《EXCEL基础教程》PPT课件

培 训 教 程 大 纲 1： EXCEL名 称 定 义 2： EXCEL基 础 操 作 3： EXCEL常 用 快 捷 键 4： EXCEL数 据 有 效 性 用 法 5： EXCEL条 件 格 式 的 用 法 6： EXCEL图 表 的 制 作 方 法 7： EXCEL数 据 透 视 表 的 制 作 方 法 8： EXCEL常 用 函 数 的 应 用 Excel是 Microsoft公 司 推 出 的 办 公 软 件Office中 的 一 个 重 要 组 成 成 员 ,也 是 目 前 最 流 行 的 关于 电 子 表 格 处 理 的 软 件 之 一 .它 具 有 强 大 的 计 算 、 分析 和 图 表 等 功 能 ， 是 公 司 目 前 最 常 用 的 办 公 数 据 表格 软 件 。 在 Word中 也 有 表 格 ,在 Excel表 格 与 W表 格 的 最 大不 同 在 于 Excel表 格 具 有 强 大 的 数 字 运 算 和 数 字 分 析能 力 .Excel中 内 置 的 公 式 和 函 数 ,可 能 帮 忙 用 户 进 行复 杂 的 计 算 .由 于 E在 数 据 运 算 方 面 有 强 大 的 功 能 ,使它 成 为 用 户 办 公 必 不 可 少 的 一 个 常 用 办 公 软 件 。 工 作 薄 工 作 簿 是 处 理 和 存 储 数 据 的 文 件 。 标 题 栏 上 显 示 的 是 当 前 工 作 簿 的名 字 。 Excel默 认 的 工 作 簿 名 称 为 “ book1” 。 每 个 工 作 簿 包 含 多 个 工 作 表 ， 默 认 状 态 工 作 薄 包 含 张 工 作 表 ， 但是 张 工 作 表 往 往 不 能 满 足 用 户 的 需 要 ， 所 以 一 个 工 作 簿 中 可 能 包 含 多张 工 作 表 ， 最 多 时 一 个 工 作 簿 中 可 能 包 含 255张 工 作 表 。工 作 表 工 作 表 是 由 单 元 格 组 成 ， 在 excel中 一 张 工 作 表 由 256 65536个单 元 格 组 成 。 Excel中 默 认 新 建 的 工 作 簿 包 含 3个 工 作 表 ， 工 作 表 的 标签 名 为 sheet1、 sheet2、 sheet3。 可 能 通 过 单 击 工 作 表 标 签 在 不 同 的工 作 表 之 间 进 行 切 换 。 单 元 格 Excel中 的 每 一 张 工 作 表 都 是 由 多 个 长 方 形 的 “ 存 储 单 元 ” 组 成 ， 这些 长 方 形 的 “ 存 储 单 元 ” 即 是 单 元 格 。 这 是 Excel最 小 的 最 小 的 单 位 。 输入 的 数 据 就 保 存 在 这 些 单 元 格 中 ， 这 此 数 据 可 是 字 符 串 、 数 学 、 公 式 等 不同 类 型 的 内 容 。列 标 和 行 号 ： Excel使 用 字 母 标 识 列 ， 从 A到 IV， 共 256列 ， 这 些 字 母 称 为 列 标 ； 使用 数 字 标 识 行 ， 从 1到 65536， 共 65536行 。 每 个 单 元 格 通 过 “ 列 标 +行 号 ”来 表 示 单 元 格 的 位 置 。 如 ： B1， 就 表 示 第 B列 第 1行 的 单 元 格 。名 称 框 和 公 式 编 辑 框 名 称 框 用 来 对 Excel电 子 表 格 中 的 单 元 格 进 行 命 名 和 名 称 的 显 示 。 利用 名 称 框 ， 用 户 可 以 快 速 定 位 到 相 应 的 名 称 区 域 。 