用函数常用函数2021/2/2129第三章.EXCEL公式与函数分类函数名称作用说明基础运算函数第三章.EXCEL公式与函数v常用及常用及COUNTCOUNT函数函数v日期和时间函数日期和时间函数 2021/2/2130第三章.EXCEL公式与函数常用及COUNT函数日期和时间函第三章.EXCEL公式与函数v进阶函数进阶函数IF函数根据逻辑表达式测试的结果，返回相应的值。函数语法：IF(条件表达式,结果1,结果2)语法理解：如果就否则？TUREFALSEVLOOKUP函数在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。函数语法：VLOOKUP(查找值,查找区域,返回结果的列号,查找方式)语法理解：在“查找区域”的首列查找“查找值”,并由此返回区域内当前行中指定列的数值查找值查找值查找区域查找区域结果列号结果列号=VLOOKUP(B10,A2:H7,8,0)第1列 第2列 第3列 第4列 第5列 第6列 第7列 第第8 8列列IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)：需要去的首列首列查找的条件值；：一个单元格区域，第一列需包含：数字X，返回中第X列的值：通常写02021/2/2131第三章.EXCEL公式与函数进阶函数IF函数？TUREFAL第三章.EXCEL公式与函数v进阶函数进阶函数SUMIF函数根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。函数语法：SUMIF（条件判断区域,条件,求和区域）语法理解：如果满足什么条件就求和，其实就是按条件求和。条件判断区域求和区域条件2021/2/2132第三章.EXCEL公式与函数进阶函数SUMIF函数条件判断区第三章.EXCEL公式与函数v进阶函数进阶函数DATEDIF函数返回两个日期之间的年月日间隔数。函数语法：DATEDIF(开始日期,结束日期,单位代码)年龄或年限的计算方法年龄或年限的计算方法（在英文输入状态下进行）：语法：=YEAR（终止日期）-YEAR（出生或开始日期）语法：=DATEDIF(出生或开始日期,终止日期，Y)语法：=DATEDIF(出生或开始日期,TODAY(),Y)说明：日期可以直接单元格引用、可以/或-格式输入，但不能输入（.）。2021/2/2133第三章.EXCEL公式与函数进阶函数DATEDIF函数年龄或第三章.EXCEL公式与函数v进阶函数进阶函数字符串截取函数字符串截取函数MID函数LEFT函数RIGHT函数LEFT(text,num_chars)LEFT(文本串,要提取的字符个数)从左边左边开始提取指定个数的字符RIGHT(text,num_chars)RIGHT(文本串,要提取的字符个数)从右右边边开始提取指定个数的字符MID(text,start_num,num_chars)MID(文本串,文本中要提取的第一个文本中要提取的第一个字符的位置字符的位置,要提取的字符个数)要截取字符串所在的单元格要截取字符串所在的单元格截取的个数截取的个数文本中要提取的第一个字符的位置文本中要提取的第一个字符的位置2021/2/2134第三章.EXCEL公式与函数进阶函数字符串截取函数MID函数第三章.EXCEL公式与函数v嵌套函数嵌套函数SUMPRODUCT函数计算相应的区域或数组乘积的和计算相应的区域或数组乘积的和公式运算=SUMPRODUCT(A2:A6,B2:B6,C2:C6)实际运算=A2*B2*C2+A3*B3*C3+A4*B4*C4+A5*B5*C5+A6*B6*C6 (即三个区域A2:A6,B2:B6,C2:C6同行数据积的和)计算符合计算符合2 2个及以上条件的数据个数或数据的和个及以上条件的数据个数或数据的和公式运算=SUMPRODUCT($C$1:$C$9=$G5)*($D$1:$D$9=H$4),$E$1:$E$9)实际运算=SUMPRODUCT（条件1*条件2，求和数据区域)多条件引用多条件引用/匹配匹配公式运算=SUMPRODUCT($C$1:$C$9=$G5)*($D$1:$D$9=H$4)*($E$1:$E$9)实际运算=SUMPRODUCT（条件1*条件2*要引用的数据区域)三种常用功能2312021/2/2135第三章.EXCEL公式与函数嵌套函数SUMPRODUCT函数第三章.EXCEL公式与函数v嵌套函数嵌套函数IF函数嵌套IF函数嵌套就是有多个IF函数一层套一层，什么时候会用到IF嵌套呢，是有多个条件要分别判断时会用到,语法如下：=IF(true,1,IF(true,2,IF(true,3,end)语法解释：IF（第一个条件,第一个条件成立时返回的值,IF(第二个条件,第二个条件成立时返回的值,IF(第三个条件，第三个条件成立时返回的值.IF（。）