秘书素质与职业道德课件

秘秘书书的素的素质质与与职业职业道德道德2.1 2.1 秘秘书书的素的素质质 2.2 2.2 秘秘书书的心理修养的心理修养 2.3 2.3 秘秘书书的的职业职业道德道德 1A 秘书的素质与职业道德2.1 秘书的素质1A 通通过阐释过阐释秘秘书书的的职业职业道德和素道德和素质质的正确理念，了解秘的正确理念，了解秘书职业书职业的特殊的特殊性和秘性和秘书组织训练书组织训练的重要性，掌握和的重要性，掌握和理解秘理解秘书书人人员应员应具具备备的素的素质质和和职业职业道道德德。教教 学学 目目 的的2A 通过阐释秘书的职业道德和素质的正确理念，了解秘书 教学重点与教学重点与难难点点 1 1、教学重点：、教学重点：n秘秘书书素素质质修养与道德修养的概念；修养与道德修养的概念；n秘秘书职业书职业道德的具体要求。道德的具体要求。n技能技能训练训练。2 2、教学、教学难难点：点：n如何理解秘如何理解秘书应书应具具备备的素的素质质和和职业职业道德；道德；n案例分析与理解。案例分析与理解。n技能技能训练训练3A 教学重点与难点 1、教学重点：3A2.1 2.1 秘秘书书的素的素质质 1 1、政治素、政治素质质 n良好的政治素养；良好的政治素养；n强强烈的事烈的事业业心；心；n较较高的理高的理论论政策水平；政策水平；n实实事求是的思想作事求是的思想作风风；n淡泊明志，淡泊明志，乐乐于奉献；于奉献；n踏踏实细实细致，一致，一丝丝不苟。不苟。4A2.1 秘书的素质 1、政治素质 4A2.1 2.1 秘秘书书的素的素质质 2.2.知知识识素养素养n 基基础础知知识识：社会基：社会基础础知知识识和自然科和自然科 学知学知识识。n 专业专业知知识识：文：文书书写作与写作与处处理、理、办办公公 管理、会管理、会议组织议组织等。等。n 行行业业知知识识：秘：秘书书所在行所在行业业、系、系统统的的 专业专业知知识识。n 相关知相关知识识：经济经济学、心理学等。学、心理学等。5A2.1 秘书的素质 2.知识素养5A2.1 秘秘书书的素的素质质 3.3.能力要求能力要求 n写作能力。口写作能力。口头头表达能力。表达能力。n听知能力。听知能力。办办事能力。事能力。n交交际际能力。能力。协调协调能力。能力。n学学习习能力。能力。应变应变能力。能力。n操作能力。管理能力。操作能力。管理能力。n组织计组织计划能力。划能力。预测预测能力。能力。6A2.1 秘书的素质 3.能力要求 6A2.1 2.1 秘秘书书的素的素质质 4.4.心理素心理素质质n树树立正确的人生立正确的人生观观；n确定适度的抱确定适度的抱负负水平；水平；n学会学会调节调节心理心理压压力；力；n克服不良心理影响；克服不良心理影响；n培养健康的培养健康的兴兴趣和趣和爱爱好；好；n养成良好的生活养成良好的生活习惯习惯；n积积极参加体育极参加体育锻炼锻炼；n做事有百折不悔、做事有百折不悔、坚坚持到底的勇气和毅力；持到底的勇气和毅力；n具有自信、具有自信、热热忱、忱、乐观乐观、沉着、沉着、饱满饱满的情的情绪绪及及幽默感。幽默感。7A2.1 秘书的素质 4.心理素质7A2.2 2.2 秘秘书书的心理修养的心理修养1 1、秘秘书书的心理修养的心理修养 秘秘书书心理健康的基本品心理健康的基本品质质；秘秘书书心理的心理的调调适。适。（1 1）秘）秘书书的心理健康是指秘的心理健康是指秘书书个体能以个体能以良好的心理状良好的心理状态态适适应职业应职业活活动动的的环环境，境，它包括以下几个方面的基本品它包括以下几个方面的基本品质质：8A2.2 秘书的心理修养1、秘书的心理修养8A 2.2 2.2 秘秘书书的心理修养的心理修养 忠忠诚诚 机敏机敏 （思（思维维机敏、机敏、动动作机敏）作机敏）稳稳重重 （处处世世稳稳重、重、办办事事稳稳当、当、应应急急稳稳妥）妥）坚坚毅毅 随和随和 幽默幽默 自制自制n在成功面前要自制。在成功面前要自制。n在挫折面前要自制。在挫折面前要自制。n在屈辱面前要自制。在屈辱面前要自制。n在在权权力和欲望面前要自制。力和欲望面前要自制。9A 2.2 秘书的心理修养 忠诚 机敏 （思维机敏 2.2 2.2 秘秘书书的心理修养的心理修养（2 2）秘秘书书的心理的心理调调适适 、秘、秘书书的心理障碍常有：的心理障碍常有：n压压抑心理抑心理n焦焦虑虑心理心理n厌烦厌烦心理心理n依依赖赖心理心理n羞怯心理羞怯心理n自自负负和自卑心理和自卑心理 10A 2.2 秘书的心理修养（2）秘书的心理调适 10A 2.2 2.2 秘秘书书的心理修养的心理修养 秘秘书书心理心理调调适的方法适的方法n博博览览群群书书，开，开阔阔胸襟。胸襟。n培养广泛培养广泛兴兴趣，丰富趣，丰富业业余生活。余生活。