xx电气企业资源计划需求分析报告

大禹电气企业资源计划（ERP）需求分析报告2011年7月29日文档信息：文档状态：初稿文件名：大禹电气ERP需求分析书.doc项目编号DYDQ001文档编号XQ002文档流程：流程修改情况姓名职务联系方式文档修改历史：版本号修改情况日期作者相关会议及讨论：主题类型日期参与者相关文档目 录大禹电气企业资源计划（ERP）11前言52大禹电气管理需求及问题分析62.1工作量大、效率低62.2进度跟踪难82.3协同反应慢102.4分析改善差123大禹电气ERP总体需求154大禹电气ERP详细功能需求184.1大禹电气ERP系统平台需求184.2大禹电气ERP业务功能需求194.2.1.基础资源支撑体系204.2.2计划反馈控制体系244.3经营业务运作体系274.3.1销售管理运作体系284.3.2生产管理运作体系314.3.3采购管理运作体系334.4经营改善分析体系374.4.1库存管理改善分析体系374.4.2质量管理改善分析体系404.4.3财务管理改善分析体系434.4.4成本管理改善分析体系464.5人力资源管理474.6售后服务体系504.7ERP与PDM集成515大禹电气ERP实施路线545.1大禹电气实施规划545.2大禹电气实施步骤555.3大禹电气实施预算59图 目 录图 1 影响大禹电气运营效率的因素6图 2 影响大禹电气进度跟踪的因素9图 3 影响大禹电气协同反映的因素11图 4 影响大禹电气分析改善的因素12图 5 大禹电气ERP系统主要部署部门15图 6 大禹电气ERP总体框架16图 7 大禹电气业务功能需求19图 8 ERP需维护的基础资源21图 9 大禹电气ERP系统所需计划反馈控制25图 10 大禹电气ERP经验运作体系27图 11 大禹电气销售管理体系28图 12 大禹电气ERP销售管理所具备的功能29图 13 大禹电气生产管理运作体系32图 14 大禹电气采购管理运作体系34图 15 采购需求分类34图 16 大禹电气采购管理运作体系35图 17 大禹电气经营改善分析体系37图 18 大禹电气库存管理改善分析体系38图 19 大禹电气ERP库存管理主要需求38图 20 大禹电气质量管理体系41图 21 大禹电气ERP质量管理需求41图 22 大禹电气财务管理总体需求44图 23 大禹电气成本管理改善分析体系46图 24 人力资源管理功能模块48图 25 大禹电气PDM/ERP集成框图52图 26 大禹电气ERP实施规划541 前言 在当今激烈的市场竞争中，大禹电气迫切需要提升自身的管理水平：比如快速的产品研发和创新能力、高效的业务协同性、提高交付率和产品质量、降低库存、良性的资金流量循环等。一句话，就是为了让企业进入健康发展的快车道，同时持续不断的增强企业的核心竞争力和盈利能力。而在通往目标的道路上，大禹手工管理的方式越来越显露出它的原始和弊端，同时在目前信息化带动工业化的时代，企业之间的竞争越来越多的表现为信息化运用的竞争，大禹电气也需要成功运用信息化帮助企业升级和成功。但是实施信息化是一项耗资巨大的系统工程，对一个全新的企业来说，可以说是一场变革和革新。它的高风险、高知识和高技术含量已经是业内的公认，那么结合大禹的基础来说，如何成功的全面实施信息化是摆在企业面前的一道难题。2 大禹电气管理需求及问题分析大禹电气的主要管理目标是以下两类：l 提高产品交付率、提高利润率l 提高产品质量、控制产品成本为了实现以上的管理目标，需要科学、合理的组织和协调企业各职能机构，保证各项业务活动的正常开展，对于影响正常业务活动开展的不利因素和环节进行改善，大禹电气当前主要面临以下四类需要改善的问题：l 工作量大、效率低l 进度跟踪难l 协同反应慢l 分析改善差 这四类问题普遍存在于企业经营环境的各个方面并以不同的形态表现出来。2.1 工作量大、效率低工作量大、效率低的现象普遍存在经营环节的各个方面，如下图所示：图 1 影响大禹电气运营效率的因素l 采购对账麻烦、效率低目前，采购部需要手工统计订单账、到货账、入库账、开票账、付款账，很多时间都花费在和供应商、仓库、财务的对账上，如果对账不平，更是要花费大量时间检查。 将来运用ERP系统后，对从采购订单、到货、入库、发票、付款账目进行系统记录，账目清晰、准确，这些问题将得到有效改善。l 采购分解BOM工作量大、效率低 目前没有信息系统支撑采购部门的工作开展，所以采购部门需要花费很多时间对技术部门的CAD图纸进行分解(设计部的产品设计和变更比较频繁)成结构清单，如果客户或市场变更后更是要花费大量的时间处理变更的分解。 将来通过应用ERP系统后，PLM系统自动将设计好的结构清单传递给ERP，系统自动分解设计产生的BOM清单，及时、准确、高效。l 仓库配送发料时分解BOM工作量大、效率低对于生产领料，目前采用的是仓库配料后车间领料机制。这样操作有以下几个问题：仓库对技术部的BOM清单根据生产订单进行分解的工作量大，有可能还会分解错误(目前重复料比较多，有时不好区分)，如果已经发走的料设计做了变更就无法追溯。将来运用ERP系统后，ERP系统中的配料单可以根据生产订单、BOM清单自动进行分解，如果设计变更后，对于已经发到现在的料有变更影响分析。l 生产统计工作量大在目前大禹电气的手工生产体制下，生产订单下达后，生产管理部对于生产订单的车间材料的齐套性缺少分析工具、领料挪料情况也未有记载、完工质量情况也是事后上报统计的；也就是说从生产订单下达后的一系列情况缺少监控和及时跟踪统计的手段工具。