国家税务局通用机打发票培训幻灯片

培训幻灯片0 0第一章第一章 开票系统基本操作流程开票系统基本操作流程1.1系统安装1.2系统启用1.3系统登录1.4窗口说明1.5开票员设置1.6客户编码设置1.7商品编码设置1.8申请票源1.9开具发票1.10开具负数发票1.11作废发票1.11.1已开发票作废1.11.2未开发票作废第二章第二章 各模块菜单说明各模块菜单说明2.12.1开票系统各模块说明开票系统各模块说明2.22.2系统管理系统管理2.2.1单位信息管理2.2.2重新登录2.32.3发票管理发票管理2.3.1发票领用管理2.3.2正数发票填开2.3.3发票填开作废2.3.4空白发票作废2.3.5负数发票开具2.42.4统计查询统计查询2.4.1发票查询2.4.2发票库存查询2.52.5帮助帮助1 1第一章第一章第一章第一章 开票系统基本操作流程开票系统基本操作流程开票系统基本操作流程开票系统基本操作流程第一章第一章第一章第一章 开票系统基本操作流程开票系统基本操作流程开票系统基本操作流程开票系统基本操作流程1.11.11.11.1系统安装系统安装系统安装系统安装 用户要使用开票系统开具发票用户要使用开票系统开具发票,首先要在电脑上安装开票系统，系统启用是在首先要在电脑上安装开票系统，系统启用是在初次安装使用时系统自动执行的操作，启用系统后将显示系统的基本信息以，初次安装使用时系统自动执行的操作，启用系统后将显示系统的基本信息以，纳税人只需确认系统启用即可，若纳税人取消系统启用，则开票系统无法使纳税人只需确认系统启用即可，若纳税人取消系统启用，则开票系统无法使用。用。操作步骤：操作步骤：操作步骤：操作步骤：【第一步】将开票系统安装文件拷贝到计算机中或可以使用安装光盘进入光盘安【第一步】将开票系统安装文件拷贝到计算机中或可以使用安装光盘进入光盘安【第一步】将开票系统安装文件拷贝到计算机中或可以使用安装光盘进入光盘安【第一步】将开票系统安装文件拷贝到计算机中或可以使用安装光盘进入光盘安装目录。装目录。装目录。装目录。【第二步】在系统目录或光盘的安装目录中，双击安装文件夹中的开票系统安装【第二步】在系统目录或光盘的安装目录中，双击安装文件夹中的开票系统安装【第二步】在系统目录或光盘的安装目录中，双击安装文件夹中的开票系统安装【第二步】在系统目录或光盘的安装目录中，双击安装文件夹中的开票系统安装程序图标（图程序图标（图程序图标（图程序图标（图1-11-11-11-1所示），系统运行安装向导，然后按照向导提示，逐步完成所示），系统运行安装向导，然后按照向导提示，逐步完成所示），系统运行安装向导，然后按照向导提示，逐步完成所示），系统运行安装向导，然后按照向导提示，逐步完成安装。安装。安装。安装。2 2图1-1系统安装图标第三步第三步】安装开票系统结束后，系统自动在桌面上添加开票系统启动的快捷图标（如图1-2所示）。图1-2开票系统图标3 31.21.2系统启用系统启用日常使用中纳税人第一次使用开票系统时，系统会自动弹出纳税人信息输入窗口日常使用中纳税人第一次使用开票系统时，系统会自动弹出纳税人信息输入窗口（如图（如图1-31-3所示）。所示）。图1-3开票用户信息界面 4 4输入纳税人的正确纳税人信息后，点击输入纳税人的正确纳税人信息后，点击“确定确定”按钮，显示系统登录界面，输入按钮，显示系统登录界面，输入操作员账号和操作员密码（图操作员账号和操作员密码（图1-41-4所示）。所示）。图图1-41-4系统登录系统登录5 51.3系统登录操作步骤：操作步骤：【第一步第一步】系统启用后，纳税人需输入操作员账号和操作员密码（如系统启用后，纳税人需输入操作员账号和操作员密码（如图图1-51-5所示）。所示）。图1-5系统登录6 6【第二步】【第二步】【第二步】【第二步】输入操作员账号和密码后，点击输入操作员账号和密码后，点击“登录登录”按钮，进入系统（如图按钮，进入系统（如图1-61-6所示）。