公 式 编 辑 框 用 于 输 入 和 显 示 公 式 或 函 数 的 区 域 。 单 击 【 开 始 】 【 程 序 】 【 Microsoft Office】 【 Microsoft Office Excel 2003】 菜 单 命令 ， 即 可 启 动 Excel应 用 程 序 。 工 作 表 标 签 列 标活 动 单 元 格行 号 工 具 栏标 题 栏 任 务 窗 格菜 单 栏 绘 图 工 具 栏名 称 框 公 式 编 辑 框 Excel的 工 作 界 面 与 word的 工 作 界 面 有 着 类 似 的 标 题 栏 、 菜 单 、 工 具 栏 ， 也 有 自 已 独 特 的 功能 界 面 ， 如 名 称 框 、 工 作 表 标 签 、 公 式 编 辑 框 、 行 号 、 列 标 等 。 打 开 文 件 有 三 种 方 法 ：双 击 xcel文 件单 击 菜 单 【 文 件 】 【 打 开 】单 击 工 具 栏 上 的 【 打 开 】 按 钮文 件 的 操 作 保 存 文 件有 两 种 方 法 ：单 击 菜 单 【 文 件 】 【 保 存 】 输 入 文 件 名单 击 工 具 栏 上 的 【 保 存 】 按 钮 关 闭 文 件有 两 种 方 法 ：单 击 菜 单 栏 右 上 角 【 关 闭 】 按 钮单 击 菜 单 【 文 件 】 【 关 闭 】 数 据 输 入 ： 单 击 要 输 入 数 据 的 单 元 格 ， 利 用 键 盘 输 入 相应 的 内 容 默 认 情 况 下 ， 输 入 数 据 后 ， 按 nter键 ， 将 确 认 输 入 并 切 换 到 下 方 的 单 元 格 按 ab 键 ， 可 切换 到 右 方 的 单 元 格 ； 按 键 盘 上 的 单 元 格 ， 可 灵 活 选 择 下 一 个 数 据 输 入 的 位 置 修 改 数 据 ： 直 接 替 换 数 据 。 单 击 选 中 要 修 改 的 单 元 格 ， 输 入 新 内 容 ， 会 替 换 原 单 元 格 中 的 内 容 。 修 改 单 元 格 中 的 部 分 内 容 。 双 击 单 元 格 ， 单 元 格 变 录 入 状态 ， 光 标 成 “ ” 形 ， 表 示 文 字 插 入 的 位 置 ， 然 后 在 要 修改 的 文 字 上 拖 动 鼠 标 选 中 要 修 改 的 文 字 ， 然 后 输 入 新 的 内容 。 如 下 图 ： 填 充 和 自 动 填 充 在 Excel中 ， 对 于 一 些 规 律 性 比 较 强 的 数 据 ， 如 果 逐 个 手 动 输 入 比 较 浪 费 时 间 ， 而 且 容 易 造成 数 据 输 入 错 误 ， 为 此 ， Excel提 供 了 填 充 和 自 动 填 充 功 能 ， 可 帮 助 用 户 快 速 输 入 此 类 数 据 填 充 ：单 击 编 辑 填 充 菜 单 命 令 ， 弹 出 如 图 所 示 子 菜 单 ： 向 上 填 充 、 向 左 填 充 、 向 下 填 充 、 向 右 填 充 选 定 一 个 单 元 格 ， 然 后 选 择 向 上 填 充 选 项 ， 则 会 将 选 中 单 元 格 的 内 容 ， 复 制 到 上 面 的 单 元 格中 ， 其 他 类 推 。 填 充 和 自 动 填 充填 充 ： 自 动 填 充 ： 就 是 通 过 简 单 的 双 击 或 拖 动 操 作 快 速 、 准 确 地 输 入 大 量 有 规 律 的 数 据 。 填 充 句 柄 选 定 一 个 单 元 格 ， 仔 细 观 察 后 ， 会 发 现 在 单元 格 右 下 方 有 一 个 小 黑 方 块 ， 这 就 是 填 充 句 柄 。