《秘书的办会工作》PPT课件.ppt

第一节 会议事务工作 秘书 “ 办会 ” 的工作，指的就是秘书办理会 议事务的工作。所谓 “ 会务 ” ，它是 “ 会议 事务 ” 的简称，包括会议的筹划准备、组 织服务和善后落实工作。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 一、会议及会议要素 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 会议 就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形 式。 根据 现代汉语词典 的解释，会议一词有两种含 义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，如研 讨会议、厂务会议、工作会议等；二是指一种经常 商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人 民政治协商会议、部长会议等。秘书的会议事务工 作指的是第一种含义。 （一）会议 美国 韦氏新大学词典 中认为，会议是 “ 一种会 晤的行为或过程 ” ，指的也是把众多的人员聚集 起来讨论问题的社会活动方式。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 一、会议及会议要素 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 （二）会议要素 表 4-1 会议的十大要素 序号 会议要素 概 念 1 会议名称 包括：会议主办单位或会议范围、会 议的时间或届别、会议的主题以及会 议的类型。在实际工作中有的是可以 被省略的 2 会议时间 包括通知开会的时间、会议开始时间、 结束时间、每项议程时间 3 会议地点 指会议的具体地点 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 序号 会议要素 概 念 4 会议主持者 指主办部门、主持会议的领导人 5 会议参与者 指会议的出席者、列席者或者因讨论具体事 项而特别要参会的人员 6 会议议题 会议的主要议题和其他要讨论的问题 7 会议的形式 会议进行的具体方式方法，如讨论、座谈还 是协商 8 会议的文书 包括书面会议通知在内的一切会议书面材料 9 会议的结果 会议形成的结论、具体议题的解决办法、确 定的承办部门以及具体落实步骤 10 会议的费用 主要指用于会议的必要支出 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 （三）会议的不同分类 按照会议的规模划分 按照会议的规模划分可以分为以下五种。 1 会 议 特大型会议 大型会议 中型会议 小型会议 微型会议 指千人到数千人至万人参加的会议 指百人左右到数百人至千人参加的会议 指数十人至近百人不等的会议 几人至十人不等参加的会议 指万人左右到百万人参加的会议 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 按照会议的内容含量划分 按照会议的内容含量给会议划分类型，实质上是根 据某次会议讨论议题的情况来划分。依据这一标 准，可将会议分为两类： 综合性会议。综合性会议指一次会议要讨论和研 究多方面的问题。这一类会议往往因为内容含量 大、涉及面广，故而要求准备工作做的扎实、细 致，会议召开的时间也较长。 2 1 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 专题性会议 。这类会议一次只集中解决一方面的 问题，讨论研究一方面的工作或事情。会议议题 具有单一性或专一性。如 经验交流会； 节 日庆祝活动会；高校招生工作会议等。当然，这 类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问 题、工作、事情的不同，可以分若干方面进行讨 论和研究。 2 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 按照会议召开的时间划分 定期会议。 指按照一定的时间间隔或一定的循 环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、 各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。 1 3 不定期会议。 根据组织开展工作的需要，随时要 召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急会、 工 作布置会、研讨会等。 2 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 按照会议的级别 按照会议的级别划分是依据我国党政领导机 构从中央到地方的不同等级划分的，比如中 央级会议、省、市、自治区级会议等等。 4 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 按照会议的秘密程度划分 依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为 5 会议 公开会议 内部会议 机密会议 内容无需保密的会议。如联谊 会、运动会、庆祝会等 内容只能在组织内部公开的会 议。