中小型企业的存货管理存在问题及解决办法1

中小型企业的存货管理存在问题及解决办法姓 名： 专 业：指导教师：摘 要：存货管理是企业内部控制的重要环节，是企业实现经营目标的方针和决策，它管理的好坏，直接关系到企业的资金占用水平，以及资产运作，是企业管理中不可忽视的一部分。通过分析中小型企业存货管理中存在的问题，提出改善企业存货管理中存在的具体问题的对策。对于中小型企业的存货管理不仅有助于防止存货的错误记录和舞弊行为的发生，还能使企业加强成本控制。关键词：存货管理；存货；中小型企业 一个企业拥有存货量的多少，反映了资产运作效率，甚至关系到企业的生存和发展。中小企业作为推动我国社会经济发展的主要生力军，有着旺盛的生命力和不可估量的发展潜力。然而，存货管理薄弱导致其在激烈的市场竞争中面临巨大的困难。对中小企业而言，加强存货管理，不仅可以帮助会计人员进行存货的核算，使企业能以最低的成本获得最大的利润，还有助于降低平均资金占用水平，提高企业经济效益，提供的各种库存报表和库存分析可以为企业的决策提供依据，达到存货管理的最终目标。 但是，目前国内许多中小企业在存货管理方面存在很多问题，这些问题不但影响企业资产的流动能力、资产管理的效率和盈利能力，也不同程度地制约着公司的发展。一 存货管理的意义（一）存货的定义和特点 指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。 它是企业赖以生存和发展的基本元素，是企业重要的流动资产，它的存在势必占用大量的流动资金, 一般情况下,存货占企业总资产的30%左右, 其管理、利用情况直接关系到企业资金的占用水平和资产的运作效率1。（二）存货确认的条件 存货只有同时满足下列条件，才能予以确认：1.与该存货有关的经济利益很可能流入企业。在实务中，主要通过判断与该项存货所有权相关的风险和报酬是否转移到了企业来确定。2.该存货的成本能够可靠地计量。存货的成本能够可靠地计量必须以取得确凿、可靠的证据为依据，并且具有可验证性。（三）中小型企业加强存货管理的必要性 中小型企业是指在中华人民共和国境内设立的有利于满足社会需要，增加就业，符合国家产业政策，生产经营规模属于中小型的各种所有制和各种形式的企业。 存货管理一方面在于保证企业生产经营的需要，防止存货的不足；另一方面加速存货参与周转，缩短存货周转时间，从而避免占用过多的资金。要实现存货成本与存货效益的最佳组合，达到提高资金使用效益的目的，充分发挥流动资金在生产经营过程中的作用，保证企业现金流量的较好衔接，引进对存货的分类管理和账龄动态管理，并把责任层层分解落实。另外, 存货作为企业物流的重要成分, 其成本降低的潜力比任何其它市场营销环节要大得多, 降低存货成本已经成为企业成本控制的又一新的控制点。在企业管理的其他环节成本降低潜力不大的情况下, 在降低存货成本上下功夫已经是成本管理和企业管理最终所向。二 中小型企业存货管理中存在的问题随着市场经济的不断发展，企业为了追求利润最大化，企业存货管理已成为提高利润的最好的方法之一。（一）未能充分利用第三方物流管理 从中小企业的产业结构看，自营物流最为普遍，第三方物流发展滞缓，传统的存货管理模式对企业的自身物资资源和第三方物流明显利用不足。由于目前我国中小企业呈不开放状态，几乎全国各中小企业都拥有属于自己的小而全的物流，而不愿将物流交给第三方，这不仅仅是价格问题，更重要的是其商业秘密不可为他人所知。由此，第三方物流服务市场十分有限。（二）内部控制制度不完善中小型企业内部存货管理控制制度存在的问题很多，具体归纳如下：1 职责划分界限模糊 中小企业普遍由于机构设置不完整，管理人员往往身兼数职。岗位职责分工不明，只注重存货的购买环节，而忽视存货的仓储与保管、领用与报废环节，造成了大量的存货浪费。2 主管人员专业知识不足 许多仓库主管在管理方面的知识较为丰富，而对原材料质量知识却比较欠缺，在原材料验收这个环节，只是单纯从数量上进行验收，对于质量方面是否符合要求也只能从表面上观察，只有在生产时发现质量问题时才要求供应商退、换货，这在很大程度上阻碍了生产的正常进行，甚至会影响交货的时间，造成企业很大损失。3 采购计划不够合理 采购计划是存货采购环节中的薄弱环节,许多企业把存货管理的重点放在原材料的采购和成品的销售上,忽视了存货的成本和资金占用,没有采用存货的限额责任管理2。采购中出现采购频繁,在申购环节上,一般由使用者提出,报经批准后, 采购员采购。操作程序上,却不是根据实际需要来申报采购计划,而是觉得原材料不够就去买一批回来放着,至于这一批采购多少,是凭感觉办的,有的存货在需要时如发现没有,才马上通知采购去买, 在买回之后再补填申购单报批, 在这种存货申购条件下,经常会出现不能按照物资需求量来提出采购申请, 因而也就没有恰当的采购计划3。不仅如此，原材料的采购价格由采购人员与供应商进行协商，企业没有专门人员对价格做市场调研，单纯地凭采购人员与供应商签发的发票入账、报销，这就容易给采购员与供应商之间进行勾结提供机会，让采购员赚取“回扣”。（三）存货的管理机制不健全1 存货分类不合理,没有将外协加工件及自制半成品分开核算管理 原材料的形态变化过程在财务帐上无法体现,发票进帐只是应付财务入帐需要,填制入库单,帐面形式上入库,实际有时加工件并未入库,而是在外协厂间流转,仓库并未入帐,反映不出委托外单位加工但尚未加工完成的外协件的实际成本,导致财务帐上的原材料数与仓库的实际数不符。由于管理问题无法对一些自制半成品进行核算,所以无法反映自制半成品的实际成本【4】。2 存货数量的确定没有完全按照永续盘存制 仓库虽已建帐,但不及时不完整,直接影响采购计划的制定及销售。平时出库记录没有及时交财务入帐,只有销售开票时财务才知道该存货已出库。另外,从财务帐上体现不出产品的加工生产过程,通过会计帐簿资料不能完整地及时反映存货的收入、发出和结存情况,导致当期公司资产不实。3 存货的价值及成本流转欠缺统一的管理方法 发出存货价格的确定存在很多主观因素,直接影响到当期利润。4 缺少定期稽核 存货稽核只能通过实物盘点,材料在领用时无人管理,材料被盗或被工人私用就没有人知道,将造成企业损失。目前财务只是核算各类存货的总帐,明细分类帐则由仓库建立。目前仓储分散,没有集中管理,没有一套完整的帐,财务部门没有参与过盘点工作,帐实是否相符无法确定。三 解决企业存货管理问题的对策针对上述中小企业存货管理普遍存在的问题，建议采用以下存货管理策略，通过这些策略的实施，从根本上解决中小企业存货管理中普遍存在的问题：（一）利用先进的第三方物流管理在企业存货管理过程中, 企业内部物流资源的整合已为大多数企业所重视, 如果仅利用企业内部物流资源, 难以满足企业降低成本和提高竞争力的要求, 利用第三方物流成为加强存货管理另一途径。而利用第三方物流对加强存货管理的作用主要包括：有助于降低企业的仓储费用和运输费用;可以减少存货储备资金的占用, 提高资金利用率;第三方物流企业有丰富的专业知识和经验, 有利于提高企业的物流水平, 加快企业产品的流转速度, 有利于企业占领市场, 提升产品服务形象; 可以减少物流设施投资和物流人员管理费, 减少流通环节,减少在产品质量和货款上的被欺诈行为, 使企业专心致志地从事自己所熟悉的业务, 将资源配置在核心事业上。（二）加强存货内部控制1完善内部控制制度, 划清职权 首先应该划分存货的采购权、验收权和保管权, 分别授权于不同部门, 明确界定各部门的职责, 形成各部门之间权限的相互制约。其次, 人员的素质高低, 直接影响中小企业的运行, 这就要求中小企业定期对员工进行培训, 包括采购员如何跟供应商讨价还价、验收员如何识别原材料质量的高低, 保管员如何对原材料和产成品进行管理等。最后是定期安排人员对市场进行调查, 了解原材料的市场价格,如果需要采购原材料的数量比较大, 则可以通过竞标的方式, 提出所需原材料的规格与数量, 吸引原材料方面的供应商, 通过供应商之间的竞争对比质量和价格, 从而选择适合的供应商。2. 提高计划人员业务素质，掌握并熟悉业务知识 计划人员要具备较高的业务素质，熟悉生产工艺流程、设备运行、设备维修及生产耗用材料等情况，能够做出科学合理的存货采购计划。3根据企业本身的情况，采用适合于本企业的采购订货方法 中小企业存货过多或过少, 都会给企业造成不必要的损失, 根据企业本身的情况, 采用适合于本企业采购方法。在条件许可的情况下, 通过利用经济批量法计算出最恰当的采购数量。再以此为依据, 进一步改善储存环境, 降低储存成本与订货成本, 同时, 在保质保量的前提下, 选择价格最优且运输最便利的厂家进行采购订货, 从而达到降低总成本的目标。（三）建立健全存货管理制度1.进行合理的存货分类 原材料的品种和规格繁多,而且收发频繁,为加强对原材料的管理,必须对原材料进行合理分类。将原材料分为委托加工材料、外购件、备品备件、辅助材料等,对每一类原材料分类建帐。