n善于反省，自我善于反省，自我调调适。适。n倾诉倾诉、宣泄、宣泄、调节调节情趣。情趣。n增增强强自信心，科学安排工作。自信心，科学安排工作。n培培养养自自己己的的交交往往能能力力，充充分分发发挥挥自己的主自己的主观观能能动动性。性。11A 2.2 秘书的心理修养 秘书心理调适的方法11A 2.2 2.2 秘秘书书的心理修养的心理修养2.2.女性秘女性秘书书的自我保的自我保护护n自尊自重自自尊自重自爱爱。n有正确的有正确的认识认识和心和心态态。n把握交往的尺寸。把握交往的尺寸。n采取有力有效的方法。采取有力有效的方法。12A 2.2 秘书的心理修养2.女性秘书的自我保护12A2.3 2.3 秘秘书书的的职业职业道德道德 1.1.秘秘书书的的职业职业道德范道德范畴畴n秘秘书职业书职业理想。理想。n秘秘书职业态书职业态度。度。n秘秘书职业责书职业责任。任。n秘秘书职业义务书职业义务。n秘秘书职业纪书职业纪律律 。n秘秘书职业书职业良心。良心。n秘秘书职业书职业荣誉。荣誉。13A2.3 秘书的职业道德 1.秘书的职业道德范畴13A 2.3 2.3 秘秘书书的的职业职业道德道德 2.2.秘秘书职业书职业道德的道德的规规范范n文明礼貌；文明礼貌；爱岗爱岗敬敬业业。n诚实诚实守信；守信；办办事公道。事公道。n勤勤劳节俭劳节俭；遵；遵纪纪守法。守法。n团结团结互助；互助；开拓开拓创创新。新。14A 2.3 秘书的职业道德 2.秘书职业道德的规范14A2.3 2.3 秘秘书书的的职业职业道德道德 3.3.秘秘书书的的职业职业守守则则n谦谦虚虚谨谨慎，文明礼貌；慎，文明礼貌；n办办事公道，事公道，热热情服情服务务；n实实事求是，事求是，讲讲究究实实效；效；n兢兢兢兢业业业业，甘当无名英雄；，甘当无名英雄；n忠于忠于职职守，自守，自觉觉履行各履行各项职责项职责；n钻钻研研业务业务，掌握秘，掌握秘书书工作各工作各项项技能；技能；n奉公守法，不假借上司名奉公守法，不假借上司名义义以以权谋权谋私。私。15A2.3 秘书的职业道德 3.秘书的职业守则15A2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答什么是秘什么是秘书书的基本心理准的基本心理准备备？以下是秘书英子注意到的可以取得上司信任的问题，请从中选出您认为不适当的选项。1）为了进一步了解上司，应对上司的资产状况进行详细地调查。2）当其他部门的员工问及上司的具体业务时，回答对方自己也不清楚。3）只要是上司指示的工作，即使是上司的私事，也应和其他工作同样用心完成。答案1）秘书掌握上司的私人情况，主要是为了能够做好辅助工作，顺利开展业务。但是，秘书在了解上司的私人情况时不可刺探上司的隐私，如上司的资产情况。16A2.4 初级秘书基础问答什么是秘书的基本心理准备？答案1）2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答 下面是英子为了更好地协助副总进行工作而注意的问题，请从中选出不恰当的选项。1）上司的爱好是打高尔夫，因此努力了解有关高尔夫的知识。2）阅读报纸的时候，注意上司感兴趣的信息。3）积极了解上司的私生活，如上司如何度周末等。4）上司工作繁忙的时候，询问上司有没有什么自己帮得上忙的地方。5）作为秘书，对任何事均应保持谦虚的态度。答案3）了解上司对于助手是非常重要的，但是没有必要积极地探询上司的私事。17A2.4 初级秘书基础问答 下面是英子为了更好地协助副总进2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答对上司的了解 从事协助工作时，首先应加深对上司的了解，这一点非常重要。对上司的一些私人情况事前有所了解，将能够促进工作更加顺利地进行。秘书了解上司的私人情况仅限于下面列举的内容。性格 履历 家庭成员 朋友、关系 兴趣爱好 特长18A2.4 初级秘书基础问答对上司的了解18A2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答 以下是英子在接收上司的指示时应注意的地方，请从中选出您认为不恰当的选项。1）接受上司的指示后如发现指示中有自己不明白的地方，应向资深秘书询问如何处理。2）应做好笔记，如怎么做，到什么时候截止等。3）指示结束后复述一遍，向上司做出确认。答案1）如果对上司的指示有疑问，则应该直接请教上司，而不应询问同事。19A2.4 初级秘书基础问答 以下是英子在接收上司的指示时2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答除此之外，秘除此之外，秘书书也也经经常会遇到下面常会遇到下面这这些些问题问题。