一切为了高效——时间管理及工作计划课件

一一 切切 为为 了了 高高 效！效！时间管理与工作计划时间管理与工作计划一一 切切 为为 了了 高高 效！效！时间时间管理与工作管理与工作计计划划Page 2这可怕的抱怨这可怕的抱怨正使我们变成正使我们变成痴男怨女痴男怨女！时间不够用啊，不够用！我到底在忙什么？为什么我总被打断？！计划赶不上变化！做来干嘛！执行力在哪里啊？！说了这么多遍，怎么还会错！Page 2这这可怕的抱怨正使我可怕的抱怨正使我们变们变成成时间时间不不够够用啊，不用啊，不Page 31.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？你只需回答你只需回答“YesYes”Or“”Or“NoNo”。把脉把脉Page 31.你通常工作很你通常工作很长时间吗长时间吗？你只需回答？你只需回答“YesPage 49.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？Page 49.在上个月里，你是否忘在上个月里，你是否忘记记一些重要的一些重要的约约会？会？Page 5结果结果回答回答“Yes”Yes”的数量的数量诊断结果诊断结果1216个救命！你真的需要改进了811个当心！要重新审视了！47个可以！方向正确，但需要提高冲进！03个恭喜！要坚持哦Page 5结结果回答果回答“Yes”的数量的数量诊诊断断结结果果1216个个Page 6重要性紧急性紧急重要紧急重要十字交叉大法十字交叉大法以价值和重要性为导向管理时间以价值和重要性为导向管理时间不紧急但重要不紧急但重要紧急不重要紧急不重要不紧急不重要不紧急不重要对于紧急重要的突发事件，要本人亲自、立刻处理；对于不紧急但重要的，则要本人进行战略规划，花最多的时间去处理对于紧急不重要的工作，要减少所花时间，酌情委托下属去处理对于不紧急不重要的工作可以不去处理，或花最少的时间处理20%20%时间时间60%60%时间时间15%15%时间时间5%5%时间时间Page 6重要性重要性紧紧急性急性紧紧急重要十字交叉大法急重要十字交叉大法以价以价值值和和Page 7谁偷走了我们的谁偷走了我们的时间时间？！？！Page 7谁偷谁偷走了我走了我们们的的Page 8电话打打扰或者社交或者社交闲谈M 害怕冒犯别人M 希望保持消息灵通M 自我膨胀M 享受社交的乐趣 阻绝干扰，过滤访客与电话 设置一些暗示社交时间结束的技巧 集合你的时间，去处理电话、文件等Page 8 电话电话打打扰扰或者社交或者社交闲谈闲谈 害怕冒犯害怕冒犯别别人人 阻阻Page 9不速之客不速之客 延后处理 把访客转交给别人 另外安排时间 学会过滤 不要让别人找到你Page 9 不速之客不速之客 延后延后处处理理Page 10沟通不良沟通不良M 不明白事情的重要性M 没有时间M 没有倾听M 沟通的目的不明确M 时机不当M 沟通的机会不够 学会倾听 使用恰当的字眼 运用非语言式的沟通Page 10 沟通不良沟通不良 不明白事情的重要性不明白事情的重要性 学会学会倾倾Page 11会会议耽耽误提前准备，首先安排议程无效的会议有效的会议无准备、无目的、无议程会议过多或会议时间过长会议的时间和次数要恰当讨论脱离议程的内容不能准时开会/散会会而不议，议而不决、决而不行 务必准时开会和散会不讲废话会而有议、议而要决、决而必行Page 11 会会议议耽耽误误提前准提前准备备，首先安排，首先安排议议程无效的会程无效的会议议Page 12事必躬事必躬亲1作为管理人员：学会让下属/同事独当一面；不断地教他要接纳错误，从错误中学习；学会授权，学会信任同事及下属，利用进度报告加以控制。Page 12 事必躬事必躬亲亲1作作为为管理人管理人员员：Page 13事必躬事必躬亲2应注意：学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容；如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习先完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一个阶段完成，而不要一次性的赋予他们更多的任务或事情。Page 13 事必躬事必躬亲亲2应应注意：注意：Page 141、订购一张明天到北京的软卧火车票；2、打扫办公室的清洁；3、9:30出发到火车站接一位从总部来的检查专员；4、通知相关店长下午14:00和总部检查专员座谈；5、安排中午店长及总部来的检查专员吃饭事宜；6、前台告之有客人正在前台投诉，要求见店长；7、客房主管汇报说客房有两个同事因矛盾正在打架；8、此时，前台告知出现客户投诉（房间内有人摔伤）；9、前台告知下午14:00将会停水停电。店长上午8:00把你叫到办公室，让你今日务必处理好下列事情：Page 141、订购订购一一张张明天到北京的明天到北京的软软卧火卧火车车票；店票；店长长上上Page 15处方处方1、做好事前控制、做好事前控制2、做好过程监控、做好过程监控3、做好做好结果反馈结果反馈一切为了一切为了高效高效计计 划划Page 15处处方方1、做好事前控制一切、做好事前控制一切为为了了计计 划划Page 16WhyWhatWhoWhenWhereHowto1 1、做好事前控制、做好事前控制5W5W3 3H H（“一站式一站式”工作思维）工作思维）5W5W3 3H H任务如何做？任务如何做？可以借助类似的成功先例吗？哪种方式最有可能达成目标？可能会遇到的问题是什么？解决方法呢？制定任务目标的原因？制定任务目标的原因？明确目标的原因及目的论证可行性（一定是可以做到的）变“要我做”为“我要做”任务的目标是什么？任务的目标是什么？