《时间规划与》PPT课件

時 間 規 劃 與 管 理羅 寶 鳳 生 涯 規 劃 中 的 一 項 重 要 的 議 題 ， 就 是 時 間的 規 劃 與 管 理 。 如 何 能 在 有 限 的 時 間 與 精 力 中 完 成 眾 多 的目 標 ？ 以 下 介 紹 一 些 概 念 與 方 法 ， 但 是 最 重 要 的還 是 要 看 個 人 經 過 嘗 試 的 經 驗 ， 之 後 修 改才 會 最 有 幫 助 。 我 們 最 常 聽 到 的 一 句 話 ： 沒 時 間 ！ 讓 我 們 找 出 偷 走 時 間 的 小 偷 ： 純 哈 拉 的 MSN對 話 無 聊 的 電 子 郵 件 長 舌 的 電 話 出 其 不 意 的 訪 客 遲 到 的 朋 友 拖 延 、 優 柔 寡 斷 ， 甚 至 要 求 完 美 的 個 性 種 下 一 個 想 法 ， 得 到 一 個 行 為 。種 下 一 個 行 為 ， 得 到 一 個 習 慣 。種 下 一 個 習 慣 ， 得 到 一 個 個 性 。種 下 一 個 個 性 ， 得 到 一 個 命 運 。今 天 希 望 改 變 一 些 關 於 時 間 管 理 的 想 法 當 我 們 感 受 到 時 鐘 與 羅 盤 之 間 存 有 時 差 ，問 題 便 產 生 了 ， 這 表 示 我 們 沒 有 對 生 命 中最 重 要 的 事 情 付 出 應 有 的 心 力 。 人 總 是 無 時 無 刻 面 對 時 間 運 用 的 問 題 ，無 論 是 面 對 重 大 的 人 生 轉 折 或 芝 麻 綠 豆 般的 生 活 瑣 事 ， 難 免 要 做 一 番 抉 擇 ， 而 且 更需 自 己 承 擔 抉 擇 的 後 果 。 當 然 ， 結 局 不 一定 都 是 甜 美 的 ， 尤 其 在 時 間 的 安 排 無 法 符合 內 心 的 羅 盤 時 。 如 果 我 們 不 能 有 意 識 地 專 注 於 重 要 的 事 ，便 等 於 無 意 識 地 浪 費 時 間 在 不 重 要 的 事 。 請 你 先 花 點 時 間 想 想 ： 你 知 道 在 哪 一 方 面 如 果 持 續 有 優 異 的表 現 ， 對 個 人 生 活 、 專 業 或 工 作 會 有 積 極的 意 義 ？ 如 果 你 知 道 做 這 些 事 具 有 積 極 的 意 義 ， 現在 為 什 麼 還 不 做 ？ 多 數 人 都 不 了 解 迫 切 性 對 我 們 有 多 麼大 的 主 宰 力 量 。 電 話 鈴 響 、 敲 門 聲 、 截 止日 期 ， 無 不 令 人 心 神 不 寧 。 當 我 們 解 決 一 件 重 要 而 迫 切 的 問 題 後 ， 心裡 自 然 會 升 起 短 暫 的 成 就 感 。 忙 碌 幾 乎 成了 新 的 社 會 地 位 象 徵 ， 承 認 自 己 不 忙 簡 直是 種 恥 辱 。 我 們 從 忙 碌 中 找 到 安 全 感 、 別 人 的 敬 重 與歡 迎 。 然 而 忙 碌 也 成 了 渾 渾 噩 噩 的 藉 口 ，讓 人 無 法 思 索 生 命 中 最 重 要 的 是 什 麼 。 重 要 的 事 通 常 不 需 要 在 今 天 或 這 個 星 期 完成 ， 但 急 事 卻 非 得 立 刻 行 動 不 可 。 急 事 的迫 切 性 總 讓 人 覺 得 非 常 重 要 而 無 法 耽 擱 ，從 而 一 步 步 耗 損 我 們 的 精 力 。 然 而 ， 如 果 從 時 間 的 架 構 來 看 ， 這 種 似 是而 非 的 重 要 性 便 會 逐 漸 消 失 ， 於 是 我 們 悵然 憶 起 有 多 少 重 要 事 情 被 擱 在 一 旁 ， 警 覺時 自 己 已 成 為 急 事 的 奴 隸 。 傳 統 的 時 間 管 理 法 多 半 只 會 使 急 迫 性 偏 執更 加 嚴 重 。 每 日 的 行 事 曆 只 會 讓 人 把 焦 點放 在 如 何 將 事 情 按 照 緊 急 的 順 序 做 完 。 