应用文的写作知识

应用文的写作知识 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望应用文写作应用文写作应用文写作常识应用文写作常识模拟训练：模拟训练：情景：情景：20102010年年8 8月，国家电网技术学院新员工开学典礼，请你为领导写月，国家电网技术学院新员工开学典礼，请你为领导写一份讲话稿。一份讲话稿。要求：把握主题，列出主要内容。要求：把握主题，列出主要内容。应用文写作常识应用文写作常识 应用文在写作上既具有一般写作的共性，又有自己的特殊要求。应用文在写作上既具有一般写作的共性，又有自己的特殊要求。1 1主旨主旨2 2材料材料结构结构3 3语言语言4 4主题主题材料材料结构结构 语言语言“灵魂灵魂”“血肉血肉”“骨骼骨骼”“细胞细胞”文章写作四要素文文章章写写作作人人体体构构成成 导入 主题又又称称主主旨旨，是是作作者者通通过过文文章章的的具具体体材材料料所所表表达达的的中中心心思思想想或基本观点。主题是文章的灵魂，决定着文章的质量。或基本观点。主题是文章的灵魂，决定着文章的质量。“无论诗歌与长行文字，具以意为主，意犹帅也，无帅之兵，谓之乌合”。王夫之决定材料取舍提炼支配文章布局谋篇制约文章表达手法影响文章遣词造句一、应用文主题的确立及作用一、应用文主题的确立及作用 主题 应应用用文文的的主主题题形形成成，往往往往是是“意意在在笔笔先先”，即即根根据据应应用用文文的的撰撰写写目目的的而而确确定定，根根据据撰撰写写目目的的搜搜集集材材料料、占占有有材材料料和和选选择择材材料料，根据撰写目的确定文体。根据撰写目的确定文体。一、应用文主题的确立及作用一、应用文主题的确立及作用(1)主题正确。(2)主题集中。(3)主题深刻。(4)主题鲜明。凡做一文章,其用意俱要可以一言以蔽之扩之则为千万言,约之则为一言,所谓主脑是也。刘熙载一、应用文主题的确立及作用一、应用文主题的确立及作用二、确立主旨的途径二、确立主旨的途径1234应用文的主旨来源于长期的阅读积累-应用文的主旨来源于对现实工作的观察和思考 应用文的主旨来源于方针政策 应用文的主旨来源于领导的制文意图 确立主旨的途径确立主旨的途径 三、主旨的特点三、主旨的特点 主题先行性主题先行性 1.应用文总是先产生了具体问题而后产生写作的需求。应用文总是先产生了具体问题而后产生写作的需求。2.执笔者的写作行为往往是被动的，是奉承领导集体的旨意而执笔者的写作行为往往是被动的，是奉承领导集体的旨意而进行创作。进行创作。3.写作的过程是不断体现主题的过程。写作的过程是不断体现主题的过程。主题单一性主题单一性 应用文的主题必须单一、明确，读者对主题的理解更不允许应用文的主题必须单一、明确，读者对主题的理解更不允许多元，而要求理解的同一。有的文章尽管涉及面广，材料较多元，而要求理解的同一。有的文章尽管涉及面广，材料较丰富，但文章紧紧围绕一个中心，内容集中，一题一议，主丰富，但文章紧紧围绕一个中心，内容集中，一题一议，主题单一、明确。题单一、明确。主题显露性主题显露性 应用文写作不同于文学创作，要求直截了当地点明主题，表应用文写作不同于文学创作，要求直截了当地点明主题，表明态度，提出解决问题的措施和办法，对文章所涉及的各类明态度，提出解决问题的措施和办法，对文章所涉及的各类问题，必须有明确的观点立场，应该怎么做，解决什么问题，问题，必须有明确的观点立场，应该怎么做，解决什么问题，达到什么目的，都要明确地表达出来，使读者能清晰快速地达到什么目的，都要明确地表达出来，使读者能清晰快速地理解，而无需作无谓的揣摩分析。