常用公文写作注意事项及案例

一、企业公文的定义 公文是某一组织或某一机构在社会活动中为达到特定 目的而使用特定格式的文字材料。企业公文是企业管理过程中所形成的具有特定效力和 规范格式的文书，是企业依法管理内部事务和进行公务活动 的重要工具。二、公文的种类及用途鞍钢的公文管理制度是遵照中共中央、国务院、中央企 业工委、国家经贸委等部门有关规定来制定的。弓矿公司的 公文管理一直执行鞍钢的公文管理制度。鞍钢公文管理制度 分为两大类，即行政公文处理实施细则和党的机关公文处理 规定。这两大类公文管理制度对公文的种类、格式、处理原 则及处理程序的规定基本一致。国务院于 2000年颁布了国家行政机关公文处理办法 规定了 13 种公文，包括命令、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。鞍 钢结合企业实际，制定了行政公文处理实施细则，规定常用 公文为九种，包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、 意见、函、会议纪要。1决定（1）适用于对重要事项或重大决策作出安排。比如：关于实行分配制度改革的决定；关于调整离退休人员待遇的 决定；关于生活福利系统集中统一管理的决定；关于实 行财务集中结算的决定，等等。(2) 适用于奖惩有关单位及人员。比如：关于对球团 矿生产线建设工程有关人员进行奖励的决定；关于XXX的 处分决定。(3) 适用于变更或撤消某一机构。比如：关于撤消实 业公司的决定；关于组建球团矿生产线工程指挥部的决 定。(4) 适用于人事任免。比如：关于XXX等同志的任免 决定。2通知( 1)适用于转发上级机关或不相隶属机关的公文。比 如：关于转发鞍钢集团公司行政公文处理实施细则 的通 知；关于转发辽阳市人民政府 关于开展税务普查活动的 通知的通知。( 2 )适用于发布制度、标准、规范、管理实施细则等 规范性文件。比如： 关于印发鞍钢集团公司会议管理制度 的通知；关于印发弓矿公司 2007 年经济责任制考核办法 的通知 ;关于发布弓矿公司球团矿产品质量标准 的通 知。(3)适用于传达事项或要求。比如：会议通知、“十 一”放假通知、关于举办职工篮球赛的通知、关于做好 2007年度工作总结和 2008年工作规划的通知。3通报（1）适用于表彰先进，批评错误。比如：关于对迎战 暴风雪有关人员进行表扬的通报关于XXX同志所犯错误 事实的通报。（2）适用于传达重要情况。比如：关于规章制度检查 情况的通报、关于附企公司 2007 年三季度安全评价结果 的通报、关于公司上周产品质量验收结果的通报、关于 “611”事故情况的通报。4报告（1）适用于向上级机关汇报工作。比如：选矿工业公 司关于 2007 年三季度工作情况的报告，关于选矿厂破碎 系统技改工程进展情况的报告，关于尾矿库小选厂整治情 况的报告。（2）适用于向上级反映情况。比如：关于弓矿公司永 久排岩场周边村民盗挖铁矿石问题的报告，关于选矿厂粗 破机设备隐患检测情况的报告。（3）适用于回答上级的提问。比如：关于我公司办公 大楼建设情况的报告。5请示适用于请求上级机关批准某一事项或请求上级提出指导意见。比如：关于对选矿厂粗破机予以更新的请示，关 于选矿厂大型化改造有关问题的请示。6批复 适用于答复下属单位的请示事项。比如：关于实业公 司食用菌基地建设有关问题的批复。7意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。比如：关于 2007 年大讨论活动的安排意见，关于 XXX 公司“311” 集体上访事件的处理意见。8函 适用于平级机关或不相隶属单位之间商洽工作、询问和 答复问题、请求对方批准和答复审批事项。比如：关于赴 贵公司考察的函；关于对区政府大汤河治理有关问题的回 函；关于申办灯塔市大东山石灰石矿区采矿许可证的函9会议纪要 适用于记载或传达党政联席会议、经理办公会议等重要 会议的主要精神和决定事项。