第三章通用账务处理模块的基本操作

第三章通用账务处理模块的基本操作第1页，共26页。通用账务处理模块的根本操作1、根本功能与流程2、初始设置3、日常账务处理4、期末处理第2页，共26页。第一节 账务处理模块根本功能划分与操作流程一、根本功能二、账务处理操作流程第3页，共26页。一、根本功能账务处理模块是在建立会计科目账户体系的根底上，以输入凭证为起点，经过系统加工处理，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账，通常又被称为总账模块。它是会计电算化软件系统的核心模块，可以与其他子模块和业务模块无缝连接，实现数据共享，其他模块与会计处理相关的数据最终要归依到处理模块。第4页，共26页。账务处理账务处理系统初始化系统初始化期末处理期末处理系统维护系统维护账表输出账表输出凭证处理凭证处理记账记账新建账套新建账套设置操作员及权限设置操作员及权限设置会计科目设置会计科目设置辅助核算设置辅助核算设置外币及汇率设置外币及汇率输出期初数据输出期初数据设置凭证类型设置凭证类型其他设置其他设置填制凭证填制凭证审核凭证审核凭证输出凭证输出凭证汇总凭证汇总凭证总分类账总分类账科目发生额科目发生额/余额表余额表明细分类账明细分类账辅助核算账辅助核算账核算项目明细账核算项目明细账期末调汇期末调汇自动转账自动转账结转损益结转损益期末结账期末结账备份账套备份账套恢复账套恢复账套维护系统维护系统用户管理用户管理账务处理根本功能模块账务处理根本功能模块第5页，共26页。二、账务处理操作流程一手工账务处理流程设置设置设置设置 账户账户账户账户加工整理加工整理加工整理加工整理原始凭证原始凭证原始凭证原始凭证编制记账凭证编制记账凭证编制记账凭证编制记账凭证或汇总记账凭证或汇总记账凭证或汇总记账凭证或汇总记账凭证审核记账凭证审核记账凭证审核记账凭证审核记账凭证或汇总凭证或汇总凭证或汇总凭证或汇总凭证登记日记账登记日记账登记日记账登记日记账登记各种明细账登记各种明细账登记各种明细账登记各种明细账登记总账登记总账登记总账登记总账期末结账期末结账期末结账期末结账在手工环境中，不同的账务程序的核算流程有所不同，主要的区别在于登在手工环境中，不同的账务程序的核算流程有所不同，主要的区别在于登记总账的方法和依据不同。手工环境中，会计核算程序是按照记总账的方法和依据不同。手工环境中，会计核算程序是按照“证、账、表证、账、表的环节来进展的。的环节来进展的。第6页，共26页。二电算化账务处理流程会计电算化环境中的账务处理流程主要表现为会计数据的会计电算化环境中的账务处理流程主要表现为会计数据的“输入输入处理处理输出三大环节输出三大环节第7页，共26页。三电算化与手工账务处理流程比较1、取消账务处理的中间层账簿体系证、账、表三层架构体系被压缩为证、表两层构造2、记账的内容与方式不同3、对账方式不同4、数据处理过程根本实现自动化由核算型会计转向管理决策型会计第8页，共26页。第二节 初始设置初始设置：通用初始设置：通用初始设置：通用初始设置：通用 变变变变 专用专用专用专用一、初始设置的准备工作一、初始设置的准备工作一、初始设置的准备工作一、初始设置的准备工作1 1、账套名称与账套文件名、账套名称与账套文件名、账套名称与账套文件名、账套名称与账套文件名账套是为会计主体效劳的，是存放会计数据和业务数据的载体，一个账套只能存放一个会计账套是为会计主体效劳的，是存放会计数据和业务数据的载体，一个账套只能存放一个会计账套是为会计主体效劳的，是存放会计数据和业务数据的载体，一个账套只能存放一个会计账套是为会计主体效劳的，是存放会计数据和业务数据的载体，一个账套只能存放一个会计主体的会计与业务数据，但会计软件都具有多账套管理功能。账套名称只能为使用该账套主体的会计与业务数据，但会计软件都具有多账套管理功能。