物资采购管理制度

物资采购管理制度物资选购管理制度1为了加强公司基本建设的经营、财务管理，规范选购工作流程， 进一步提升公司选购工作效率，使之更好的为公司基建施工供应物资 供应保障，依据公司建设进展的实际需要，特制定本制度。1、煤矿自购物资由集团公司设立专职选购人员和管理人员， 应当具备与其从事的选购工作相适应的政治素养、专业学问和业务力 量，综合科严格遵守公司的各种管理制度、选购管理流程，本着服务 煤矿基建的宗旨，忠于职守，廉洁自律。2、公司财务部门负责对煤矿的全部选购合同进行审核、监督， 保证公司全部经济行为的合理性和经济性。打算科负责对选购打算的 审批，确保选购行为的合理和选购资金的落实。3、收集公司基建所需的物资、设备公司集中掌握的选购 需求，编制各期选购打算，上报公司财务科审批并执行。4 、按时完成各期选购打算和零星选购打算，保质保量、准时 精确地为基建施工供应选购服务，并就供应的物资的质量、数量、品 种规格、价格、交货期等要素准时征求施工单位的看法，改良缺乏。5 、主动参加集团公司，煤矿组织的大宗物资选购及招标工作， 并提交合理化建议。6、选购合同的签订：初步确定供应商和待选购物资、设备的市场价格后，集团公司 供应科、办公室应准时组织和相关供应商开展关于选购物资、设备的 价格谈判，签订选购意向合同、协议。公司供应科、办公室将选购合同、协议以及选购打算报公司打 算科审核，经事前审计、确认其合法、经济后，报公司财务负责人审 批、签字答应后，和相关供应商签订正式选购合同、协议。7、签订选购合同、协议的原则和留意事项自主、自愿，平等 协商是签订选购合同协议的基本原则。签订选购合同、协议的留意事 项为：合同、协议的条款、内容以及履行方式等必需符合法律规范。合同、协议的规定必需符合公司的利益，或与公司的利益没有 抵触。合同、协议的履行条件及履行方式必需具有完好性和可操作性 避开不确定的法律和经济责任的纠纷。物资选购管理制度2第一章总则第一条为了规范公司的物资选购业务，制定询价、议价流程， 降低物资选购本钱，确保公司各项物资供应，加强公司物资选购的监 督管理，特制定本制度。其次条本制度是公司物资选购管理行为的基本规范。第三条 公司的选购部门或选购人员应当依据市场信息做到比质、比价选购，货比三家，同等材料质优、价廉、服务好者中标。其次章选购流程第四条请购的提出1、生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等 要求，每月25日前开立下月的所需物料请购单，包括已有销售合 同订单的生产用主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动爱护用品、 各种日常耗材等；2、其它各部门所需的办公物品及零星物资选购由综合办公室 负责开立请购单；3、请购单应注明物料名称、规格、数量、需求日期及留意 事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员批准；4、请购单一联自存，二联送交选购部，三联交财务部；5、交期相同的同属一个供应厂商之物料，请购部门应填具在 同一份请购单内；6、紧急请购时，请购部门应于请购单备注栏注明“紧急” 字样。第五条请购核准权限1、生产所需原材料单笔请购金额预估在人民币10万元以下者 由生产副总核准，超过此数额的，由总经理核准；2、车间需购置的机修配件、零件，价值在1000元以下的由车 间主任填写材料请购单报生管部，价值在100020000元的由车间主 任上报生产副总签字确认后报生管部，由生管部汇总后报选购部；价 值在20000元以上的由工程部统计、生产副总确认后上报总经理签字 后方可送选购部。3、常用办公用品及物业所需物品请购，由办公室填报请购 单，办公室主任批准，空调、热水器、高级家具及单件物品价格在 500元以上的由总经理核准。第六条请购的撤消1、已开具请购单，并经核准后因各种缘由需撤消请购时， 由请购部门以书面方式呈原核准人，并转送选购部，必要时应先口头 知会选购部。2、选购部门接获通知后，马上停止选购。3、如遇特别状况未能准时停止选购时，选购部应商原请购部 门并妥当处理善后事宜。第七条选购方式依据本公司实际状况，公司物料选购采纳以下三种方式：1、集中选购公司通用性大宗物料水泥，以集中选购较为有 利，依定时或定量之打算进行选购；2、合约选购公司常常使用之物料承、插口板、卷钢板、预 应力钢丝、线材等，选购部应事先选择供应商，确定供应价格及交 易条件，办理合约选购，依定时或定量之方式进行选购；3、一般选购除1、2以外之零星物料，采纳随需求而选购之方 式。第八条询价、议价1、选购部选购人员接获核准后之请购单，除集中选购方式 外，应选择至少三家列入公司合格供应商名录内的供应商作为询 价对象；2、确属货源紧急、独家代理、专卖品等特别状况，不受前条所限；3、如向特约供应商选购时，应附其报价明细表，如特约供应 商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；4、选择询价或选购的对象，应按照直接生产厂商、代理商、 经销商之挨次选择；5、供应商供应报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时 选购人员应商请购部门确认；6、专业材料、用品或项目，选购部应会同使用部门共同询价 与议价；7、询价后，如有必要，选购部应至少选择两家以上供应商进 行交互议价；议价应留意品质、交期、服务兼顾。第九条议价原则 遇以下状况时，选购部应准时与供应协商价：1、市场价格下跌或有下跌趋势时；2、选购频率明显增加时；3、本次选购数量大于前次时；4、本次报价偏高时；5、有同样品质、服务之供应商供应更低价格时；6、其他有利于公司条件时第十条定价核准1、选购人员询价、议价完成后，填写选购询价、议价单 对内使用，随附各供应商回传的选购询价单对外使用，必 要时附上书面说明，呈选购部经理审核；选购部经理审核时，认为需 要再进一步议价时，退回选购人员重新议价，或由经理亲自与供应协 商价。2、单笔选购金额在1万元以下的选购订单，价格由选购部经 理核准，确定供应商；超过1万元的选购订单，其价格提交总经理核 准后确定供应商。3、采纳集中选购方式选购的供应商确定，必需呈送总经理核 准。第十一条订购作业1、选购人员接获经核准之供应商后，应以本公司出具购销 合同，或供货商出具购销合同形式向供应商订购物料，并以传 真形式签字确认。2、若属一份订购单多次分批交货的情形，选购人员应于购 销合同上明确注明。