网络技术在企业档案管理的应用

网络技术在企业档案管理的应用 摘要:计算机网络技术在企业档案管理中的优势主要体现在有利于档案信息的高效回收整理，有利于节约管理成本，有利于实现信息共享。计算机网络技术在企业档案管理中的具体应用主要包括构建网络化的档案信息管理系统，加快档案管理一体化建设，实现企业档案的数字化管理，实现企业档案信息资源的高效共享。关键词:计算机网络技术;企业;档案管理近年来，互联网+;经济蓬勃发展，对企业档案管理工作也提出了越来越高的要求。在互联网+;背景下，档案信息的数量和种类越来越多，档案信息的载体也越来越多样化，逐渐由纸质档案向电子档案进行转变。因此，企业要做好新时期的档案管理工作，更好地满足企业生产经营和管理决策的需求，实现各项信息资源的高效共享，统一档案管理标准。现阶段，很多企业的档案管理工作仍存在着很多问题，主要以人为管理为主，整体工作效率低下。要想将档案资源转化为可以被利用的信息资源，就要做好信息资源的开发和利用工作，并将其应用到企业管理的方方面面。1计算机网络技术在企业档案管理中的优势1.1有利于档案信息的高效回收整理企业档案管理人员可以利用计算机网络进行有效的信息资料收集和整理，并将收集得到的信息资源传输到档案管理的数据库中，以实现对信息资源的高效整理和回收。档案管理部门还可以定期从各个业务部门收集专用的信息资源，以便对有价值的档案信息进行及时收集和归类，保证整个档案信息的完整性和科学性。在传统档案管理模式下，企业档案管理部门主要是采用人工档案收集处理模式，人力成本投入较高，整体工作效率较低，档案管理部门所提供的档案信息与企业发展不相适应。而利用计算机网络技术就可以保障档案管理部门能够随时随地收集相应的信息，进而实现档案信息资源价值的高效利用。1.2有利于节约管理成本人为管理模式往往需要投入大量的人力和物力，整体的工作程序相对较为复杂。而通过应用计算机网络技术则能大大提高整体的工作效率，进一步降低企业在档案收集、整理、数据信息获取等方面的人力成本、物力成本和资金成本。计算机网络技术的成熟推广能够将档案管理人员从繁杂的体力劳动中解脱出来，避免了重复性工作，节约了管理成本，提高了工作效率和工作质量。1.3有利于实现信息共享在传统档案管理模式下，很多企业的档案管理普遍存在着保密性较差、协调性不足、适用能力不够的问题。目前，通过将计算机网络技术应用到档案管理工作当中，管理部门可以在局域网、广域网内实现部门和部门、企业和企业、行业和行业、企业和其他国家之间的信息沟通交流，能够实时共享各项数据资源，充分发挥档案信息效能。另外，通过应用计算机网络技术还能够对档案信息材料进行有效排序，用户可以根据实际需求检索自己想要的档案资料，进一步提高了档案资源的利用效率。计算机网络技术能够使档案管理人员准确了解企业内部各种档案信息资源的利用情况，进而使档案信息能够创造出更多的经济价值。2计算机网络技术在企业档案管理中的具体应用2.1构建网络化的档案信息管理系统为了尽快实现档案管理的信息化，就需要在短时间内构建一个完善的局域网络体系，实现各个部门自动网络化办公，同时将企业的档案管理部门纳入到整个信息系统当中。构建网络化计算机管理系统不仅可以使档案馆和各个部门实现有效对接，而且还能够利用该系统实现网上检索、网上利用和网络服务等功能。另外，还应该结合实际发展情况构建跨行业的大型网络体系，实现各个档案部门的联网，与相关行业的档案部门进行对接，可通过利用档案信息和图书情报资料来构建综合性的信息网络体系。建立企业内部档案局域网络能够对档案信息资源进行有效筛选、整理和归类，并将其储存到企业的档案数据库当中，这样能帮助企业获得更多的信息资源。2.2加快档案管理一体化建设通过档案管理一体化建设，企业各部门之间可以随时随地通过互联网向档案管理部门发送相应的电子文件，或者直接将相关信息输入到档案管理数据库中。档案管理部门可以定期从各个部门传发过来的邮件或从数据库当中对信息进行有效筛选、整理和排序，保证信息资源的安全性、高效性，提高档案利用效率。在传统的档案管理工作开展过程中，从档案签发到归档处理往往需要很长的周期，而计算机网络技术大大缩短了这个周期。2.3实现企业档案的数字化管理档案管理数字化是借助计算机技术、互联网技术、大数据技术、云计算技术、移动通信技术将软件系统和硬件系统进行有效结合而构建出来的一套档案信息管理系统。在计算机网络技术的支持下，数字化档案管理系统能够将传统的纸质档案信息转变成电子档案或数字档案，实现了对各种档案信息的高效处理，节约了纸质文献的保存空间，更有利于对数字档案进行有效开发和利用。数字化档案资源比纸质档案资源的储存量高、储存空间小，管理更加方便、快捷、高效，易保存、易查阅、易修改。加快企业档案信息数字化建设能够有效减轻档案管理人员录入各项文件数据的工作量，能将档案信息资源的收集、整理和转化工作真正转变成信息的处理工作，档案管理人员只需添加相应的目录或编译相应的文件编号即可，然后在数据库检索条目当中输入关键词就能找到自身所需的档案资料。2.4实现企业档案信息资源的高效共享企业利用计算机网络技术开展档案管理的本质目的是为了实现档案资源的高效处理和高效共享。为了达到这一目标，企业应构建共享性的信息服务平台，档案管理部门可以通过内部的局域网和外部的互联网向企业各部门以及社会公开有效信息，逐渐由过去被动的档案管理模式向着主动的信息服务方向转变，使用户能够获取到有价值的档案信息。企业档案管理部门还可以利用计算机互联网技术及时掌握档案数据库中各项档案资源的具体利用情况，并加强与其他企业之间的沟通交流，挖掘出更有价值的信息，促进生产经营业务的对接和发展，提高企业经济效益。参考文献:1张霞，李心愉，宋艳.计算机网络技术在档案信息管理中的应用J数字通信世界，2018，(08):5556.2徐北辰.档案管理工作中计算机网络技术的运用J办公室业务，2017，(21):7172.3李慧，王秋淇，金爱容.档案管理工作中应用计算机网络技术的分析及研究J环球市场信息导报，2017，(39):9293.4刘燕江.计算机网络技术在档案管理工作中的应用J信息与电脑(理论版)，2013，(04):3738.5许志娟.试论计算机网络技术在档案管理中的应用J湖北成人教育学院学报，2011，(01):8687.6丁梅.基于计算机网络技术的档案信息管理及应用研究J南京工业职业技术学院学报，2006，(02):7980.7燕乃霞.网络技术应用于企业档案管理应注意的两个问题J北京档案，2005，(05):2728.8赖淑华.企业档案管理存在的问题及其改善策略J中国管理信息化，2018，(08):102103.9柳玉婷.基于动态建模技术的档案管理信息系统的开发与应用J数字技术与应用，2019，(04):4041.