十大常用管理工具

2021/8/61常用管理工具常用管理工具银行业务部银行业务部 缑江涛缑江涛2021/8/62工具的意义人与动物的区别工具提高效率掌握工具：学习、持之以恒地练习工具能够体现专业2021/8/63 你不能通过命令来达到某一生产率，你必须提供工具使人们发挥出最好水平。史蒂夫.乔布斯，计算机天才 一些人把自己的部分成功归功于一种能力能够为他们的工作找到最合适的工具。约瑟夫.廉拉德，波兰裔小说家2021/8/64培训的目的把想法变成办法把思想变成行为2021/8/65主要内容2+102个理念+10种工具2021/8/662个理念 “二八”定律“木桶”理论2021/8/6710种工具头脑风暴法5W2H方法PDCA循环SMART原则任务分解法（WBS）鱼骨图（因果图）SWOT分析5S管理责任划分法（AMPES）柏拉图2021/8/682个理念2021/8/69“二八”定律理念之一 关注关键问题的思维方式2021/8/610“二八二八”定律定律基本概念 总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。要点 任何事情都可以被分成两类：一类是“次要的多数”，占总数的80%，但对总体效果只有20%的影响程度；另外的20%属于“关键的少数”，却能产生80%的成效。理念之一2021/8/611“二八二八”定定律律启示启示 我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。情上。理念之一2021/8/612理念之二木桶理论短限决定原理2021/8/613“木桶木桶”理论理论基本原理：木桶盛水多少的决定因素不在于最长板，而是最短板。要点 每个木桶都有自己的短板。想盛更多的水，就得提高短板。短板是关键理念之二2021/8/614“木桶木桶”理论理论理念之二启示启示 在组建和管理一个团队的过程中，要关注整个团队的均衡建设与发展。其中包含两层意思，一是整个团队的每个个体都要均衡发展，不要出现拖后腿的现象；二是整个团队工作的方方面面也要均衡发展，不要出现顾此失彼的现象。在实际工作中，我们要时刻寻找到影响团队进步的最短处，并集体帮助改进，使得团队的整体绩效得到提升。2021/8/61510种工具2021/8/616工具之一 SWOTSWOT分析分析是制订战略的一种工具是判明方向的一种方法2021/8/617SWOT分析分析优势优势 S Strengthstrengths劣势劣势 W Weaknesseseaknesses机会机会 O Opportunities pportunities 威胁威胁 T Threatshreats 可以帮助我们清晰地把握全局，分析自己在资源可以帮助我们清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，最终使我们走向的成功！存在的风险与威胁，最终使我们走向的成功！工具之一2021/8/618SWOT分析分析步骤：分析环境因素分析环境因素 构造构造SWOTSWOT矩阵矩阵 制定行动计划制定行动计划工具之一2021/8/619 优势优势 劣势劣势 机会机会so战略（增长性战略）wo战略（扭转型战略）威胁威胁st战略（多种经营战略）wt战略（防御型战略）战略就是依靠内部优势去抓住外部机会的战略。战略是利用外部机会来改进内部弱点的战略。战略就是利用企业的优势，去避免或减轻外部威胁的打击。战略就是直接服内部弱点和避免外部威胁的战略。威远集团工具之一2021/8/620 注意点：制订策略、对策 2021/8/621工具之二 头脑风暴会头脑风暴会是一种开发团队智慧的技术是一种收集创意的工具2021/8/622头脑风暴会头脑风暴会非结构化的头脑风暴会非结构化的头脑风暴会为团队成员提供了自由的提出见解和意见的机会。这种方式鼓励成员任意地贡献出尽可能多的主意，直至没有人再有新东西可增加了。