实际上采购管理人员花费了大量的时间去统计和分析生产过程中的一系列数据，即使这样还是不够准确及时。将来运用ERP系统后，需要系统自动对生产过程、质量、完工情况、领料、补料等做详细的记录和跟踪。l 财务系统内部重复性工作量大目前大禹电气使用了金蝶K3的总账、应收、应付管理，但是三大块分别独立运行，没有集成，导致系统之间重复性录入工作量大、有时还会出现错误和检查性对账。从信息系统本身来说，在财务内容，总账应该和应收、应付、出纳、固定资产、存货核算进行完整集成。实施ERP后先要从财务内部本身要打通总账和应收、应付的集成，同时扩展应用出纳管理、固定资产管理，实现财务内容完整的信息集成，避免重复性劳动。解放财务核算的重复性工作、避免出错率。l 财务对业务数据的记账凭证录入工作量大财务是一切业务活动的终结点，企业运营中产生的任何活动:包括采购、销售、库存、生产、人工费、期间费用等等都应该和财务核算进行及时、准确的信息集成。目前大禹电气还没有实现完整的ERP信息系统，所以这些业务活动都没有和财务进行信息集成，导致财务需要对这些业务数据要手动录入大量的记账凭证、登录明细账和总账，工作量非常大，即使如此错误还是会发生，及时性、准确性都很难保证，对账、查账的工作量也很大。实施ERP需要一步步解决业务和财务的集成问题，要求所有日常业务活动的原始凭证都可以自动或手动生成财务的记账凭证并传递到财务系统相应的组块中。l 成本数据的收集、统计工作量大由于成本的准确核算需要收集大量的数据，如直接材料、间接材料、辅助费用、制造费用等，还需要进行大量的数据整理，如辅助费用的分摊、制造费用的分摊等，都使得大禹电气的成本统计复杂、数据量大、容易出错，需要大量的成本核算人员。未来实施ERP后，系统可以自动按照生产完工单收集材料耗用、工时耗用等数据，并按照设定好的条件对辅助费用、制造费用等费用进行分摊，最终核算出产品的准确成本。l 材料费统计的准确率低、及时性差目前在金蝶K/3系统里虽然实现了对直接材料成本的归集，但是由于领料出库和配送出库时经常写错项目号、物料号等导致财务在月底花费大量的时间来纠错和改正错误；将来实施ERP信息系统后，加强材料出库的确认和审核机制，这样可以避免错误的发生，提高材料核算的准确性和及时性；2.2 进度跟踪难 销售签订销售合同后，在企业内部合同执行情况就开始混乱，表现在：合同的生产进度、采购进度、销售合同的收款、采购订单的付款等一系列进度情况都缺少手段和工具支撑，整个企业的进度跟踪和配合上是不透明状态。具体的分析如下图所示：图 2 影响大禹电气进度跟踪的因素l 售后服务情况不明在大禹电气，销售接到客户质量服务请求(可能是电话)后，电话安排相应的服务人员上门服务。从销售接到服务开始，后续一切的服务情况、质量反馈都是不清楚，也是无法跟踪的。将来应用ERP系统后，对于客户服务的质量情况、服务记录，需要记录入ERP系统，这样对客户的服务和产品的质量情况就有很好的跟踪和监控，便于提高企业的服务水平、改善质量问题。l 缺乏销售合同执行进度跟踪的工具销售合同签订后，对于合同执行中的回款情况、技术完成情况、采购情况、生产情况、质检情况、开票情况、售后情况等缺少信息系统工具的跟踪查询。一系列情况的不明了直接导致对合同签订后的进度、质量无法快速的跟踪监控，直接影响产品交付率和汇款速度，影响利润率。ERP应用后，可以在信息系统里一单跟到底，从合同订单的签单，到技术研发、采购配套、生产制造、领料出库、质量检验、成本统计、售后服务等都需要直接跟踪查询到合同项目号。l 生产订单的材料齐套性分析缺少工具生产订单在下达生产前，对于采购订单执行到货情况、仓库储备材料的齐套性等是靠每天上午9点的集中调度会。即使这样，还有经常性材料缺件而导致停工待料发生。其主要原因是由于对采购配套进度、仓库料的齐套性缺乏跟踪分析的工具。应用ERP后，在订单下单前，需要ERP系统对材料的齐套性有模拟展望分析功能，这样可以一定程度避免停工待料，让有料的订单先生产。l 生产进度、质量不明在目前大禹电气的手工生产体制下，生产订单下达后，生产管理部对于生产订单的车间材料领料挪料情况也未有记载、完工质量情况事后上报统计，从生产订单下达后的一系列情况缺少监控和及时跟踪统计的手段工具。运用ERP系统后，生产订单下达之后可以根据生产订单自动领料，同时对紧急插单等挪料情况做好记录，挪用料了要归还；生产订单的质检情况、完工情况自动统计并出各种报表。l 缺乏采购订单和生产、销售的跟踪手段目前手工管理下，采购进度的跟催主要是靠每天上午9点的调度会，即使这样，如果采购量频繁时采购员无法清楚采购件到底是为哪个项目采购的，另外不同的项目若用到同一料时采用合并采购，所以也无法跟踪，导致有料就生产，挪料使用不清楚等问题。将来应用ERP系统后，建议将物料料的采购分成通用件采购和专用件采购；专用件材料严格以项目跟踪采购而区分；生产用料时如果借用领料后系统要记录，挪料要归还。l 采购订单进度跟踪缺少工具 目前手工操作管理下，无法知道采购订单是为哪个生产订单、销售订单进行服务的，也无法快速判断出订单为生产的齐套完整性情况。 将来应用ERP系统后，系统应该可以对生产订单、销售订单的采购缺料情况有所提醒，同时也能上下反查采购订单是为哪张生产订单、销售订单进行采购配套的，同时还能查出订单的齐套情况。l 销售回款情况不明 目前的管理手段下，无法做到对需要回款的销售合同能及时提醒，同时对回款情况快速查询； 在ERP信息系统管理下，合同到期应该有付款提醒，同时可以快速查询合同回款情况。