工程、设备类采购管理规程

工程、设备类采购管理规程制订：计划采购部签名：日期：审核：分管副总签名：日期：审核：副总经理签名：日期：批准：董事长签名：日期：分发部门：生效日期：质量管理部 部、综合部（QA、QC）、生产部（车间、仓库）、工程部、计划采购复审日期：1. 目的 为规范管理公司工程、设备类采购工作，细化采购程序，控制采购成本，根据公司实际情 况制定本管理规程.2. 范围 本管理规程适用于*有限公司工程、设备类相关采购管理工作。3. 定义不适用4. 职责4.1 采购工程师4.1.1 项目期间，根据项目主计划制定采购主计划；4.1.2 起草采购策略,完善采购说明书中的商务部分内容;4.1.3 起草、拟定询价或招标文件，整理、汇总用户需求说明书、图纸及其他技术文件作为询价 或招标附件；4.1.4 在规定的收标时间内,收集汇总报价、投标文件，保证投标文件的完好性与密封性,并在开 标前及时转交投标文件给评标小组成员。4.1.5 依据采购说明书、询价或招标文件、定标报告,按照合同管理规程起草、签订合同；4.1.6 完成上级交待的其他临时采购任务;4.2 计划采购部经理4.2.1 主持计划采购部全面工作，确保各项采购任务完成；4.2.2 熟悉市场行情，节约公司成本,监督采购工程师的采购进展和价格控制；4.2.3 审核采购工程师提交的采购说明书、供应商登记信息、招标文件、合同及附件；4.2.4 作为评标小组成员，参与评标、定标过程，起草、拟定询价或招投标过程有关的评标、定 标报告，提交相关领导审核、审批.4.2.5 协助需求部门处理供应商管理事务。4.3 需求部门4.3.1 负责工程、设备类的采购申请，根据采购主计划的时间进度,及时起草完成采购说明书的 技术部分内容，整理、提交询价或招标所需的所有技术文件；4.3.2针对于较复杂、关键类、技术要求高的、与GMP相关的采购行为，需求部门起草、拟定 用户需求说明书（URS文件）；4.3.3 询价文件、招标文件、投标报价文件等的技术部分的答疑、审核、澄清、交流及评估；4.3.4 负责到货验收，及配合异常采购的原因调查与处理等。4.4 综合部4.4.1 负责申购标的物及相关预算的审核工作；4.4.2 采购标的物的商务报告审核工作.4.5 评标小组4.5.1 评标小组由计划采购部负责发起组建，小组成员由公司内部筛选的技术、管理、商务人员、 以及外聘顾问组成;4.5.2 参与招标文件评审,参与开标、评标，能够认真、公正、诚实、廉洁地履行职责.4.6 领导小组4.6.1 负责采购标的物及相关预算的审核、审批工作；4.6.2 参与最终竞争性报价谈判工作（即背靠背谈判）；4.6.3 负责采购标的物的商务评标、定标报告审核、审批工作。5. 详述5.1 采购范围5.1.1 工程、设备类采购范围主要为：工程施工服务（包含工程甲供材料、暂定价材料、暂定价 工程、暂列金额）,生产、公用、质量有关的设备、仪器仪表、成套装备等供货、安装、服 务，以及设计、监理、咨询、服务等与项目有关的采购。5.2 采购的基本原则5.2.1 公司各部门制定年度采购预算，预算由综合部指定专人管理，采购计划与预算通过公司审 批后,按采购程序执行采购任务。5.2.2如单项采购预算V10万，需求部门提交审批的固定资产申购单（附件1）,建设期采 购须提交采购说明书（附件 2，暂定价材料、暂定价工程、暂列金额除外）,若标的物符 合本规程第4.3。2条的，还应提交URS文件，并采用询价方式执行;如10万W单项采购 预算V30万，需求部门提交审批的采购说明书（暂定价材料、暂定价工程、暂列金额 也应提交采购说明书）,启动简易招标流程；如30万W单项采购预算，提交审批的采购说明 书（对于与GMP相关的工程、设备类采购项目,同时还应提交审批的采购策略）， 启动公司正式的招投标流程,招标方式主要为邀请招标。