1、指出并纠正上司的错误。2、积极为上司的工作出谋划策。3、转接某个以个人名义打进的电话时，询问对方与上司的关系。4、不能因为自己是秘书，就自觉有优越感。5、注意自身修养，积累知识。6、注意增加他人对自己的好感。7、对于机密事件，表现出“不知情”的姿态。20A2.4 初级秘书基础问答除此之外，秘书也经常会遇到下面这些2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答作作为为社会成社会成员员的基本要求的基本要求 马上就要到下班时间了，英子突然接到上司的指示，有一项紧急工作要求她去完成。而且，看起来要完成这项工作至少还需要花费两个半小时。以下是英子采取的措施，请从中选出您认为不适当的选项。1）手头还有一项工作正在进行，所以应请示上司先完成哪一项工作。2）手头的工作已经完成，所以答复上司自己马上就开始做。3）因为正准备下班，所以答复上司：“您突然这么说，让我很难办啊！看时间吧！”答案3）作为秘书，应想一想上司为什么要下达这样的指示。如果这项工作第二天完成也没问题，那么他完全不必这样要求。所以应理解对方的立场，并采取积极行动完成工作。21A2.4 初级秘书基础问答作为社会成员的基本要求答案3）作为2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答基本的社会常基本的社会常识识也要加以注意！也要加以注意！成为秘书之前，应先掌握作为社会成员应掌握的基本常识。来客忘记东西的时候应如何处理 告知对方，自己将会代为保管。请对方决定如何处理。为了能够完全按照上司的指示、要点突出地完成工作 正确理解整个工作的内容。迅速采取措施。及时、准确汇报。22A2.4 初级秘书基础问答基本的社会常识也要加以注意！22A2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答秘秘书书的判断力极的判断力极为为重要重要 副总经理的秘书英子在向会议相关人员发放会议资料是，总务处长收到资料的同时还请英子顺便把一份文件带给她的上司。以下是英子采取的相应措施，请从中选出您认为不恰当的选项。1）询问对方，可不可以在资料发完后再来取。2）虽然现在正在发放资料，但是可以询问上司能不能先将文件送给他。3）带上文件，继续发送资料。答案2）因为这是他人委托自己顺便做的工作，是不必向上司确认优先顺序的杂务，所以可以自己做出判断。23A2.4 初级秘书基础问答秘书的判断力极为重要答案2）因为这2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答考察判断力的情况有很多考察判断力的情况有很多1、向上司确认工作的优先顺序 紧急的工作相互冲突时 工作截止的日期已经迫近时，又接到新的指示的时候2、秘书应做出判断的问题 关于照顾上司日常生活的工作 管理和清扫办公用具 为上司准备必要的资料 与秘书日常业务有关的工作24A2.4 初级秘书基础问答考察判断力的情况有很多24A2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答随机随机应变应变 上司外出时吩咐秘书英子，将他填写好的参加新产品发布会的申请函寄出去。英子确认后发现，上司把同行人员（部长）的名字写错了。以下是英子采取的措施，请从中选出您认为恰当的选项。1）等待上司从外面回来，然后请他将申请函的内容修改好，然后再投邮。2）因为仅仅是名字写错了，所以英子自己修改好，然后寄出去。3）因为上司吩咐过，主要内容已经填写好了，所以原封不动地寄出去就可以了。答案2）名字对于一个人来说是非常重要的，所以名字如果写错了，理所当然要修改好。但是也不必指出上司的工作失误。25A2.4 初级秘书基础问答随机应变答案2）名字对于一个人来说2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答迅速做出判断并采取相迅速做出判断并采取相应应措施是合格秘措施是合格秘书书必必备备的能力的能力下文所述的对应措施出现的频率比较高 1、改正写错的名字 2、改正写错的地址 3、添加邀请函中漏写的“此致”4、估价单的金额少了一位数，将其修改好 5、上司的日程表上现在没有安排，将来客与上司面谈的事情安排进日程中答案1、2、3对，4、5错。4、5都是上司职权范围内的事情，须经上司确认后才能确定。26A2.4 初级秘书基础问答迅速做出判断并采取相应措施是合格秘2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答秘秘书书的的仪仪表表 下面是英子关于秘书应怎样着装打扮才能给周围的人们留下好印象所作的思考。