账套名称只能为使用该账套主体的会计与业务数据，但会计软件都具有多账套管理功能。账套名称只能为使用该账套主体的会计与业务数据，但会计软件都具有多账套管理功能。账套名称只能为使用该账套的会计主体的名称的会计主体的名称的会计主体的名称的会计主体的名称2 2、会计期间、会计期间、会计期间、会计期间我国实行公历会计年度，即会计年度从我国实行公历会计年度，即会计年度从我国实行公历会计年度，即会计年度从我国实行公历会计年度，即会计年度从1 1月月月月1 1日至日至日至日至1212月月月月3131日止日止日止日止3 3、记账本位币、记账本位币、记账本位币、记账本位币4 4、会计科目体系构造设计、会计科目体系构造设计、会计科目体系构造设计、会计科目体系构造设计会计科目由科目编码和科目名称两局部组成会计科目由科目编码和科目名称两局部组成会计科目由科目编码和科目名称两局部组成会计科目由科目编码和科目名称两局部组成5 5、辅助核算、辅助核算、辅助核算、辅助核算6 6、期初数据：保持处理的连续性、期初数据：保持处理的连续性、期初数据：保持处理的连续性、期初数据：保持处理的连续性A A、年初开展电算化，只需准备各科目期初余额、年初开展电算化，只需准备各科目期初余额、年初开展电算化，只需准备各科目期初余额、年初开展电算化，只需准备各科目期初余额B B、年中开展电算化，需准备各科目期初余额、从年初至实施会计电算化月份各科目的借贷方发生、年中开展电算化，需准备各科目期初余额、从年初至实施会计电算化月份各科目的借贷方发生、年中开展电算化，需准备各科目期初余额、从年初至实施会计电算化月份各科目的借贷方发生、年中开展电算化，需准备各科目期初余额、从年初至实施会计电算化月份各科目的借贷方发生额和累计发生额、数据应准备整理至最末一级会计科目额和累计发生额、数据应准备整理至最末一级会计科目额和累计发生额、数据应准备整理至最末一级会计科目额和累计发生额、数据应准备整理至最末一级会计科目7 7、其他初始根底资料、其他初始根底资料、其他初始根底资料、其他初始根底资料第9页，共26页。二、初始设置的根本操作初始设置工作量大，但只在初资使用会计电算化系统时进展一次设置即可，以后假设发生变化，只需做相应修改就行。设置操作员及权限设置操作员及权限设置操作员及权限设置操作员及权限新建账套新建账套新建账套新建账套设置外币及汇率设置外币及汇率设置外币及汇率设置外币及汇率设置辅助核算项目设置辅助核算项目设置辅助核算项目设置辅助核算项目录入科目期初余额录入科目期初余额录入科目期初余额录入科目期初余额设置会计科目设置会计科目设置会计科目设置会计科目初始设置操作流程图初始设置操作流程图第10页，共26页。一新建账套1、通常要确定账套号必须是唯一的、账套名称一般应使用单位名称、账套路径、记账本位币、科目级次与编码长度应按照“遵循统一规定，考虑实际情况，同时留有余地的原那么设置、会计期间实行公历年度、账套启用期间开场电算化工作的期间2、某些参数一旦设置，在完成新建账套后将无法修改第11页，共26页。二设置操作员及其权限1、会计软件一般都有一个默认操作用户，首次进入通常只能以默认操作用户登录，然后可根据需要进展增加、修改或删除用户组及其用户。2、每一个操作员都应该设置复杂的登录密码并定期或不定期更换3、一般账套主管电算主管或会计主管拥有账套的最高操作权限第12页，共26页。三设置辅助核算工程三设置辅助核算工程四设置外币及其汇率五设置会计科目五设置会计科目1、会计科目设置原那么要考虑到与会计核算软件其他功能模块之间的衔接必须满足会计报表的编制要求要注意保持科目间的协调和完整要注意保持相对的稳定一级会计科目名称必须要符合国家标准，明细科目名称要通一级会计科目名称必须要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂、易记、好用、易推广俗易懂、易记、好用、易推广第13页，共26页。