理解，而无需作无谓的揣摩分析。由作者直接表达显露在文章中 (1)(1)在标题上直接表达在标题上直接表达(2)(2)在前言中表达观点在前言中表达观点(3)(3)结论中概括结论中概括四、主四、主题题的作用的作用主题决定材料的选取主题决定材料的选取 主题是统帅材料的一条红线。根据主题需要对材料主题是统帅材料的一条红线。根据主题需要对材料“去伪存真，去去伪存真，去粗存精粗存精”，选择真实、典型的材料来表现主题。，选择真实、典型的材料来表现主题。主题决定文种的选用主题决定文种的选用根据不同的主题，选择不同的文种，是十分重要的。根据不同的主题，选择不同的文种，是十分重要的。主题决定结构的安排主题决定结构的安排 首首先先不不同同的的文文种种其其结结构构安安排排的的不不同同，这这是是由由主主题题决决定定的的；其其次次相相同同的文种也会表现不同的主题，其结构安排也有变化。的文种也会表现不同的主题，其结构安排也有变化。主题决定表达方式的选用主题决定表达方式的选用 应应用用文文写写作作主主要要采采用用叙叙述述、说说明明和和议议论论的的表表达达方方式式。采采用用哪哪种种表表达达方式也是根据主题来决定的。方式也是根据主题来决定的。应用文材料的概念及作用应用文材料的概念及作用 材料，指指作作者者为为了了撰撰写写目目的的而而搜搜集集或或积积累累的的能能够够表表现现文文章章主主题题的的事事实实或或论论据据。应应用用文文的的材材料料一一般般通通过过查查阅阅文文献献、深深入入调调研研和日常学习积累来获得。和日常学习积累来获得。材料与主题的关系 材料是文章的内容，主题是文章的中心思想，二者必须统一。材料是文章的内容，主题是文章的中心思想，二者必须统一。“夫立言之要在于有物”章学诚 五五、应用文材料的积累与选择应用文材料的积累与选择 1.选择材料要紧扣主题选择具有真实性、典型性、新颖性的材料。以一斑窥全豹，以一目尽传精神2.使用材料 要根据应用文的不同性质决定材料的使用方式，根据文章的撰写目的确定材料使用的详略。材料吃得透，运用就灵活 笔下功夫深，材料就活脱 紧扣主旨紧扣主旨材料是为主旨服务的，只有选择最能说明主材料是为主旨服务的，只有选择最能说明主旨的材料，才能达到表现主旨的目的材料和旨的材料，才能达到表现主旨的目的材料和主旨要高度统一。主旨要高度统一。真实准确真实准确典型新颖典型新颖 写作应用文所用的材料要力求反映事物的本质，写作应用文所用的材料要力求反映事物的本质，一定要真实准确。为此对选用的事实材料，数据一定要真实准确。为此对选用的事实材料，数据材料时一定要核实清楚，引用其它材料时一定要材料时一定要核实清楚，引用其它材料时一定要忠于原文。忠于原文。典型材料是指那些能深刻揭示事物本质，又典型材料是指那些能深刻揭示事物本质，又具有代表性和说服力的材料。具有代表性和说服力的材料。六、六、应用文的结构及要求应用文的结构及要求 要求完整、严谨，纲目清楚，层次分明，段落清晰，要避免松散与重复。一般来讲，应用文的正文都具有开头、主体与结尾几大部分，但在具体安排时，还要根据不同文体的特点安排不同的结构形态。结构中的层次 层次是应用文思想内容表现的次序。