OA办公系统使用方法

OA办公系统使用方法弘鼎房地产开发有限公司 办公系统使用方法： 1、打开一个IE浏览器； 2、在IE浏览器的地址栏中输入“http:/192.168.0.6:7543 或:7543”如果是在公内网两个地址都可以打开办公系统，销售部和工程部只能用:7543地址打开办公系统。 3、进入系统页面后，在用户名中输入你自己的名字，密码为空，直接登陆就可以进入系统桌面了。可以在“我的办公桌”-“控制面板”中修改密码。 功能及详细的使用说明 内部邮件 内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。如果有示读邮件，进入邮箱时自动进入未读邮件列表。 A添加收件人：点击“添加”按钮，弹出一上窗口，可按部门选择收件人，点击被选的收件人，可自由删除任意指定的一个人或几个人，点击“关闭”按钮退出该窗口。 B邮件写完之后，可以随邮件带任意多个附件。 C如查想提醒收件人查收，可以选中“使用短信息提醒收件人”。 D选择此邮件的重要和度，在收件人收到邮件后可以看见重要程度。 E如果不立即发关，可以点击“保存到发件箱”在想发关该邮件时可以到“发件箱”里找到该邮件进行发送。发组多人的邮件如果保存到发件箱中只显示一条记录，并可以编辑发件箱中的邮件收件人、正文和附件，如有图片需插入正文，请先作为附件上传，并点击右下角“插入正文”，如此图片就插入正中光标所在位置。 F如果需要重新填写邮件，可以点击“重填”，刚写好的内容都会被清掉，重新回到写新邮件的状态。 G邮件箱管理允许用户自定义邮箱。 H发送后的邮件会在已发送最件箱显示，在已发邮件箱中可以删除对方已删除的邮件和删除所有收件人未读邮件。群发邮件在系统内只占用一封邮件的空间，空间使用率大为提高。 1 I收件箱中可将邮件导出。 发送完毕，可以查看已发送邮件箱。邮件箱的状态，包括“对方未阅读”、“对方已阅读”和“对方已删除”三种状态。其中，对于收件人没有查看的邮件，发件人还可以编辑修改或删除。 所以的邮件都可以导出为“.EML”和EXCEL格式备份，可节省服务器上空间，而且可以同时选择多个邮件实现导出。对于对方已经删除的邮件无法再实现编辑。点击“再次发送”，则进入邮件编辑状态，并可以重新发送。 收件能看到邮件的主题、状态、重要程度和附件等信息，状态显示了新邮件和已读两种状态，重要程度则是发件人选择，在此处可见。邮件附件可直接实现转存。 邮件查询提供对内部邮件的查询，可以通过邮箱、邮件状态、时间、主题、内容以及附件所包含的关键词进行查询，其中内容最多可以选择三个包含关键词。 A选择邮箱，输入邮件主题包含文字或者按照日期、发件人等条件； B点击查询，则列出收件箱中所有邮件主题包含A的邮件； 注：内部邮件有智能存储优化功能，发送的邮件和对方接收的邮件只占用1份磁盘空间；另外，在群发有附件的邮件时，所占的服务器空间并不会加倍，只会占用一个附件的磁盘空间。 公告通知 “我的办公桌”下的“公告通知”是“公告通知”查看功能，分为全体通知和部门通知两种，发布公告通知的方法详见“公共事务”下的公告通知管理。进入公告通知查看页面，可直接以公告通知的类型或者发布时间为条件进行查询，或直接点击转到别的页码。 有“公告通知管理”这个模声模块权限的用户，进入公告的查看后会出现“转发”按钮，点此按钮可直接进入编辑该公告，并重新选定发布范围。在左下角有“快捷操作”，可直接标记所有公告为已读状态。 对于用户没有阅读过的公告通知，标题后会有个“new”图片标记。对于带附件的公告，若附件设置为允许下载，则可以看到“转存”选项，将文档转存至个人文件柜。如果附件office文档，点击“阅读”则直接打开文档可以实现阅读。 公告通知查询功能，能对自己接收到的公告通知进行查询，方便用户对自己的公告进行管理。公告通知的查询，能查询到自己权限范围内的已终止和未终止的所有公告。 新闻 新闻与公告比较类似，新闻具备评论功能，点击量和个人所发表的评论都可以查阅。 发表的新闻在桌面上或者点击“我的办公桌/新间”可以列出。点击“评论”即可进行新闻评论。 个人考勤 “个人考勤”位于“我的办公桌”下，包括5个部分 2 A今日外出登记 外出登记，需要填写相应申请项目，申请人填好后点击“申请外出”，“批准人”会收到一条短信息提示。