结构化的头脑风暴会结构化的头脑风暴会对于团队负责人或会议主持人提出的问题，团队成员一个接一个地提出自己的见解。每人每次只能提一个。当某个成员再也没有新的主意时，可以跳过。所有的主意都应记录在白纸板上。类型工具之二2021/8/623头脑风暴会头脑风暴会第一步第一步 第二步第二步 第三步第三步 第四步第四步 第五步第五步 第六步第六步第七步第七步 确定头脑风暴会的目的或目标。将问题或题目写在白纸板上。确定使用哪一种头脑风暴会的形式（结构化的还是非结构化的）。与团队回顾头脑风暴会的基本规则。非结构化的头脑风暴非结构化的头脑风暴个人任意地说出想法。所出的主意一起记录在白板纸上。当团队的主意已出尽后，主持人可以用提问的方式来产生更多的主意。当完成以上步骤后，主持人可以要求澄清先前的主意。结构化的头脑风暴结构化的头脑风暴个人轮流地说出想法。所出的主意一个一个地记录在白板纸上。工具之二步骤2021/8/624头头 脑脑 风风 暴暴 会会注意点强调主意的数量而不是质量。强调主意的数量而不是质量。鼓励荒谬的和牵强的主意。鼓励荒谬的和牵强的主意。避免对所出主意的批评、评价和判断。避免对所出主意的批评、评价和判断。应鼓励对别人的主意搭顺风车和加以发挥。应鼓励对别人的主意搭顺风车和加以发挥。工具之二2021/8/625工具之三 5W2H 5W2H方法方法是一种思考问题的方法也是一种检查工作的办法2021/8/6265W2H方法方法5WWhy：为什么干为什么干要做这项工作，对工作目标是否有支持要做这项工作，对工作目标是否有支持What：干什么干什么任务的内容和达成的时间是什么任务的内容和达成的时间是什么When：时间时间在什么时间段进行在什么时间段进行Where：地点地点任务发生的地点任务发生的地点Who：责任人责任人哪些人员参加此任务，由谁负责哪些人员参加此任务，由谁负责工具之三2021/8/6275W2H方法方法指导、计划或布置、检查工作时要明确指导、计划或布置、检查工作时要明确2HHow tO：怎么干怎么干用什么方法进行用什么方法进行How much：费用费用需要多少成本需要多少成本工具之三2021/8/628工具之四SMARTSMART原则原则是一种分配任务的原则是一种提高任务完成率的办法2021/8/629SMART原则原则具体的具体的（S Specific)pecific)：任务要有层次，各层任务要具体，要分解到不能再分解为止；可衡量的可衡量的（M Measurableeasurable）：）：任务的结果要能够测量，比如效果、数量。可达到的可达到的（A Attainablettainable）：）：计划要有合理性，要考虑：进度、质量及所需的资源能否及时到位；相关的相关的(R Relevantelevant）：）：有关联的任务一定要体现相关性基于时间的基于时间的（T Time-based)ime-based)：要有起始时间和结束时间；工具之四2021/8/630工具之五责任划分法（责任划分法（AMPESAMPES）是一种使每个人都成为责任者的工具是一种让你知道谁替你分忧，谁替你解劳的方法2021/8/631责任划分法（责任划分法（AMPES）批准 Approve监督 Monitor计划 Plan执行 Execute协助 aSsist工具之五2021/8/632责任划分法（责任划分法（AMPES）步骤：注意点：与涉及人员充分沟通为明确责任，计划最好由一人来做跟踪监督与责任划分同等重要 表工具之五2021/8/633工具之六任务分解法（任务分解法（WBSWBS）是一种把任务细分并逐步落实的方法是一种让每项工作落地的办法2021/8/634任务分解法（任务分解法（WBS）任务分解法任务分解法 work breakdown structure 工具之六2021/8/635任务分解法（任务分解法（WBSWBS）注意点任务分解到不能再分与任务承担者充分沟通分解的任务要符合SMART原则 表工具之六2021/8/636工具之七鱼骨图（因果图）鱼骨图（因果图）是一种寻找各因素之间因果关系的方法是一种寻找各项工作之间逻辑关系的方法2021/8/637制作步骤第一步第一步 在图的右侧将结果或问题画在框中。