举个例子：=IF(B260,不及格,IF(B270,及格,IF(B285,良好,优秀)注意：1、IF函数只能嵌套七层，不但针对IF，对所有的函数都适合，也就是说函数嵌套函数，不能超过七层。2、在设置IF公式的时候，如果前面的IF条件成立，后面的就不会再判断了，所以要合理的设置判断的条件，不能这样设置=IF（A1100,ABC,IF(A1“簇状柱形图”选中图表，点击“布局”-“图表标题”添加标题；-选择图表的6要素，修改格式；2021/2/2144第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤03制作图表第四章.EXCEL图表与图形v使用图表的步骤使用图表的步骤03制作图表(Part3/5)2、展示Q4各地区销量的占比情况饼图选中要展示的数据区域菜单栏选择“插入”选择“饼图”选中图表，点击“布局”-“图表标题”添加标题；-选择图表6要素，修改格式；2021/2/2145第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤03制作图表第四章.EXCEL图表与图形v使用图表的步骤使用图表的步骤03制作图表(Part4/5)3、展示上半年各地区总销量情况条形图选中要展示的数据区域菜单栏选择“插入”选择“条形图”选中图表，点击“布局”-选择图表的6要素，修改格式；2021/2/2146第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤03制作图表第四章.EXCEL图表与图形v使用图表的步骤使用图表的步骤03制作图表(Part5/5)选中要展示的数据区域菜单栏选择“插入”选择“折线图”选中图表，点击“布局”-选择图表的6要素，修改格式；4、展示各月销量达标趋势折线图2021/2/2147第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤03制作图表第四章.EXCEL图表与图形v使用图表的步骤使用图表的步骤04强调主题关键点1：不同图表表达的意思不尽相同（选类型）关键点2：注意力不同，表达的信息也不相同（做标记）关键点3：标题要体现你想表达的关键信息（点题）2021/2/2148第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤04强调主题关键1月份每个地区的销售百分比公司A公司B北部13%39%南部35%6%东部27%27%西部25%28%（4）反映在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；在东部地区，A公司与B公司势均力敌；在北部地区，A公司则明显落后于B公司练习：请选择合适的图表类型将五种情景用图表表达出来。四种情景：第四章.EXCEL图表与图形v使用图表的步骤使用图表的步骤04强调主题（1）强调A公司和B公司的组合销售量不同（2）强调A公司和B公司的销售额所占的百分比随着地域的不同而改变（3）强调A公司销售额是南部最高，B公司的销售额是北部最高2021/2/21491月份每个地区的销售百分比公司A公司B北部13%39%南部西部北部东部南部南部北部西部东部饼图第四章.EXCEL图表与图形v使用图表的步骤使用图表的步骤04强调主题关键点1：不同图表表达的意思不尽相同（1）强调A公司和B公司的组合销售量不同2021/2/2150西部北部东部南部南部北部西部东部饼图第四章.EXCEL图表与一般条形图第四章.EXCEL图表与图形v使用图表的步骤使用图表的步骤04强调主题关键点1：不同图表表达的意思不尽相同（2）强调A公司和B公司的销售额所占的百分比随着地域的不同而改变2021/2/2151一般条形图第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤04强突出单个元素的条形图第四章.EXCEL图表与图形v使用图表的步骤使用图表的步骤04强调主题关键点1：不同图表表达的意思不尽相同（3）强调A公司销售额是南部最高，B公司的销售额是北部最高2021/2/2152突出单个元素的条形图第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