第八章信息管理的全过程课件

第八章第八章信息管理过程信息管理过程 信息管理过程没有统一的、固定的模式，本章将通过四对紧密关联的范畴来讨论信息管理的全过程。了解和掌握信息管理的全过程，将为有效地信息管理打下坚实的基础。8.1信息需求与服务 8.1.1信息需求 信息管理过程是围绕用户信息需求的产生和满足而形成的闭环系统，这样的系统也称为信息管理系统。此处的“用户”并非泛指所有的用户，它是为特定用户群服务的或者是为用户的特定需求服务的。用户及其需求调查和研究用户及其信息需求是信息机构开展信息服务工作的依据，是提供优质信息服务的条件。任何信息机构都应经常调查了解用户及其信息需求的情况，以便随时充分合理地利用有限的人力、物力，改进信息服务工作，克服盲目性，加强目的性，提高服务效率和服务质量。我们的重点是需要了解组织机构中各成员的信息需求。通常，我们把问题大致分为以下三类：（1）结构化问题。是指在组织活动的过程中，经常重复发生的问题。对这类问题，通常有固定的处理方法。面对结构化问题进行的决策，我们称之为程序化决策。（2）半结构化问题。半结构化问题并无固定的、重复使用多次的解决方案可遵循。虽然决策者通常了解解决半结构化问题的大致程序，但在解决的过程中或多或少要加入个人的主观判断。我们称这类对应于半结构化问题的决策活动为半程序化决策。（3）非结构化问题。是指独一无二、非重复性决策的问题。这类问题，往往给决策者带来很大难度，我们称之为非结构化问题。面对结构化问题，要更多地依靠决策者的直觉。我们称之为非程序化决策。不同决策的信息需求 由于决策者在组织中的地位不同，其面对的问题也不同，因而表现出不同的信息需求特性。程序化决策大多由基层管理人员完成，半程序化决策大多由中层管理人员完成。对于非程序化的决策，主要由高层管理人员完成。此外，上层决策需要信息量小，非正式的信息多，相关性小，比较抽象；下层决策需要信息量大，正式信息多，相关性大，是具体的。由于信息大多是为管理决策服务的。站在企业的角度来看，作为企业的高层领导所需要的信息自然是大量的综合信息，即战略级信息。作为企业的设计、制造部门处于企业的策略地位，所需要的信息则是策略级信息。而企业生产车间的决策者决策的依据大多是日常生产信息即执行级信息。但是如果问题发生变化，管理层次和信息层次也将发生变化 深入地分析，一方面，企业信息人员在进行信息需求分析时不能停留在企业员工和管理者的信息需求的表层，只有进一步探讨潜藏在信息需求背后的决定因素，才能为他们提供更具针对性的信息资源和服务；另一方面，企业信息人员在进行信息需求分析时不能仅于静态的分析，企业总是随着内外部环境的变化不断调整业务，企业内部人员的信息需求也随着这些变化在不断地发生变化。总之，用户需求是信息服务的出发点和归宿。8.1.2信息服务 信息服务就是信息机构针对用户的信息需求，及时地将信息提供给用户的活动。信息服务的最终目的是向用户提供他们所需要的信息，以使信息发挥效应。信息机构必须针对不同的用户及其信息需要开展多种形式的信息服务。不仅仅要面对一般的信息用户及其信息需求，更要面对特定的信息用户及其信息需求。信息服务的有效开展，必须具备五个基本要素：信息服务者、信息用户、信息产品、信息基础设施、信息服务方法。信息服务者是信息服务工作开展的主体，他们通过信息采集、加工、分析、研究、传递等一系列活动，向用户提供符合要求的信息产品。信息用户是信息服务的对象，是信息服务的受益者。信息产品是信息服务的劳动成果，是信息服务的关键所在。信息基础设施指信息服务工作所采用的服务设施，它包括计算机、网络等一系列现代化的信息加工与服务技术手段。信息服务方法即开展信息服务过程中的各类操作技巧、方式、程序，它是贯穿以上四个要素的，充分实现信息服务效能的必备“软件”。分类 一般来说，按照信息服务工作基础的不同，可以把信息服务划分为文献服务、指导服务、检索服务、咨询服务和网络服务几大类型。根据服务对象的范围可分为单向服务（面向某一具体用户）和多向服务（面向多个用户）。从信息服务的形式上，既有主动的信息提供，又有被动的信息索取。按服务所提供信息的加工深度区分可分为一次信息服务、二次信息服务和三次信息服务。按信息服务手段区分可分为人工信息服务和自动化信息服务。按照服务持续的时间可分为长期信息服务和即时信息服务等等。为适应未来社会对现代信息管理和信息服务的更高要求，信息管理和信息服务必须积极地作出相应的对策。包括管理和服务观念的更新；管理和服务功能的强化；管理和服务技术的深化；管理和服务形式的扩展；管理和服务的组织精化；管理和服务人才的优化；等等。为了有效地满足用户的信息需要，必须做好信息服务工作。要把服务质量放在首位，以服务质量求服务效益，以服务效益求进一步发展。要充分考虑和利用现有条件和基础，不断增加服务类型、扩大服务规模、刺激服务需求。8.1.3 咨询 咨询作为一种特殊的信息服务，就是针对专门的问题所进行的智能化信息处理和参谋服务。咨询工作是信息和决策的中介，是将原始管理信息转化为决策结果信息的特殊工作。