文书档案管理--课件

文书档案管理文书档案管理一、一、档案工作 1 1 1 1档案工作的含义档案工作的含义档案工作的含义档案工作的含义 管理档案和档案事业的活动。（档案工作基管理档案和档案事业的活动。（档案工作基本术语）本术语）广义上广义上,指整个档案事业指整个档案事业,包括档案室工作、包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研工作、档案宣传出版工作、档案外事活档案科研工作、档案宣传出版工作、档案外事活动、档案历史和发展研究等等。动、档案历史和发展研究等等。狭义上，专指档案业务工作，即档案室和档狭义上，专指档案业务工作，即档案室和档案馆用科学的原则和方法管理档案，为各项事业案馆用科学的原则和方法管理档案，为各项事业服务的工作。服务的工作。一、档案工作1档案工作的含义一、一、档案工作 档案工作的基本内容档案工作的基本内容收集收集 整理整理 鉴定鉴定 保管保管 统计统计 利用利用 2.12.1收集收集 （一）定义：（一）定义：档案收集工作，是指基层档案部门和档案馆，档案收集工作，是指基层档案部门和档案馆，根据国家和专业主管机关的相关法规，通过接收、根据国家和专业主管机关的相关法规，通过接收、征集等方式，把具有保存价值的文件或档案，集中征集等方式，把具有保存价值的文件或档案，集中到档案部门统一管理的一项业务管理活动。到档案部门统一管理的一项业务管理活动。一、档案工作档案工作的基本内容（二）档案的三次集中（二）档案的三次集中：1 1、文件由业务部门、专业人员向文书部门或、文件由业务部门、专业人员向文书部门或档案专兼职人员的集中。要进行初步的价值鉴定、档案专兼职人员的集中。要进行初步的价值鉴定、分类整理、组卷编目工作，并暂为代管，次年三分类整理、组卷编目工作，并暂为代管，次年三月底以前完成。月底以前完成。2 2、档案由专兼职档案人员或文书部门向基层、档案由专兼职档案人员或文书部门向基层档案部门的集中。归档时间：次年的六月统一向档案部门的集中。归档时间：次年的六月统一向档案室移交。档案室移交。3 3、档案由档案室向档案馆的集中。档案室所、档案由档案室向档案馆的集中。档案室所保存的档案在保存保存的档案在保存1010年之后，就要将永久和年之后，就要将永久和3030年年保存的档案向国家综合档案馆或专业档案馆移交。保存的档案向国家综合档案馆或专业档案馆移交。（二）档案的三次集中：2.2整理 按照一定原则对档案实体进行系统分类、组按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。合排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。整理机构：整理机构：中华人民共和国档案法实施办中华人民共和国档案法实施办法法（国家档案局令第（国家档案局令第5 5号）规定，应当立卷归档号）规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。案工作人员集中管理。优点：熟悉业务，有利齐全完整保密，有利优点：熟悉业务，有利齐全完整保密，有利于提高质量和效率、方便以后的利用等。于提高质量和效率、方便以后的利用等。2.2整理一、一、档案工作 2.3鉴定 对档案进行鉴别挑选,去粗取精。2.3.1对文件材料能否转化为档案进行鉴定。2.3.2对档案进行保管期限的划分。（永、长、短；2006年以后：永久、30年、10年）2.3.3档案的期满鉴定。2.3.4档案的移交鉴定。一、档案工作2.3鉴定一一、档案工作 2.4保管 档案的保管就是根据档案的成份和状况，采取安全有效的防护措施，克服和限制损毁档案的各种不利因素，维护档案的完整、准确、系统和安全，最大限度延长档案的寿命。一、档案工作2.4保管档案档案保管工作的任务有：保管工作的任务有：、条件性的保管工作：主要指库房的规划建设与使用、档案装具的挑选及设备的购置与维护等；2、预防性的保管工作：主要指围绕档案的防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染、防盗等而采取的防护措施“十防”措施，各种定期或不定期检查等。档案保管工作的任务有：3、日常性的保管工作：主要指温湿度的观察监测、温湿度控制，库房清洁、库房的安全保卫和档案的入柜上架整理等；4、抢救性的保管工作：主要指对破损或载体变质的档案进行的修补、复制等。3、日常性的保管工作：主要指温湿度的观察监测、温湿度 2.5统计 档案统计工作是通过数字和报表，掌握和解释档案宏观管理和微观管理基本情况。