高效的会议管理技巧培训课件

高效的会议管理技巧高效的会议管理技巧Hrm-Leo-Luwen高效的会议管理技巧Hrm-Leo-Luwen1目录目录l第一讲当今会议面面观 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 第三讲开会前的准备工作 第四讲成功会议的五种策略 第五讲会议中的沟通与反馈技巧 第六讲主持人的会议管理技巧 第七讲如何对待会议中的意外情况 第八讲主持人与参会者的守则与责任 第九讲会议记录 第十讲会后跟进目录第一讲当今会议面面观第二讲会议效率不高的原因及解2第一讲第一讲当今会议面面观当今会议面面观l【本讲重点】l会议的意义l会议的目的l会议的种类l会议的频率l会议成本的计算第一讲当今会议面面观【本讲重点】3高效的会议管理技巧培训课件4会议的意义会议的意义l会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。会议的意义会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过51 1会议是一个集思广益的管道会议是一个集思广益的管道如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水平的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。1会议是一个集思广益的管道如上图1-1，会议是一个集合的载62会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。能够充分显示一个组织或部门的存在价值。2会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在73会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其它沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。3会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的8会议的目的会议的目的会议的目的9开展有效的沟通开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广10传达信息传达信息 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其它部门的相关信息。传达信息通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也11监督员工、协调矛盾监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目12达成协议与解决问题达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以13l资源共享l利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。l开发创意l开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。l激励士气l年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。l巩固主管地位l经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。资源共享14会议的种类会议的种类l会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关 会议的种类会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一15会议的分类会议的分类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类 一对一会议 面对面会议 一对一会议 面对面会议 电话会议 视频会议 宣布人事安排、讲解政策的会议 当众表扬或批评别人的会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议会议的分类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类一对一会16会议的频率会议的频率l每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议17会议的频率会议的频率1.1.固定的部门会议固定的部门会议会议的频率1.固定的部门会议18会议的频率会议的频率2.2.全体会议全体会议会议的频率2.全体会议19会议的频率会议的频率3.3.处理突发事件的会议处理突发事件的会议会议的频率3.处理突发事件的会议20会议的频率会议的频率4.4.一对一会议一对一会议会议的频率4.一对一会议21会议成本的计算会议成本的计算 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本22会议成本计算会议成本计算1.1.会议的时间成会议的时间成本本会议成本计算1.会议的时间成本23会议成本计算会议成本计算2.2.直接的会议成本直接的会议成本会议成本计算2.直接的会议成本243.效率损失成本l开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：3.效率损失成本开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有25【自检自检】l请将下列相关选项用横线连接起来。lA、固定的部门会议至少每两月一次lB、一对一会议 随时lC、处理突发事件的会议按需要lD、全体会议至少每月一次l见参考答案1-1【自检】26【本讲总结本讲总结】l从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。