3、选购人员应掌握物料订购交期，准时向供应商跟催交货进 度。第十二条验收与付款1、依相关检验与入库规定进行验收工作。2、依财务管理规定，办理供应商付款工作。第三章选购物品 之品质管理第十三条选购品质文件资料要求物料订购前，本公司应供应以下文件资料，或在购销合同、 选购合约内予以明确规定：1、订购物料之规格、图纸、技术要求等。2、产品技术精度、等级要求。3、各种检验规范、标准或适用规格。4、所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。 第十四条合格供应商之选择物料选购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格 供应商一般要求符合以下条件：1、经本公司供应商调查，列入合格供应商名录内的供应 商。2、供应的样品经本公司确认合格。3、类似物料以往选购之良好记录。 第十五条品质保证之协定 物料选购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确， 本公司要求供应商承诺以下品质保证：1、供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、 如 ISO9000 等。2、供应商应保证产品制造过程的必要掌握与检测。3、供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。4、接受本公司必要之供应商调查。5、保证对供应的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导 致之不良的责任承当与赔付。第十六条进货验收之规定供应商供应之物料，必需经过本公司仓库、品管、选购等部门 人员之相关验收工作，主要包括以下几项：1、品质检验品管部依进料检验规定进行抽样检验，以确定交 货品质是否符合品质要求。2、处理短损依据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正 数量，必要时向供应商索赔；3、退还不合格品对检验不合格之物料，退供应商进行必要处 理，由此造成的损失，向供应商进行索赔；第十七条品质纠纷处理有关选购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损缺少、 使用不良等状况之处理流程统称为品质纠纷处理。详细规定如下：1、处臵根据以双方事先商定之品质标准作为处臵根据，并于 购销合同上具体说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式 等的，原则上以本公司之要求为根据。2、选购物料退货与索赔1拟退回之选购物料应由仓管员清点整理后，通知选购部。2选购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。3现货供应之退货，要求供应商更换合格之物料。4订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。5确属无法修复或供应商技术力量缺乏时，可取消订单，另觅供应商。6退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。7双方事前没有明确订购合约时，以实际造本钱公司之损 失向供应商索赔。3、其它索赔规定1供应商缘由造成之交货延迟，以实际造本钱公司之损失 向供应商索赔。2破损缺少情形，由供应商补足合格物料，若由此造本钱 公司之损失，依实际发生状况索赔。3因供应商缘由导致物料在使用或销售中发觉不良，造本 钱公司之损失，依实际发生状况索赔。4其他缘由导致本公司之损失，依实际损失向供应商索赔。 第四章选购交期管理 第十八条选购交期管理是选购的重点之一，确保交期的目的 是必要的时间，供应生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产 本钱之目标。第十九条 依供应商评鉴方法进行考核，将交期的考核列为重 要项目之一，以催促供应商提高交期达成率。其次十条 对托收到而货未到，或货到发票未到，应准时通知 经办人，尽快查实状况。第五章付款方式其次十一条付款方式 1、由选购部依据请购单、选购询价、议价单、选购合同、 进料验收单、入库单，向财务部请款。2、财务部依合同规定之给付方式，与厂商结款，特别状况需 经总经理批准。第六章选购人员工作职责其次十二条 对短缺物资，选购员要征求使用单位看法，在使 用单位同意后方能选购使用方情愿接受的代用品，否则，消失后果由 选购员负直接责任。其次十三条 选购人员必需按选购作业规范运作，对不按打算 要求及质量要求选购，造成的超储积压，损失均由选购人员承当经济 责任。其次十四条 对选购员未能准时完成选购任务时，应及早报告 部门主管说明缘由，提出相应看法方案，选购部应准时与请购部门沟 通，拟定补救方法和处理对策，特殊重大事项，应汇报总经理。其次十五条 物资选购人员必需坚固树立企业仆人翁思想，尽 职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司选购 本钱的最低化、选购质量的最优化、选购效率的最快化。其次十六条 选购人员必需遵守公司规章制度，根据规定的程 序和标准选购，任何人不得私自订购和盲目进货。其次十七条 选购人员必需做到廉洁自律，秉公办事，不谋私 利。任何人不得在物资选购过程中私下收受回扣或酬金。对实际消失 的回扣或酬金必需在三日之内上交。其次十八条 选购人员必需树立服务意识，急生产经营所急， 想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延选购及相关工作。其次十九条 为把握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行 情等，选购人员必需常常自觉学习业务学问，提高业务工作的力量， 以保证准时、保质、保量地做好物资供应工作。第三十条 售后服务：对于选购物资，选购部在签订购置合同 时，要明确服务商定。1、选购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由选购部负责 联系。2、对于在使用过程中保质期内、正常使用条件下消失的 质量问题，由选购部在规定时间内协调解决。第七章附则第三十一条本制度由综合办公室负责解释。 第三十二条本制度自总经理办公会议通过之日起实施。