有宏观统计和微观统计两项内容。2.5统计 1 1、宏观统计工作、宏观统计工作 档案的宏观统计工作，是指国家各级档案行政管理部门和各级专业主管机关进行的档案统计工作。2 2、微观统计工作、微观统计工作 档案微观统计，是指档案室和档案馆，对本单位档案和档案管理工作所进行的统计工作。对有关情况（如档案数量、查借阅数量、设备设施情况、人员情况、经费投入情况等）进行数据的登记,统计和分析研究。1、宏观统计工作 2.6利用 是是指指采采用用多多种种有有效效的的方方式式，直直接接提提供供档档案案及及其其信信息息加加工工材材料料，及及时时、准准确确地地满满足足个个人人、单单位位、社社会会对对档档案案信信息息的的利利用用需需求求。形形形形式式式式：档档案案实实体体利利用用：外外借借、复复制制、室室内内阅阅览览、陈陈列列展展览览、参参考考咨咨询询、出出据据证证明明、介介绍绍宣宣传传；数数字字化化档档案案信信息息的的利利用用：提提供供拷拷贝贝、通通信信传传输输、电电子子文文件件汇汇编编、网网络络服服务务。方方式式：主主动动和和被被动动服服务务，编编研研开开发发等等。2.6利用二档案的分类档案档案文书文书档案档案科技科技档案档案专门专门档案档案其它其它二档案的分类档案文书科技专门其它二档案的分类文书文书档案档案党群党群档案档案行政行政档案档案生产生产管理管理经营经营管理管理其它其它二档案的分类文书党群行政生产经营其它二档案的分类科技科技档案档案基建基建档案档案设备设备档案档案科研科研档案档案其它其它（水文、（水文、测绘、测绘、地质等）地质等）产品产品档案档案二档案的分类科技基建设备科研其它产品三、文书档案管理（一）文书档案的定义及重要作用（一）文书档案的定义及重要作用1.1.文书档案是记录政务活动的档案，它记录机关、团体、文书档案是记录政务活动的档案，它记录机关、团体、企事业单位所从事的各类行政管理性活动，如党务管理、企事业单位所从事的各类行政管理性活动，如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、后勤管理等，因此，文政务管理、财务管理、人事管理、后勤管理等，因此，文书档案通常也被称作管理性档案。书档案通常也被称作管理性档案。2.2.文书档案的作用：文书档案的作用：2.12.1文书档案具有凭证作用，文书档案是历史的真赁实据，文书档案具有凭证作用，文书档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。2.22.2文书档案具有参考作用，在经济建设中文书档案的重文书档案具有参考作用，在经济建设中文书档案的重要作用也突显出来，如编写志史、制度汇编、制作活动展要作用也突显出来，如编写志史、制度汇编、制作活动展板都离不开文书档案的查阅，甚至是某些重要决策的也提板都离不开文书档案的查阅，甚至是某些重要决策的也提供了重要参考依据。供了重要参考依据。三、文书档案管理（一）文书档案的定义及重要作用（二二）归归档档文文件件收收集集1.收集原则“以以我我为为主主”为为原原则则，突突出出反反映映本本单单位位基基本本职职能能活活动动和和各各项项业业务务工工作作。本本单单位位的的收收文文，不不论论是是来来自自上上级级、下下级级，还还是是非非隶隶属属关关系系单单位位，应应以以是是否否与与单单位位工工作作有有直直接接关关系系、本本单单位位是是否否需需要要办办理理、本本单单位位日日后后是是否否查查考考利利用用为为文文件件归归档档的的出出发发点点。2.企业收集归档工作依据2012年12月17日发布施行的国家档案局第10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定17（二）归档文件收集1.收集原则173 3.企企业业文文件件材材料料归归档档范范围围是是：3 3.1 1反反映映本本企企业业在在研研发发、生生产产、服服务务、经经营营、管管理理等等各各项项活活动动和和基基本本历历史史面面貌貌的的，对对本本企企业业各各项项活活动动、国国家家建建设设、社社会会发发展展和和历历史史研研究究具具有有利利用用价价值值的的文文件件材材料料；3 3.2 2本本企企业业在在各各项项活活动动中中形形成成的的对对维维护护国国家家、企企业业和和职职工工权权益益具具有有凭凭证证价价值值的的文文件件材材料料；183.