文本编辑技巧

1.2.1 快速选择多处不连续的文本先选中一处文本，然后在按住Ctrl键的同时，用鼠标在其它文本上拖拉，可以选中多处不连续的文本，并 可以一次性完成被选中文本的复制（剪切）与粘贴操作。1.2.2 合并剪贴板中的内容单击“视图一任务窗格”命令，打开“任务窗格”窗口，单击标题栏右侧的下拉按钮，选中“剪贴板”选 项，使“剪贴板”任务窗格可见（图 2）。然后反复对多处文本执行复制（剪切）操作，将多处文本复制（剪切）到剪贴板中（Word 2002剪贴板最多可以容纳24条复制内容），最后将光标移到需要粘贴的位置， 可通过单击剪贴板上相应的条目逐一粘贴，也可按剪贴板上的“全部粘贴”按钮，把剪贴板上的所有内容 一次性粘贴到当前文档。1.2.3 并排显示文字“双行合一”命令本来是将选择的两行文字并排显示的，其实对于一行的文本同样适用。只需选择一行中 的文本，单击“格式一中文版式一双行合一”命令，按”确定“按钮，Word就会自动将选中的文字进行切 分并排显示。1.2.4 将输入的文字自动变成标题先单击“工具一自动更正选项”命令，选择“键入时自动套用格式”标签，在“键入时自动应用”下选择 “内置标题样式”，然后按“确定”按钮。现在输入文字后连续按两次Enter键就自动将输入的文字变成 标题。1.2.5 快速打开“剪贴板”任务窗格按下“Ctrl+C+C”键（即在按住Ctrl键的同时连按两下字母C）,可以快捷打开“剪贴板”任务窗格。1.2.6 自动更正以提高输入速度如果你发现自己经常需要输入长单词，就应该考虑设置输入快捷键，这样你只需要输入单词的一部分，剩 下的由Word来完成。例如，我想输入“电脑报”，我只需输入“DNB”，然后按空格键，Word会自动拼写 所有的单词。下面介绍如何设置快捷键:1. 单击“工具一自动更正选项”命令，在“自动更正”选项卡中选中“键入时自动替换”复选框；2. 在“替换”栏中，键入单词的缩写，例如“ DNB”；3. 在“替换为”一栏中，键入单词的完整的拼写，例如“电脑报”，单击“添加”按钮；4. 重复第2 和第3 步，加入新的项目，然后单击“确定”按钮。 现在你可以利用这个技巧快速地键入人名、科技术语，以及所有你要输入的词。而且，一旦你在自动更正 列表中加入新的条目，在 PowerPoint 和 Outlook 也将起作用，当然了，前提是你已经将 Word 设置为你的 默认的 E-mail 编辑器。1.2.7 快速在多个文档间进行切换Word 2002 允许我们打开多个文档进行编辑，每个文档都会在任务栏上显示一个图标，要想切换到不同的 文档，就需要单击任务栏中的图标，事实上这种切换方式并不方便，如果在工具栏上有切换文档的按钮那 就太好啦。下面我们就来在工具栏上添加这些按钮，单击“工具一自定义一命令”，在类别列表中选取“所 有命令”，然后在右边的命令框中找到“ NextWindow ”和“ PrevWindow ”两个命令，将其拖放到工具栏上， 这两个命令将分别显示为“下一窗口”和“上一窗口”两个按钮，其功能就是向前和向后切换文档，有了 它们，我们就可以很方便地在文档间进行切换了。1.2.8 快速输入中文省略号 选择一种通用汉字输入法（不包括“智能五笔”和“万能五笔”等），按住 Shift 键不放并按下主键盘区 的数字 6 键即可快速输入省略号。1.2.9 快速输入间隔号在一些中文输入法状态下，选择全角，按组合键“Shift+2”即可。1.2.10 输入汉字偏旁常规方法输入汉字容易，若想输入汉字偏旁却不太容易。下面我们就来看如何输入，单击“插入一符号” 命令，在弹出的“符号”对话框中选择“符号”选项卡，在“字体”下拉列表中选择“普通文本”，在“子 集”框中选择“JK统一汉字”（图6）,然后就可以在下面的列表中选择你所需要的偏旁，选中之后，单 击“插入”按钮就可以把它插入到当前文档中。1.2.11 快速输入特殊符号对于一些特殊的符号，我们可以用下面的方法输入:1版权符号：按“Alt+Ctrl+C”组合键；2. 注册符号：按“Alt+Ctrl+R”组合键；3商标符号：按“Alt+Ctrl+T”组合键；4.上下颠倒的“？”号：按“Shift+Alt+Ctrl+?”组合键即可输入。1.2.12 插入特殊字符单击“插入一符号”命令，打开“符号”对话框，选择“特殊字符”选项卡，在下面的列表中有“商标”、“长矩线”、“版权所有”、“段落”、“小节”、“空格”等特殊字符（图7），选中它，单击“插入” 按钮即可。1.2.13 利用改变字体设置巧输特殊符号如果你想在文档中插入一个特殊的符号，除了用插入图片的方法外，还有一些更为简便的方法，例如输入 一个数字“8”，将其字体设置为Wingdings,即出现一个鼠标的符号。为什么会有这种方法呢？这主要是 因为在字体列表中有几种字体，如：Wingdings、Wingdings2、Wingdings3、Webdings、MS OUTLOOK，它们 是定义特殊符号的，你可以试着用不同的字体，就会得到意想不到的结果。需要注意的是，不同的字体定 义了不同的符号，这些符号的内容非常丰富。知道了这个方法，以后你就可以输入一些奇特的符号了。1.2.14 快速输入中文数字选择智能ABC输入法，要输入“十、百、千、万”等单位，可以在输入i后输入s、b、q、w,然后打回车 即可。1.2.15 快速进行大小写数字转换可能我们都有这样的体会，当文档中有多个大写数字或大写金额要输入时，一个个地输入非常麻烦。其实 在Word 2002中可以很容易地实现大小写之间的转换，只要点击菜单“插入一数字”，在“数字”文本框 中输入需要的数字，再在“数字类型”下拉列表框中选择需要的方式就可以了（图 8）。另外一种方法是:直接输入阿拉伯数字（如763210），选中它们后，使用“插入一数字”命令，在弹出的 “数字”对话框中，选中“数字类型”下面的“壹、贰”项后确定，则阿拉伯数字转换成大写数字。 反之亦然，可以把大写数字变成小写数字。