步13%25%27%35%公司A突出两个重点的条形图第四章.EXCEL图表与图形v使用图表的步骤使用图表的步骤04强调主题关键点1：不同图表表达的意思不尽相同（4）反映在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；2021/2/215313%25%27%35%公司A突出两个重点的条形图第四章.E（4）在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；在东部地区，A公司与B公司势均力敌；在北部地区，A公司则明显落后于B公司所有元素对比的条形图第四章.EXCEL图表与图形v使用图表的步骤使用图表的步骤04强调主题关键点1：不同图表表达的意思不尽相同2021/2/2154（4）在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额产品A产品B产品C总计1月882671212月943081323月1033681474月1133971595月1224013175产品销售量，单位：千美元你的注意可能集中在1月至5月的总销售额变化趋势以及销售额格随时间变化的规律，那么你的信息就是:自1月以来销售额正在稳步提升关键点2：注意力不同，表达的信息也不相同产品A产品B产品C总计1月882671212月943081323月1033681474月1133971595月1224013175产品销售量，单位：千美元在5月里，产品的销售额大幅领先产品B和第四章.EXCEL图表与图形v使用图表的步骤使用图表的步骤04强调主题12240132021/2/2155产品A产品B产品C总计1月882671212月943081西部北部东部南部西部北部东部南部关键点3：标题要体现你想表达的关键信息第四章.EXCEL图表与图形v使用图表的步骤使用图表的步骤04强调主题一些观众可能认为你想说：西部地区利润占公司总额近半一些观众可能认为你想说：北部收益份额最小用“各地区所占利润的百分比”来做图表标题，不如用下面红色字来做表题，最好还把你想表达的数据着重表达出来，例如换一种颜色。2021/2/2156西部北部东部南部西部北部东部南部关键点3：标题要体现你想表达第四章.EXCEL图表与图形v使用图表的步骤使用图表的步骤图标美化原则1、每张图表都传达一个明确的信息2、图表与标题相辅相成3、图表元素少而精4、图标样式清晰易读几种美化技巧：1、图例字号比绘图区字号小1-2号2、网格线尽量浅或者没有3、图形可用适合的图片替代4、图标样式清晰易读2021/2/2157第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤图标美化原则1、每选学内容选学内容（关于（关于EXCELEXCEL图表与图形）图表与图形）操作篇选图技巧组合图表柱-折图双饼图复合饼图2021/2/2158选学内容操作篇选图技巧组合图表柱-折图复合饼图2021/2/(一)成分：占总体的百分比l表示成分最好使用饼图。在使用中不宜多于6种成分。l如果你的使用超过了6种，那么就选择6种最重要的，并将未选中的列为“其他”的范畴。因为人的眼镜比较习惯于按顺时针方向进行观察，所以应该将最重要的部分放在紧靠12点钟的位置，并且使用强烈的颜色对比以显示突出（比如在黑色背景下使用黄色），或者在黑白图中使用最强烈的阴影效果，或者将此部分与其他部分分离开。l如果没有哪一个部分比其他部分更加重要，那么就应该考虑让它们以大到小的顺序排列，并且以同一种颜色或者干脆不使用阴影来绘制图表的每一个部分。选学内容选学内容 之之 选图技巧选图技巧2021/2/2159(一)成分：占总体的百分比表示成分最好使用饼图。在使用中不宜第四季度销售额所占比例最少第四季度销售额所占比例最少红色标注突出数据并放置在12点方向分离出来单独显示实例说明选学内容选学内容 之之 选图技巧选图技巧2021/2/2160第四季度销售额所占比例最少第四季度销售额所占比例最少红色标注第四季度销售额所占比例最少第四季度销售额所占比例最少实例说明选学内容选学内容 之之 选图技巧选图技巧2021/2/2161第四季度销售额所占比例最少第四季度销售额所占比例最少实例说明(二)项目：项目的排名l在条形图中，要做到保持条形图之间事宜的距离。l使用最能形成对比的颜色及阴影来强调重要的项目，以此来强调信息的标题。l为了突显数值，可在顶端（或者在底端）使用一个刻度尺，或者在条形末尾标注数字，但是注意不要两者同时使用。l如果你只是想简单标示项目间的关联，可用刻度尺；l如果数字对你很重要那么就是用数字。