l因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。ll【心得体会】l_l_l_【本讲总结】从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界27第二讲会议效率不高的原因及解决方案第二讲会议效率不高的原因及解决方案【本讲重点】l会议效率不高的原因及预防性管理l高效会议的八大特征l会议规范第二讲会议效率不高的原因及解决方案【本讲重点】28会议效率不高的原因及预防性管理会议效率不高的原因及预防性管理1 1会议的通病会议的通病效率不高效率不高l小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。会议效率不高的原因及预防性管理1会议的通病效率不高29很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其它会议。有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：30时下有一句很流行的话“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。时下有一句很流行的话“最近比较烦”，312会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。2会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下7种原因造成。在32会议效率不高的原因及具体表现会议效率不高的原因及具体表现（1）时间：会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点：会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择：必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能：会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能：参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作：开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果：开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议效率不高的原因及具体表现（1）时间：会议安排在即将午餐的33高效会议的八大特征高效会议的八大特征 与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征。建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。高效会议的八大特征与低效率会议相对的就是高效会34会议规范会议规范会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范；固定的会议流程规范；会议规范本身。会议规范会议规范包含3个部分：351 1会议时间安排的规范会议时间安排的规范 1会议时间安排的规范36上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工响应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时372 2会议规范本身会议规范本身l会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：l所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。l超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。l所有与会者都要准备在会上发言。l准时开始，准时结束。l各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。l所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。l意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。l会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。l所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。l必要时请第三方监控，以保证会议质量。2会议规范本身会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范383 3固定的会议流程规范固定的会议流程规范3固定的会议流程规范39固定的会议流程规范主要包括一个中心、固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。两个基本点。（1）一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。（2）两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。40【本讲总结本讲总结】l会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有7大因素致使会议效率低下，针对这些因素，应在会前充分做好预防性管理。l与此同时，清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些，才能从正面引导我们如何提高会议的效率。【本讲总结】会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议411、最孤独的时光，会塑造最坚强的自己。