1.2.16用快捷键加快文字输入众所周知，在 Word 中按 F4 键可以紧接着重复输入已输入过的内容。但重复的内容对于不同的输入法略有 区别:对于英文输入，F4重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容（包括回车换行符）。而输人中文, 用微软拼音输入法时，选择正确的汉字后，只要不按回车键，汉字下面会有虚线，整个虚线上的内容作为 一个词条，按回车后，再按F4键，重复的将是整个词条。对全拼、五笔及智能ABC输入法，按F4键则重 复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容。1.2.17 快速输入系统即时时间按下“Shift+Alt+D”键，即可快速输入随系统时间改变而改变的即时日期（时间）。1.2.18 快速将输入的日期定位一般情况下，我们在起草文件时，日期都是在文件的右下角，在输入日期后我们要手动把它调整到文档的 右边，比较慢。利用下面的方法，只须你单击一键，就能让日期自动定位到文档右边。具体的操作是: 单 击“工具一自动更正选项”命令，选择“键入时自动套用格式”标签，在“键入时自动应用”项目下选择“内置标题样式”（图9）,然后按“确定”按钮。现在输入日期后按Enter键日期就会自动移到文档右 边指定的位置。1.2.19 快速复制文本选中需要复制的文本，在按住Ctrl键的同时，按住鼠标左键，将其拖放到需要的位置后松开，即可快速完 成对所选文本的复制操作。1.2.20 快速输入破折号利用“Alt+Ctrl+Num+ -（数字小键盘上的连接号）”组合键可以用来输入破折号，而且在英文状态下输入 的破折号中间没有间断，就像一条直线;在中文输入法状态下，可以输入间断的破折号。1.2.21 利用自动更正输入特殊字符一般情况下我们输入字符，要打开相应的菜单进行选择，或者用输入法中的软键盘来进行输入，这样效率 都比较低。实际上在Word中就提供了一个快速输入特殊字符的方法，单击“工具一自动更正选项”命令， 打开自动更正窗口，在“自动更正”选项卡中选中“键入时自动替换”选项，在“替换”框中输入用来作 为替换时要输入的单词，如“换”；在“替换为”框中输入要替换的特殊字符，如“”，单击“确定”按 钮，以后在Word中要想输入五角星这个特殊符号时，只需输入“换”字，Word就会自动显示出“”号。1.2.22 轻松输入数学公式“公式编辑器”是 Word 2002 中一个十分实用的组件，利用它可以很方便地插入各种数学公式，但它是一 个可选组件，在默认安装状态下没有安装，要想使用它，首先要安装。在安装对话框中选择Office工具中 的“公式编辑器”在本机运行就可以进行安装了。要利用“公式编辑器”数学公式插入特殊符号，可以执行以下步骤:点击菜单“插入一对象”，打开“对象” 选择窗口，在“新建”列表框中选择“Microsof讼式3.0”，然后点击“确定”按钮即打开公式编辑窗口。 这时我们可以看到Word的菜单栏发生了改变，工具栏消失，只有一个公式编辑器的工具栏，这时的输入将 显示在一个虚线框内，我们可以通过快捷键或用鼠标左键点击工具栏上的不同按钮就可以输入不同的符号 和公式。输入完毕后，可以通过点击输入框外的任意地方退出“公式编辑器”窗口回到Word编辑窗口，如 果需要更改输入内容，则可以双击对象打开“公式编辑器”窗口修改。1.2.23 快速选中文档中采用相同格式的文本 如果你编辑了一篇长文档，共有40章，而且对所有的文章标题你都使用了“标题 1”样式。现在你想选中 文档中所有的40 章标题，如果我们想对文档中采用相同格式的文本（例如“标题”）统一进行格式修改， 可以采用下面的方法:1单击“格式f样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格；2. 在文档中，单击想要修改的任一个标题。此时，“样式和格式”任务窗格中的”所选文字的格式”下将 显示该格式的描述；3在“样式和格式”任务窗格中，单击“全选”按钮（图11），则可选中文档中所有与选定内容或插入点 所在文本的格式相同的文本。选中所有标题后，你就可以一次重新定义所有标题的格式，或者使用“复制”、 “粘贴”命令提取文章的标题了。1.2.24多人协作完成文档在平时的工作中我们经常要与同事共同完成一个文档，这时就需要把自己对文档的意见提出来供大家参考，以便大家协作完成文档，这时，你可以单击“插入f批注”命令，在文档中出现一个批注条（图12），你 就在批注条中输入内容，提出自己的看法和意见，而且这些内容以清晰、易读的标记在原文档的左边显示， 不会遮盖原文档或影响其布局。1.2.25快速选取超长文本先将插入点移到要选取的文本开始处，按下 Shift 键再在结束处单击，就可以快速选取超长文本。如果将 插入点移到要选取的文本开始处，再同时按下Alt和Shift键，在结束选取的地方单击鼠标，就可以选择 一个矩形区域的大片文本。1.2.26输入中文年份中的O 大写的时间落款往往是经常用到的，尤其是进入21世纪后，大写的零使用率很高，往往让用户大伤脑筋， 有一些朋友是利用中文输入法中的软键盘来实现的，实际上Word 2002已经能彻底解决该问题，我们只要 简单的单击“插入f日期和时间”命令，从中选择“二OO二年十一月九日”就可以了（图13），至于日 期和时间你可以自行调整。1.2.27 快速剪切文本选中需要剪切的文本，按下“ Shift+Delete ”组合键，可以将选中的文本剪切到剪贴板中，进而实现粘贴 操作。1.2.28 快速去掉自动编号我们在编辑文档时，如果你在输入“一、使用方法”后，按下回车键，系统会自动将其变为项目编号的形 式，并在下一行添加了“二、”字样，如果你不想使用项目编号，这个自动添加的编号就给你带来了很大 的不便。其实你只要在按过回车键后，再顺手按一下“Ctrl+Z”，即换了一行，同时又将自动添加的项目 编号给去掉了。