如企业营销策略研究会 会议内容涉及组织的秘密，或 不必扩大知情范围的会议 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 按照会议的性质划分 依据会议的性质，可以把会议分为决策性会议与 非决策性会议两类，之下又可根据不同的情况进 行细分。 决策性会议。 包括立法性会议、党务性会议、行 政性会议等。 非决策性会议。 包括业务性会议、动员宣传布置 性会议、纪念性会议、娱乐性会议、新闻性会议 等。 6 1 2 按照会议与会人员集中或分散情况划分 由于现代会议形式的出现 ， 有了与传统的与集中一 处开会不同的异地开会形式 ， 因而也就有了与集 中开会对应的非集中会议形式 。 非集中的会议主 要借助现代通信技术召开会议 。 包括电话会议 、 电视会议 、 网络会议等 ， 统称为电子会议 ， 是在 一定的电子设备的支持下举行的本地或异地会议 。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 7 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 表 4-2 会议的其他分类 分 类 标 准 类 型 按与会者的身份和国籍 国内会议 国际会议 按与会者国别或与会各方 的数量 双边会议 多边会议 按会议议题所涉及的领域 经济性会议 政治性会议 军事性会议 文化性会议 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 二、工作例会中的主要程序和原则 无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是： 充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘 书人员在工作例会中的主要会务工作具体而又琐 碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分 为会前、会中、会后三个阶段进行。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 （一）秘书在会前要做充分筹划准备 工作 秘书在会前要做的充分的筹划准备工作包括 以下五个步骤（见图 4-3）。 图 4-3 会前准备工作的步骤 明确要点 准备议题 安排会议议程 通知开会 会场准备 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 明确要点 秘书做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任 务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、会 期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所 交代，秘书应当用心留意。 准备议题 围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文件、 本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据 图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统 计数字、群众反映和有关的能够充分说明问题的 资料。 1 2 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 质量高的工作会议， 应当不讨论事先无准备的议 题，这是秘书会务工作的第一条原则。 秘书应该 做好两方面准备。 准备 参加会议讨论的人，应 当事先知道议题，并为 自己在会上讨论的发言 做好充分准备 秘书要为议题的最后 议决准备好必要的材 料，也就是秘书要为 会上讨论的问题准备 好充分的材料 要求秘书在可能的情况下， 例会前将有关材料发到与 会人员手中 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 安排会议议程 因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻 重缓急，安排好议程。 科学地统筹安排会议议程是秘书会务工 作的第二个原则。 3 事关重大的 ， 需要大家开 动脑筋进行讨论的内容 放在会前 放在后面 放在会期两头 一些例会上宣布周知的内 容 有的议题部分人可以不参 加 ， 就可以迟到或早退 ， 以避免不必要的 “ 听会 ” 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员 的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场 容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。 秘书也要科学安排工作会议的时间。 工作会 议的时 间 上班开始半小时后，工作会 议时间一般不超过 100分钟， 中间安排一次短暂休息 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 通知开会 会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话 通知和书面通知。 4 会议通 知方式 口头通知 电话通知 书面通知 适用于小型例会， 三五个人的碰头会 一般是与会者比较 分散，尤其是不同 单位部门的不定期 会，常是以电话通 知的形式通告 便条式或卡片式 的会议通知卡 张贴式即黑板启 事栏的会议通知 秘书在通知开 会时是口头和 书面并用。即 使采用口头通 知，秘书也必 须一一面告， 不宜请人转捎 口信。这是秘 书会务工作的 第三个原则 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 一般通知标题可以省略为“通知”。下面是三个例子： 例文 1 通知 五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室由赵 总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售 计划落实问题。请各部门经理准时参加。 总经理办公室 月 日 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 例文 2 教学观摩会通知 时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半 地址：三楼阶梯教室 主讲：音乐系赵鸣教授 内容：严肃音乐的增长和发展 参加者：各系负责教学的主任、助理。 校教科研所 月 日 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 例文 3 各部门科长会议通知 年 月 日 事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问 题，特召开会议，请准时出席。 受文者：各部门各科长 时间：五月三十日（星期二）下午 1： 30 3： 30。 地点：第一会议室 总经理办公室主任 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 会场准备 会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需 确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设 备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录 用纸即可。 5 会场准备有以下要求： 要求 秘书会务工作的第四个原则 就是会场宁略小而勿失于大 会场座位的不同排列是根据 会议需要来设计的 会场布置要与会议主题、 性质一致 事先制作一块挂在会议室外 的牌子，写清正在开会，在 什么时间结束，请勿打扰 在会议召开前检查会场的桌 椅、话筒、录音等设备，还 要留意消防、安全因素 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 （二）秘书在会中的组织和服务工作 工作例会中组织和服务工作相对简单易行，且工作 量小，所以常设一位秘书。 签到和检查会场 与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员 到会情况，清点人数，弄清缺席人及缺席原因， 然后报告会议主持人。还要提示和保证与会者就 座于适当的位置，以便会议按时召开，并将会议 出勤情况如实记录。 1 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 集中精力，做好会议记录 会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的 秘书，要事先准备好记录用纸，要熟悉与会者发 言的口音，做好会议记录。 2 服务性工作 小型会议上 ， 一切会议服务都是由一名秘书来做 ， 不另安排服务员 。 会议中 ， 秘书要做好以下工作 。 3 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 随时接听打进来的电话 ， 根据需要进行处理 接待随时找人 为各位倒水 适时挂图、分送材料、放投影、录音录像 适当为领导提供提纲等必要文字材料 要 求 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 协助会议按议程进行并形成会议结果 秘书在会议中的一项重要的组织工作，是辅助 领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议 所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免 无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要 敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对 一致的意见，明确要做的工作最后由谁主抓或承 办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等。 4 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 （三）秘书在会后的善后和落实工作 秘书在会后的善后和落实工作有以下四部分组成 归档 秘书在会后的 善后和落实工 作的四个部 分 及时清理会议室，使一切复 原，以便其他会议正常进行 及时下发会议文件，并对会 上布置的工作做好催办 整理 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 整理 ：及时整理有关会议材料、如纪要、简报、 决议或决定，其中包括要领导审阅签字的，要领导 签发送有关宣传部门的，以及要在机关内信息简报 上交流的内容。 