公文的写作与处理

公文写作与处理公文写作与处理12 一、一、公文概述公文概述 二、二、公文写作要则公文写作要则 三、三、行政公文格式行政公文格式 四、常用公文的写作要点四、常用公文的写作要点 五、五、公文处理公文处理（一）（一）公文的内涵、特点公文的内涵、特点 （二）（二）公文的种类公文的种类 1.公文的内涵公文的内涵 公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。角色法定角色法定 效力权威效力权威 形式规范形式规范 文种文种，也叫做公文名称，是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发公文目的要求的。在公文中正确标明文种，不但为公文撰写、处理提供便利，而且有利于维护公文的权威性和有效性。通用公文、专用公文；规范性公文、指导性公文、公布性公文、陈述呈请性公文、商洽性公文、证明性公文；收文、发文；上行文、下行文、平行文；平件、急件、特急件；秘密公文、机密公文、绝密公文；非法定性公文：规章、细则、简报、计划、调查报告、会议记录、讲话稿等。命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、会议记要、决议、指示、意见、公报、条例、规定。党的机关公文国家行政机关公文处理依据 中国共产党机关公文处理条例 国家行政机关公文处理办法 用纸规格16开型或A4型 A4型 种类 14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 紧急程度 文件：特急、加急电报：特急、加急、平急 文件：特急、急件电报：特提、特急、加急、平急密级位置 份号下方（首页左上角）右上角成文日期 无规定，多用阿拉伯数字 汉字 根据公文的性质和作用，公文可分为根据公文的性质和作用，公文可分为：规范性公文 领导指导性公文 公布性公文 陈述呈请性公文 商洽性公文 规范性公文是以强制力推行的用以规定各种行为规范的文件。条例如条例如中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例 规定如规定如关于领导干部报告个人重大事关于领导干部报告个人重大事项的规定项的规定 公文内容是作者单方面意志的表示，其规范作用的成立与实现不以对方是否同意为前提条件，具有极强的强制约束力；公文所针对的问题是反复多次适用的、涉及多数人而非少数人的一般的普遍性问题；公文生效程序更为严格和规范，特别是在审批手续和正式公布程序方面非常严格；在效用方面一般均实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则；领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件。命令 决定 指示 批复 通知 通报 决议 意见 公文内容对规定受文者的行为具有强制约束力，有关下级机关及有关个人必须认真遵行；公文所针对的问题带有一定的随机性，涉及特定的问题、特定的人，一般不具有普遍性；有效期一般不长，时过境迁公文即失去执行效用；与规范性公文相比生效程序相对简约，除决定、决议等之外，只要发文机关的法定代表对公文的效用予以确认（如签发），即为有效；在效用方面，一般“溯及既往”，即公文的效力所及不仅针对成文之后发生的有关事物和问题，而且包括成文之前发生的问题，受文者应根据作者要求纠正有关偏向，采取措施弥补不足。公布性公文公布性公文是指直接向国内外公开发布的文件。公告 通告 公报 公文一经形成即直接公之于众，无保密要求；受文者不仅包括各种机关团体等社会组织，而且包括个人甚至主要是个人；所涉及事项性质重要且具有普遍意义或重复发生的特点；除少部分公文为重要消息只需国内或国内国外各方面广泛知晓外，大部分公文对有关方面的行为具有强制约束力，要求严格遵守施行；有关规范多为政策且是反复适用的，所涉及的是多数人和普遍性事务而非特定具体的人或事，有效适用期限虽不如规范性公文长，但比一般的领导指导性公文要长远；公文公布形式多样，可直接张贴、广播，可在报刊上发表。陈述呈请性文件指用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指示或请求批准的文件。议案 请示 报告 特征特征：公文的强制执行效用仅表现为对受文者阅处公文的行为有强制性影响，但不能强制对方执行公文的内容；行文需满足诸多条件限制；语言平和。商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件。函1平等性和沟通性 函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候，也不能使用请示和批复，只能用函，并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同，也要体现平等性和沟通的特点。2灵活性和广泛性 函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位；党政机关、社会团体、企事业单位，均可发函。函的内容和格式也比较灵活，而且不限于平行行文，所以运用得十分广泛。3单一性和实用性 函的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。会议纪要，用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布。1纪实性 会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。会议纪要的撰写者，不能更动会议议定的事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。除此之外，撰写者也不能对会议内容进行评论。2概括性 但是会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来，它要有所综合、有所概括、有所选择、有所强调。会议纪要需要在会议后期甚至会议结束之后通过概括整理才能写出，而不像会议记录那样随会议的进行自然而然地产生。3指导性 除凭证作用、资料作用之外，多数会议纪要具有指导工作的作用。