对于大、中型企业来说，经营条件较好，资金雄厚，因此可以组织本企业的“智囊团”。对于小型企业，由于技术、生产与管理力量的限制，经营管理中的问题较多，可以借助于外部力量来参谋，从多方面求助于各种咨询来解决某些决策问题。优秀的高层管理人员，决不能一切主意都出于自己的头脑，而是善于利用各类信息，借助于专家头脑，在专家咨询的基础上进行正确的决策。咨询工作是信息和决策的中介，是将原始管理信息转化为决策结果信息的特殊工作。用户中，有的只需要信息咨询，自己进行决策研究；也有的要求全面的决策咨询，就是把信息管理研究与决策研究进行综合，拿出解决问题的决策方案。只要这两种需求存在，这两种研究也就会同时存在。无论如何，开展咨询活动一般要具备三个条件；具有必要的专门知识和专业技术的人才；具有从事咨询服务活动的能力和手段；具有一定的组织形式。注意 在组织咨询活动中，有两点是必须注意的：首先，咨询是一门科学，咨询活动是一种研究活动，任何时候都必须保持咨询工作的独立性，企业领导除提出咨询问题和利用咨询信息外，不以任何方式干扰咨询业务活动；其次，咨询人员不能以咨询代替管理者的决策，只能以“咨询”方式向管理者提出参考意见。现状目前，我国企业内部的咨询组织正处于雏形阶段，多数企业没有为本企业管理服务的咨询人员；少数企业虽然聘请了一些咨询人员为其服务，但他们往往以兼职顾问的身份从事工作，很少有集体的智囊团。因此，利用社会专门咨询机构的各种咨询服务，对于任何企业都是必不可少的。例子成功的ERP实施需要ERP系统知识和企业管理思想的紧密结合，这一点往往是企业内部参谋和ERP厂商产品咨询人员中任何一方难以单独完成的，而咨询公司的咨询顾问作为独立客观的“第三方”身份出现，在帮助企业管理现代化和信息化建设中能够发挥很大的作用。重视鉴于包括企业在内的各种组织对咨询服务的广泛需要以及咨询工作的社会效益与经济效益，业已形成来了与社会发展相适应的咨询产业。尤其是改革开放以来，国内各种形式的咨询机构开始建立并得以迅速发展。随着信息服务工作从无偿形式为主向有偿与无偿相结合的方向发展，咨询服务已具有一定的产业规模。而且，随着现代咨询产业的发展，咨询工作已呈现出自动化的趋势。8.2信息收集与加工8.2.1信息收集的概念及其意义 信息收集是信息产品生产的的第一步和基础。所谓信息收集是指为了更好地掌握和使用信息，而对其进行的吸收和集中。具体地说，信息收集就是按照一定的原则，根据事先设计的程序，采用科学的方法，通过有关的信息渠道，有计划、有步骤地汇集、提炼信息的工作过程。（1）、信息收集是信息使用的前提。人类社会每天都产生出数不胜数的信息，只有把所需要的信息收集起来，进行加工处理、去粗取精、去伪存真，把原始信息变为二次信息，才能为人们所使用。（2）、信息收集是信息处理的基础。如果没有信息的收集，信息的加工就成为了无源之水，无本之木。俗话说：巧妇难为无米之炊。信息收集的数量和质量，直接决定和影响着信息加工处理的数量和质量。一般来说，在进行信息收集之前首先要进行需求分析。信息收集的需求分析主要包括确定信息服务的对象、确定信息收集的内容、确定信息收集的范围和量等。然后，根据需求分析的结果，选择信息收集的系统和工具，这里指广义的信息收集系统，不仅仅指信息检索系统。进一步，根据收集需求的不同，也要采取不同的收集途径和策略（具体的执行方案）。最后，在确定了收集系统和工具、收集途径和策略，接下来要进行收集实施和结果评价。要不断地对收集途径、策略以及收集系统和工具进行调整，直至得到比较满意的结果。工作量 应该强调的是，信息收集与信息存储、传输和加工相比，工作量大，费用较高。据统计，在信息处理中，有百分之十的时间耗费在计算机的处理上，而百分之九十的时间耗费在由数据起始点到数据输入这一漫长的道路上。在用于信息处理的全部费用中，花在数据收集上的费用在很多情况下几乎占百分之五十。8.2.2信息收集的原则 信息的收集目的在于获取能满足组织用户需求的信息，促进组织的发展。因此，信息收集要坚持及时、准确、全面、重点等基本原则。（1）时效性。对于信息的收集和把握应当坚持及时的原则。换句话说，我们应在信息产生以后，以最短的时间把信息收集到手，信息的使用价值才能最大。（2）真实性。收集信息的目的是为了应用，真实可靠的信息是正确决策的重要保证所以，我们要细心分析信息的来源，把假信息、伪信息及早剔除，以保证所收集的信息的真实性。（3）系统性。世界上任何事物都是相互联系的和相互作用的，因此，信息收集也要注意全面系统的原则。（4）目的性。只有有针对性、有重点、有选择地采集利用价值大的，符合本单位用户需求的信息，才能提高信息工作的投入产出效益。（5）超前性。信息采集工作既要立足于现实需要，满足当前需求，又要有一定的超前性，考虑到未来的发展。应根据工作任务、资金支持程度等情况制订周密详细的采集计划和规章制度。（6）计划性。应根据工作任务、资金支持程度等情况制订周密详细的采集计划和规章制度，旨在有计划有目的地集成信息、组织信息，丰富组织的信息资源库。