比如：关于 2007年第二次区 矿联席会议的会议纪要。上述 9种形式的公文完全可以满足企业进行经营管理和 进行外事活动的需要。其中，决定、通知、通报、批复、意 见、会议纪要都是上级机关对下级机关发布的公文；报告、 请示是下级机关对上级机关呈报的公文；函是平级机关或不 相隶属单位之间互相传递的公文。企业公文分类表企业公文下行公文决定通知通报批复意见会议纪要上行公文报告请示平行公文函需要注意的问题：（1）要正确选择文种。关于 XXXX 的制度、关于 XXXX 的实施细则、关于XXXX的管理办法、关于XXXX的安排、关 于 XXXX 的有关要求，等等，均不属于公文范畴，不能用来 直接发布。必须通过通知或意见的形式来发布。比如：关 于印发弓矿附属企业公司财务结算制度的通知；关于印 发弓矿附属企业公司办公用品采购管理办法的通知；关 于开展学习贯彻十七大精神系列活动的安排意见。（2）要注意报告和请示的区别 。报告是用来反映情况 和问题的，不需要上级机关作出明确批示；而请示是用来请 求上级机关解决问题的，需要上级机关作出明确批示。两者 在格式和写法上大致相同，但有所区别。（3）任何一种公文都具有某种特定的效力 。不能认为 某一文种比其它文种重要，只能根据不同的工作需要来选择 不同的文种。任何一种公文，一旦发布，它的特定效力就产 生了。三、公文的写作要求公文写作的基本要求：1. 规范格式要符合公文写作要求，遣词造句要符合 语法要求；2. 严谨用词要恰当，避免产生歧义和误解；3. 准确要准确表达意图；4. 简明扼要。（一）下行公文的写作要领：1. 决定：一般情况下，由标题、主送机关、正文、落款 四部分组成。标题要直接写明事由和文种。比如：中共中央国务院关 于进一步加强国庆节期间稳定工作的决定。主送机关为下一级机关和直属机构。比如：国务院对地 方下发决定时，主送机关通常为“各省、自治区、直辖市人 民政府，国务院各部委，各直属机构”。鞍钢办公室为了简 化主送机关，通常把主送机关标为“各单位”。正文一般由业务部门起草，由办公室进行文字把关。如 果领导明确由办公室人员起草，那就要求我们对下发决定的 原由、目的、决定内容及其它相关要求都要全面掌握，做到 了如指掌，成竹在胸。这样，我们在起草的过程中才能够得 心应手，一气呵成。通常用“此决定”结尾。落款是由发文机关和成文日期组成。如果以正式红头文 件下发，一般要省去发文机关，只标明年月日。2. 通知和意见在格式与写法上与决定基本相同。有时候由于受文单位 不确定，因此主送机关也可以省略。起草通知时，在正文中 要写明制发通知的根据、目的、通知事项，通常用“特此通 知”结尾。3. 通报标题由表彰或批评的对象、事实性质（XXX情况）加文 种组成。比如：关于XXX所犯错误事实的通报关于XXX公司“6 11”重大火灾事故情况的通报关于规章制度检查情况的通报主送机关。如果是普遍性行文的通报，因受文对象的不 确定，可以不写主送机关；如果有特指的受文单位，则必须 标明主送机关。正文部分。要写明表彰或批评对象的基本情况、事实经 过、组织结论、予以表彰或处理的依据及决定、提出希望与 要求。如果是某项工作情况的通报，则要简要总结此项工作 的成绩、归纳和分析存在的问题、提出对策和措施，对相关 单位提出整改要求。最后通常用“特此通报”结尾。落款与其它文种基本相同。4. 批复标题由事由和文种组成，必要时还需要在标题中标明 “同意”或“批准”的字样，以明确表明发文机关的态度。 比如：关于XXX厂XXX事故善后事宜处理问题的批复关于同意XXX公司建设职工培训基地的批复主送机关必须写明申报请示的下级机关的名称。正文部分必须写明所对应的请示日期、请示编号、基本 内容和答复意见，通常用“此复”结尾。落款与其它文种基本相同。5. 会议纪要会议纪要与上述文种的格式不同。其正文部分的主要内 容如下：会议时间：2007 年10月16日11时58分会议地点：XXX公司XXXX会议室参加人员： XXX XXX主持人：XXX会议内容：会议专题研究XXX事宜。