第二章 采购组织

欢迎阅读本文档，希望本文档能对您有所帮助! 第二章 采购组织 第一节 采购制度 一、采购制度的主要类型 一般说来，连锁公司商品采购的组织形式有两种类型：集中采购（又称统一采购）和分散采购。统一采购是指连锁企业设专门的采购机构和专职采购人员统一负责企业的所有商品采购工作，连锁企业所属各门店只负责销售；分散采购是指由连锁企业各门店在核定的商品资金定额范围内，直接向供应商采购商品。 如果承认采购部门是主要的职能部门，那么就必须在组织结构中加以体现。将采购的权力分放给许多人是不合理的。经理的责任可以被分解并分配给其下属员工或部门，但是还是要清楚地认识到每一个部门经理对其部门的职责和权力。而且，进行职能划分也意味着要把采购主管作为主要的负责人，使其承担所有采购职能所涉及的责任。仅仅将发定单这样一种采购负责人的个人职责变成是一种办公室中的例行公事是远远不够的。对于其职责和权力必须有清楚和具体的了解。采购负责人必须获得来自下属的有效协助和来自高层管理人员的大力支持。 当然，真正的困难在于明确地定义采购负责人的职责和权力。常见的工作有：在供应商的销售人员与公司其他人员见面之前先进行一次谈话；检查采购的商品是否与申请或规格要求相符；选择供应商；进行所有供应商与需求部门之间的中介谈判；通过发出定单完成采购过程。 当采购部门处于一个积极进取的领导者的领导之下，同时与其他部门的合作也很好的话，必然会带来许多的好处。采购职责由那些有兴趣并且也有能力把工作做好的人来承担，而这些人也必须集中精力于这一具体工作的绩效上。这有助于将责任固定于个人并有利于检验任何已有采购政策的效果；有利于改进与供应商的关系；有助于程序和记录的规定，而且也加速了对商品采购和货款支付的审核和批准；推动了对市场的分析、对价格趋势的研究、对供应商生产成本的分析。在这些工作结果的指导下，采购活动就可以以最有利的条件在最合适的时机进行。通过统一需求和对库存设置标准，也有利于提高经济效益；通过寻找替代商品，也会在不降低产品或服务质量的前提下推动成本的削减。 二、采购制度的主要优缺点 1、统一采购所对应的大批量采购有利于降低进货价格 统一采购是实施规模化经营的基本保证。连锁公司由于实行统一采购制度，采购决策集中控制，所购商品就比较容易达到标准化。由于合并了多个部门的需求，采购部门找到供应商时，其手上的定单数量就足以引起供应商的兴趣。采购部门就可以说服供应商尽快发送或给予数量折扣。大批量进货，能充分享有采购商品数量折扣（包括一次性数量折扣和累计数量折扣）的价格优惠，保证企业在价格竞争中的优势地位，同时也较好地满足和适应消费者同质求廉的需求。 需要在此特别指出的是：统一采购和大批量进货是两个 既有区别又有联系的概念。集中采购与分散采购是根据采购的组织形式而划分的，其核心是采购权的集中与分散。虽然集中采购通常采取大批量进货方式，但即使采购少量商品，只要决定权是由企业采购部统一作出，就应视为集中采购；相反，即使一次采购大批量商品，只要决定权是由门店作出，却应视为分散采购。集中采购和分散采购反映的是现代商业和传统商业在组织化程度高低上的一种本质区别。 2、统一采购所对应的统一配送有利于降低连锁系统的整体物流成本 大批量集中进货的实行，使连锁公司的直接进货费用（如采购人员差旅费、采购谈判的交易成本等）大幅度减少；同时与统一采购相配套的统一配送制度的建立，有效地控制了连锁公司库存费用，大大降低了企业的物流总成本。除此之外还可以节省运费，因为集中了所有的需求后商品可以整车整车地进行装运。 3、统一采购所对应的科学组织结构和规范业务流程有利于规范采购行为 由于企业现金流出量的大部分是用于商品采购，因而对于任一时点交易总量的集中控制就显得有必要。