《时间管理与心理》PPT课件.ppt

第十讲 时间管理心理 时间是什么 人生的每一刹那都是唯一的 时间对盼望的人来说“实在太短”； 时间对恐惧的人来说“实在太长”； 时间对痛苦的人来说“实在太慢”； 时间对快乐的人来说“实在太快”； 时间对有爱心的人来说是永恒。 朝菌 朝生暮死；寒蝉 春生复死； 海龟 生存 500年；松柏树、黄杨树 活数千年 时间是什么 一个活到 72岁的美国人一生的时间分配 睡觉 21年 工作 14年 个人卫生 7年 吃饭 6年 旅行 6年 排队 5年 学习 4年 开会 3年 打电话 2年 找东西 1年 其他 3年 第一节 时间与管理 一、时间的概念与特征 （一）时间的概念 世界由运动着的物质组成，时间和空间是运动着的 物质存在的两种基本方式。物质、运动、时空三 位一体，密不可分。 时间是运动着的物质存在的一种客观形式，时间 是物质运动的顺序性、间隔性和持续性，是物质 运动过程的顺序更替和前后联系的表现。 （二）时间的特征 1、矢量一维性 2、不可储存性 “时间是最稀有的资源，如果不管理时间，那就什 么也无法管理”， “最好的时间创造者是正确的管理。有效利用时间 和正确地实施管理是不可分割的”。 时间的不可储存性，促使人们意识到把握机会和 机遇的重要性，“机不可失，时不再来”。 3、公平均等性 人人都是时间的消费者。时间对于每个 人都一视同仁，公平均等。时间的公平 均等性使人们认识到， 造成时间利用上 的个体差异的原因，在于个体的时间自 我管理 。 人们在分析浪费时间的原因时，容易首 先归咎于外界的影响，如电话打扰、顺 便来访等。但更多的是个人的原因，如 没有目标、犹豫不决、拖延等。 “不能管理时间，便什么都不能管理” （美）杜拉克 “管理”时间是不对的， “时间管理”就是“自我”管理 什么是时间管理 时间管理就是管理时间？ 时间管理的意义 1、对人的人生价值的实现有重要影响 2、是管理者工作有效的前提 对管理者而言，时间管理不仅影响其本 人的工作绩效，还会直接或间接影响其 他人的工作绩效。 第二节 时间管理的原则 一、积极能动的原则 原则： 主动选择和确立人生价值与理想，并选择 积极的生存和发展方式 。 要求： 把时间、精力放在影响圈内，在自己有所 作为的事情上下功夫。 心理学家弗兰克（ Frankl）本人的经历及其发明 的意义治疗，从另一个角度帮助人们认识到积极 能动的重要性和可能性。 弗兰克的经历告诉我们： 在任何困境下 你都有选择的自由，可以选择积极能动， 也可以选择消极因应 。（应对挫折的自 我防卫）那么为什么一定要选择积极能 动的态度，向好的方向去自我期望呢？ 心理学家罗森塔尔通过实验研究，揭示 了一个心理学现象，即 罗森塔尔效应， 或皮格马利翁效应 ，选择积极的态度就 会导致积极的行动和结果；选择消极的 态度就会导致消极的行动和结果。 心理学家班杜拉 对自我效能的研究，揭示了自我 效能在人的能动方面的重要作用。 自我效能 指的 是个体对自己具有达到特定成就的能力的信念。 即，对自己能够得到积极的、富有成效的结果的 强烈预期，坚信自己有能力达到目标。 作为一种极具影响力的主观信念，自我效能信念 影响人的思维、情感、行动，产生自我激励。具 体地说，这种信念调节人们选择干什么；在他们 所从事的事业中投入多少努力；在面对困难和失 败时，他们能坚持多久；他们的思维模式是自我 抑制的还是自我提高的；在应付困难情境时，他 们能经受多大压力和沮丧，能否从逆境中恢复活 力。 二、贡献目标的原则 即， 要有具体的目标 。有了人生理想后 （如，实现个人的自我价值与社会价 值），必须要确立各种具体的目标。 即， 正确地做正确的事 ，时间的投入必 须围绕着目标而进行。不要为琐事而困 扰。 