l有时，使用刻度尺的同时标示一个需要特殊强调的数值，也是个好办法。选学内容选学内容 之之 选图技巧选图技巧2021/2/2162(二)项目：项目的排名在条形图中，要做到保持条形图之间事宜的宗庆后家族仍是中国首富数据来源：胡润中国排行榜实例说明选学内容选学内容 之之 选图技巧选图技巧2021/2/2163宗庆后家族仍是中国首富数据来源：胡润中国排行榜实例说明选学内实例说明全球手机游戏营业额不断增长单位:10亿美元数据来源：Digi-Capital2011年全球电子游戏业投资报告选学内容选学内容 之之 选图技巧选图技巧2021/2/2164实例说明全球手机游戏营业额不断增长单位:10亿美元数据来源：(三)时间：随着时间变化l选择柱状图或折线图取决于用哪一个比较方便。如果你的图表中只有少的几个点（如7到8个），那么就是用柱形图；反之，如果你必须在图中展示20多年来每个季度的变化趋势，你最好还是使用折线图。l柱状图强调的是数量的级别，更适合于表现在一小段时间里发生的事件，产量的数据很适合这个领域。l折线图强调的是角度的运动及图像的变换，因此展示数据的发展趋势时最好使用它，存货量就是一个很好的例子。选学内容选学内容 之之 选图技巧选图技巧2021/2/2165(三)时间：随着时间变化选择柱状图或折线图取决于用哪一个比较全球电子游戏各部门收入单位:10亿美元数据来源：Digi-Capital2011年全球电子游戏业投资报告实例说明选学内容选学内容 之之 选图技巧选图技巧2021/2/2166全球电子游戏各部门收入单位:10亿美元数据来源：Digi-C(四)频率：项目的分布情况l两种主要应用，第一种是在所有样本中进行归纳，在这里是用来预测风险、可能性或者机会的。l另一种是描述确定性（不确定性），如掷骰子游戏中，在所有的可能性中猜七点的概率。当只使用几行数据时，柱形图要好一些，而当数量很多时最好使用折线图。选学内容选学内容 之之 选图技巧选图技巧2021/2/2167(四)频率：项目的分布情况两种主要应用，第一种是在所有样本中实例说明大多数的销售额在30元至50元之间数据来源：2013年中国快餐消费水平调查选学内容选学内容 之之 选图技巧选图技巧2021/2/2168实例说明大多数的销售额在30元至50元之间数据来源：2013(五)相对性：变量之间的关系l显示两种变量符合或是不符合你所希望出现的模板。成对条形图方案只在数据组较少时才会起作用。l如果数据超过了15组甚至更多时，那么你最好不要再标记出每个点，应该换为使用一个更加紧密的散点图。选学内容选学内容 之之 选图技巧选图技巧2021/2/2169(五)相对性：变量之间的关系显示两种变量符合或是不符合你所希8640折扣/美元2020408060单位/销售量折扣与销售量之间没有关系实例说明选学内容选学内容 之之 选图技巧选图技巧2021/2/21708640折扣/美元2020408060单位/销售量折扣与销售柱-折图（绘制、调整数值轴及数据标志、修改图形颜色）将抽象的数据以容易观察、最有效、最简单的方法描述出来。2000年交车准时率推移图VS选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表操作案例12021/2/2171柱-折图（绘制、调整数值轴及数据标志、修改图形颜色）将抽象的(1)进入Excel工作界面，先制作统计表格，并选取要生成图表的数据区单击“插入”菜单中图表，显示图表向导第一步骤-图表类型对话框，选择图表类型为柱形图。(2)进入图表向导第二步骤-图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息(如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人需要设置生成图表)制作柱-折图(Part1/4)选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表2021/2/2172(1)进入Excel工作界面，先制作统计表格，并选取要生成(3).如右图交车准时率改为折线图(选中更改的柱形图右键更改图标类型)(4).将交车准时率设为次坐标(选中折线右键设置数据序列格式系列选项选择次坐标轴)制作柱-折图(Part2/4)选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表2021/2/2173(3).如右图交车准时率改为折线图(选中更改的柱形图棕(5).