公文管理基础知识及公文管理制度课件

公文管理公文管理基础知识及公文管理制度公文管理1公文的重要性公文的重要性信息交流、传达指示、汇报情况的工具效率的保证企业的记忆企业形象的标志之一公文的重要性信息交流、传达指示、汇报情况的工具2什么是公文管理？什么是公文管理？狭义上的公文管理指的就是文件的立卷归档。从文件的最初拟稿到文件最后的保存或销毁，皆属广义上的公文管理。什么是公文管理？狭义上的公文管理指的就是文件的立卷归档。3广义公文管理广义公文管理公文分类公文写作公文办理公文编码公文保存广义公文管理公文分类4公文主要类别按行文方向划分按行文方向划分上行文下行文平行文主送（报）、抄送（报）等。公文主要类别按行文方向划分5公文主要类别公文主要类别按行文内容划分按行文内容划分决定决议类通告通知类请示报告类指示批复类函件类公文主要类别按行文内容划分6公文特征公文特征准确及时精炼有保存价值有保密性公文特征准确7公文写作规范和要领公文写作规范和要领有头有尾有头有尾 使用正确的文头，有称谓、署名、日期、印章等一切必要的起始和落款信息。内容完整内容完整 时间、地点、人、事情。用语正规用语正规 客观、标准、规范，以准确表达为主旨，不夸张，不过分修饰。公文写作规范和要领有头有尾8Exp:问题公文问题公文 通知通知 集团拟于下月15日举行新员工演讲比赛，地点为A座16楼会议室。望新员工踊跃报名，认真准备，届时一展风采！集团办公室 Exp:问题公文 9Exp:规范公文规范公文通知通知集团各部门：为丰富员工生活，增进新老员工的交流，*集团拟于11月15日举行新员工演讲比赛。比赛地点为广场A座16楼会议室，演讲题目不限。望各部门新员工踊跃报名，认真准备。集团办公室 2004年10月20日Exp:规范公文通知10公文办理公文办理收文办理收文办理 收 办 注 存 发文办理发文办理 写 发 注 存公文办理收文办理11公文编码公文编码系统性，反映公文的性质 公司、部门、日期、序号 文件级别 如：京发2004第011号（红头文件）/2004/011（以公司名义发文）/ZB/2004/011（以部门名义发文）公文编码系统性，反映公文的性质12公文保存公文保存立卷归档 分类立卷 案卷编码 卷内文件的排列、登记公文保存立卷归档13文档管理规范各部门文档管理（暂行）办法公文管理（暂行）规范文档管理规范各部门文档管理（暂行）办法14文件版头类型信纸版头红头文件版头发文版头（发由头）传真版头签呈版头文件版头类型信纸版头15公文编码方法公文编码方法京发年份编号/年份/编号/部门代号/年份/编号如：2004第011号（红头文件）/2004/011（以公司名义发文）/ZB/2004/011（以部门名义发文）公文编码方法京发年份编号16文档案卷的分类、编码和登记文档案卷的分类、编码和登记分类 分内部文件案卷和外部文件案卷两大类。两大类之下，各部门根据自身情况分小类立卷。编码 内部：-部门代号-N案卷编号 外部：-部门代号-W案卷编号登记（基础管理台账目录）文档案卷的分类、编码和登记分类17 文员工作规范：收文文员工作规范：收文收到其他部门的发文，在对方发文登记簿上签字。在本部门收文登记簿上登记。认真阅读文件，将文件内容和精神汇报给部门领导，请示领导意见。部门领导作出指示后，在收文登记簿的“批办”一栏签字并注明批办日期。根据领导指示开展工作。如有必要，组织本部门全体人员学习文件。将文件归档。办理结束后，在收文登记簿“办理人”一栏签字并注明日期。“备注”栏对办理情况作简要说明，如“已复文”、“已阅”、“已执行”、“已组织学习”等。文员工作规范：收文18文员工作规范：行文和发文文员工作规范：行文和发文根据公文的性质选择文头，草拟文稿。依照部门文件编号规范确定文号，并填写公文版头的相应栏目。负责领导审批文稿，审批通过后签名或盖章。如有必要，按用印管理有关规定申请使用公司公章。复印、存档。发文，让收文人在发文登记簿上签字。如收文部门有回馈信息，在“备注”栏注明，如“已复文”等。文员工作规范：行文和发文19文员工作规范：档案管理文员工作规范：档案管理按本部门情况分立案卷，给案卷编号。及时归档保存文件。在卷内文件目录上登记入卷文件。