1.2.29 在多个文本框间建立链接如果你在文档中插入了多个文本框，想把这几个文本框链接起来，可以将鼠标移到第一个文本框边缘变成 十字双箭头状时，右键单击选择“创建文本框链接”命令，此时鼠标变成茶杯状，将其移到第二个文框内 单击左键，就可以在这两个文本框间建立起链接。重复该操作就可以将多个文本框链接起来。多个文本框 建立了链接以后，当我们向第一个文本框中输入文字时，如果该文本框容纳不下，则文字会自动移至第二 个文本框、第三个文本框1.2.30 快速移动文本选中需要移动的文本，按住鼠标左键，将其拖到需要的位置后松开，即可快速完成对所选文本的移动操作。1.2.31批量使用格式刷（微软Office技巧大赛获奖作品）一般情况下，我们是这样使用格式刷:选中需要复制的格式文字，单击格式刷按钮，然后将格式刷光标移动 到所要格式化的文字位置，按鼠标左键拖曳所选范围，放开左键，实现了格式复制。要多次复制一种格式， 则多次重复刚才的步骤。这样的操作非常麻烦，其实 Word 给我们提供了一种批量复制格式的方法:双击格 式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。1.2.32 快速选中多处不相连的文本在 Word 2002 中，要选择多处不相连的文本，例如，你可以在第一段中选中一个单词并在第五段中选中一个单词，但却不选中这两个单词之间的任何单词，操作方法如下:首先选中第一处文本，然后按住Ctrl键， 再选中其它各处需要选择的文本即可。1.2.33 快速选中全部文档中重复的单词如果在一篇文档中多次使用了相同的单词，我们想一次全部选中它，然后对它的格式进行调整，那么可以 采用下面的操作方法:1. 单击“编辑f查找命令，系统弹出“查找和替换对话框；2. 在“查找内容”框中输入要查找的单词或词组，然后选中“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框， 并从列表中选择要进行搜索的文档部分，在此我们选择“主文档”（图 14） ；3. 单击“查找全部”按钮，程序就会自动选中所有相同的单词，然后单击“关闭”按钮，就可以对选中的 文本格式进行修改了。1.2.34 巧妙选择文字下方的对象如果文字把它下方的图形、艺术字、剪贴画或图片等对象完全遮住这时直接用鼠标单击对象时很难选中 它们。不过，可以单击“视图f工具栏f绘图”命令，打开“绘图工具栏”，然后单击工具栏最左侧的“选 择对象”按钮再在要选择的对象四周拖动鼠标，这样就可以方便地选择对象了。用这个方法还可以快速 选取多个对象，以便编辑。1.2.35 快速选择文本下面的几个方法，可以帮助我们快速选择文本，方法虽然不复杂，但却可以明显提高效率。将鼠标移到文档的左边，鼠标变成空心箭头状，此时单击鼠标可以选定一行文字；双击则选定整个段落；按 住 Ctrl 单击鼠标，选定全文。如果在文档中:双击鼠标选定词组；三击鼠标选定段落。将鼠标放在一句话（句号与句号之间）文本中任一位置，按住Ctrl键后单击鼠标左键，则选中这一句话文 本。用鼠标将光标移至文本中任意位置，按住Shift键后，再用鼠标将光标移至下一个位置单击，则会选中两 处光标之间的所有文本。1.2.36利用F8键快速选定文本按下F8功能键（或者双击状态栏中的“扩展”文字），激活“扩展”状态（状态栏中的“扩展”按钮成激 活状），此时可以实现以下操作:1. 按光标键，即可从光标处向四周的扩展选定文本;2. 按Home或End键，即可选定从光标至行首或尾的文本；3. 按Page Down或Page Up键，即可向下或向上选定文本；4第二次按F8键选定光标所在词，第三次按F8键选定光标所在句子（两个句号之间），第四次按F8键， 选定光标所在段，第五次按F8键，选定整个文档。注意:如果要进行其它操作，按Esc键取消“扩展”功能即可。1.2.37 在多文档中快速传递文本打开多个文档窗口，用“窗口+全部重排”命令将窗口重新排一下（即每个窗口都可见），在一个文档中选 中需要移动的文本，按住鼠标左键将其直接拖到另一个文档中松开，即完成该文本的“剪切” （如果在拖 放的同时按住Ctrl键，则完成文本的“复制”）。1.2.38 选择单词中的部分字母在Word文档中，有时可能需要选择某个英文单词的一部分，但是只要你一选定该单词的一部分，Word便 自动选定整个单词及其后的空格。这是怎么回事呢?其实，这是Word提供给用户的一项智能本领。如果你 不需要可将其关闭，方法如下:1单击“工具一选项”命令，系统弹出“选项”对话框；2. 单击“编辑”选项卡，清除“选定时自动选定整个单词”复选框，若选中该复选框，则在你选定单词的 一部分时，Word将自动选定整个单词及其后的空格；3. 单击“确定”按钮。1.2.39 创建样式奇特的水平线在Word文档中添加各种水平分隔线是很方便的。例如，要想创建一个实心的黑线，只需在新段落的开头键 入3个“-”并按下回车键即可。键入3个“_”将生成一个较粗的线。除此之外，你还可以用其它符号来 生成各种线形，下面是详细的说明，要创建以下的线形，只需输入以下符号并按下回车键即可。- 3个连字符生成细黑线_ 3个下划线生成粗黑线= 3个等号生成双细黑线# 3个井号生成双细线中间夹一个粗黑线* 3个星号生成点线 3个约等号生成波浪线注意:以上的符号是英文半角符号。如果该技巧不能生效，请执行以下操作:从“工具”菜单中选择“自动 更正”，单击“键入时自动套用格式”选项卡，选择“键入时自动应用”标题下的复选框。1.2.40 快速删除文档中大量重复的文字对于文档中重复出现多次的文字，如果用手工的方法来删除它，既费时又费力。我们可以单击“编辑一替 换”命令，在“查找内容”框中输入要删除的文字，将“替换为”框设为空，按“替换”按钮可以逐个删 除，如果按“全部替换”按钮则一次性删除所有的重复文字。1.2.41快速返回上次编辑的位置（微软Office技巧大赛获奖作品）当我们需要反复修改一篇文章的时候，总希望每次打开文档时，光标能够自动定位到上次编辑的位置，这 样就不用我们再来回寻找了。