“批准人”执行了“批准”或“不批准”操作之后，申请人也会收到一条短信息提示。 填好之后，点击“申请外出”，然后需要等待领导批示，在领导批准之前可以撤销申请。如果领导不批准，界面自动刷新，需要申请人自己手动删除申请。如果领导批准，归来的时候点击“外出归来”就可以了。 领导批示的操作说明详见“人力资源”下的“考勤管理”。 C请假登记 “请假登记”的界面和操作与“外出登记”的界面比较类似，请假的历史一般能显示。 领导批准方式与处出申请的批准一致，但假期结束后，需做申请销假。点击“申请销假”按钮，即完成销假。在批准销假时显示提交申请销假的时间，并可以指定实际销假日期。销假被批准后，点击“请假历史记录”，就可看到以前请假的信息。支持年休假管理，并与考勤请假挂钩。至于年假的日期，在人力资源泉模块下人事档案管理中，可能在每个人的档案中找到“年体假”选项，在此填入年休假数量。 D出差登记 “出差登记”的界面和操作与“请假登记”基本相同，不同之处在于“出差”差不需要指定“批准人”，只是作一个登记即可。出差登记可以修改结束日期。 E上下班记录查询 “上下班记录查询”的界面如下，输入自己想要查看的日期，即可显示本人的上下班记录。 目程安排 “日程安排”位于“我的办公桌”下，日程安排可以日、周和月历的形式显示在界面上，双击某个空白处，可直接新建该项时间段的日程安排。 点击“新建事务”进入日程安排管理界面，选择要新建的日期，可以新建该日的工作或个人事务。 如果选择私人事务，则该事务在员工日程安排查询中就查询不到。查询员工日程安排功能在“公共事务/日程排查询”。 用户可以制定周期性事务，并采用短信提醒，对于长期人事的相同工作，可以避免每日的重复设置，方便用户的使用。 在我的任务里，可建立个人工作任务，并以不同颜色标识其重要性。 点击新建“我的任务”时，可设定该任务的个性状态，并设定任务优先级，可用不同颜色进行指定。任务应该是有起始时间与结束时间，任务也可以进行编辑，标注完成情况和当时时间。 日程安排查询功能主要实现了对于个人在一段时间内的日程安排的查询与统计，并可以将查询结果导出为EXCEL。 工作日志 “工作日志”位于“我的办公桌”下，是一个非常实用的记录工具，日志采用HTML编辑器，具备一定的文字排版效果。 A点击“新建”按钮可以新建当天的日志，每天可记录多篇日志，分为工3 作日志和个人日志，个人日志在“员工工作日志查询”模块中是查询不到的。新建工作日志时，可自己设定共享范围。 B“最近的10篇日志”列出了最近的10篇日志，日志以列表的方式按时间排列，用户可以编辑自己的日志内容。在日志中，可以方便地看到目前该日志是否有人做过点评，可以点击查看点评的内容。 C日志可以由别人点评，点评者必然是角色权限高于本人，并管理范围包含本部门的人员，用户可在“最新点评”中的、看到近期有人做出的点评。 D“日志查询”可以迅速找出符合条件的日志，最多可以输入3个关键词，系统进行模糊查询，找出所有符合条件的日志，并可导出为EXCEL格式。 通讯簿 “通讯簿”位于“我的办公桌”下，提供分组、按姓氏索引，导入、导出等功能。 管理分组 “通讯簿”支持OUTLOOK与FOXMAIL通讯簿格式，点击左边的“管理分组”卷标，则在右边显示管理分组的页面，可以对分组进行编辑、删除、添加和打印操作，方便对通讯簿的使用、管理和携带。 索引 点击任意索引，则列出姓氏拼间以该字母开头的所有人员的列表 联系人分组 可以编辑、删除、新建以及查看联系人的详细信息。 查找 “查找”，输入查询关键词，系统进行模糊查询。 个人文件柜 “个人文件柜”位于“我的办公桌”下，用于存放自己的文件。用户先建立自己的文件夹，然后在文件夹里增加文件。个人文件柜具有对文本和WORD文档全文检索、文件和文件夹移动等功能。 个人文件夹中，对于有些亠件夹，可以设置成为共享文件夹。设置共享文件夹的方法是，选定一个文件夹，点击右下角的“共享此文件夹”选项，在共享范围中，点击添加按钮就可以添加可以共享的人员名单。修改权限的备选人员是共享范围内的人员，即具备修改权限的备选人员首先必须是共享范围内的人员。 个人文件柜中，还可以实现全局检索的功能，点击“全局检索”按钮，可以看到如下功能： 可按不同关键字进行文件检索，节省翻阅查找时间， 控制面板 “控制面板”位于“我的办公桌”下，包括界面主题、快捷菜单组、个人资料、自定义用户组等11个部分。 