企业文件材料归档范围是：18 3 3.3 3本本企企业业需需要要贯贯彻彻执执行行的的有有关关机机关关和和上上级级单单位位的的文文件件材材料料，非非隶隶属属关关系系单单位位发发来来的的需需要要执执行行或或查查考考的的文文件件材材料料；社社会会中中介介机机构构出出具具的的与与本本企企业业有有关关的的文文件件材材料料；所所属属和和控控股股企企业业报报送送的的重重要要文文件件材材料料；3 3.4 4有有关关法法律律法法规规规规定定应应归归档档保保存存的的文文件件材材料料和和其其他他对对本本企企业业各各项项活活动动具具有有查查考考价价值值的的文文件件材材料料。193.3本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，4.4.企业下列文件材料企业下列文件材料可可不归档：不归档：4.14.1有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；员的文件材料，供工作参考的抄件等；4.24.2本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；204.企业下列文件材料可不归档：204.34.3非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；值的文件材料；4.44.4所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；材料；4.54.5其他不需归档的文件材料。其他不需归档的文件材料。214.3非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料5.5.收集工作的具体方法收集工作的具体方法5.15.1制定本单位的归档范围，严格按照归档范围进制定本单位的归档范围，严格按照归档范围进行收集；行收集；5.25.2将文件材料的形成、积累工作纳入有关部门和人将文件材料的形成、积累工作纳入有关部门和人员的岗位职责，并明确具体的工作人员；员的岗位职责，并明确具体的工作人员；5.35.3建立相关制度，加强对零散文件的收集。建立相关制度，加强对零散文件的收集。比如：对于外出学习、考察、开会人员，应规定只有将比如：对于外出学习、考察、开会人员，应规定只有将带回的文件材料向档案部门移交后带回的文件材料向档案部门移交后,才可到财务部门办理报才可到财务部门办理报销手续。对于工作变得人员，销手续。对于工作变得人员，应规定只有将手中保管的文件应规定只有将手中保管的文件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。225.收集工作的具体方法22（三三三三）归归归归档档档档文文文文件件件件整整整整理理理理规规规规则则则则 1 1 1 1 实实实实施施施施时时时时间间间间 归归档档文文件件整整理理规规则则是是中中华华人人民民共共和和国国行行业业标标准准，国国家家档档案案局局于于2 20 00 00 0年年1 12 2月月6 6日日首首次次发发布布，于于2 20 01 15 5年年1 10 0月月2 25 5日日进进行行重重新新修修订订，2 20 01 16 6年年6 6月月1 1日日起起实实施施。2 2 2 2 适适适适用用用用范范范范围围围围 适适用用于于各各级级机机关关、团团体体、企企事事业业单单位位和和其其他他社社会会组组织织对对应应作作为为文文书书档档案案保保存存的的归归档档文文件件的的整整理理。其其他他门门类类档档案案可可以以参参照照执执行行。企企业业单单位位有有其其他他特特殊殊规规定定的的，从从其其规规定定。23（三）归档文件整理规则1实施时间23 3 3 3 3 有关定义有关定义有关定义有关定义 3.1 3.1归档文件：是立档单位在其职能活动中形成的、办理归档文件：是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质文件材完毕的、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质文件材料和电子文件材料。料和电子文件材料。3.2 3.2整理：是将归档文件以整理：是将归档文件以“件件”为单位进行组件、分类、为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（其中，纸质归档文件的整理包括修整、排列、编号、编目等（其中，纸质归档文件的整理包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件的整理包括格式转换、装订、编页、装盒、排架；电子文件的整理包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。