全面保护office文档安全的六种方法

全面保护office文档安全的六种方法一、设置保存密码使用密码对文档进行保护，是一种最常用的做法。密码保护一共分为两层，即打开权限 密码和修改权限密码。对文档设置密码一共有两个地方可以进行，操作都比较简单。如果该文档是初次保存， 那么我们就可以在打开“另存为”窗口设置保存位置和文件名时，单击“另存为”窗口右上角的 “工具”按钮，在弹出的菜单中选择“安全措施选项”命令打开“安全性”窗口，在这里我们就可 以分别设置“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”了，建议大家不要将这两个密码设为 同一个内容。如果文件初次保存时没有设置密码，那么也没关系，我们只需要打开“工具”菜单下的“选 项”命令，将打开的“选项”窗口切换到“安全性”标签，在这里同样可以设置打开和修改权限 密码。对于拥有打开权限密码，那么在打开受保护的文档时，该文档是只读属性，如果对进行 了修改，那么只能换名存盘，不会影响到原文档的内容;如果拥有修改权限密码，那么就表 示对文档拥有了完全控制权。二、防止文档属性暴露信息即使我们对文档进行了加密，但是还不能保证肯定安全。因为当我们在建立文档时如果 先输入文档的内容，然后再保存时，那么就会在文档属性的“摘要”标签中显示一些个人信息。 对此，我们只需要在资源管理器中打开该文档的属性窗口，将其切换到摘要”标签，然后将 标题、主题、作者、备注等信息全部删除，或者填写一些无关紧要的内容。其次，我们也可以直接在文档中打开工具”菜单下的“选项”命令，然后在“安全性”标签 中把“隐私选项”下的“保存时从文件属性中删除个人信息”项选中即可。三、保护文档在Word 2003中还给我们提供了一个“保护文档”的实用工具，借助该工具就可以限制非 法用户对文档格式和内容进行随意修改。要启动文档保护，只需要打开该文档，然后单击工具”菜单，选择其中的“保护文档”， 这样就会在当前编辑窗口右侧多出一个“保护文档”编辑区域。在该区域一共分为三部分：其 中第一部分“格式设置限制”主要是防止非法用户对文档的格式进行修改，对此我们只需要选 中邛艮制对选定的样式设置格式”选项，然后单击“设置”按钮，在弹出的“格式设置限制”窗口 中设置禁止用户修改的格式类型，例如字体、字号等格式；第二部分则是编辑限制”，这可 以防止别人随意修改文档的内容，选中“仅允许在文档中进行此类编辑”，然后在下拉菜单中 选择用户可以进行的操作，例如批注”，这样就可以避免别人随意修改文档原来的内容，只 能添加或修改批注的内容了。做好上面两项保护内容后，我们只需要单击第三部分中的“是，启动强制保护”按钮，这 样即会弹出密码设置窗口，设置一个保护密码，这样在没有密码的前提下文档将处于保护状 态。如果要对文档进行修改，只需要再次打开工具”菜单，选择“取消文档保护”命令，在弹 出的窗口中输入预设的口令即可。四、防止别人*防止别人*除了上面介绍的加密保护之外，我们还可以使用一些更加巧妙的方法。因 为加了密码，别人可以借助专业的破解工具来破解，而换一个思维进行加密有可能启到出其 不意的效果。打开“编辑”菜单，选择“全选”命令将文档全部选中，然后将其全部设为白色”，这样由 于文档背景色也是白色，别人打开看到的也只是空白一片，以为这只是一个空白文件。当然， 为了提高安全性，我们可以在文档中插入一些不相关的图片，这样*者就不会因为文档体 积的变化起疑心了。当然，这种方法属于出其不意的操作，为了提高其操作的安全性，我们还可以在这个方 法的基本上再做一些改动。打开“工具”菜单，选择“宏”下的“录制新宏”，在打开的窗口中单击“将宏指定到”中的“键 盘”按钮，将鼠标定在打开的窗口“请按新快捷键”中，按下键盘上一个指定的快捷键，例如 Ctrl+1，再单击“指定”按钮将其添加到“当前快捷键”列表中，单击“关闭”按钮返回主窗口， 把文档全部设为白色，做好后单击宏录制工具栏上的停止录制”按钮。这样别人若不知道我们设置的快捷键将无法成功修改文档的颜色，而我们自己要修改 时，只需要在修改前按下设置的快捷键即可。另外，为了提高安全性，建议大家取消文档中的段落标识。其方法是打开工具”菜单下 的“选项”命令，在“视图”标签中取消“格式标记”下的“段落标记”项即可。五、宏安全为了防止宏病毒对文档造成侵害，我们有必要对宏病毒提供警告保护。打开“工具”菜单，选择“宏”子菜单中的“安全性”命令，在这里我们就可以为其指定一个 安全级别。建议大家至少使用中、高级，不要使用低级。六、防范意外损坏丢失对OFFICE文档提供保护，不仅仅是在保密上下功夫，除此之外我们还必须应付一些意 外情况，例如文档损坏或断电丢失。对于这些意外情况，只要我们事先做好防范，同样可以将损失降到最低点。打开工具” 菜单下的“选项”命令，切换到“保存”标签，首先选中“保留备份”和“允许后台保存”两个选项， 这样在我们保存原文档的同时，程序会自动生成一个WBK为后缀名的备份文档；其次为了 防范断电、死机等意外情况的发生，我们还需要在“保存”标签中选中“自动保存时间间隔”， 同时设置一个间隔的时间。这样即使出现意外文档没有保存，也不用担心内容的丢失。合理运用上述方法，相信一定能够保证你文档的安全。