公司业务操作流程

工作流程控制图业务流程设计流程流程控制部财务部制作流程（维护流程）流程控制部客户部后续踉进流程附 1：业务流程示意图业务员洽谈业务部落实媒体设计申请签订合同客服总监审核（批准）（合同复印件）（4同三联单、客户营业执照或个人身份证复印件）行政总监审核（盖章、存档）设计流程结算）（合同复印件）综合部（办理工商审批）T（合同财务联）财务部（合同存档、（广告报批证书）（联络单）（首付款通知）（设计签字稿）（核实首付款，校对设计文件、落实媒体）（喷绘文件）制作流程（联系油漆商）业务流程标准一、业务员代表公司与客户进行洽谈，在了解客户基本情况后，根据洽谈意向与 媒体流程控制部联系落实媒体情况，媒体流程控制部于半个工作日内提供媒体情况。二、业务员应严格按标准填写合同中各项内容， 根据媒体流程控制部提供情况合 理签订媒体分布与发布时间，不允许自行盲目提前 ,合同签订后交客服总监核实签准。三、客户部业务员接客户设计要求后半个工作日内， 按合同签定的先后顺序填写 设计申请单，经客服总监签准后半个工作日内下设计任务通知交设计部主管组织设计 员进行设计。四、设计申请单应注明设计产品名称、客户名称、设计属种，填单时间设计周期 以及申请部门和业务员姓名，对设计有要求的还要注明设计要求如类型，文字主题及 相关要求。五、业务员代表公司与客户签订广告合同，持已经拟定好的合同文本报客服总监 审核批准后连同合同信息表交行政管理部审核盖章、存档。特殊情况未经总经理批准， 业务员严禁向行政管理部索要盖章的空白合同外出与客户签订合同。六、行政管理部将客户盖章的广告合同编号存档，将财务联交财务部核算、同时 将复印件交客服总监专管备查、下合同联络单经客服总监审核后交流程控制部。五、设计稿必须由客户代表签字或业务员签字方能认可为成品稿。六、业务员准备好客户的各类工商证照批文连同设计成品稿半日内交至行政部外 联主管用于广告报批。七、外联主管整理全广告报批资料向行政管理部申请合同复印件盖章，办理工商 报批手续，将广告批文当日交媒体流程控制部。八、媒体流程控制部必须根据行政管理部下的合同联络单校对设计文件， 与财务 部核对到款情况，后方通知设计部制作喷绘文件、联系油漆商，落实媒体，下单走制作流程。设计流程示意图业务员申请设计公益宣传工作广告填写设计申请单）客服总监签字行政管理部签字设计部主管（填写设计单、组织人员设计、控制设计过程）设计员出样稿）设计部主管审核1 （通过） 客户审核 通过未通过）出稿2份，客户签字光盘刻录，喷绘单制作部一份 油漆（喷绘）商一份 媒体部存档签字稿行政部外联主管（复印件报批流程控制部（核实首付款，校对设计文件、落实媒体）喷绘商（制作任务单）制作组媒体调度员油漆供应商制作流程设计流程标准一、设计部主管接到设计申请单后， 根据本部门情况和客户要求于半小时内下设 计任务单，合理安排人员进行设计，并配合设计员做好如下工作：1、指导设计员根据设计任务单仔细阅读，明确了解内容和宣传主题，如有不明 处应主动与客户（业务员）联系。2、设计员了解清楚各事项并确认设计任务单填写合格后，应予以构思，绘出设 计草图或交流设计思路，设计主管审验合格后开始上机设计。二、设计员对常规作品的设计周期为首稿不超过两天， 客户定稿按照客户实际情 况而定，具体步骤如下：1、第一天屏幕交稿，由设计主管和业务员审核，提出修改意见。2、第二天根据意见进行修改补充，设计主管审核后，由业务员或客户复核。3、根据客户反馈情况出稿或修改后，制作出成品稿通知业务员送交客户处签字 返回交设计主管处。三、设计未被通过处理：1、所有未通过设计均报至设计主管处，由设计主管指导安排重新设计。2、如设计样稿送至客户处被全面推翻，设计主管应组织指导设计员应尽快在规 定时间内重新设计，主管应立即通知客户或客户代表，在双方协商的时间内尽快出稿， 一般情况设计周期延长一天。四、设计稿审核经客户、媒体流程控制部流程员核实财务首付款及校对行政部合 同联络单全部通过并经客户签字认可由设计主管呈交媒体媒体部存档 ,另出稿 2 张,其 中制作部 1 张, 油漆（喷绘商 ）1 张, 设计部在一个工作日内将刻录光盘与喷绘文件经 媒体流程员发送到喷绘商（严禁设计部未经媒体流程员未审核校对合同联络单及核实 财务到款情况就发喷绘文件交喷绘商）。