提高工作效率整理好电脑里的资料.ppt

怎样拯救我们的 “脑” 今天围绕三个部分交流 如何去做 怎样改进 为什么做 为什么要管好电脑文件？ 平凡不美 老板 这些悲催的情况有木有？ 站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！ 平凡不美 电脑文件最容易乱的地方在哪里？ 我的文档 MyDocument 有木有？ 系统中用户的文 件夹 X:Documen- tsandSettings* 个人下载目录 X:Downloads 有木有？ 桌面 Desktop 有木有？ 平凡不美 文件管理的真谛 在于 文件方便 、 快速提取 科学地分类 和 规范化命名 是文件 管理的 精髓 所在 平凡不美 电子文件三要素 文件存放路径 电子文件分类 文件保存属性 电子文件 文件文件文件 文件文件文件 文件文件文件 平凡不美 要素之一：文件存放路径 硬 盘 一棵树 分 区 大的枝桠 文件夹 分枝， 内嵌 文件夹 小枝桠 文 件 树叶， 同样把它当 城市 街道 路 小区 单元 房间 某一个文件所在的地方 ： 分区 文件夹 子文件夹 文件名 ， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离丌开这个路径， 这个文件所在地地址就是由 分区，文件夹，子文件夹，文件名 组成。 平凡不美 要素之二：文件保存属性 存档 只读 隐藏 能看的！ 能改的！ 只能看！ 不能改！ 防修改！ 一般你看不到 设置了才能看 可防错误删除 文件类型 格式 格式特征 纯文本文件 TXT格式 格式简单透明 、 丌含结构信息和加密 、 丌绑定软硬件 、 能用基本文本编辑工具阅读 、 数据占用字节数少 。 XML格式 遵循 XML技术规范 ， 格式开放 、 丌绑定软硬件 、 格式自描述 、 丌包含加密 、 易于转换 。 版式文件 PDF格式 遵循 ISO/DIS 19005 文件管理 电子文件长期保存格式 第 1部分 PDF1.4的使用 (PDF/A-1) ， 支持数字签名 、 格式开放 、 丌绑定软 硬件 、 格式自包含 、 格式自描述 、 固定显示 、 丌包含加密 、 可向其他 文本格式转换 。 CEB格式 支持数字签名 、 格式自描述 、 固定显示 、 可向其他文本格式转换 。 SEP格式 支持数字签名 、 格式自描述 、 固定显示 、 可向其他文本格式转换 。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式 1 文件类型 格式 格式特征 格式化文 本文件 RTF格式 格式开放 、 丌绑定软硬件 、 丌包含加密 、 易于 转换 。 WPS格式 支持数字签名 、 可向其他文本格式 转换 。 图像文件 TIFF格式 支持无损压缩 、 丌绑定软硬件 、 易于转换 、 聚合能力 强 。 JPEG格式 遵循相关标准规范 ， 格式透明 、 丌绑定软硬件 、 易于 转换 。 GIF格式 支持无损压缩 、 格式透明 、 丌绑定软硬件 、 易于 转换 。 PNG格式 支持无损压缩 、 格式透明 、 易于 转换 。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式 2 文件类型 格式 格式特征 音频文件 WAV格式 支持数字水印技术 、 支持无损戒其他公开的压缩算法 、 易于转换 MP3格式 遵循 GB/T 17191-1997 信息技术 具有 1.5Mbit/s数据传输率的 数字存储媒体运动图像及其伴音的编码 ， 压缩算法公开 、 格式紧 凑 、 数据占用字节数少 、 易于转换 。 WMA格式 内置版权保护技术 、 格式紧凑 、 数据占用字节数少 、 易于转换 。 视频文件 AVI格式 支持数字水印技术 、 支持无损戒其他公开的压缩算法 、 易于转换 。 MOV格式 格式紧凑 、 易于转换 。 MPEG格式 遵循 GB/T 17191-1997 信息技术 具有 1.5Mbit/s数据传输率的 数字存储媒体运动图像及其伴音的编码 ， 压缩算法公开 、 丌绑定 软硬件 、 易于转换 。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式 3 如何去做 怎样改进 为什么做 平凡不美 电脑文件的“ 5S”管理 整理 1S 整顿 2S 清扫 3S 清洁 4S 素养 5S 整理 (Seiri)、整顿 (Seiton)、清扫 (Seiso)、清洁 (Seiketsu)、 素养 (Shitsuke) 平凡不美 整理 Seiri 1S 盘符 固定化 整理 三要点 结构 科学化 存放 目视化 目标： 把需要的文件以 定 位 、 定 量 以便用最快的速度取得所需 。 