8.2.3 信息收集的方式与信息表达 由于不同信息的来源不同，获取手段也会存在差异。各种不同的信息，具有不同的表现形式，因此要求采取不同的形式加以收集。按信息收集的时效性，信息的收集方式可分为点型收集和线型收集。点型收集也称一次型收集，是一种不连续的收集方式，一般在较长时间里才进行一次收集，主要是为了满足一时性的需要而组织的收集。线型收集也称经常性收集，即随着被研究对象的变化，连续不断地进行数据登记和情况采集，以反映被研究对象的变化规律。按信息收集层次划分，有原始信息收集法和二次信息收集法两种。原始信息收集是对来源于客观世界信息的直接收集。二次信息收集是指对被加工处理以后的信息的收集。目前，在信息收集的比例中，二次信息所占比重呈越来越大的趋势。信息收集可以是人工采集，也可以通过联机方式形成自动化数据采集系统。联机方式应是信息采集的发展方向，但人工采集过去、现在和未来都将是一种不可缺少的方式。确定了用户所需求的信息并选择了恰当的信息来源（信息收集途径）后，就要选择合适的信息收集方法。信息收集的方法很多，比如实地观察法、统计资料法、利用计算机网络收集信息的方法等等，究竟采用什么样的收集方法要根据信息收集的目的、要求、内容、信息源的特征等不同情况而定。在实际工作中，应结合组织自身的条件，采用适当的方法获取信息信息转换 信息收集的最后一个问题是信息的表达。信息表达不外是三种形式：一种是文字表述，一种是数字表达，再一种是图象表达。要表达好信息，就必须做好信息转换。信息转换也叫信息的预处理，是将采集到的原始数据通过一定手段转换成适合于计算机和人识别和处理的形式，使之代码化。信息编码 信息代码就是一个或一组有序的，易于计算机和人识别与处理的符号。编码是否合理，是决定信息是否具有生命力的一个重要因素。编码问题的关键在于分类，有了一个科学的、合理的分类系统，要建立编码就很容易了。总之在信息收集工作中，必须按照统一的规范对各种数据进行科学的、合理的分类和编码，以保证信息处理和传输的准确与效率。8.2.4 信息加工概述 收集信息或采集信息是为了有利于利用，从采集到利用之间还有信息加工这一工作环节。信息加工是信息管理过程中不可缺少的环节，而且是最为关键的环节。信息加工重要的是在原始信息的基础上，生产出价值含量高、方便用户利用的新信息，这一过程将使信息增值。只有在对信息进行适当处理的基础上，才能产生一种新的、用以指导决策的策略信息或知识。未经过加工的原始信息对组织决策的贡献是微弱的，信息只有经过加工，才能发掘其使用价值。内容 信息加工是指把收集来的原始信息进行处理使之成为二次信息的活动。一般来说，信息加工的主要内容包括信息的筛选和判别，信息的分类和排序，信息的分析和研究等。概括而言，如果说信息的筛选、审核是信息资料的粗加工，信息资源的分类、排序是信息的细加工的话，那么，信息资源的研究则是信息资料的精加工。具体解释（1）在大量的原始信息中，不可避免地存在着一些假信息、伪信息，必须认真地筛选和判别，。（2）我们收集来的信息是一种初始的、零乱的、孤立的信息，只有把种信息进行分类和排序，才能存储、检索、传递和使用。（3）对分类排序后的信息进行分析比较、研究计算，可以创造出新的信息，使信息更具有使用价值。第一步 从数据产生信息的过程，可以分解为以下一些操作：（1）对收集到的数据进行检验。（2）数据分类是将数据按使用目的加以分类，使之具有一定的意义。（3）数据汇总包括在数字上加以累计，或在逻辑关系上加以简化。第三步第二步筛选和判别信息的分类和排序信息的分析和研究 数据加工以后成为预信息或统计信息，统计信息再经过加工才成为对决策有用的信息。8.2.5 信息加工的方式 我们这里说的信息加工是狭义的数据处理。具体地说，数据处理就是对数据进行运算。数据运算包括算术运算、逻辑运算及复杂的数学模型求解。在信息加工中，按处理功能的深浅可把加工分为预处理加工、业务处理加工和决策处理加工。第1类是对信息简单整理，加工出的是预信息。第2类是对信息进行分析，综合出辅助决策的信息。第3类是对进行进行统计推断，可以产生决策信息。根据加工处理的响应时间的不同，大体又可分为两种类型：一种是将送过来的数据立即进行处理，即时作出响应的“实时处理型”；另一种是将送过来的数据存起来达到一定数量或时间后，再集中处理的“批处理型”。从发展来看，计算机从批处理形式向联机处理形式发展。也就是说，以事后处理为中心的使用形式向实时处理的使用形式发展。根据系统与用户之间距离远近的不同，信息处理方式可划分为远程处理方式和局域处理方式。远程处理是指用户不必去信息中心，而通过通信线路使用远处的计算机进行处理的方式。实际上远程处理是一种远距离的联机批处理方式。与远程处理相反，局域处理是指放置计算机的地方使用计算机的方式。事实上，只有在区分远程处理和局域处理的场合，才较多地使用这个概念。即在计算机网络中分布在各处的计算机各自进行处理的方式就叫做局域处理。若从企事业单位的管理和计算机配置来看 信息加工处理的方式可分为集中式形式和分布式形式。