教育技术装备展示会策划案 展会方案

教育技术装备展示会策划案由省教育厅、省教学仪器设备行业协会主办的省教育技术装备展 示会将于4月 13开幕，为完成高标准教育装备的展会要求，我们将 仔细准备，认真策划，保证圆满完成展会的各项工作。会展活动方案 内容如下：一、教育技术装备展示会会场基本情况：（一）展览时间：开幕时间：4 月 13 日上午 9:30 点布展时间：4 月10 日-4月 12 日展览时间：4 月13 日4 月 14 日撤展时间：4月 14日下午15:004 月 15 日 12:00（二）地点：市国际会展中心展览馆（三）名称：省教育技术装备展示会（四）主题：提高教育装备水平、服务教育事业（五）宗旨：展示教育装备状况、完善和提高教育装备水平（六）参展范围：1、教学仪器设备2、体育用品3、音乐、美术类教学设备4、多媒体教学设备5、图书类（七）展区布局：1、主展场展览面积6000 平米2、展厅主通道以特装展位为主；3、展馆西门为主门；4、展馆东西方向布置通道，通道为三个5、展馆西门举行开幕式；6、展馆西门、南门、北门同时开放。（八）参展品牌：1、已确定参展企业（2）待确定参展品牌（3）计划参展企业180 家，预计参观观众2000余人。（九）、收费标准展位：标准展位（3mX3m） : 2000元个（会期）特装展位：以标准展位（3mX3m）为基准累计收费。（九）展会期间主要活动：现场开幕仪式、欢迎宴会、新产品发布会、厂商展示活动（十）展位规划见下图：二、主要组织单位：1、主办单位：（ 1 ）省教育厅（ 2 ）省教学仪器设备行业协会2、协办单位：（ 1 ）市教育局（ 2 ） 文化体育产业有限公司3、承办单位（1）省教育厅装备处（2）市会展服务有限公司三、展会筹备机构： 设立由省教育技术装备中心领导牵头，以市教育局和文化体育产 业有限公司单位组成的筹备委员会，下设办公室、招商组、宣传组、 布展组。全面负责会展的各项准备工作。具体组织机构及分工如下：1、筹备委员会领导成员：筹委会主任：筹委会副主任：筹委会秘书长：筹委会副秘书长：筹委会委员：2、现场指挥部：总指挥：副总指挥：3、组织设置及工作职责（1）综合服务组组长：成员： 行政部人员、等财务部工作人员。主要工作职责：A、负责展会主办单位及嘉宾单位邀请；B、负责展位招商工作；C、负责人员统计等工作；D、负责车辆及线路的确定和管理工作；E、负责展会审批手续及与市政府、市教育局、市公安局、市交警支队、市消防支队等单位的外联工作；F、负责文件起草、上报和归档工作；G、负责财务管理，收支预算；H、会议组织、接待工作。（2）招商组组长：成员： 及展览中心人员。主要工作职责：A、展厅内及外广场等展位招商工作；B、参展商展牌统计、汇总、跟进工作：C、展费收取工作。（3）宣传组组长：成员：等相关人员。主要工作职责：A、制定展会策划方案、宣传方案;B、媒体关系维护，最大限度刊发新闻通稿、软文；C、广告位设立（需和展馆以及狮城霓虹协商）；D、配合参展商提供促销方案；E、展商布展设计审核工作；F、纪念品、展会材料、海报、等工作。（ 4）布展组组长：成员： 等现场管理人员。主要工作职责：A、展位划线、展位详规；B、展场现场管理工作；C、消防、保险、安全等工作；D、区内交通管理部门的协调工作；E、现场安全管理。四、展会宣传计划五、工作进度1、展会策划工作：展会整体策划方案、活动审批、展馆确认、招商、邀请函、工作分工表等系列前期准备文件要于2 月 20 日前完成。2、招商工作：1 月 25 开始进行展会招展工作，展会邀请函和招商资料于 2 月15 日前制作完成。3、宣传工作： 由省装备管理中心在相关媒体上展开宣传，吸引企业参展。4、文件上报工作： 于近一周内向相关部门上报，涉及到向公安、消防、交警部门协调等 问题由综合服务组负责协调解决。六、需组委会协助解决的问题1、宣传问题：1）建议在省内主流媒体建立展会专栏集中报道本次大会，会展内容 的新闻应在市日报晚报及省报等主流媒体刊出。2）期间的记者邀请及新闻报道应给予大力支持。3）议建立密切的宣传联络员沟通配合机制。2、开幕仪式组织问题： 需组委会确定出席开幕仪式的领导、开幕仪式由谁来负责、形式、规 模大小等系列问题。3、行政许可、安防、消防、交通协调等问题 组委会统一办理重大活动行政许可报批手续，设计安防、消防、 交通协调等问题由组委会综合服务组统一负责。七、交通问题：1、展会展馆和住宿主酒店相隔较近，不再安排车辆接送。参展商往 来展馆和九点的交通自理。2、进入展馆主要道路为货车禁行路，展会活动经政府报批后，会接 洽交管部门对持有布展车证的货车予以放行，货车进入会场时需先到 展会接待处领取布展车证后可由迎宾大道进入展馆。3、车辆存放。外地参展商车辆存放地点在展馆广场。八、展会食宿问题：1、展会主住宿酒店为国际酒店（五星）1）可提供标准间客房 70 间。团购价 328 元每天。领导住宿可预 订套间，价格为 428 每天。2）出资的房间约为 30 间，预定时间为 4 月 12 日14 日。3）参展商住宿可采取申报的方式，即在参展商报名时需填写住宿 需求，以便安排。