归档 ：一切会议材料，要及时按规定格式整理好， 做好归卷工作，以备存档。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 会场宁略小而勿 失于大 科学地统筹安排 会议议程 做好会议服务 工作 事先准备议题 做好会议缺席部 门或人员的落实 工作 秘书在通知开会时 采用口头和书面并 用 另外通过对工作例会程序的介绍，例会的原则可 归纳为以下六条： 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 第二节 会见会谈中的事务工作 一、安排会见工作 会见 接见或召见 晋见 谒见或觐见 卑者、小者和身份、级别、地 位低者会见尊者、长者和身份、 级别、地位高者 在君主制国家 在外交上 尊者、长者和身份、级别、地 位高者会见卑者、小者和身份、 级别、地位低者 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 会见就其内容和性质来说，有礼节性的，也有实质性 的，与会谈相比，礼仪性更强些。 会见的种类 礼节性的会见 实质性的会见 时间较短，话题较宽泛，气氛 也较轻松活泼 涉及双边的政治、经济、军事、文化以及其 他内容中的一方面或多方面交换意见，因而 时间较长，话题较集中，气氛紧张 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 在为领导安排会见时，秘书人员必须做的具体工 作有以下几方面： （一）客人提出会见要求 会见如果是由客人提出，秘书人员应将对方要求会 见的目的、人数、人员姓名、职务以及会见内容 及时报告给领导，在领导的统一筹划与安排下尽 早给对方回复，以便约定会见时间。如因故不能 会见，应向对方婉言解释。 如果我方作为主人主动提出会见要求，即会见邀请，秘书人 员需要安排好以下事务工作。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 （二）主人（我方）提出会见要求 序号 事务工作 注意事项 1 确定主方参加 人员 确定参加会见的领导，然后指定陪同人员。参加人不宜 过多，只要求有关人员参加 2 确定会见时间及 地点 应充分考虑双方各自的时间安排以及方便程度，一般可 安排在客人抵达的第二天或宴请之前。地点一般可选在 客人所住宾馆的会议室，也可选择主人所在地的会客室 3 准备资料 准备会见材料，帮助领导拟定会见谈话的话题及内容 4 安排座次 会见应选择桌椅、沙发，摆放在适当的位置，安排宾主 对称而坐。座位的安排习惯上按国际上通行的右为上， 5 约妥会见时间 主人主动将会见人姓名、会见目的、以及具体安排告知 对方，并要求回复。得到肯定回复后，约妥会见时间 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 序号 事务工作 注意事项 6 安排具体会见事 务 布置会见场所，准备会见时的饮料，安排会见人员食宿、交通 车辆和具体事宜。如要发布新闻，要事先约定新闻单位 7 会见迎接 会见时，主人提前半小时到达，通常由秘书人员在大楼门口迎 接，主人在会客室迎接；对重要客人，主人应到门口迎接 8 引见介绍 秘书人员引见时，常以手势示意，且让客人走在前面。宾主初 次见面须作介绍，秘书介绍的内容包括身份、姓名、单位，客 人落座后，秘书人员要及时端上茶水或其他饮料 9 会见拍照 会见时如需摄影，一般要在主客会面握手时或主客就座寒暄前 拍摄。仪式隆重的会见，摄影是在主客进入会客厅前，由秘书 人员引到特定的地方拍摄 10 会见结束 秘书人员应微笑着把客人送到大门口，为表示尊重对方，可送 到小轿车前握别，挥手且送客人远去后退回 11 整理会见纪要 秘书人员及时地整理出会见纪要，总结会见成果 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 其中在安排座次中，常见的安排法有如下三种。 主宾 主人 客 人 主 人 译员 办 公 室 客 主 主 人 客 人 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 二、安排会谈工作 会谈，指双方共同商谈，是双方或多方就某些重大问题， 如贸易项目，政治、经济、文化等领域的重大问题的磋商或 谈判。会谈一般均为实质性的，双方或多方都是以实现自身 的一定利益为目的，希图与对方达成某种共识 ,因而会谈往往 时间较长，可能出现波折，有时同一问题的会谈会分多次进 行。 秘书人员安排领导的会谈工作，与安排领导的会见工作 基本相同，所以此处主要介绍会谈桌的选择和座次的安排。 会谈一般都在桌面上进行，选择专设的会谈桌进行会谈。常 见的会谈桌及座次安排有以下几种情况。