5.2.3 对于工程施工、服务类的招投标项目，每次评标时原则上排除最高价投标单位,但中标候选 人不得只推荐一家（应当限定在两到三家）。5.2.4 供应商的收集、筛选、登记按LTE01-ZD-SMP-004供应商管理规程执行，原则上合格 的备案供应商不得少于 5 家，对于金额较少（小于 30 万）或技术难度高仅有极少量供应商 可完成的子项目，供应商数量可适当减少，但不得少于3 家.5.2.5 对于同类型项目的多次招投标,可优选前期参与的投标单位3 家或以上继续参与后续招投 标，另应补充进来12 家新的合格备选供应商参与投标，投标结果一视同仁。5.3 采购的基本程序5.3.1 询价方式采购流程5.3.1.1. 采购工程师根据固定资产申购单或采购说明书内容，整理、汇总技术部门提供的技术 文件（技术需求说明、图纸、清单明细），向已筛选、登记的供应商发出询价；采购工程 师对供应商第一次报价文件进行初审，确认供应商报价物资是否符合询价技术、商务要求，在此基础上沟通、商谈后供应商进行第二次报价。5.3.1.2. 计划采购部经理、外聘顾问复核第二次报价并再次进行报价谈判，采购工程师汇总、对比 各供应商资质、综合实力及优惠报价结果，形成初步评估意见交由领导小组进行最终竞争 性报价谈判。5.3.1.3. 按采购询价过程，计划采购部形成询价对比、商谈报告后交由总助、副总经理、总经理、 董事长审批.5.3.2 简易招投标方式采购流程5.3.2.1. 相比正式招投标方式,简易招投标方式最主要特征为不收取投标保证金，开标评标过程相对 简化。5.3.2.2. 采购部门根据采购说明书内容，编制简易邀标文件，邀标文件应通过需求部门、外聘顾问 审核。5.3.2.3. 整理、汇总技术部门提供的技术文件（技术需求说明、图纸、清单明细）作为简易邀标文件 附件,与简易邀标文件一同向已筛选、登记的供应商发出邀标报价。5.3.2.4. 投标单位按邀标文件规定的投标截止日期递交封标文件，计划采购部会同需求部门、外聘 顾问、领导小组开标,形成开标记录及初步评标意见。5.3.2.5. 计划采购部、需求部门、外聘顾问对投标文件进行审核、评标，商务、技术内容经双方交 流、澄清、后,补充、完善商务、技术条款,投标单位进行二次投标报价。5.3.2.6. 计划采购部会同需求部门、外聘顾问、领导小组组织二次开标，并形成二次开标记录;计 划采购部经理、外聘顾问复核并进行商务报价谈判，采购工程师汇总、对比各供应商资 质、综合实力及优惠报价结果，形成初步评估意见,交由领导小组进行最终竞争性报价谈 判。5.3.2.7. 综合简易招标采购过程评标、最终竟争性报价谈判情况，形成询价对比、商谈报告后交由 总助、副总经理、总经理、董事长审批。5.3.3 正式招投标方式采购流程5.3.3.1. 采购工程师根据采购策略、采购说明书内容，起草、编制正式招标文件,招标文件应经过 需求部门、评标小组评审（评审时间：为3 个工作日）,未经评审通过的招标文件不得对外 发放。5.3.3.2. 采购工程师整理、汇总技术部门提供的文件（技术需求说明、图纸、招标工程量清单）作为 招标文件附件，在规定时间内分别向已筛选、登记的供应商发出招标邀请.5.3.3.3. 对于启动正式招投标流程、发放招标文件的子项目，应收取一定金额的投标保证金。投标 保证金的数额不高于采购标的物预算价款的 1%，最小单位为：千元 计；有小数点时采用 四舍五入制，化零为整。5.3.3.4. 招标文件发放时，有图纸的另行收取图纸押金。投标单位应在递交投标文件的同时，将投 标保证金交至综合部,投标保证金采用网银汇款方式递交，递交时间最迟不得晚于开标时 间。