第九章 会计电算化管理

第九章第九章 会计电算化管理会计电算化管理第一节第一节 会计电算化组织及岗位会计电算化组织及岗位第二节第二节 会计电算化后的内部控制会计电算化后的内部控制第三节第三节 会计电算化后的使用与维护管理会计电算化后的使用与维护管理第四节第四节 会计电算化档案管理会计电算化档案管理第一节第一节 会计电算化组织及岗位会计电算化组织及岗位制定电算化会计信息系统的组织是指适应电算化的需要，设制定电算化会计信息系统的组织是指适应电算化的需要，设置单位电算化的机构并调整原有会计部门的内部组织。置单位电算化的机构并调整原有会计部门的内部组织。一、组织形式一、组织形式一般而言，电算化后的组织机构有以下两种组织形式。一般而言，电算化后的组织机构有以下两种组织形式。(一一)集中管理组织形式集中管理组织形式集中管理组织形式是指将会计电算化工作，包括管理、系统集中管理组织形式是指将会计电算化工作，包括管理、系统开发和使用维护等都放在企业信息中心开发和使用维护等都放在企业信息中心(计算中心计算中心)，财务部，财务部门不设数据处理部门，也不安装计算机设备。门不设数据处理部门，也不安装计算机设备。返回下一页第一节第一节 会计电算化组织及岗位会计电算化组织及岗位(二二)分散管理组织形式分散管理组织形式分散管理组织形式是指企业则会部门单独配备计算机硬件设分散管理组织形式是指企业则会部门单独配备计算机硬件设备和机房设施，并配备一定的专业人员，如系统管理与开发备和机房设施，并配备一定的专业人员，如系统管理与开发人员等，完全由财务部门负责计划、组织系统开发、使用和人员等，完全由财务部门负责计划、组织系统开发、使用和维护等工作。维护等工作。(三三)集中管理下的分散组织形式集中管理下的分散组织形式集中管理下的分散组织形式是指企业设立专门的机构集中管理下的分散组织形式是指企业设立专门的机构(信息中信息中心心)，统一负责全单位电算化信息系统的总体规划和维护等工，统一负责全单位电算化信息系统的总体规划和维护等工作，但同时在财务部门设置计算机网络终端，财务部门主要作，但同时在财务部门设置计算机网络终端，财务部门主要负责数据的收集、整理、输入及系统运行。负责数据的收集、整理、输入及系统运行。返回下一页上一页第一节第一节 会计电算化组织及岗位会计电算化组织及岗位二、人员岗位二、人员岗位单位会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化单位会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。会计岗位。1.基本会计岗位基本会计岗位基本会计岗位可分为基本会计岗位可分为:会计主管、出纳、会计核算、稽核和会会计主管、出纳、会计核算、稽核和会计档案管理等工作岗位。计档案管理等工作岗位。2.电算化会计岗位电算化会计岗位电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位，实行会计电算化的单位要根据计算机系件系统的工作岗位，实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作、维护和开发的特点，结合会计工作的要求，划分电统操作、维护和开发的特点，结合会计工作的要求，划分电算化会计岗位。算化会计岗位。返回下一页上一页第一节第一节 会计电算化组织及岗位会计电算化组织及岗位大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，电算化可大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，电算化可设立如下岗位设立如下岗位:(1)电算主管。负责陇调计算机及会计软件系统的运行工作。电算主管。负责陇调计算机及会计软件系统的运行工作。(2)软件操作。负责输入原始凭证和记账凭证等会计数据，输软件操作。负责输入原始凭证和记账凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。(3)审核记账。负责对己输入计算机的会计数据审核记账。负责对己输入计算机的会计数据(记账凭证和记账凭证和原始凭证等原始凭证等)进行审核。进行审核。(4)电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运管理机内电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运管理机内会计数据。会计数据。返回下一页上一页第一节第一节 会计电算化组织及岗位会计电算化组织及岗位(5)电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。利用计算机进行舞弊。(6)数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析。