1.1.2 2、会计科目设置内容及本卷须知、会计科目设置内容及本卷须知、会计科目设置内容及本卷须知、会计科目设置内容及本卷须知2.2.1 1会计科目编码会计科目编码会计科目编码会计科目编码3.3.按照科目级次的先后次序建立按照科目级次的先后次序建立按照科目级次的先后次序建立按照科目级次的先后次序建立4.4.科目编码必须唯一，不能重复，也不能为空科目编码必须唯一，不能重复，也不能为空科目编码必须唯一，不能重复，也不能为空科目编码必须唯一，不能重复，也不能为空5.5.科目编码通常用数字或英文字母等来表示科目编码通常用数字或英文字母等来表示科目编码通常用数字或英文字母等来表示科目编码通常用数字或英文字母等来表示6.6.科目编码必须与世隔绝科目名称一一对应科目编码必须与世隔绝科目名称一一对应科目编码必须与世隔绝科目名称一一对应科目编码必须与世隔绝科目名称一一对应7.7.2 2、会计科目名称、会计科目名称、会计科目名称、会计科目名称8.8.科目名称不能为空科目名称不能为空科目名称不能为空科目名称不能为空9.9.科目应防止重名，以免影响科目运用的准确性科目应防止重名，以免影响科目运用的准确性科目应防止重名，以免影响科目运用的准确性科目应防止重名，以免影响科目运用的准确性10.10.科目名称的设置必须严格按照会计制度的规定，做到标准化、标准化科目名称的设置必须严格按照会计制度的规定，做到标准化、标准化科目名称的设置必须严格按照会计制度的规定，做到标准化、标准化科目名称的设置必须严格按照会计制度的规定，做到标准化、标准化11.11.3 3科目类型：是计算机自动识别科目进展汇总管理的依据科目类型：是计算机自动识别科目进展汇总管理的依据科目类型：是计算机自动识别科目进展汇总管理的依据科目类型：是计算机自动识别科目进展汇总管理的依据12.12.4 4科目属性：用户根据本单位的核算和管理的需要来设置科目的相科目属性：用户根据本单位的核算和管理的需要来设置科目的相科目属性：用户根据本单位的核算和管理的需要来设置科目的相科目属性：用户根据本单位的核算和管理的需要来设置科目的相关性质关性质关性质关性质第14页，共26页。3 3、调整会计科目时的要求与限制、调整会计科目时的要求与限制1 1增加科目时增加科目时当新增科目为明细科目时，其上级科目必须存在当新增科目为明细科目时，其上级科目必须存在如果一个科目是明细科目，且已有发生额或余额产生时，那么不如果一个科目是明细科目，且已有发生额或余额产生时，那么不能再为该科目增加下级科目能再为该科目增加下级科目2 2修改科目时修改科目时科目一旦使用，科目代码不能修改科目一旦使用，科目代码不能修改如果一个科目有下级科目，科目代码不能修改如果一个科目有下级科目，科目代码不能修改假设科目设有辅助账，辅助账使用后科目代码也不能修改假设科目设有辅助账，辅助账使用后科目代码也不能修改3 3删除科目时删除科目时科目已经使用，就不能被删除科目已经使用，就不能被删除科目有下级科目时，也不能被删除科目有下级科目时，也不能被删除假设科目设有辅助账，当辅助账启用后科目不能删除假设科目设有辅助账，当辅助账启用后科目不能删除第15页，共26页。六录入科目期初余额六录入科目期初余额假设年初建账，那么期初余额等于年初数假设年中建账，需灵入年初余额或建账月份的月初余额，假设年中建账，需灵入年初余额或建账月份的月初余额，以及年初到该月的各月借贷方发生额或累计发生额以及年初到该月的各月借贷方发生额或累计发生额假设科目有辅助核算，期初余额不能直接录入假设科目有辅助核算，期初余额不能直接录入应注意调整余额方向应注意调整余额方向只需录入最末级科目，上级科目自动汇总算出只需录入最末级科目，上级科目自动汇总算出录入完毕，需进展试算平衡七其他初始设置：凭证类型，结算方式，常用凭证，常用摘要等第16页，共26页。第三节 日常账务处理一、凭证处理二、账表查询打印三、出纳业务第17页，共26页。