结果结果 方法人机器材料第二步第二步定义原因的分类，即“鱼骨”。1）决定要画出哪些分类。常用的分类有：机器 方法 材料 人 评估 环境2）将分析的原因与主箭头平行写下来。工具之七鱼骨图（因果图）鱼骨图（因果图）2021/8/638制作步骤（续一）机器停工机器停工 方法方法人人机器机器材料材料 维护 速度机器年龄 清除铁屑启动 培训 仓库环境 库存量 第三步第三步建立一系列可能的原因。1）作为一个团队，要决定使用哪一种产生主意的方法。很多团队用头脑风暴法。2）作为一个团队，要决定找出问题所有的原因还是在讨论下一个“鱼骨”前集中在当前的“鱼骨”上。3）提醒团队成员他们正在分析产生问题的原因而不是解决问题的答案。通常要在图的上面直接写出头脑风暴的问题，如右图。4）回顾使用方法的规则。5）画出小“鱼骨”。为何我们会产生机器停工？工具之七鱼骨图（因果图）鱼骨图（因果图）2021/8/639工具之八柏拉图柏拉图是一种从众多因素中找出最关键因素的方法2021/8/640100908070605040302010影响品牌的原因调查55.24%85.28%100%质量宣传价格累计影响曲线影响品牌的因素柏拉图柏拉图“影 响 品 牌 因 素 调 查影 响 品 牌 因 素 调 查”100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%工具之八举例2021/8/641柏拉图柏拉图第一步第一步 定义数据表格式定义数据表格式定义你的小组收集感兴趣资料的数据表格式。第二步第二步 收集资料收集资料第三步第三步 计算总数计算总数从记录表计算总数。有时经计算后，有些项的出现频率很小或重要性很低。这些项可以合起来归入“其它”项。记录表原因发生次数总数备件用完IIIII IIIII I11维修IIIII III8故障IIIII5其它III3合计 27工具之八制作步骤2021/8/642第四步第四步 画柏拉图坐标轴画柏拉图坐标轴1）在图纸上画出左垂直轴和底部的水平轴。2）将左垂直轴根据你检测到的最大数值进行等分。3）将底部水平轴按测试的项目进行等分。4）将频率最高的项目画在最左边，然后是第二高频率，直至所有项都画出来。这样，最重要的项出现在最左面，而“其它”项则出现在最右面。第五步第五步 画出柏拉图柱子画出柏拉图柱子 柱子的高度应该等于各项目的数值。相邻的柱子应紧靠一起。柏拉图柏拉图工具之八制作步骤2021/8/643第六步第六步 连接累计曲线连接累计曲线1）画出右边的垂直轴。2）在右垂直轴与左垂直轴上的最高数值点的对应位置上标出100%，并将其均分，标出百分数。3）从最左边柱子的左下角开始画该柱子的对角线。4）再将第二项的数值与第一项相加，从第一项柱子的右上角画到相加所得的数值位置，水平方向等于延伸的宽度应等于第二项的宽度。5）重复上述步骤直至画到图的右上角。最终的高度应等于所有项之和的数值并画到100%的地方。第七步第七步 加上图例加上图例日期、资料来源、责任人以及图名等均应标出。500400300200100100%100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%长江公司1998年2月15日数据由改革推广小组收集和分析与他人的关系愉快的工作环境学习机会其它员工不满意度调查的柏拉图分析举例员工不满意度调查的柏拉图分析举例应答频率百分比48%76%88%员工不满的原因柏 拉 图柏 拉 图制作步骤工具之八2021/8/644工具之九PDCAPDCA循环循环是一种把任务变成办法的工具是一种使工作不断改进的方法2021/8/645PDCA循环工具之九Plan-计划；Do-执行；Check-检查；Action行动（改正，再执行）2021/8/646A-改正再执行P 计划D-执行C-检查SWOT分析、头脑风暴、5W2H、SMART、AMPES、WBSPDCA循环循环工具之九AMPES、WBS、5W2HAMPES、WBS因果图，柏拉图、头脑风暴2021/8/647案例 干部轮训2021/8/648 一、背景（为什么干）1.改制后面临战略和产品调整，部分员工和管理人员素质及能力还不能适合企业发展的要求，职业素质、职业意识不够，尽快培养一只职业经理人团队已迫在眉睫。2.改制后员工的整体精神面貌虽有很大改观,但对企业文化的理解还有一定差距.心智模式的改变已成为员工素质整体提升的突出问题。3.企业核心竞争力的提升，依赖于人力资源的开发，做好员工培训是解决这一问题的根本途径。2021/8/649方法：方法：1 1、问卷调查、问卷调查2 2、职工座谈、职工座谈3 3、高层感觉、高层感觉4 4、透过现象看本质、透过现象看本质了解现状了解现状2021/8/6502021/8/651 1、对新奥企业文化的领悟力不够，不能运用新奥企业文化进行有效的引导和管理员工。2、领导力缺乏，不能有效的调动部属积极性 3、缺乏如何将计划分解的能力 4、缺乏执行的效率和方法 5、如何通过流程管理，将组织资源链接起来 6、FDA的系统管理知识缺乏2021/8/652SWOTSWOT分析分析干部轮训班-寻找短板2021/8/653二、怎么干？1、头脑风暴会小组讨论-人力资源领导意图征求意见2021/8/6542、分配工作AMPESWBS2021/8/655三、干什么？实施方案2021/8/656四、干得如何？学员反馈心得发表领导肯定总结会2021/8/657寻找关键、寻找短板画柏拉图学员评估表的统计结果放映的问题人数有的课程理解有难度没有消化的时间课堂互动比较少其他211896合计542021/8/658课程时间互动其他20%40%60%80%100%柏拉图第一期干部轮训班2004年11月16日39%72%90%100%培训评估2021/8/659消化不良课程设计讲师水平学员素质内容与实际差异教材准备准备程度授课技巧知识水平编排顺序印刷质量内容时间安排知识积累理解能力学习能力因果图2021/8/660五、改进课程设计2021/8/661总结PDCA循循环阶段环阶段应用工具应用工具S W O T分析、头脑风暴、5W 2H、因果图制订方案落实责任分解任务DA M P E S、W B SCA M P E S、W B S、5W 2HA因果图、柏拉图、头脑风暴工作内容工作内容如何干？P为什么干？头脑风暴、因果图、SMART、AMPES、WBS干什么？干得如何？改进2021/8/662工具之十5S5S管理管理是一种能够改善工作环境的方法是一种提高工作效率的手段2021/8/663内容1.整理（SEIRI）将有用的东西和没有用的东西分开，将没有用的东西清理掉。2.整顿（SEITION）将有用的东西放在应该放的地方，并做好标识。3.清扫（SEISO）清除场内的脏污，并防止污染的发生。4.清洁（SEIKETSU）将前3S成果维持住。5.素养（SHITSUKE）人人依规定行事，养成好习惯。管理管理工具之十2021/8/664办公环境的要求：安静、整洁、有序。工具之十2021/8/665门 桌子文件架文件夹椅子柜子沙发抽屉垃圾桶电话电脑植物墙壁与开关地面、墙角楼梯桌子下面窗台灯墙壁电线吊着的物品过季物品衣架卫生间需要整理的部位工具之十2021/8/666 从我做起，从现在做起，从小事做起。怎样达到要求：怎样达到要求：整理、整顿、清洁、清扫、素养；检查、督促、发现问题、纠正问题。工具之十2021/8/667行动未必带来幸福，但不行动就永远也不会有幸福。本杰明.迪斯累利（1804-1881），英国政治家和作家 做正确的事情，把事情做好，立即做。BC.福布斯（1880-1954），福布斯杂志的创立者2021/8/6682021/8/6692021/8/670部分资料从网络收集整理而来，供大家参考，感谢您的关注！