你可以试试下面的方法，打开文档，按“ Shift+F5 ”快捷键，输入光标就会 迅速跳到上次结束编辑工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。提示:Word可以记录键入或编辑文字的最后3个位置，在保存了文档之后，仍可用此功能回到以前进行编 辑的位置。要进到前两次编辑的位置，继续按下“ Shift+F5 ”快捷键，直到所需的位置。1.2.42给汉字标注汉语拼音（微软Office技巧大赛获奖作品）在输入中文时可能需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入，然后通 过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。要解决这个问题也 不难，按如下步骤操作即可:先选择需标注拼音的文字，然后单击“格式一中文版式一拼音指南”命令，出 现拼音指南对话框，系统已经自动为文字加上了拼音，拼音后面的数字是声调，你可以在“拼音文字”栏 中进行修改，单击“组合”和“单字”按钮可以让文字组成词组或分成单个的字，最后单击“确定”按钮 完成拼音的标注。1.2.43 快速插入当前的日期和时间你可以使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间，以下就是具体的操作方法： 将光标置于需要插入日期或时间的地方，按照需要进行以下操作:按下“Alt+Shift+D”可插入日期。按下“Alt+Shift+T”可插入时间。注意:在使用这些快捷键插入日期或时间时，你实际上插入了一个在Word文档打开或打印时自动更新的域。1.2.44 自动选择段落标记段落标记是按下 Enter 键结束一个段落后， Word 在文档中插入的一个非打印符号。在选中“视图”菜单中 的“显示段落标记”命令时，段落标记在段落尾部显示为一个弯箭头，它包含了段落格式信息。默认方式 下，选中段落中的所有文本时，Word将自动选择段落标记，并默认段落格式与文本一起复制。但有时可能 你仅需要复制段落中的文本而不需要其格式，那么请关闭自动选择段落标记功能，步骤如下:1单击“工具一选项”命令，再单击“编辑”选项卡；2. 清除“使用智能段落选择范围”复选框。该选项用来确定在选定整个段落文本时，是否自动选定段落标 记。如果在剪切和粘贴段落时包含段落标记，则源文档中不会留下一个空段落，并且所选内容自动包含段 落格式;3. 单击“确定”按钮。1.2.45从Excel表格中复制数据从Excel向Word粘贴过数据的人都知道，如果你选中了含有数据的Excel单元格，复制到Word文档中以 后，文档中显示的数据全部带有虚框。如果你只想粘贴单元格中的数据，可以使用如下方法:首先在Excel 中复制选中的单元格，然后切换到Word中，单击“编辑一选择性粘贴”，在打开的对话框中选中“无格式 文本”，单击“确定”按钮，粘贴至Word文档的文本即按模板默认的字体、字号等显示，倾斜、虚框等从 Excel带来的格式全部消失。如果你只想粘贴Excel表格中的文本，也可以采用上述方法去除表格线。1.2.46 将特殊符号标记为索引项对于、壬之类的特殊符号，如何将它们标记为索引项呢？方法如下:首先选定文档中的单个符号，然 后单击“插入一引用一索引和目录”命令，在出现的对话框中单击“标记索引项”按钮，打开“标记索引 项”对话框，在“主索引项”框中，紧随此符号键入“;#”，最后单击“标记”按钮。编制索引时， Word 将符号放在索引的开始部分。如果所选索引格式包含用于字母组的标题，则符号将归为一组，置于数字标 志#标题之下，既可以删除该数字符号，也可用“符号”等其它标题来替换它。1.2.47 快速插入特殊字符你是否厌倦了在文档中插入特殊字符的繁琐操作？以下是一个快速而简便的方法。1. 将光标移到你想要插入字符的位置;2. 确信数字键盘上 Num Lock 指示灯为点亮状态;3按住Alt键，并使用小键盘输入字符编码（例如大括号的编码为123），就可以插入相应的符号。 注意:这种方法要求你要记住一些常用的符号编码，要想知道具体的字符编码，请单击“插入”菜单的“符 号”命令，并在出现的对话框中查找编码。1.2.48 微调对象我们知道在 Word 2002 中可以用光标控制健移动图像、艺术字或者其它一些自选图形，但是它移动的距离 是否让你满意呢？是不是距离太大了？其实你可以通过对“绘图网格”的设置来确定它每次移动的距离。具体步骤如下:1. 单击“视图一工具一绘图”命令，打开绘图工具栏;2. 单击工具栏上的“绘图”按钮，选“绘图网格”，打开对话框，将水平间距和垂直间距都变为0.01厘米 （具体大小可根据需要自己调整），单击“确定”按钮。再移动对象时，它就听话了。还有一种方法就是我们可以在移动“对象”的同时按住Ctrl键，也能达到微调的目的。1.2.49利用书签快速定位文档中的重要内容（微软Office技巧大赛获奖作品）当你在编辑一篇长文档时，你会发现浏览其中的某个关键部分是一件非常麻烦的事，你需要不断地移动屏 幕进行寻找，尽管如此，还是经常找不着。如果你在关键部分的开头设个书签那么一切就简单多了。操 作方法如下:选择“插入一书签”命令，在弹出的“书签”对话框中输入书签的名字，单击“添加”按钮关 闭对话框，一个书签就设置好了。使用时按以上步骤打开“书签”对话框，在书签名字上双击左键，即可 快速定位到指定处。1.2.50 创建自定义样式目录1. 单击要插入目录的位置;2指向插入一引用一索引和目录”；3. 单击“目录”选项卡（图 21）;4. 单击“选项”按钮；5在“有效样式”下查找应用于文档的标题样式；6. 在样式名右边的“目录级别”下键入1到9的数字，表示每种标题样式所代表的级别； 注意:如果仅使用自定义样式，请删除内置样式的目录级别数字，例如“标题 1”。