数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析。(7)档案管理。负责磁盘或光盘等数据、程序的保管，打印输档案管理。负责磁盘或光盘等数据、程序的保管，打印输出账表、凭证等各种会计资料。出账表、凭证等各种会计资料。(8)软件开发。主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工软件开发。主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。作。返回上一页第二节第二节 会计电算化后的内部控制会计电算化后的内部控制内部控制是管理现代化的必然产物，是指被审计单位为了保内部控制是管理现代化的必然产物，是指被审计单位为了保证业务活动有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、证业务活动有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。和实施的政策与程序。一、会计核算和管理环境的变化一、会计核算和管理环境的变化(一一)会计业务处理的内容和方式发生变化会计业务处理的内容和方式发生变化(二二)会计信息载体的变化会计信息载体的变化返回下一页第二节第二节 会计电算化后的内部控制会计电算化后的内部控制二、电算化会计信息系统内部控制的主要二、电算化会计信息系统内部控制的主要内容内容电算化会计信息系统的内部控制可以划分为电算化会计信息系统的内部控制可以划分为:一般控制和应用一般控制和应用控制两大类。控制两大类。(一一)电算化会计信息系统的一般控制电算化会计信息系统的一般控制它有时也称为管理控制，是对电算化会计信息系统中的组织、它有时也称为管理控制，是对电算化会计信息系统中的组织、操作、安全、开发等系统运行环境方面所进行的控制。一般操作、安全、开发等系统运行环境方面所进行的控制。一般控制卞要包括以下二个方面的内部控制控制卞要包括以下二个方面的内部控制:一是组织和操作控制一是组织和操作控制;一是系统硬件和软件控制一是系统硬件和软件控制;二是系统开发和系统文档控制。二是系统开发和系统文档控制。返回下一页上一页第二节第二节 会计电算化后的内部控制会计电算化后的内部控制1.组织控制组织控制组织控制的目的主要是减少电算化部门发生错误及舞弊行为组织控制的目的主要是减少电算化部门发生错误及舞弊行为的可能性。的可能性。电算部门与用户部门的职责分离。电算部门与用户部门的职责分离。(2)申算部门内部的职责分离。申算部门内部的职责分离。(3)人事控制。人事控制。2.操作控制操作控制电算化会计信息系统的使用操作应当有一套完整的管理制度，电算化会计信息系统的使用操作应当有一套完整的管理制度，具体操作控制措施包含如下内容具体操作控制措施包含如下内容:(1)制订工作计划，各部门严格按照工作计划操作。制订工作计划，各部门严格按照工作计划操作。返回下一页上一页第二节第二节 会计电算化后的内部控制会计电算化后的内部控制(2)管理人员制定上机守则和操作规程，操作人员严格遵守上管理人员制定上机守则和操作规程，操作人员严格遵守上机守则和操作规程。机守则和操作规程。(3)做好日志记录的登记。做好日志记录的登记。(4)制定对非常状态的应急措施和物理安全规则。制定对非常状态的应急措施和物理安全规则。3.硬件控制硬件控制硬件控制，亦称硬件控制，亦称“设备控制设备控制”，是由计算机生产厂家在计算，是由计算机生产厂家在计算机设备中实现的控制技术和方法。机设备中实现的控制技术和方法。4.软件控制软件控制计算机软件分为系统软件和应用软件。计算机软件分为系统软件和应用软件。返回下一页上一页第二节第二节 会计电算化后的内部控制会计电算化后的内部控制5.网络控制网络控制电算化会计信息系统己经从单机系统向网络系统发展，不管电算化会计信息系统己经从单机系统向网络系统发展，不管是基于局域网络的系统，还是基于互联网的系统，网络控制是基于局域网络的系统，还是基于互联网的系统，网络控制都是对系统的一种重要的内部控制。都是对系统的一种重要的内部控制。6.系统开发控制系统开发控制系统开发控制卞要运用于那些自行设计电算化会计软件的单系统开发控制卞要运用于那些自行设计电算化会计软件的单位。位。7.系统文档控制系统文档控制系统文档包括电算化会计信息系统中的证、账、表以及所有系统文档包括电算化会计信息系统中的证、账、表以及所有系统开发中产生的数据文档，如系统说明书，数据流程图，系统开发中产生的数据文档，如系统说明书，数据流程图，源程序、系统使用手册及编程说明等。源程序、系统使用手册及编程说明等。返回下一页上一页第二节第二节 会计电算化后的内部控制会计电算化后的内部控制(二二)电算化会计信息系统的应用控制电算化会计信息系统的应用控制电算化会计信息系统的应用控制是指影响系统特定用途的控电算化会计信息系统的应用控制是指影响系统特定用途的控制，即为适应会计处理的特殊要求而建立并实施的控制。