集中式是将计算机放在单位机关等指定地方，由中心计算机集中承担处理功能和处理量；分布式是以统一的规划为基础，将适当规模的计算机系统安装在单位机关及其下属单位，分别承担处理功能和处理量。选择集中式还是分布式的时候，要考虑企业的各种内部、外部条件。8.2.6计算机信息加工和数学模型方法 进行信息加工一般有手工加工和计算机加工两种方式。计算机、人工智能等技术的不断发展和应用，大大缩短了信息加工时间，满足了管理者的决策需求，同时也人们从烦琐的手工管理方式中摆脱出来。计算机加工就是利用利用计算机进行数据处理，而且在处理过程中，又大量采用各种数学模型。这些模型的算法往往是相当复杂的，常常包含着大量的迭代和循环。从前在管理工作中，多数是靠管理者的经验来加工信息，需要的少数运算也只局限于简单的算术运算和简单的统计加工。近年来，数据统计中的许多方法、运筹学中的许多方法随着管理现代化的进展，已进入了经济管理领域。使用模型法提炼信息，可以辅助管理人员正确选择管理行动或做出决策。例如，通过预测模型估计未来可能出现的内部或外部条件的变化，通过优化模型帮助管理人员选择最好的决策方案，通过模拟仿真使管理人员预见某些管理措施可能带来的后果等。但是，正确地使用模型并非易事，因为模型的建立不能或很少能考虑经验等一类难以量化的因素，而且要对实际问题作一定的抽象和简化，这可能使模型的描述离实际相差太远；使用模型的人往往不能掌握建模者的思想，对模型并不理解。所以，要使模型能充分发挥作用，建模时必须有用户参加；模型建立后，要培训使用人员理解模型，学会使用模型；最好能分阶段地发展模型，成熟一个发展一个，使用户比较容易接受。现在许多大的计算机数据处理系统一般备有三个库，即数据库、模型库和方法库。方法库中备有许多标准的算法，而模型库中存放了针对不同问题的模型，数据库中备有要用的数据。这样应用起来就十分方便。可以说，模型库是核心，数据库为它提供必要的信息，而方法库为它提供相应的方法。模型与方法二者是既有联系又有区别。模型是指在管理学的理论和实践的基础上提出的，反映了在管理工作中各种因素间的定量或定性的相互关系，它是描述本领域中的具体规律的。方法则是指一定的数学计算方法，例如运筹学或数理统计的计算方法，它是独立于管理学之外的。因此，模型可以使用各种方法，同一方法也可以为多个模型所使用。从应用的角度看，模型是实质性的内容，而方法则是工具。8.3信息存储与检 8.3.1信息存储概述 信息是个抽象的东西，它必须寄附在某种载体上才能表现出来。信息寄附在载体上的过程，就是信息的存储过程。信息的存储是继信息收集、加工之后，信息管理的又一重要组成部分。无论是收集的原始信息，还是经过加工获得的信息，为了能够长期保存或为更多人共享，都必须借助于一定的介质存储。没有信息的存储，就谈不上信息资源，信息资源的利用也就更无从谈起了。信息存储应包括物理存储和逻辑组织两个方面。也就是说，信息存储不仅强调存储的设备，更强调存储的思路。即我们应该考虑以下问题：为什么要存储这些信息，这些信息存储多长时间，以什么方式存储这些信息，存储在什么介质上，将来有什么用处或对决策可能产生的效果是什么等。最简单地，也要首先根据管理需求确定需要存储的信息，要注意并不是存储的信息越多越好。然后如果考虑存储介质采用计算机存储器的话，则要考虑运用信息库技术。关键问题 换个说法，信息存储必须考虑两方面的因素：一是存储介质的空间容量问题。信息存储的根本问题就是如何通过有效的信息组织高效率地利用有限的存储空间；二是存储信息的利用问题。信息存储的最终目的是为了人们异时利用提供方便。因此，信息存储的关键点就是设法在节约存储空间和提高信息利用率之间寻找平衡点。存储方式 关于信息的存储方式，要考虑是集中存放还是分散存放。对于公用的信息，在有能力提供共享设备的支持下应集中存放。而在非公用的数据和没有设备的情况下，分散存储是合理。实际使用的方式是既有集中也有分散，新的信息要分散，老的信息要集中。确定合理的集中与分散的关系是信息存储研究的重要内容。8.3.2信息库 信息存储后，形成信息库，人们就可以依据存储的规律，从信息库里随时检索到所需要的信息，从而为决策服务。信息库按存储手段划分，可分为人工信息库和机器信息库。人工信息库是一种传统的信息库。机器信息库是一种新兴的信息库，是指按各种要求，用手工进行分类后，采用计算机对信息进行加工、存储、检索的信息库。信息库也就是我们常说的数据库。数据库技术主要解决的是对于给定的一组数据如何构造一个适合于它们的数据库模式，即数据库的逻辑结构。这种逻辑结构一般用关系数据库来描述。在关系数据库中，一个关系既可以用来描述实体及其属性，又可以用来描述实体之间的联系。物理实现数据库模式，则要视具体所使用的数据库管理系统而定。使用数据库管理系统来专门管理数据，可实现数据与程序的真正独立性，并且最大限度地降低了数据的冗余度，充分做到了数据为多个用户共享。数据库的体系结构分成三级：内部级、概念级、外部级。