A界面主题 用户可以根据使用习惯设置界面主题与菜单图标、登录选项、内部短信、天气预报等显示内容。 B、快捷菜单组 设置显示在菜单快捷组的项目，可以把经常使用的菜单选择并添加到左侧的4 列表框，点击按钮保存设置。保存后的快捷菜单，会显示在我的桌面上方横栏处。 C、自定义桌面 桌面的自义功能，是指针对管理员在“系统管理/界面设置”中设定的“用户可选”桌面模块，用户可以选择这些模块是否显示达到个性化定制桌面的作用。用户也可以通过在桌面拖动来调整项目显示的位置。在自定义桌面里有自定义桌面北景的功能，选择图片路径然后点击“保存”即可。这里所修改的仅为用户自己的桌面北景图片。桌面中的模块按照两列显示，用户可以点击桌面模块的“设置”按钮，来设定左右两派的比例、每个模块显示的条目数和列表是否设置成为上下滚动效果，达到关观效果。 DWINDOWS快捷组 给常用的WINDOWS应用程序建立快捷方式以便系统用户随时调用。 F个人资料 “个人数据”用于填写用户的个人信息，主要是详细联系方式，其它用户可以在“组织机构设置”中的“用户信息查询”中查阅。 公共事务 公告通知管理 “公告通知管理”位于主菜单“公共事务”下，公告通知主要实现单位内部公共告示的作用，是单位内部不可缺少的信息发布与共享的功能。 这里显示的公告通知为用户自己发布，或用户具备的“管理范围”内的部门公告。点击标题可查看通知的详细情况，点击查阅情况可查看查阅过该项通知的用户。 “我的办公桌”上就有“公告通知”模块，如果一个公告通知状态是“生效”，而且新建公告的时候选择了“使用短信息提醒员工”，那么发送范围内的用户都会收到这条公告通知，并且会在收到通知的同时收到一提醒短信。新建公告的时候可以选择该公告的审批人，发布后由审批人审批，审批通过则可以被客户看到，若不通过则被拒绝发布。 新建公告通知的时候有多种选择，首先就是格式。目前可供选择的格式有“普通格式”、“MHT格式”和超级链接三种，MHT格式超级链接无需输入，只要在附件区上“.MHT”格式的文件或输入网络链接即可，公告通知查看时就能直接显示该格式的文件。 公告通知的发布范围是有三种选择的，分别为：部门、角色和人员。按照三种不同的方式选择，可以将公告通知发布精确至个人。如果按照部门发布，则只有被选择的部门人员才能看到发布的公告通知，相应的角色和人员也是一样。 公告通知可以选择相应的有效期限，利用日期控件可以选择生效日期和失效日期。公告在达到失效日期以后自动会转为失效状态。 公告通知的附件是可以在发布的时候直接在线编辑的，如果上传的附件为OFFICE文档，则可以直接点击编辑进行修改。如果上传为“.MHT”格式的附件，在查看时可以直接显示。发布公告通知的时候要选择此公告的附件是否是可以被告人下载和打印的，软件默认是可以下载。点击“修改”进入修改公告通知界面，你可以对公告通知的各项内容进行修改，如果所带的附件是OFFICE文档，还可以对OFFICE文档进行在线编辑。 5 公告通知审批 公告通知发布时，选定审批人，在该审批人的“公告通知审批”模块中即可见到待批公告列表，审批人点击“批准”或“不批准”完成审批。点击“标题”即可进入公告详细内容。 新闻管理 新闻管理界面如下图，点击标题可查看新闻的详细情况，点击“修改”可编辑新闻内容，点击“管理评论”可以进入评论管理。 新建一个新闻，新建新闻可以上传附件，上传后可直接对OFFICE附件进行在线编辑，杂品将上传的图片附件插入正文光标所在位置。“新闻”具有查阅情况和评论功能，点击“评论”按钮，可评论新闻。 日程安排查询 “日程安排查询”可以查看每一位员工的日程安排和任务安排，如果员工的日程安排类型是个人事务，在这里将查询不到。在这里，选择日列表进入，权限比较高的角色可以给人员安排工作，双击人名之后的空白处，就可给该员工安排该时间段的日程。 日程安排查询中也能显示员工的任务，并显示该任务从何时开始，将于何时结束。 “工作日志查询”中，可以查看员工的工作日志。员工的工作日志查询是按照在用户的管理范围内，角色权限排序比较高的用户可以查看角色权限排序比较低的用的工作日志，同级不能查看。除查询外，可以对员工的工作日志进行点评。 工作计划 “工作计划”分为“工作计划查询”、“工作计划管理”和“工作计划类型设置”三部分。 