办公室5S培训教材课件

办公室5S培训天津娃哈哈食品有限公司1 1办公室5S培训天津娃哈哈食品有限公司1培训内容培训内容文件管理文件管理5S5S是什么是什么如何做好如何做好5S5S2 2培训内容文件管理2第一部分文件管理3 3第一部分文件管理3文件管理媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”.某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求4 4文件管理文件信息及其承载媒体媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘文件管理记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。通常记录不需要控制版本。5 5文件管理记录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件记录文件管理文件文件分类分类重要度重要度保存期限保存期限来源来源版本版本缓急缓急6 6文件管理文件分类重要度保存期限来源版本缓急6文件管理管理管理技巧技巧分门别类分门别类程序化程序化规范规范专业化专业化专人负责专人负责索引索引专门化专门化7 7文件管理管理技巧分门别类程序化规范专业化专人负责索引专门化7文件管理签字以旧换新文件文件收发收发可追溯性认可盖章生效连贯性有效性授权8 8文件管理签字以旧换新文件收发可追溯性认可盖章生效连贯性有效性第二部分5S是什么9 9第二部分5S是什么95S是什么是什么整理整理整顿整顿清扫清扫清洁清洁素养素养5S区分要物与不要物，将不要物处理掉。将要物规范放置，使寻找时间为零。使工作环境变得无灰尘、干净整洁。保持前3个S，制度化，规范化。形成习惯，提高整体素质。10105S是什么整理整顿清扫清洁素养5S区分要物与不要物，将不要物8S（服务）（服务）7S（节约）（节约）6S（安全）（安全）5S5S（修养）（修养）4S4S（清扫、清洁）（清扫、清洁）2S2S（整理、整顿）（整理、整顿）演演变变5S是什么是什么11117S（节约）6S（安全）5S（修养）4S（清扫、清洁）2S（5S是一种管理需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈每日坚持5S管理，一点一滴持续的改善5S是什么是什么5S不是知识，也不是技术，而是应该做不是知识，也不是技术，而是应该做的事情！的事情！12125S是一种管理5S是什么5S不是知识，也不是技术，而是应该做整齐、清洁的工作环境吸引更多的忠实顾客更大的发展空间行业内成为学习榜样企业形象企业形象5S是什么是什么1313整齐、清洁吸引更多的更大的行业内成为企业形象5S是什么13可以及时拿到需要的东西随时确认自己的工作是否按计划执行保证工作顺利进展整理干净不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率5S是什么是什么1414可以及时拿到需要的东西5S是什么14第三部分如何做好 5S1515第三部分如何做好 5S15整理含义含义将将需要的需要的和和不需要的不需要的物品物品明确分开明确分开，并并处理处理不需要的不需要的物品。物品。目的目的腾出空间腾出空间防止误用防止误用1616整理含义将需要的和不需要的物品明确分开，5S5S差！差！差！差！5S 5S 好！好！好！好！现场检查现场检查17175S 差！5S 好！现场检查17要领要领马上要用的暂时不用的长期不用的要区分要区分对待对待!1818要领马上要用的暂时不用的长期不用的要区分对待!18要领要领将需要的物品的数量将需要的物品的数量降降到最低程度到最低程度例如：减少文具使用数量减少文件保存数量减少电话使用时间缩短会议时间1919要领将需要的物品的数量降到最低程度例如：19要领要领对可有可无的物品，应坚决处理掉，决不手软!2020要领对可有可无的物品，应坚决处理掉，20要领要领为何会有这么多废品？分析分析检查检查改善改善2121要领为何会有这么多废品？分析检查改善21问问 题题 点点 在在 哪哪 里？里？提问提问 1、图片中存在什么问题？、图片中存在什么问题？3、会产生什么样的影响？、会产生什么样的影响？4、我们应该怎样做？、我们应该怎样做？2、为什么会产生这样的问题？、为什么会产生这样的问题？2222问 题 点 在 哪 里？提问 1、图片中存在什么问题？3、整顿含义含义将将需要的需要的物品，物品，摆放摆放成谁都成谁都清楚清楚并并便于便于使用使用的状态的状态。即寻找时间为零即寻找时间为零目的目的工作场所一目了然工作场所一目了然消除找寻物品的时间消除找寻物品的时间井井有条的工作秩序井井有条的工作秩序2323整顿含义将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。