成功的最佳目标不是最有价值的 那个，而是最有可能实现的那个 贝尔纳是法国著名的作家，一生创作 了大量的小说和剧本，在法国戏剧史上 占有特别的地位。 有一次，法国一家报纸进行了一次 有奖智力竞赛，其中有这样一个题目： 如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了， 情况只允许抢救出一幅画，你会抢救哪 一幅？ 结果在该报收到的成千上万回答中， 贝尔纳以最佳答案获得该题的奖金。 他的回答是：“我抢离出口最近的那幅 画。” 目标分解 剥洋葱 终极目标 人生的真谛（意义） 总体目标 人生核心 长期目标 5-10年 中期目标 2-3年 短期目标 半年 -1年 近期目标 月、周、日、此时此刻 三、计划控制的原则 根据个人或组织的目标，确立优先顺序，把首 要的事情放在首位，统筹安排自己的活动，合 理分配时间，并在实施过程中排除各种干扰， 能动应付各种变化，确保计划圆满完成。 四、实践发展的原则 根据环境、时代和科技的发展，根据自身角色 的发展变化，不断学习新的时间管理的方法， 并在实际工作中加以运用、创造、完善。 第三节 时间管理的方法 一、时间管理方法的演变过程 1、第一代的时间管理利用便条、备忘录 和记事本之类的记录来记下工作的重点 。 这是对所有要做的事情全盘接受的态度。 2、第二代的时间管理方法更注重计划性， 人们利用安排表、效率手册以至于商务 通等电子手段来安排工作事项。 3、 ABC分类法：阐明价值，确定优先。 把面临的所有任务按照重要性和紧急性， 分为 ABC三类。重要性是指，它对于实 现总目标具有重要意义，对工作的成败 具有决定性影响；紧急性是指，它在时 间上刻不容缓，不如期完成就会造成损 失，影响全局。 A类：重要而紧急的事情； B类：一般重要和一般紧急的事情； C类： 无关紧要的事情。 一般而言， A、 B、 C三类工作占总工作 量的比例分别为： 20%-30%、 30%-40%， 40%-50%；对这三类工作的时间分配应 该倒过来， A类投入 60%-80%， B类投入 20%-40%， C类尽量不投入。 二、第二方框方法（第四代管理方法） 投入时间于重要而不紧急的事。（见下 表） 紧急 不紧急 重 要 迫切的问题，限期完 成的工作；压力，精 力消耗身体透支 准备工作，预防措施，制 定计划，发展关系，增进 能力；有远见，有纪律， 有控制，平衡，危机少 不 重 要 造成干扰的事，一些 电话、信件，一些报 告、会议，许多迫在 眉睫的事，符合别人 期望的事；牺牲目标 和计划，短期行为， 感到受害失去控制， 变色龙的名声，肤浅 或破碎的关系 忙碌琐碎的事，一些电话、 信件，浪费时间的活动， 愉快的活动，逃避性的活 动；无建树和贡献，被解 雇！ 时间管理小测试（诊断方法） 1你做事情会事先作计划、并注明轻重 缓急吗？ 2你面对一大堆问题时，是否感到束手 无策？ 3你认为自己常常能把最关键的事情处 理好吗？ 4你是否欣赏生活中的许多乐趣？ 5你能否将自己的时间分配在感兴趣的 事情上？ 6你是否常将时间用在自己并不感兴趣 的事情上？ 7. 你会把相应的工作让其他人员来做， 并让他们各负其责吗？ 8你有足够的时间来尽情享受人生吗？ 9你常常花时间与自己并不喜欢的人相 处吗？ 10你能腾出足够的时间来陪伴家人和 朋友吗？ 11你是否常常感到自己浪费了许多的 时光？ 12你能够将足够的时间留在自己的兴 趣上吗？ 13你常同时进行两件事情吗？ 14与你的朋友相比，你比他们忙碌吗？ 15你会花许多时间去做自己并不太喜 欢的事情吗？ 9分以上 你能够目光敏锐地发现对自己来说最重要、最有 意义、最紧迫的事情，并且可以毫不犹豫地逃离 琐碎小事，给自己定目标、下任务。你的生活基 本上是良性循环：你重视爱情、友情和亲情，常 常可以从事物堆中脱身。 