外部级是与用户相连接的一级，表达了用户所理解的实体、实体属性和实体之间的联系。概念级是一种对数据库组织的全局逻辑观点，它是数据库管理员所看到的实体、实体属性和实体之间的联系，是数据库数据内容和结构方式的完整表示。内部级是最接近存储设备的一级，是数据库的数据内容如何在存储介质上存放的存储结构的描述。数据库的三级之间存在着二种映射：一种是把用户级数据库与概念级数据库联系起来，另一种是把概念级数据库与物理数据库联系起来。数据库设计 要建立一个数据库，需要经历两个设计阶段：概念设计和物理设计。概念设计就是从企业的角度形成数据库的抽象模型。可用ER图表示现实世界的实体和联系。从ER图出发则可导出计算机系统上安装的DBMS所能接受的数据模型。物理设计是描述数据库在直接存取的存储设备中是如何安排的。要结合具体的DBMS的功能，进行数据的存储组织和存放位置的设计。随着社会信息化进程的加快，信息量的剧增，当前数据库已成为计算机信息系统和应用系统的基础和核心。当前数据库管理系统可以划分为两类。一类是基于微型计算机的小型数据库管理系统，它具有数据库管理的基本功能，易于开发和使用，可以解决对数据量不大且功能要求较简单的数据库应用。另一类是大型的数据库管理系统，其功能齐全、安全保障性好，能支持大数据量的数据库系统的开发，还提供了数据库系统应用的开发工具。在今后的任何计算机应用开发中都离不开对数据库技术的了解，先掌握微型计算机数据库的应用，再了解大型数据库的技术和应用，是较好的掌握数据库的途径。8.3.3 信息维护 信息是源源不断地产生和连续不断地流通的。随着时间的流逝，有些信息会老化，失去作用，所以存储的信息要不断地进行更新和剔除，才能保持信息的时效性。存储什么信息、存储多久都与信息的应用目标有关。保留过多的冗余信息或将失去价值的信息存储过久，都会增加信息检索的难度，给信息充分、高效的应用带来负面的影响。也就是说，只有正确地舍弃信息才能正确地使用信息。信息维护的目的 在今天信息爆炸性增长的时代，那种存得越多越好的概念是不对的。即使将来存储技术高度发展的时代，存储越多越好也是不对的。过时或无用信息不再是信息资源，而是信息垃圾。保持信息处于合用状态是必要的。信息维护的主要目的在于保证信息的准确、及时、安全和保密。具体工作 具体地包括对原文件中的记录或数据项进行修改、增加、删除及存储的调整等。一是新增加的信息，具有一定的存储价值，储存到信息库中；二是对不符合实际的原有信息资料进行修正、充实；三是对确实已经过时、无用的信息，予以淘汰、剔除。常见维护 另外，数据复制是为了数据处理的需要，或是安全的目的，将数据从一个载体复制到另一个载体上，或在同一个载体上，从一个地方复制到另一个地方。在数据管理中，复制后备文件是经常需要的。但同时应该注意信息的一致性。信息的一致性主要是指维护分布在不同地点的同一信息的内容在任何时候都应该是一致的。信息安全性 信息的安全性是指保护信息防止被非法使用。信息的安全保护的基本目的是，防止信息的破坏和篡改。安全保护的方法可以分为物理限制、利用操作系统功能的限制以及基于数据库管理系统功能的限制的方法。如可以采用对数据进行加密、设置口令、检查用户权限等手段实现信息的安全性。在进行安全保护时，首先明确需要进行保护的对象和保护要求。然后针对具体对象和具体要求采取保护措施。具体途径 数据库的安全是指保护数据库以防止恶意破坏和非法存取所造成的数据直接或间接的泄露、更改或破坏。数据库安全运行的保护机制有两个层次，即操作系统和数据库管理系统。操作系统从外部为数据库提供安全运行的环境，而数据库管理系统则从内部强化数据库的安全操作功能。8.3.4 信息检索概述 信息的检索也是信息管理的一项重要内容。所谓信息检索是指对信息的查找和调取工作。如果我们把信息的存储看作是信息库的“输入”和“存放”，那么，信息的检索则可视之为信息库的“输出”和“使用”。存储是为了检索，检索则依赖于存储。不存储，检索就无从谈起；不检索，存储也毫无意义。信息检索的本质是信息用户的需求和信息集合的比较和选择，即匹配的过程。信息检索的基本程序包括确定信息检索的深度和广度、选择检索工具、选定检索的途径、抉择检索的方法等。重视信息检索信息检索技术近几十年来发展非常迅速，从手工检索到计算机检索，以至今天的因特网检索。随着计算机的普及、计算机网络技术的应用，以及人们对信息的需求，信息检索在我国应该得到重视。当代普通的大学生一般都需要学习信息检索技术，作为信息管理专业的大学生更应该掌握好信息检索这一技能。8.3.5 计算机信息检索 计算机检索有三种形式：一是单机检索，二是脱机检索，三是联机检索。随着计算机网络技术的普及和应用，联机信息检索已成为决策者获得信息的重要途径。联机检索系统一般来说，联机检索系统包括机、库、网络和终端四大部分。检索终端是用户进行检索的工具，也是用户与服务系统进行人机对话的设备。通讯网络是连接用户与中央服务器的通讯网络，国际上现在所用的是数据通信线路。中央处理器也即中央服务系统，是联机检索系统的核心部分。