请从中选出您认为不恰当的选项。1）穿着色彩明亮的服装。2）化浓妆也可以产生自然的感觉。3）穿着具备相应功能的套装。4）避免佩戴华丽的首饰。5）不能穿超短裙。答案2）应化自然的妆，浓妆并不讨人喜欢。27A2.4 初级秘书基础问答秘书的仪表答案2）应化自然的妆，浓2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答 身为秘书，英子如果希望给人更好的印象，她应该注意哪些问题，请选出不恰当的选项。1）如果是长发，则要尽量束起来，剪短指甲，保持清洁。2）着装应不同于公司的普通员工，以凸显上司的社会地位。3）对着镜子练习微笑，研究何种表情才能给予人好感。答案2）虽然身为秘书，但是也不必可以地盛装修饰自己。秘书的着装和仪表只要能够给予人好感就行了。28A2.4 初级秘书基础问答 身为秘书，英子如果希望给人更2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答 以下是资深秘书杜湘就如何才是适当的着装问题向新秘书英子所提的建议，请从中选出恰当的选项。1）如果首饰不会对工作造成妨碍，就可以佩戴。2）穿高跟鞋，长筒袜也可以选择色调比较浓的。3）因为需要抛头露面，所以应该化清晰的浓妆。答案1）因为高跟鞋和过浓的妆无法令人产生整洁的感觉，所以并不适合作为秘书的装束。秘书必须清楚地认识到，自己不是出于个人目的而进行修饰，而是为了给周围的人留下好印象。29A2.4 初级秘书基础问答 以下是资深秘书杜湘就如何才是2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答 请注意“仪表”和“行为举止”中经常出现如下所述的错误。1、因为秘书的外在形象非常重要，所以应该选择比普通职员更加显眼的服装或饰品。（引人注目的装束并不合适）2、秘书不应佩戴任何饰品，包括手表在内。（用于掌握时间的手表是秘书的必备物品，注意仪表修饰则是给人好印象必须做的工作）3、坐到椅子上的时候搭起二郎腿。（给人不高雅的印象）4、因为正在准备资料，忙得不可开交，所以背向对方听对方说话。（失礼的举动）30A2.4 初级秘书基础问答 请注意“仪表”和“行为举止”中2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答秘秘书书的的职职能和能和职责职责 上司现在正忙得不可开交，以下是英子认为自己应采取的措施，请从中选出您认为不适当的选项。1）分担上司的工作，采取相应的措施。2）根据上司的指示，协助上司进行工作。3）为了使上司能够专心于业务，代表上司处理一些他的个人事务答案1）因为秘书并不拥有等同于上司的权限和能力，所以如没有上司的指示，秘书没有权利代行上司的工作。因此，秘书也不能根据自己的判断分担上司的业务。但秘书可以在清楚自己助手地位的前提下，主动协助或代行上司的一些私人事务，以保障上司能够专心于自己的本职工作。31A2.4 初级秘书基础问答秘书的职能和职责答案1）因为秘书并2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答此外还包括如下类型的工作1、照顾上司日常工作时，即使是上司的私事也可以提供帮助。2、因为上司吃晚饭后通常都会喝咖啡，所以应注意不要让咖啡断货。3、到百货公司安排上司送给妻子的结婚纪念日礼物。4、上司出差时，安排机票和住宿。32A2.4 初级秘书基础问答此外还包括如下类型的工作32A2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答 英子根据上司的指示送文件给某科长，但是科长的秘书告诉她科长外出了。英子该如何应对呢？请选出恰当的选项。1）将文件带回，等那位科长回来后再去一趟。2）将文件交给那位科长的秘书，然后将此情况向上司汇报。3）将文件带回，向上司请求指示。答案2）上司不在的时候，秘书负责留守。收存交付给上司的文件是秘书的职责所在。33A2.4 初级秘书基础问答 英子根据上司的指示送文件给某2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答向其他部向其他部门门的高的高级级管理人管理人员员送送东东西西 有时上司会委托秘书送东西给其他部门的高级管理人员。如收件人在办公室里，则没有问题。如收件人因外出或正在与来客面谈等原因离开办公室时，该怎么办呢？这种情况下一定要记住秘书作为沟通者的职责，只要送交的物品不必经特别确认，就可以交给收件人的秘书。34A2.4 初级秘书基础问答向其他部门的高级管理人员送东西342.