工作计划查询 可查询今日计划、本周计划、本月计划，也可按照任何指定条件查询。显示的都是目前正在进行中的计划。该计划的参与人员可以点击“进度日志”来进行对该计划的进度情况，并且可以添加进度日志，参与人和负责人可以添加进度日志，包括完成的百分比和完成情况的描述，如需要附件，也可以上传以供参阅。进度日志添加时，可以同时写入个人的工作日志中，作为工作日志的补充，方便快捷。工作日志的发布人和负责人可以修改工作计划，同时添加进度日志可以选择以短信方式提醒计划的所有参与人和负责人。 对进度的添加可以在“进度图”中看到纪录，点击进度图中的“工作计划详请”可把该工作计划的详细信息以页面方式显示。领导、负责人和创建人可以做批注。 工作计划管理 模块主要为部门和单位负责人制定，拥有该项模块应用权限的用户可新建和管理自己管辖范围内的工作计划。工作计划的发布范围可指定多个部门，提交后发布人仍可修改工作计划内容。 会议申请与安排 “会议申请与安排”共分为“会议申请”、“会议查询”、“会议管理”和“会6 议室设置”、“管理员设置”和“会议纪要”六个部分。 会议申请 会议申请模块可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请。被批准的申请具有短信提醒功能。 待批会议由列表可以看到，等待会议管理员的审批。申请以前，可以查看该项会议室的预约情况，审通过后会有知信息提醒。至于已经指批准的会议、正在进行的会议和示获批准的会议，都会以列表形式罗列出来，供用户查询。在用户申请会议后，会议管理员未审批通过时，该会议处于“待批会议”中。如果会议审批人已经批准会议申请，该会议进入“已准会议”，不批准则是“未批准会议”，进行中的会议中所罗列的是已经通过审批并且到达会议开始时间的会议。 会议进行中，会议纪要可以指定为相关人员可读，申请人和管理员可以对会议纪要进行修改。 会议查询 会议查询模块主要实现用户对于各种状态中的会议进行详细的查询。查询的结果以列表列出。 会议管理 会议管理模块是会议管理员用来管理所有用户已提交的申请，按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出。 管理人员可能修改申请的会议信息，并且可能批准或者不批准申请的会议，对于已经申请的或者进行中的各个会议都有修改和批准的权限。 会议室设置 会议室设置用来新建和管理会议室的基本信息，用户可以新建、修改和删除会议室的基本信息，也可查看每个会议室的预定情况。 管理员设置 管理员设置模块主要设定管理会议的管理员，在设定好管理员后，用户申请会议时可以选择向其中一位管理员提交，并等待该管理员的审批结果。 会议纪要 会议纪要主要实现了对已经进行或者已经结束的会议纪要的查看。对于管理员和会议申请者，可能修改会议纪要。 车辆申请与安排 “车辆申请与安排”共分为“车辆使用申请”、“车辆使用查询”、“部门上审批管理”、“车辆使用管理”、“车辆维护管理”、“车辆信息管理”、和“调度人员管理”六个部分。界面类似“会议申请与安排”模块。 A车辆使用申请模块可以申请车辆，并将自己的申请按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类列出，方便用户查询和管理自己的申请，被批准的申请具有短信提醒功能。车辆申请时，需要选择希望申请的车辆以及选择部门及调度员。提交申请后该申请信息进入“待批申请”，如果申请通过进入“已准申请”，否进入“未准申请”。在申请批准后，到申请时的开始时间，车辆进入“使用中”状态，在车辆使用结束时，在“使用中车辆”中找到该申请信息，点击“结束”即可。申请车辆时，可以点击“预约情况”查看该车辆的预约状况。 B车辆使用查询模块即可按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申7 请分类查询，也可按照指定条件查询。 C部门审批管理是对申请车辆时，需要提交的部门审批人所能看到的模块，该模块与调度员一样，属于审批功能。如果部门审批不能通过，则审批算作不能过，早请进入“未准申请” D车辆使用管理模块用来管理所有用户已提交的申请，按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类列出，方便用户管理。