l 采购付款情况不明 目前的管理手段下，无法做到对需要付款的采购订单能及时提醒，同时对付款情况快速查询； 在ERP信息系统管理下，可以对付款情况的提醒和快速查询。2.3 协同反应慢当今，客户个性要求越来越多，对产品的交期、质量等要求越越来越苛刻，这就要求企业各业务需要高效协同、快速反应、柔性的应对。高效协同背后是快速的应对反应，协同反应慢存在企业的各个方面，对大禹电气从销售服务和生产采购着手进行分析，如下图所示：图 3 影响大禹电气协同反映的因素l 沟通浪费严重在销售的售前阶段，业务员和售前支持人员一般通过电话询问技术、生产后，销售部参考销售服务部和财务部提供的参考价格与客户签订合同(承诺交期、价格、付款条件等)。合同签订后，技术部可能反馈对业务员签订的合同无法做到技术实现；生产部可能反馈无法兑现交期；并且技术部对合同的技术要求理解不一致造，有时还会有采购部门再次向客户询价总之，业务签单后，由于技术、生产、采购反馈而不停得跟客户做合同变更。甚至设计理解不一致造成采购、生产浪费等问题。对于新品牌，销售服务部门在签合同前询价后，采购实现时需要再次询价比价。由于以上现象的产生的混乱局面直接导致对客户承兑的交期变更延长或无法交付，影响产品交付率。ERP的应用后，可以建立ERP系统的合同评审流程：业务员签订合同后，需要和技术部、生产部、采购部一起交流合同情况，包括技术、新品采购等(尤其是技术)，并且要做到技术对合同的技术问题进行现场反馈确认，这样可以减少合同签订后技术理解不一致造成的错误。l 重复询价销售服务部对于客户指定的新品牌或材料跟供应商询价后，在合同实现时，采购部门又一次向供应商询价。通过应用ERP后，询价结果记录在ERP系统中，销售部询价后，采购部门就不需要再次询价了。或者询价采用采购部门协同的机制来完成。l 报价缺乏准确依据售前报价时，虽然服务部对软起动产品可以根据结构清单大致出具允许的价格范围，但是服务部基本不太清楚厂家价格情况，成套产品这种情况更加明显；企业目前由于没有信息系统的很好支撑，成本核算往往事后很长时间并且不很准确，报价缺乏依据。报价缺乏准确依据的直接结果就是报价盲目，报价慢，利润可能偏低。ERP应用后，通过ERP的成本本管理系统快速及时的归集产品的材料费、制造费用和期间费用；同时可以在ERP信息系统中建立模拟报价体系，可以根据材料的价格计算出产品的材料费，可以根据大致的工时情况确定出制造费等。2.4 分析改善差 企业活动经营的结果可以直接通过质量、库存和财务进行反应，质量是一切业务活动的重要鉴定和分析环节，库存可以反应企业计划、协同、快速应对市场的能力，财务是企业业务活动的货币表现结果。通过对质量、库存、财务的分析可以加强改善企业日常的业务活动，下面是我们对这几块内容做的分析图： 图 4 影响大禹电气分析改善的因素l 质量管理过程和台账登记未能规范化管理质检活动的主要过程是报检、质检、结果处理(合格处理、不合格处理)，报检的源头主要是来料检、生产工序、生产完工、销售发货及退货、库存及其他等，检验时需要使用相应的检验仪器和检验方式(抽检、全检、免检、破坏性及非破坏性检验等)，对于检验结果的处理有两种方式：合格品的相应的入库、出库、库存解冻等；不合格品又有不同的处理方式，比如拒收、返修、返工、报废等。从整个质检过程来比较大禹电气的质检，可以发现大禹电气虽然有质检活动，但是质检过程管理相对比较粗放。企业的经营管理过程中，质量是个很重要的鉴定环节，它直接可以评价供货质量、生产质量、技术研发水平等。为了规范质检过程和减少重复的台账登记，将来ERP系统可以实现规范质检流程(完善检验方式、指标等)，提高质检的水平和严谨程度；通过质检活动后信息系统自动记录检验的台账和结果，提高工作效率；规范质检活动、提高工作效率后，使质检不再是仅仅检验，而是企业经营结果改善的优化活动。l 质量管理过程和台账登记未能规范化管理通过质检可以对采购、技术研发、生产过程、安装调试等过程发现的各种问题进行多维度的分析，通过分析不断改善进货质量、技术质量、生产改进等。运用ERP系统后通过对采购件、生产件等的质检，系统出具合格率分析、指标检验分析等；通过分析发现某些方面有待改进后着手行动进行改进完善。l 出入库流程控制不严目前车间领料申请、仓库配料后车间取料都未做严格的流程控制，这样可能会导致两种不良情况：首先车间用料未做控制，车间就可能随意领料，那么对车间生产的质量控制就会不严，生产成本自然就会高；其次盘盈入库和盘亏出库未做流程控制，没有对盘盈盘亏情况进行分析控制等；ERP运用后，需要对出入库建立完整的流程控制并严格执行；l 未做好库存分析大禹电气的库存目前起到了收发和存储的作用。库存企业经营管理的好坏可以通过库存得到很好的反应，同时降低库存也是精益管理的入手处。库存的呆滞料分析可以反应企业技术设计的问题、变更响应的问题；库存的周转率分析可以反应企业计划和生产的科学性等。 为了通过库存来分析企业经营情况，实施ERP后，通过做库存的呆滞料分析反应企业的技术问题，采购应对变更的反应速度等，从而促进技术质量的改进、采购的快速变更响应、降低库存积压的风险、促进企业成本的节约；通过库存周转率分析反应企业计划调度、技术研发、采购、生产的协同响应速度，从而改善瓶颈、持续完善。l 账物不符目前大禹库存管理使用的是金蝶的K/3系统，但是在系统使用中，普遍反要么有账无料，要么有料无帐，总之账物不符。经过分析，主要原因是：首先库存出入库实物完成后未及时录入出入库单据；其次物料唯一性统一认识上没达成一致(一次性料比较多，客户指定品牌比较多)。