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 （一）适合于双边的会谈桌安排 适合于双边的会谈桌安排有以下两种情况 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 主 人 译 员 译 员 主 宾 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 （二）三方会谈时方形会谈桌的安排 三方会谈时方形会谈桌的安排情况如下 （三）多边会谈时的环形圆桌环形椭 圆桌和方形会谈桌的安排 多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安 排情况如下 空间 空间 空间 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 会见 、 会谈与会议的区别 从范围看 从目的看 会议是一方内部召开 会见、会谈则是 双方或多方进行 意见交换 会议的参加者往往目的 相同，都是为了解决某 一问题的 会见和会谈涉及的 问题是大家共同关 心的，都是要争取 各自更多的利益 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 第三节 公务仪典、宴请活动中的事务工 作 一、公务仪典的筹划和组织工作 公务仪典的筹划和组织工作包括庆典、开幕式、签字 仪式的筹划和组织。 （一）庆典的筹划与组织 在组织值得纪念的日子，如成立纪念日、开放日、新 办公楼落成日等等，或者在组织的经营活动取得重 大成就时，都可以组织庆典。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 庆典的参加者包括以下几类（见图 5-）。 图 5- 庆典的参加者 各上级主管部门 有关新闻单位 相关友好单位 对公司企业发展非 常关心的友好人士 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 序号 注意的事项 具 体 内 容 1 协助领导确定邀 请对象 根据庆典的具体内容以及要实现的目标，提出邀请范围、邀请对象 的初步方案，供领导审查后确定 2 印制分发请柬 一份请柬包括以下内容：庆典名称、日期、地点、受邀人、邀请单 位以及特别说明等。请柬印制好后，提前分送给邀请对象，对一些 重要的客人，必要时要亲自上门邀请 3 选择庆典会场 庆典会场一般比较固定，大多选择在公司大厦前坪或门前、组织的 办公地点门前空地作为仪式的主会场 4 准备庆典设施 庆祝仪典的设施一般包括：音响设备，会场装饰物如花篮、彩球； 剪彩用的红绸布、剪刀及托盘、礼品、纪念品 5 准备相关资料 庆典上所需的资料包括领导的发言稿，单位准备对外宣传的内部情 况，历史资料、图片、实物等。如有必要在新闻媒体上公开发布消 息，还应与记者一同商议拟好稿件，准备发表。所有相关资料必须 先送领导审查批准后确定 6 邀请司仪、礼仪 小姐并交代仪程 必要时可以从礼仪公司请专业司仪主持庆典，请礼仪小姐担任礼仪 服务工作。秘书要事先向他们交代庆典程序和他们所负责的工作 表 5-7 筹划与组织庆典应注意的事项 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 序号 注意的事项 具 体 内 容 7 安排来宾接待工作 庆典举行日要安排专人监察来宾的接待工作 8 安排来宾的宴请、 住宿等事宜 庆典后如安排宴请，必须事先做周密准备，专人负 责。如果嘉宾在庆典结束后不当日返回，还需安排 住宿或其他活动 9 收集反馈意见，及 时做好总结工作 庆典完毕，秘书人员要认真搜集与听取各方面的反 馈意见，包括来宾的反映、新闻报道、公众的反响 等 10 做好财务结算工作 任何仪典活动，秘书都应在筹划之初做好经费预算 并报请领导批准。在整个活动中，一切支出严格按 审批的标准执行。所有费用情况应由专人负责，最 后统一列出明细账目，与财务部门做好费用结算， 并如实向领导汇报费用支出使用情况 （二）开幕式的筹划与组织 组织或系统召开的大中型会议都有开幕式。在开幕 式上，往往由主持人首先发表有关大会意义、议程和 主要精神的概括性讲话，或由主要领导作报告。各种 展览会，如经济建设成就展览会、商业性的博览会、 文化艺术展览会，工程项目的开（竣）工和交接仪式 等均有开幕式。秘书人员应注意做好以下工作。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 确定参加人 秘书人员结合活动性质，拟出开幕式的参加人 ,送领 导审查批准后确定。开幕式的参加人员大体有三部 分：主办方领导、特邀宾客、有组织的观众。 制发请柬 根据确定的参加人员，采取相应的召集、邀请方法。 对领导要请示和确认出席时间，对群众要安排好组 织协调工作，对宾客要及时印制分送请柬。尤其是 邀请主要嘉宾的请柬，应当专人送达，并请求对方 确认出席，以便做好有关的其他准备工作。 1 2 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 布置开幕式的主席台 这是秘书人员组织与筹划开幕式的重头戏，主要有 以下工作，如表 5-8所示。 表 5-8 组织与筹划开幕式 组织与筹划开幕式 具 体 工 作 撰写开幕词 为领导拟写开幕词，拟稿后经领导人审阅定稿 并制作文本 统计贺电、贺信 事先统计好贺电、贺信，供主持人宣布或朗读 悬挂会标 会标一般悬挂在主席台的上方位置，多数为红 底黄字或白字会标 安放座椅 座椅的安放要视主席台上就座的来宾与主人的 人数确定摆放数量与摆法 3 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 组织与筹划开幕式 具 体 工 作 排定座次 主席台上宾主座次的安排要视级别来定，主宾 与主要负责人的座位应摆放在前排正中，然后 按左右依身份次序分别排好。座次排好后，摆 放座签或将写有姓名的小条贴在椅背上，以便 宾主对号入座。