该模块还能对已经批准的申请进行撤销，对已经在使用中的车辆进行收回或修改，以及对批准的申请再度审批。 E车辆维护管理分为车辆维护记录添加和查询两部分。车辆维护记录添加可以新建车辆维护记录。 F车辆信息管理模块用来管理车辆的基本信息，可添加新车辆，也可对已有的车辆信息进行修改和删除，还可查看每辆车的预定情况。将所有车辆按照状态分类列出，方便用户查询和管理。 G调度人员管理，车辆管理中可以指定车辆调查度人员，车辆的早请信息都会发至车辆调度人员，调度人员可以处理申请，即批准或者不批准。这个模块实现的就是调度人员的选择。 组织机构信息 “组织机构信息”位于主菜单“公共事务”下面，包括三个菜单项。此功能可以查看单位信息和部门信息，在部门信息中以表格形式列出本部门主管理等组织桔构，在用户信息查询中，可以查询到用户的个人留言、档案信息、共享日志以及用户详细资料。其中个人留言在导航栏上方点击用户名时可输入，档案信息为人事档案中的自定义字段部分，共享日志来自于个人日志中设置为共享的部分。 信息交流 聊天室 A文本聊天室：进入聊天室，显示聊天室列表，点击聊天室即可进入该聊天室。聊天室的操作方式与网上常见的聊天室是类似的。用户可通过点击聊天室界面右下角的“离天聊天室”可以反回聊天室列表。 B语音聊天室。集成了语音、视频聊天服务，只有安装了声卡和麦克风的计算机才能正常使用此功能。 公共文件柜 “公共文件柜”位于主菜单“信息交流”下，用于管理一定范围内的用户的共享文档。开放范围可以设为对某部门可指定人员开放，也可以设置为对全体开放。 具备某文件夹访问权限的用户，在公共文件柜中可以看到文件夹以及其中的文件，每个文件都有签阅和未签阅两种状态，打开文件阅读时间超过5秒即认为已签阅，或者手动在文件夹操作中确认签阅，建立文件时，需输入或粘贴文档内容，可以通过“附件”的形式将一些已经编辑好的文件加入到新建文件中，如WORD文件。文件柜具有对文本和WORD文档全文检索、文件和文件夹移动等功能。查看文件时，文件的创建人和修改记录皆可看到，并显示插入的图片等内容。 8 网络硬盘 网络硬盘是存储文件的重要功能之一，类似于文件柜，又区别于文件柜。网络硬件盘的存储是将OA服务器上的某个物理存在的文件夹，设置为网络硬盘，换言之，是将文件存储与服务器上特定文件夹中，并通过授权的方式在网页中进行访问和管理。 图片济览 图片济览也是系统中实现文件共享的重要模块之一，但该模块主要实现对图片文件的管理和预览，并可设定相关的“开放范围”、“上传权限”和“管理权限”。 在打开图片浏览时，会将该文件夹下面的所有图片缩略图的方式显示，用户户可以按名称等类型进行排序调整，并可以上传和删除管理图片。 人事档案 “人事档案”位于主菜单“人力资源”下，包括三个菜单项：人事档案管理理、人事档案查询和统计分析。 可以建立和查看每一位员工的人事档案，并根据单位的不同设定多样化的自定议档案信息，便于查询和管理。 1、人事档案管理。用户进入界面后，选择部门，点击需要编辑的人名，就可以修改员工的信息了，也可增加和更改员工照片，可导出人事档案，以EXCEL格式作为备份。 2、人事档案查询。操作及界面和人事档案管理相同，不过在点击人名后不能编辑员工信息，只能查看。 3、统计分析。统计分析是针对已建立的员工档案进行统计和分析，包括：按年龄统计、按学历统计、按性别统计和按政治面貌统计，以分析图表的方式形象化的显示。 考勤管理 “考勤管理”位于主菜单“人力资源”下，包括3个部分，依次列在主操作区页面上。 1、考勤审批 考勤审批是作为考勤管理人员才具有的功能，具有审批职权的用户，在这里可以看到不用部门人向该用户提交的考勤审批请求。 点击“批准”或者“不批准”就是审批。审批项目包括“今日外出审批”“请假审批”和“出差审批”三项。 2、人员考勤记录 选择某个部门人员，可以查看该用户的考勤记录。列于首页的是今日该人员的上下班登记和考勤统计查询。考勤记录同时记录每次考勤的IP，防止假冒。 3、考勤查询与统计 考勤统计是统计一段时间之内该用户的考勤记录，该记录详细列出了用户的上下班统计、外出记录、请假记录和出差录。 考勤查询用于查询一段时间或者当天的人员上下班、外出、请假情况，其中对外出与请假记录可以执行删除操作。 9