它要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。1.自制文种 2.误用文种 3.混用文种 4.越权使用文种(1)某市人民政府为了巩固城市绿化的工作成果,制发一公布性文件,将保护城市绿地应遵守的有关事项告知全市各界.(2)某市劳动局为了加强对城镇待业人员的管理,进一步做好劳动就业工作,经市人民政府同意,决定对全市城镇待业人员统一进行登记,为此行文告知全市各级劳动管理部门及有关单位.通告通知(3)国务院行文同意河北省人民政府关于设立廊坊市的请示,并对该市行政区域及领导关系予以明确.(4)某市人民政府为适应现代化城市建设的需要,拟在原某林场内建一座具有一定规模的某市植物园,为此,致文省人民政府,请求批准.(5)某市人民政府应本省省人民政府的要求,行文汇报本市乡镇企业发展情况.批复请示报告 练习题公文概述练习.doc二、二、公文写作要则公文写作要则27（一）公文的语言特点（一）公文的语言特点（二）公文的特定用语（二）公文的特定用语（三）公文的结构特点（三）公文的结构特点（四）公文的行文规则（四）公文的行文规则28（一）公文的语言特点（一）公文的语言特点 庄重 准确 朴实 精炼 严谨 规范 29（二）公文的特定用语举例（二）公文的特定用语举例 1.开头用语开头用语 表示称谓表示称谓：如贵厅(局、处)、本厅(局、处)、该同志、该厅(局、处)等；表示依表示依据、原因、目的：据、原因、目的：根据、为了、鉴于、随着、遵照、由于、查、兹、为等。2.过渡用语过渡用语 现作如下指示、现作如下决定(现决定如下)、特通报(通知)如下、现报告如下、批复如下、函告如下等。30 3.引叙用语引叙用语 现悉、谨悉、收悉、现接、已悉、近接、悉、查、奉等。4.经办用语经办用语 经、已经、业经、请经、兹经、并经、即经、已将、现将、责成等。31 5.期请用语期请用语 请、敬请、恳请、谨请、务请、特请、报请、望、且请、敬请、恳请、谨请、务请、特请、报请、望、且望、希望、希、尤希、盼、烦请、望、希望、希、尤希、盼、烦请、请批复、请指示、请函复、请批示、请批转、希遵照请批复、请指示、请函复、请批示、请批转、希遵照执行等执行等 6.表态用语表态用语 可行、同意、照办、准予、不可、不同意、原则统一、可行、同意、照办、准予、不可、不同意、原则统一、按此办理、按此执行、暂不执行、遵照执行、参照执按此办理、按此执行、暂不执行、遵照执行、参照执行等行等 7.结尾用语结尾用语 为盼、为要、此告、特此通报、特此通知、现予以公为盼、为要、此告、特此通报、特此通知、现予以公布等布等32（三（三）公文正文的结构特点）公文正文的结构特点 1层次和段落 2照应和过渡 3开头与结尾33关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市、县人民政府，省府直属单位：袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。为表彰袁汉辉 同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，省人民政府决定：一、给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元。二、给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元。三、给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。广东省人民政府（印）二OO三年八月十五日 公文正文的基本内容模块一般来说有五个，即公文正文的基本内容模块一般来说有五个，即“依据依据”、“目的目的”、“文种承启语文种承启语”、“事事项项”、“要求要求”。在上例中，所标的内容为依据；所标的内容为目的；所标的内容为。在上例中，所标的内容为依据；所标的内容为目的；所标的内容为文种承启语；所标的内容为事项；所标的内容为要求。实际上也是三大块：开头（依文种承启语；所标的内容为事项；所标的内容为要求。实际上也是三大块：开头（依据、目的或原因）、主体（事项、要求或希望）、结尾（可省略）据、目的或原因）、主体（事项、要求或希望）、结尾（可省略）34 正文写作的基本模块：依据目的文种承启语事项要求 开头 +正文 +结语35（四）公文行文规则（四）公文行文规则 1.根据机关之间的工作关系准确行文根据机关之间的工作关系准确行文 2.选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。3.正确选择主送机关与抄送机关，严格控制抄正确选择主送机关与抄送机关，严格控制抄送对象的范围。送对象的范围。4.坚持坚持“党政分开党政分开”的原则。的原则。5.联合行文时，作者应是联合行文时，作者应是“同级机关同级机关”。6.行文前必须对有关问题协商一致行文前必须对有关问题协商一致。36行文关系行文关系 行文关系是机关单位之间的组织关系在公文运行中的的体现。这就必须首先弄清我国社会组织的机关单位。（一）政权机关 （二）团体机关（三）实体机关 37 行文关系行文关系 有四种 一是上下级关系 二是隶属关系 三是平级关系 四是非隶属关系 38行文方向行文方向 上行 下行 平行 泛行39上行文 1、逐级上行文：是指下级机关直接向所属上级机关的一种行文方式。是上行文最基本最常用的一种方式。2、多级上行文：是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。3、越级上行文：是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，各更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。40下行文 1、逐级下行文：是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。2、多级下行文：是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。3、直接行文：是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。41 平行：指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。