简短的开幕式有时不必摆放桌 椅，领导与宾客在主席台只站立一排，秘书需 即时引导 安放麦克风 麦克风放主席台中间，亦可放在前排左右角上 安排摄影摄像 如需摄影摄像的，事先安排摄影师，准备必要 的座椅或梯架 邀请新闻单位 开幕式如需公开报道的，须事先邀请新闻单位 到场 做好开幕式举行期间的其他服务工作 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 （三） 签字仪式的筹划和组织 通常，国家与国家之间，组织与组织之间在会谈和 谈判取得成果，达成协议，缔结条约、协定或公约 时，一般都要举行签字仪式。一国领导人访问他国， 经双方商定发表联合公报（或联合声明），有时也 举行签字仪式。商务贸易组织之间在重要的合作和 贸易活动取得进展时，也举行必要的签字仪式。秘 书人员在筹划和组织签字仪式时要做好以下工作。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 确定签字人 签字人的安排是很关键的，原则上是根据文件的性 质由双方各自确认。有由国家领导人、政府有关部门 负责签的，也有由董事长、总经理签的。但双方签字 人工作性质应基本一致，身份亦大体对等。 签字仪式的安排 1 2 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 签字仪式的安排包括以下四个步骤（见图 5-）。 图 5- 签字仪式的安排 做好文本的 准备工作 ， 及早做好文 本的定稿 、 翻译 、 校对 印刷 、 装订 盖印等项 工作 准备好签字 用的文具 、 会标 、 国旗 、 香槟酒 商定双方助 签人员 ， 并 安排双方助 签人员洽谈 有关细节 确定参加签 仪式的双方 观礼人员， 一般是参加 会谈的双方 全体人员 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 签字仪式的场景布置要求 签字厅 一般安排在较有影响的、适于签字的、宽敞明 亮的大厅内，亦可安排在谈判室内。 签字桌的选择 签字桌可选择设在签字厅内的大方桌，桌上覆 盖深颜色的台呢，究竟选择什么颜色，要视双方 喜好并且不犯任何一方的忌讳。 3 1 2 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 摆设 在选定的长方形谈判桌的后面摆放两把椅子， 作为双方主签人员的座位，主左客右。谈判桌上 摆放着各方保存的文本，签字用的文具。文具的 前端中央摆一旗架，悬挂签字双方的旗帜。所有 这些摆设的摆放都遵循主左客右的原则。 3 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 签字仪式的程序 签字仪式的程序有以下四步（见图 5-）。 图 5- 签字仪式的程序 4 双方参 加签字 仪式的 人员步 入签字 厅 主 签 人 入 座 双方观 礼人员 按身份 站在己 方主签 人后 签 字 仪 式 开 始 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 开始签字时由双方助签人员协助主签人翻揭文 本，指明签字处，由签字人员在自己所要保存的 文本上签字，并由助签人员将此文本送给对方助 签人员，再由双方签字人员分别在对方保存的文 本上签字。然后由双方主签人将文本互换，相互 握手庆贺，有时备有香槟酒，在双方握手庆后， 礼仪小姐端上香槟酒，双方共同举杯以示祝贺。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 签字桌；双方标志或小国旗 a.主主签人； b.客主签人 a1主助签人； b1客助签人 a2、 a3、 a4主观礼人员； b2、 b3、 b4客观礼人员 图 5- 常见签字桌及其人员站位情况 b4 b3 b2 a2 a3 a4 b1 a1 b a 正 门 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 二、宴请的筹划和组织工作 宴请，指盛情约请贵宾宴饮的聚会。更是人际、 社交以至国际交往中最经常的交往活动之一。宴 请贵宾的目的主要在于应酬答谢，祝贺共勉、增 进友谊，协调沟通，联络感情，结交朋友以及讨 论共同感兴趣的问题等。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 （一）宴请的形式与规格 国际上通用的宴请形式有：宴会、招待会、茶 会、工作进餐等。每种形式都有特定的规格和要求。 宴会 宴会，指比较正式，隆重的设宴招待，一般为 正餐。主宾在一起入坐进食，由招待员顺序上菜。 1 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 按其规格又可分为国宴、正式宴会、便宴、家宴四种形式 （见图 5-35）。 图 5-35 宴会的四种形式 宴会 正式宴会 便宴 家宴 国宴 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 国宴： 特指国家元首或政府首脑为国家庆典或为外国之 国家元首、政府首脑来访而举行的宴会。这类宴会规格最 高，也最正式。在宴会上要悬挂国旗，安排乐队演奏双方 国歌，奏席间乐，双方首脑在宴会前要发表演讲，讲话或 祝酒词。 正式宴会： 规格比国宴低，且不悬挂国旗、不奏国歌， 其余基本与国宴相同，亦可奏席间乐。 便宴： 常见的有午宴、晚宴，有时也有早宴。