元数据收集、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。3.3 3.3件：是指归档文件的整理单位。件：是指归档文件的整理单位。3.4 3.4档号：是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符档号：是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。243有关定义24 4 4 4 4 整整整整理理理理原原原原则则则则 4 4.1 1 遵遵循循文文件件的的形形成成规规律律，保保持持文文件件之之间间的的有有机机联联系系。4 4.2 2 区区分分不不同同价价值值，便便于于保保管管和和利利用用。4 4.3 3 符符合合文文档档一一体体化化管管理理要要求求，便便于于计计算算机机辅辅助助管管理理。4 4.4 4 保保证证纸纸质质文文件件和和电电子子文文件件整整理理协协调调统统一一。254整理原则25 5 5 一一般般要要求求 5 5.1 1 组组件件(件件的的组组织织)5 5.1 1.1 1 件件的的构构成成 一一般般以以每每份份文文件件为为一一件件，文文件件的的正正本本与与定定稿稿为为一一件件，正正文文与与附附件件为为一一件件，转转发发文文与与被被转转发发文文为为一一件件，报报表表、名名册册、图图册册等等一一本本（册册）为为一一件件，简简报报、周周报报一一期期为为一一件件，会会议议记记录录一一年年一一本本为为一一件件，文文件件处处理理单单或或发发文文稿稿件件与与相相关关文文件件为为一一件件；来来文文与与复复文文可可独独立立成成件件，也也可可为为一一件件。265一般要求265.1.2 件内文件排序:正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；公文处理单在前，收文在后；发文正本在前，发文稿纸和定稿在后。5.2 分类 5.2.1科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。275.1.2件内文件排序:正本在前，定稿在后；正 5.2.2 5.2.2 一般采用年度一般采用年度机构（问题）机构（问题）保管期保管期限，年度限，年度保管期限保管期限机构（问题）等方法进行分机构（问题）等方法进行分类。类。年度年度一般按文件签发日期判断所属年度，跨一般按文件签发日期判断所属年度，跨年度文件、会议归入办结年。年度文件、会议归入办结年。机构（问题）机构（问题）文件形成或承办机构或问题分文件形成或承办机构或问题分类。只能选择之一，不能同时采用。涉及多部门办类。只能选择之一，不能同时采用。涉及多部门办理或形成的，归入主办部门。理或形成的，归入主办部门。保管期限保管期限按文件保管期限分类。按文件保管期限分类。规模较小或办理程序不适宜按机构（问题）分规模较小或办理程序不适宜按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度类的立档单位，可以采取年度保管期限等方法进保管期限等方法进行两级分类。行两级分类。285.2.2一般采用年度机构（问题）保管期限，年 5.3 5.3 5.3 5.3 排列排列排列排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目归档文件应在分类方案的最低一级类目内内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。计报表等成套性文件集中排列。5.4 5.4 5.4 5.4 编号编号编号编号 5.4.1 5.4.1 5.4.1 5.4.1全宗号全宗号-档案门类代码档案门类代码 年度年度-保管期限保管期限-机构机构（问题）代码（问题）代码-件号。上、下位代码之间用件号。上、下位代码之间用“-”-”连接，连接，同一级代码之间用同一级代码之间用“”隔开。如隔开。如“Z109-WS2011-Y-Z109-WS2011-Y-BGS-0001”BGS-0001”295.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类n n全全全全宗宗宗宗号号号号：档档案案馆馆给给立立档档单单位位的的代代码码。