2023年客服部档案管理制度3篇

2023年客服部档案管理制度3篇 书目 第1篇某物业客服部客户档案管理制度 第2篇大厦物业客服部档案管理暂行制度规定 第3篇大厦客服部内部档案管理制度 大厦物业客服部档案管理暂行制度规定 大厦物业客服部档案管理暂行制度及规定(适用于部门文员) 1、制度 1.1文件资料的形成与归档 1.1.1资料的形成: 各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必需归档,并由专人进行管理; 文件资料的形成和积累必需纳入各部门工作安排,在部门文员岗位职责中予以明确。 1.1.2资料的归档: 文件资料的归档范围 物业管理 a.业户资料(含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等); b.清洁卫生管理; c.绿化管理; d.值班记录; e.楼宇巡检记录; f.公共区域修理记录。 质量管理 a.质量体系文件; b.质量管理资料。 其他资料 归档要求 归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止运用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。 归档的文件材料要完整、系统、精确、真实。 归档的文件必需是原件。 保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。 档案书目应编制总书目、案卷书目、卷内书目。 案卷题名应准确反映卷内文件的内容,并区分保管期限。 文件资料的归档必需办理移交手续。 全部文件资料必需刚好归档。 有专用柜架,在排列上架时,应按类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。 1.1.3每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要刚好修补和复制。 1.1.4档案柜要留意七防(防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温)。 1.1.5档案的接收、转移、外借必需履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。 1.2档案借阅 1.2.1公司员工都应重视爱护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。 1.2.2文书档案只阅不借。 1.2.3所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。 1.2.4听从文员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。 1.2.5借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由部门文员和借阅者当面核对清晰。 1.2.6档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须马上写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。 1.2.7调离公司的人员必需清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。 1.2.8外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件,经领导批准后,办理有关查阅手续后查阅。 1.2.9上级公司借阅本公司档案,须办理有关借阅手续后借阅。 1.3档案管理人员职责 1.3.1忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,主动开展工作。 1.3.2负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和供应查阅。 1.3.3刚好立卷归档,编制总书目,卷内书目,编排入档。要熟识管理的档案,帮助查阅检索。 1.3.4娴熟驾驭计算机数据库软件系统的操作和运用。 1.3.5妥当管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对借出资料按期催还。 1.3.6定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司全部档案集中存放、保管。 1.3.7严守机密,确保档案平安;完成领导交办的其它工作。 1.3.8做好各种资料的保管工作,并对有些文件进行定期封存。 1.4公司内外档案文件管理: 1.4.1公司内部的各种档案应根据部门进行分开存档。 1.4.2公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。 1.4.3全部存入档案应根据日期先后进行存档,并做好档案书目,以便查找。 1.4.4相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。 1.4.5对于一些涉及公司隐私的文件,应单独存放于带锁的文件柜内,以免发生意外。 1.5档案销毁 1.5.1如有任何文件无需接着存放,需做销毁处理,不行随意乱丢。 1.5.2保密文件应运用碎纸机处理,如是一般文件且文件较多,应撕毁后处理。 1.5.3全部存档的文件均应定期进行检查,以避开文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。 2、规定 为完整系统地保存公司的各类档案,提高档案管理水平,更好地为公司的各项工作服务,特制定本规定。 2.1档案管理范围: 2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件; 2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等; 2.1.3公司文件; 2.1.4物业的管理、修理、保养安排、记录等资料; 2.1.5治安保卫、消防、平安等相关资料; 2.1.6公司领导讲话和年终总结; 2.1.7其他经济、外包合同; 2.1.8音像、图片资料; 2.1.9其他要求归档的重要文件。 2.2第4、5、6、8、9项由相关部门妥当保管,其余各项均由总经理秘书归档保管,任何部门和个人不得以任何理由据为己有。 2.3在外参与各种会议带回的文件,应刚好移交公司秘书归档,不得自行保管、销毁。 2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和书目。 2.5借阅档案时,必需遵守以下规定: 2.5.1办理登记手续,限期归还,不得带出公司; 2.5.2爱惜档案,所借档案不得随意折叠和拆散,严禁涂写、更改档案; 2.5.3借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清晰; 2.5.4档案如有遗失、损坏、泄密,要追究当事人的责任; 2.5.5档案借阅按 阅档批准权限借阅; 某物业客服部客户档案管理制度 物业客服部客户档案管理制度 1.0本部门的主要户档案管理任务 本部门的主要任务就是服务。只有健全客户档案才能精确、刚好地为客户服务。 2.0本部门客户档案管理的日常工作包括 2.1刚好上行下达客户与管理之间的学问、报告、通知、通报、传送文件应刚好、精确,仔细地登记并制作各种表格。 2.2做好与客户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询跟进; 3.0客户档案管理 客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及运用四个环节。一般客户档案包括以下的资料: 3.1收集客户资料 3.2客户缴费记录包括各样应付押金 3.3客户装修工程文件 3.4客户迁入时填具之资料 3.5客户资料补充 3.5.1客户证件资料 3.5.2客户联络资料 3.5.3紧急事故联络人的资料 3.5.4管理人员在日常职务常与客户人事变迁资料 3.6客户与物业公司往来文件 3.7客户违规事项与欠费记录 3.8客户报修记录 大厦客服部内部档案管理制度 办公大厦客服部内部档案管理制度 a.文件资料的形成与归档 1资料的形成: 各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必需归档; b.资料的归档: 1文件资料的归档范围 物业管理 清洁卫生管理 绿化管理 值班记录 楼宇巡检记录 其他资料 2归档要求 归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止运用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。 归档的文件材料要完整、系统、精确、真实。 归档的文件必需是原件。 保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。档 案书目应编制总书目、案卷书目、卷内书目。 案卷题名应准确反映卷内文件的内容,并区分保管期限。 全部文件资料必需刚好归档。 3每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要刚好修补和复制。 4档案的接收、转移、外借必需履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。 c.档案借阅 1公司员工都应重视爱护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。 2文书档案只阅不借。 3所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。 4听从管理人员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。 5借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清晰。 6档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须马上写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。 7调离公司的人员必需清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。 d.档案管理人员职责 1忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,主动开展工作。 2负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和供应查阅。 3刚好立卷归档,编制总书目,卷内书目,编排入档。要熟识管理的档案,帮助查阅检索。 4娴熟驾驭计算机数据库软件系统的操作和运用。 5妥当管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对供出资料按期催还。 6定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司全部档案集中存放、保管。 7严守机密,确保档案平安;完成领导交办的其它工作。 e.公司内外档案文件管理: 1公司内部的各种档案应根据部门进行分开存档。 2公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。 3全部存入档案应根据日期先后进行存档,并做好档案书目,以便查找。 4相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。 f.档案销毁 1如有任何文件无需接着存放,需做销毁处理,不行随意乱丢。 2保密文件(如租户档案等)应运用碎纸机处理,如是一般文件且文件较多,应撕毁后处理。 3全部存档的文件均应定期进行检查,以避开文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。