即寻确定物品确定物品放置场所放置场所2424确定物品放置场所24物品分类物品分类摆放摆放2525物品分类摆放25进行标识进行标识2626进行标识26定定位、标位、标识识方法方法*连接线标识连接线标识影绘表示（形迹管理）影绘表示（形迹管理）2727定 位、标 识 方法*连接线标识影绘表示（形迹管理）27改善内容改善内容改善内容改善内容对文件柜做整体定置线，且制定文件借阅一览表以对文件柜做整体定置线，且制定文件借阅一览表以对文件柜做整体定置线，且制定文件借阅一览表以对文件柜做整体定置线，且制定文件借阅一览表以防文件的丢失防文件的丢失防文件的丢失防文件的丢失2828改善内容28 改善后改善后改善后改善后 1 1）用定置线管制，文件被拿走后定置线残缺一目了然；用定置线管制，文件被拿走后定置线残缺一目了然；用定置线管制，文件被拿走后定置线残缺一目了然；用定置线管制，文件被拿走后定置线残缺一目了然；2 2）用文件借用一览表来控制，文件处于完全受控状态，文件丢失现象用文件借用一览表来控制，文件处于完全受控状态，文件丢失现象用文件借用一览表来控制，文件处于完全受控状态，文件丢失现象用文件借用一览表来控制，文件处于完全受控状态，文件丢失现象为为为为0 0；改善后图片改善后图片改善后图片改善后图片2929改善后29效果评估效果评估因文件失控而导致的异常现象因文件失控而导致的异常现象为为0，提升了工作效率，提升了工作效率3030效果评估305S及目视管理事例介绍行动指针：求新！求快！求变！31315S及目视管理事例介绍行动指针：求新！求快问题点怎么办？3232问题点怎么办？32问题点怎么办？3333问题点怎么办？33？如何整顿你的文件柜如何整顿你的文件柜提问提问3434？如何整顿你的文件柜提问34管理责任者管理此架责任者姓名架子表示标签表示架子种类的标签柜子内表示标签用此标签表示下段的内容文件柜如何整顿？3535管理责任者架子表示标签柜子内表示标签文件柜如何整要领要领彻底整理，彻底整理，只留下需要的只留下需要的物品物品3636要领彻底整理，36合理利用空间，合理利用空间，100%定位放置定位放置要领要领根据根据种类、空间、区域、防护种类、空间、区域、防护规定摆放方法规定摆放方法3737合理利用空间，100%定位放置要领根据37要领要领利用各种颜色、数据等进行标识3838要领利用各种颜色、数据等进行标识38393939问问 题题 点点 在在 哪哪 里？里？4040问 题 点 在 哪 里？40清扫含义含义经常清扫保持清洁，经常清扫保持清洁，将各个角落的脏物清理掉将各个角落的脏物清理掉 目的目的保持良好的工作情绪保持良好的工作情绪稳定品质稳定品质达到零故障、零损耗达到零故障、零损耗4141清扫含义经常清扫保持清洁，如何清扫？如何清扫？看看不不见见的的地地方方，也也要要彻彻底打扫干净。底打扫干净。经经常常打打扫扫，使使环环境境尽尽量量不产生灰尘、污秽。不产生灰尘、污秽。4242如何清扫？看不见的地方，也要彻底打扫干净。42彻底清扫电源插座电源插座电脑侧面电脑侧面主机座主机座4343彻底清扫电源插座电脑侧面主机座43要领要领自己动手，不依赖外人自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行所有部门、人员都一起执行)4444要领自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行)44清清扫扫责责任任分分区区A1 区(张)B1区(赵)C1区(王)C2区(沈)C3区(李)A2区(胡)E1区(贾)D1区(霍)要领要领4545清 扫 责 任 分 区A1 区(张)B1区(赵)C1区(清洁含义含义将整理、整顿、清扫进行到底，将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。并且标准化、制度化。目的目的成功惯例和制度成功惯例和制度是标准化的基础是标准化的基础企业文化开始形成企业文化开始形成4646清洁含义将整理、整顿、清扫进行到底，整洁的办公桌整洁的办公桌如何保持？如何保持？4747整洁的办公桌如何保持？47连续不断的进行连续不断的进行 整理、整顿、整理、整顿、清扫清扫活动活动要领要领4848连续不断的进行 整理、整顿、清扫活动花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度要领要领4949花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度要领49要领要领每天保持每天保持5S5S评价的心情，评价的心情，不断改善办公不断改善办公5S5S5050要领每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S50素养含义含义对于规定了的事情，大家都按要求去执行，对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。并养成一种习惯。目的目的让员工遵守规章制度让员工遵守规章制度培养良好素质习惯的人才培养良好素质习惯的人才铸造团队精神铸造团队精神5151素养含义对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯问 候、礼 貌 语您好!早上好!下午好!大家好!语言5252问 候、礼 貌 语您好!语言52着装5353着装53离位时离位时要点：要点：1.2.3.4.5454离位时要点：54持续推动持续推动4S4S活动直至活动直至习惯化习惯化 严格严格遵守遵守公司的公司的规章制度规章制度 不断地不断地培养责任感培养责任感、改变意识、改变意识 充满热情充满热情的开始每一天的的开始每一天的工作工作 要领要领5555持续推动4S活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度 要要主动整理、整顿传真？要主动整理、整顿传真？传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。5656要主动整理、整顿传真？