一、凭证处理一编制凭证 前台处理 手工键盘录入 后台处理1、记账凭证取得方式 自动转账生成 由其他模块生成传入 2、“数出一源原那么，某一会计业务需编制的记账凭证应该只允许一种取得方式和途径，以保证作为数据处理起点的凭证的真实，正确与合法3、记账凭证的内容一般包括两局部：凭证头局部，凭证正文即凭证体局部第18页，共26页。二审核凭证1、在账务处理模块中，所有录入的凭证都必须经过审核签章后才能记账2、审核凭证与填制凭证不允许是同一个人3、审核人员发现凭证有错误或异议，不得直接进展修改，必须由凭证录入人员本人修改后再交由审核人员重新审核4、凭证审核签章后，不能直接对其进展修改和删除，必须取消审核后才能修改和删除第19页，共26页。三修改凭证：一般应在记账凭证的来源处由人员本人进展更正三修改凭证：一般应在记账凭证的来源处由人员本人进展更正1 1、记账后发现凭证有错误，不能修改凭证，应采用冲销凭证或补充凭证的方法、记账后发现凭证有错误，不能修改凭证，应采用冲销凭证或补充凭证的方法进展更正进展更正2 2、修改凭证时可留有修改痕迹，也可不留。、修改凭证时可留有修改痕迹，也可不留。四查询凭证四查询凭证五凭证汇总五凭证汇总六凭证记账六凭证记账1 1、记账是以记账凭证为依据，将经济业务全面，系统，连续地记录到账簿中的、记账是以记账凭证为依据，将经济业务全面，系统，连续地记录到账簿中的一种方法。一种方法。2 2、记账一般采用向导式、记账一般采用向导式3 3、注意：、注意：A A、一旦记账，凭证不能再修改、一旦记账，凭证不能再修改B B、记账过程中，不得中断退出、记账过程中，不得中断退出C C、每月可多资使用记账功能、每月可多资使用记账功能D D、上月末结账，本月不能记账、上月末结账，本月不能记账E E、记账后发现凭证有错，只能用冲销凭证或补充凭证的方法进展修改、记账后发现凭证有错，只能用冲销凭证或补充凭证的方法进展修改记账后如有特殊需要，可利用系统提供的反记账取消记账功能恢复到记记账后如有特殊需要，可利用系统提供的反记账取消记账功能恢复到记账前状态，只有账套主管才有权执行。账前状态，只有账套主管才有权执行。第20页，共26页。二、账表查询打印账表输出方式主要有屏幕显示输出和打印输出1、账表查询输出账表是根据所设置的查询条件从凭证中抽取数据临时生成的2、账表打印输出打印的会计账簿，必须连续编号第21页，共26页。三、出纳业务包括日记账，票据管理，银行对账，银行存款余额调节表等功能，并可对长期未达账提供审计报告1、银行对账A、包括银行对账期初数据输入，银行对账单输入和银行对账B、功能：自动对账一对一和手工对账一对多，多对一，多对多第22页，共26页。第四节 期末处理 期末调汇生成凭证期末调汇生成凭证期末调汇生成凭证期末调汇生成凭证自动转账生成凭证自动转账生成凭证自动转账生成凭证自动转账生成凭证结转损益生成凭证结转损益生成凭证结转损益生成凭证结转损益生成凭证期末结账期末结账期末结账期末结账审核记账审核记账审核记账审核记账审核记账审核记账审核记账审核记账审核记账审核记账审核记账审核记账期末处理流程图期末处理流程图每月只能做一每月只能做一次，并且每个次，并且每个会计期末都必会计期末都必须做一次须做一次第23页，共26页。一、期末调汇只有在会计科目属性中设置为“期末调汇并指定了核算“外币币种的会计科目，才可在期末进展自动调汇二、自动转账二、自动转账期末的分摊，计提业务。当同时执行多个自动转账凭证模板时，一定要调整好先后顺序，否那么生成的转账凭证将不正确三、结转损益结转损益前应将当期全部凭证都审核记账结转损益前应将当期全部凭证都审核记账四、期末结账四、期末结账结账只能爱月进展，且只能每月进展一次，本月结账后不能再输入本月记账凭证第24页，共26页。谢谢大家！结结 语语第25页，共26页。汇报结束谢谢大家!请各位批评指正第26页，共26页。