大数据时代高校档案管理模式的变革和优化

大数据时代高校档案管理模式的变革和优化周向东摘 要 大数据时代给高校档案管理观念、管理技术、管理安全、档案使用、管理人才等带来挑战，同时也推动管理思想观念变革，有利于增进不同部门统筹协调，便于制定档案管理大数据战略。在这样的背景下，应该顺应时代发展趋势，采取有效的档案管理方式和优化策略，树立现代化管理理念、推进高校档案管理信息化和标准化建设，构建安全管理保障体系，并重视高校档案管理人才队伍建设。关键词 大数据时代；高校档案管理模式；变革；优化；信息化建设；标准化建设doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 07. 057中图分类号 G271 文献标识码 A 文章编号 1673 - 0194（2018）07- 0138- 020 引 言档案管理是高校的一项重要工作，做好该项工作有利于满足人们获取档案信息资源需要，同时也能为管理决策提供参考。随着大数据时代的到来，高校档案管理面临新机遇，实现档案管理数字化和信息化成为一种趋势。在这样的背景下，更应该顺应时代发展趋势，综合采取有效措施，推动高校档案管理模式变革，实现管理方式优化，也为档案资料有效利用，促进档案管理服务质量提升奠定基础。1 大数据时代背景下高校档案管理模式的挑战大数据时代背景下，高校档案管理面临新机遇，有利于实现档案管理数字化与信息化，对保证档案资料完整和安全，便利人们获取档案信息资源也具有重要意义。但与此同时，大数据时代也给档案管理带来全新挑战，主要表现在以下方面。1.1 对高校档案管理观念的挑战以前在高校档案管理工作中，主要采用传统管理方式，局限于对档案资料收集、整理、保存和使用。而大数据时代的到来，使这种方式得到根本转变，强调创新管理思想观念，注重对计算机和扫描技术应用1。同时还注重推进档案的电子化与数字化，重视档案资源利用，为使用者提供满意服务。1.2 对高校档案管理技术的挑战高校传统档案管理中，通常采用人工方式进行纸质档案保存，对档案资料编号，方便使用者查阅，这种管理方式比较粗放。而大数据时代强调档案管理的电子化和数字化，在管理中注重信息技术、计算机技术和扫描技术的应用，实现档案管理信息化。1.3 对高校档案管理安全的挑战传统档案管理中，为确保高校档案资料安全，注重发挥管理人员，档案室设备的作用，加强档案资料安全防护，避免火灾、水害、鼠害等带来不利影响，最终有效保障档案资料的安全与可靠。而在大数据时代，由于档案资料实现数字化和信息化，给安全管理带来严峻挑战。例如，档案资料采用电子设备存储，容易导致资料丢失2。此外，如果安全防护和杀毒工作不到位，很可能导致档案资料受到攻击，使其面临严重的安全问题。1.4 对高校档案管理使用的挑战以前在高校档案资料使用中，根据编号查询档案资料，为使用者提供数据服务。大数据时代背景下，纸质查询只是其中的方式之一，更为重要的是构建数据库，提供检索和查询目录，便利使用者查询档案资料。同时还具备档案数据制作、加工、整理、传播、开发使用等功能，为档案资料使用者提供便利。1.5 對高校档案管理人才的挑战传统档案管理方式下，档案管理人员需要具备扎实理论基础，熟悉管理流程，拥有责任心即可。而大数据时代，随着计算机和互联网的应用，高校档案管理人员不仅需要具备上述技能，更为重要的是掌握计算机和信息技术使用方法，提高数据分析和处理能力，让自己具备扎实的专业基础，努力成为既懂管理又懂技术的复合型人才。2 大数据时代背景下高校档案管理模式的变革大数据时代的到来，给各行各业带来深刻变革，主要表现在以下几点。2.1 管理思想观念变革高校档案管理人员应该树立大数据理念，注重发挥信息技术和计算机的作用，转变思想观念，增强服务意识。要将传统的纸质档案存储向数字化、电子化方向转变，构建数据库，建立查询目录，方便高校档案资料查阅和使用。2.2 增进不同部门统筹协调高校档案资料存储和使用涉及多个部门，为提高管理水平，应该增进不同部门协调，加强相互合作，使之形成合力，促进档案资料作用充分发挥。要建立有效的协调沟通机制，增进档案管理部门与高校党政办公室、人事处、财务处、学生工作处、图书馆、信息中心等的联系与合作，相互协调，相互合作3。并构建完善的合作机制，增进相互联系，形成合力，共同配合，促进高校档案资源共享。