层次是应用文思想内容表现的次序。每个层次要具有相对的完整性，对层次的划分，要前后有序，条理清楚，每个层次要具有相对的完整性，对层次的划分，要前后有序，条理清楚，为此，要求撰写者对所写的事物进行深刻地分析，以便使自己具有清晰的思为此，要求撰写者对所写的事物进行深刻地分析，以便使自己具有清晰的思路。路。层次的形式 关于层次的划分，在一篇文章中要取同一标准，一般采用述形式有：以关于层次的划分，在一篇文章中要取同一标准，一般采用述形式有：以时间为序、以管理活动的发展阶段为序、以逐层论证为序、以问题为序、以时间为序、以管理活动的发展阶段为序、以逐层论证为序、以问题为序、以空间为序和综合式。空间为序和综合式。明明 确确简简 洁洁朴朴 实实严严 密密应用文的语言在符合现代汉语语法、修辞、逻辑要求的同时，它还应用文的语言在符合现代汉语语法、修辞、逻辑要求的同时，它还具有自己的特点。具有自己的特点。语言语言指表意明白不含糊；遣词造句准确，贴切。即“文约而事半”，“文简而理周”，力求用最少的文字表达最丰富的内容。即应用文的语言不宜华丽，一般不用积极的修辞手法；不采用描写、抒情的表达方式，多用叙述及说明、议论的方式。即严谨、周密。写作应用文时要掌握分寸，用语得体。一、庄重性一、庄重性 （一）（一）言辞有力 （二）语气坚决、肯定 （三）（三）多用书面语，少用口语、土语和溢美之辞例如：例如：“关于关于私下里主张私下里主张修建的楼堂馆所，要修建的楼堂馆所，要尽快尽快停止停止”“关于关于擅自决定擅自决定修建的楼堂馆所，要修建的楼堂馆所，要立即立即停止停止”（一）言辞有力言辞有力例如：例如：“关关于于你你校校设设置置新新专专业业问问题题，如如果果条条件件成成熟熟可可以以设设置置，如如果果条条件件尚尚未未成成熟熟，就就等等条件成熟之后再设。条件成熟之后再设。”“关于你校设置新专业问题，经研究条件成熟，可以设置。”（二）语气坚决、肯定（二）语气坚决、肯定例如：例如：凡凡来来我我处处购购买买飞飞机机票票的的同同志志，应应凭凭本本人人身身份份证和单位证明到售票窗口排队买票。证和单位证明到售票窗口排队买票。凡购买机票者，请持本人身份证和单位证明到售票处排队。（三）多用书面语，少用口语、土语和溢美之辞多用书面语，少用口语、土语和溢美之辞二、准确性 （一）（一）不要使用带有歧义的词语 （二）（二）注意近义词的使用 （三）（三）注意词语的互相搭配 （四）（四）注意不要使句子成分残缺 （五）（五）注意语句的逻辑关系 “语言艺术的技巧就在于寻找唯一需要的词的唯一需要的位置”托尔斯泰一字入公文，九牛拔不出（一）（一）不要使用带有歧义的词语因父病故请假三天姜屯乡七个村干部女子理发店 几个市的领导人视察了蛇口工业区。他背着总经理和副总经理偷偷地把这笔钱分别存入了两家银行。（二）（二）注意近义词的使用 接见会见接见会见建国前 解放前侦察 侦查案犯 罪犯询问 讯问（三）（三）注意词语的互相搭配 1.这个文化站已成为教育和帮助后进青年，挽救和培养失足青年的场所，多次受到上级领导的表彰。2.有关部门对极少数不尊重环卫工人劳动、无理取闹、甚至殴打侮辱环卫工人的事件，及时进行了批评教育和严肃处理。3.3.他的革命精神时刻浮现在我眼前。他的革命精神时刻浮现在我眼前。4.4.既然你来了，我也该走了。既然你来了，我也该走了。