设置纵坐标(坐标轴右键设置坐标轴格式，主坐标轴最大设为50次坐标轴设为0.51)(6).添加数据标签(选中图形右键添加数据标签，选择数据标签设置格式)制作柱-折图(Part3/4)选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表2021/2/2174(5).设置纵坐标(坐标轴右键设置坐标轴格式，主坐标轴(7).显示模拟运算表(图标工具标签布局模拟运算表)(8).添加图表标题(图标工具布局图表标题)(9).大小&颜色&字体设置（美化作业）(右键拖移改变大小，右键更改颜色及字体)制作柱-折图(Part4/4)选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表2021/2/2175(7).显示模拟运算表(图标工具标签布局模拟运算表)制作双饼图区域东北区华北华东华南经销商数56259区域黑龙江辽宁天津北京江苏山东浙江上海福建广东经销商数2333867436经销商分布图操作案例2选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表2021/2/2176制作双饼图区域东北区华北华东华南经销商数56259区域黑龙江77(2).做大区单饼图(单击“插入”菜单中图表，显示图表向导-图表类型对话框，选择图表类型为饼图）(3).添加数据标签(选择图表右键设置数据标签格式勾选”名称”&”值”）制作双饼图(Part1/4)(1).选择数据(不能在合并单元格的状态下选中，必须对表格稍作加工）选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表2021/2/217777(2).做大区单饼图(单击“插入”菜单中图表，显示图表(4).添加第二个饼图（省份）(选择图表右键选择数据添加”系列2”编辑选择区域同理选择轴标签确定）添加数据标签制作双饼图(Part2/4)选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表2021/2/2178(4).添加第二个饼图（省份）(选择图表右键选择数据(5).将大区设置为次坐标轴(数据源菜单上移/下移选中大区饼图确定右键选择数据系列格式选择次坐标轴确定）制作双饼图(Part2/4)关键步骤关键步骤选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表2021/2/2179(5).将大区设置为次坐标轴(数据源菜单上移/下移选中大(6).将大区饼图缩放图1图2图3Stp2：双击红色的华南，按住右键往内拖移至圆心，如图2Stp3：重复以上操作，按住右键往内拖移至圆心，如图3制作双饼图(Part2/4)Stp1：单击图形，按住右键往外拖移，图形变小，如图1选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表2021/2/2180(6).将大区饼图缩放图1图2图3S(6).大小&颜色&字体设置（美化作业）（右键拖移改变大小，右键更改颜色及字体)经销商分布图区域东北区华北华东华南经销商数56259区域黑龙江辽宁天津北京江苏山东浙江上海福建广东经销商数2333867436VS制作双饼图(Part2/4)选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表2021/2/2181(6).大小&颜色&字体设置（美化作业）（右键拖移改变大小(7).图形与图表的动态调整区域东北区华北华东华南经销商数5156259区域黑龙江辽宁天津北京江苏山东浙江上海福建广东经销商数212333867436更改图标数据，对应的图形会相应进行调整。制作双饼图(Part2/4)选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表2021/2/2182(7).图形与图表的动态调整区域东北区华北华东华南经销商数5复合饼图（绘制、调整图表区）在工作中如果遇到需要计算总数的各个部分构成比例的情况，一般都是通过各个部分与总数相除来计算，而且这种比例表示方法很抽象现在我们可以使用一种饼形图表工具，能够直接以图形的方式直接显示各个组成部分所占比例，更为重要的是，由于采用图形的方式，更加形象直观，这就是使用Excel的饼形图表工具。