灵思大型活动执行手册终端篇

大型活动执行手册终端篇灵思传播机构事件行销部 业务统筹管理部2007.07序言AgendaPart 1:项目接收期Part 2:项目筹备期Part 3:项目执行期Part 4:项目后期项目接收期提案策略会策划会背景信息 对客户(项目)背景信息的充分了解是决胜的前提 团队共同“头脑风暴”制定策略平台，实现“点”的爆破 主题明确 条理清晰 图文并茂 包装精美关于背景信息我们要了解的信息我们要取得的资料 客户的企业背景：企业类型、企业理念等 客户的企业或品牌特性：核心优势?推广策略?客户（合作门店）的习惯与喜好 活动核心目的：产品推广?提升销量?品牌合作?客户评估项目成败的核心标准：物料?销量?门店满意度?项目基本信息：活动类别?主题?费用预算?门店数量?灵思执行内容?竞品信息：哪些品牌？同期在进行什么样的促销推广？VI系统电子版（至少有LOGO、标准色、禁用色或禁用搭配）产品广告图片及广告影像 客户以往各类活动的资料照片 客户公司的完整名称 客户接口人及接口人上级领导的姓名、职级、电话、手机、E-mail等基础信息项目策划策略会 会议主持：客户经理 会议记录：项目经理 必要参会人员：部长、部门经理、设计部经理、项目经理、项目执行 前端讯息介绍（客户经理或者项目经理）包括：客户名称、企业MI、企业VI、近年客户动向、客户端主要决策者介绍、项目战略意图、项目功能、项目目标、项目时间点；必须形成决议：项目定位、项目策略、各职能模块接口人、项目推进流程；策划会 必须到会者：项目组全体成员、设计部代表、客户服务部接口人员 会议主持：项目经理/客户经理 会议记录：项目执行 会议流程：对客户及其项目进行简介 对客户对项目的预想进行介绍 说明项目的必备环节或及已确认实施内容 说明费用预算及操作周期（保障会中讨论内容符合预算，并能在操作周期内完成）主题讨论（贯穿活动的主线思路及表现元素）创意亮点讨论（亮点环节必须具备可实施性）流程细节及现场装饰与流程的配合（确保装饰设计与方案内容统一）-必须形成决议：方案风格、方案模块构成及模块撰写责任人、方案内容及流程、方案完成时间、报价形式及分块预算；提案提案前准备 与客户确认提案时间及地点 与客户确认我方提案人数及客户方参会人数及级别（如客户有高层出席，我方便必须有高层陪同提案）确认客户方是否提供投影设备（如会中需要投影设备，而客户方无法提供，我方便需自带投影设备提案）确认客户方是否有特殊要求（例方案是否需打印版，打印份数及颜色要求，是否需要外文版方案，提案语言是否为外语等）提案用品：光盘（提案、报价）、方案及报价单打印版（需要装订，至少首页需彩色打印）、激光笔及电池、记录纸笔、如需播放音视频文件需另备音响设备、如需记录客户想法所应用的录音笔。笔记本电脑：桌面是否整洁、系统是否存在恶意插件弹出、适配器接头是否通用 提案人员确认：各模块的讲述人（公关、活动、报价、答疑）提案准备：各模块讲述人应熟读提案、预演口述内容、客户可能提出质疑的环节应如何回答等。提案演练，项目组成员旁听提案提案 全体提案人员必须正装出席 全体提案人员必须于与客户约定时间15分钟前到达，整装后集体进入提案场地 提案前检察：电脑与投影设备连接情况、如需播放音视频文件需检察音响连接情况并调试音量大小、激光笔/录音笔等小型电子设备的运转正常 提案陈述：应采用简洁、中速、形象的语言讲述提案内容及预期的实施效果 客户访问：向客户说明我方希望取得的信息或资料（尽量争取客户方向我方提供更多的信息及资料）、说明我方需客户方配合哪些工作/解决哪些问题 提案反馈：仔细记录客户的每一点反馈意见（客户每一个顾虑及疑问点，方案修改方向及客户的创意性想法），再次明确客户的思路及方向 会后决议：下次提案的时间、地点及提案内容，会后的工作安排（包括客户方应配合的工作）、确定哪些是急需解决的核心问题、哪些工作需同步展开、我方与客户方的沟通机制（如何配合）流程保障MIS立项流程保障Step 1 确认与客户达成初步合作意向（包括对方案框架与费用预算的确认）Step 2 公司平台流程体系的操作（立项及MIS预算）Step 3 可以进入下一步了达成合作意向AgendaPart 1:项目接收期Part 2:项目筹备期Part 3:项目执行期Part 4:项目后期项目筹备期核心工作模块日常工作体系项目筹备期核心工作模块时间与人员保障场地排查方案/设计费用/合同供应商管理门店迈进筹备项目筹备期核心工作模块时间与人员保障1 