所示）。图1-6开票系统界面7 7 说明：说明：说明：说明：开票系统中共有两种操作员身份，分别是主管操作员和开票员。首次登开票系统中共有两种操作员身份，分别是主管操作员和开票员。首次登录开票系统的操作员是税务机关登记的主管操作员，其他开票员无法登录，录开票系统的操作员是税务机关登记的主管操作员，其他开票员无法登录，其他开票员只有主管操作员添加后才能登录。其他开票员只有主管操作员添加后才能登录。若开票系统的发票份数少于若开票系统的发票份数少于5 5份（含份（含5 5份），在登录时系统提示购买发票。份），在登录时系统提示购买发票。8 81.41.4窗口说明窗口说明系统主界面构成：系统主界面由五部分组成，自上到下依次为：系统标题栏、菜单系统主界面构成：系统主界面由五部分组成，自上到下依次为：系统标题栏、菜单栏、功能按钮栏、系统窗口和系统状态栏（如图栏、功能按钮栏、系统窗口和系统状态栏（如图1-71-7所示）。所示）。标题栏标题栏功能操作功能操作:纳税人在执行系统功能时可以通过菜单栏打开功能菜单，选择功能菜单纳税人在执行系统功能时可以通过菜单栏打开功能菜单，选择功能菜单后，点击鼠标左键，弹出功能操作界面，或直接使用工具按钮调出相应功能操作界后，点击鼠标左键，弹出功能操作界面，或直接使用工具按钮调出相应功能操作界面。面。图1-7各栏目功能介绍9 91.5开票员设置开票系统提供两种类型的系统使用人员，分别为主管操作员和开票员。其中，主管操作员是由税局设置，纳税人不能自行添加；开票员是由主管操作员根据实际需要在开票系统中自行添加设置。操作步骤：操作步骤：【第一步第一步】主管操作员登录系统，点击“系统维护/开票员管理”功能菜单，显示“操作员管理”界面（如图1-8所示）。图1-8操作员管理界面说明：说明：功能按钮：具有修改主管密码、添加开票员、修改开票员、删除开票员功能。1010【第二步】【第二步】【第二步】【第二步】在图在图1-81-8中，可以对开票员进行录入、修改、删除及查询等编辑操作，中，可以对开票员进行录入、修改、删除及查询等编辑操作，功能键中各栏目数据说明及编辑方法：功能键中各栏目数据说明及编辑方法：点击点击“添加开票员添加开票员”按钮，显示添加操作员界面（如图按钮，显示添加操作员界面（如图1-91-9所示）。所示）。“添加添加开票员开票员”操作只有主管操作员有权操作。操作只有主管操作员有权操作。图1-9添加操作员界面1111a.开票员账号：即操作员登录系统身份，由纳税人自定义并直接输入。b.开票员名称：即操作员姓名，由纳税人自定义并直接输入中文汉字（不能使用字符或数字）。c.开票权限:只有开票员一种选项。d.密码:即开票员登录系统时使用的密码，由纳税人自定义设定，至少8位以上数字和字母的组合，不能设为汉字。.点击“修改密码”按钮，系统选中的开票员密码进行修改。.进入操作员管理界面后，纳税人在开票员列表中选择需要删除的开票员后，点击“删除开票员”按钮，系统便删除该开票员。“删除开票员”操作只有在纳税人使用系统管理员身份登录时，才可以进行该项操作。说明：说明：主管操作员可以添加开票员，不能执行开票业务操作。开票员可以开具发票等业务操作，但是不具备管理权限，无法添加其他开票员。12121.6客户编码设置主要功能：主要功能：用于录入并维护与纳税人发生业务关系的客户信息，在开具发票时直接调用，减少开具发票录入的时间。也可以对已保存的客户信息进行修改和删除操作。操作步骤：操作步骤：【第一步第一步】“系统管理/编码管理/客户编码管理”，点击“客户编码管理”功能菜单，弹出客户管理界面（如图1-10所示）。图1-10客户管理界面1313【第二步】【第二步】【第二步】【第二步】点击点击“添加客户添加客户”按钮，弹出添加客户界面（如图按钮，弹出添加客户界面（如图1-111-11所示），在此所示），在此界面中添加客户信息。界面中添加客户信息。图1-11添加客户界面 1414说明：说明：说明：说明：客户编码：必须填写，最大长度客户编码：必须填写，最大长度1616位数字或字母。位数字或字母。客户名称：必须填写，可以输入最大长度客户名称：必须填写，可以输入最大长度5050个汉字或个汉字或100100字母。字母。购货方代码：可选项，最大长度购货方代码：可选项，最大长度3030位数字或字母。位数字或字母。开户银行：可选项，最大长度开户银行：可选项，最大长度3030位数字或字母。位数字或字母。地址、电话：可选项，最大长度地址、电话：可选项，最大长度5050位数字或字母。位数字或字母。开户账号：可选项，最大长度开户账号：可选项，最大长度2020位数字或字母。客户身份证号与开户账号一样位数字或字母。客户身份证号与开户账号一样【第三步】【第三步】【第三步】【第三步】客户信息录入后，点击客户信息录入后，点击“确定确定”按钮，系统显示添加结果（如图按钮，系统显示添加结果（如图1-121-12所示）。所示）。图1-12客户管理1515说明：说明：说明：说明：在客户管理窗口中，可以对已经保存的客户信息进行在客户管理窗口中，可以对已经保存的客户信息进行“删除客户删除客户”、“修改客户修改客户”的操的操作。作。【第四步】【第四步】【第四步】【第四步】添加客户操作完成后，点击添加客户操作完成后，点击“关闭关闭”按钮即可退出客户管理界面。按钮即可退出客户管理界面。1.71.7商品编码设置商品编码设置主要功能：用于录入本纳税人所销售的商品信息，也可以对已保存的商品信息进主要功能：用于录入本纳税人所销售的商品信息，也可以对已保存的商品信息进行修改和删除。行修改和删除。操作步骤：操作步骤：操作步骤：操作步骤：【第一步第一步第一步第一步】点击点击“系统管理系统管理/编码管理编码管理/商品编码管理商品编码管理”功能菜单，弹出商品管理功能菜单，弹出商品管理界面（如图界面（如图1-131-13所示）。所示）。图1-13商品管理界面1616【第二步】【第二步】【第二步】【第二步】点击点击“添加商品添加商品”按钮，弹出商品添加界面，在该界面中输入纳税人按钮，弹出商品添加界面，在该界面中输入纳税人所需要商品信息（如图所需要商品信息（如图1-141-14所示）。所示）。说明：说明：商品编码：必须填写，最大长度16位数字或字母。名称：必须填写，可以输入最大长度50个汉字或100字母。简称：可选项，最大长度6位数字或字母。规格：最多25个汉字或50字母。单位：可选项，最大长度50位数字或字母。单价：可选项，整数位7位，小数位2位。1717第三步第三步】商品信息设置后，点击“确定”按钮，系统添加商品信息到商品管理界面，商品信息显示在列表中（如图1-15所示）。已保存的商品可以对其“删除商品”、“修改商品”操作。图1-15商品管理18181.8申请票源纳税人在购买发票后，需要录入发票。操作步骤：【第一步第一步】点击“发票领用管理/票源下载”功能菜单，或“票源管理”按钮，启用票源录入功能。【第二步第二步】点击“发票录入”按钮后，输入票源信息并确定执行票源接收。开票系统将票源保存到开票系统中。图1-16发票领用界面注意：注意：在票种名称下拉菜单中选择所开具发票的种类。【第三步第三步】显示票源。在确定票源下载成功后，系统显示发票领用界面，显示票源（如图1-16所示）。点击“退出”按钮，结束票源下载操作。19191.9开具发票图1-17普通发票开具2020操作步骤：操作步骤：【第一步第一步】选择“发票管理/发票开具/发票填开”菜单。【第二步第二步】先进入发票种类选择窗口。【第三步第三步】选择好发票填开种类后，进入发票填开窗口。【第四步第四步】填写购货方信息，填写商品信息。【第五步第五步】点击“确认保存”按钮，保存该发票信息。【第六步第六步】点击“打印”按钮。【第七步第七步】系统自动将开具的发票发送至打印机打印。说明：说明：纳税人在保存开票信息后，将显示发票预览界面（如图1-18所示）。点图中的“打印”按钮后，系统自动上传发票至税务机关。2121图1-18票预览界面22221.101.10开具负数发票开具负数发票 图1-19,图1-20负数发票开票界面2323操作步骤：操作步骤：【第一步第一步】选择“发票管理/发票开具/发票填开”菜单。【第二步第二步】进入普通发票填开界面。【第三步第三步】点击“发票红冲”按钮。【第四步第四步】系统弹出“机打负数发票”和“手工负数发票”两个选项。【第五步第五步】选择“机打负数发票”，在正数发票列表中选择，需要开具负数发票的发票行，点击“负数发票”，预览负数发票（若选择“手工负数发票”，则系统进入负数发票填写界面，纳税人需手工填写负数发票票面信息）。【第六步第六步】打印发票。1.11作废发票1.11.1已开发票作废图1-20开发票作废界面2424操作步骤：操作步骤：操作步骤：操作步骤：【第一步】【第一步】【第一步】【第一步】选择选择“发票管理发票管理/发票开具发票开具/发票填开作废发票填开作废”菜单。菜单。【第二步】【第二步】【第二步】【第二步】选中欲作废的发票并双击（如图选中欲作废的发票并双击（如图1-201-20所示）。所示）。【第三步】【第三步】【第三步】【第三步】系统弹出系统弹出“作废确认作废确认”提示框，确认是否真要作废发票。提示框，确认是否真要作废发票。【第四步】【第四步】【第四步】【第四步】点击点击“确认确认”按钮，已开发票作废成功并保存。按钮，已开发票作废成功并保存。1.11.21.11.2未开发票作废未开发票作废图1-21未开发票作废界面2525操作步骤：操作步骤：【第一步第一步】根据要作废的发票种类选择“发票管理/发票开具/空白发票作废”。【第二步第二步】系统自动调出“空白发票作废”窗口（如图1-21所示）。【第三步第三步】设置后点击“确认”按钮，系统作废未开发票并保存作废结果。2626第二章第二章 各模块菜单说明各模块菜单说明2.1开票系统各模块说明系统管理系统管理：提供系统管理功能，包括本单位信息管理、编码管理、开票员管理、以及重新登录和退出等功能，通过系统窗口的“系统管理”菜单可以打开系统管理相关功能。发票管理发票管理：提供发票操作相关的功能，包括发票领用、发票开具功能，通过系统窗口的“发票管理”菜单可以打开发票管理相关功能。查询统计查询统计：提供查询统计功能，包括发票查询、库存查询功能，通过系统窗口的“查询统计”菜单可以打开查询统计相关功能。帮助帮助：提供系统帮助信息和系统版本信息。2.2系统管理系统管理提供本企业信息更新、编码管理以及重新登录和查看系统信息等功能。其中，企业信息更新是在本企业信息出现变更时，需要通过该功能实现信息的变更。通过点击系统主界面工具条上的“系统管理”按钮，打开“系统管理”功能菜单。通过菜单选择相应功能继续操作。27272.2.1单位信息管理主要功能：主要功能：用于更新纳税人的最新基本信息。操作步骤：操作步骤：【第一步第一步】点击“系统管理/单位信息管理”菜单，弹出“单位信息管理”界面（如图2-1所示）。图2-1单位信息管理界面2828【第二步】【第二步】【第二步】【第二步】输入变更的信息。输入变更的信息。【第三步】【第三步】【第三步】【第三步】点击点击“信息变更信息变更”，并提示设置结果。，并提示设置结果。说明：说明：说明：说明：纳税人名称、经营地址、电话、开户行及账号为可修改项。纳税人名称、经营地址、电话、开户行及账号为可修改项。票种名称、开票限额为不可修改项票种名称、开票限额为不可修改项图2-2发票管理菜单2.2.22.2.2重新登录重新登录重新登录，可实现不同开票员的切换登录。重新登录，可实现不同开票员的切换登录。2.32.3发票管理发票管理发票管理是系统提供发票领用管理和发票开具管理的功能见下图。现对上述功能发票管理是系统提供发票领用管理和发票开具管理的功能见下图。现对上述功能分别介绍。分别介绍。29292.3.1发票领用管理主要功能：主要功能：纳税人在税务机关购买发票后，通过本功能可将购买的发票信息录入到开票系统中，实现机打发票的开具。操作步骤：操作步骤：【第一步第一步】点击“发票管理/发票领用管理/票源管理”，显示票源管理界面（如图2-3所示）图2-3票源管理页面3030【第二步第二步】点击“发票录入”按钮，显示发票录入页面（如图2-4所示）。图2-4发票录入页面3131【第三步第三步】输入从税局购买的发票信息，包括发票代码、发票起始和终止号码并选择所开发票种类。【第四步第四步】点击“确定”按钮，显示录入结果页面（如图2-5所示）。图2-5发票录入结果页面3232说明：说明：说明：说明：发票种类包括：通用机打发票、通用机打发票（出口专用）、通用机打发票发票种类包括：通用机打发票、通用机打发票（出口专用）、通用机打发票（收购专用）。（收购专用）。发票信息须与纸质发票信息一致。发票信息须与纸质发票信息一致。已经开具过的发票号段信息，不允许执行发票退回。已经开具过的发票号段信息，不允许执行发票退回。已经录入成功但未开具发票的发票号段信息，已经录入成功但未开具发票的发票号段信息，可以通过选择该发票号段信息行后，点击可以通过选择该发票号段信息行后，点击“发票退回发票退回”，可实现该发票号段的退回，可实现该发票号段的退回【第五步】【第五步】【第五步】【第五步】点击点击“退出退出”按钮，退出发票领用页面。按钮，退出发票领用页面。2.3.22.3.2正数发票填开正数发票填开操作步骤：操作步骤：操作步骤：操作步骤：【第一步】【第一步】【第一步】【第一步】点击点击“发票管理发票管理/发票开具发票开具/发票填开发票填开”，系统弹出发票种类确定页面，系统弹出发票种类确定页面（如图（如图2-62-6所示）。所示）。3333图2-6发票种类确定页面3434【第二步】【第二步】【第二步】【第二步】点击点击“确定确定”按钮，进入发票填开页面（如图按钮，进入发票填开页面（如图2-72-7所示所示 图2-7发票填开页面3535【第三步第三步】输入付款方信息、商品信息。说明：说明：付款方信息添加，可以直接手工录入付款方名称、税务登记号、地址和电话信息。也可以通过点击付款方名称后的，进入客户编码选择页面，选择付款人信息（如图2-8所示）。若没有该付款人信息，可在客户编码选择页面添加该付款人信息。图2-8客户编码选择页面3636商品信息添加，可以直接手工录入商品名称、规格型号、单位、数量、单价、金额的信息。但单价、数量、金额的逻辑关系遵循：金额数量单价。也可以通过点商品或项目空格后激活商品商品选择按钮（如图2-9所示），点击该按钮，进入商品选择页面，选择商品信息（如图2-10所示）。若没有该商品信息，可在商品选择页面添加该商品信息。图2-9商品选择窗口激活按钮页面3737图2-10商品选择页面38382.3.3发票填开作废主要功能：主要功能：若因已经开具的发票票面信息有误，需要对已经开具的发票进行作废处理时，可通过此功能实现已开发票的作废。【第一步第一步】点击“发票管理/发票开具/发票填开作废”，显示已开发票列表页面（如图2-11所示）。图2-11已开发票列表3939说明：说明：点击“查看明细”按钮，查看该张发票的票面信息。点击“设置表头”按钮（如图2-11所示），可以设置已开发票列表的显示信息（如图2-12所示）。在图2-12中，可将需要显示的内容，通过向右的箭头显示在右框中。图2-12页面4040点击“查找”，输入待查询发票代码和号码后，即可显示该张发票信息。点击“打印”，打印已开发票列表【第二步第二步】选中待作废的发票信息行，点击“作废发票”按钮，或是直接双击待作废的发票信息行，提示要作废发票的信息确认页面（如图2-13所示）。图2-13待作废发票信息确认4141【第三步第三步】点击“确定”按钮，提示发票作废结果（如图2-14所示）图2-14作废结果页面【第四步第四步】点击“确定”按钮，返回发票列表页面。42422.3.4空白发票作废主要功能：主要功能：当纸质发票发生损毁或是发票号码有误，需要将已经录入开票系统的发票信息作废时，可通过此功能将未开具的发票进行作废。