7. 对于每个要包括在目录中的标题样式重复步骤5和步骤6；8. 单击“确定”；9. 若要使用现有的设计，请在“格式”框中单击一种设计；10. 根据需要，选择其它与目录有关的选项。1.2.51 使用“标记目录项”框将目录域插入文档1. 请选择要包含在目录中的第一部分文本；2. 按 “Alt+Shift+O”；3. 在“级别”框中，选择级别并单击“标记”；4. 若要标记其它条目，可选择文本，单击“条目”框，再单击“标记”。添加条目结束后，请单击“关闭”；5. 单击要插入目录的位置；6. 指向“插入”菜单上的“引用”，再单击“索引和目录”；7. 单击“目录”选项卡；8. 单击“选项”按钮；9. 在“目录选项”框中，单击选择“目录项域”复选框；10. 清除“样式”和“大纲级别”复选框。1.2.52 快速查找错误的拼写要想在文档中查找一个错误的拼写，按下“ Alt+F7 ”即可。1.2.53利用Insert键进行粘贴操作单击“工具一选项”命令，在“编辑”标签中，选中“用INS键粘贴”选项，以后你复制或剪切了文本后, 按下“ Insert ”键，即可快速将文本插入相应位置。1.2.54快速重复输入（微软Office技巧大赛获奖作品）在Word中当输完一些内容后，按下“Alt+Enter”键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷 贝粘贴后的重复粘贴。其实这个快捷键对应的就是编辑菜单中的“重复”命令，与此技巧相同的还有“Ct rl+Y ”快捷键，利用它们都可以达到快速重复输入相同内容的目的。1.2.55 记忆式输入Word 2002也具有智能化功能，可以自动进行“记忆式输入”，当你在输入常用词组和常用句子时，用它 可以帮上大忙。方法如下:1单击“插入一自动图文集一自动图文集”命令，这时会弹出一个自动更正对话框；2. 选择“自动图文集”选项卡下的“显示记忆式输入建议”选项，单击“确定”按钮;3这样当你在进行文字处理，碰到常用的词组或常用的句子时，你只要选定它们，按下“Alt+ F3”组合键， 在弹出的窗口中按下“确定”，即可完成准备工作；4今后，当你输入这些常用词组或常用句子时，只要输入前几个字符，Word就会自动给出建议使用的完整 词条项，你只要按回车或F3即可接受该建议，若不想采用则继续输入其它字符即可。1.2.56重复最后一次操作对于重复性的工作，请使用键盘上的F4键。当你按下该键时，最后一次操作将重复一次。例如，你可以重 复添加边框的操作，重复向所选文字添加加粗格式的操作，重复插入文件或图片的操作。注意:格式刷适合于添加复杂的格式，但如果你只需重复简单的操作，还是使用F4键吧。该技巧同样适用 于以下程序：Excel、PowerPoint。1.2.57 纵向选择文本先单击要选择文本的一角，再按下“Ctrl+Shift+F8”组合键，然后按方向键一、一、f或（进行选择，也 可以单击或拖动鼠标进行选择，此时，Word也是按列反白显示文本。按Esc键或者在被选中的文本上单击 鼠标左键，则取消选择。1.2.58 快速更改字体或字号 你可以使用快捷键来访问格式工具栏上的字体或字号框，然后快速更改所选文字的字体或字号。以下是具体的操作方法:1. 选择需要更改的文字；2按下“Ctrl+Shift+F”可访问字体框，按下Ctrl+Shift+P可访问字号框；3使用f或（键选择所需的字号或字体；4. 按下回车键接受该字体或字号。注意：这一技巧适用于 Excel、FrontPage、PowerPointo1.2.59定义特大字和特小字Word文档字号的默认设置最大只能为72磅，最小只有5磅，那么如何输入比72磅还大或者比5磅更小的 字呢？操作的步骤是:先选中要修饰的文本，然后点击“格式一字体”命令，直接在“字号”栏输入所需的 磅值即可（图24），字体大小的磅值范围为11638之间。1.2.60删除Word中汉字与英文字母间的空格在中文Word中，为突出显示汉字与英文之间的区别，汉字与英文字母和数字之间一般都存在一个空格大小 的间隔，如果要删除，则进行如下操作:1按“ Ctrl+A ”选定全部文档；2. 单击“格式”菜单中的“段落”命令，在“段落”对话框中点击“中文版式”标签;3. 在“字符间距”设置框下面，取消“自动调整中文与西文的间距”选项左边的钩即可。1.2.61 在文档中输入表情符号在 Word 文档中，如果你试着打入“:（”，看看是不是变成了哭丧脸符号; 打入“:）”，是不是变成了笑脸 符号，另外，输入:-）、:-（、:|、:-|都可以呈现不同的表情符号，非常有意思（注意:此功能必须在英语 输入法状态下才有效）。这是为什么呢？其实这是Word利用自动更正功能进行替换。要启用或关闭此功能， 可以单击“工具一自动更正选项”命令，在打开的窗口中单击“自动更正”选项卡，将“键入时自动替换” 一项选中或取消即可。1.2.62 快速转换文字的大小写选择你想要更改大小的文字并按下“ Shift+F3 ”键，每次按下“ Shift+F3 ”键时，文字格式将在全部大写 和小写之间切换。1.2.63 快速进行语法和拼写检查Word 提供了进行语法错误和拼写错误检查的功能，对于一些常用英语词汇有一定作用。但是，当遇到一些 专业性较强的词汇时，它也会自作聪明，在它认为输入错误的词条下添加波浪线条来提醒你更正。一般情 况下，我们只能用鼠标选中一个词条，然后鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“全部忽略”命令进行更 正，之后再选中另一个词条进行更正，这样一条一条的进行操作，方法比较繁琐。其实我们可以用下面的 方法来加快操作:鼠标左键双击下面状态栏的“拼写和语法状态”标志，选择“全部忽略”进行更正，就可 快速执行整个Word文档的语法错误和拼写错误检查。1.2.64 创建更丰富的艺术字效果Word 中提供了多种艺术字格式，为用户建立漂亮的文档提供了帮助。