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答 1、上司吩咐秘书将资料交给其他部门的高官阅读并将文件原样带回，而收件人正在与人会谈时将文件交给收件人的秘书，待其回来后再去取回。打断收件人的会谈，请其阅读资料。2、应对上司出差期间送来文件的人首先确认该文件是否紧急，如有必要则和上司联络，由秘书将文件送到上司出差的地方。告知对方上司出差的目的地，请对方直接将文件送交到该地。35A2.4 初级秘书基础问答 1、上司吩咐秘书将资料交给其他部作作为为沟通者的秘沟通者的秘书书 以下是秘书英子认为在处理公司内人际关系时应注意的地方。请从中选出您认为恰当的选项。1）秘书为了传达总经理的口信，要求部长过来见她。2）虽然不是机密的当事人，但是很值得信赖，所以也可以和对方商讨公司的内部机密。只是，必须叮嘱对方千万不可以告诉别人。3）将自己负责带的新人所犯的错误视同自己的错误，根据需要向其提供帮助或建议。2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答答案3）即使是转达总经理的口信，秘书也应该去见部长，这是理所当然的。因为地位比部长高的是她的上司总经理，而不是总经理的秘书。此外，是否应向局外人透露公司的机密不是秘书有权判断的问题。36A作为沟通者的秘书2.4 初级秘书基础问答答案3）即使是转达2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答秘秘书书的的职务职务界限界限 前往伙伴公司的副总打来电话说今天晚上哟啊聚餐，吩咐英子做好准备工作。请从以下英子应确认的事项中选出不恰当的选项。1）饭店、对饭菜的要求和赴宴人数2）拟开始时间3）聚餐的理由答案3）秘书不能提出可能会涉及上司本职工作（业务经营）的问题。37A2.4 初级秘书基础问答秘书的职务界限答案3）秘书不能提出2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答秘秘书书的禁忌的禁忌插口经营事务上司不在期间，擅自接收客户的预约擅自变更日程安排提出有关上司本职工作的问题做出决定，如在书面请示文件上盖章更改、替换文件擅自代替上司接待来客擅自为未预约的客人通报（或拒绝）询问会议内容询问出差的原因38A2.4 初级秘书基础问答秘书的禁忌38A2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答 副总参加会议去了，还需要两个小时才能回来。此时，部长秘书A携带请示文件来请副总盖章，以下是副总秘书英子采取的措施，请从中选出您认为不恰当的选项。1）询问对方是否可以等副总回来后再与其联络。2）询问对方是否可以先将文件交给自己保存，然后再请副总为她盖好章。3）因为自己知道副总的印章放在哪里，所以代替副总盖章。答案3）有时秘书会根据上司的指示在文件上盖章，但是这种情况下秘书顶多是代替上司在进行工作，这一点必须搞清楚。而在请示文件上盖章，同时代表着上司对经营业务的判断，这是超出秘书的职务权限的，所以没有上司的指示，秘书不能在请示上盖章。39A2.4 初级秘书基础问答 副总参加会议去了，还需要两2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答副总秘书英子上午接到贸易伙伴打来的电话，对方希望将原定于当日下午2时开始的会谈改到从3时开始。请从以下对应措施中选出您认为恰当的选项。1）因为调整其他日程安排是可行的，所以可以自己决定按照对方的要求更改日程，并向上司汇报日程变更的情况。2）向副总出示现在的日程安排，汇报贸易伙伴希望更改会谈时间的情况，请副总做出指示。3）告知对方日程已经安排好，不能更改，但是迟一些也可以，可以在4时以后再进行会谈。答案2）确定或变更日程必须由上司作出判断。秘书不能根据自己的判断擅自变更日程，或者在未与上司商量的情况下擅自决定拒绝对方更改日程的请求。并且，秘书在与上司商量日程变更等问题时，应同时向是个弄死出示当前的日程安排以及希望变更的具体内容，努力使上司更容易作出判断。40A2.4 初级秘书基础问答副总秘书英子上午接到贸易伙伴打来的2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答秘秘书书的常的常规业务规业务 副总外出期间，贸易伙伴打来电话，充满诚意地表示希望和副总面谈。以下是英子采取的应对措施，请从中选出恰当的选项。1）告知对方上司返回的公司的时间，并请对方到时再打电话过来。2）请对方提供两三个可选的面谈时间，然后告诉对方稍后会打电话和他联络。3）询问对方有什么事情，如果事情很重要，可以优先排入日程。答案2）秘书不能擅自接收预约。