信息技术在办公管理中的作用.pptx

吉首大学软件服务外包学院 信息技术与人类生活第四讲 信息技术在办公中的作用主讲：覃遵跃 主题 信息技术在办公中的作用目的及要求 1、了解办公方式的发展过程2、了解农业社会的办公方式3、了解工业社会办公方式4、了解信息时代办公方式重点 信息技术在办公中的主要作用主要内容 1、办公的概念2、古代办公方式3、农业社会办公方式 4、工业社会办公方式5、信息时代办公方式 1 办公的概念 办理公事、处理公务。办公是啥意思？办公室是啥意思？ 办公室，英文名Office： 处理一种特定事务的地方或提供服务的地方。 办公设备办公人员其它辅 助设备 2 办公方式的发展 发展阶段技术特征 农业社会 工业社会 信息时代物化形态的技术 竹简粉笔、黑板印刷材料实物模型等 打字机、电传机、复印机、传真机 互联网、计算机、办公软件、其他信息化产品 3 原始社会的办公方式 原始氏族部落时代，没有文字，交流只能通过语言和手势来进行，因此只能通过口头方式处理公共事务。原始社会如何办公？ 3 农业社会办公方式农业社会人们采用什么办公？竹简纸笔和算盘办公工具 秦始皇每天阅读竹简数百斤西汉末年采用纸进行办公相传是秦朝监督修筑万里长城的将军蒙恬首创。农业社会办公活动主要靠人来完成，信息传输缓慢问题没有得到解决！ 4 工业社会办公方式工业社会人们采用什么办公？打字机、电传机复印机传真机办公工具 世界上最早的打字机诞生于1808年，它是由意大利人佩莱里尼图里发明的复印机的发明人查斯特卡尔森是纽约的律师，1938年发明由叫亚历山大贝恩的英国发明家于1843年发明的。但是，传真通信是在电信领域里发展比较缓慢的技术，直到20世纪20年代才逐渐成熟起来，60年代 后得到了迅速发展在工业时代，在办公过程中，信息的生成、存贮、输出以、和人对办公的理解没有太大改变，改变的是办公效率！ 5 信息时代的办公方式信息时代为办公带来哪些改变？ 进入信息时代，人类社会对信息处理、传递以及组织能力达到了前所未有的高度。据估计，近20年处理的各类办公信息，超过了人类有史以来的办公信息的总和。办公的技术水平、设备的发明创造以及生产能力等方面，超过了人类几千年的成就，办公方式发生了真正意义上的巨大变化，人类自身对工作的观念也正发生着变化。办公工具办公形式办公 观念办公改变 5 信息时代的办公方式办公工具办公自动化系统办公软件办公设备、互联网信息时代的办公工具有哪些？ 5 信息时代的办公方式办公工具信息时代的办公设备有哪些？办公设备电脑 互联网 手机 打印机 复印机 电话利用互联网可以开展哪些工作！利用手机可以开展哪些工作！电话 5 信息时代的办公方式办公形式信息时代的办公形式有哪些改变？办公形式远程办公 第三地办公 联合办公 协同办公 5 信息时代的办公方式远程办公 由于宽带网络和无线网络的普及，办公室和家庭之间的通信变得越来越方便了，这是促进远程办公发展的主要因素。 在家办公可以连接到公司的内部网中去，连到专用分支交换机上，使用同一网络、邮件接入以及电话功能，一切都和在办公室一样。如果要进入公司机要档案室，须凭密码。此外，是否在办公室里办公，对于客户和其它呼叫者是区分不出来的。这样工作就显得更为灵活，而不是被局限在一个固定的场所了。 为什么是雇主乐于的办公方式？为什么信息时代带来全新的科研方式？为什么美国政府鼓励在家办公？5 信息时代的办公方式远程办公 减少成本、节省办公室空间、家具、保留潜力员工、节省招待费、提高工作效率。 美国电话电报公司有36000名员工在家办公！ 网上信息沟通便捷，互联网把距离和时间缩小为零，科学家和工程师可以在家工作， 减少石油依赖、节约能源、提高工作效率、压缩办公经费、减少交 通拥堵等等！ 你支持远程办公吗？ 5 信息时代的办公方式第三地办公第一地办公、第二地办公和第三地办公分别指什么？ 第一地办公：传统的办公室 第二地办公：家里 第三地办公：商务中心、咖啡馆、办公中心等。家里办公有哪些缺点？ 43%的人表示看电影或电视、20%玩游戏、26%会午睡！第三地办公有哪些优点？ 避免家里办公的缺点、减少通勤时间、72%的企业认为灵活办公促进了生产效率！ 5 信息时代的办公方式联合办公 联合办公指来自不同公司或组织的个人在共同的空间进行办公。在此空间中，联合办公者不仅共享了办公环境和设施，同时也共享一定的信息资源，从而达成一定的合作。 联合办公是先在欧美国家兴起的办公方式，近几年在国内得到了一定的发展。 联合办公的核心价值在于此平台上可以生发出很多不同的社区概念，比如学习型社区、合作型社区、互助型社区等。 每个联合办公空间的特质都不一样，这也正是联合办公的魅力所在。 5 信息时代的办公方式联合办公联合办公空间北京的“NIWOTATA共盈社” 广州的“一起开工社区” 2007年在北京创建、1200平米，会员包括插画师、工业设计师、媒体人、品牌设计师等 广州最大的联合办公空间（co-workingspace），于2013年10月正式对外开放。面积600平米。 鼓励社会创新、创业、互联网、设计等领域的青年或团队在这办公协作外，还鼓励他们在这里沟通交流，实现资源共享、链接 5 信息时代的办公方式协同办公 协同办公是利用网络、计算机、信息化，而提供给多人沟通、共享、协同一起办公的工作模式。什么是协同办公？1. 规范管理，提高工作效率2. 节省运营成本3. 消除信息孤岛、资源孤岛 4. 促进知识传播5. 提高企业竞争力、凝聚力协同办公有哪些优势？ 5 信息时代的办公方式协同办公协同办公系统的主要功能？个人事务协同办公信息中心流程审批知识管理人事管理行政管理个性设置 任务布置任务催办手机短信提醒邮件收发公告通知考勤管理工作日志工作计划 绩效考核会议管理网络硬盘七大功能平台 具体任务 5 信息时代的办公方式办公软件 微软的office系列：word、PowerPoint、Excel、OutLook、OneNote、Vision等等。办公工具软件？ 金山公司的WPS系列：WPS文字、WPS表格、WPS演示三大功能模块，与Office相对应，可以打开他们的文件。 其它工具软件：PDF阅读器、压缩软件、图片处理器、图形处理器等等。 5 信息时代的办公方式办公系统 利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统，在行政机关中叫做电子政务，企事业单位叫 OA。什么是办公自动化系统？ 办公自动化是美国通用公司哈德于 1936 年首创，在20世纪70年代中期，计算机已经普遍应用起来之后才开始有了较大发展，90 年代获得 广泛的应用。办公自动化系统的发展 5 信息时代的办公方式办公系统办公自动化系统的三个发展阶段1. 传统纸质办公模式2. 网络办公自动化模式3. 办公自动化综合服务阶段 5 信息时代的办公方式办公系统办公自动化系统相关技术1. 信息交换、传输加密、公文传输2. 业务协同机制3. 工作流技术4. 办公门户技术5. 辅助决策技术 工作流管理技术将现实世界中的业务过程转化为某种计算机化的表示，完成工作流的执行与管理工作流引擎：FlowPortal 5 信息时代的办公方式办公系统办公自动化系统未来发展趋势1. 商业智能化2. 协同化3. 门户化4. 知识化 6 总结1、办公技术的发展过程。2、工业社会的办公工具。3、信息时代办公方式的改变。