设置分类明细帐反映外协加工件的名称、数量、加工费用和运杂费,计算委托外单位加工但尚未加工完成的外协件的实际成本。必须对一些自制半成品件进行管理,使其能从财务帐上能反映出半成品的加工过程。2.制定合理的存货周转流程 针对公司的具体情况,制定一套适合本公司的高效合理的存货周转流程。市场部、生产调度中心、生产部、采购中心、库房、车间按照流程填制各类单证,保证原材料的采购、领用、加工、入库、发货和销售,使每一环节物流、单证流同步进行,会计根据单证按照一定的方法及时记帐,对重点存货做到永续盘存,从财务帐上反映出产品的生产过程。3.强化管理意识,树立效益观念 过去人们普遍注重资金的管理而忽视其它资产管理,存货是一种很重要的资产,它直接影响企业的资金流。存货管理的目标是为了在满足生产经营的同时,减少浪费、损耗,降低采购成本、仓储成本、管理成本,正确核算产品的直接材料成本,为产品定价和领导决策提供可靠依据。把产品生产出来固然重要,但生产过程中的存货管理也很重要,直接关系到企业如何降低成本提高效益。4.建立内部稽核制度采购、保管、记帐应分工而不能由一个部门担当,部门之间互相稽核。财务部对仓库的稽核只能通过实物盘点,才能做到帐物相符,如帐物不符,应及时查找原因,进行相应的帐务处理,制定盘点制度按每季度进行一次由财务参加的实物抽盘,年度进行一次存货的全面盘点。财务部对销售部门也应稽核,核查销售部门从仓库领货发货后是否已开票? 款项是否收回? 领货至开票给客户之间存在着时间差,有可能会导致物品从仓库已出库而财务尚未出库,帐帐不符。所以应在财务帐上专门设立存货科目用以核算稽核这部分存货,确保企业资产的安全。(四) 充分利用ERP 等先进的管理模式, 实现存货资金信息化管理。要想使存货管理达到现代化企业管理的要求, 就要使企业尽快采用先进的管理模式,如ERP 系统。企业资源计划( Enterprise Resource Planning, 简称ERP) 系统是一种主要面向制造行业进行物质资源、资金资源和信息资源集成一体化管理的企业信息管理统。通过运用ERP, 企业能够利用计算机对企业的资金、货物、人员和信息等资源进行自动化管理, 具有制造, 办公操作, 供应链管理, 人力资源管理, 项目管理, 财务与管理, 客户服务, 销售与市场营销等商业功能。企业资源计划对于在企业高度普及计算机辅助管理, 实现企业管理信息化和自动化, 提高工作效率和增强快速反应能力, 都具有十分重要的意义。利用ERP 使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理, 最大限度地堵塞漏洞, 降低库存, 使存货管理更上一个新台阶。（五） 采用ABC 控制法, 降低存货库存量,加速资金周转对存货的日常管理, 仓库中一般储存的物资品种繁多,在管理过程中必须根据具体情况进行重点管理.根据存货的重要程度, 将其分为ABC 三种类型。A 存货品种占全部存货的10%- 15%, 资金占存货总额的80% 左右, 实行重点管理, 在不发生缺货的条件下尽可能减少库存,实行小批量定货,如大型备品备件等。B 类存货为一般存货, 品种占全部存货的20%- 30%, 资金占全部存货总额的15%左右, 适当控制, 实行日常管理, 半年盘点一次, 如生产消耗用材料等。C 类存货品种占全部存货的60%- 65% , 资金占存货总额的5% 左右, 进行一般管理, 大批量定货,年终盘点; 如办公用品、劳保用品等随时都可以采购。通过ABC 分类后, 抓住重点存货, 控制一般存货,制定出较为合理的存货采购计划, 从而确定各类物品的合理储存数量乃至实施零库存, 有效地减少储备资金占用, 加速资金周转存货作为企业的一项重要资产,对其进行科学的管理非常重要。企业要根据企业本身的具体情况,合理选择最优的存货管理方式,以达到最优化的效果。通过加强存货管理,可以降低企业的平均资金占用水平,提高存货的流转速度和总资产周转率,有效地保证企业生产经营活动的连续正常进行,提高员工的积极性,从而提高企业的竞争能力和生存能力，确保企业持续、稳定、健康地发展。参考文献1 刘杰. 企业存货管理的学问J.决策与信息(财经观察), 2007，（9）2 吕海珍. 中小企业存货管理策略研究J. 商场现代化, 2009,（9）3 汤雪静. 中小企业存货管理中存在的问题及解决策略. 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