应制，即为适应会计处理的特殊要求而建立并实施的控制。应用控制卞要包括三个方面用控制卞要包括三个方面:输入控制、处理控制、输出控制。输入控制、处理控制、输出控制。1.输入控制输入控制如果输入数据出错，以后的处理环节再正确，也只能输出错如果输入数据出错，以后的处理环节再正确，也只能输出错误的信息。误的信息。(1)数据采集控制。数据采集控制。(2)数据输入控制。数据输入控制。返回下一页上一页第二节第二节 会计电算化后的内部控制会计电算化后的内部控制2.处理控制处理控制数据输入计算机后，按照预定的程序进行加工处理，在数据数据输入计算机后，按照预定的程序进行加工处理，在数据处理过程中极少人工干预，一般控制和输入控制对保证数据处理过程中极少人工干预，一般控制和输入控制对保证数据处理的正确和可靠起着非常重要的作用。处理的正确和可靠起着非常重要的作用。(1)业务时序控制。业务时序控制。(2)数据有效性检验。数据有效性检验。(3)程序化处理有效性检验。程序化处理有效性检验。(4)错误更正控制。错误更正控制。(5)断点技术。断点技术。(6)数据合理性检查。数据合理性检查。返回下一页上一页第二节第二节 会计电算化后的内部控制会计电算化后的内部控制3.输出控制输出控制计算机数据处理结果输出卞要有屏幕显示输出、打印输出、计算机数据处理结果输出卞要有屏幕显示输出、打印输出、存入磁性介质和网络传输等方式。在输出环节，可能会发生存入磁性介质和网络传输等方式。在输出环节，可能会发生输出结果未经授权输出、未送给指定部门或未及时送到，输输出结果未经授权输出、未送给指定部门或未及时送到，输出结果不正确或不完整等错误和问题。出结果不正确或不完整等错误和问题。不同的单位和不同的电算化会计信息系统内部控制的技术方不同的单位和不同的电算化会计信息系统内部控制的技术方法会有很大差异大部分通过程序实现，所以选用的会计软件法会有很大差异大部分通过程序实现，所以选用的会计软件不同，应用控制的实现方式也不同。系统的应用控制采用哪不同，应用控制的实现方式也不同。系统的应用控制采用哪种技术方法，都必须保留审计线索。种技术方法，都必须保留审计线索。返回上一页第三节第三节 会计电算化后的会计电算化后的使用与维护管理使用与维护管理为了保证电算化会计信息系统的安全正常运行，必须设计相为了保证电算化会计信息系统的安全正常运行，必须设计相应的控制措施进行管理，其维护管理的内容卞要包括计算机应的控制措施进行管理，其维护管理的内容卞要包括计算机硬件、软件设备维护管理、数据管理、机房管理和电算费用硬件、软件设备维护管理、数据管理、机房管理和电算费用管理。管理。一、计算机硬件设备维护管理一、计算机硬件设备维护管理机房设备安全和计算机正常运行是实行会计电算化的前提条机房设备安全和计算机正常运行是实行会计电算化的前提条件，计算机硬件设备的维护主要包括以下几点件，计算机硬件设备的维护主要包括以下几点:(1)保证机房设备安全和计算机正常运转的措施。保证机房设备安全和计算机正常运转的措施。(2)排除计算机硬件故障，保证会计数据完整的措施。排除计算机硬件故障，保证会计数据完整的措施。(3)使用不间断电源，避免因掉电而破坏会计数据。使用不间断电源，避免因掉电而破坏会计数据。返回下一页第三节第三节 会计电算化后的会计电算化后的使用与维护管理使用与维护管理二、软件维护管理二、软件维护管理软件维护包括会计软件和系统软件的维护。系统软件是由系软件维护包括会计软件和系统软件的维护。系统软件是由系统开发商提供的，一般购买计算机时就配备好了，也可以通统开发商提供的，一般购买计算机时就配备好了，也可以通过购买得到。系统软件不需要修改，维护比较简单。系统软过购买得到。系统软件不需要修改，维护比较简单。系统软件维护的主要任务是件维护的主要任务是:检查系统文件的完整性，杜绝系统文件检查系统文件的完整性，杜绝系统文件被非法删除和修改，保证系统软件的正常运行。被非法删除和修改，保证系统软件的正常运行。自行开发软件的单位一般应配备专职系统维护员进行软件程自行开发软件的单位一般应配备专职系统维护员进行软件程序维护。序维护。返回下一页上一页第三节第三节 会计电算化后的会计电算化后的使用与维护管理使用与维护管理三、会计数据安全维护管理三、会计数据安全维护管理会计数据的安全维护是为了确保会计数据和会计软件的安全会计数据的安全维护是为了确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除。保密，防止对数据和软件的非法修改和删除。四、计算机操作管理四、计算机操作管理计算机操作管理制度的卞要内容包括以下几个方面计算机操作管理制度的卞要内容包括以下几个方面:(1)明确规定上机操作人员对会计软件的操作内容和权限。明确规定上机操作人员对会计软件的操作内容和权限。(2)防止非指定人员进入计算机房操作计算机，杜绝未经授权防止非指定人员进入计算机房操作计算机，杜绝未经授权人员操作会计软件，防止操作人员越权使用软件的措施。