泛行：指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。42行文方式行文方式 行文方式，指行文的方法和形式。实际上就是公文传递路线的结构形式。43从行文对象分 逐级行文：向直接的上级或者直接下级行文。越级行文：越过自己的直接上级或下级行文。多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文。普发行文：向所属各机关及其部门、单位一次性行文，主送机关使用泛称。通行行文：向隶属机关和非隶属机关以及社会群体一次性泛向行文。44练习（1）党的机关与行政机关应尽量减少）党的机关与行政机关应尽量减少联合行文。联合行文。（2）中华人民共和国人事部是）中华人民共和国人事部是“正部正部级级”，国家统计局是，国家统计局是“副部级副部级”，两者，两者不同级，因此不能联合行文。不同级，因此不能联合行文。（3）存在领导被领导关系的机关间行）存在领导被领导关系的机关间行文一般应采用逐级行文方式。文一般应采用逐级行文方式。正确正确错误错误正确正确45（4）非同一组织系统的机关不能联合）非同一组织系统的机关不能联合行文。行文。（5）联合行文时，作者的行政级别必）联合行文时，作者的行政级别必须完全对等须完全对等。错误错误错误错误46 练习题.doc47三、三、行政公文格式行政公文格式48国家行政机关公文处理办法第3章规定：“公文一般由秘密等级秘密等级和保密期限保密期限、紧急程紧急程度度、发文机关标识发文机关标识、发文字号发文字号、签发人签发人、标标题题、主送机关主送机关、正文正文、附件说明附件说明、成文日期成文日期、印章印章、附注附注、附件附件、主题词主题词、抄送机关抄送机关、印印发机关发机关和印发日期印发日期等部分组成。”49乌鲁木齐市第一中学乌鲁木齐市第一中学文文 件件 乌市一中校发20081号 签发人：XXX空2行标题小标题小标宋体标宋体2号号关于关于X X X X X X X X X X X X X X 请示请示市教育局：为了进一步提高学生的X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X仿宋3号空4mm正文仿正文仿宋三号宋三号空两行空两行空一行空一行签发人姓名签发人姓名用三号楷体用三号楷体三号仿宋小标宋体50（一）（一）眉首写作眉首写作（二）主体写作（二）主体写作（三）版记写作（三）版记写作51（一）眉首写作（一）眉首写作1、公文份数序号、公文份数序号 2、秘密等级和保密期限、秘密等级和保密期限 3、紧急程度、紧急程度 4、发文机关标识、发文机关标识 5、发文字号、发文字号 6、签发人、签发人 52一、公文份数序号一、公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如份号“0288”，即表示此份具体文件是该文印发的第288号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。编制份数序号至少应不少于两位，即“1”编为“01”。53二、秘密等级和保密期限二、秘密等级和保密期限 秘密等级就是公文内容涉密程度的等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。我国保密法将秘密等级分为：绝密绝密、机密机密、秘密秘密三级。54标识秘密等级，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用号隔开。如“绝密1年”。55三、紧急程度三、紧急程度 紧急程度，是指送达和办理公文的时限要求。目的是保证公文处理的时效性。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应标“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。56标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。57四、发文机关标识四、发文机关标识 发文机关标识，由发文机关全称或规范化简发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加称后加“文件文件”组成。组成。如“广东省人民政府文件”、“广州市公安局文件”；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”两字。58联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”2字置于发文机关名称的右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小，行距缩小。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号不确定，美观醒目为原则。59五、发文字号五、发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。其位置在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，不要把“2019”简化为“19”，用六角括号“”括入，不要用方括号“”或半圆括号“（）”。60机关代字一般由2个层次组成。第1层次是发文机关代字，第2层次是发文机关主办文件的部门的代字，如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。有的机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。61行政机关之间联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。发文字号的作用是便于分类归档，查找及引用。发文字号的位置在发文机关标识下空2行。发文字号应居中排列。62六、签发人 上行文应当注明签发人、会签人姓名上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发签发人姓名平行排列于发文字号右侧。这时，发人姓名平行排列于发文字号右侧。