五、行政管理部外联主管收到设计签字成品稿后，整理收集报审资料，正常情况 下于一个工作日内必须及时完成广告报审工作，取得批文交媒体流程员。六、设计员应负责核对车型尺寸、喷绘尺寸以及光盘刻录过程中的喷绘数量，设计主管应重新复核，对设计文件的质量、准确性把关。七、特殊情况处理：1、加急：如因客户提出加急，应征得设计主管经理和设计员的同意并由设计主 管经理在设计申请单上签字。2、特殊难度及客户原因：如设计方面遇到特殊难度及客户方面原因造成拖稿，可适当延长设计时间，具体时间由双方协商而定。制作流程示意图媒体部主管 （按合同要求作制作计划）（附设计稿下制作单）IVI喷绘商媒体制作调度员（调车）油漆商未通过k制作班组.（组织制作发布）I质检员（验收、提交制作完毕发布照片资料）客户或业务员审核（媒体部下发制作验收单，业务员持单验收，一周内返回媒体部，并将复印件交综合管理部存档）制作部提供制作完成表媒体发布使用情况和相片底片各部门自备案一份媒体部 （登记存档、统计数据）客户服务部（业务员）客户制作流程标准一、所有制作任务统一由媒体部下制作单至制作部主管。二、媒体部接到已编好号的合同与成品稿后，当日内到财务部核实到款情况，根 据到款情况，严格遵循先后顺序原则填写制作单，无编号合同不予制作。制作单应填 写如下内容：1、制作内容：包括制作品种、材料、规格、数量及特殊说明等。2、客户名称：委托制作的客户全称。3、经手人：负责此客户的业务员姓名。4、合同号：公司对委托制作的业务合同编号。5、媒体分布：制作媒体的种类及分布情况。6、业务主管：业务经理对制作流程单审核签名。7、建单时间与计划完成时间：根据制作部的工作进度与合同签定发布时间安排适当的时间计划。8、财务审核：财务部根据到款情况签署意见。三、制作单填写完毕后报至财务部，财务部根据“款到下单”的原则，审核签字后返回媒体部。四、媒体部负责油漆商的材料供应并保证及时供应，不得无故延误制作部工作。五、制作部主管接到制作单后组织制作发布工作，在规定时间内完成任务。 （制 作标准见车身制作标准）六、制作完成后，媒体部发放质量验收单至业务员，业务员持单于次日对制作进行验收，如验收未合格，媒体部立即通知制作部返工，并通知客户 ，在双方协商的时间内尽快完成任务。如果验收合格则在一周内通知媒体部进行审核，审核通过者 应在流程单上签名。制作部在三日内将制作发布完成情况报表与相片一并交至媒体部， 并转交复印件至综合管理部进行登记存档。媒体部将客户所需制作发布情况和照片转 至客户部内勤交业务员（客户）。七、如制作未通过客户验收应统一报至媒体部， 由媒体部核实后根据具体情况控 制安排重新制作，制作时间由媒体部与客户协商而定。八、媒体发布使用情况由媒体部统一掌握。九、特殊情况的处理：1、如因客户提出加急，或未到款需先制作必须报请总经理在流程单上签字批准， 由媒体部视具体情况作出调整安排。2、特殊难度及客户原因：如制作方面遇到特殊难度及客户方面原因未能及时完 成任务，可适当延长制作周期，具体时间由双方协商而定。维护流程示意图户外维护组广告稽查员对车辆检查自检自查报表媒体媒体部抽查媒体媒体部下维护单于各项维护人员制作部户外维护组稽查员复查媒体部复查媒体部存档维护流程标准一、维护工作统一由媒体部根据行政综合管理部稽查员的检查情况进行检查与调 度。二、申请维护有以下三种情况：1、站亭维护组自检自查，按照户外维护标准进行作业。2、流程控制部对户外维护情况进行定期检查，对检查中发现的问题进行下单维 护。3、车辆广告通过稽查员的稽查情况进行下单维护。三、以上维护由媒体部在一日内填写维护单，包括以下几项内容：1、维护内容：申请维护的广告内容、数量、规格、材料等内容。2、客户名称：申请维护的客户全称。3、负责人：负责此客户的业务员。4、媒体分布：维护包括的媒体及分布。5、建单及计划完成时间。6、委托人：维护人员接单签名及时间。四、维护单填写完毕后于当日下发维护项目所属部门。五、维护人员接到维护单后应根据维护任务与时间要求， 在规定时间内保质保量 完成任务。