（四）（四）注意不要使句子成分残缺（1 1）缺主语：例：由于她这样好的成绩，得到了老师和同学们的赞扬。例：由于她这样好的成绩，得到了老师和同学们的赞扬。（2 2）缺谓语:例：旧社会，劳动人民吃不饱，穿不暖的生活。例：旧社会，劳动人民吃不饱，穿不暖的生活。（3 3）缺宾语：例：他们胸怀祖国，放眼世界，大力发扬了敢拼敢搏，终于夺得了冠军。例：他们胸怀祖国，放眼世界，大力发扬了敢拼敢搏，终于夺得了冠军。（4 4）关联词语残缺：例：这次学术会，收获很大，时间并不长。例：这次学术会，收获很大，时间并不长。种属概念并列 今年这里水果和梨子大丰收。今年这里水果和梨子大丰收。违反同一律 王区长上任将近一年多的时间，就为大家办了七件好事。王区长上任将近一年多的时间，就为大家办了七件好事。违反排中律 小王主张先干后做计划；小李主张先做计划后再干。我认小王主张先干后做计划；小李主张先做计划后再干。我认为他们各有各的道理。为他们各有各的道理。（五）注意语句的逻辑关系注意语句的逻辑关系（五）（五）注意语句的逻辑关系不合逻辑：1、范围不清：例：从事业的发展上看，还缺乏各项科学专家和各项人才。2、强加因果：例：我两次看见他从这个工厂走出来，我才知道这个热心帮助病人的老人原来是个工人。3、否定失当：例：几年来，他无时无刻不忘搜集、整理民歌，积累了大量的资料。练习：练习：这次会开得十分成功，但主要问题还没有从根本上解决。这次会开得十分成功，但主要问题还没有从根本上解决。我们的报刊、杂志、电视和一切出版物，更有责任作出我们的报刊、杂志、电视和一切出版物，更有责任作出表率，杜绝用字不规范的现象，增加使用语言文字的规表率，杜绝用字不规范的现象，增加使用语言文字的规范意识。范意识。保护国家、集体和公民的合法权益。保护国家、集体和公民的合法权益。三、精炼性三、精炼性 （一）（一）选择字数少，内容含量大的词（二）（二）采用固定词语或惯用语（三）（三）采用一些文言词语（四）（四）语句要简短（一）（一）选择字数少，内容含量大的词对经过多次教育不进行改悔的人，要进行处罚。对屡教不改者，予以处罚。对屡教不改者，予以处罚。“文约而事丰”（二）（二）采用固定词语或惯用语如无不当，请予批准。请即遵照执行顷接贵公司来电此事可径与xx租船公司接洽（三）（三）采用一些文言词语 谨悉 已悉 收悉 谨启者 兹启者 兹有 兹将 兹就 兹因 顷接 顷闻 顷奉 雅鉴 钧鉴（四）（四）语句要简短意则期多，字惟求少意则期多，字惟求少运费要求你单位负责一半运费要求你单位负责一半运费各半运费各半屡次电告你方赎单竟无音讯屡次电告你方赎单竟无音讯迭电告催赎未果迭电告催赎未果四、程式性“来函（请示）收悉”“经研究同意”“特此函复”“与会者认为”“与会者指出”五、朴实性 “只一拳，正打在鼻子上，打得鲜血迸流，鼻子歪在半边，却便似开了个油酱铺：咸的、酸的、辣的，一发都滚出来。郑屠挣不起来，那把尖刀也丢在一边，口里只叫：打得好！鲁达骂道：直娘贼！还敢应口！提起拳头来就眼眶际眉梢只一拳，打得眼棱缝裂，乌珠迸出，也似开了个彩帛铺的：红的、黑的、绛的，都绽将出来郑屠当不过，讨饶。鲁达喝道：咄！你是个破落户！若只和俺硬到底，洒家倒饶了你！你如今对俺讨饶，洒家偏不饶你！又只拳，太阳上正着，却似做了一个全堂水陆的道场：磬儿、钹儿、铙儿，一齐响。”水浒 真正的智慧只是用朴素的方式反映出来。