这种情况下应询问对方的要求，待上司回来后再和他商量应如何安排见面时间。41A2.4 初级秘书基础问答秘书的常规业务答案2）秘书不能擅自2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答下面是英子在管理上司的日程时所作的工作，请从中选出您认为不恰当的选项。1）将当日的日程表递给刚从外面回来的上司。2）部下请上司出席紧急会议，经上司同意，秘书可以更改日程。3）上司打电话来说将会晚一些回到公司时，向其汇报此后的日程。4）收到宴会的邀请函后，因为日程表已经确定，所以按照自己的判断回绝。5）在自己的记事本上记清上司的私人日程。答案4）即便日程表已经安排好了，秘书也不能未确认上司意向就根据自己的判断决定是否出席宴会或会议。42A2.4 初级秘书基础问答下面是英子在管理上司的日程时所作的2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答所谓常规业务，指秘书日常工作中模式比较固定的业务。对于这些业务即使没有说你公司的特别指示，秘书也应自己做出判断并完成。办公室管理：办公室和接待室的整理和清洁，空调、换气、照明的调节等。接待来宾和电话应答：接待、陪同来客，转达留言，上茶点、送行，电话应答和转接等。会议、会谈的准备工作：安排会场；接待与会人员；编制会议纪要等。文书工作：资料、通知的撰写和收发；文件的整理等。会计事务：各种经费的清算手续；各种会费的支付手续等。信息管理：公司内外信息的收集、管理、传达等。照料上司的日常生活：安排茶水和用餐；健康管理；安排交通工具；应酬工作等。出差管理：出差时的日程安排；安排交通、住宿；出差后的后续手续等。日程管理：管理日常的日程安排，接收会谈预约等。特别重要43A2.4 初级秘书基础问答所谓常规业务，指秘书日常工作中模式2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答 副总告诉秘书英子，“今天下午我要去看牙医，下午的营业会议晚一些到”，然后就出去了。以下是英子采取的相应措施，请从中选出您认为不恰当的选项。1）联系营业部长，说明副总有事外出，下午的会议会晚一些到。2）另一位副总打电话给英子的上司，英子先说明上司去看牙医了，现在不在公司，然后询问对方是否有什么话需要转达。3）将诊疗单据上记载的为上司看病的牙医所在的医院以及电话号码等抄写到自己记事本中的日程表上。答案2）变更日程安排时，必须通知由于日程变更可能受到影响的有关部门。即使是其他副总打来电话，也没有必要详细说明事情的具体内容。在自己的记事本上写上牙科医院的联系方式以供紧急情况时使用是可以的，但是不必将这些内容对外泄露。44A2.4 初级秘书基础问答 副总告诉秘书英子，“今天下2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答部长秘书A收到了副总交给部长的“机密”文件，但是部长今天将从客户那里直接回家，不回公司了。以下是A采取的相应措施，请从中选出你认为恰当的选项。1）将文件装在普通的信封里，放在上司的办公桌上。2）将文件放到上司办公桌的抽屉里。3）将文件放进文件柜里，上锁。答案3）“机密”文件不得向除相关人员之外的其他人出示。仅将文件装在普通的袋子里，其内容仍然很有可能被其他人看见。此外，不打招呼就擅自打开上司办公桌抽屉的行为是违背社会基本道德的。所以，对于“机密”文件，应收置于上锁的文件柜里，待上司第二天来上班的时候，将情况汇报上司并取出文件交给上司。45A2.4 初级秘书基础问答部长秘书A收到了副总交给部长的“机2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答非常非常规业务规业务所谓非常规业务是指突发业务，也可以称为非常状况。正是在这种情下，才更需要秘书冷静地采取相应措施。具体情况及应对措施如下：上司突上司突发发急病急病安排救护车联系公司有关人员、上司的家人和主治医师调整日程安排等最好能常备一些救急药品上司上司发发生事故生事故联系上司的家人、公司和秘书科长如果是重大事故，应和顾问律师商谈对策调整日程安排等46A2.4 初级秘书基础问答非常规业务46A2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答客客户户突突发发急病或突然辞世急病或突然辞世和对方联系，询问详细情况迅速联系上司向秘书科长或总务部长确认公司方面的安排参考以往处理事例未经上司确认，不得发慰问信或唁电等媒体采媒体采访访不要透露不确定信息基本上应回答自己不知情或无可奉告等47A2.4 初级秘书基础问答客户突发急病或突然辞世47A2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答非法入侵非法入侵拉响警铃报警等发发生灾害生灾害时时以生命第一为行动准则引导客人至安全的场所尽可能保护重要文件等48A2.4 初级秘书基础问答非法入侵48A2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答警察打来电话通知上司乘坐的计程车发生了交通事故。