生活 中 急 事 的 比 重 愈 大 ， 相 對 的 ， 完 成 的 重要 事 情 就 愈 少 。 當 我 們 脫 離 急 迫 性 的 驅 使 ， 開 始 探 討 重 要性 的 問 題 時 ， 首 先 面 對 的 基 本 問 題 就 是 何 謂 最 重 要 的 事 ， 以 及 如 何 才 能 把最 重 要 的 事 視 為 當 務 之 急 。 何 謂 最 重 要 的 事 ？ 人 生 有 幾 個 基 本 需 求 ， 如 果 無 法 獲 得 滿 足 ，便 會 覺 得 空 虛 、 不 圓 滿 。 這 時 或 許 會 以 忙碌 來 填 補 空 虛 ， 也 可 能 因 暫 時 的 一 點 成 就而 沾 沾 自 喜 。 不 論 我 們 對 這 些 需 求 是 否 徹 底 了 解 ， 是 否能 積 極 實 踐 ， 都 不 能 否 定 內 心 深 處 確 實 有這 些 需 求 ， 而 且 不 容 忽 視 。 這 些 需 求 簡 而 言 之 就 是 生 活 、 愛 、 學 習 與發 揮 影 響 力 。 生 活 是 指 食 衣 住 行 等 物 質 需 求 ； 愛 是 指 愛 人 、 被 愛 、 與 人 產 生 關 係 ， 有 歸屬 感 等 社 會 需 求 ； 學 習 是 自 我 發 展 與 成 長 的 心 理 需 求 ； 發 揮 影 響 力 是 感 覺 人 生 有 意 義 、 有 目 的 ，對 他 人 有 貢 獻 等 精 神 需 求 。 這 些 需 求 對 我 們 的 生 活 品 質 與 時 間 安 排 有什 麼 影 響 ？ 這 些 需 求 都 非 常 重 要 ， 任 何 一 項 無 法 滿 足 ，便 會 降 低 生 活 品 質 ， 甚 至 可 能 使 你 變 成 急迫 性 偏 執 狂 。 我 們 愈 想 完 成 更 多 的 急 事 ， 愈 加 劇 急 迫 性偏 執 的 病 情 。 也 就 是 說 ， 在 人 生 的 四 大 需求 有 所 缺 憾 時 ， 我 們 總 是 以 忙 碌 所 產 生 的快 感 來 取 代 。 所 謂 重 要 的 事 是 指 真 正 有 助 於 達 成 人 生 目標 ， 讓 生 命 豐 富 、 更 有 意 義 的 事 ， 但 這 些事 多 半 都 不 是 那 麼 迫 不 及 待 。 原 因 在 於 這些 事 沒 有 急 迫 性 ， 或 者 說 其 急 迫 性 必須 我 們 主 動 去 發 掘 。 我 們 以 時 間 管 理 矩 陣 來 探 討 急 事 與 要事 的 關 係 。 矩 陣 中 將 日 常 活 動 分 成 四 個 象限 ， 裡 面 涵 蓋 了 所 有 的 時 間 安 排 方 式 ： 第 一 象 限 ： 急 迫 又 重 要 的 事 。 如 上 課 、 準 時 完 成 工 作 第 二 象 限 ： 重 要 但 不 急 迫 的 事 如 運 動 、 陪 家 人 第 三 象 限 ： 急 迫 但 不 重 要 的 事 如 接 電 話 、 回 email、 買 東 西 、 做 家 事 第 四 象 限 ： 屬 於 不 急 迫 又 不 重 要 的 事 如 聊 天 、 抱 怨 、 煩 惱 我 們 觀 察 發 現 多 數 人 花 在 第 一 、 三 象 限 的時 間 最 多 。 如 果 你 也 是 其 中 之 一 ， 是 否 付出 了 相 當 的 代 價 ？ 當 你 為 急 事 忙 得 團 團 轉時 ， 是 否 忽 略 了 重 要 的 事 ？ 什 麼 事 對 你 而 言 是 最 重 要 的 ？ 我 們 以 同 樣 的 問 題 問 過 數 千 個 人 ， 發 現 絕大 多 數 的 答 案 可 為 下 列 七 類 ： 改 善 人 際 關 係 、 改 善 事 先 準 備 工 夫 、 做 更周 詳 的 規 劃 與 組 織 、 善 待 自 己 、 抓 住 新 的機 會 、 充 實 自 我 、 增 進 能 力 。 這 些 都 屬 於 第 二 象 限 ， 全 都 是 重 要 的 事 。但 如 果 你 的 答 案 也 屬 於 這 幾 項 ， 為 什 麼 不能 身 體 力 行 ？ 