填 充 句 柄填 充 和 自 动 填 充自 动 填 充 ： 自 动 填 充 操 作 步 骤 : 当 鼠 标 光 移 动 到 填 充 句 柄 上 方 时 ,鼠 标 会 变 成 “ + ” 字形 状 ,此 时 可 能 通 过 按 住 鼠 标 左 键 拖 动 实 行 自 动 填 充 操 作 。 竖 向 单 击 拖 动 鼠 标 ,释 放 鼠 标 左 键 后 ,自 动 完 成 填 充 操 作 。自 动 填 充 操 作 步 骤 : 在 最 后 一 个 填 充 的 单 元 格 右 下 角 ,会 出 现 一 个 “ 自 动 填 充 选项 ” ,单 击 “ 自 动 填 充 选 项 ” 标 记 ,会 出 现 如 图 所 示 的 自 动 填 充选 项 ,在 这 里 我 们 可 以 重 新 选 择 自 动 填 充 的 方 式 ,默 认 填 充 方 式为 “ 以 序 列 方 式 填 充 ” 。自 动 填 充 操 作 步 骤 : 我 们 除 了 对 单 元 格 的 内 容 进 行 修 改 外 ,还 可 以 对 单 元 格 进 行 移 动 、 复 制 、插 入 、 删 除 等 操 作 。移 动 单 元 格 单 击 选 择 单 元 格 或 多 个 单 元 格 ， 按 住 鼠 标 左 键 拖 动 目 标 位 置 ， 即 可 完 成对 单 元 格 的 移 动 操 作 。 将 鼠 标 移 动 到 单 元 格 边 框 图 上 ， 鼠 标 变 成 移 动 状 态 ，然 后 拖 动 鼠 标 到 目 标 位 置 即 可 。 复 制 单 元 格 传 统 方 法 是 通 过 选 择 单 元 格 ， 单 击 编 辑 -复 制 菜 单 命 令 ， 将 单元 格 内 容 复 制 到 剪 贴 板 中 ， 然 后 选 择 目 标 单 元 格 ， 单 击 编 辑 -粘 贴菜 单 命 令 ， 完 成 对 单 元 格 的 复 制 。 在 执 行 移 动 单 元 格 的 过 程 中 ， 按 住 【 Ctrl】 键 ， 在 箭 头 的 右 上 角 会 出 现 一 个 “ +”号 ， 这 进 可 以完 成 对 单 元 格 的 复 制 操 作 。 清 除 与 删 除清 除 ： 只 要 选 中 单 元 格 ， 然 后 按 【 Delete】 键 ， 就 可 以 清 除 单 元 格 中 的内 容 ， 或 在 单 元 格 上 单 击 右 键 ， 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 【 清 除 内 容 】命 令 。 删 除 ： 要 删 除 单 元 格 ， 则 在 单 元 格 上 单 击 右 键 ， 在 弹 出 的 快 捷 菜 单中 选 择 【 删 除 】 命 令 ， 在 “ 删 除 ” 对 话 框 中 选 择 一 种 删 除 形 式 ， 然后 单 击 【 确 定 】 按 钮 。清 除 与 删 除 插 入 行 在 要 插 入 的 行 的 下 方 ， 单 击 左 侧 的 行 号 ， 选 择 一 行 单 元 格 ， 单击 右 键 弹 出 快 捷 菜 单 ， 选 择 插 入 命 令 ， 如 图 单 击 要 插 入 位 置 后 面 的 列 标 ， 选 择 一 列 单 元 格 ， 单 击 右 键 弹 出 快 捷菜 单 ， 选 择 插 入 命 令 ， 如 图插 入 列 删 除 行 、 列 ：在 要 删 除 的 行 或 列 上 单 击 右 键 ， 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择【 删 除 】 命 令 即 可 。 