保证文档的完整和安全。文员工作规范：档案管理20文员工作规范：文员工作规范：计划、总结和纪要计划、总结和纪要按部门例会精神撰写每周和每月工作计划。按实际工作情况撰写每周和每月工作总结。撰写部门例会纪要。文员工作规范：计划、总结和纪要21发文办理实例：招商速报发文办理实例：招商速报招商速报是对集团领导的汇报文件。属于“报告类”上行文。应使用发文版头。发文办理实例：招商速报招商速报是对集团领导的汇报文件。属于22发文办理实例：招商速报发文办理实例：招商速报拟稿拟稿简明扼要地介绍招商情况，准确汇报数据即可。语言应简练，不必作修饰。例文：今天，共接到咨询电话50个，接待来访商户80人（包括签约商户和新来访商户）。截至今日，共签订出租合同300份，实际出租摊位400个。发文办理实例：招商速报拟稿23发文办理实例：招商速报发文办理实例：招商速报正文正文招商速报招商速报第三十期 今天，共接到咨询电话50个，接待来访商户80人（包括签约商户和新来访商户）。截至今日，共签订出租合同300份，实际出租摊位400个。2004年10月15日发文办理实例：招商速报正文24发文办理实例：招商速报发文办理实例：招商速报文件形成确定发文编号 由于是以公司名义发文，使用“/年份/编号”的编号方法。到总办领取文号，由总办进行发文登记。确定分送单位 属于直接上报集团领导的文件，“主送”栏直接书写领导姓名及职务即可，如“王友德副总裁”。填写日期、发由、拟稿等栏目发文办理实例：招商速报文件形成25发文办理实例：招商速报发文办理实例：招商速报签发和存档签字 总经理在“签发”一栏签名。复印、存档 上报前复印文件，将复印件存入相应案卷。以公司名义发文，由总办存档。属于内部文件，存入JFNG-ZB-N类案卷，在卷内文件目录上登记。发文办理实例：招商速报签发和存档26发文办理实例：招商速报发文办理实例：招商速报发文送交收文人，由收文人在发文登记簿上签字。发文办理完毕发文办理实例：招商速报发文27其他其他 文件借阅 印章使用管理 Q&A其他 文件借阅289、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。6月-246月-24Sunday,June 16,202410、人的志向通常和他们的能力成正比例。18:58:1118:58:1118:586/16/2024 6:58:11 PM11、夫学须志也，才须学也，非学无以广才，非志无以成学。6月-2418:58:1118:58Jun-2416-Jun-2412、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。18:58:1118:58:1118:58Sunday,June 16,202413、志不立，天下无可成之事。6月-246月-2418:58:1118:58:11June 16,202414、Thank you very much for taking me with you on that splendid outing to London.It was the first time that I had seen the Tower or any of the other famous sights.If Id gone alone,I couldnt have seen nearly as much,because I wouldnt have known my way about.。16六月20246:58:11下午18:58:116月-2415、会当凌绝顶，一览众山小。六月246:58下午6月-2418:58June 16,202416、如果一个人不知道他要驶向哪头，那么任何风都不是顺风。2024/6/1618:58:1118:58:1116 June 202417、一个人如果不到最高峰，他就没有片刻的安宁，他也就不会感到生命的恬静和光荣。6:58:11下午6:58下午18:58:116月-24谢谢观看THE END9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳29