第一章秘书学概论

第一章第一章 秘书学概论秘书学概论教学目标教学目标1 1 学习管理文秘的必要性学习管理文秘的必要性2 2 秘书的含义秘书的含义3 3 秘书机构的设置秘书机构的设置4 4 秘书的分类秘书的分类5 5 秘书的职能秘书的职能6 6 秘书工作的特点秘书工作的特点一、学习管理文秘的必要性一、学习管理文秘的必要性 1.1.秘书是现代社会普遍存在的一种现象，秘书发挥了重秘书是现代社会普遍存在的一种现象，秘书发挥了重要作用要作用 秘书是为秘书是为领导领导提供各种辅助性服务的人员，而辅助性服务所涉及的范围提供各种辅助性服务的人员，而辅助性服务所涉及的范围非常广泛，包括信息、文件、档案、会议、接听电话、收发信件等多个方面。非常广泛，包括信息、文件、档案、会议、接听电话、收发信件等多个方面。这些具体和繁琐的工作不可能由领导来做，如果没有秘书，将很难有效地完这些具体和繁琐的工作不可能由领导来做，如果没有秘书，将很难有效地完成。成。2.2.秘书是一种社会职业秘书是一种社会职业 无论在发达国家，还是在发展中国家，都存在着秘书这种职业，只是发展无论在发达国家，还是在发展中国家，都存在着秘书这种职业，只是发展程度不同而已。作为一种职业，秘书工作不分男女。今后我们可能会从事这程度不同而已。作为一种职业，秘书工作不分男女。今后我们可能会从事这个职业，因此要有所了解。个职业，因此要有所了解。美国：国际职业秘书协会美国：国际职业秘书协会 秘书资格证书秘书资格证书 但不是所有秘书都能够得到晋升。为什么面对一样的工作机遇，一但不是所有秘书都能够得到晋升。为什么面对一样的工作机遇，一样的发展平台，有的秘书在很短的时间内平步青云，成为老板眼前的样的发展平台，有的秘书在很短的时间内平步青云，成为老板眼前的红人，进入团队的领导层；而有的秘书虽然付出很多，却依然得不到红人，进入团队的领导层；而有的秘书虽然付出很多，却依然得不到领导的青睐，甚至还沦为公司裁员的对象？领导的青睐，甚至还沦为公司裁员的对象？显然，如何做一个好秘书，这里面的学问可谓博大精深，除了拥有显然，如何做一个好秘书，这里面的学问可谓博大精深，除了拥有足够的足够的“硬件设施硬件设施”以外，还应具备良好的以外，还应具备良好的沟通能力、组织能力、协沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、决策能力以及随机应变能力调能力、判断能力、预见能力、决策能力以及随机应变能力这些，这些，都需要多年的学习和磨炼，需要用心去想、去琢磨、去体会都需要多年的学习和磨炼，需要用心去想、去琢磨、去体会3.3.秘书是一条晋升捷径秘书是一条晋升捷径 中国目前存在的四条晋升捷径？中国目前存在的四条晋升捷径？从个人角度看，如果有机会从事秘书工作，积极和有效地为领导提从个人角度看，如果有机会从事秘书工作，积极和有效地为领导提供各种辅助服务，帮助领导解决各种棘手问题，将很可能得到领导的供各种辅助服务，帮助领导解决各种棘手问题，将很可能得到领导的赏识，有助于今后更好更快的发展。赏识，有助于今后更好更快的发展。二、秘书的含义二、秘书的含义 一提到秘书这个词，一提到秘书这个词，你们想到你们想到了什么了什么？国外的解释与国内学者的解释，参见教材国外的解释与国内学者的解释，参见教材pp.3-5pp.3-5。我们的定义：秘书是指身处我们的定义：秘书是指身处领导机构领导机构或领导身边，以处理信息和综合服或领导身边，以处理信息和综合服务的方式务的方式辅助辅助领导者实施管理的工作人员。领导者实施管理的工作人员。秘书与相近概念的区别秘书与相近概念的区别 在企业招聘中经常看到秘书、打字员、文书、文员、助理等职位的招在企业招聘中经常看到秘书、打字员、文书、文员、助理等职位的招聘。聘。那么那么，秘书与这些职位有哪些区别呢？，秘书与这些职位有哪些区别呢？秘书与打字员：秘书与打字员：秘书的职能是综合性的秘书的职能是综合性的，而打字员只负责打字。而打字员只负责打字。秘书与文书：秘书与文书：文书主要负责文字处理。文书主要负责文字处理。秘书与文员：秘书与文员：文员负责整理办公室、制作打印稿、收发信件、接待文员负责整理办公室、制作打印稿、收发信件、接待来访和出差报销等事务。来访和出差报销等事务。秘书与主管：秘书与主管：办公室主管是秘书，其他主管不是秘书。办公室主管是秘书，其他主管不是秘书。秘书与助理：秘书与助理：助理助理往往会给领导提更多的往往会给领导提更多的建议建议，是高级秘书，如行是高级秘书，如行政助理。政助理。三、秘书机构的设置三、秘书机构的设置秘书是一种客观现象，秘书和秘书机构普遍存在于各类秘书是一种客观现象，秘书和秘书机构普遍存在于各类组织组织中。中。1党政机关的秘书机构党政机关的秘书机构（1 1）中央级党政机关）中央级党政机关 中共中央和国务院都设有办公厅，办公厅是机关的一个综合办事部门。中共中央和国务院都设有办公厅，办公厅是机关的一个综合办事部门。下设局级机构，如下设局级机构，如秘书局秘书局、机要局、信访局。中共中央办公厅主任、机要局、信访局。中共中央办公厅主任（令计划）为秘书部门的负责人。国务院办公厅只设秘书长（马凯），（令计划）为秘书部门的负责人。国务院办公厅只设秘书长（马凯），没有办公厅主任。没有办公厅主任。（2 2）省部级党政机关）省部级党政机关 省、直辖市、自治区党政机关设有办公厅，负责机关的秘书工作。省、直辖市、自治区党政机关设有办公厅，负责机关的秘书工作。（3 3）省辖市、厅、局、区、县级党政机关）省辖市、厅、局、区、县级党政机关 市、县党政机关的秘书机构为市委、县委办公室，和市政府、县政府市、县党政机关的秘书机构为市委、县委办公室，和市政府、县政府办公室，但较大的市一般设办公厅，如广州市政府办公厅。办公室，但较大的市一般设办公厅，如广州市政府办公厅。2企事业单位的秘书机构企事业单位的秘书机构 中大型企业设有党委办公室、厂长办公室、总经理办公室、行政部、总裁中大型企业设有党委办公室、厂长办公室、总经理办公室、行政部、总裁办公室等秘书机构；小型企业一般只设若干个秘书职位。在高校中，学校办公室等秘书机构；小型企业一般只设若干个秘书职位。在高校中，学校一级的秘书机构是校长办公室，院系一级的秘书机构是院系办公室。例如，一级的秘书机构是校长办公室，院系一级的秘书机构是院系办公室。例如，广外设立广外设立党委办公室和校长办公室党委办公室和校长办公室，下设秘书科。广外政治和公共管理学，下设秘书科。广外政治和公共管理学院下设学院党政办公室。院下设学院党政办公室。3人大、政协、军委的秘书机构人大、政协、军委的秘书机构4社会团体秘书机构社会团体秘书机构直接设有秘书处，如直接设有秘书处，如“中国高教学会秘书专业委员会秘书处中国高教学会秘书专业委员会秘书处”四、秘书的分类四、秘书的分类对于事物进行分类是很有意义的，能够更具体和清楚地把握事物。对于事物进行分类是很有意义的，能够更具体和清楚地把握事物。对于秘书的分类，不同的分类标准，可以有不同的分类。对于秘书的分类，不同的分类标准，可以有不同的分类。以服务对象为标准，以服务对象为标准，可分为公务秘书和私可分为公务秘书和私人秘书；人秘书；以所从事的行业为标准，以所从事的行业为标准，可分为企业秘书、可分为企业秘书、法律秘书、科技秘书、教学秘书、涉外秘法律秘书、科技秘书、教学秘书、涉外秘书等；书等；以职务高低为标准，以职务高低为标准，可分为高级秘书（是可分为高级秘书（是领导成员，有决策权）、中级秘书、初级领导成员，有决策权）、中级秘书、初级秘书。秘书。五、秘书的职能五、秘书的职能（一）秘书职能的例子（一）秘书职能的例子 1 1女秘书工作女秘书工作典型的一日典型的一日。CAJ“女秘书工作女秘书工作典型的一典型的一日日”。2 2广东省政府办公厅秘书处职能广东省政府办公厅秘书处职能 负责省政府、省政府办公厅文电收发、分送、校对、立卷、归档、负责省政府、省政府办公厅文电收发、分送、校对、立卷、归档、印鉴、保密工作；负责省政府、省政府办公厅大型会议的会务组织、印鉴、保密工作；负责省政府、省政府办公厅大型会议的会务组织、突发性事件处理及救助的组织联络、省政府领导内外事活动安排、日突发性事件处理及救助的组织联络、省政府领导内外事活动安排、日常值班等工作；负责办公厅督办事项的综合协调工作；编辑出版常值班等工作；负责办公厅督办事项的综合协调工作；编辑出版广广东政报东政报。3 3广州市政府办公厅秘书处职能广州市政府办公厅秘书处职能负责市政府、市政府办公厅文（函）电收发、分送、编号、校对、负责市政府、市政府办公厅文（函）电收发、分送、编号、校对、立卷、归档、印鉴、保密等工作；负责市政府、市政府办公厅大型会立卷、归档、印鉴、保密等工作；负责市政府、市政府办公厅大型会议、重大活动的组织安排、突发性事件处理及救助的组织联络、市政议、重大活动的组织安排、突发性事件处理及救助的组织联络、市政府领导内外事活动安排、市政府总值班室等工作。府领导内外事活动安排、市政府总值班室等工作。（二）秘书的职能（二）秘书的职能文书撰写文书撰写文书制作文书制作文书处理文书处理档案管理档案管理信息资料工作信息资料工作协调沟通协调沟通会务工作会务工作上司日程安排上司日程安排保密工作保密工作印章管理印章管理接听电话接听电话收发信件收发信件办公室管理办公室管理宴请活动的组织宴请活动的组织签字仪式的组织签字仪式的组织信息发布会的组织信息发布会的组织（三）课程内容安排（三）课程内容安排第一章第一章 秘书学概论秘书学概论第二章第二章 秘书素养与职业道德秘书素养与职业道德第三章第三章 秘书礼仪秘书礼仪第四章第四章 公文管理和公文写作公文管理和公文写作第五章第五章 秘书信息与调研工作秘书信息与调研工作第六章第六章 沟通管理沟通管理第七章第七章 秘书会务工作秘书会务工作第八章第八章 秘书事务工作秘书事务工作六、秘书工作的特点六、秘书工作的特点 理解秘书工作的特点，有助于更有效和正确地开展秘书工作，提高理解秘书工作的特点，有助于更有效和正确地开展秘书工作，提高秘书工作的效率与效果。秘书工作的效率与效果。1 1从属性、辅助性、被动性。从属性、辅助性、被动性。要求：服从和听从领导；为领导决要求：服从和听从领导；为领导决策和管理提供有效信息；秘书可以有主动性，但所有工作都围绕领策和管理提供有效信息；秘书可以有主动性，但所有工作都围绕领导工作展开，不能离开领导擅作主张，不能越位。导工作展开，不能离开领导擅作主张，不能越位。（案例）（案例）2 2服务性。服务性。树立服务意识，任劳任怨；事无巨细，都要为领导想树立服务意识，任劳任怨；事无巨细，都要为领导想好、办好；努力提高服务质量。好、办好；努力提高服务质量。3 3事务性。事务性。秘书工作的事务性，是指秘书秘书工作的事务性，是指秘书和秘书部门是为领导者服务的，这种服务往往和秘书部门是为领导者服务的，这种服务往往体现在对各种事务性工作的处理上，如收发文体现在对各种事务性工作的处理上，如收发文件、起草公文、打印校对、加盖印章、组织会件、起草公文、打印校对、加盖印章、组织会议、安排洽谈、接听电话、送往迎来、派车买议、安排洽谈、接听电话、送往迎来、派车买票、安排食宿等。这些事务都要一件一件地去票、安排食宿等。这些事务都要一件一件地去办，一点也疏忽不得。办，一点也疏忽不得。4 4机密性。机密性。秘书贴近领导，参与各种重大秘书贴近领导，参与各种重大问题的研究，了解机关、单位内外许多重要的问题的研究，了解机关、单位内外许多重要的情况，其中不少在未公布之前都属于机密。这情况，其中不少在未公布之前都属于机密。这要求秘书必须保守机密。要求秘书必须保守机密。案例：案例：小姜大学毕业以后，应聘到中信集团下属的宏达贸易公司工作。凭着她的聪小姜大学毕业以后，应聘到中信集团下属的宏达贸易公司工作。凭着她的聪明和能力，经过一段时间的努力，被公司罗经理看中，调到经理办公室当秘书。明和能力，经过一段时间的努力，被公司罗经理看中，调到经理办公室当秘书。到经理办公室后，姜秘书更是干得有声有色。到经理办公室后，姜秘书更是干得有声有色。近些天，姜秘书很兴奋，因为几天后总公司的李副总经理要来他们公司视察近些天，姜秘书很兴奋，因为几天后总公司的李副总经理要来他们公司视察工作。罗经理点名让她陪同一起向李副总经理汇报工作。姜秘书心想机会来了，工作。罗经理点名让她陪同一起向李副总经理汇报工作。姜秘书心想机会来了，她要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让罗经理脸上她要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让罗经理脸上有光，说不定借这次机会，得到副总赏识，以后还有可能调到总公司工作。所有光，说不定借这次机会，得到副总赏识，以后还有可能调到总公司工作。所以，在李副总经理视察期间，姜秘书总是抢着介绍公司的具体情况，从现状到以，在李副总经理视察期间，姜秘书总是抢着介绍公司的具体情况，从现状到未来发展趋势，从具体工作到宏观评价，侃侃而谈，娓娓道来，无一遗漏。对未来发展趋势，从具体工作到宏观评价，侃侃而谈，娓娓道来，无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速作出汇报。对李副总经理给自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速作出汇报。对李副总经理给公司布置的任务，她也毫不犹豫地满口应承下来。公司布置的任务，她也毫不犹豫地满口应承下来。视察结束后，姜秘书还给李副总经理留了名片，并向李副总表示：今后不管视察结束后，姜秘书还给李副总经理留了名片，并向李副总表示：今后不管要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。送走李副总经理后，姜秘书对自己的这次表现有些沾沾自喜。正暗自得意，送走李副总经理后，姜秘书对自己的这次表现有些沾沾自喜。正暗自得意，却发现罗经理的脸色有些不对头。罗经理对她的这次表现，并没有表扬，只冷却发现罗经理的脸色有些不对头。罗经理对她的这次表现，并没有表扬，只冷冷地说了一句：冷地说了一句：“辛苦了。辛苦了。”过了几天，姜秘书被调到销售科当业务员去了。她怎么也没有想到会落得这过了几天，姜秘书被调到销售科当业务员去了。她怎么也没有想到会落得这么个结果。么个结果。返回返回七、秘书职业资格考试七、秘书职业资格考试 在发达国家，秘书已经成为一种社会职业，因而对秘书人在发达国家，秘书已经成为一种社会职业，因而对秘书人员有比较严格的管理和资格认定。要想成为秘书，就首先得员有比较严格的管理和资格认定。要想成为秘书，就首先得通过职业资格考试和认定。通过职业资格考试和认定。