ERP运用后通过以下手段可以解决账物不符现象：建立系统的出入库流程并严格执行(物料需求部门填具出入库单-仓库出库时审核单据等)；重新盘点，更正库存；物料在信息系统中能有很多的识别属性(比如品牌等)，同时建立物料的维护机制，不断的重复料、无库存料、错误属性进行维护。l 未做深入的财务分析目前大禹电气的财务分析比较薄弱，基本上没有深入的财务分析。实施ERP后，要求系统能够提供多种分析方法（如结构分析、对比分析、趋势分析、环比分析、定基分析等）实现对报表的全方位分析。系统能够根据大禹电气的需要自动生成各种分析报表，为大禹电气的生产经营决策提供依据。3 大禹电气ERP总体需求大禹电气在孝感市内共有三处厂区，分别是位于黄陂东路的本部、南大（柜体）以及西区（成套），目前员工有500人左右，将来的ERP系统需要适应异地连接使用和支持用户站点扩展到200人以上的需求。图 5 大禹电气ERP系统主要部署部门l 大禹电气行业特点大禹电气是一家主要生产软起动和成套高低压开关柜产品的电气机械行业，软起动产品相对比较成熟，成套高低压开关产品的产品由客户指定物料和品牌的比较多、设计变更比较频繁；总体而言，它的行业特点主要体现在以下几个方面： 一次性用料比较多 客户变更和技术变更比较频繁 客户或技术指定物料品牌比较多 边设计边生产(很多产品结构是分阶段下发BOM结构) 一单跟到底：从销售订单到技术、采购、生产基本都是一个项目号或批号跟到底 由于新料多、设计多、询价多，模拟报价情况就比较多 因此本次实施的ERP软件功能需要满足以上行业特点需求。l 系统扩展性和与已使用的其他系统的兼容性大禹电气目前使用了金蝶K3系统和一套威士达的CRM系统。金蝶K3主要使用了财务的总账、应收、和库存管理；但是财务的总账和应收是分开应用而没有实现集成，同时总账也没有实现和库存与存货核算的集成，也实现了简单的材料成本核算(主要依据出库单核算简单的材料成本，但是不够准确，每月纠错的工作量比较大)；CRM系统主要管理了业务员的行程和简单的合同阶段管理。另外，本次规划的信息系统里也包括了PDM系统，同时考虑了以后的项目管理系统和BI(决策分析)系统。随着企业管理的需要，大禹电气需要对业务单据显示和打印样式会有所调整，还需要根据管理的需要出具各种格式不定的报表，还需要对各业务流程的环节点定义审批流程。因此本次实施的ERP需要具备和以上规划的系统和一直会使用的软件系统的接口兼容性，另外需要具备自定义格式、报表、审批流程的功能。为了实现大禹电气的管理目标大禹电气需要构建一套集成企业经营全业务管理的企业资源计划信息系统，此系统可以支撑企业长期经营发展的管理需要。经过深入分析，大禹电气未来的ERP总体框架图如下：图 6 大禹电气ERP总体框架 由上图可以看出，大禹电气未来的ERP信息化实施运用是在一套管理平台下给企业构建以下四套管理体系：l 集中的基础资源支撑体系大禹电气的基础资源包括：供应商、客户、企业物料(原材料、低值易耗品、工模夹具、测量仪器、设备等)、企业员工、BOM、工艺路线等，这些基础资源直接被企业各项业务活动(销售、采购、生产、库存、质量、成本)等所使用，将来实施运用ERP时需要统一录入维护并不断完善以支撑各业务的共享使用。l 统一的计划执行和反馈体系 大禹电气销售签订合同后，企业的生产、采购等都将在统一的计划体系下实现，同时对生产进度质量、采购进度质量要有及时的反馈，在企业内部形成很好的计划反馈修正计划的良性循环体系，只有这样，企业的生产、采购等活动组织才是科学、合理的。l 集成的业务运作体系未来ERP信息化下，企业的基础业务活动主要包括采购流程、生产流程、销售流程等是在集成的信息化平台下统一实现，每一业务环节(比如生产订单下达、订单领料、改制、挪料、质检完工、发运等，采购的订单下达、到货、质检、入库、开票、付款等)都是及时、可视的。l 及时的经营改善分析体系在ERP信息化的整体实施运用中，企业的基础业务活动(采购、销售、生产)的结果直接通过ERP的质量管理、库存管理、成本管理、财务核算得到很好的反应，比如：采购件与生产件的质量情况，生产的即实成本，采购入库、销售发货收款的货币体现，库存呆滞期的统计等。也就说，通过质量、成本、库存、财务可以时刻监督经营活动(采购、销售、生产)，从而可以对不利因素进行及时改善优化。4 大禹电气ERP详细功能需求 4.1 大禹电气ERP系统平台需求系统平台需求汇总主要如下：分类需求描述应用平台服务器支持WINDOWS2000、WINDOWS2003、WINDOWS2008，最好支持LINUX或者UNIX数据库支持企业级数据库：SQLSERVER2005或ORACLE等；客户端支持WINDOWS98、WINDOWS XP 、WINDOWS2000 PROFESSIONAL等个人机操作系统支持通过因特网等异构连接，响应速度快；软件系统之间兼容性具有二次开发平台或自主开发接口能够和目前的CRM系统兼容集成或提供解决方案能够和将要实施的PDM系统实现完整集成(后面会有章节详述)能够和将来的BI、项目管理系统集成或者提供与将来的BI、项目管理系统集成的解决方案自助服务支持对按表单或报表授权对表单或报表的授权精细到审核、下载、打印、查询等功能支持对表单或报表显示或打印格式的自定义支持对基本业务流程(采购、销售、库存、质量、生产)的自定义配置支持对业务流程环节节点(比如采购订单)的审批流程自定义支持二次开发，可以开发出需要的报表格式4.2 大禹电气ERP业务功能需求业务功能需求总体上要满足规划的四套管理体系，对应的软件功能分组大致如下图所示：图 7 大禹电气业务功能需求软件功能在满足上图的功能需求上还要具备电气机械行业特点，总体上ERP软件功能应该具备以下条件：l 提供销售管理、采购管理、生产管理、库存管理、质量管理、财务管理、成本管理、主生产计划、物料需求计划、产能校验、基础数据管理等几大模块的功能。