以下是英子采取的应对措施，请从以下选择中选出你认为不恰当的选项。1）将写明医院名称的便条留在自己的座位上，然后赶往上司现在的医院。2）向秘书科长汇报上司发生事故的情况，并将记载警察所传达信息的便条交给他。3）上司本来预定和贸易伙伴举行会谈，事故发生后公司决定由营业部长代替上司进行会谈，英子和对方联络，通知对方公司更改会谈人员的决定，然后将会谈用的资料转交给营业部长。答案1）如果上司因为事故不能继续工作，则受到影响的将不仅是秘书，而是整个公司。在此情况下，秘书不能自己擅自作出判断，而应和秘书科长或总务部门商量，考虑应对措施。当需要更改日程或交接工作时，秘书应积极提供协助，因为秘书是上司对外联络的窗口，对上司的日程和工作把握得最清楚。至于探望上司，应在公司做出判断，并征求了上司家人的同意后才可以前往。49A2.4 初级秘书基础问答警察打来电话通知上司乘坐的计程车发2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答副总秘书英子接到了贸易伙伴打来的电话，“副总要我们给他一份新产品的目录，我们已经在3日前委托快递送过去了，请确认一下是否已收到！”但是英子发现上司并没有收到这份快递。以下是英子采取的措施，请从中选出你认为不恰当的选项。1）询问对方快递的收据编号，然后向快递公司确认。2）向公司内部的邮件处理部门确认。3）向副总确认邮件是否送到了他的家里。答案3）问题中有“送过去”一词，这是指送到公司的意思，不是送到上司的家里。而且，对方使用的送件方式是快递，那么自然可以推定，东西不是在快递公司，就是在英子所在公司内部。请准确地把握情况，做出适当判断。50A2.4 初级秘书基础问答副总秘书英子接到了贸易伙伴打来的电2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答上司不在的上司不在的时时候候未未预约预约的客人的客人1）问清对方的公司名称、姓名以及来意2）告知对方上司现在不在（但是不必连上司不在的原因也说出来）3）询问对方是否可以由其他人代表上司和其见面4）如果可以由其他人代表上司，则请代表上司的人接待来客。如果不能由其他人代表上司，则表示自己会将其来意转告上司，请其先回去。5）上司回到公司后向其汇报有关情况，请示意见。6）依据上司的指示采取措施。51A2.4 初级秘书基础问答上司不在的时候51A2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答上司不在上司不在时时的注意事的注意事项项上司出差的时候，应预先确定好联络的时间发生紧急情况时应联系上司，请上司指示如果上司指示秘书代为执行，则应在指示范围内开展工作不得将上司的事情随意地向外泄露不得对外公布上司出差的地点上司不在期间，如果需要处理上司的个人事务，应和上司的夫人商量对于上司不在期间收到的邮件或文件，紧急程度比较高的应置于上方52A2.4 初级秘书基础问答上司不在时的注意事项52A2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答上司出差期间，秘书英子接到一位自称是上司学生时代朋友的人打来的电话，称准备同学聚会，希望知道上司什么时间比较方便及其现在的联系方式。请从下面的选择中选出你认为恰当的选项。1）告知对方上司出差的地址，请对方直接和上司联系，并通知上司他的学生时代的朋友打过电话。2）应在确认过日程表后，告知对方上司预定于什么时候回公司，什么时候会比较空闲以及上司的手机号码。3）问清对方的联系方式以及什么时候联系比较方便，告知对方待上司回来后将请上司与其联系。答案3）上司的日程安排中是否有空闲时间、上司出差的地点、手机号码等都不应向公司外面的人透露。正确的做法应该是先告知客人上司将于何时回公司，然后确认是否可以请上司和其联系。如果客人主动提出等上司回到公司以后再打过来，则应向上司转达。53A2.4 初级秘书基础问答上司出差期间，秘书英子接到一位自称2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答上司出差期间，秘书英子的同事高秘书请英子帮忙整理资料。这种情况下英子应如何应对呢，请选出恰当的选项。