4-8分 你对应该优先重视的事情有一定的了解，也努力 应付、争取更高效率的生命。但是在整个工作系 统中，你还不能确切把握，什么是起关键作用的。 你需要更好地提高效率。 3分以下 你还没有建立高效能的时间观念，你的生活节奏 比较缓慢、缺少动力。你需要注意在有限的时间 里，赢得更高的价值。请从两个方面努力：“养 成良好习惯”和“建立时效观”。 我为什么浪费时间？ 原因很多，有主观的原因，也有客观的原因。主观原因 是一个人浪费时间的根源：（ 1）做事目标不明确；（ 2）作风拖拉；（ 3）缺乏优 先顺序，抓不住重点；（ 4）过于注重细节； （ 5）做事有头无尾；（ 6）没有条理，不简洁， 简单事情复杂化；（ 7）不会拒绝别人的请求； （ 8）消极思考。；（ 9）消极拖延：可以等待 明天，开头非常困难；期望发生奇迹，以消极 等待来免除做某事的责任；（ 10）逃避：躲进 幻想世界，该做的事不做，却去做其他的事； 如“从老鼠身上挤奶”一般。 一 良好的习惯是一种个人竞争力 1、每天、每周给自己定学习和工作计划和目标， 在宿舍的台历或记事本上，标注当天或预定的学 习与工作计划，以备遗忘，也可在电脑系统或电 子记事本设置发声装置以便及时提醒； 2、应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率 手册，以备分析检查或查阅待办事项； 3、设身处地考虑自己是否浪费别人时间，或对别 人有无帮助，如情况消极应及时纠正； 4、如一项工作别人做得更好或更合适去做，则应 及时转交他人； 5、对所学的和感兴趣的知识进行系统学习和记录， 一般是当时作出记录，不得已的情况下可事后回 忆补记，尽量做到事前控制； 6、根据个人生活规律，选择每天精力最充沛、思 想最集中的时间，去处理最重要的事情，如背单 词，做练习。这会达到事半功倍的效果； 7、克服“办事拖延”的鄙习，推行一种“限时办 事制”，规定在限定时间内（如 4小时、 8小时、 当天）将学习或工作办完； 8、将一些不太重要的事集中起来办或联办。 二、现在就做 （ DO IT JUST NOW） 许多人习惯于“等候好情绪”，即花费 很多时间以“进入状态”，却不知状态 是干出来而非等出来的，最佳时机是需 要把握的。请记住，栽一棵树的最好的 时间是 20年前，第二个最好的时间是现 在，手中的鸟比林中的鸟更有效。 三、 学会说“不” 计划赶不上变化是经常遇到的情况，确实有很多时 候自己原本已安排好了计划，但是经常会临时出 现一些变化。例如，朋友拉你打牌或喝酒，会占 用你大部分自由时间，在这种情况下，要学会恰 当地拒绝，这是时间管理中的摆脱变化和纠缠的 一种很有效的方法。但是拒绝时要讲究技巧，不 宜直截了当，而要委婉，用他人觉得确实是合理 的理由来拒绝。要学会限制时间，不仅是给自己， 也是给别人。不要被无聊的人和无关重要的事缠 住，也不要在不必要的地方逗留太久，不要将整 块的时间拆散。一个人只有学会说“不”，他才 会得到真正的自由。同时也要避开高峰，如避免 在高峰期乘车、购物、进餐，可以节省许多时间。 四、时间价值观念 避免“一分钱智慧，几小时愚蠢”的事 例，如为省两元钱而排半小时队，为省 两毛钱而步行三站地等等，都是极不划 算的。对待时间，就要像对待经营一样， 时刻要有一个“成本和价值”的观念， 要注重时间的机会成本，使时间产生的 价值最大化。 五、积极休闲 不同的休闲会带来不同的结果。积极的 休闲应该有利于身心的放松、精神的陶 冶和人际的交流，有利于提高办事效率； 而且随着经济和生活水平的发展，一些 休闲性的活动也能放松性的解决问题， 如通过打篮球、网球等共同爱好来结识 不同的朋友也能提高办事效率。 