明确目标内容及要求完成任务的标准清晰任务的参与人员？任务的参与人员？我知道谁负责，对方也清楚我知道谁协助，对方也清楚任务执行的地点任务执行的地点地点明确引申：范畴？着力点？任务的时间要求？任务的时间要求？时间要求明确时间和谁有关？Howmuch任务需要多少投入？任务需要多少投入？如果忽视成本投入，不注意成本预测，那么，这种计划就不是一种成功的计划Howlong任务需要多久完成？任务需要多久完成？任务完成时间段的把控Page 16WhyWhatWhoWhenWhereHoPage 171仔细聆听2记录重点3静思5W3H4复述任务8接收完毕7保证完成6答疑解惑5确认5W3H1.1 一个完整的接受任务的过程一个完整的接受任务的过程Page 171仔仔细细聆听聆听2记录记录重点重点3静思静思4复述任复述任务务8接收接收Page 182 2、做好过程监控、做好过程监控P(plan，计划):从问题定义到行动计划D(do，实施):实施行动计划C(check，检查):评估结果A(action，处理):标准化和进一步推广PDCA美国质量管理专家戴明博士首先提出，所以又称为“戴明环”。PDCA精神是发现、改善各种管理困难，并不停顿地周而复始地运转。P PD DC CA AA AP PC CD DPage 182、做好、做好过过程程监监控控P(plan，计计划划)Page 192.1 2.1 PDCAPDCA的特点的特点P P P PD D D DA A A AC C C CP P P PA A A AD D D DC C C CP P P PA A A AC C C C D D D D1 1、大环套小环，小环保大环，互相促进，推动大循环原有水平新的水平P P P PA A A AD D D DC C C CP P P PA A A AC C C C D D D D2 2、PDCA循环是爬楼梯上升式的循环，每转动一周，质量就提高一步Page 192.1 PDCA的特点的特点APCDPDACPPage 203 3、做好结果反馈、做好结果反馈1.分析现状，找出存在的问题2.分析产生问题的各种原因或影响因素3.找出主要因素4.制定措施，提出行动计划（5w3h）4.1 寻找可能的解决方法 4.2 测试并选择 4.3 提出行动计划和相应的资源5.实施行动计划6.评估结果（分析数据）7.标准化和进一步推广8.把未解决或新出现的问题转入下个PDCA循环planplan 2.2 2.2 PDCAPDCA步步通步步通dodocheckcheckactionactionPage 203、做好、做好结结果反果反馈馈1.分析分析现现状，找出存在的状，找出存在的Page 21结果反馈结果反馈结果反馈结果反馈解决方法解决方法实事求是实事求是奖惩分明奖惩分明3、做好结果反馈、做好结果反馈是否在规定的时段，对失误、疏忽、敷衍、损害诚实地总结？是否已经养成“汇报问题的同时，一并寻求最佳的解决方法“的习惯？是否做到了奖惩分明？把任务交给了对的人？成功的经验是否得到了推广？Page 21结结果反果反馈总结馈总结改改进结进结果反果反馈总结馈总结改改进进推行推行标标准推准推Page 22重要级别序号工作计划工作总结工作内容责任人完成时间权重完成标准须提供的协助支持完成情况自我评分上级评分重要工作重要工作60%60%1 12 2日常工作日常工作30%30%3 34 4临时工作临时工作10%10%5 56 6工作计划的改进意见：工作计划的改进意见：直属上级：直属上级：时间：时间：工作总结的改进意见：工作总结的改进意见：直属上级：直属上级：时间：时间：3.1 分店分店 部门部门 2010年年 月工作计划、总结表（模板）月工作计划、总结表（模板）Page 22重要重要级别级别序号工作序号工作计计划工作划工作总结总结工作内容工作内容责责任人任人Page 23一些方法和诀窍一些方法和诀窍Work more efficiently 更加高效工作更加高效工作Page 23一些方法和一些方法和诀窍诀窍Work more effiPage 241、团结、团结就是力量就是力量每次讨论结束之后组织、归类和评估所有的小组成员都应该参与明确讨论的目的发表想法、观点，但不驳斥别人的想法和观点发表观点时应简单明确Page 241、团结团结就是力量每次就是力量每次讨论结讨论结束之后束之后TogPage 252、角色、角色进入入想入非非想入非非如果我们能在脑海里清晰生动地浮现出自己达到目标的情景，我们就能更快、更好地实现计划。而问题的关键在于我们想象和专注的程度如何。比如要组织分店员工会议了！作为主持者，我应该议程要详细议程要详细（不然，开会干吗？）（不然，开会干吗？）时间、地点、人物时间、地点、人物（一个都不能少）（一个都不能少）设施设备要提前准备设施设备要提前准备（投影、文档、电脑（投影、文档、电脑）还有会议总结还有会议总结Page 252、角色、角色进进入入想入非非如果我想入非非如果我们们能在能在脑脑海里海里Page 263 3、承诺、承诺一诺千金一诺千金写下写下你的你的承诺承诺，告诉同事告诉同事！强化断言，他人监督强化断言，他人监督Page 263、承、承诺诺一一诺诺千金千金As good as Page 27不要过于沉湎于制定计划的过程，这会妨碍我们判断应该开始着手实施的时机一旦就绪，立即实施4 4、立即行动、立即行动go,go,gogo,go,go！Page 27不要不要过过于沉湎于制定于沉湎于制定计计划的划的过过程，程，这这会妨碍我会妨碍我们们Page 285、实践是践是检验整理的唯一整理的唯一标准准计划的灵活性计划的修正计划的总目标不变，实现目标的进程可以因情况的变化发生改变Page 285、实实践是践是检验检验整理的唯一整理的唯一标标准制定准制定计计划初始会划初始会THANK YOU THANK YOU