在分散采购制度中，由于商品采购的决定权下放到各门店，对采购行为很难实施有效的约束，所以个别采购员向供货商索取回扣等不规范行为屡禁不止,而且，如果采购定单发给那些不道德的供应商，出现回扣和贿赂的机会大大增加，这时，采购定单向谁发出就应该小心谨慎了；而在统一采购制中，由于建立和健全了较为完善的采购组织机构和制衡机制，所有采购决策都经过集中控制，这样，需要加大控制的就仅仅是采购部门，而不必对分散于整个公司的不同部门的采购决策加以监督，那些非法或不道德的行为也就容易避免，企业采购行为得以规范，为连锁公司和供应商的交易提供了良好的秩序和条件。 4、统一采购所对应的购销分离制度有利于门店集中时间和精力做好门店销售工作，有利于采购决策中专业化分工和专业技能的发展。 在分散采购制度中，由于购销合一，采购与销售职责全部落在门店，所以，门店店长要花大量的时间联系供应商和洽谈采购业务，难以集中精力投入商品销售工作，严重影响了公司的销售效率；而在统一采购中，由于购销分离，门店无需承担商品采购职责，所以，店长可将绝大部分的时间精力投入销售工作，可大大提高门店销售工作的效率。如果店长和部门经理的工作看起来却像一个采购代表，那么他就把许多本来可以用于更好地管理本部门的时间花费在采购活动上了。况且，部门经理花费在采购活动上的时间也不足以掌握任何采购方面的专业知识。一个将其全部精力集中于采购活动的全职采购人员，很快会掌握采购方面的专业知识、供应源、已有的或是新的商品和生产流程、市场情况和价格。进行专业知识方面的开发正是几乎所有公司都采用集中化采购的原因。 需要指出的是，统一采购制度也并非是完美无缺的。由于购销分离体制难以明确界定公司整体销售业绩的职权范围，所以容易引发总部采购人员与门店销售人员的矛盾冲突；同时统一采购制度所对应的统一商品政策（统一商品结构、统一价格策略、统一促销策略、统一商品陈列等），很难适应不同商圈类型店铺的消费需求差异。反之，如果一家公司实施分散化采购，那么各部门的管理者会处理其各自的采购业务。这种方法的优点在于商品的的销售者比其他人更加了解自己需要什么。而且这种方法更加快捷，如果一个部门有某种需求，部门的管理者只需拿起电话定货就可以了。 三、集中采购制度发挥优势的前提 1集中采购要实施归口管理。归口管理主要是指商品采购计购、供应工作集中于采购管理部门，实行集中批量采购，降低采购价格，强调控制成本，提高经益。在市场开放之初，以“放权”为主要标志，采购人员满天飞，多头采购，重复采购，甚至出现了花钱不见物，公款购私物等，导致产品成本上升，质量没有保证。实践证明，这种“放权”是不明知的。 2集中采购要加强计划管理。做到计划准时、便捷，进而编制采购计划，有效发挥集中采购的优势。 3要减少分散采购途径。集中采购是要与具备集中供力的供方建立长期的供需关系。供需关系已经确定，只要此供应商有的商品就不能再到其他供货商家进货，除非质、价均优于此家。 要实行货比三家，就地就近原则，经常核实供货方是否具备供货及时、质量优良、价格合理、服务周到的能力，据此确定是否继续维持供需关系。 第二节 采购部门及其人员的职责 一、采购功能和采购决策权 1采购部门的主要功能 连锁公司采购部门在连锁体系中拥有哪些功能，对采购组织框架的设计具有重要的意义。对于大型连锁公司来说，其商品采购部门一般具有以下主要功能： 1）日常采购业务。如选择供应商、发出或征集报价单、分析报价、与供应商进行采购业务谈判、决定供货量、交货期、付款方式、送货方式、查核门店申购单、核查发票、批准付款、负责退货及向供应商索赔等。 2）新商品开发与滞销品淘汰。随着社会经济发展和人们收入水平的提高，消费者需求呈多样化趋势，消费者对商品的要求越来越高。在买方市场条件下，作为流通业主导者的连锁企业，应主动承担起引导消费、引导生产的重任，不断开发出能满足消费者需要的新商品。同时，为了更有效地利用有限的卖场空间，提高销售业绩，企业采购部门在开发新商品的同时，也应认真做好滞销商品的淘汰工作。 