1）因为不会花太多时间，所以可以先帮助她完成工作，以后再向上司汇报此事。2）因为没有上司的同意不能向高秘书提供帮助，所以可以以等待上司的电话为理由回绝。3）先帮高秘书完成工作，然后请她向上司汇报此事。答案1）因为上司正在出差，对方又很着急，而且只要稍花一些时间可以完成，所以可以向对方提供帮助。没有必要再请对方向上司汇报了。54A2.4 初级秘书基础问答上司出差期间，秘书英子的同事高秘2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答提高工作效率提高工作效率下面是英子开展工作的方式，请从中选出你认为不恰当的选项。1）若干项工作相互冲突的时候，应确定优先顺序。2）为了实现快速、自如地完成工作的目的，应该在平时注意训练自己的判断能力，对于任何事情都自己作出判断。3）对于模式比较固定的工作，应编写出工作手册。4）为了更好地协助上司工作，仔细观察上司的工作方式。5）在空闲时间里，进行平时很难顾的工作，如整理名片等。答案2）既然工作性质是辅助上司，那么工作时当然不能自作主张。根据上司的判断进行工作才是秘书应该做的。55A2.4 初级秘书基础问答提高工作效率答案2）既然工作性质是2.4 2.4 初初级级秘秘书书基基础问础问答答马上就要到下班时间了，上司指示秘书A，“请将明天上午的会议资料按人数复印好，用曲别针别起来”。这项工作看起来起码要花费1个小时。但是A已经和会计部的C与A同期进入公司的职员约好一同去吃晚饭，请从下面的选择中选出你认为恰当的选项。1）如果能得到C的帮助，那么只需要一半的时间就可以完成工作了，因此A和上司商量是否可以让C协助自己进行工作。2）A请C过来帮忙，因此仅花了30分钟就完成了工作，然后A向上司汇报了C帮助自己完成工作的事情。3）告知上司自己已经与C有约在先，请上司做出判断。答案1）秘书如欲接收部门外的人提供的帮助，必须在事前和上司商量。如果秘书未经上司允许就接受了他人的帮助，一旦发生问题，秘书可能要承担责任。56A2.4 初级秘书基础问答马上就要到下班时间了，上司指示秘书 问题讨论问题讨论 1.1.秘秘书应书应具有怎具有怎样样的知的知识结识结构？构？2.2.秘秘书应书应具有哪些能力？具有哪些能力？3.3.秘秘书应书应具有哪些具有哪些职业职业道德？道德？4.4.你你认为认为秘秘书应书应具有哪些性格？具有哪些性格？5.5.女性秘女性秘书书怎怎样样才能保才能保护护自己？自己？57A 问题讨论 1.秘书应具有怎样的知识结构？57A 技能技能训练训练 【训练训练目目标标】主要通主要通过过一些具体的一些具体的训练训练方法，帮助学生方法，帮助学生进进一步一步了解和掌握秘了解和掌握秘书应书应具具备备的素的素质质和和职业职业道德，提高道德，提高学生从事秘学生从事秘书书工作的悟性。工作的悟性。【训练项训练项目】目】一、采一、采访访分析分析 1 1、目的、目的 通通过访问过访问一名工作多年的秘一名工作多年的秘书书或从事或从事过过秘秘书书工作工作的的领导领导等，分析哪些品等，分析哪些品质质是是职业职业秘秘书书必必备备的。的。58A 技能训练【训练目标】58A 技能技能训练训练2 2、要求、要求（1 1）提前）提前1 12 2周周时间时间安排学生用安排学生用课课余余时间时间自自主主访问访问；（2 2）整理完成采）整理完成采访记录访记录，包括采，包括采访经过访经过、采、采访对访对象，采象，采访访内容等要素，并用内容等要素，并用A4A4纸纸型打型打印，便于分析；印，便于分析；（3 3）分析采）分析采访访材料，材料，归纳职业归纳职业秘秘书应书应具具备备的的品品质质；（4 4）班）班级进级进行交流，教行交流，教师师点点评评。59A 技能训练2、要求59A 技能技能训练训练二、演二、演讲训练讲训练1 1、目的、目的 通通过组织过组织一次一次“秘秘书风书风采采”的演的演讲讲比比赛赛，训练训练学生口学生口头语头语文字文字综综合表达能力，合表达能力，进进一步提高学一步提高学生生对对秘秘书优书优秀品秀品质质的的认识认识。2 2、要求、要求（1 1）内容：歌）内容：歌颂颂和反映你心中最欣和反映你心中最欣赏赏和敬佩的和敬佩的秘秘书书；（2 2）安排：将全班分成：）安排：将全班分成：评评委委组组、演、演讲组讲组、会、会务组务组。评评委委组组主要主要负责负责制定制定评评分分标标准，当好准，当好评评委；演委；演讲组讲组主要主要负责负责参加演参加演讲讲，当好，当好选选手；会手；会务组务组主要主要负责负责布置布置场场地，地，组织组织好演好演讲讲比比赛赛，做，做好演好演讲结讲结束后束后资资料整理和料整理和总结总结工作。工作。60A 技能训练二、演讲训练60A祝学习进步！61A祝学习进步！61A