也 許 因 為 這 些 不 是 急 事 ， 並 沒 有 迫 在 眉 睫 ，讓 你 覺 得 非 做 不 可 。 然 而 事 實 上 ， 這 些 事才 是 你 必 須 主 動 去 做 的 。 我 們 在 生 活 中 顯 然 同 時 受 到 急 迫 性 與 重 要性 二 項 因 素 所 左 右 ， 實 際 上 在 做 任 何 決 定時 ， 如 果 你 以 急 迫 性 為 考 慮 重 點 ， 問 題 便會 產 生 。 如 果 我 們 以 重 要 性 為 主 ， 生 活 便會 落 在 第 一 、 二 象 限 ， 而 遠 離 三 、 四 象 限 。 當 我 們 投 注 更 多 時 間 在 事 先 準 備 、 預 防 、規 劃 和 增 進 自 我 能 力 ， 自 可 減 少 許 多 耗 費在 急 迫 性 事 情 上 的 時 間 。 如 何 找 出 時 間 來 做 第 二 象 限 的 事 ？ 最 理 想 的 方 法 是 從 第 三 象 限 騰 出 時 間 。 第一 象 限 的 事 既 急 迫 又 重 要 ， 當 然 不 得 不 做 。而 第 四 象 限 是 根 本 不 該 做 的 。 只 有 第 三 象限 會 騙 倒 我 們 ， 因 此 我 們 應 學 習 從 重 要 性來 看 待 一 切 活 動 ， 才 能 一 一 找 回 在 急 迫 性煙 幕 下 失 落 的 時 間 ， 重 新 運 用 於 第 二 象 限 。 時 間 管 理 矩 陣 最 大 的 功 能 ， 在 於 讓 我 們 了解 時 間 的 安 排 如 何 受 到 急 迫 性 與 重 要 性 的左 右 ， 讓 我 們 看 清 楚 自 己 為 什 麼 把 大 部 分時 間 花 在 某 些 地 方 。 與 時 間 有 約 ： 花 一 點 時 間 檢 視 你 的 時 間 使用 情 形 吧 ！ 因 為 時 間 有 限 ， 必 須 先 評 估 目 標 的 優 先 順序 。 認 識 80/20法 則 ： 一 八 九 七 年 ， 義 大 利 經 濟 學 者 帕 列 托 發 現了 80/20法 則 。 他 發 現 社 會 上 很 多 不 平衡 的 現 象 ， 例 如 觀 察 英 國 人 的 財 富 及 收 益的 模 式 ， 歸 納 出 百 分 之 二 十 的 人 口 擁 有 百分 之 八 十 的 財 富 ， 重 點 不 僅 是 在 百 分 比 ，更 在 於 一 項 事 實 ： 財 富 在 人 口 中 的 分 配是 不 平 衡 的 。 80/20 法 則 PPT 80/20法 則 主 張 ： 一 小 部 份 的 原 因 、 產 入或 努 力 ， 通 常 可 以 產 生 大 部 份 的 結 果 、 產出 或 酬 勞 。 也 就 是 說 ， 你 所 完 成 的 工 作 裡 ， 百 分 之 八十 的 成 果 ， 來 自 於 你 所 花 的 百 分 之 二 十 時間 。 反 過 來 說 則 是 你 所 花 的 百 分 之 八 十 的時 間 裡 ， 只 得 到 百 分 之 二 十 的 成 果 。 在 教 學 上 的 80/20法 則 ：1. 老 師 上 課 問 學 生 任 何 問 題 ， 百 分 之 八 十 的反 應 來 自 於 百 分 之 二 十 的 學 生 。 2. 老 師 們 百 分 八 十 的 努 力 教 學 過 程 中 ， 學 生卻 只 吸 收 了 課 程 內 容 的 百 分 二 十 呢 ？ 3. 一 堂 課 中 ， 老 師 百 分 之 八 十 的 時 間 ， 在 管理 及 教 訓 班 上 百 分 之 二 十 的 學 生 。 4. 為 何 學 生 花 了 百 分 八 十 的 時 間 努 力 用 功 ，卻 只 得 到 百 分 之 二 十 的 成 績 呢 ？ 重 點 在 哪 裡 ？ 