3）市场调查与分析。包括研究商品的市场价格走势及供求状况，价格及成本分析，新商品的开发分析，总代理、总经销业务的可行性分析，竞争对手货源及渠道的调查与分析，商品别、门店别、供应商别的排行榜分析等。 4）促销策划。采购部门应根据门店前台POS系统提供的销售及其他信息资料，制定企业年度（或季度、月度）的促销计划，策划有供应商配合的节日、店庆等大型促销活动，设计与指导门店的商品配置与陈列，决定促销商品的价格优惠幅度等。 2采购决策权 如果采购部门想圆满地完成采购工作，那它必须在四个关键领域有决策权： 1）选择供应商。采购部门在了解和判断谁有能力提供本企业所需商品和如何分析供应商的可靠程度方面，应该成为行家里手。 2）使用任何一种台适的定价方法。这也包括确定采购的总成本以便制定最有利的价格和协议条款。这是采购职能的一个主要的专业领域。为了取得最低的最终价格和采购总成本，采购部门必须有回旋的余地。 3）对采购商品的规格提出质疑。采购部门通常能提供与目前所使用的商品功能相同的替代品，而且它也有责任提请消费者和申请采购者关注这些替代品。当然，是否接受这些替代品要由使用者最终做出决定。 4）监督与潜在供应商的联系。采购部门必须和潜在的供应商保持联系。如果销售者直接和供应商联系，则可能出现一个潜在的供应商将通过影响销售者对商品的要求从而成为惟一的供应商。或是申请采购者将私自给供应商一些许诺，从而使企业不以最低的最终价格签订理想的合同。如果供应商的技术人员需要和采购企业的销售人员直接交换意见，采购部门应负责安排会谈并对会谈的结果加以审核。 这些采购方面所必需的权力应该被制定为公司政策，并为公司的首席执行官首肯。 二、统一采购制下采购机构设置的原则和特点 1、统一采购制下采购机构设置的原则 1）专业化分工下的高效率原则 如针对一般性采购业务和新商品引进的不同特点，可分别设立日常采购业务部和新商品采购委员会。在日常采购业务部中，有专人负责与供应商进行业务谈判，签订合同；有专人负责下订单，落实具体供货时间与供货数量；有专人负责制定和调整商品配置表，确定引入商品在卖场的布局和陈列的货架。在商品采购委员会新商品引入决策中，总部采购人员负责提供市场信息和供应商信息，门店店长负责提供销售分析和顾客需求情况。 2）部门别操作的制衡原则 总部采购业务部按职能可下设计划、促销等部门，按商品大类可分设若干个商品部，不同职能部门、不同商品部职责明确，具体采购业务实行部门别分工操作，部门别之间相互制约，形成有效的激励机制和约束机制。在不同采购业务流程阶段，采购权的控制，可通过不同部门别权力集中与分散的统一而实现。 3）程序化制度化原则 采购业务部的每一项工作必须按照科学化的程序来进行，以便采购业务能有序运转。有序的运转就是为了达到工作内容和质量的稳定性。对这种程序与程序操作中的要求，必须以制度的形式规定下来，形成标准的制度。制度化的目的就是强调程序化运转的控制和运转质量的考核，这种考核和控制使商业企业在采购这一首要工作环节就达到制衡下的安全性。 2连锁公司采购组织设置的特点 一是实行统一采购制度。有关统一采购制度的基本特征在本节第一个问题中已作叙述，这里不再重复。 二是购销业务统分结合。虽然连锁公司统一采购制度下，实行购销分离的经营体系，但总部采购人员的职责决不仅仅是将商品采购进来，他们还要对商品销售负责、统一规划促销活动，以促使采购人员在决定商品采购前及时掌握销售动态，真正做到“以销定购”，同时门店也可在总部授权下拥有少数有特殊配送要求商品的采购权。 三是能开发通道利润。连锁公司由于拥有庞大的销售网络体系、占据流通最终通道、实现巨额的销售业绩，因而在商品采购过程中、在与供应商进行采购合同谈判中，连锁公司处于相当有利地位，连锁公司有条件、有理由在互惠互利基础上，向希望进入连锁销售通道的供应商收取适当的进场费、市场推广费，从而能从采购系统中开发一般单体零售商无法享有的通道利润。 