2、把脸一直向着阳光，这样就不会见到阴影。3、永远不要埋怨你已经发生的事情，要么就改变它，要么就安静的接受它。4、不论你在什么时候开始，重要的是开始之后就不要停止。5、通往光明的道路是平坦的，为了成功，为了奋斗的渴望，我们不得不努力。6、付出了不一定有回报，但不付出永远没有回报。7、成功就是你被击落到失望的深渊之后反弹得有多高。8、为了照亮夜空，星星才站在天空的高处。9、我们的人生必须励志，不励志就仿佛没有灵魂。10、拼尽全力，逼自己优秀一把，青春已所剩不多。11、一个人如果不能从内心去原谅别人，那他就永远不会心安理得。12、每个人心里都有一段伤痕，时间才是最好的疗剂。13、如果我不坚强，那就等着别人来嘲笑。14、早晨给自己一个微笑，种下一天旳阳光。15、没有爱不会死，不过有了爱会活过来。16、失败的定义：什么都要做，什么都在做，却从未做完过，也未做好过。17、当我微笑着说我很好的时候，你应该对我说，安好就好。18、人不仅要做好事，更要以准确的方式做好事。19、我们并不需要用太华丽的语言来包裹自己，因为我们要做最真实的自己。20、一个人除非自己有信心，否则无法带给别人信心。21、为别人鼓掌的人也是在给自己的生命加油。22、失去金钱的人损失甚少，失去健康的人损失极多，失去勇气的人损失一切。23、相信就是强大，怀疑只会抑制能力，而信仰就是力量。24、那些尝试去做某事却失败的人，比那些什么也不尝试做却成功的人不知要好上多少。25、自己打败自己是最可悲的失败，自己战胜自己是最可贵的胜利。26、没有热忱，世间便无进步。27、失败并不意味你浪费了时间和生命，失败表明你有理由重新开始。28、青春如此华美，却在烟火在散场。29、生命的道路上永远没有捷径可言，只有脚踏实地走下去。30、只要还有明天，今天就永远是起跑线。31、认真可以把事情做对，而用心却可以做到完美。32、如果上帝没有帮助你那他一定相信你可以。33、只要有信心，人永远不会挫败。34、珍惜今天的美好就是为了让明天的回忆更美好。35、只要你在路上，就不要放弃前进的勇气，走走停停的生活会一直继续。36、大起大落谁都有拍拍灰尘继续走。37、孤独并不可怕，每个人都是孤独的，可怕的是害怕孤独。38、宁可失败在你喜欢的事情上，也不要成功在你所憎恶的事情上。39、我很平凡，但骨子里的我却很勇敢。40、眼中闪烁的泪光，也将化作永不妥协的坚强。41、我不去想是否能够成功，既然选了远方，便只顾风雨兼程。42、宁可自己去原谅别人，莫等别人来原谅自己。43、踩着垃圾到达的高度和踩着金子到达的高度是一样的。44、每天告诉自己一次：我真的很不错。45、人生最大的挑战没过于战胜自己！46、愚痴的人，一直想要别人了解他。有智慧的人，却努力的了解自己。47、现实的压力压的我们喘不过气也压的我们走向成功。48、心若有阳光，你便会看见这个世界有那么多美好值得期待和向往。49、相信自己，你能作茧自缚，就能破茧成蝶。50、不能强迫别人来爱自己，只能努力让自己成为值得爱的人。51、不要拿过去的记忆，来折磨现在的自己。52、汗水是成功的润滑剂。53、人必须有自信，这是成功的秘密。54、成功的秘密在于始终如一地忠于目标。55、只有一条路不能选择那就是放弃。56、最后的措手不及是因为当初游刃有余的自己57、现实很近又很冷，梦想很远却很温暖。58、没有人能替你承受痛苦，也没有人能抢走你的坚强。59、不要拿我跟任何人比，我不是谁的影子，更不是谁的替代品，我不知道年少轻狂，我只懂得胜者为。60、如果你看到面前的阴影，别怕，那是因为你的背后有阳光。61、宁可笑着流泪，绝不哭着后悔。62、觉得自己做得到和做不到，只在一念之间。63、跌倒，撞墙，一败涂地，都不用害怕，年轻叫你勇敢。64、做最好的今天，回顾最好的昨天，迎接最美好的明天。65、每件事情都必须有一个期限，否则，大多数人都会有多少时间就花掉多少时间。66、当你被压力压得透不过气来的时候，记住，碳正是因为压力而变成闪耀的钻石。67、现实会告诉你，不努力就会被生活给踩死。无需找什么借口，一无所有，就是拼的理由。68、人生道路，绝大多数人，绝大多数时候，人都只能靠自己。69、不是某人使你烦恼，而是你拿某人的言行来烦恼自己。70、当一个人真正觉悟的一刻，他放弃追寻外在世界的财富，而开始追寻他內心世界的真正财富。71、失败并不意味你浪费了时间和生命，失败表明你有理由重新开始。72、人生应该树立目标，否则你的精力会白白浪费。73、山涧的泉水经过一路曲折，才唱出一支美妙的歌。74、时间告诉我，无理取闹的年龄过了，该懂事了。75、命运是不存在的，它不过是失败者拿来逃避现实的借口。76、人总是在失去了才知道珍惜！77、要铭记在心：每天都是一年中最美好的日子。78、生活远没有咖啡那么苦涩，关键是喝它的人怎么品味！每个人都喜欢和向往随心所欲的生活，殊不知随心所欲根本不是生活。79、别拿自己的无知说成是别人的愚昧！80、天空的高度是鸟儿飞出来的，水无论有多深是鱼儿游出来的。81、思想如钻子，必须集中在一点钻下去才有力量。82、如果我坚持什么，就是用大炮也不能打倒我。83、我们要以今天为坐标，畅想未来几年后的自己。84、日出时，努力使每一天都开心而有意义，不为别人，为自己。85、有梦就去追，没死就别停。86、今天不为学习买单，未来就为贫穷买单。87、因为一无所有这才是拼下去的理由。88、只要我还有梦，就会看到彩虹!89、你既认准这条路，又何必在意要走多久。90、尽管社会是这样的现实和残酷，但我们还是必须往下走。91、能把在面前行走的机会抓住的人，十有八九都会成功。92、你能够先知先觉地领导产业，后知后觉地苦苦追赶，或不知不觉地被淘汰。93、强烈的信仰会赢取坚强的人，然后又使他们更坚强。94、人生，不可能一帆风顺，有得就有失，有爱就有恨，有快乐就会有苦恼，有生就有死，生活就是这样。95、好习惯的养成，在于不受坏习惯的诱惑。96、凡过于把幸运之事归功于自我的聪明和智谋的人多半是结局很不幸的。97、如果我们一直告诫自己要开心过每一天，就是说我们并不开心。98、天气影响身体，身体决定思想，思想左右心情。99、不论你在什么时候结束，重要的是结束之后就不要悔恨。100、只要还有明天，今天就永远是起跑线。1、最孤独的时光，会塑造最坚强的自己。42