操作案例3选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表案例：案例：用图形将上表中用图形将上表中各级别的人数情况各级别的人数情况、以及、以及高级中高级中7-8-97-8-9三个级别的明细人员也三个级别的明细人员也体现出来体现出来。2021/2/2183复合饼图（绘制、调整图表区）在工作中如果遇到需要计算总数的各选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表(1).对数据进行处理：用高级7-8-9级明细数据代替原表中的总计数据制作复合饼图(Part1/4)(2).然后选择数据，分别点击插入-饼图-复合饼图2021/2/2184选学内容之组合图表(1).对数据进行处理：用高级7-8-选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表(3).删除右侧的图例，在图表上右键选择：设置数据系列格式，弹出“设置数据系列格式”对话框并做如下设置：第二绘图区包含最后一个：3，调整第二绘图区的大小，然后关闭对话框。制作复合饼图(Part2/4)2021/2/2185选学内容之组合图表(3).删除右侧的图例，在图表上右键选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表(4).在图表上右键选择“添加数据标签”，在数据标签上右键选择：设置数据系统格式，在弹出的对话框中勾选“标签选项”中“类别名称”，关闭对话框，此时的效果如下图。制作复合饼图(Part3/4)2021/2/2186选学内容之组合图表(4).在图表上右键选择“添加数据标签选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表(5).将数据标签：其它改为高级,并在“图表工具-设计”内修改一下图表的样式，做一些美化即可。制作复合饼图(Part4/4)效果图原始表VS2021/2/2187选学内容之组合图表(5).将数据标签：其它改为高选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表制作柱状图(Part4/4)地区计划实际东北区181122西北区156121华南区143143华东区151185西南区101166华中区181127案例案例4 42021/2/2188选学内容之组合图表制作柱状图(Part4/4)地区选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表制作柱状图(Part1/4)(1).然后选择数据，分别点击插入-柱形图-簇状柱形图(2).选中“计划”系列右键设置系列数据格式系列选项次坐标轴。2021/2/2189选学内容之组合图表制作柱状图(Part1/4)(1选学内容选学内容 之之 组合图表组合图表制作柱状图(Part2/4)(3).选中“计划”系列右键设置系列数据格式填充：无填充边框颜色：红色边框样式：虚线系列选项，分类间距：115%(4).选中“实际”系列右键设置系列数据格式填充：渐变2021/2/2190选学内容之组合图表制作柱状图(Part2/4)(3选学内容选学内容 之之 图形美化图形美化步骤详解：步骤详解：一、一、展示总量和单量，这个图表最恰当展示总量和单量，这个图表最恰当二、制作带趋势线的堆积柱状图二、制作带趋势线的堆积柱状图2021/2/2191选学内容之图形美化步骤详解：步骤详解：一、展示总量和单量选学内容选学内容 之之 图形美化图形美化三、三、在制作条形图时如何处理特别长的分类标签？在制作条形图时如何处理特别长的分类标签？步骤详解：2021/2/2192选学内容之图形美化三、在制作条形图时如何处理特别长的分类选学内容选学内容 之之 图形美化图形美化四、子弹图四、子弹图步骤详解：五、折线五、折线-“圆饼圆饼”图图步骤详解：2021/2/2193选学内容之图形美化四、子弹图步骤详解：五、折线-“圆饼”选学内容选学内容 之之 图形美化图形美化六、柱六、柱-折图折图 拓展拓展步骤详解：七、折线图七、折线图 拓展拓展步骤详解：2021/2/2194选学内容之图形美化六、柱-折图拓展步骤详解：七、折线图不练习怎么进步？练习题下载地址：lgadss02Employee人力资源部对外交换区Excel高效办公2021/2/2195不练习怎么进步？练习题下载地址：lgadss02Emp谢谢大家！欢迎大家以各种方式与我一起探讨研究，共同进步！TEL:1133/Email:weijuan.2021/2/2196谢谢大家！欢迎大家以各种方式与我一起探讨研究，共同进步！TE谢谢！谢谢！谢谢！