三、不同采购人员的工作职责和岗位素质要求 1、采购主管的工作职责及岗位素质要求 1）采购主管的工作职责主要有： （1）新产品供应商的寻找、资料收集及开发工作。 （2）对新供应商品质体系状况(产能、设备、交货期、技术、品质等)的评估及认证，以保证供应商的优良性。 （3）与供应商的比价、议价谈判工作。 （4）对旧供应商的价格、产能、品质、交货期的审核工作，以确定原供应商的稳定供货能力。 （5）及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。 （6）采购计划编排，商品订购及交货期控制。 （7）部门员工的管理培训工作。 （8）与供应商以及其他部门的沟通协调等 2）采购主管的岗位素质要求主要有： （1）(与产品相关专业)大专以上学历，英语良好，2540岁。 （2）两年以上工作经验，善谈判议价。 （3）熟悉(与产品有关)物料行情。 （4）电脑操作熟练。 （5）熟悉供应商评估、考核，懂ISO 9000运作。 2采购员的工作职责及岗位素质要求 1）采购员的工作职责主要有： （1）建立供应商资料与价格记录。 （2）对采购商品进行ABC分类。 （3）采购方式的决定。 （4）市场行情的经常性调查。 （5）询价、比价、议价及订购作业。 （6）交货期的进度控制。 （7）进货品质、数量异常的处理。 （8）付款整理、审查。 2）采购员的岗位素质要求主要有： （1）大专以上学历，2330岁，英语良好。 （2）一年以上工作经验。 （3）电脑操作熟练。 第二节 采购部门和企业内部其他部门的关系 从采购系统角度看，采购业务不仅仅是一个孤立的采购行为，它与诸多其它业务活动密切相关。处理好采购与其它相关业务之间的衔接关系，对保证商业企业商流、物流、资金流、信息流的畅通有着十分重要的意义。 一、采购部门和营销部门 由于采购和市场营销相互之间有许多相似之处，大多数人都认为两个职能部 门合而为一会带来好处：研究表明连锁企业中，采购计划在一般情况下通常包括营销计划，尤其在使用跨职能团队的企业中，采购和市场营销通常都是新产品开发团队中的一员。采购部门可以提供目前和未来市场情况方面的信息以及谈判方面的技巧，而市场营销部门可以使采购部门及时了解营销活动、特别的推广活动以及销售预测，还可以邀请采购部门参与和最终用户的会谈，以帮助采购部门更好地了解顾客的需求。一项研究认为，谈判和客户服务是两个对采购和销售而言都起作用的、关键的成功因素，因而，共享这些方面的培训可以为企业带来好处。 二、采购部门与门店 一方面采购是连锁公司经营的基础，门店根据总部提供的商品目录下单订货、陈列商品、销售商品，实施促销活动，门店无权自行采购商品；另一方面，总部采购人员应根据门店各种商品销售信息反馈情况，区分畅销品和滞销品，及时制订调整采购计划。 三、采购业务与商品配送、存货管理 采购作为商业企业购、销、存基本环节中的重要一环，还与商品存货管理、商品配送密切关联，采购数量要与企业配送能力相适应，保证供应商送货及时，收货验货到位；要与商品最高库存量、最低库存量及安全库存量相适应，要保证门店在不缺货的条件下，尽可能降低门店和物流中心的库存水平。 四、采购部门和财务部门 采购部与财务部分别是企业商流与资金流的实施主体。采购部门在制订采购计划及与供应商签订采购合同后，应将所需商品资金的总体计划和向各供应商支付货款的计划，通知财务部门，以便财务部门准时准额地向供应商支付货款，以既保证连锁公司的利益，又不损害与供应商良好的合作关系。 采购部门和财务部门打交道主要是在应付账款、计划和预算方面。采购人员常常抱怨会计部门过于关注利润而对满足合同上的支付条款不够重视。特别是给采购与供应合作协议带来不少麻烦。进行采购的企业如果不能及时地支付货款，就不可能很好地履行协议的条款。