行 高 和 列 宽调 整 行 高 ： 将 光 标 移 动 到 行 号 中 间 的 分 隔 线 上 ， 此 时 鼠 标 变 成 ,单 击 鼠 标 左 键 向 上 (或 向 下 )拖 动 ,即 可 调 整 单 元 格 的 行 高 。 调 整 列 宽 ： 将 光 标 移 动 到 列 标 中 间 的 分 隔 线 上 ， 此 时 鼠 标 变 成 ,单 击 鼠 标 左 键 向 左 (或 向 右 )拖 动 ,即 可 调 整 单 元 格 的 列 宽 。行 高 和 列 宽 选 择 多 列 （ 或 多 行 ） 单 元 格 ， 单 击 鼠 标 右 键 ， 在 弹 出 的 快 捷 菜单 中 单 击 选 择 【 隐 藏 】 命 令 ， 即 可 隐 藏 单 元 格 的 列 （ 或 行 ） 。行 、 列 隐 藏 行 的 隐 藏 与 列 的 隐 藏 方 法 相 同 。 要 恢 复 单 元 格 的 显 示 ， 可 以 通 过 选 择 被 隐 藏 单 元 格 的 前后 两 列 单 元 格 ， 然 后 单 击 鼠 标 右 键 ， 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择【 取 消 隐 藏 】 命 令 ， 即 可 重 新 显 示 被 隐 藏 的 单 元 格 。行 、 列 取 消 隐 藏 选 择 单 元 格 后 ， 单 击 鼠 标 右 键 ， 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 【 设 置单 元 格 格 式 】 菜 单 选 项 ， 如 图 ：单 元 格 属 性 的 设 置 Excel中 为 了 方 便 对 数 据 处 理 ，可 以 通 过 定 义 单 元 格 的 “ 数 字 ” 选项 卡 ， 来 定 义 不 同 的 单 元 格 数 据 格式 。例 ： 输 入 电 话 号 码 的 区 号 “ 010” 如 果 直 接 输 入 ， “ 010” 中 的 第 一 个 “ 0” 会 被 忽 略 掉 。 此 类 数 据 已 经不 是 数 字 ， 这 是 我 们 需 要 通 过 先 将 单 元 格 的 数 据 格 式 修 改 成 “ 文 本 ” 类 型后 ， 再 在 该 单 元 格 处 输 入 “ 010” 。单 元 格 属 性 的 设 置 【 对 齐 】 选 项 卡 ， 可 以 对 单 元 格 的 文 本 进 行 对 齐 方 式 、 文 本 方 向 等 的 控 制 。其 中 “ 文 本 控 制 ” 中 的 “ 自 动 换 行 ” 选 项 ， 在 单 元 格 内 容 比 较 多 需 要 用 多行 来 进 行 显 示 时 ， 可 能 使 用 这 个 选 项 达 到 换 行 的 效 果 。单 元 格 属 性 的 设 置Excel中 的 字 体 、 边 框 、 图 案 的 设 置 与 word里 面 的 基 本 相 同 。 表 间 切 换单 击 表 标 签 ， 可 以 进 行 表 格 间 的 切 换 。 Excel中 ， 当 前 的 表 格 标 签 为 白 色 ， 默 认 的 非 当 前 表 格 为 浅 灰 色 。 若 要 选 择 相 邻 的 多 张 工 作 表 ， 可 以 通 过 shift键 +单 击 实 现 ；若 要 选 择 不 相 邻 的 多 张 工 作 表 ， 可 以 通 过 ctrl+单 击 实 现 。多 表 的 选 择 选 择 相 邻 的 多 张 工 作 表 选 择 不 相 邻 的 多 张 工 作 表 标 签 的 重 命 名在 表 标 签 上 双 击 鼠 标 ， 当 光 标 变 成 “ I” 状 态 后 ， 即 可 进 行编 辑 修 改 状 态 ， 对 表 标 签 进 行 重 命 名 。 更 改 标 签 的 颜 色在 表 格 的 上 方 ， 单 击 鼠 标 右 键 ， 弹出 快 捷 菜 单 ， 选 择 工 作 表 标 签 颜 色命 令 ， 如 图在 弹 出 的 颜 色 面 板 中 ， 选 择 所 需 要的 颜 色 ， 然 后 单 击 确 定 按 钮 ， 单 击另 外 一 个 工 作 表 后 ， 即 可 看 到 效 果 。如 图 添 加 工 作 表在 工 作 表 标 签 上 单 鼠 标 右 键 ， 弹 出 快 捷 菜 单 ， 然 后 选 择 【 插 入 】 命 令 ，在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 【 工 作 表 】 即 可 在 工 作 表 标 签 上 单 鼠 标 右 键 ， 弹 出 快 捷 菜 单 ， 然 后 选 择 【 删 除 】 命 令删 除 工 作 表 移 动 、 复 制 工 作 表在 表 标 签 上 ， 单 击 鼠 标 右 键 ， 在 弹 出的 快 捷 菜 单 中 选 择 移 动 或 复 制 工 作 表命 令 ， 弹 出 对 话 框单 击 “ 工 作 簿 ” 下 拉 列 表 ， 可 以 选 择工 作 表 要 移 动 到 的 位 置 即 可 。 如 果 选 择 “ 建 立 副 本 ” 选 项 ， 则 表 示 复 制 工 作 的 操 作 。 在 工 作 簿 内 可 以 进 行 工 作 表 的 位 置 移 动 ， 即 单 击 一 个 工 作 表 的表 标 签 ， 然 后 进 行 拖 动 ， 可 以 调 整 工 作 表 的 前 后 排 列 顺 序 。调 整 工 作 表 显 示 顺 序 拖 动 过 程 中 出 现 的 黑 色 倒 立 的 三 角 形 表 示 拖 动 工 作 表 将 要 插 入 的 位 置 。 排 序 排 序 可 以 让 表 格 中 的 数 据 按 某 种 规 则 排 列 ， 数 据 间 的 顺 序 只 有 两 种 ：升 序 与 降 序 。 对 于 数 值 ， Excel按 数 值 大 小 排 序 ； 对 于 文 本 ， Excel将 根 据 字 母 顺 序 、 首 字 母 的 拼 音 顺 序 或 笔 画 顺 序 来 排 序 ， 空 格 将 始 终被 排 在 最 后 。简 单 排 序选 中 要 排 序 内 容 ， 单 击 工 具 栏 中 的 升 序 排 序 或 降 序 排 序 按 钮 ， 可 以 完成 简 单 的 排 序 。 升 序 排 列 按 钮 降 序 排 列 按 钮 复 杂 排 序通 过 单 击 数 据 菜 单 下 的 【 排 序 】 菜 单 命 令 ， 弹 出 “ 排 序 ”对 话 框 ， 如 图 提 示 ： 排 序 对 话 框 中 ， 最 多 可 以 设 置 3个 关 键 字 。 求 和 ：选 择 要 求 和 的 数 据 ， 并 多 选 一 格 用 于 显 示 结 果 ， 然 后 单击 工 具 栏 上 的 自 动 求 和 按 钮 。 求 平 均 值 、 计 数 等 操 作 如 此 类 推 。 打 印 工 作 表 之 前 ， 需 要 对 工 作 表 的 页 面 进 行 设 置 ， 单 击 菜单 文 件 下 的 页 面 设 置 ， 如 图页 面 选 项 卡 ： 可 以 进 行 方 向 、 缩 放 、 纸 张 大 小 的 设 定 。 页 边 距 选 项 卡 ： 可 以 对 打 印 表 格 页 边 距 进 行 设 置 。 页 眉 /页 脚 选 项 卡 ： 可 以 对 打 印 文 件 设 置 页 眉 、 页 脚 。 我 们 可 以 通 过 单 击 自 定 义 页 眉 或 自 定 义 页 脚 来 进 行 自 定 义 页 眉 、 页 脚 。 工 作 表 选 项 卡 ： 可 以 设 置 要 打 印 的 区 域 ， 默 认 是 全 部 区 域 。 如 果 是 多页 打 印 ， 可 以 将 表 头 部 分 设 置 为 “ 打 印 标 题 ” ， 这 样 便 可 以 在 每 页 出现 标 题 内 容 。 有 两 种 方 法 ：文 件 菜 单 下 的 打 印 命 令工 具 栏 上 的 打 印 按 钮 1： 输 入 日 期 ,Ctrl+; 2： 输 入 时 间 ,Ctrl+Shift+:3： 插 入 超 级 链 接 ,Ctrl+K 4： 定 义 名 称 ,Ctrl+F3 5： 复 制 选 定 区 域 ， Ctrl+C 6： 粘 贴 选 定 区 域 ,Ctrl+V 7： 剪 切 选 定 区 域 ,Ctrl+X 8： 选 定 整 个 工 作 表 ,Ctrl+A 9： 将 选 定 区 域 扩 展 到 工 作 表 的 最 后 一 个 包 含 数 据 的 单 格 ,Ctrl+Shift+End 10： 编 辑 单 元 格 批 注 ,Shift+F2 常 用 快 捷 键常 用 10大 快 捷 键 数 据 有 性 效 的 用 途 ：1、 录 入 数 据 的 校 验 2、 快 速 录 入 数 据 ， 在 下 拉 菜 单 中 选 择3、 批 注 提 示 功 能 4、 多 级 下 拉 菜 单 的 制 作 数 据 有 效 性 以 免 输 入 时 有 重 复 的 数 据 或 文 本 ， 可 设 置 数 据 有 效 性 来 验 证 ，当 有 重 复 时 自 动 弹 出 提 示 ， 例 如 ： 在 A栏 设 置 如 下录 入 数 据 的 校 验 -重 复 效 验数 据 有 效 性 快 速 有 效 输 入 数 据 ， 菜 单 下 拉 制 作 方 法 如 下 ：方 法 1： 直 接 输 入 清 单 ， 以 逗 号 “ ， ” 分 开下 位 菜 单 制 作 数 据 有 效 性设 置 效 果 快 速 有 效 输 入 数 据 ， 菜 单 下 拉 制 作 方 法 如 下 ：方 法 2： 位 置 区 域 引 用 法下 位 菜 单 制 作 数 据 有 效 性设 置 效 果 快 速 有 效 输 入 数 据 ， 菜 单 下 拉 制 作 方 法 如 下 ：方 法 3： 名 称 引 用 法 ， 此 方 法 可 跨 工 作 表 引 用 清 单下 位 菜 单 制 作 数 据 有 效 性设 置 效 果 设 置 方 法 如 下 ：批 注 提 示 功 能数 据 有 效 性设 置 效 果 定 义 名 称 法 ：多 级 下 拉 菜 单数 据 有 效 性设 置 效 果 Excel“条 件 格 式 ” 功 能 可 以 根 据 单 元 格 内 容 有 选 择 地 自 动 应 用 格 式 ， 它 为 Excel增色 不 少 的 同 时 ， 还 为 我 们 带 来 很 多 方 便 。 如 果 让 “ 条 件 格 式 ” 和 公 式 结 合 使用 ， 则 可 以 发 挥 更 大 的 威 力 ， 见 附 下 例 子 。1： 输 入 重 复 时 自 动 显 示 红 色 填 充 色 创 建 “ 条 件 格 式 ” 的 公 式 假 设 我 们 通 过 “ 条 件 格 式 ” ， 把 有 重 复 的 数 据 所 在 单 元格 的 填 充 色 设 置 为 经 色 ， 输 入 完 成 后 ， 通 过 查 看 单 元 格 的 填 充 色 是 否 变 为 经色 ， 就 可 以 知 道 输 入 的 正 确 性 了 。 条 件 格 式 2： 让 工 作 表 间 隔 固 定 行 显 示 阴 影 当 单 元 格 数 据 行 较 多 ， 我 们 为 了 让 显 示 效 果 更 加 醒 目 ， 可 以 让 工 作 表 间 隔 固 定 行 显 示 阴 影 ， 效 果 如 下 图 所 示下 面 的 效 果 是 使 用 了 公 式 “ =MOD(ROW(),2)=0”， 如 果 要 间 隔 两 行 显 示 阴 影 则 用公 式 “ =MOD(ROW(),3)=0”， 其 余 依 次 类 推 。 条 件 格 式 小 提 示 ： 函 数 MOD(number,divisor)返 回 两 数 相 除 的 余 数 ， 其 中 Number为 被 除 数 ， Divisor为 除 数 。 函 数ROW(reference)返 回 引 用 的 行 号 。 其 中 Reference?为 需 要 得 到 其 行 号 的 单 元 格 或 单 元 格 区 域 ， 如 果 省 略 reference， 则 假 定 是 对 函 数 ROW 所 在 单 元 格 的 引 用 图 表 制 作创 建 图 表1： 选 定 所 需 的 数 据 后 ， 单 击 “插 入 ”-“图 表 ”表 格 数 据 所 表 达 的 信 息 常 常 显 得 枯 燥 乏 味 ， 不 易 理 解 ， 如 果 制 成 图 表 ， 则 能 一 目 了 然 图 表 制 作2： 在 “图 表 向 导 4 步 骤 之 1 图 表 类 型 ”对 话 框 上 ， “标 准 类 型 ”框 中 ，选 定 所 需 类 型 （ 如 柱 形 图 ） 后 ， 再 选 定 “子 图 表 类 型 ”， 然 后 单 击“下 一 步 ”。 图 表 制 作3： 第 三 步 ， 在 “图 表 向 导 4 步 骤 之 2 图 表 源 数 据 ”对 话 框 上 ， 如 果 需要 更 改 源 数 据 （ 区 域 ） ， 则 单 击 “数 据 区 域 ”框 右 端 的 “压 缩 对 话 框 ” 按钮 ， 临 时 移 除 对 话 框 ， 以 便 于 在 工 作 表 中 通 过 选 择 单 元 格 来 输 入 区 域 。完 成 后 ， 可 再 次 单 击 该 按 钮 显 示 完 整 对 话 框 。 最 后 单 击 “下 一 步 ”。 图 表 制 作4： 在 “图 表 向 导 4 步 骤 之 3 附 表 选 项 ”对 话 框 上 ， “标 题 ”选 项 卡 的“图 表 标 题 ”框 中 键 入 图 表 标 题 ； “图 例 ”选 项 卡 上 ， “位 置 ”单 选 按 钮 组中 ， 选 中 “底 部 ”， 将 图 例 放 置 在 底 部 ； 然 后 ， 单 击 “下 一 步 ”。 图 表 制 作5： 在 “图 表 向 导 4 步 骤 之 4 图 表 位 置 ”对 话 框 上 ， 选 择 将 图 表 “作 为其 中 的 对 象 插 入 ”原 工 作 表 ， 或 “作 为 新 工 作 表 插 入 ”（ 插 入 到 一 张 新建 的 工 作 表 中 ） ， 单 击 “完 成 ”。 数 据 透 视 表 首 先 ， 在 Excel 工 作 表 中 创 建 数 据 。 您 可 以将 现 有 的 电 子 表 格 或 数 据 库 中 的 数 据 导 入 到新 Excel 工 作 表 中 。 确 保 数 据 可 用 于 数 据 透视 表 ： 删 除 所 有 空 行 或 空 列 。 删 除 所 有 自 动 小 计 。 确 保 第 一 行 包 含 各 列 的 描 述 性 标 题 。 确 保 各 列 只 包 含 一 种 类 型 的 数 据 例 如 ， 一列 中 是 文 本 ， 另 一 列 中 是 数 值 。1： 创 建 数 据 日 期 公 司 名 称 数 量2010年 1月 维 达 力 10002010年 1月 机 诚 8002010年 1月 厂 联 6002010年 2月 维 达 力 11002010年 2月 机 诚 600 2010年 2月 厂 联 8002010年 3月 维 达 力 9002010年 3月 机 诚 7002010年 3月 厂 联 6002010年 4月 维 达 力 5002010年 4月 机 诚 11002010年 4月 厂 联 9002010年 5月 维 达 力 8002010年 5月 机 诚 9002010年 5月 厂 联 1200 数 据 透 视 表1： 在 Excel 工 作 表 中 ， 从 要 根 据 其 创 建 数 据 透 视 表 的 表 格 选 择 一 个 单 元 格 。 2： 在 “ 数 据 ” 菜 单 上 ， 单 击 “ 数 据 透 视 表 和 数 据 透 视 图 ” 启 动 “ 数 据 透 视 表 和 数 据 透 视 图 向 导 ” 。 如 果 工 作 簿 是 共 享 的 （ 共 享 工 作 簿 ： 允 许 网 络 上 的 多 位 用 户 同 时 查 看 和 修 订 的 工 作 簿 。 每 位 保 存 工作 簿 的 用 户 可 以 看 到 其 他 用 户 所 做 的 修 订 。 ） ， 则 “ 数 据 透 视 表 和 数 据 透 视 图 ” 命 令 不 可 用 。 3： 在 “ 数 据 透 视 表 和 数 据 透 视 图 向 导 - 3 步 骤 之 1”的 “ 请 指 定 待 分 析 数 据 的 数 据 源 类 型 :”下 ， 单 击“ Microsoft Office Excel 列 表 或 数 据 库 ” 。 4： 在 “ 所 需 创 建 的 报 表 类 型 :”下 ， 单 击 “ 数 据 透 视 表 ” 。 5： 在 “ 数 据 透 视 表 和 数 据 透 视 图 向 导 - 3 步 骤 之 2”选 定 数 据 区 域 6： 单 击 “ 完 成 ” 。 2： 启 动 “ 数 据 透 视 表 和 数 据 透 视 图 向 导 ” 数 据 透 视 表7： Excel 会 在 您 的 工 作 簿 中 插 入 一 个 新 工 作 表 ， 该 新 工 作 表 包 含 报 表 的 布 局 区域 （ 即 “ 数 据 透 视 表 ” 工 具 栏 ） 和 “ 数 据 透 视 表 字 段 列 表 ” 。 启 动 “ 数 据 透 视 表 和 数 据 透 视 图 向 导 ” 数 据 透 视 表8： 将 “ 类 别 ” 字 段 从 “ 数 据 透 视 表 字 段 列 表 ” 拖 动 到 数 据 透 视 表 的 “ 将 行 字 段拖 至 此 处 ” 区 域 。 不 要 担 心 会 将 字 段 放 错 位 置 ， 您 以 后 可 以 随 意 移 动 它 们 。请 注 意 ， 向 导 会 使 用 您 的 工 作 表 中 “ 类 别 ” 列 的 数 据 自 动 填 充 行 。开 始 构 建 您 的 数 据 透 视 表 常 用 函 数1： SUM-求 和2： SUMIF-條 件 求 和3： COUNTIF-計 算 某 範 圍 內 符 合 某 搜 尋 準 則 的 儲 存 格 個 數4： VLOOKUP-列 向 查 找 引 用5： HLOOKUP-行 向 查 找 引 用6： SUMPRODUCT-多 條 件 求 和 或 求 個 數7： IF-邏 輯 運 算8： OR-邏 輯 運 算 9： AND-邏 輯 運 算10： SUBTOTAL 动 态 分 类 汇 总 END