它按一定的程序负责数据的存储、处理、检索以及整个系统的正常运作。数据库是检索系统存储信息资源的装置。联机信息检索系统是指一台主机带多个终端的检索系统。它是建立在联机处理方式上的检索。在这种工作模式中，所有的处理能力集中在主机一端，包括数据库管理系统、访问数据库的各种应用软件、与用户终端之间发送和接受数据的通信程序等。联机信息检索系统不仅可以边检索边修改策略，而且检索速度快，不受地理位置限制。续光盘检索 另外，光盘检索具有使用方面、信息容量大、检索功能强、经济实惠等特点，是最接近用户且使用十分广泛的计算机检索方式。当然，光盘检索也有一些不尽人意之处，如数据更新周期较长；检索软件不统一，造成用户使用上的不便；光盘数据库价格昂贵，如果使用率不高，检索成本或许比联机检索还高等。续Internet网上信息检索还有，Internet网上信息检索可以同时使用多个主机甚至所有主机的某种资源，而且用户不必知道这些资源的具体位置和地址。进入20世纪90年代以来，随着计算机技术和通信技术的高速发展及其不断融合，因特网逐步成为一项全球性信息资源共享的通讯设施，并由供少数研究人员使用的深奥系统发展成为普通大众获取信息的方式。836 Internet网上信息检索 Internet信息资源检索是通过网络共享信息资源的主要方式。如今的网上检索工具界面友好、功能强大、简单易用，用户无需培训，就能从事网上信息的检索。Internet上的信息服务资源一般配置在相应的服务器上，用户通过客户机访问服务器上所需要的资源，获得相应服务。下面主要介绍其核心技术WWW。万维网（WWW或Web）服务器是当前因特网上最为流行的信息检索与信息服务程序，它能把因特网上各种类型的信息（如文本、声音、静止图像、动态影像等）综合集成起来提供给用户。WWW通过交互式的查询方式，提供简单的信息查询接口和直观统一的用户界面，受到了广大用户的欢迎。重视起来由于其诸多便于商业应用的功能和特征，大大促进了因特网的商业应用，甚至成为因特网应用的象征和典型。Web信息检索已成为因特网上信息检索的主流，人们所说的因特网信息检索主要是指基于Web的信息检索。WWW信息服务的主要特点是便于多媒体信息的发布和网络用户的查询。在Internet上，信息发布一般总是以网站为基础的，每个网站都有自己的主页，用以体现网站的主题。从某种意义说，主页是网站的标签。任何想通过因特网发布信息的机构或个人，必须建立自己的主页，即介绍其信息服务功能及引导用户查询浏览的图文界画面，并通过主页将用户引导到其它的页面去浏览查询。WWW就是通过这种相互链接的图文画面（简称网页）向用户提供信息服务的。每个机构或个人提供的全部信息服务都是以网页的形式体现的，展示信息的所有网页及其链接关系形成了该机构或个人的网络站点（简称网站）。因特网上的所有信息服务站点都有一个唯一的网络地址（简称网址），用户就是通过特定的网址获得相应的信息服务的。续WWW最具特色的是将文本、图像、声音等多媒体信息结合起来的超媒体信息检索。通过超媒体网页之间的超级链接，可以在同一网页的不同内容之间，同一主机的不同网页之间、不同站点之间、不同机器之间根据信息的关联性建立直接的链接，使用户方便地按照自己的思路或兴趣在不同的信息和站点之间进行遨游。除了信息检索和WWW服务外，网络用户还可以进行多方面的实时或非实时的交互式服务功能。概括地说，WWW将位于全世界Internet上不同地点的相关数据信息有机地编织在一起，通过浏览器（专用与查看Web页的软件工具）提供一种友好的截面信息查询接口：用户仅需提出查询要求，而到什么地方查询及如何查询则由WWW自动完成。8.4信息传递与反馈 8.4.1信息传递概述 信息传递是指通过信息的发送、传递、接受，跨越空间和时间把信息从一方传到另一方的过程。信息传递是信息工作的中间环节，即信息的流通环节。信息只有从信息源传递到使用者那里，才能起到应有的作用。因此，它具有十分重要的地位。传输渠道 信息能否及时传递，取决于信息的传输渠道。只有建立了合理的信息传输渠道，形成信息传输网络，才能保证信息流顺畅流通，发挥信息在组织中的作用。信息的检索是信息传递的前提，只有获取到检索的信息后才能进行信息的传递。信息检索的质量高低直接决定着信息传递质量的高低。信息传递的时效性要求信息的传递者根据实际需要选择合适的信息传递工具。一般要求选择速度快、安全系统高的传递工具。接收使用信息是信息传递的最后一环。使接收者得到信息，这是信息传递的根本目的。信息的使用者接收到正确的信息以后，就可以直接使用这些信息了。信息传递要遵循快速、低耗、量大、质高原则。（1）、快速原则要求以最快的速度把信息发生源传递到信息接收地。（2）、低耗原则要求以最低的费用把信息从信息发生源传递到信息接收地。（3）、量大原则要求信息载荷的数量要大。（4）、质高原则要求信息传递的质量要高。数量多、速度快、质量好、费用省这四个方面是相互联系、互相制约的矛盾统一体。环节 在信息传递过程中，要想克服信息传递的障碍，减少噪声，防止信息发生变异，提高信息传递的效果。