传真是客户传递过来的信息，对公司和我们打印前，我们应该做什么？打印前，我们应该做什么？确认打印机是否正常工作。确认打印机是否正常工作。小故障请按照提示排除。无法解决时，请及时与管理员联系。确认打印纸。确认打印纸。及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。发现纸张快用完时，请及时领取。5757打印前，我们应该做什么？确认打印机是否正常工作。57如何维持如何维持整理整理整顿整顿清扫清扫办办公公室室中中小组讨论5858如何维持整理整顿清扫办 公 室 中小组讨论58办公室5S活动早上5S1、检查你的着装状况着装状况和清洁度清洁度2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来将掉在地上的物品都捡起来3、整理和彻底清洁桌面清洁桌面4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置文件放回他们应该放置的地方5、扔掉不需要的物品扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6、检查文件柜、书架检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来5959办公室5S活动早上5S1、检查你的着装状况和清洁度59办公室5S活动下班前5S1、实施早上早上5S5S活动的所有内容活动的所有内容2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备擦干净电脑、传真机及其他办公设备3、固定固定可能脱落的标签标签4、清洁地面清洁地面5、倾倒倾倒垃圾篓内的垃圾垃圾6、检查电源开关、门窗、空调检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。6060办公室5S活动下班前5S1、实施早上5S活动的所有内容60文文 件件 的的 5S 5S整理把文件区分为必要把文件区分为必要(有效有效)和不要和不要(过期无效过期无效)的的无效和不需要的文件及时回收或销毁无效和不需要的文件及时回收或销毁整顿清扫清洁素养将文件分门别类保存将文件分门别类保存制作目录索引，便于查找制作目录索引，便于查找防潮、防尘、防虫防潮、防尘、防虫定期修补维护定期修补维护专人管理、专人管理、责任分明责任分明文件管理制度、程序文件管理制度、程序使用完后及时归位使用完后及时归位爱护文件，节省用纸爱护文件，节省用纸按规定要求制定发行文件资料按规定要求制定发行文件资料6161文 件 的 5S整理把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效小测试整理整理是把是把_物品与物品与_物品区分开物品区分开来，并处理来，并处理_物品。物品。整顿整顿是将是将_物品，摆放成物品，摆放成_的状的状态。态。即寻找时间为零。即寻找时间为零。清扫清扫是经常是经常_保持保持_，将，将_清理清理掉。掉。清洁清洁是是将将_进行到底，并进行到底，并且标准化、制度化。且标准化、制度化。素养素养是对于规定了的事情，大家都按是对于规定了的事情，大家都按_去执行，并养成一种去执行，并养成一种_。6262小测试整理是把_物品与_物品区分整理整顿清扫清洁素养总结6363整理整顿清扫清洁素养总结635S效果看的见，持之以恒是关键！谢 谢64645S效果看的见，持之以恒是关键！谢 谢645、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。11、人生就像是一个马尔可夫链，你的未来取决于你当下正在做的事，而无关于过去做完的事。12、女人，要么有美貌，要么有智慧，如果两者你都不占绝对优势，那你就选择善良。13、时间，抓住了就是黄金，虚度了就是流水。理想，努力了才叫梦想，放弃了那只是妄想。努力，虽然未必会收获，但放弃，就一定一无所获。14、一个人的知识，通过学习可以得到;一个人的成长，就必须通过磨练。若是自己没有尽力，就没有资格批评别人不用心。开口抱怨很容易，但是闭嘴努力的人更加值得尊敬。15、如果没有人为你遮风挡雨，那就学会自己披荆斩棘，面对一切，用倔强的骄傲，活出无人能及的精彩。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。5、从来不跌倒不算光彩，每次跌倒后能再站起来，才是最大的荣耀。6、这个世界到处充满着不公平，我们能做的不仅仅是接受，还要试着做一些反抗。7、一个最困苦、最卑贱、最为命运所屈辱的人，只要还抱有希望，便无所怨惧。8、有些人，因为陪你走的时间长了，你便淡然了，其实是他们给你撑起了生命的天空；有些人，分开了，就忘了吧，残缺是一种大美。9、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。10、没人能让我输，除非我不想赢！11、花开不是为了花落，而是为了开的更加灿烂。12、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。13、不管从什么时候开始，重要的是开始以后不要停止；不管在什么时候结束，重要的是结束以后不要后悔。14、当你决定坚持一件事情，全世界都会为你让路。15、只有在开水里，茶叶才能展开生命浓郁的香气。5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，65