会计电算化第四章

第四章 总账系统日常业务处理 第一节 凭证处理 一、凭证编辑(一)凭证填制 1、凭证填制的方式：输入、期末内部转、外部系统转入、模板输入（常用凭证）2、凭证格式及输入内容 第一节 凭证处理（1）日期:采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。（2）凭证编号:自动分类连续编号。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。第一节 凭证处理（3）会计科目:科目编码必须是末级的科目编码。（4）摘要:正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。（5）金额:金额不能为“零”；红字以“”号表示。可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光位置。（6）辅助核算信息业务特征：辅助核算-银行账 业务特征：辅助核算-外币系统自动带出汇率输入外币金额系统自动计算人民币 业务特征：辅助核算-数量输入数量和单价，系统自动计算金额 业务特征：辅助核算-客户往来输入客户相关信息 业务特征：辅助核算-供应商往来输入供应商相关信息 业务特征：辅助核算-部门输入部门信息 业务特征：辅助核算-个人往来输入个人信息 业务特征：辅助核算-项目核算输入项目信息第一节 凭证处理(二)凭证修改 1.直接修改，即无痕迹修改（1）已经输入、还未审核的凭证错误。未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改。第一节 凭证处理（2）已经输入并审核、未登帐的凭证错误。凭证一经审核就不能被修改和删除，只有审核人员取消已审签章后才能由输入人员修改、删除。修改正确后，再由审核员重新在机上审核。2.按规定修改，即有痕迹修改 已经登账的凭证错误。两种修改方法:第一种方法：（1）凭证金额少记，科目和方向都正确，采用补充凭证法。摘要栏注明：调整XX号某类型凭证。（2）会计科目用错或记账方向错误，采用红字凭证冲销法更正。摘要栏注明：更正XX号某类型凭证后的凭证。系统一般提供自动编制红字冲销凭证的功能。制作红字冲销凭证，将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。第二种方法：（1）操作：“期末”“对账”按CTRL+H键，激活恢复记账前状态；（2）“凭证”“恢复记账前状态”（3）系统提供两种“恢复记账前状态”的方式：将系统恢复到最近一次记账前状态；将系统恢复到本月月初状态(不管本月记过几次账)。需输入主管口令进行控制。（4）恢复到记账前状态后,按“已审核未记账”情况进行修改，然后再进行“审核”和“记账”功能操作。第一节 凭证处理(三)凭证删除 先作废凭证，对作废凭证进行“整理”即可删除。第一节 凭证处理(五)凭证查询丰富的查询条件第一节 凭证处理 二、凭证审核 凭证审核是会计业务中一项重要工作，主要进行政策性审核和技术性审核。1格式：同记账凭证。2功能：签字及取消签字；查找未审核凭证。第一节 凭证处理 凭证审核：它是必不可少的环节。一般情况下，输入凭证和审核凭证的操作员不能是同一人，因此在进行审核之前，需先更换操作员：“文件”“重新注册”；审核凭证人员发现凭证错误后也不能直接修改，必须由凭证输入人员修改；第一节 凭证处理 凭证一经审核就不能被修改、删除，只有取消签字后才能进行修改；取消审核签字只能由审核人自己进行；用友软件中审核员的权限高于操作员，即：审核员（或账套主管）填制的凭证操作员无权审核；只有在“设置”“明细权限”中设置权限后方可实现。第一节 凭证处理作废凭证不能被审核，也不能被标错。已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。系统设计时提供了批量审核的功能，但请慎用。主管签字 前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”第一节 凭证处理三、出纳签字 前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目 出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后 涉及指定科目的凭证才需出纳签字 凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字才可，取消签字只能由出纳自己进行 未签字凭证不能记账 系统有“成批出纳签字”功能，但请慎用。第二节 账簿处理一、记账条件 前提 期初余额试算平衡 凭证已审核 上月已经结账 过程 选择记账范围 显示记账报告 自动记账 记账过程一旦中断系统可自动恢复第二节 账簿处理说明：“记账范围”可输入数字、“”和“，”；第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账；作废凭证不需审核可直接记账；记账前应首先进行数据备份；上月没有结账本月不能记账；未审核凭证不能记账。第二节 账簿处理 二、记账步骤 记账应按输入日期数据备份检查合法凭证 记账等程序依次进行。三、“恢复记账前状态”是一个数据恢复过程。系统提供两种“恢复记账前状态”的方式：l 将系统恢复到最近一次记账前状态；l 将系统恢复到本月月初状态(不管本月记过几次账)（只有主管有权）。操作：“期末”“对账”按CTRL+H键，激活恢复记账前状态；“凭证”“恢复记账前状态”第二节 账簿处理 四、出纳管理 出纳人员进行管理的一套工具，包括现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理以及银行对账功能，并可对长期未达账提供审计报告。以“出纳”的身分重新注册总账系统。出纳管理 现金/银行日记账/资金日报 支票登记簿 前提设置了银行账将结算方式设置为票据管理 支票领用 支票报销第二节 账簿处理 五、账簿查询以“账套主管”的身分重新注册总账系统。（一）基本会计账簿查询 总账 发生额余额表采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账 明细账 序时账 日记账现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询 多栏账先定义，再查询 账簿查询-发生额余额表第三节 总账系统期末处理 通过总账系统期末处理的应用，了解总账系统月末处理的相关内容，熟悉总账系统月末处理业务的各种操作，掌握自动转账设置与生成、对账和月末结账的操作方法。第三节 总账系统期末处理 一、对账 至少一个月一次，一般在月末结账前进行;通过核对总账与明细账、总账与辅助账来完成账账核对.第三节 总账系统期末处理 二、结账 结账可分为月结和年结，两者的工作程序基本一致，只不过年结后，要提示用户对当年使用的会计科目进行一次整理，比如删除不再使用的科目等，以利于次年记账工作的开展。第三节 总账系统期末处理 需要注意注意的是，结账工作通常是当月工作的最后一个环节，执行结账以后，就不允许再输入凭证、汇总记账了。因此使用会计软件，应将结账的权限赋予高级操作员（账套主管），以防止其他人的误操作。第三节 总账系统期末处理 l 每月结账前必须进行数据备份；l本月还有未记账凭证时，则本月不能结账；l 上月未结账则本月不能结账；l 已结账月份不能再填制凭证；l 结账只能由有结账权的人进行；l 当账结错了时，可取消结账状态，但只有财务主管才能取消。（CTRL+SHIFT+F6）(取消结账后，必须重新结账)复习思考题 1.软件中常用的获取凭证的方式有哪几种?2.系统如何进行错误凭证的修改?3.系统如何进行凭证删除的操作?