操作步骤：操作步骤：【第一步第一步】点击“发票管理/发票开具/空白发票作废”，显示空白发票作废页面（如图2-15所示）图2-15未开发票的号段信息4343【第二步第二步】输入作废的发票起始和终止号码，并输入作废原因后，点击“确定”按钮。系统提示作废信息确认页面（如图2-16所示）。图2-16废发票信息确认页面说明：说明：作废原因为必填项目。4444【第三步第三步】点击“确定”按钮，显示作废结果页面（如图2-17所示）。点击“确定”继续作废其他发票，点击“取消”，结束并返回。图2-17作废结果页面45452.3.5负数发票开具主要功能：主要功能：当跨月无法作废已开发票时，可通过此功能开具负数发票。操作步骤：操作步骤：【第一步第一步】点击“发票管理/发票开具/发票填开”，进入发票填开页面（如图2-18所示）图2-18正数发票开票页面4646【第三步第三步】点击“负数发票”按钮。【第四步第四步】系统弹出“机打负数发票”和“手工负数发票”两个选项。【第五步第五步】选择“机打负数发票”，进入已开发票列表页面（如图2-19所示）。图2-19已开发票列表页面 4747说明：说明：点击“查看明细”按钮，查看该张发票的票面信息。【第六步第六步】选中待开负数的发票信息行后，点击“负数发票”或是直接双击待开负数发票的信息行，进入负数发票填开页面（如图2-20所示）。图2-20负数发票填开页面4848【第七步第七步】点击“确认保存”，系统提示负数发票的发票信息确认页面（如图2-21所示）。图2-21负数发票信息确认页面4949【第八步第八步】显示负数发票预览页面（如图2-22所示），点击“打印”可打印负数发票，图2-22负数发票预览页面50502.4统计查询可以查询已开普通发票信息以及发票领用信息。2.4.1发票查询主要功能：主要功能：已开普通发票信息。【第一步第一步】点击“查询统计/发票查询”功能菜单，显示“已开发票列表”页面（如图2-23所示）。图2-23已开发票查询页面5151说明：说明：点击“查看明细”按钮，查看该张发票的票面信息。点击“设置表头”按钮（如图2-23所示），可以设置已开发票列表的显示信息（如图2-24所示）。在图2-24中，可将需要显示的内容，通过向右的箭头显示在右框中。图2-24表头设置页面5252点击“查找”，输入待查询发票代码和号码后，即可显示该张发票信息。点击“打印”，打印已开发票列表。【第二步第二步】点击右上角的即可退出。2.4.2发票库存查询主要功能：主要功能：查询发票库中电子发票卷的信息状态，可以查询到发票代码、起始号码、终止号码、发票份数、剩余分数、和购买时间。【第一步第一步】点击“查询统计/发票库存查询”功能菜单，显示“发票领用”信息窗口（如图2-25所示）。5353【第二步第二步】点击“退出”按钮，则退出该操作。图2-25发票库存查询54542.5帮助可以通过本功能获取开票系统的帮助文件和开票系统的版本信息 5555常见问题说明常见问题说明 56561.1.纳税人初次使用开票系统软件时主管操作员应注意些什么？纳税人初次使用开票系统软件时主管操作员应注意些什么？为什么以开票员进系统后，一些菜单项不能使用？为什么以开票员进系统后，一些菜单项不能使用？答：纳税人初次登录开票系统时系统默认一种操作身份：主管操作员。主管操作员具有除开票以外的所有权限；主管操作员可以添加开票员，开票员具有部分权限。纳税人初次登录时使用主管操作员登录，然后利用“系统维护/开票员管理”菜单设置开票员，纳税人可以根据需要设置开票员。日常开票以开票员身份登录系统，一些菜单项开票员不能使用，以保证系统的安全性。2.2.填开红字发票申请单时可以填多少行商品？填开红字发票申请单时可以填多少行商品？答：根据纳税人所使用发票的不同，系统在开具发票时，会有相应的提示，使正常发票票面上的商品行数一致。5757谢谢观看！5858