一般不排 座次，不作正式讲话，菜肴亦可丰可俭，它最大的特点是 自由、轻松、随便。 家宴： 即把客人请到家中招待的宴请方式，显得亲切、 友好。家宴一般由家庭主妇亲自下厨烹调，家人和客人共 同进餐，亦可采用自助餐的形式举行。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 招待会 招待会是不备正餐，较为灵活的宴请形式，备有食品、 烟、饮料，不排席位，可以自由活动，常见的有两种形式 （见图 5-36）。 图 5-36 招待会的两种形式 2 招待会 的形式 冷餐会 酒会 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 冷餐会： 其特点是不排座次，菜肴以冷食为主，也可冷、热 兼备，陈放在菜桌上，供客人自取，客人可以多次取 食，自由活动，自由进食，自由交谈。当然对年老、 体弱者，要准备座椅，并由服务人员招待。 酒会： 亦称鸡尾酒会，形式比冷餐会更活泼、方便。招待 客人以酒水为主，略备小吃，不设座椅，仅放置小桌 或茶几，以便客人随意走动，接触交谈，客人可以在 任何时候入席或退席，来去自由，不受约束。国际上 举办大型活动，广泛采用酒会形式招待。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 茶会 西方人一般在早、午茶时间（上午 10时或下午 4 时左右），请客人品茶为主。茶会通常设在客厅， 设茶几、座椅、不排席位，如有贵宾参加 ,可将其 和主人安排坐在一起，其他人随意而坐。请客人 品茶，通常享用茶水的过程也有许多礼仪和品茶 习惯的讲究。茶具及茶叶都要十分考究，一般都 选用名贵茶叶和上乘茶具，品茶的时候可略备点 心或小吃。 3 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 工作进餐 按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工作晚 餐，是现代国际交流中经常采用的一种非正式宴 请形式，有时由进餐者各自付费。在进餐时，人 们可以边吃边谈，在我国往往以快餐形式进行， 既简便、快速，又符合卫生要求。这类进餐只请 与工作直接相关的人参加，不请配偶。 4 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 （二）宴请的筹划与组织 宴请是一种社交、礼宾活动，为获得成功，秘书 人员必须事先做出周密的筹划与安排，其工作主 要有： 确定宴请的对象、范围和规格 确定宴请对象、范围和规格的依据是宴请的性质、 目的及经费筹措等因素，即要把需要和可能结合 起来。秘书设计初步方案，经领导审批后确定。 1 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 确定宴请的时间 时间的安排应充分考虑主、宾双方都较为合适这 一因素，有时若实在难以兼顾，理所当然的应从 宾客的方便着想，一般不宜安排在对方的重大节 日、重要活动之际或有禁忌的时间。 确定宴请的地点 如果是官方的、隆重的宴请活动，一般安排在政 府、议会大厦或宾客下榻的宾馆内举行。其他组 织的宴请，有条件的可在本单位的宾馆或附近的 饭店、宾馆内进行。 2 3 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 印制分发请柬 邀请宾客参加宴请的请柬可用红色或粉红色卡片 印制，写清参加宴会的时间、地点，宴会名称， 以及受邀人姓名，如需对方给予回复，应写清 “ 恭候佳复 ” 等字样。请柬要提前送达，以表诚 意，也可给对方准备的时间。非正式的便宴可不 发请柬，直接打电话做口头邀请亦可。 4 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 布置宴会厅 宴会厅和休息厅的布置，取决于活动的性质和形 式。官方正式活动场所的布置，应该严肃、庄重、 大方，不宜用霓虹灯作装饰，可用鲜花、盆景， 常青树等作点缀。如配有乐队演奏国歌或席间乐， 乐队不要离得太近，乐声宜轻，最好能安排几位 主宾都喜欢的乐曲。宴会休息厅通常放小茶几或 小圆桌，与酒会布置相同。 5 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 菜谱安排原则 宴请时的菜谱要根据宴请的性质，目的，形式与规格，在经费预算标 准内合理确定，菜谱的安排一般有四条原则（见图 5-37）。 图 5-37 安排菜谱的原则 6 安排菜 谱的原 册 主随 客好 搭配 合理 营养 平衡 量力 而行 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 合理安排座位和席次 宴请时的座次，尤其是正式宴请的座次，是表 达主方对宾客的礼遇和尊重，因此秘书要注意恰 当安排赴宴人员座次。总的原则，既要按礼宾次 序的原则作安排，又要有灵活性，使席位安排有 利于宾主席间的交谈进而增进宾主友谊。 7 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 常见的宴请中不同的座次安排（见图 5-38）。 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 第四章 秘书 “ 办会 ” 的工 作 较大的宴请中主次宴席的两种安排次序（见图 5-）。 1 2 4 5 6 3 9 7 8 1 2 4 5 6 3 9 7 8 10 11 12 13