如果将艺术字功能与三维及阴影功能 相结合，会使艺术字的形式更多样。具体操作方法为:1首先把鼠标移动到需要插入艺术汉字的位置，然后用鼠标单击“插入一图片一艺术字”命令，出现“艺 术字”库窗口，然后选中一种艺术字样式，在文档中插入艺术字;2用鼠标单击艺术字选中它，然后将艺术字作为图片进行编辑，单击“绘图”工具栏中的“阴影样式”或 “三维效果样式”按钮对艺术字进行三维或阴影效果处理;3如果大家对三维效果的深度、照明角度及表面效果或阴影的位置、颜色等不满意，可点击三维（阴影） 效果按钮，进行三维（阴影）设置。1.2.65调整文本格式要想在你的 Word 文档中调整格式，可用以下方法:1单击“格式一显示格式”命令，显示格式任务窗格；2. 选择需要查看其格式的文字，格式信息将出现在显示格式任务窗格中;3现在，你有以下几种格式化选项：若要更改格式属性，例如字体，可单击带有超链接的文字，然后在出现的对话框中作出更改；要确定格式源，例如格式是否来源于样式，请选中“区分样式源”复选框；要显示格式标记，例如段落标记和制表符，请选中“显示所有格式标记”复选框；要将所选文本格式设置为周围文本的格式，请选定该文本。然后在所选文字框中，单击箭头，再单击应 用周围文本的格式。1.2.66 增减文字大小要想快速增大或减小Word中文字，首先选中要更改的文字。如果要加大文字，按下“Ctrl+Shift+”；如 果要减小文字，按下“ Ctrl+Shift+”。注意:该技巧在 PowerPoint、FrontPage 中同样适用。1.2.67 用图片替换文字我们一般都是用一段文字替换另一段文字，但是你想过用图片替换文字吗，可能你以前没试过，因为你无 法在“替换为”框中输入图片，事实上这是可以实现的。它的操作方法是，首先把图片复制到剪贴板中， 然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“I”（注 意:输入的一定要是半角字符， c 要小写），单击“替换”即可。1.2.68 给文本加注释如果你想为 Word 的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加注释，而又不想让注释出现在文档中， 下面3 种方法中的任意一种可以帮你实现:1先选中需要注释的文本，单击“插入一批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该 窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上 方;2将光标移至需要加注释的文本后面，单击“插入一脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适 当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光 标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）;3. 如果注释文本比较长，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中（日非Word格式也 行），然后建立一个链接:选中要加注释的文本，单击“插入一超级链接”命令，打开“插入超级链接”对 话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键人文件名称或Web页名称”下 面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也可以用“浏览”按钮查找到），按“确定” 按钮，则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不影响文档的打印），按住Ctrl键，点击该文本则 可直接打开注释文本所在的文件。1.2.69 让Word支持半磅字体Word中表示字体大小时，通常采用的单位是号（一号、二号）和磅（16磅、28磅）。如果我们希望设置 一种既比某磅（如24磅）稍大一些，又比某磅（如25磅）稍小一些，我们可以选中字形窗口，直接在其 中输入 245 即可。注意:此法只支持半（即0. 5）磅字体，不支持如0. 2磅、0. 7磅等字体。这一技巧适合于Word和Exce l中任何字号的TrueType字体（比如28.5）。1.2.70 批量设置文字格式在平时的替换操作中，我们一般都是进行不同内容的简单文字替换，对文字的格式没有特殊的要求。如果 要将全文中的某个词或者字替换为统一的格式，比如将“电脑报”改为红色、斜体、下划线，一个一个地 改当然费时费力。用下面的方法可以轻松实现批量替换:打开“替换”对话框，在“查找内容”中输入“电 脑报”，在“替换为”中同样输入“电脑报”，然后打击“高级”选项，打开“格式”菜单，将字体设置 为红色、斜体、下划线，单击“全部替换”即可。1.2.71快速删除换行符（微软Office技巧大赛获奖作品）我们将网页保存为文本文件后再用 Word 打开后发现有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行，用 手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。利用 Word 的“替换”功能，可以快速删除换行符。方法是: 单击“编辑一替换”命令，在弹出的替换窗口中单击“高级”按钮，在“查找内容”和“替换为”中使用 “特殊字符”在查找内容中输入两次“段落标记”，在替换为中输入一个“段落标记”，然后单击“全部 替换”按钮，数千个没用的空行瞬间清理完毕。1.2.72 自定义语法和写作风格如果你有特殊的语法和风格的规则，并且想把它应用到每个 Word 文档中（例如:句子间只要一个空格或者 在列表的最后一项前面加逗号），你可以对Word进行定制，让它为你自动检查这些规则。