首先由XXX进行了 XXX的汇 报;XXX部门就XX问题进行了讨论,XXX领导对会议内容进行了总结。决定事项：1. 2. 3. （二）上行公文的写作要领1.报告报告是用来向上级汇报工作、反映情况、提出意见和建 议、答复上级询问事项的，因此在语气上略显谦卑，态度要 诚恳，反映问题要实事求是。通常用“特此报告”结尾。（1）专题性报告：是就某一项工作或某一个问题所形成 的报告。比如：关于弓矿公司供暖设施移交的报告鞍钢集团矿业公司：弓矿公司现有居民供暖锅炉房XX个，锅炉XX台，换热器XX台，锅炉容 量XXT/H，供暖主管线XX千米，固定资产原值XX万元，净值XX万元，负 责弓矿地区XX万平方米居民住宅及部分公共设施（如办公楼、学校等）的冬季 供暖工作。公司每年补贴 XXXX 万元。为加快社会职能的分离，弓矿公司与弓长岭区政府就居民供暖设施移交问 题进行了多次磋商，双方已达成初步意向。根据 2006 年区矿联席会议和 2005 年弓长岭区政府第 47 次常务会议精神，我公司对移交过程中需支付的相关费用 进行了测算，具体如下：1、并网费用：根据弓长岭区政府会议纪要（XXXX年第XX期）规定, 并网费为XX元/平方米，计XXXX万元。2、一户一阀改造费用：按照2005年弓矿公司一户一阀改造工程费用测算，一户一阀改造费用为XX元/平方米，计XXXX万元X。上述两项费用合计XXXX万元。特此报告。二OO七年二月二十七日（2）综合性报告综合性报告包括年季月工作报告、上级机关某项重要决 策或某项工作部署落实情况的报告等。要根据本单位工作的 实际情况，先拟订提纲，再将各项工作及成果进行汇总、归 类、提炼，既要做到全面真实地反映工作情况，又要做到重 点突出、条理清晰、高度概括、语言精炼。比如：鞍钢集团矿业公司：年初以来，弓矿公司认真贯彻矿业公司统一部署，克服百年不遇的暴风雪、 持续高温、频繁限电、铁路运力紧张，以及技改与生产同步进行等重重困难，周 密安排，科学组织，保持了生产经营高水平、高质量、高效益的运行态势，实现 了“时间过半、任务过半”的目标，在推进内部改革、重点工程建设、规范企业 管理等方面迈出了新的步伐。现将有关情况报告如下：（一）生产经营保持持续增长的良好势头，主要指标均创历史最好水平上半年，完成采剥总量XX万吨，同比增长XX万吨，相当于XX万吨年水平； 铁矿石入选量达到XX万吨，同比增长XX万吨，相当于XX万吨年水平；铁精矿 产量达到XX万吨，同比增长XX万吨，相当于XX万吨水平；球团矿产量达到XX 万吨，同比增长XX万吨，相当于XX万吨的年水平。球团矿品位达到 65.38% ，比上年同期提高0.66个百分点；球团矿一级品率达到 86.60%，比上年同期提高 16.08 个百分点。上半年，实现销售收入 XX 亿元，比上年同期增加 XX 亿元；实现利润 XX 亿元，比上年同期增加XX亿元，比集团公司下达的利润计划多完成XX亿元；上 缴税金XX亿元，比上年同期增加XX亿元。（二）深入开展对标挖潜活动，技术经济指标明显改善 年初以来，弓矿公司制订了全面对标方案，组织专业技术人员和管理人员， 分采矿、选矿、球团三个对标考察组，由公司分管领导带队，先后赴等先 进企业，开展全面对标活动，深入查找我们在生产工艺、技术装备、企业管理等 方面的差距，学习他们的先进经验，制订了 XX多项技术措施和管理措施。我们 将这些措施分解落实到相关单位和部门，通过开展系列攻关活动，取得明显成效。球团厂通过落实措施，取得了的成绩。选矿厂重点强化了管理， 完善了，工序指标明显改善，。采矿单位重点加大了降成本力度，通 过强化工序成本控制，优化采矿参数，调整开采工艺，露采作业成本和井采作业 成本分别比上年同期降低XX元和XX元。（三）强化基础工作，企业管理进一步规范按照“靠制度管人，按程序办事”的原则和理念，加大了对规章制度制订 及贯彻情况的定期检查和考核力度，对制度不完善、落实不到位的问题进行了处 罚，对责任者进行了问责。