六、集腋成裘 生活中有许多零碎的时间很不为人注意，琐碎 时间一般长度为 1 15分钟，绝大多数的人不 会在这段时间做一些有意义的事情。 其实这些时间虽短，但却可以充分利用起来做 一些事情。比如等车的时间可以用来思考下一 步的工作，翻翻报纸乃至记几个单词；运动时 可回想遇到困难的事会急待解决的事等等。在 疲劳之前休息片刻，既避免了因过度疲劳导致 的超时休息，又可使自己始终保持较好的“竞 技状态”，从而大大提高工作效率。 七、搁置的哲学 不要固执于解决不了的问题，可以把问 题记下来，让潜意识和时间去解决它们。 这就有点像踢足球，左路打不开，就试 试右路，总之，尽量不要“钻牛角尖”。 不要开展无谓的争论，不仅影响情绪和 人际关系，而且还会浪费大量时间，到 头来还往注解决不了什么问题。说得越 多，做得越少，聪明人在别人喋喋不休 或面红耳赤时常常已走出了很远的距离。 八、多结交比自己优秀的人 一定要跟顶尖人士学习；千万要仔细选 择你所接触的对象，因为这会节省你很 多时间，假设与一个成功者在一起，他 花了四十年时间成功，你跟十个这样的 人一起，你是不是就浓缩了四百年的经 验 ? 九、同一类的事情最好一次把它 做完 假如在做纸上作业，那段时间都做纸上 作业；假如是在思考，用一段时间只作 思考；打电话的话，最好把电话累积到 某一时间一次把它打完。当重复做一件 事情时，就会熟能生巧，效率一定会提 高。 十、确立个人的价值观 假如价值观不明确，就很难知道什么对你 最重要，当你价值观不明确，时间分配 一定不好。 十一、不要想成为完美主义者 每个人的时间有 25%可以控制的；有 75%无法控制的。不要追求完美，而要 追求办事效果。你永远没有时间做每件 事，但你永远有时间做对你来说最重要 的事。 完美主义：还不够好 追求完美只会导致空虚与挫折。 完美主义测试（是或否） 1、当工作的时候，如果遇到别人说话或打岔， 那么注意力会被破坏，并且由此感到愠怒。 2、当你在计划购物时，你是否不想理睬对你 进行促销的人，而是去找一些你需要的信息然 后再作定夺？ 3、你是否对那些行为随随便便的人感到非常 厌恶，并且暗自批评他们对自己的生活太不负 责？ 4、你是否不停地想，某件事如果换成另一种 方式来解决，是否会更加理想？ 5、你是否经常对自己或他人感到不满，因而 经常挑剔自己所做的任何事或他人所做的任何 事？ 6、你是否经常顾及别人的需求，而放弃你自 己的需求和机会？ 7、你是否经常认为自己做任何事都是全力以 赴的，却又常常希望自己能够再轻松些？ 8、是否常常在心里计划今天该做什么，明天 该做什么？ 9、你是否经常对自己的服装或居室布置感到 不满意而时常变动它们？ 10、你是否不断地为别人没能一次就把事情做 好而亲自去重做这项工作？ 十二、考虑不确定性 在时间管理的过程中，还需应付意外的不 确定性事件，因为计划没有变化快，需为 意外事件留时间。 1、为每件计划都留有多余的预备时间。 2、努力使自己在不留余地，又饱受干扰的 情况下，完成预计的工作。这并非不可能， 事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做 事精确些。迫使自己在规定时间内完成工 作，对你自己能力有了信心，你已仔细分 析过将做的事了，然后把它们分解成若干 单元，这是正确迅速完成它们的必要步骤。 3、另准备一套应变计划。 结束语 在学习和工作中要很好地完成就 必须善 于利用自己的时间 。学习和工作是无限 的，时间却是有限的。时间是最宝贵的 财富。没有时间，计划再好，目标再高， 能力再强，也是空的。时间是如此宝贵， 但它又是最有伸缩性的，它可以一瞬即 逝，也可以发挥最大的效力，时间就是 潜在的资本。充分合理地利用每个可利 用的时间，压缩时间的流程，使时间价 值最大化。 案例讨论 案例见教材 289页