自定义语法和写 作风格的操作是:单击“工具一选项”命令，然后点击“拼写和语法”选项卡，点击“设置”按钮，在“写作风格”框中选 择你想为语法和风格这二者还是单单只对语法自定义设置，在“语法和风格”选项框中进行下面的步骤:1. 在需要下面为连续逗号、引号中的标点符号以及句子间的空格数选定你想要的选项;2. 在语法和风格下面, 对于那些你希望语法检查器检查或忽略的规则，选中或者清除规则旁边的复选框。 如果要想恢复选中的语法和写作风格的原始设置，点击“全部重设”按钮。1.2.73 用通配符替换文字通配符可以进行模糊匹配，提高效率，在查找文字中得到大量应用，例如要将全文引号中的内容设置为统 一的格式，而引号中的内容又不一致，这就需要我们使用通配符。通配符有两个:“*”号和“?”号，“*” 表示多个字符，“？”表示一个字符。操作方法如下:单击“编辑一替换”命令，打开替换对话框，单击“高 级”按钮，在“使用通配符”前打钩，在“查找内容” 中输入通配符，在“替换为”中用鼠标点一下，什 么也不输入，直接打开“高级”选项，设置好格式后全部替换。1.2.74转换文档字体（微软Office技巧大赛获奖作品）有时我们打开别人传来的文档，发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体。如果打开的文档中包含这样 的字体，Word会将字体替换为机器中已安装的字体。如何来控制要替换的字体，将其设置为自己希望出现 的某种字体呢？方法如下:单击“工具栏一选项”命令，选择“兼容性”选项卡，单击“字体替换”按钮， 在“字体替换”下，在“文档所缺字体中选择所缺少的字体名称。在“字体替换”列表框中，选择用以 替换的另一种字体，再单击两次“确定，系统就会按要求进行宇体的转换。1.2.75 快速定位文档当你在 Word 中对长文档进行操作时，要想记住某个特定信息出现在什么地方是很困难的。但当你使用隐藏 书签时，就可以快速导航到该信息。隐藏书签容易添加和使用，你可以把它们放在你想要的任何地方，方 法如下:1. 添加书签将鼠标移到文档中要插入书签的位置，单击“插入一书签”命令，打开书签对话框，在其中为你的书签命 名，点击“添加”按钮即可。2. 查找书签单击“编辑一定位”命令打开定位对话框，在“输入页号”域中键入书签名，然后单击“定位”按钮，就 可以到达你用书签标记过的文档位置。1.2.76 给字体添加花样繁多的下划线有时为了美化文档，我们要给文字添加下划线，一般是横线或波浪线，但除此而外，我们还可以给文档添加更丰富多彩的下划线，方法是:选中文字，单击“格式一字体”命令，出现字体设置对话框（图31）， 在“下划线线型”下拉菜单中可以选择需要的线型，有十多种样式供你选择。1.2.77 添加动态文字想让文档中的文字闪烁不断、具有霓虹灯样的效果吗？请跟我来:1. 选定要添加动态效果的文字;2. 单击“格式”菜单中的“字体”命令，打开“字体”对话框;3. 单击“文字效果”标签，在“动态效果”下拉列表框中选择所需效果（如赤水情深、礼花绽放、七彩霓 虹、闪烁背景等），然后单击“确定”按钮即可。若要取消动态效果，可选中“动态效果”下拉列表框中 的“无”选项，再点击“确定”按钮。1.2.78 给文字加着重号在编辑过程中我们难免要对于某些文字下方加上着重号加以显示，以使读者们阅读时引起注意。具体操作 方法是:选择需要加上着重号的文字，单击“格式一字体”命令，弹出字体对话框，在该对话框中的“着重 号”下选择“.”，单击“确定”按钮即可完成设置过程。1.2.79 制作阴影字先画出一个文本框并在其中输入文字，设好字体、字号，设定好字体颜色，如红色，然后在该文本框上右 击，选“设置文本框格式”，将填充颜色设成无;接着选定该文字框，按住 Ctrl 键并用鼠标左键拖动它以 便复制一份;再将复制得到的文字选中，修改其颜色为蓝色，不要修改字体和字号;选中红色文字所在的文 本框，将它移到红色文字框附近，注意不要重合，使它们稍有位置偏移以产生阴影效果（调整时可以按住 Ctrl 键再用光标键来微移） ;按住 Shift 键再选中这两个文本框，点击右键，从快捷菜单中选择“组合” 命令将它们组合在一起，这样，阴影文字效果就做好了。1.2.80 同时移动多个对象在 Word 2002 中，要将多个不同位置的对象（可以是文字、图片等）移动到某一位置，不必再像以前那样 对每一个需要移动的对象依次进行选择、剪切、粘贴了。你可以先选中一个希望移动的对象，然后按住Ct rl 键，再依次选取其它需要移动的部分，然后剪切，最后在希望插入以上对象的目标位置单击，执行“粘 贴”命令，则所有在前面选中的部分就在指定位置连续排放了。1.2.81 给页眉和页脚加上页号 单击“视图一页眉和页脚”命令，屏幕上就出现“页眉和页脚”工具条，开始时光标位于页眉区域，它是 一个带虚线边框的区域，要切换到页脚区域，请点击“页眉和页脚”工具条上的“在页眉和页脚之间切换” 按钮。要为页脚（页眉）加上页号，首先请切换到页脚（页眉）设置模式，然后单击“页眉和页脚”工具 条上的“插入页码”按钮，就可以在页脚（页眉）区看到插入的页码。1.2.82 插入个性化页号如果你想把页号设置成“第 X 页”这种形式，可以直接在页号前后加上“第”和“页”即可，以后再增加 页面时，系统就会自动把你添加的文字显示出来。利用这种方法你可以把页号设计成你想要的任何形式。 另外，你还可以用鼠标选中页号，然后为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。在单独使用页号的情况下，你可以把页号调整为“第X页共Y页”这种形式。要实现这一点，请单击“视 图一页眉和页脚”命令，然后切换到页脚区域。接下来不要点击“插入一页码”命令，而是单击“插入一 自动图文集一第X页共Y页”，“第X页共Y页”的域代码就会出现在页脚之中。