如果某家公司采取将货款支付延期的政策，例如在45天内而不是在30天之内付款，采购部门就会难使供应商相信合作关系确实对采购方具有重要意义。官僚体制会使得发票审核程序很慢，这也会延缓货款的支付，同时也表明了这一关系中的单方面性。采购和会计部门之间沟通的加强和将其目标在更大程度上取得一致会有助于消除一些问题。采购部门可以提供市场信息来帮助财务部门。这些信息由于会影响采购部门签订的合同而最终会影响目前或未来所需的资金。采购部门和财务部门也可能在新产品开发团队中进行合作。 第四节 采购组织中的采购行为 一、 现代采购人员职责的特性和必备的道德观念 在我国古代典籍中，“伦理”一词的含义极为丰富，是指合理的行为，是人们处理相互关系时所应该遵循的行为准则。“道德”的含义是指人类的行为合于理，利于人。所以，对于采购，要想使得其组织和谐而有秩序的运作，并利于企业长久采购，必须对采购组织行为进行管理，倡导优良的职理和道德规范，鞭策不良采购行为。 1采购人员职责的特性 1）采购人员执行作业时，必须谨慎研究有关的法律命令或公司规则以作为执行准则。 2）采购人员必须发挥“专门技术”的知识，以充分运用其创造力、想像力及机智，并了解其基本作业上有关的一切事项。 3）采购人员对于外界不当行为所加的一切压力，必须予以排除或抵制。 4）采购人员的处事态度，应针对问题，不断改进。 2现代采购从业人员必须具备的道德观念 采购作业人员素质的良莠，对采购任务的影响重大，采购人员必须有高度的道德标准加以维持，否则，企业无法获取长远的效益。优秀的采购人员应遵循下列几项道德原则： 1）在各种交易中，应顾及其公司的利益，并信守既定政策的执行。 2）在不伤害组织的尊严与责任下，接受同仁的有力劝告及指导。 3）无偏私的采购，使每一元的支出发挥最大的效用，获得最大价值。 4）努力研究采购知识，以建立管理与实用的采购方法。 5）诚实地执行采购工作，揭发各种商业弊端，拒绝接受任何贿赂。 6）对负有正当商业任务的访问者给予迅速与礼貌地接见。 7）相互之间尊重其业务，促进优良的商业实务。 8）如同行者在履行其职务时发生事故，应向其忠告并协助之。 9）与各从事采购作业的机构、团体及个人，加强联系合作，以提高朋友地位及业务的改进发展。 二、采购角色的行为 角色是指在社会生活中处于一定社会位置，具有一定社会规范的活动个体及行为模式。每个人从他走入社会开始，就成为社会角色，因为他在社会中安居就必定有一定的位置，从而必然有一套与其地位相适应的行为模式。一个采购组织群体由各种角色组成，有计划角色、认证角色、订单角色，有员工角色、主管角色，有采购组织角色、供应商角色(从广义采购组织而言)等。一个运转正常的采购群体，是一个有序组织、遵循一定的行为准则、具有较高职业伦理和职业道德的角色族。 采购组织、采购角色、供应商行为，及采购组织绩效制约关系如图66所示。 1采购组织行为 一个采购组织行为规范，需要从采购流程、组织、制度方面考虑。 1）采购流程方面。采购流程的设计应采用闭环方法，实施、监控、优化。 2）采购组织方面 。采购组织设计应体现“多权分立，集中管理”的模式；采购组织整合应体现“流水不腐，经验传播”的思想；采购人员组成应体现“德为上，老中青搭配”的原则。 3）采购规章制度。采购规章制度包括但不限于以下几个方面：供应商接待、供应商考察、供应商行为、供应商处罚管理、采购保密、采购谈判、采购信息数据管理、采购角色行为、采购物流管理、采购角色处罚管理等方面。 2采购角色行为 采购角色，包括：计划人员、认证人员、订单人员、检验人员和管理人员。采购角色的日常操作必须依据采购流程、规章制度，集体决策思想，禁止独断专行、欺骗手段和虚假信息。 在从事采购业务及管理活动中，应严格自律，以公司利益为重，保证公司采购的最大利益。在与供应商接触、谈判、签订合同、商品检验、业务审核等采购环节，都要以公正原则办事。 