4）另提供展馆周边5 公里以内酒店的价格和路线，以供参展商自 理住宿。2、餐饮1）展会欢迎酒会将于 4 月 12 日晚 19:00 于酒店 XX 宴会厅举行。 预计参加人数为 50 人。将以请柬方式邀请省教育厅领导、市主管 领导、省装备处领导、市教育局相关领导、各地市教育局主管局 长、各地市教育装备管理中心主任、参展商代表参加。其中主桌 设置 12-16 人桌，为省教育厅领导、市主管领导、省装备处领导 省教育厅其他处领导，市教育领导，副桌位4 桌，其中各地市教 育局主管局长一桌，各地市教育装备中心主任一桌，省装备中心 人员一桌，企业代表一桌，欢迎酒会拟定由致欢迎词，_致辞，致祝酒辞，晚宴开始。2）欢迎酒会预算为 3200 元， 6 冷菜， 12 菜， 2 主食。酒水标准 为每桌 2 瓶白酒，两瓶饮料。3）展会餐饮主餐厅为国际酒店自助餐厅，标准为 98/人，供应午 餐和晚餐。大会组委会人员统一于此就餐，参展商可自由就餐。4）展会期间午餐供应以外联酒店快餐盒饭为主，由大会联系饭店 制作，统一外卖。3、旅游大会会在市各旅行社挑选 2-3 家信誉良好、资质齐全的，由大会 安排其在展馆指定位置安排人员，散发市旅游景点资料，贸易观众如 有意向可和旅行社自由约定行程。九、展馆租用：1、展会预定面积 5000 平米。2、展馆租用价格为 8 元/平米/每天。只按照展期计算。约计 10 万元。3、电的使用为整体参展商安装一个总电表，电表由展具租赁商提供。 按当地供电价格计算。4、保安、保洁人员费用为150/每人/每天，预计使用保安为8 人；保 洁预计使用人数为 8 人。以上事项由市会展中心提供。参展商确定以后，由大会综合服务组确定各展商展位号。十、展具租用：1、标准展位展具包含三面围板、八角柱、洽谈桌一张、洽谈椅两把 射灯两只、插座一个。以上展具整体租赁价格为300 元/展期，包含展位搭建和拆卸及运输 费用。2、展品桌，是放置在展位内摆放展品的桌子，规格为 1*0.6*0.8M，价格为 40/张/展期，每个展位要用3-4张。3、参展商门楣名称，由大会组委会负责，具体任务分配到展会招商组负责。4、按 200 个标准展位计算，展具费用共约计10万元。十一、展会开幕式：1、展会开幕式整体服务由会展中心承办。礼仪 200/每人、舞台 3000/ 次、相关音响、鲜花租赁，休息棚等。2、开幕式时间，4月13 日上午 9:303、计划邀请嘉宾：省教育厅主管厅长、市政府主管市长、省教育装 备管理处处长、市教育局局长、主管副局长，省各地级市教育主管局 长。主席台位次排列后排为各地市教育主管局长，前排为其余领导， 为此排列应在休息棚予以张贴。4、开幕式拟定由主持，由做欢迎词，由致辞，由致开幕词。5、开幕式以及开幕式后引领参观为展会综合服务组负责附件 1、展馆周边酒店情况统计展会流程建议建议最好能分为总指挥（一般由总经理担任）、副总指挥（根据小组分工，确定各小组组长），现场组、活动组、总务组、货品组， 总指挥和副总指挥可随时监督各小组的工作进展，做出合理调整。现将各小组具体分工建议如下，每项工作内容最好能将完成的日 期写上，以方便总指挥掌握工作进度。 现场组：由推广部人员构成。具体工作有：完成展位现场的 设计、布置。何时完成展位的设计、报价、进展会现场装修 时间、撤场的物品安排等事宜。 活动组：由市场部人员构成。具体工作有：一、前期准备工作意向客户及其它参会人员邀请函的发放负责人： 至多少日之前将邀请函全部发放完毕，对于公司需要安排住宿（代订 或公司付费的分开）的人员上报给组长。需要公司接送的客户和重点 商场人员报组长，以统一安排。二、展会现场资料和文具的准备：负责人： 分为资料和文具两部分：A、资料：宣传折页需要的份数，公司简介、品牌简介需要的份数，加盟申请表份数、加盟条件份数、名片、公司目前的店铺分布资料份 数等资料；洽谈人员资料夹（内含实际店铺效果图）的准备。B、展会现场的文具准备：笔、空白纸、贵宾签名本、展位现场前台 接待的请赐名片夹、订书机等。三、展会礼品的准备：（礼品何时需要准备齐全到位） 负责人：礼品发放人： 发放标准：四、确定展会现场人员的分工： 负责人：展会现场：谁负责货品的安全（ 同时维护其它展品的安全及 防 止 无 关 人 员 摄 像 ）、 谁 负 责 前 台 、 谁 负 责 洽 谈 ， 谁 负 责 接 待重点商场人员和重点客户、机动人员的安排等）五、展会当日的指引发布 负责人：向每位参展的同事和有目标的重点参展客户和商场人员发放，公司内部发放的 要写明何时需要到展会现场、参展人员的礼仪，公司情况的问答，展会现场何人负责何方面 说明（含摄影、摄像人员等）内容。公司外部发放的指引除了欢迎词之外，还应重点介绍我 司展位位置、有无重点安排的活动等内容。 总务组：由人事部和物流部共同组成。主要是提供后勤支持 （如车辆的安排、现 场货品的运送、展 会现场的公司人员餐 饮安排、协助接待相关人员、现场摄像、照相等、公司内部 礼仪保持、保持公司卫生清洁等） 货品组：由设计部人员组成。主要负责展会现场的服装展示布 置、撤场时货品安全撤回公司展厅展示。公司参展人员的制服 安排等。