计算机耗材管理办法

制度编号 HBJQM0706 制度等级 C 计算机耗材管理办法 更 改 码 2 目 录 1 目的及适用范围 2 参考文件 3 术语 4 职责 5 工作程序 6 记录与存档 7 发放范围 8 附则 9 附件 起草部门 信息部 起草部门审核 吕良才 制度管理员 卢峰 企管部审核 熊刚 起草部门分管副总审核 相关部门负责人会签 胡 熠 王莉华 陈习文 普朝纲 总经理签发：陈波 发放日期：2009.5.31 相关部门员工代表会签 董新梅 邱琴 倪秀梅 第 1 页 共 7 页 制度等级 C 计算机耗材管理办法 更 改 码 2 1 目的及适用范围 1 目的及适用范围 1.1 1.1 为了加强管理，确保计算机相关设备正常运行，提高工作效率，节约经费开支，特制订本办法。1.21.2 本办法适用于九州通医药集团股份有限公司湖北事业部，其它各公司可参照执行。2 参考文件 2 参考文件 无 3 术语 3 术语 3.1 3.1 计算机耗材：是指除硬件设备以外，日常工作应用中消耗的必需品，包括键盘、鼠标、专用清洗剂等以及打印机和复印机墨盒、硒鼓等相关耗材。4 职责 4 职责 4.1 4.1 总经理 负责审批计算机耗材的购买申请。4.2 4.2 信息部 4.2.1 4.2.1 耗材采购员：负责公司的计算机相关耗材的采购，包括询价、定价、同样产品价格比对。4.2.2 4.2.2 耗材管理员：负责购进耗材的登记、入库验收、库存整理、耗材发放及定期统计耗材用量。4.3 4.3 各部门 负责根据需要向信息部申请计算机耗材。第 2 页 共 7 页 制度等级 C 计算机耗材管理办法 更 改 码 2 5 工作程序 5 工作程序 5.1 5.1 需求收集 5.1.1 5.1.1 主动型：根据各部门所需计算机耗材的型号、数量，做好资金预算。5.1.2 5.1.2 被动型：部门增加人员或部门相关需求变化时所产生的耗材需求。5.2 5.2 计划购买 5.2.1 5.2.1 常用耗材(鼠标,键盘,色带等等),由各部门提交的预算,来进行采购.囤积一定的库存,以便及时组织，保证供给。5.2.2 5.2.2 对于特殊耗材(笔记本散热底座,摄像头,耳麦等等),由申请部门提交资产申请表报总经理审批，信息部于 2 日内购买。5.2.3 5.2.3 购买渠道 （1）一般情况下购买耗材主要以定点供应商为主，临时供应商为辅，价格把握上临时供应商必须在价格上比定点供应商要低，性价比高，才可购进。（2）特殊情况下，以该供应商提供可靠质量的耗材，完善售后服务，价格适中为主。5.2.4 5.2.4 采购方式 （1）大部分时间内以定点供应商为主,定期让临时供应商以低于正常购进价冲击定点供应商,达成价格低、品种优的良性购进策略。（2）耗材一般由信息部耗材采购员购买,紧急情况下由信息部负责人指定人员购买。5.2.5 5.2.5 耗材验收 （1）耗材购买完毕后由耗材管理员进行验收。（2）验收标准：外观无破损，无明显破坏痕迹，数量无差错，型号无差第 3 页 共 7 页 制度等级 C 计算机耗材管理办法 更 改 码 2 异。5.2.6 5.2.6 耗材交接 耗材购买完毕后，按照采购单内容进行验收入库，然后在“金蝶系统”中进行入库操作，所登记字段必须与采购商品一致。5.3 5.3 库存管理 5.3.1 5.3.1 由专人进行登记入库后，按照商品类型进行分类存放，价值超过 50元的耗材必须存放在安全位置，钥匙只能由耗材管理员保管。5.3.2 5.3.2 耗材库每月盘存一次，由财务人员负责监督。5.4 5.4 领用登记 5.4.1 5.4.1 各部门应指定专人负责本部门的计算机耗材的领用、分发和管理工作。