n n档档档档案案案案门门门门类类类类代代代代码码码码 年年年年度度度度：汉汉语语拼拼音音首首字字母母“WWS S”，文文件件形形成成年年度度，用用四四位位阿阿拉拉伯伯数数字字标标注注公公元元纪纪年年，如如2 20 01 17 7年年。n n保保保保管管管管期期期期限限限限:国国家家档档案案局局8 8号号令令颁颁布布后后为为永永久久、定定期期3 30 0年年、定定期期1 10 0年年，分分别别以以代代码码Y Y、D D3 30 0、D D1 10 0标标识识n n机机机机构构构构(问问问问题题题题):分分类类方方案案类类目目的的机机构构(问问题题)的的简简称称。汉汉语语拼拼音音首首字字母母标标识识n n件件件件 号号号号：单单件件归归档档文文件件在在分分类类方方案案的的最最低低一一级级类类目目内内按按件件排排列列顺顺序序号号，用用4 4位位阿阿拉拉伯伯数数字字标标识识，不不足足4 4位位的的，在在前前面面又又0 0补补足足，如如0 00 00 01 1,0 00 02 26 630全宗号：档案馆给立档单位的代码。30 5.4.2归档章 标识位置：标识位置：纸质文件纸质文件-在文件首页上端空白出加盖归档在文件首页上端空白出加盖归档章并填写相关内容；章并填写相关内容；电子文件电子文件-可由系统生成归档章样式或以条可由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上标识。形码等其他形式在归档文件上标识。归档章组成部分：归档章组成部分：全宗号、年度、保管期限、件号、页数等必全宗号、年度、保管期限、件号、页数等必备项目，并设置了备项目，并设置了机构（问题）选择项机构（问题）选择项。315.4.2归档章31归档章归档章32归档章32 5.5编编目目:归档文件应依据分类方案和档号顺序编制归档文件目录。要求：准确、详细、便于检索 来文与复文（请示与批复，报告与批示，函与复函）为一件时，编写复文内容。3333 5 5.5 5.1 1归归档档文文件件目目录录设设置置序序号号、档档号号、文文号号、责责任任者者、题题名名、日日期期、密密级级、页页数数、备备注注等等项项目目。序序号号：归归档档文文件件顺顺序序号号。档档号号：全全宗宗号号档档案案门门类类代代码码 年年度度保保管管期期限限机机构构（问问题题）代代码码件件号号。文文号号：文文件件发发文文字字号号，如如昆昆社社通通2 20 01 11 14 45 5号号。没没有有文文号号，不不用用标标识识。责责任任者者：制制发发文文件件的的组组织织和和个个人人，即即文文件件的的发发文文 机机关关或或署署名名者者，要要求求用用全全称称或或规规范范化化简简称称。345.5.1归档文件目录设置序号、档号、文号、责 题题 名名：文文件件标标题题。没没有有标标题题或或标标题题不不规规范范的的，可可 以以自自拟拟标标题题，外外加加“”号号，如如 2 20 01 17 7年年度度财财政政预预算算会会议议记记录录。日日 期期：文文件件的的形形成成时时间间，用用国国际际标标准准日日期期表表示示法法，以以8 8位位阿阿拉拉伯伯数数字字标标注注年年、月月、日日，如如2 20 01 17 71 10 02 27 7。密密 级级：按按实实际际情情况况填填写写，无无密密级级不不填填写写。页页 数数：每每一一件件归归档档文文件件的的页页面面总总数数。文文件件中中有有图图文文的的页页面面为为一一页页（见见字字编编页页）。备备 注注：注注释释文文件件中中需需说说明明的的情情况况，如如：缺缺损损、修修改改、移移出出、销销毁毁等等等等。35题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可353636 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗号、全宗全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中，全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。37归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可3838 6 6 纸纸质质文文件件的的修修整整、装装订订、编编页页、装装盒盒和和排排架架 6.1修修整整破破损损修修复复，去去除除易易锈锈蚀蚀、易易氧氧化化的的金金属属或或塑塑料料，大大幅幅文文件件折折叠叠 6 6.2 2装装订订以以件件为为单单位位装装订订。