一个项目组全体参加的沟通会 项目经理对整体项目进行梳理，按模块罗列项目内容2 明确客户和我们的工作内容 按每个模块细化工作内容3 按模块进行人员分工，明确每个人的岗位职责 拟定每个工作模块的时间点 Deadline是很重要的时间与人员保障项目筹备期核心工作模块项目筹备期核心工作模块时间与人员保障场地排查方案/设计费用/合同供应商管理门店迈进筹备一个有效的执行保障体系项目筹备期核心工作模块执行保障体系ConfirmBriefExecution 不论是你，还是你团队的伙伴，或你的供应商，都要向他们准确传达需求“不做无用工”，先确认执行的核心前提：门店户外是否允许做活动 户外活动存在更多隐患和突发情况，请按需求细致排查，将不可预见降至最低限度户外场地排查项目筹备期核心工作模块竞品活动了解（同一时间是否有竞品或其他活动）一些特殊要求排查（根据不同活动情况进行排查）安全隐患评估（做好消防/防雨等安全预案）活动区域周边情况（人流/朝向/j交通/周边具体环境)是否需要报批手续及相关部门（如需要报批列出清单）活动区域具体位置及相关尺寸测量（可利用长宽高）户外排查需求公司有各种类型场地排查模板，请上内网下载查阅户内场地排查项目筹备期核心工作模块合理性评估与建议（场地位置等因素对活动的影响）一些特殊要求排查（根据不同活动情况进行排查）竞品活动了解（同一时间是否有竞品或其他活动）活动区域周边情况（朝向/人流/位于哪种品类区域）安全隐患评估（是否阻碍消防通道/防火门等）活动区域位于门店的具体位置及尺寸测量（门店许可的长宽高）户内排查需求公司有各种类型场地排查模板，请上内网下载查阅项目筹备期核心工作模块Review项目筹备期核心工作模块时间与人员保障场地排查方案/设计费用/合同供应商管理门店迈进筹备项目筹备期核心工作模块设计模块平面设计3D设计施工图 3D效果图（各视角）尺寸及材质确认 场地施工图尺寸标注 物料施工图尺寸标注样稿确认 所有平面、3D效果图标准尺寸，样稿打印，客户确认（邮件或传真）与供应商核对施工图确认无误 主视觉提交及确认 相关延展平面设计项目筹备期核心工作模块方案其他文档执行案策划案项目筹备期核心工作模块时间与人员保障场地排查方案/设计费用/合同供应商管理门店迈进筹备step1 客户已确认费用框架，提报各模块细化报价 细化报价须在MIS上完成step2客户确认费用，须通过邮件或传真签字确认（确认项目和金额）须使用项目确认书step3合同须经律师审核后方可提交,活动开始前必须签订合同关键点：签约地、预付款、根据项目制定的特殊条款step4项目筹备期核心工作模块费用/合同作业体系（客户端）项目筹备期核心工作模块费用/合同作业体系（供应商端）对供应商的费用进行评估审核，考量可执行性 报价提交客户前须经过公司内部对供应商费用的最终审核方可 首先，与资源平台的同事沟通，选择1-2家供应商进行brief 向供应商明确项目内容、费用、提交时间等需求 合同签署前双方确认最终费用 须与客户签署合同后方可与供应商签订合同 根据每个活动的不同情况制定合同条款选择费用合同项目筹备期核心工作模块时间与人员保障场地排查方案/设计费用/合同供应商管理门店迈进筹备项目筹备期核心工作模块思考？如何对供应商展开实时有效的管理？项目筹备期核心工作模块管理体系的考量供应商的优劣取决于我们的考核体系是否全面且有效项目筹备期核心工作模块考核体系项目筹备期核心工作模块时间与人员保障场地排查方案/设计费用/合同供应商管理门店迈进筹备门店迈进筹备项目筹备期核心工作模块手续办理需一定周期，请确定门店迈进的时间点，避免延误迈进手续准备 常规手续：-身份证-健康证-学历证明-介绍信&委托书 其他手续：-劳务合同-工商证明-未婚证明-人员方面物料方面 拍照/拍摄证明 印章效力证明 其他 常规手续：-设备入场清单项目筹备期核心工作模块日常工作体系项目筹备期日常工作体系人员接口日常工作模块日常沟通体系运营文案项目筹备期日常工作体系日常工作模块运营文案运营支撑执行手册其他 项目推进表 人员分工联络表 执行方案 物料清单 活动流程 培训手册 视频拍摄教本 运输清单 礼品调运清单 严谨的运营文案体系是执行的有效保障项目筹备期日常工作体系日常工作模块人员接口-项目负责人：客户与我方就项目直接沟通的人-区域销售：负责门店迈进的客户端接口，并在执行中参与项目沟通 