高尔基 “当时，黄克功即拔出手枪对刘威胁恫吓，刘亦不屈服，黄克功感情冲当时，黄克功即拔出手枪对刘威胁恫吓，刘亦不屈服，黄克功感情冲动，失去理智，不顾一切，遂下最后的毒手，竟以打敌人的枪弹对准青年动，失去理智，不顾一切，遂下最后的毒手，竟以打敌人的枪弹对准青年革命分子的刘茜胁下开枪，刘倒地未死，尚呼求救，黄复对刘头部再加一革命分子的刘茜胁下开枪，刘倒地未死，尚呼求救，黄复对刘头部再加一枪，刘即毙命。枪，刘即毙命。”甘宁边区高等法院刑事判决书甘宁边区高等法院刑事判决书善于运用群众语言风扫地，月点灯，吃的猪狗食，干的牛马活。汗水掉在地主田里，泪水落在自己锅里。厚的地方千层布，破的地方肉裸露。穷人头上两把刀，租子重，利息高。粗康里要挤出水，石头里要炸出油。第八节第八节 应用文的表达方式应用文的表达方式 表达方式，指撰写文章所采用的具体表述方法和形式。表达方式有五种形式：记叙、描写、抒情、说明和议论。应用文最常用的重要是记叙、说明和议论。应用文的叙述特点：（一）客观的叙述人称 用第一、第三人称居多。（二）真实的叙述对象（三）单纯的叙述线索应用文的议论特点（一）就事论事式的议论（二）冷静、公允，不带主观色彩应用文的说明特点（一）（一）使用行业术语进行说明（二）（二）自然语言和人工语言交替使用不同的文体，有不同的社会功能，也形成了不同的语言特色。应用文的语不同的文体，有不同的社会功能，也形成了不同的语言特色。应用文的语言究竟有什么特色呢言究竟有什么特色呢?让我们先作个简单的比较。让我们先作个简单的比较。应用文和别的文章一样，都离不开写人、写事。关于写人，应用文和别的文章一样，都离不开写人、写事。关于写人，红楼梦红楼梦中中的贾雨村是这样出场的：的贾雨村是这样出场的：“葫芦庙内寄居的一个穷儒葫芦庙内寄居的一个穷儒姓贾名化、表字时姓贾名化、表字时飞、别号雨村的走来。这贾雨村原系湖州人氏，也是诗书仕宦之族，因他飞、别号雨村的走来。这贾雨村原系湖州人氏，也是诗书仕宦之族，因他生于末世，父母祖宗根基已尽，人口衰丧，只剩得他一身一口，在家乡无生于末世，父母祖宗根基已尽，人口衰丧，只剩得他一身一口，在家乡无益，因进京求取功名，再整基业。自前岁来此，又淹蹇住了，暂寄庙中安益，因进京求取功名，再整基业。自前岁来此，又淹蹇住了，暂寄庙中安身，每日卖文作字为生，故士隐常与他交接。身，每日卖文作字为生，故士隐常与他交接。”而在一篇调查报告中，介而在一篇调查报告中，介绍一位工程师时，却用的另一种语体：绍一位工程师时，却用的另一种语体：“张张，男，现年四十二岁，一九，男，现年四十二岁，一九六二年清华大学机械系毕业，可阅读英、日外语专业资料，工作勤勤恳恳，六二年清华大学机械系毕业，可阅读英、日外语专业资料，工作勤勤恳恳，积极努力。近年来，工厂的几项重大技术课题，都有他参与或是在他主持积极努力。近年来，工厂的几项重大技术课题，都有他参与或是在他主持下攻克的，被公认为下攻克的，被公认为 全厂一号技术尖子全厂一号技术尖子。他从一九五七年起便申请入。他从一九五七年起便申请入党，但因出身于地主家庭，哥哥曾被错划党，但因出身于地主家庭，哥哥曾被错划 右派右派，工厂一些领导认为，工厂一些领导认为，对他只能在技术上使用，不能在政治上重用。因此至今仍被关在党组织的对他只能在技术上使用，不能在政治上重用。因此至今仍被关在党组织的大门之外大门之外”。