六、维护完成后，由制作部进行自检，合格后 2 个工作日内上报任务完成单申请 复检，由媒体部于两个工作日内验收，合格后登记、归档。七、正常情况下的维护情况由制作部上报工作日志。由媒体部控制掌握。后续跟进流程示意图业务员洽谈”媒体部落实媒体市场部媒体发布统计表（媒体部）业务部（存档） 综合管理部（审核、批准、存档）（存档）行政总监签字同意（提前一个月下发媒体续签整改通知）媒体部业务员、内勤续签整改合同 （一周内回复媒体部 ）后续跟进流程标准一、业务员代表公司与客户签订合同后，根据客户要求与媒体流 程控制部落实媒体情况。二、媒体部根据合同内容落实媒体，提交下一季度媒体发布统计 表至综合管理部审核批准，另提交两份至业务部及市场部盖章 存档。三、媒体发布统计单应注明发布产品名称、客户名称、媒体种类、 发布起止日及业务员姓名。四、综合管理部将媒体发布统计表盖章， 同时将复印件存档，根 据统计表提前一个月下发媒体续签整改通知至媒体部。五、业务员与内勤在接到媒体续签整改通知后， 10 天之内回复 媒体部续签整改情况。六、媒体发布统计表单须经行政总监签字批准后，方能移送设计部进入设计流程。流程考核标准及处罚规定一、各部门严格按照公司工作流程标准执行，不得以任何借口互相推 诿。二、各部门均要牢固树立以客户服务为中心的服务思想，如遇投诉经 查实,被投诉部门主管及直接责任人每次各罚款 100元，对出现连续三次严重 失职的则调离工作岗位。三、各部门细则：1、客户部客户部内勤必须为业务员提供优质服务，严格按照流程要求做好流程 的准备工作，出现以下过失或拖延，对直接责任人 50元/次。（1）因工作失职导致客户投诉的，对直接责任人处以 50元/次。（2）未及时拿回客户验收单的，对直接责任人处以 50元/次（3）客户部、业务部内勤在接到综合管理部广告续签整改通知 10 天内未及时回复的，对直接责任人处以 50元/次业务员或内勤违反流程 ,私自进行违章操作的严重违规行为 ,给予处罚 300元,调离工作岗位.业务员或内勤在申请使用公章时未出示客户营业执照或合同签字人身 份证复印件的，综合管理部有权拒签公章。2、设计部下单两天内，及时提供设计首稿 . 设计工作按公司设计流程进行，出 现过失或无故拖延，设计主管及直接责任人每次各处罚 100元/次或 50元/ 日。违规安排设计属于严重违反公司规章，给予处罚 300 元,调离工作岗位.3、行政部、财务部认真做好广告合同的审查及工商登记工作、归档以及结算工作。如有 违犯，对责任人罚款 100元/次或 50元/日，并视具体情况予以相应行政处分。四、流程控制部1、每周上报制作工作计划表给行政管理部。2、每周上报制作完成统计表。3、每两周公布媒体空余统计表。4、每月上报媒体发布统计，合同情况统计，制作考核表，客户投诉处 理统计。5、由于部门工作失职或正常情况下未完成工作计划给公司造成严重损 失和不良影响，其部门主管和直接责任人每次各罚款 200元/次或 50元/日 并视经济损失情况作相应处理。违规安排制作者属于严重违反公司规章，给 予处罚 300 元，调离工作岗位。突发事件由客户部向客户作出解释，不在此 处罚之列，如：事故车、人为损坏、制作与稽查下单空档期内的客户投诉等。五、制作部1、 严格按照“制作、维护工作标准”考核。2、 严格遵守流程，返回制作完成报表给媒体部。3、按照流程单进行制作与维护，对私自进行无单操作等严重违反公司 规章者不予核算该部分费用并处罚 500 元，解除制作部门负责人职务。六、以上过失现象当事人除给予相应的处罚外，识具体情况另参照公 司奖惩条例给予相应行政处罚，并影响绩效考核评估。七、油漆、喷绘供应商对油漆、喷绘商的要求参照公司与之相应的协议、合同执行。八、考核关系1、 制作部由媒体媒体部考核执行2、 业务部、设计部、媒体部由行政管理部考核执行。九、内部投诉制为客观、公正、全面评价各部门各岗位职责履行情况，全公司的所有员工有 权利和义务对各部门人员进行监督，发现问题，及时向行政管理部进行书面 投诉，由行政管理部及时核实，视情节轻重按流程考核标准及处罚规定 进行处罚；对恶意投诉，经查实按公司奖惩条例进行处罚并处以 200 元/次的 罚款。