对于交纳的各类款项,综合部应开据公司盖章收据给对方。收缴的图纸押金、投标保 证金在公司账面余额及相关情况，综合部应每月定期与采购工程师/商务工程师复核金 额，确保准确度.5.3.3.5. 投标单位按招标文件规定的投标截止日期递交封标文件，采购工程师收集汇总投标文件， 保证投标文件的完好性与密封性;同时计划采购部对开标时间与评标小组成员进行确认,发 出开标会议通知，开标及评审工作按LTE01 ZD-SOP-001评标操作规程。5.3.3.6. 在进行最终竞争性谈判前，要求各投标单位到项目现场由各投标单位负责人根据确定的投 标范围、标准及要求等当场报出最终优惠价，仅告知董事长或董事长委派的专人，由董事 长决定中标单位。5.3.3.7. 董事长确定中标单位后,计划采购部应与中标人签订书面正式合同。合同签定后5 个工作日 内，应当向未中标的投标人退还投标保证金，同时收据收回，且应有投标单位领取人员签 字确认；中标单位的投标保证金转为合同履约金,综合部前期开出的投标保证金收据收 回，重新开据合同履约金收据给中标单位。图纸押金在如数退还图纸时予以返还，综合部 前期开出的图纸押金收据收回。5.4 采购过程的管控5.4.1 公司所有人员对于参与投标的供应商名称与数量负有保密义务，不得外传;一旦发现，公 司将根据轻重程度给予相应处分.当单项采购标的物大于等于 100 万元时，为公司重大采购合同，董事长可亲自抽查或委托 代表抽查招投标过程中的任意环节。5.4.2 当采购过程中出现与采购申购单、采购说明书等原内容不相符时，采购工程师应及时反馈 给需求部门,确认清楚后，才可以执行采购。5.4.3 在采购的实施过程中，采购工程师应紧密跟踪采购进展情况,并定期通报需求部门,如遇异 常，应及时向使用部门反馈,积极沟通解决。5.4.4 计划采购部经理应随时询问采购标的物的进展情况，掌握采购的进度，并对采购的过程进 行督促监控，确保采购工作及时、规范地进行。5.5 采购资料管理5.5.1 采购过程文件及其他相关商业文件在该采购申请项目全部完成后及时装订、归档。5.5.2 采购过程收集得到的技术资料及时移交相关专业部门。6. 附件附件1 ：固定资产申购单附件 2：采购策略附录 3：采购说明书附件1固定资产申购单申请人所属部门提出日期配置方式外购自制品名到位日期申请类别机器设备运输设备仪器仪表办公设施计算机无形资产其他类预算编码预算科目预算金额建议品牌建议型号数量申购理由及要求申购部门意见部门经理/日期：分管副总意见分管副总/日期：预算管理部门意见预算会计/日期： 部门经理/日期：总经理助理签批总经理助理/日期：总经理签批总经理/日期：董事长签批董事长/日期：公司名称附件2招投标采购策略文件编号：LTE01-CGSMS00技术要求项目名称采购范围采购预算里程碑约定采购策略总体思路供应商来源竞争态势分析和 采购控制点采购计划（里程碑）审批商务人员签名/日期审核人签名/日期审批人签名/日期公司名称附件3商务采购工作说明书文件编号:LTE01CGSMS-00评估项描述项目名称一采 购标的物* *新建一期项目采购预算依据进度计划要求（签约时间）商务采购说明建议选择供应 商数量及选择 初定原则是否招投标提出关键节点 的付款要求或 付款条件，必要 时可说明理由商务人员签名/日期审核人签名/日期审批人签名/日期商务采购工作说明书文件编号：LTE01CGSMS00技术采购说明采购标的物（含标的 物相应详细描述）采购目的设备到货时间要求 （或工程开工时间 要求）功能需求及关键技 术参数要求需供应商提供的文 件方面需求技术交底与对接需 求对供应商的管理需 求对供应商的售后维 护需求其他技术需求（未列 出的其它方向需求， 例如验证等）技术人员签名/日期技术复核人签名/日期