关于写事，关于写事，水浒水浒中有一段中有一段“鲁提辖拳打镇关西鲁提辖拳打镇关西”，其中对鲁达的三拳是，其中对鲁达的三拳是这样写的：这样写的：“只一拳，正打在鼻子上，打得鲜血迸流，鼻子歪在半边，却便只一拳，正打在鼻子上，打得鲜血迸流，鼻子歪在半边，却便似开了个油酱铺：咸的、酸的、辣的，一发都滚出来。郑屠挣不起来，那把似开了个油酱铺：咸的、酸的、辣的，一发都滚出来。郑屠挣不起来，那把尖刀也丢在一边，口里只叫：尖刀也丢在一边，口里只叫：打得好！打得好！鲁达骂道：鲁达骂道：直娘贼！还敢应口！直娘贼！还敢应口！提起拳头来就眼眶际眉梢只一拳，打得眼棱缝裂，乌珠迸出，也似开了个提起拳头来就眼眶际眉梢只一拳，打得眼棱缝裂，乌珠迸出，也似开了个彩帛铺的：红的、黑的、绛的，都绽将出来彩帛铺的：红的、黑的、绛的，都绽将出来郑屠当不过，讨饶。鲁达喝道：郑屠当不过，讨饶。鲁达喝道：咄！你是个破落户！若只和俺硬到底，洒家倒饶了你！你如今对俺讨饶，咄！你是个破落户！若只和俺硬到底，洒家倒饶了你！你如今对俺讨饶，洒家偏不饶你！洒家偏不饶你！又只又只 拳，太阳上正着，却似做了一个全堂水陆的道场：磬拳，太阳上正着，却似做了一个全堂水陆的道场：磬儿、钹儿、铙儿，一齐响。儿、钹儿、铙儿，一齐响。”而在陕甘宁边区高等法院刑事判决书中一段枪而在陕甘宁边区高等法院刑事判决书中一段枪杀的叙述，却是另一个样子：杀的叙述，却是另一个样子：“当时，黄克功即拔出手枪对刘威胁恫吓，刘当时，黄克功即拔出手枪对刘威胁恫吓，刘亦不屈服，黄克功感情冲动，失去理智，不顾一切，遂下最后的毒手，竟以亦不屈服，黄克功感情冲动，失去理智，不顾一切，遂下最后的毒手，竟以打敌人的枪弹对准青年革命分子的刘茜胁下开枪，刘倒地未死，尚呼求救，打敌人的枪弹对准青年革命分子的刘茜胁下开枪，刘倒地未死，尚呼求救，黄复对刘头部再加一枪，刘即毙命。黄复对刘头部再加一枪，刘即毙命。”从这两组文字的对比看，无论写人还是写事，语体的差别是显而易见的。从这两组文字的对比看，无论写人还是写事，语体的差别是显而易见的。从机关应用文的角度看，语言的使用主要有以下四个特点：从机关应用文的角度看，语言的使用主要有以下四个特点：一是平实。机关应用文是为了解决实际问题而说服读者的，不是用形一是平实。机关应用文是为了解决实际问题而说服读者的，不是用形象化的描绘去感染读者。因此在阅读中，不包含欣赏的因素。这种特象化的描绘去感染读者。因此在阅读中，不包含欣赏的因素。这种特点的突出表现是：点的突出表现是：实在。它不用烘托、渲染等手法，而是实实在在地写下去。同样写人，实在。它不用烘托、渲染等手法，而是实实在在地写下去。同样写人，机关应用文和小说所使用的语言却大不相同。比如机关应用文和小说所使用的语言却大不相同。比如红楼梦红楼梦写贾雨写贾雨村，是先写总貌村，是先写总貌“穷儒穷儒”，再报姓名字号，然后讲出身、追求，最后，再报姓名字号，然后讲出身、追求，最后写现状。用语是动静结合，动中写静，笔调曲折，有起有伏。调查报写现状。用语是动静结合，动中写静，笔调曲折，有起有伏。调查报告写张告写张，则是直接介绍姓名、性别、年龄、经历，平铺直叙，不转，则是直接介绍姓名、性别、年龄、经历，平铺直叙，不转弯子。同样写事件，鲁达的三拳，拳拳描绘，层层深入，有意渲染，弯子。同样写事件，鲁达的三拳，拳拳描绘，层层深入，有意渲染，色彩斑斓，腾挪跌宕，十分感人。而判决书写枪杀，却是如实叙述，色彩斑斓，腾挪跌宕，十分感人。