财务收支、成本费用管理。上半年公司可控费 用比上年同期降低XX万元，定额消耗比上年同期降低XX万元；球团矿单位制造 成本比预算降低XX元，降低总成本XX元。扎实推进职工素质工程，。安 全管理。设备管理。现场管理。能源管理。（四）积极推进组织结构调整，进一步理顺了管理职能 按照“主体精干化，辅助专业化，社会职能社会化”的指导思想，针对辅助工序机构重复设置，管理环节多，专业化程度低的问题进行全面改革，使内部 组织结构更趋合理，管理工作进一步规范。一是完成了检修协力系统的体制改革。（改革内容及效果） 二是完成了服务性岗位的业务重组。（改革内容及效果） 三是继续推进社会职能的分离。（改革内容及效果）（五）加强矿产资源保护，巩固了矿产资源管理秩序整顿成果 一是为了从根本上消除非法盗采尾矿砂行为，保证尾矿库安全运行，根据要求，对尾矿库地界内有所有小选厂进行了全面彻底的清理。 二是针对去年弓矿公司全面开展小矿点清理整顿以后，但仍有个别不法分子 铤而走险、盗运铁矿石的问题，（六）强化工程组织，重点工程进展顺利弓选厂一选车间大型化改造项目 。 何家采区建设工程。 大砬子采区。上半年工作存在的主要问题：尽管今年上半年各项指标全面完成计划，但仍然存在一些问题。一是二是。三是下半年的工作重点：特此报告。二OO七年七月十日2.请示 凡超出自身职责权限，需要上级机关予以审批的事项 （如重大投资项目、大额资金运作、机构设置、资产处置等）， 或需要上级部门解决的问题，都应当向上级请示，获准后再 按照上级批示执行。请示的正文部分包括两个方面的内容： 一是为什么提出请示事项？要把请示事项的原由交代 清楚，理由和依据要充分，出发点与上级机关的意图保持一 致。文字叙述要精炼，说理要透彻。二是需要上级机关解决什么问题？请示事项要直截了当地表达，有关要求要叙述具体，不得含糊其辞。切忌使用“大概”、“左右”、“约”、“可能”、“或许”等词汇。 通常用“妥否，请批示”结尾。例如：关于放行弓矿公司何家采区排岩场征地项目的请示鞍钢集团矿业公司:弓矿公司露天铁矿何家采区设计矿石生产规模 XXX 万吨/年,开采境界内圈 定矿岩总量xxxxx万吨，其中矿石量XXXX万吨,岩石量XXXXX万吨。截止到今年 末，何家采区结存岩石量xxxxx万吨。根据设计，何家采区最终需要排土场容积XXXX万m3。目前，大杨沟排土场 剩余容量XXX万m3,仅能满足何家采区一年的排岩量，因此，急需新征土地以满 足何家采区排岩需要。为充分利用现有的大杨沟排土场，满足破碎连续排土工艺 要求，降低生产成本，设计选择大杨沟和牛圈沟作为何家采区排土场，初期仍采 用汽车直排方式，当采场 200 米水平靠界以后，采用破碎胶带连续排岩工艺。设计新征排土场最终排岩标高XXX米，排土容积XXXX万m3,满足何家采区 排岩需要。新征排土场占地面积XXX公顷，征地范围内需动迁居民住宅XX户， 估算投资X亿元。为确保何家采区达到XXX万吨/年设计规模，请矿业公司尽快对何家采区排 土场征地项目予以放行。妥否，请批示。（三）平行公文的写作要领 函的格式与写法和其它文种基本一致。通常用“此函” 结尾。例如：关于赴贵公司德兴铜矿考察的函江西铜业股份有限公司： 鞍钢集团矿业公司弓长岭矿业公司拟组织有关人员于 4 月 12 日 -13 日赴贵 公司德兴铜矿学习考察，为期一天，望接洽为盼。暂拟考察方案如下：一、考察人员（共计 11人）组长： XXX 副经理成员： XXX XXX 处处长二、考察内容主要考察德兴铜矿采矿工艺技术、生产管理、设备管理、成本管理、企业文 化建设等方面的先进经验。三、行程安排我公司考察组拟于 4 月 12 日上午抵达德兴铜矿，参观德兴铜矿露天采场， 并与德兴铜矿生产、设备、技术、地质、财务、党务等部门负责同志座谈。恳请 贵公司帮助我们解决考察期间的车辆及住宿问题，费用由我公司自理。四、联系方式联系人：XXX （XXX职务）联系电话：