l 物料和BOM上需要带上客户指定的品牌和客户信息。l 在以上几大模块的基础上可以正常开展销售、采购、生产、库存、质量、财务、成本、生产计划等各大业务流程。l 在上面业务流程开展的基础上，可以以项目号、物料品牌号等跟踪查询各流程的执行情况(包括采购、销售、生产、库存、质量等)。l 销售管理能提供模拟报价功能，模拟报价可以根据成本管理核算的相近产品提供参考价格。l 可以对各流程环节点提供自定义多级审批功能。l 生产计划能生成物资需求计划和生产件生产计划，同时对计划的执行有反馈比较报表。l 销售订单可以直接导入将来的PDM系统：需要把订单的项目号、客户、客户指定的物料品牌等都导入PDM系统。l PDM系统设计完成后需要将新设计的BOM和新料手动或自动导入到ERP系统，新BOM或物料导入到ERP系统时需要带上订单号、项目号、客户、客户指定的品牌等信息。l PDM系统导入新设计或变更的BOM、新物料到ERP时，在ERP里要有提醒功能。l 如果设计或客户变更，系统能有报表反应出变更所影响的范围和程度：比如生产是否已投产、已领料、已完工，采购是否已下订单、订单是否已到货、到货是否已入库等。 4.2.1 .基础资源支撑体系基础资源主要是对企业业务开展中需要的基础数据在ERP系统中进行集中管理，统一录入和维护，然后被各大业务系统(包括采购、销售、生产、库存、质量、财务等)所使用。大禹电气的基础资源主要包括：物料(通用件、专用件、低值易耗品、机器设备、测量仪器仪表等)、人员(管理人员、车间工人、行政人员等)、BOM(产品结构清单)、产品的工艺路线、供应商、客户、会计科目、仓库、企业组织结构、成本对象(成本归集的目的地)、成本中心(成本发生的逻辑单位)、工作中心(自制件生产的逻辑单位)等； 针对以上需求，将来的ERP软件所能维护的基础数据主要包括以下内容：图 8 ERP需维护的基础资源 对于这些基础数据内容，要求ERP系统必须达到以下要求：l 可以对所有的基础数据进行集中统一的录入，统一录入后可以被各业务功能(采购、销售、生产、库存、质量、财务等)所使用；l 可以对所有的基础数据授予不同的操作者不同的权限：比如录入权、修改权、删除权、审核权、作废权、查询权；l 支持对所有的基础数据进行记录级的授权：比如不同的采购员只可以使用自己所负责的物料信息，不同的仓库保管员只可以使用自己所负责的仓库信息等；l 支持对所有的基础数据进行属性级的授权：比如采购员可以对物料的采购属性(经济批量、提前期等)、质检员可以对物料的质检属性(检验方式、抽检规则等)等进行操作和维护；l 支持对各业务单据已经处理完毕的基础数据，而企业又不需要的可以进行停用操作；l 支持由PDM系统自动将新物料和新设计的BOM自动或手动传递进ERP的功能，传递过来的物料或BOM在ERP系统要有标记和提醒功能； 所需功能物料支持对物料的层级分类管理；支持物料的基本属性管理维护：如编码、名称、型号规格、品牌、计量单位(包括库存、采购、生产、质量等不同的计量单位及单位换算)、采购件自制件委外件生产耗用件、ABC类别、是否批次管理、是否货位管理、是否需要追踪管理等；支持物料的采购属性维护：采购员、首选供应商、固定提前期、变动提前期、变动提前期批量、采购批量、SNP(供应倍数)、订货方法(MRP运算还是订货点运算)、订货策略(批量采购还是周期性采购)等；支持物料的库存属性：最高库存、最低库存、安全库存、订货点量、默认仓库等；支持物料的生产属性：默认生产部门、供应类型(配料还是领料)、生产批量、生产计划员、是否允许作为BOM母件或子件等；支持物料的财务属性：计价方式、最高进价、参考售价、价格；支持物料的质检属性：是否需要质检、检验方式、抽检规则、抽检量、保质期等；以上各种业务控制属性能够在业务功能(采购、销售、库存、生产、成本)开展中进行控制和利用；组织支持对企业组织结构的维护，可以将大禹电气的组织结构录入和维护，并以树图或直接的组织结构图显示；支持对组织结构的属性维护：编码、名称、上级所属关系；人员可以将大禹电气的人员信息录入系统并将其归为部门组织；可以维护人员的基本属性：编号、姓名、性别、学历、身份证号、岗位、所属部门等；可以维护人员的控制属性：是否可以操作业务等；可以从组织结构中查询选择人员方式进行维护；供应商支持供应商层级分类管理；支持维护供应商的基本信息：编号、名称、地址、纳税人识别号、开户银行、银行账号、结算方式、联系人、联系人电话等信息；客户支持客户的层级分类管理；支持录入和维护物料的基本属性：编号、名称、地址、结算方式、开户银行、银行账号、结算方式、联系人、联系人电话等；仓库可以录入或维护仓库的基本信息：编号、名称、地址、保管员；可以维护仓库的控制信息：是否参与MRP运算、是否参与订货点运算、是否货位管理(如果控制为货位管理需要有对货位信息的维护)、是否代管仓库、是否计入成本等；会计科目系统按国家财务规定默认带有会计科目类别(资产类、负债类、权益类、成本类、损益类等)；系统按归家财务规定默认带有会计科目(包括科目编号、名称、借贷方向，所属类别等)支持在系统默认的科目