就 是 花 最 少 的 力 氣 ， 得 到 最 大 的 效 果 在 用 80/20法 則 分 析 時 ， 好 像 有 些 關 係 的 比例 不 是 80與 20， 有 可 能 是 80與 30或 80與 28等 等 ， 此 80與 20的 比 例 關 係 不 是 重 點 ， 重點 是 要 去 分 析 可 以 讓 你 產 出 百 分 八 十 的 價值 之 關 鍵 少 數 是 什 麼 ， 也 就 是 說 練 習 集 中 時 間 完 成 最 重 要 的 事 情 ， 那才 是 重 點 。 規 劃 事 情 的 優 先 順 序 ： Lakein(1973)提 出 ABC分 類 法 ， 先 在 紙 上 列下 所 有 的 工 作 ， 逐 一 評 估 各 項 工 作 的 重 藥性 ， 最 重 要 的 標 A， 次 要 為 B， 最 不 重 要 為 C。先 完 成 A類 工 作 ， 以 此 類 推 。 運 用 ABC分 類 法 的 標 準 是 在 重 要 而 非 緊 要 。 今 天 是 夏 季 大 減 價 的 最 後 一 天 ，但 是 後 天 要 交 一 份 報 告 ， 是 該 出 去 瘋 狂 大採 購 ， 還 是 留 在 家 裡 寫 報 告 ？ 除 去 拖 延 的 習 慣 拖 延 的 可 能 原 因 有 許 多 種 ， 例 如 擔 心 失 敗 、不 想 去 做 或 力 求 完 美 。 可 是 ， 無 論 是 哪 一種 理 由 會 讓 您 損 失 許 多 的 時 間 。 此 時 不 妨列 出 拖 延 的 原 因 ， 訂 出 實 行 時 程 與 完 成 的好 處 。 如 此 一 來 ， 一 但 事 情 能 解 決 ， 才 是壓 力 真 正 放 鬆 的 時 候 。 規 律 的 作 息 許 多 人 會 熬 夜 做 事 ， 以 求 事 情 快 一 點 解 決 。殊 不 知 熬 夜 之 後 ， 隔 天 精 神 變 差 、 挫 折 容忍 度 變 差 ， 如 此 一 來 工 作 效 率 也 相 對 下 降 。當 然 事 情 會 越 積 越 多 。 學 習 適 當 的 拒 絕 許 多 安 排 好 的 計 畫 ， 會 因 為 無 法 拒 絕 的 邀請 而 被 迫 改 變 。 事 後 更 有 可 能 後 悔 當 初 為何 不 敢 加 以 拒 絕 。 學 習 評 估 自 己 的 時 間 與能 力 ， 不 僅 可 以 避 免 體 力 透 支 ， 更 是 學 習疼 愛 自 己 的 先 決 條 件 。 學 習 良 好 的 做 事 方 式 有 許 多 人 其 實 十 分 勤 勞 ， 一 刻 鐘 也 沒 有 休息 ， 但 是 事 情 卻 好 像 永 遠 無 法 做 完 似 的 。或 許 這 是 因 為 做 事 方 式 不 正 確 。 例 如 ， 有些 人 喜 歡 同 一 時 間 做 許 多 事 情 ， 到 頭 來 卻是 一 事 無 成 ； 或 是 計 畫 一 天 連 續 閱 讀 十 二個 小 時 。 不 良 的 做 事 方 式 與 計 畫 ， 會 造 成事 倍 功 半 的 後 果 。 記 得 隨 時 鼓 勵 一 下 自 己 送 大 家 四 句 話 ： 一 個 中 心 、 二 個 基 本 點 、 三 大 作 風 、 八 項注 意 一 個 中 心 ： 是 以 健 康 為 中 心 。 因 為 健 康 失 去 了 ， 那 什麼 也 沒 有 ， 二 十 一 世 紀 就 是 以 健 康 為 中 心 二 個 基 本 點 ： 糊 塗 一 點 ， 小 事 太 認 真 整 天 計 較 一 些 雞 皮 蒜 皮 之 事 無法 成 大 事 ， 所 以 糊 塗 一 點 。 瀟 灑 一 點 ， 肚 量 大 一 些 ， 風 格 高 一 些 ， 站 得 高 望 得 遠一 些 。 三 大 作 風 ： 助 人 為 樂 ， 知 足 常 樂 ， 自 得 其 樂 ， 能 永 保 健 康 。 八 項 注 意 ： 四 大 基 石 ， 四 個 最 好 四 大 基 石 合 理 膳 食 ， 適 量 運 動 ， 戒 菸 限 酒 ， 心 理 平 衡 ； 四 個 最 好 最 好 的 醫 生 是 自 己 ， 最 好 的 藥 物 是 時 間 ， 最 好 的 心 情 是 寧 靜 ， 最 好 的 運 動 是 步 行 ，