应该从信源入手，努力提高发出信息的质量；从信道入手，正确选择信道，提高信息传递中的物质技术设备水平；从信宿入手，努力提高信息接收人员的素质。而且，信息传递具有连续性，信息通讯过程是一个不断循环、周而复始，环环相扣的过程。信息的传递方式是指信息发送者与接收者之间进行信息交流的具体形式。按信息传递方向，可分为单向传递和双向传递。单向传递是指信息从发出者出发，单方面传送给接收者。单向传递具有可以尽快地把信息传递给众多的接收者的优点，但也容易造成传、受双方脱节。双向传递是信息发出者与接收者共同参与信息传递，双向交流信息。双向传递的优点是信息传递双方都居于主动地位，但也存在着受时空范围制约的缺点。按照信息传递的环节，可分为直接传递和间接传递。前者是指不通过中间传递环节，由信息发出者直接传递给使用者的传递方式。后者是通过少量转送者来完成信息发送者与接收者之间的信息交流的传递方式。信息传递实际上也就是通信。广义的通信定义是指运用特定的方法通过某种媒介或传输线路将信息从一地传递到另一地的过程。而通常人们所说的通信是狭义的，是指借助于专业电信部门所进行的信息传递活动。它不包括人与人之间的直接通信，而仅指人与机器或机器与机器之间的通信。数据通信系统 而现在常说的数据通信系统实际上是电信系统的一种，它是以传送数据为业务的通信系统。它是计算机与现代通信技术相结合的产物。计算机与通信线路和设备结合，可实现人与计算机、计算机与计算机之间的通信。数据通信系统实际上是电信系统的一种，它是以传送数据为业务的通信系统。是计算机网络的重要组成部分。具体是指以计算机为中心，用通信线与数据终端设备连接起来执行数据通信的系统。8.4.2信息传递的方式与通讯网络 计算机网络，是随着对信息共享和信息传递的要求而发展起来的。凡将地理位置不同且具有独立功能的多个计算机系统，通过通信设备和线路将其连接起来，由功能完善的网络软件实现网络资源共享者称为计算机网络。计算机网络主要由四部分构成：计算机系统、通信设备、传输线路和网络协议软件。计算机系统称为网络中的节点和站点。通信设备是计算机系统和传输线路之间的接口。网络协议软件是为了保证网上数据的正常传输所制定的通信双方共同遵守的规则。逻辑与物理结构 网络体系结构是指整个网络系统的逻辑结构和功能分配。按照层次的观点，把层和协议的集合称为计算机网络的体系结构。网络拓扑是从结构的角度来研究网络体系的。它将网络上的工作站点视为一个结点，通信信道视为一条线，整个网络系统变为一张平面图，用图论的方法进行研究。需要说明的一点是：网络设计并不是去设计出一个网络，而是根据实际业务的需要去考虑如何配置和选用一个网络产品。网络建设中可能出现的问题，虽有随机性，不太好预测，但通过对已有实践的总结，大致可以归纳为以下几个方面：一是当设备采用不同的产品和标准时，设备之间的匹配问题较多；二是网络拓扑结构设计不合理，造成数据传输出现严重的瓶颈问题；三是结构布线和施工不善等会造成线路不同或随机出现不通，致使网络不能正常运行；四是网络操作系统选择不当，使得有些必要的应用软件无法运行。843 网络管理 随着计算机网络的迅猛发展，网络管理的重要性也越来越得到人们的理解。为了今后能够系统深入地对网络管理继续进行讨论，需要对其下一个定义。网络管理是指对网络的运行状态进行检测和控制，使其能够有效、可靠、安全、经济地提供服务。从这个定义可以看出，网络管理包含两个任务，一是对网络的运行状态进行监测，二是对网络的运行状态进行控制。OSI将网络管理功能划分为配置管理、性能管理、故障管理、安全管理和计费管理五个领域。配置管理的作用是管理网络的建立、扩充和提供。性能管理的作用是维护网络服务质量和网络运营效率。故障管理的作用是迅速发现和纠正网络故障，动态维护网络的有效性。安全管理的作用是提供信息的保密、认证和完整性保护机制，使网络中的服务、数据和系统免受侵扰和破坏。计费管理的作用是正确地计算和收取用户使用网络服务的费用，进行网络资源利用率的统计和网络成本效益核算。这5个功能领域覆盖了网络管理所需要的主要功能，为网络管理系统功能分析、设计和实现提供了基本概念。网络安全 特别是，Internet的出现，网络安全问题变得越来越突出且越来越重要。一个安全的网络要能够保证信息的保密性、完整性和真实性。保密性不仅涉及信息存放，更重要的在于信息的传输；信息的完整性是指通过网络对信息进行增删改，以及对信息进行传递时，要保证相关信息不能残缺不全或被人有意篡改；信息的真实性主要是指对通信双方的身份进行认证和鉴别，以防止对系统的非法访问、对信息的破坏以及通信双方对信息的真实性的发生争议。网络安全管理 网络安全管理有两层含义：保证网络用户和网络资源不被非法使用；确保网络管理系统本身不被未经授权地访问。网络安全管理是网络安全、高效、稳定运行的必要手段。通常，衡量网络安全的指标有三个：保密性、可控制性和抗攻击性。保密性指网络中有保密要求的信息只能在允许的情况下向已授权的人员开放；可控制性指网络中信息不因认为或非认为的因素而改变信息原有的内容、形式与流向；抗攻击性指网络资源在非正常条件下具有继续运行的能力。