人员操作会计软件，防止操作人员越权使用软件的措施。返回下一页上一页第三节第三节 会计电算化后的会计电算化后的使用与维护管理使用与维护管理(3)按软件的操作功能和会计业务处理流程操作软件，会计人按软件的操作功能和会计业务处理流程操作软件，会计人员要按规定录入原始数据的各种代码、审核凭证、记账、执员要按规定录入原始数据的各种代码、审核凭证、记账、执行各功能模块、输出各类信息等。行各功能模块、输出各类信息等。(4)预防己输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未预防己输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核矜记机内账簿的措施。经审核矜记机内账簿的措施。(5)操作人员离开机房前，应执行相应的命令退出会计软件，操作人员离开机房前，应执行相应的命令退出会计软件，否则密码的防线就失去了作用，会给无关人员操作软件留下否则密码的防线就失去了作用，会给无关人员操作软件留下机会。机会。返回下一页上一页第三节第三节 会计电算化后的会计电算化后的使用与维护管理使用与维护管理(6)计算机程序的上机操作日志，应记录操作人、操作时间、计算机程序的上机操作日志，应记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容，操作记录应由专人保管。操作内容、故障情况等内容，操作记录应由专人保管。(7)及时备份保证会计数据的安全、完整的措施。及时备份保证会计数据的安全、完整的措施。(8)防止计算机病毒的措施。防止计算机病毒的措施。返回下一页上一页第三节第三节 会计电算化后的会计电算化后的使用与维护管理使用与维护管理五、运行费用管理五、运行费用管理电算化后的会计工作，尤论是固定费用还是变动费用，都会电算化后的会计工作，尤论是固定费用还是变动费用，都会大幅度增加。因此，必须加强电算化后的费用管理，合理配大幅度增加。因此，必须加强电算化后的费用管理，合理配置计算机设备和软件，降低固定费用。置计算机设备和软件，降低固定费用。费用管理中应做到费用管理中应做到:(1)人员配置要合理，减少冗余人员。人员配置要合理，减少冗余人员。(2)对各种材料的使用应有预算或计划。对各种材料的使用应有预算或计划。(3)对各种电算化系统运行所需的材料采购、领用要有控制乎对各种电算化系统运行所需的材料采购、领用要有控制乎续。续。(4)对计算机的运行要有安排计划，提高运行效益。对计算机的运行要有安排计划，提高运行效益。返回上一页第四节第四节 会计电算化档案管理会计电算化档案管理会计档案管理主要是建立和执行会计档案立卷、归档、保管、会计档案管理主要是建立和执行会计档案立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。调阅和销毁等管理制度。一、电算化会计档案的内容一、电算化会计档案的内容电算化会计档案，包括存储在计算机中的会计数据、以磁性电算化会计档案，包括存储在计算机中的会计数据、以磁性介质或光盘存储的会计数据、计算机打印输出的书面形式的介质或光盘存储的会计数据、计算机打印输出的书面形式的会计数据、会计软件程序及有关资料。会计数据、会计软件程序及有关资料。采用电了计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应采用电了计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照字当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按会计档案管理办会计档案管理办法法的规定执行。的规定执行。返回下一页第四节第四节 会计电算化档案管理会计电算化档案管理二、会计账簿、报表的生成与管理二、会计账簿、报表的生成与管理(一一)凭证和账薄的打印凭证和账薄的打印1.凭证的打印凭证的打印在原始凭证直接录入计算机并打印输出记账凭证情况下，记在原始凭证直接录入计算机并打印输出记账凭证情况下，记账凭证上应有录入人员、稽核人员、会计主管人的签名或盖账凭证上应有录入人员、稽核人员、会计主管人的签名或盖章。章。2.账簿的打印账簿的打印一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、年打印一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、年打印;发生业务少的账簿，可以满页打印。发生业务少的账簿，可以满页打印。返回下一页上一页第四节第四节 会计电算化档案管理会计电算化档案管理(二二)会计档案安全管理及保密措施会计档案安全管理及保密措施1.存档管理存档管理各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷、装订成册。的要求，负责整理立卷、装订成册。2.安全、保密措施安全、保密措施返回上一页