5.4.2 5.4.2 对于周期性耗材，各部门应确定对应型号与周期内所需的数量，报信息部备案。5.4.35.4.3 领用原则（1）（1）计算机耗材的领用由部门负责人审批后，凭资产申请表审批内容进行分配，领用时必须登记，签字。（2）（2）领用耗材中,若使用的产品属于损耗型使用(粉、打印纸、标签纸、碳带)，直接领用就可以，若使用的属损坏型使用(键盘、鼠标、硒鼓)，必须“以旧换新”。（3）（3）分配原则：对于公司正常损耗的电脑相关耗材，信息部将对所使用的人员进行直接分配，定期寻访，以保证业务正常，并做好安全库存，若出现紧急情况，信息部将为该耗材使用责任人在最短的时间内提供相关耗材。（4）（4）领用手续:需要有信息部的资产管理员打印出低值易耗领用单,然第 4 页 共 7 页 制度等级 C 计算机耗材管理办法 更 改 码 2 后领用人领用时,在领用单上签字。5.5 5.5 部门账单通报 信息部耗材管理员每月对各部门耗材使用明细进行分类整理，在业务管理信息网上进行发布，以便各部门负责人根据实际情况采取对应的措施来控制耗材成本。5.6 5.6 处罚规定 5.6.1 5.6.1 对于人为损坏（人为损坏的界定为:外观明显有破损、有异物、浸水）公司电脑及相关耗材的个人，所更换耗材费用由当事人承担。对其情节轻微者，信息部将在业务管理信息网上进行通报批评，情节严重者，将移交集团法务总部处理。5.6.2 5.6.2 对于无故滥用耗材的部门或人员，信息部将提出警告，情节严重的在全公司范围内通报批评。6 记录与存档 6 记录与存档 6.1 6.1 本制度产生以下记录：计算机及相关设备需求申请表、计算机相关耗材领用登记表、低值易耗领用单、资产申请表，由信息部存档。6.2 6.2 存档期限见档案管理办法。7 发放范围 7 发放范围 九州通医药集团股份有限公司湖北事业部副总及以上管理人员、各部门负责人；各分公司副总及以上管理人员。第 5 页 共 7 页 制度等级 C 计算机耗材管理办法 更 改 码 2 8 附则 8 附则 8.1 8.1 本办法报湖北事业部总经理批准后实施。8.2 8.2 本办法执行部门为湖北事业部信息部。8.3 8.3 本办法解释权属湖北事业部信息部。8.4 8.4 本办法属 C 级文件。9 附件 9 附件 9.1 9.1 计算机及相关设备需求申请表 附件 1 9.29.2 计算机相关耗材领用登记表 附件 2 9.3 9.3 低值易耗领用单 附件 3 9.4 9.4 资产申请表 附件 4 附件 1 附件 1 计算机及相关设备需求申请表 计算机及相关设备需求申请表 部门 申请人 日期 档案编号 编号 设备名称 单位数量用 途 备注 1 申请项目 2 设备到位时间和安装地点及要求说明 信息部人员 部门负责人 信息部负责人 总经理（批量采购时）第 6 页 共 7 页 制度等级 C 计算机耗材管理办法 更 改 码 2 附件 2 附件 2 计算机相关耗材领用登记表 计算机相关耗材领用登记表 日期 领用部门 商品名称 领用数量 领用原因 信息部经手人 使用人 是否下账 附件 3 附件 3 低值易耗领用单 低值易耗领用单 单据编号 领用日期 领用类型 领用部门 领用人 操作员 领用明细 类别 编号 名称 规格型号 单位单价领用数量 金额 备注 领用总金额：领用人 归口部门意见 保管员 第 7 页 共 7 页 制度等级 C 计算机耗材管理办法 更 改 码 2 附件 4 附件 4 资产申请表资产申请表 申请人 申请部门总经办 申请日期 其他信息 资产名称 规格型号 数量 需求日期 用途 资产管理员签字:分配 领用 采购 租赁 调拨 变更 申请部门领导签字