网络安全功能主要包括对象认证、访问控制、数据保密和数据可审查。认证就是识别和证实。识别是辩明一个对象身份的过程，证实是证明该对象的身份就是其声明身份的过程。只有识别与证实过程都正确后，系统才允许用户访问系统资源。访问控制是确定谁能访问系统、能访问系统那些资源，以及在何种程度上使用这些资源。访问控制既要防止非法用户使用系统，又要防止合法用户对系统资源的非法访问。访问控制主要包括授权、确定访问权限和实施访问控制三个内容。数据保密是指对网络数据的存储、传输进行保护，确保信息不暴露给未授权的用户。检测指是否对信息进行了非法地处理，并对出现的安全问题提供调查的依据和手段。8.4.4 信息反馈 信息反馈是特定的信息传递的最后一道环节，同时也是下次信息传递的起始环节。即是对前次信息传递是否有效及有效程度的检验，也是为下次信息有效传递提供依据和条件。所以，信息反馈是实现信息有效传递十分重要的一步。反馈 信息传递的目的，是发送者要看到接受者采取发送者所希望的正确行动，如果这个目的达不到，则说明信息不灵，发生了故障。为了查核和纠正可能产生的某些偏差，就要借助于反馈，即接受者把所传到或所理解的信息再反馈到发送者那里，以供发送者查核。发送者据此再发出信息，以肯定原有的信息传递成功，或指出已发出的某些偏差并加以纠正。如此往复而引起发送者、接受者之间的一系列信息流。提高对信息反馈的认识，要做好两个方面的工作：一是信息发出者的工作。要明确发出信息不是信息工作的结束，而是开始。二是信息接收者的工作。只有接收者的配合，才能使信息反馈工作顺利进行。计划和控制都需要信息。如果把组织作为系统来看，整个管理过程中，两个关键的活动是计划与控制。计划是为今后活动或运行进行的安排，控制是对组织的现行活动或现行系统的运行的控制。前馈与反馈 计划信息叫前馈信息，控制信息则为反馈信息。前馈信息是预测的或期望的信息，用以作为指定计划的依据。用前馈信息来规划组织的未来活动，可称之为前馈控制。反馈信息是反映组织内现行活动的状态的信息。用反馈信息来控制组织的现行活动，即可称之为反馈控制。一个组织或系统在其存在期内，经常需用前馈与反馈控制，以维持其生存与发展。而且，前馈控制与反馈控制总是反复进行着。8.4.4 信息反馈控制 管理的关键在于控制。探讨信息、反馈与控制的关系对于我们很好地使用信息是大有帮助的。首先，信息、反馈与控制的关系是相当密切的：（1）、控制依赖于信息，没有信息就没有控制。（2）、控制离不开反馈，没有反馈就无法控制。其次，信息反馈控制的要求包括以下三个方面：（1）、反馈信息真实准确。（2）、信息传递迅速及时。（3）、控制措施适当有效。续再次，在控制过程中，信息的作用常常通过前馈和反馈两种方式来体现。从控制的类型看，前馈用于改变系统的状态，而反馈则用于维持系统的状态。第四，要实现控制的目的，必须不断解决“系统的偏差与反馈控制措施”之间的矛盾。正反馈是系统偏差不断扩大的过程，而负反馈则是不断消除系统偏差的过程。负反馈的机制是使系统的输出始终趋向于它的目标，而正反馈的机制则是使系统的输出偏离它的目标。第五、信息反馈控制系统是一个开放式的循环系统。概括起来，信息过程是人们认识世界的思维活动，控制过程是人们改造世界的实践活动，而反馈是实现再认识、再实践的中间环节，它把认识世界和改造世界的活动进一步联系起来。在一定意义上说，管理过程就是利用信息进行控制的过程。8.4.6 信息的使用 信息管理的最终目的是信息的使用。它是信息管理活动的目的，同时也是检验信息工作成效的主要途径。信息使用的重要意义主要体现在以下三个方面：1）有利于实现信息的价值；2）有利于实现信息的增值和共享；3）有利于提高组织决策的成功率。信息的使用包括两个方面，一是技术问题，二是如何实现价值转换的问题。技术方面：主要解决的是如何高速度高质量地把信息提供到使用者手边。价值转换方面：信息价值转换是信息使用概念的深化。信息使用的深度 信息使用的深度大体上可分为三个阶段，即提高效率阶段、及时转化价值阶段和寻找机会阶段。（1）、提高效率阶段；这个阶段可以说信息主要用于业务操作。（2）、及时转化价值阶段：这个阶段可以说信息主要用于管理控制。（3）、寻找机会阶段：这个阶段可以说信息主要用于战略决策。在具体使用信息的过程中，我们应注意以下问题：（1）、确认信息的价值。由于虚假信息的存在，在利用信息之前，决策者应对其实际价值加以确认，以排除错误信息带来的负面影响。这同时要求决策者具有一定的洞察力和丰富的经验。（2）、及时性。及时利用信息，是使之发挥其价值的重要保证。一旦过时或被竞争对手获知，原有的机会便丧失掉，给组织经营带来的损失可想而知。（3）、有效性。实现信息有效利用的前提是信息价值和及时地加以利用。而恰当地运用则是实现有效性的关键所在，也就是说不应滥用信息资源。结语：总之，信息时代要想很好地使用信息，更好地实现信息的价值，管理工作还要大大加强，管理的内容要比以前更宽。