在在2020世纪世纪8080年代初，年代初，秘书秘书作为一种独立的职业在我国还不作为一种独立的职业在我国还不被承认被承认，因此没有职业资格考试。但近年来，开始逐步推行，因此没有职业资格考试。但近年来，开始逐步推行秘书职业资格考试。秘书职业资格考试。19971997年颁布秘书职业技能标准（试年颁布秘书职业技能标准（试行），行），20002000年正式颁布秘书职业技能标准，对秘书职业年正式颁布秘书职业技能标准，对秘书职业资格有明确的规定，标志着走向正规。资格有明确的规定，标志着走向正规。秘书职业考核的内容包括秘书职业考核的内容包括职业道德、基础业务素质、案例职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务分析、工作实务等四个基本内容。等四个基本内容。我国秘书分为两类（普通秘书和涉外秘书）我国秘书分为两类（普通秘书和涉外秘书）四个等级四个等级（从从低到高）低到高）：五级秘书、四级秘书、三级秘书、二级秘书。五级秘书、四级秘书、三级秘书、二级秘书。案例分析案例分析案例（一）案例（一）杨梅在中信集团宏威电子有限公司做秘书工作已经5年了。从大学毕业到这个单位做秘书，最后成为公司经理的左膀右臂秘书科科长。居于这个年产值3亿元的公司的显赫的职位，是非常令人羡慕的事情。当那些后生学妹缠着她介绍经验的时候，她只说了四个字细致周到。在同事们软磨硬泡之下，她终于缓缓地说出了细致周到的具体内容。原来的经理是个刻板严谨的老者，他非常讲究卫生和工整，自己放置的文件如果被人换了位置他都会相当不满。所以，杨梅从来都不让卫生员为经理打扫办公室，而是自己亲自来做。她不仅把办公室收拾得整洁有条理，而且保证清扫之后任何物品都在原处。她发现经理喜欢喝西湖龙井。于是，在出差去杭州时，特意为经理带回几盒茶叶。后来老经理退休了，换了一位中年妇女，大家都想，这次她肯定得不到新上司的赏识了。但是，杨梅还是凭着自己的细致周到，又赢得了上司的青睐。每次她跟女经理一起下楼的时候，她总是走在女经理的外侧，有时候还如同对待长者一样，小心地搀扶着女经理的手臂。当女经理过生日的时候，她知道女经理是个单身妈妈，还专门买了一束鲜花放在了她的办公桌上。不仅如此，女经理因为经常晚上有应酬，孩子正准备中考，于是，她主动提出晚上帮她的孩子补习功课。女经理为人比较粗心，一次，她着急让杨梅打印一份商业合同。当时女经理心急火燎急催着要，而杨梅却依旧忙而不乱，在影印之前，耐着性子将合同仔细地阅读了一遍。结果，细心的她发现合同的一处数据错误，报请经理作出修改，此举为公司避免了将近百万元的损失。问题：杨梅成功的秘诀是什么？她为什么能与不同性格的上司和谐相处？问题：杨梅成功的秘诀是什么？她为什么能与不同性格的上司和谐相处？案例（二）案例（二）有这么一位秘书，据说中国台北的老板们都乐意聘用她，都想方设法地争着开高价把她吸引到自己的公司。据圈里人说，哪个老板要是能聘用到她，必然会财运亨通，诸事顺达。那她到底是怎样的一位秘书呢？从外表上看，她毫不起眼，既不年轻，也不漂亮，四十不到的她，瘦弱而且略微有些憔悴；她的个性也不活泼开朗，而是腼腆内向。然而她举止文雅，待人有度。尤其是她有着令人羡慕的惊人的敏感性和记忆力，每一位她辅佐的上司的客户和朋友的情况，她都了如指掌。在公众场合和日常的工作中，她总能适时地悄悄地提醒上司：该向某位客人道喜，因为他的公子近日考上了台大；或是该向某位友人慰问一下，因为他刚刚病体康复由此，每一位由她辅佐的上司总能在公众中赢得良好的口碑和极佳的人缘。问题：做秘书一定要有漂亮的外表吗？做企业老总的秘书最需要具备哪些基本问题：做秘书一定要有漂亮的外表吗？做企业老总的秘书最需要具备哪些基本素质？素质？