体系下新增或维护会计科目(包括辅助核算科目等)BOM支持手动建立基础BOM清单：包括母件、子件、子件基本用量、子件基础用料、子件和母件的损耗率、子件的替代料等；支持手动建立基础BOM和工艺路线的关系：包括母件的工艺路线、各子件所属工艺路线的工序和工位信息；支持维护基础BOM的控制属性：子件的供应方式(按需领用、倒冲、直接供应等)、子件和母件的生效使用日期等；支持维护指定客户的专有BOM；(在基础BOM属性的基础上可以指定客户编号、名称等)；支持指定的客户BOM可以在录入销售订单的客户信息时自动向销售订单里带入客户BOM信息；可以维护订单BOM：销售订单中若控制某订单是属于订单指定的BOM信息，系统里有订单BOM维护的功能(订单BOM可以参照基础BOM或客户BOM进行复制修改)；若是订单BOM，BOM里需要带上订单的项目号、客户号、订单号等信息；若是由PDM传递过来的BOM，需要有标记进行识别；支持由BOM直接查询对应的工艺路线信息；工艺路线支持工程变更的管理；工艺路线需具备的主要字段为：工序编码、工序名称、物料编码、物料名称、工作中心、替代工作中心、人工工时、准备时间、加工工时、排队时间、传送时间、储量（装载量）、是否检验、生效时间、实效时间等；支持由PDM传递过来工艺路线信息；由PDM传递过来的工艺路线，系统要有标记；支持由工艺路线查询相应的BOM信息；成本对象支持录入或维护成本对象：包括编号、名称等；支持建立成本对象和订单项目号、产品的对应关系；成本中心可以录入或维护成本中心，包括编码、名称、生产属性(基本生产属性还是辅助生产属性)、分摊属性(按主计量单位还是辅助计量单位分摊材料)等；工作中心工作中心需具备的主要字段为：编码、名称、工人数、每天班次、每班时数、工作中心效率、工作中心利用率等；支持关键工作中心的设置；4.2.2 计划反馈控制体系大禹电气将来所构建信息化体系里，计划反馈控制体系非常重要。它是销售服务和企业内部沟通的重要桥梁，通过计划反馈体系，销售可以直接快速答复客户交期和发运；通过计划反馈体系，可以很好的控制企业的生产、采购等物流组织；通过计划反馈控制体系控制，销售、生产、采购都是在有序、有条理的进行的。但是由于目前大禹电气没有太严谨的计划体制保障、没有标准工时，工艺路线及典型工艺都还未成型，并且大禹电气是项目型调度计划(技术研发、采购配套、生产制造都是在项目调度下完成)，所以建议信息化实施时计划反馈控制体系达到以下目标即可：l 计划下达及反馈的监控作用l 客户或技术变更的风险评估与控制作用l 条件(工艺路线工时指定)成熟时，在下达计划前平衡评估各工作中心的产能负荷下图是ERP系统在计划反馈控制体系里所应需要具备的特点：图 9 大禹电气ERP系统所需计划反馈控制4.2.2.1 生产计划及反馈目前大禹电气没有非常严谨的生产计划体系，合同实现评审后，采购配套、生产制造都是在项目计划调度下执行。具体的进度协调依靠每天早上9点钟生产、采购等部门的调度会，如果仓库有料或采购承诺材料交期能保障，生产计划和具体的生产调度就会下达，所以ERP生产计划需要做到计划前分析、下达与计划后的变更分析。针对以上需求和将来的生产计划目标，要求ERP软件必须达到以下要求：l 可以由销售订单直接生成生产计划，生产计划里可以显示到订单的客户、项目号、产品及产品批号；l 生产计划下达前，可以和产能校验(产能校验分析在产能校验章节介绍)相配合，以分析计划的产能可行性；l 生产计划下达前，对仓库的材料齐套性做分析或对预计到货的可用量做齐套性分析，以分析计划的材料齐套性；l 生产计划下达后，如果客户或技术变更，系统需要有对变更的风险分析：仓库是否已经齐料、采购是否已经到货、是否已经生产在制、是否已经生产完工等；l 冻结订单库存；l 系统自动出具报表，显示内容是计划下达量和实际完成情况比较；l 系统支持自定义开发或配置报表，以显示按时间段、项目号、产品及产品批号、客户、生产单位、车间工人等维度显示计划下达量和实际完成情况比较；4.2.2.2 采购计划与反馈大禹电气的采购计划也是在项目计划调度下完成以保障生产，有很多新材料的不确定性导致交期有时候很难保障，具体的进度协调依靠每天早上9点钟生产、采购等部门的调度会，然后采购员跟催进度。针对大禹的特点，实施ERP后可以采取以下方式进行采购计划：l 将物料按采购计划属性进行区分l 通用件可以按订货点自动产生采购计划l 专用件可以按BOM分解后产生采购计划l 其他物料(比如设备、劳保办公、工模夹具等)不走采购计划而走请购流程根据以上的需求描述和分析，要求ERP软件必须达到以下要求：l 可以制定物料的采购方式(订货点计划等)、订货点量、订货批量、提前期、周期采购还是批量采购、跟踪方式(订单号、订单行号)；l 采用订货点制定采购计划方式的物料，系统可以自动制定的订货点、订货批量、提前期、周期采购还是批量采购自动生成采购计划，采购计划里包含订货数量、订货日期等信息；l 可以根据BOM自动分解成采购计划，分解的采购计划里需要带上订单号、客户、项目号、产品及产品批号信息(此计划主要是对专用件使用)；l 可以根据请购单上的采购需求自动生成采购计划或采购订单。4.2.2.3 计划执行能力校验大禹电气目前没有严格的差能校验流程，主要是根据项目情况、粗略的检查已在制情况和大致的能力负荷后制定生产计划。但是目前也在进行标准工艺和标准工时等内容的制订，这就要求将来的ERP系统具有能力校验功能，主要对需要下达的生产计划有能力负荷的校验和评估。 