2.3 制定档案管理大数据战略顺应时代发展要求，注重对档案资料的挖掘和利用，为高校各项决策提供参考和依据。高校领导应该足够重视，在资金、设备、人才队伍等方面增加支持力度，并制定档案大数据战略，充分利用档案资源，实现档案数据资料的有效加工和利用，让档案资料为高校发展提供支撑与参考。2.4 重视档案数据资料采集和分析增进各部门联系与合作，重视收集数据资料，确保档案信息资料完整。然后发挥计算机和信息技术的作用，对档案信息资料进行电子化和数字化处理，并递交给档案管理工作室保存。注重档案数据信息删选，剔除错误和不规范数据，必要的话进行二次采集，提高档案资料和数据信息质量。重视专业软件应用，对档案数据资料进行采集和分析，提高数据信息处理效果，促进工作实效性提升。2.5 注重数据归档与保存重视档案资料的归档与保存，使其有效满足使用者需要。对档案数据资料进行分类，保存之初就设定档案资料保存期限。还可以采用电子存储介质，对档案数据资料进行保存，发挥云存储方式的作用4，并加强安全管理，避免档案资料丢失。3 大数据时代背景下高校档案管理模式的优化为顺应大数据时代带来的机遇，促进高校档案管理水平提高，推动管理模式创新，可以采取以下策略，实现档案管理的优化，促进档案管理水平提高。3.1 树立高校档案管理现代化理念大数据时代，高校档案管理已经发生深刻变化。因此，应该顺应时代发展趋势，树立现代化管理理念，让档案资料为高校管理和发展提供参考。注重档案管理的日常宣传活动，包括大数据时代高校档案管理的必要性，工作要点等，大数据对高校档案管理的影响，新时期高校档案管理的变化及发展趋势等。从而营造良好氛围，有利于转变档案管理思想观念，提高工作水平。3.2 推进高校档案管理信息化建设顺应大数据时代的要求，加大人才和资金投入，有效推进高校档案管理信息化建设，为提升工作实效性创造便利。例如，应该增加相应的资金投入，每年安排合理的资金支出，注重对计算机和电子设备的更新升级，加强设备管理维护，提高档案管理信息化水平。高校各部门、各院校应该安排相应的资金支出，推进档案管理信息化建设。并加强数据库、档案管理专业软件、查询目录、搜索引擎等建设，完善信息资料存储5，为档案管理提供优质服务。3.3 加强高校档案管理标准化建设制定档案管理标准化制度，包括档案资料搜集、接收、归档，电子档案存储、查询、交换、传输、利用和管理等，都要建立健全的标准化制度，从而推进档案管理现代化。为档案资料查阅和使用提供方便，并对档案管理人员进行宣传和培训，提高他们综合技能，落实标准化管理制度，提高管理水平。3.4 构建高校档案安全管理保障体系大数据时代，仍然要继续加强纸质档案管理，确保纸质档案安全。完善纸质档案安全保障体系，加强防火、防盗管理，避免受到鼠害影响。注重电子档案安全管理，重视密钥技术、安全防火墙技术、病毒查杀技术应用，避免档案数据资料丢失，确保档案资料完整，使其有效发挥作用。3.5 重视高校档案管理人才队伍建设高校应该重視档案管理人才队伍建设，注重基础扎实，专业技能强，责任心强的人员引进，充实档案管理人才队伍。建立完善的管理培训机制，重视对档案管理专业基础知识，计算机和信息技术使用技能方面的培训，让他们熟练掌握计算机设备操作技能6。并构建完善的数据库，能熟练利用计算机开展高校档案管理，有效提升工作水平。4 结 语大数据时代的到来，给高校档案管理带来全新变革。在这样的背景下，应该创新思路，注重计算机和信息技术应用，构建完善的数据库，实现高校档案管理数字化。从而确保数据信息安全，方便人们便捷的获取数据信息资料，最终促进档案管理水平和服务质量提升，也为人们获取档案信息资料创造便利。主要参考文献1陈海英.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化J.辽宁经济，2017（3）：59-61.2周建军.计算机图形图像处理技术应用研究J.湖南邮电职业技术学院学报，2017（4）：30-33.3陈春江.博客传播侵权法律责任刍议J.编辑之友，2011（6）：100-104.4郭君.网络时代高职思想政治教育的机遇、挑战和对策J.哈尔滨职业技术学院学报， 2017（6）：22-24.5陆利振，孙本雄.完善未成年人犯罪记录封存制度之我见J.四川警察学院学报，2015（2）：121-127.6谢怡.基于大数据的高校档案管理模式变革J.山东理工大学学报：社会科学版，2015（6）：103-107.