应应使使用用线线装装法法或或不不锈锈钢钢订订书书针针，不不得得用用不不锈锈钢钢夹夹或或塑塑料料封封套套 6 6.3 3编编页页以以件件为为单单位位编编页页，件件内内逐逐页页编编制制，正正面面右右上上角角或或背背面面左左上上角角空空白白处处396纸质文件的修整、装订、编页、装盒和排架396 6 6 6 纸纸纸纸质质质质文文文文件件件件的的的的修修修修整整整整、装装装装订订订订、编编编编页页页页、装装装装盒盒盒盒和和和和排排排排架架架架406纸质文件的修整、装订、编页、装盒和排架40 6.46.4装盒装盒将归档文件按件号顺序装入档案盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、保管期限、机构（问题）不得装入不同年度、保管期限、机构（问题）不得装入同一盒内。同一盒内。416.4装盒将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填全宗号全宗号年度年度保管期限保管期限起止件号起止件号盒号盒号问题（机构）问题（机构）42全宗号年度保管期限起止件号盒号问题（机构）42 6 6.4 4.1 1.1 1档档案案盒盒封封面面应应标标明明全全宗宗名名称称。档档案案盒盒的的外外形形尺尺寸寸为为3 31 10 0m mm m2 22 20 0m mm m（长长宽宽），盒盒脊脊厚厚度度可可以以根根据据需需要要设设置置为为2 20 0m mm m、3 30 0m mm m、4 40 0m mm m等等。6 6.4 4.1 1.2 2档档案案盒盒应应根根据据摆摆放放方方式式的的不不同同，在在盒盒脊脊或或底底边边设设置置全全宗宗号号、年年度度、保保管管期期限限、起起止止件件号号、盒盒号号等等必必备备项项目目，并并设设置置机机构构（问问题题）等等选选择择项项目目。其其中中，起起止止件件号号填填写写盒盒内内第第一一件件文文件件和和最最后后一一件件文文件件的的件件号号，中中间间用用“-”连连接接；盒盒号号即即档档案案盒盒的的排排列列顺顺序序号号，在在档档案案移移交交进进馆馆时时按按要要求求编编制制。6 6.4 4.1 1.3 3档档案案盒盒应应采采用用无无酸酸纸纸张张制制作作。436.4.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒 6.4.2 6.4.2备考表备考表 备考表置于盒内文件之后备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。整理人、整理日期、检查人、检查日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。整理日期：归档文件整理完成日期。整理日期：归档文件整理完成日期。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。检查日期：归档文件检查完毕的日期。检查日期：归档文件检查完毕的日期。446.4.2备考表44 6.4.2 6.4.2备考表备考表456.4.2备考表456.5排排架架装装盒盒完完毕毕后后，按按本本单单位位分分类类方方案案上上架架排排列列，避避免免频频繁繁倒倒架架。排排架架方方法法：按按年年度度保保管管期期限限排排架架，便便于于实实体体管管理理，充充分分利利用用空空间间；按按保保管管期期限限年年度度排排架架，便便于于档档案案移移交交、抢抢救救。排排架架顺顺序序：从从左左到到右右，从从下下到到上上。466.5排架装盒完毕后，按本单位分类方案上架排列，7 7 归归档档电电子子文文件件的的整整理理要要求求 7 7.1 1归归档档电电子子文文件件组组件件（件件的的组组织织）、分分类类、排排列列、编编号号、编编目目，应应符符合合本本规规则则“5 5 一一般般要要求求”的的规规定定。7 7.2 2归归档档电电子子文文件件的的格格式式转转换换、元元数数据据收收集集、归归档档数数据据包包组组织织、存存储储等等整整理理要要求求，参参照照数数字字档档案案室室建建设设指指南南（2 20 01 14 4年年）、G GB B/T T 1 18 88 89 94 4、D DA A/T T 4 48 8、D DA A/T T 3 38 8等等标标准准执执行行。7 7.3 3归归档档电电子子文文件件整整理理，应应使使用用符符合合数数字字档档案案室室建建设设指指南南（2 20 01 14 4年年）、G GB B/T T 1 18 88 89 94 4等等标标准准的的应应用用系系统统。477归档电子文件的整理要求47ENDEND谢谢！谢谢！49谢谢！49