根据以上需求，要求ERP软件在能力校验方面必须具备以下条件：l 系统支持根据工作日历显示各车间的工时能力；l 支持根据已经下达的生产订单或显示各车间的负荷情况；l 生产计划下达前，需要有各车间生产能力和负荷的比较图，以直观的显示计划是否可以下达执行； 4.3 经营业务运作体系 经营业务运作体系主要包括了销售、采购、生产几大过程及流程，如下图所示：图 10 大禹电气ERP经验运作体系由上图可以看出，在经营业务运作体系了，包含了销售、采购、生产几块内容，这几块是企业活动最基本的内容，也是非常重要的内容。对ERP系统在这几块总体上的要求必须达到：l 支持销售、生产、采购几大业务流程的顺利开展；l 支持这几大业务流程的自定义配置，比如，不同的采购类型的采购流程也不一样(普通料的采购流程就是采购订单-到货-入库-开票，固定资产的采购流程就可能是采购订单-审批流程-到货-质检-入库等)；l 可以对流程中的每一环节自定义审批流程，如上所述，对采购订单定义审批流程；l 各业务流程协同控制：比如，系统控制采购入库单上的价格必须根据采购订单取得，不允许在入库单上修改等，各环节互相配合。l 可以对从流程上任何一环节点上下单据联查(比如，根据到货单可以向上查询入库单的采购订单、向下查询采购入库单等)；l 可以从流程上任何一环节在一个界面查询与之相关的所有单据，比如，在采购订单查询界面可以显示到货单、质检单、入库单等，从而可以监控流程执行情况；l 可以依销售订单号、客户、项目号、产品及产品批号等维度查询与之相关的采购流程执行情况、生产流程执行情况、销售发运回款开票情况等。4.3.1 销售管理运作体系大禹电气的销售业务模型主要如下图所示：图标错了一次出图下面是二次出图图 11 大禹电气销售管理体系大禹对社会提供的产品主要有软起动(相对比较成熟)、成套高低压开关柜等非标准化产品(客户定制化要求比较多)。市场部在全国的业务员近100多人，这100多人分区域(全国办事处有十几处)进行市场管理；在孝感总部有10人分别为全国的业务销售服务(针对全国的业务员，业务员与这十人的沟通大多是传真、人工带送、电话、邮件方式)，有11人负责服务(主要是制作标书、售前支持和销售的成本核算)，有6人负责市场活动；整个的销售活动分售前、售中、售后。售前活动主要分三个步骤：第一步，业务员寻找到客户业务后一般会跟服务部申请售前技术支持，当业务员和售前支持人员对技术问题和交期不能确定时一一般是通过电话形式与总部技术人员、生产部长进行沟通确认；第二步，报价时，对于软启动产品，企业提供的有允价范围参考；对于非标产品客户指定新品牌或技术需要用到新材料时，由服务部询价并提供参考报价(对于非标，一般报价非常模糊，没有确切的成本利润分析)；第三步，对于合同回款，大禹公司有硬性规定，一般在30%(合同签订后)、30%(生产完成的发货前)、35%(现场调试完成后)、5%(质保金，质保期是一年)； 售中活动大致也分三步：第一步，业务员签订合同后传真给销售部门合同管理人员，然后合同管理人员将合同交给生管部的合同调度人员进行合同实现调度评审。第二步，评审时，调度人员会召集技术部(成套技术部、软起技术部)、采购部(即物流部)、生产调度中心分别进行合同的技术、采购、生产实现评审，期间会有合同实现评审表；在评审表上，各部门分别会写上技术完成时间、采购到位时间、生产完工时间；第三步，评审完成后，各部门按约定进度执行，一般技术出图会分两次，每一次出图后分别给采购部门两次采购清单(CAD形式)，接下来就是技术、采购、生产各自安排进度并于每天早上9点一起碰头开协调调度会。 售后活动大致分两阶段：第一步，生产完成到现场安装调试阶段，此阶段由业务员根据客户情况和生产完成情况发起发运申请(同时要跟客户收取合同注定的发货前的金额)，接着公司安排发运，并在客户现场安装调试，一般调试合格后在跟客户收取合同约定的比例金额。第二阶段，从安装调试完成到一年的质保期内，客户在使用过程中如果发现了质量和使用问题，一般会跟公司请求服务，销售部门会安排相应的人员进行客户服务。目前销售部应用的有一套CRM系统，但是在里面只是应用了销售部员工的行程情况、记录简单的合同项目信息(包括阶段和回款情况)，CRM系统的使用和管理功能很有限。 针对以上的需求描述，大禹销售管理所具备的功能大概如下图所示：图 12 大禹电气ERP销售管理所具备的功能功能分类所需功能合同管理支持合同管理，管理合同的内容、条款、付款情况；支持合同的查询，查询合同的业务员、客户、付款情况等；支持合同的应收款提醒；支持合同和财务应收款管理的自动集成(集成预收款、应收款等)；支持按合同查询跟踪项目的BOM清单、设计完成情况、设计变更情况；支持按合同查询项目的客户变更情况、采购进度、生产进度、发运、开票情况；支持合同变更的风险分析：比如合同变更后对设计、采购、生产的影响；支持合同金额和付款金额的不同汇率转换；报价管理支持选取已有的产品做为报价的直接材料基础；支持选取已有的产品工时作为报价的制造费用基础；支持制定不同的报价方案(比如可以用不同的计价方式计算模拟BOM的材料费)可选；支持对选定的模拟BOM修改结构清单和物料价格，系统自动计算模拟BOM成本；支持报价后，系统计算出的实际成本和模拟报价成本进行比较分析；订单管理 支持销售订单里客户选择的订单BOM配置； 