客户端接口-项目负责人：直接参与项目所有事项沟通与执行的人员（统筹）-区域督导：负责人员招聘/培训、门店迈进、布/撤展等事项的直接执行者-终端工作人员：促销员/主持人/摄影/摄像等人员 供应商接口项目筹备期日常工作体系日常工作模块日常沟通体系AgendaPart 1:项目接收期Part 2:项目筹备期Part 3:项目执行期Part 4:项目后期项目执行期 制作&购买 通过前期反复沟通确认物料最终制作的尺寸、数量、材质等，进行与客户和供应商的双向确认 在制作物料时，根据数量、单价、运输等因素选择分类供应商 在购买物料时，首先向流程控管垂询资源库里是否有同种物品，再酌情购买 打样&预搭 打样工序主要为写真/喷绘类制作，用于甄别是否出现偏色、差色等现象 预搭是运输前检验物料的最后一道关卡，所有物料须严格按效果图还原现场情形（带效果图）打样&预搭须客户现场确认，如客户无法到达现场，可采取拍照邮件确认形式 运输&验收 运输分为异地和同城两种，根据不同需求选择不同的运输方式，如：空运、陆运等 运输到达各城市时，督导须按物料清单点数验收，并检查是否有破损、毁坏等现象 仓储&维护 物料在进店布展前的仓储过程中，须每2-3日进行检查和维护，有破损及时修补 仓库环境须关注，务必保证物料完好无损项目执行期 根据不同的活动内容明确人员招聘的需求 前提保证人员基本手续齐全，有促销工作经验 常规培训：对促销人员进行促销技巧等一系列的常规培训 活动培训：针对不同活动和促销内容进行培训，并熟悉产品人员招聘人员培训门店迈进 手续准备：前往门店面试前最后核对一遍相关手续 门店迈进：不同的门店有不同需求，须严格按门店要求执行项目执行期最终效果是否与效果图匹配，请拍照存档携入物料是否齐全，这将直接影响我们的活动质量布展位置是否与先前一致，这直接影响我们的活动效果项目执行期12345安全措施务必齐备，避免损坏门店设施门店配合情况如何，决定下一步如何与门店沟通项目执行期项目执行期执行情况活动效果客户门店人员：日常出勤情况、促销知识和产品知识熟练程度、促销技巧把握等物料：关注质量和数量两方面，及时维护修复物料质量，数量是否充足 流程：是否按既定流程进行 销量情况：活动过程中产品销售情况较日常是否有增长和增长幅度（可向销售或店内长促了解）参与度：消费者对活动环节、场地布置是否满意，有何反馈，参与是否踊跃等（可向促销员、督导了解）对活动效果的反应：门店对活动效果是否满意并提供支持，门店的满意度是活动成败的首要标准投诉处理：出现投诉时，第一反应是解决问题而不是推卸责任，首先需要表明我们愿意改进的态度区域销售：销售是我们与门店沟通的最佳桥梁，关注销售的态度，帮助销售共同维护门店关系客户接口：将活动一手信息及时反馈，出现问题时第一时间作出反应，提供备选方案项目执行期AgendaPart 1:项目接收期Part 2:项目筹备期Part 3:项目执行期Part 4:项目后期项目后期结案工作费用确认（客户供应商）MIS决算 客户版：认真撰写，打印装订 内部版：深刻总结，经验共享 线上结案：MIS线上结案 线下结案：活动文档、照片、提交流程控管视频存档 整个项目清款（差旅等）供应商尾款支付 付款通知书（内部/外部）跟进客户，完成收款工作Thanks for your attention谢谢！灵思传播机构灵思传播机构上海Linksus Communication GroupShanghai19F-L,Feizhou Word Square,No.899 Lingling Road,Xuhui District,Shanghai,P.R.C上海市徐汇区零陵路899号飞洲国际广场19楼L座Tel:+86-25-5150 6098 Fax:+86-25-5150 6098-812 Zip:200030Web Site:http:/灵思传播机构灵思传播机构北京Linksus Communication GroupBeijing2F-A,C Tower,Century Golden Resources Hotel,No.69 Banjing Road,Haidian District,Beijing,P.R.C北京市海淀区板井路69号世纪金源大饭店C区写字楼2层 A座Tel:+86-10-8847 3535 Fax:+86-10-8844 8911 Zip:100089Web Site:http:/