而判决书写枪杀，却是如实叙述，一丝不苟。一丝不苟。质朴。如实地表现事物的本来面目，不允许有类似质朴。如实地表现事物的本来面目，不允许有类似“燕山雪花大如席燕山雪花大如席”、“白发三千丈白发三千丈”之类的艺术夸张。妥贴的夸张，在诗歌中会成为之类的艺术夸张。妥贴的夸张，在诗歌中会成为名句，而在机关应用文中则会成为笑话。名句，而在机关应用文中则会成为笑话。通俗。机关应用文的用词造句，都应当力求大众化，避免用生僻晦涩通俗。机关应用文的用词造句，都应当力求大众化，避免用生僻晦涩的字句。有些同志在机关应用文中常常喜欢使用一些半文半白的词语，的字句。有些同志在机关应用文中常常喜欢使用一些半文半白的词语，如放着现成的如放着现成的“他他”不用，而用不用，而用“其其”；放着现成的代词不用，要用；放着现成的代词不用，要用“与之与之”。还有的用些半通不通的词句。如。还有的用些半通不通的词句。如“他的变化很大，前后简他的变化很大，前后简直判若两个人直判若两个人”。把。把“判若两人判若两人”这个文言词组写成这个文言词组写成“判若两个人判若两个人”，不仅很不和谐，而且成了笑话。还有的同志故作高雅，硬要在文件，不仅很不和谐，而且成了笑话。还有的同志故作高雅，硬要在文件中搞一些文言虚语，好象中搞一些文言虚语，好象镜花缘镜花缘中淑士国里的酒保，中淑士国里的酒保，“请教先生，请教先生，酒要一壶呼酒要一壶呼?两壶呼两壶呼?菜要一碟乎菜要一碟乎?两碟乎两碟乎?”?”结果，也只能引人发笑。结果，也只能引人发笑。二是得体。机关应用文的语言要和作者的身份、读者对象、所要达到二是得体。机关应用文的语言要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的，以及客观环境和谐一致，恰到好处。说什么，不说什么，说的目的，以及客观环境和谐一致，恰到好处。说什么，不说什么，说到什么程度，用什么语气，选择什么词汇，都要考虑最后的效果。过到什么程度，用什么语气，选择什么词汇，都要考虑最后的效果。过去曾有一段时期，在我们党和国家领导人接待外宾的通讯报导中，常去曾有一段时期，在我们党和国家领导人接待外宾的通讯报导中，常常使用常使用“接见接见”两个字，周恩来总理看后，指示记者改成两个字，周恩来总理看后，指示记者改成“会见会见”，即双方会见。这就避免了使外宾有我们居高临下的不愉快感觉，体现即双方会见。这就避免了使外宾有我们居高临下的不愉快感觉，体现了大小国家一律平等的精神，改得非常得体。了大小国家一律平等的精神，改得非常得体。三是确切。机关应用文多是用来反映情况、指导工作的，一词一句，三是确切。机关应用文多是用来反映情况、指导工作的，一词一句，一个概念，都必须有确定的含义，只能有一种解释，不能有多种解释；一个概念，都必须有确定的含义，只能有一种解释，不能有多种解释；更不能给那些善于从文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。更不能给那些善于从文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。四是概括。机关应用文的用语要求简捷明快，因此应当特别注重使用四是概括。机关应用文的用语要求简捷明快，因此应当特别注重使用论断性语言、综合性语言、群众性语言。论断性语言、综合性语言、群众性语言。