支持由合同产生销售订单，同时由订单反查销售合同；支持销售订单的信息直接传递给PDM系统(包括客户、客户指定的物料品牌等)；支持由销售订单查询PDM的BOM设计情况(包括已经完成和正在设计的BOM结构)；支持销售订单里客户变更的管理(包括订单时间、数量、物料种类、品牌等)；支持销售订单变更后的信息传递提醒(传递给技术部、采购部、生产部)；支持销售订单变更后的影响分析和信息传递：若是订单时间、数量变更，系统显示出对采购、生产的影响(意味着采购、生产的时间、数量变更)；若是物料、品牌变更，系统显示对技术、采购、生产的影响(若相应部门的订单都已经不可变更则可考虑向客户索赔)；支持对销售订单的项目全程跟踪：订单录入-技术研发BOM-采购配套-生产制造-领料出库-质检情况-发运-开票-开票核销等(总之，一单跟到底)；支持销售订单在交期前的系统提醒；发运管理支持由销售订单生成发运单；支持一张销售订单分批发运；支持由发运单直接生成销售出库单；支持发运退货管理(客户零部件退货、整件退货)；支持由发运单上下反查：向上查销售订单、销售合同，向下查出库单、发运发票；支持对发运单的生产订单、质检情况的查询；发票管理支持普通发票(主要是个人)、专用发票(单位)的开具；支持红字普票、红字专票得开具(主要应对由于客户退货的发票处理)；支持由销售订单直接开具发票；支持由发票向上向下查询；统计分析支持对客户、业务员的合同、订单、发运、发票等情况的统计；支持多维度查询订单的成本利润、质检情况、技术变更情况等查询；从合同、订单、发运、发票等任何节点都可以上下联查单据；从合同、订单、发运、发票等任何节点都可以查询质量、技术等信息；4.3.2 生产管理运作体系大禹电气的生产件主要是软起和成套开关柜，两类产品分东西两区厂分别进行生产，生产周期在2-10天左右；软起动产品相对比较成熟，开关柜的客户指定和设计工作量比较大；其大致业务模型图如下：图 13 大禹电气生产管理运作体系 经过分析，大禹电气生产管理信息化需求的主要内容是生产订单的过程跟踪管理、变更的风险管理、生产订单完工、质检的统计等。整体上的要求是要满足生产过程的完全可视、从而可控，具体的需求汇总如下：需求分类所需功能基础设置支持生产订单类型维护(标准、非标准等)；标准订单主要是依据技术指定的工艺路线、BOM清单进行生产的，非标准主要用于服务返修、质检不合格返工等；可以维护生产件的工艺路线和工时定额；可以维护BOM用料和工序的关系(即每道工序分别用什么料)；生产订单管理可以由销售订单直接下达生成生产订单；可以由销售退货的服务单生成非标准的生产订单(返修等)，同时支持手动指定生产用料和工序工时；支持由质检不合格生成非标准的生产订单(返工等)，同时支持手动指定生产用料和返工工序；支持由非标准生产订单产生领料申请单；支持手工录入生产订单并有订单的审核、下达控制；可以在订单审核前有工艺路线查询、仓库物料齐套性查询等；可以在订单下达前根据订单自动生成订单的配料单；生产订单中可以控制项目号为必输项；可以根据生产订单上查销售订单、销售合同、项目号、客户等资料；也可下查生产订单的领料、生产进度(完成到哪到工序)、质检、改制、返工等情况；可以对已经下达的生产订单输入完成了哪几道工序情况；如果在生产过程中发生了工废、料废，系统有所记录(记录工料废产生的项目号、订单号)，同时允许录入补料申请；如果生产过程中发生了挪料，系统也有所记录；同时可以查询订单的挪料情况，也可查询被挪订单的情况(借还透明)；可以依据订单查询项目用料、工序用料、工料废料、返工工序及用料等；变更风险分析技术变更或客户变更时需要对生产订单有所提醒(包括已经输入的、审核的、在制造的生产订单)；技术变更或客户变更有对生产订单的风险分析查询：查询该订单的仓库采购齐套情况、领料情况、工序完工情况等； 4.3.3 采购管理运作体系大禹电气的采购业务模型如下图所示，整个过程可以用三个词语概括：需求、跟踪、循环。需求指的是采购的需求来源，跟踪指的是采购活动过程的控制和反馈跟踪，循环指的是企业物料使用中或使用后由于质量问题、自己误工问题产生的再次采购需求。图 14 大禹电气采购管理运作体系由上图可见，大禹的采购需求主要分为项目用料需求、低值易耗品用料需求、客户退料用料需求、生产补料需求。见下图：图 15 采购需求分类l 项目用料需求是指销售合同签订产生的用料需求(包括通用件和专用件)；l 低值易耗品需求包括公司的劳保、办公、共模夹具等用料需求；l 客户退料用料需求指的是由于客户退料产生的材料需求；l 生产补料需求主要指的是生产过程中的工废、料废产生的材料需求；在物料的采购过程中，物料按采购员分别管理，对于项目新产品的设计需求，一般是采购部根据技术部下发的CAD图纸自己分解成结构清单；对于通用件，一般是根据仓库的库存情况进行补充采购，但是没有建立通用件清单；对于询价和付款情况都是采购部门决定、财务执行。经过分析，大禹电气的采购管理在ERP中应具有的功能如下图所示：图 16 大禹电气采购管理运作体系 详细的需求汇总如下： 功能分类所需功能基础管理支持采购类型维护(项目用料采购、低值易耗品采购、客户退料采购、生产补料采购等)；支持采购类型流程自定义(不同的采购类型走不同的采购流程)；支持物料与库存、采购相关的设置和控制(安全库存、采购批量、采购周期等)；支持供应商信息维护；支持对供应商询价比价活动的记录；提供对供应商价格库的维护(通用件的开口协议有价格约定、专用件询价有记录等，采购订单使用时直接取次价格库价格)；提供对供应商价格调价的维护；提供对产品按项目查询和分解BOM结构；供应商管理支持对供应商的资格审批管理供应商审批内容包括以下字段：税号、营业执照、法人、员工人数、注册资金、实地考察情况等详细信息支持对供应商供