1.2.83 把文件名插入到页脚对于任何文档，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。具体方法是:单击“视图一页眉和页脚”命令， 切换到页脚，单击“插入一自动图文集”，然后从菜单选择“文件名”。如果你希望文件路径也一同出现, 请用“文件名字和路径”代替“文件”。1.2.84 取消首页的页眉和页脚设置对于大型文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚。你可以用以下方法来实现:在“页眉和页脚”工具 条上点击“页面设置”按钮，选择“版式”选项卡，选中“首页不同”，然后单击“确定”按钮即可。 取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要给文档重新排页码，以便后面的页号从第一页开始。要实现这 一点，请选择页脚，然后用鼠标选中页号，再点击“设置页码格式”按钮，把起始页号设置成 0，然后点 击“确定”，这样，文档第 2 页的页号就变成了 1。1.2.85 输入带圈文字在文档中可以输入之类的序号，如果你想给文字也带上圈，该如何做呢？选中要加上带圈的文字，然后单击“格式一中文版式一带圈字符”命令，在出现的“带圈字符”对话框中 选择好“样式”及“圈号”类型，单击“确定”按钮即可。1.2.86改变文字方向（微软Office技巧大赛获奖作品）在字体设置对话框中只要把字体设成“字体” ，如“宋体”就可以令文字逆时针旋转90度了，这种方法 对于设置与正文同方向的页眉页脚是非常有用的。提示:如果通过“文字方向”命令修改文字的方向，则会自动添加一个“下一页”类型的分节符，而本方法 则可以将不同方向的文字在同一段落中显示。1.2.87在Word文档中添加伪文本 这是一个非常方便的函数，当你需要使用伪文本来填充某页面时，就可以使用它。使用方法如下: 在Word文档中键入“ =rand(4,5) ”，然后按下回车键。括号中的4代表段落数，5代表每段的句子数。你可以更改括号中的数字，以便限定每页中文字的多少。如果需要一个较长的段落，你可以仅在括号中放 置一个数字，用于指示每段中应该出现的句子数。1.2.88 同时编辑长文档的多个部分单击“窗口一拆分”命令，将当前文档窗口分割为两个子窗口，分别显示长文档的不同内容，且两个子窗 口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口一 取消拆分”命令。1.2.89 大小写字母转换选中英文字母，按“ Ctrl+Shift+K ”组合键，将小写字母转换成大写字母，再按一次大写字母变为小写， 这是一个开关键。1.2.90 巧用样式添加目录当我们打印一个由多篇文章组成的小册子时，为了使小册子装订更完美一些，要在小册子的最前面加上所 有文章的标题及页码作为目录，而要对齐右侧的页码则需一次次地调整字号大小、插入空格键，非常费劲。 其实利用样式来进行目录的添加非常方便，它用不着再向文件中输入任何文字，而且操作更简单，修改更 方便。具体做法是这样的:1. 定义目录标题的样式 先选定文章中的任意一篇的标题，对标题进行字体、字号、加粗、颜色等字体格式的定义及居中、左右缩 进、行距等段落格式的定义。然后选择“格式”菜单中的“样式和格式”，新建一个样式。2. 设目录标题的样式 在文件中选中第一个目录标题的文本，从“格式”菜单中选取“样式”选项，并从中选取刚才定义的样式, 其它的目录标题文本也采用相同的方法处理。3. 插入目录将光标移到要插入目录标题的位置，从“插入”菜单中选取“索引和目录”项，并选取“目录卡”，确定 是否显示页码、前导符样式及显示级别。这样，在光标处就产生我们所需要的目录，该目录包含有所选文 本的目录标题并产生相应的页码。4. 目录的更新如果以后在文章中的某处插入了新的内容，则其后的所有页码将全部发生变化，如果没有采用样式产生相 应目录，还需将目录的页码全部手工更改一遍，使用以上方法后，只需选取目录，点鼠标右键，选择更新 域，则目录的目录标题及相应页码将全部被更新。以前，在长文章的编辑中，要将光标移动到文章某处，需要移动滚动条或通过定位方式来完成，非常繁琐 而采用样式添加目录，只须用鼠标点击所产生目录的某个标题，光标就会快速定位到相应标题的页码上， 实现了光标的快速移动。1.2.91 利用拖放快速插入对象打开Word，新建一文档，调整一下窗口的大小(注意窗口一定不能在最大化状态)，然后从桌面或其它地 方把一个BMP或JPG图片拖放到文档中，你将发现该图片被自动插入到文档中了；拖放一个通用文件，比如 TXT、HTML或ZIP文件等，你将发现这些文件的名称和图标被插入到Word中了 ;如果你拖动的是Word文档， 它会变成一幅图片插入在文档中。1.2.92 巧设英文字体我们在打印文件时正文往往使用仿宋字体，有时文件中会包含有很多数字和英文，用仿宋体便感觉不好看。英文和数字一般用英文字体比较好，例如“Arial字体”，这样文档就显得美观大方了。但是如何快速让 文章中的数字及英文都变成英文字体而汉字采用中文字体呢？其实很简单，先按“Ctrl+A”全选整篇文章，选择自己想要的中文字体，然后再选择相应的英文字体，如 “Arial字体”，你就会发现所有的数字和英文都变成了 “Arial字体”，而汉字却保留了原来的字体。此 技巧对于其它的英文字体也适用，但对于在英文中替换想要的汉字字体却不可以。1.2.93 设置自己的默认字体Word 默认的字体是宋体五号字，如果你感觉宋体过于呆板，五号字稍小，则可以将默认的字体改为自己喜 欢的设置，步骤是:1单击“格式一字体”命令，系统弹出“字体”对话框；2. 在“中文字体”下拉列表框中，选择喜欢的字体、字号;3最后单击“默认”按钮，系统弹出确认对话框，请单击“是”按钮，就可以更改Word对字体的默认设置。1.2.94快速定位到指定页码在用Word编辑一篇长文档时，若想快建定位到某页，只要按下F5键，在弹出的