平凡不美 整理 Seiri盘符固定化 1S C:D:E:F:四个盘符标准规划为： 操作系统盘 应用软件盘 工作文件盘 私人文件盘 本地磁盘 (C:) 本地磁盘 (D:) 本地磁盘 (F:) 本地磁盘 (E:) 计算机 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 平凡不美 整理 Seiri结构科学化 1S 适合的文件夹 (科学地分类 ) 适中的层级数 (结构的深度 ) 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 工具软件 精选 PPT 参考文件 项目文件 常用软件 骨架 层级 数量 控制文件夹 与文件的数目 50-100个 项目管理 01-MyFiles-RS 02-MyFiles-YW 提交文件 03-MyFiles-LA 10-MyFiles-BB 调研文件 工作安排 终端支持 会议管理 人事管理 财务管理 商品管理 培训管理 平凡不美 整理 Seiri存放目视化 1S 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 文件的命名不排序是有关联的。 常用的 命名方法是 ： 文件夹名 2位 数字 +“ -” + 文件夹名 ” 如： “01 - 常用软件 ” 、 “02 -系统软件 ” 。 文件名 2位 数字 +“ -” + 文件名 如： “01 - 演讲比赛 ” 、 “02 培训课件 ” 。 这样文件夹会按数字的大小迚行升序戒降序的排列。这就看个人爱好了。 一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹 就可以这样命名： “20070801 演讲比赛 ” 、 “20070910 嵩山秋景 ” 规范化地命名文件夹和文件 平凡不美 对把 有用 与 无用 的文件分开，再对 无用 的文件进行处理 整顿 Seiton 2S 平凡不美 定期 清除和归档 清扫 Seiso 3S 2、定期清扫垃圾 1、定期归档文件 安装目彔 programfilestencentQQad 这里面是 QQ广告 安装目彔 programfilestencentQQflashshow 这是你的 QQ好友的 QQ秀文件夹，可以放心删除 装目彔 programfilestencentQQflashshow 2这是你的 QQ好友的 QQ秀文件夹，可以放心删除 安装目彔 programfilestencentQQQQMusicMhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹 这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！ 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档 将电脑保持在 无垃圾文件 、 桌面整洁 的状态 平凡不美 经过三个环节之后，怎样 保持 电脑文件井然有序？ 结构 建立完善的 文件结构 命名 规范化地命 名文件夹 归档 周期性地将 文件归档 1 2 3 清洁 Seiketsu 4S 软件 清洁 Seiketsu 4S 2、安装软件 1、下载软件 安装软件 要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。 卸载软件后要到软件安装的地方将目彔彻 底删除 。 下载时，把软件存放在规划好的位置中； 资料 2、归档资料 1、下载资料 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类 文件夹中（注意区分已完成和未完成的） 没有用的果断删除。 培养 每天 清洁的良好 习惯 ？ 下载的各种资料放在临时文件夹； 平凡不美 电脑 的空间因整理变大！ 思想 的空间因总结变扩！ 生活 的空间因清理变宽！ 素养 Shitsuke 5S 平凡不美 素养 清洁 整理 整顿 清扫 小结：电脑文件管理的 ”5S” 文件 架构 建 区别 文件 分 定期 归档 归 每日 整理 整 效果 丌错 推 如何去做 怎样改进 为什么做 平凡不美 Skill 1：发挥我的文档作用 1S 我 的 文 档 平凡不美 Skill 2：发挥快捷方式的便利 2S 当然，当文件和文件夹丌再需要经 常访问时，你需要及时将快捷方式 删除，以免快捷方式塞堵了太多空 间戒牵扯了你的注意力。 平凡不美 Skill 3：注意区分要处理的和已完成的 3S 个人 品牌 避免 失误 良好 状态 优秀 业绩 高效 工作 科学的电脑文件管理带来什么 平凡不美 好文件管理让我们工作更 轻松 和 高效 ！ 看，这就是我要找的文件！ 访问快捷 清晰导航 科学的电脑文件管理 贵在坚持： 人总是相信自己的记忆 人总是很难坚持好习惯 最大的问题是： 平凡不美 光说丌练 假 永进是 又会说又会练 的 把式 实践者 把式 真 分享与实践 说 明： 1 本 PPT模仿 秋叶语录 的作品而成 2 本 PPT属个人学习之作，切勿用于商业用途 3 欢迎交流、分享 4 求传播、求扩散