任何采购角色有义务保护采购信息机密，不得在有意或者无意中泄漏，绝不准许：向竞争对手提供采购信息；或者在任何公司采购部门兼职。 采购是公司开销最大的部门，任何采购角色不得受贿，更不许集体作弊，采购部门应该制订相关的处罚制度。以下几个环节要注意： （1）礼物：采购角色可以接受具有广告性质的礼品，如印有供应商广告的一件衬衫、一支笔、一本日历等，而且是供应商广泛赠予的。采购角色不准许接受供应商专制的特殊礼物，包括任何试图或可能产生不正当关系的金钱赠予、特殊优惠、拥有股份等。 （2）活动：和供应商一起组织活动，如球类锻炼活动、参观、远游、联欢等友谊活动，是增进公司与供应商沟通的较好途径，但费用必须双方均摊；禁止参与任何不健康的活动：麻将、低下舞会、劣质情趣场所等。 （3）拒绝：拒绝任何可能损害采购利益的行为活动；不可掉以轻心；它可能毁坏你的前程，不仅仅是丢掉饭碗；对隐藏的行为不轨的供应商要警惕，一经发现及时处理。 3供应商角色行为 供应商和公司在一起成长过程中实现双赢，是战略伙伴关系，供应商健康的发展、规范的行为是保证公司正常供应的关键因素。 任何合格供应商，必须具备良好的运作流程、规范的行为准则制度，对于管理混乱、行为不健全的社会供应群体最好不予人选。 供应商应遵守公司制订的供应商行为准则。 供应商应与公司签订保密协议。 供应商必须遵守供应合同条款，按照规定的质量、数量、货期及市场上的优惠价格供货。 在日常的供应过程中，使用正确的方法保证商品的供应，禁止使用以下不正当手段： （1）通过不正当手段获得采购角色的信任； （2）通过不正当手段入选供应商； （3）邀请采购人员到不健康场所活动； （4）商品以次充好； （5）串联供应商群体哄抬商品价格； （6）让采购角色拥有股份。 供应商应具备良好的售后服务意识；商品在使用、装配、运输等过程中，可能因为质量问题，也可能因为生产方式不当，各种原因导致商品的损害；供应商应该及时修理，或者现场维修，或者在供应商处维修；供应商不应借放拖延维修，或者让公司蒙受损失；维修费用双方协调解决。 供应商应具备良好的质量改进意识，并且意识到供应商品质量的改进就是为自己征得更大的市场，更大的发展。 供应商应具备良好的供应风险意识；有些商品将来市场需求不确定，可能有大量的需求，也可能仅具有研发阶段的供应；供应商不应有“挑肥拣瘦”的行为。 供应商应具备良好的人际沟通能力，将及时发现的问题进行沟通。 第二章 自测题 一、填空 1、集中采购制度发挥优势的前提：集中采购要实施归口管理、集中采购要加强计划管理，（ ）。 2、对于大型连锁公司来说，其商品采购部门一般具有以下主要功能：日常采购业务、（ ）、市场调查与分析、（ ）。 3如果采购部门想圆满地完成采购工作，那它必须在四个关键领域有决策权：（ ）、使用任何一种台适的定价方法、（ ）、监督与潜在供应商的联系。 4、统一采购制下采购机构设置的原则是（ ）的高效率原则、（ ）的制衡原则和（ ）制度化原则。 5、连锁公司采购组织设置的特点：一是实行（ ）制度；二是（ ）；三是能开发通道利润。 6、一个采购组织行为规范，需要从采购（ ）、组织、（ ）方面考虑。 7、采购流程的设计应采用（ ），实施、监控、优化。 8、采购组织设计应体现“（ ）”的模式。 二、名词解释 1统一采购 2分散采购 3通道利润 4采购角色 三、简答题 1 集中采购制度主要有哪些优点和缺点？ 2 你同意“统一采购的实质就是大批量进货”的观点吗？为什么？ 3 商品采购部门一般功能主要有哪些？ 4 采购部门必须在哪四个关键领域拥有决策权？ 5简述统一采购制下采购机构设置的原则和特点。 6采购主管的工作职责主要有哪些？ 7简要叙述采购部门和企业内部其他部门的关系。 8采购组织、采购角色、供应商行为及采购组织绩效之间存在什么样的关系。？ 感谢阅读本文档，希望本文档能对您有所帮助!