这时，发文字号不要居中。文字号不要居中。发文字号居左空1字，签发人居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。63如果有多个签发人，或者有的文件按规定，还需要标注会签人，那么，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列.64签发人标注中的常见错误 1、上行文未标注签发人姓名 2、下行文也标注了签发人姓名。上报公文应当在发文字号右侧标注签发人，签发人后面标注签发人姓名。下行文和平行文没有必要标注签发人姓名。3、标注不规范.签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）65（二）（二）主体写作主体写作1、标题、标题 2、主送机关、主送机关3、正文、正文4、附件说明、附件说明5、发文机关、发文机关6、成文日期、成文日期7、公文生效标识、公文生效标识8、附注、附注661.标题标题按办法第10条第6项规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”67公文标题一般由发文机关、事由（即主要内容或发文目的）、文种三部分构成，如广州市人民政府关于整治东风路的通告就由三部分构成。公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。68拟写公文标题，应该一要选准文种，要根据各种文种适用范围、发文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系选择适于表达公文内容的文种，这也是公文规范的要求。二要准确表述事由。即事由和公文内容要一致，如不一致就是题文不对，这会使读者产生困惑，因此影响公务办理。三是文字要简明。标题文字不要太长，太长了不醒目。文字应简约而明晰，简而不明也是不可取的。如关于召开治理三乱工作会议的通知假如不适当地省略了“治理”2字，就会变成一则错误的标题。69公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题通常是“一字式排列”（如例1）。广州市人民政府关于全市安全生产大检查的通知 70复杂的长标题，要在保持标题词语结构完保持标题词语结构完整的原则整的原则下，采用两行（如例2、例3）或多行的排布方式（如例4）。例2 局关于开展打击严重犯罪活动的请示例3 审计署关于加强内部审计工作的报告例4 转发省对口支援三峡库区工作领导小组办公室关于对口支援三峡库区近期工作方案的通知71标题中标点的运用.doc72练习：修改公文标题1.某市某局关于批复某问题的函某市某局关于批复某问题的函某市某局关于某问题的函或某市某局关于某市某局关于某问题的函或某市某局关于某问题的复函某问题的复函2.某局关于走私贩私的指示某局关于走私贩私的指示某局关于严厉打击走私贩私活动的指示某局关于严厉打击走私贩私活动的指示3.同意你校关于建立行政学院的请示同意你校关于建立行政学院的请示XX关于建立关于建立XX学校行政学院的批复学校行政学院的批复734.某省教委关于健全建立监考制度的决定某省教委关于健全建立监考制度的决定某省教委关于建立健全监考制度的决定某省教委关于建立健全监考制度的决定5.X单位关于申请批准购置单位关于申请批准购置X设备的请示报设备的请示报告告X单位关于购置单位关于购置X设备的请示设备的请示742、主送机关、主送机关3、正文、正文4、附件说明、附件说明5、发文机关、发文机关6、成文日期、成文日期7、公文生效标识、公文生效标识8、附注、附注75二、主送机关二、主送机关主送机关，指负责处理、执行公文的机关单位。位置：标题左下方，顶格书写，后面用冒号。76主送机关中的常见错误主送机关中的常见错误 1、缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。2、主送机关表述不规范。未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。如77中共中央关于印发中国共产党党校工作暂行条例的通知各省、自治区、直辖市党委，各大军区党委，中央各部委，国家机关各部委党组（党委），军委各总部、各军兵种党委，各人民团体党组：现将中国共产党党校工作暂行条例印发给你们，请结合本地区、本部门的实际情况，认真贯彻执行。中共中央一九九五年九月六日78 3、多头主送，主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。4、主送个人，公文不得主送领导者个人。5、越级主送 一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。79三、正文三、正文正文包括原由、事项和结尾3部分。80正文中的常见错误正文中的常见错误 1、错别字。主要表现：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”2、标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用 81 截至到今年12月8日，我们已经完成文献采购经费近600万元。截止到2006年底，我校共完成“985工程”二期建设经费总额的58.4%。截止目前，全校师生员工中党员比例达30%，教师、研究生、本科生中的党员比例分别为 57%、31%和10%。82现代汉语词典的解释是：【截止】(到一定期限)停止:报名在昨天已经。【截至】截止到(某个时候):报名日期本月底。从词典的解释可以看出，两者意义的差别是很明显的。但在实际使用中，还是有人会使用“截止目前”、“截至到2007年底”等类似的语句。除了意义上的差异，两者还有以下区别：所处的位置不同。“截止”可以用于表示具体时间的词语之后，“截至”只能用于表示具体时间的词语之前。例如:参赛报名日期到7月l日截止。参赛报名日期截至7月l日。“截止”后不能直接跟时间名词作宾语，如果“截止”后出现名词，那它们之间的关系不是动宾关系而是定中关系，而且这些名词是抽象的而不是具体的。如“截止时间”、“截止日期”。“截至”后面可直接跟表示时间的名词作宾语，且宾语表示的时间必须是具体的，不能是抽象的。如“截至今年年初”可以说，“截至时间”“截至日期”等则不能说。所以，例是错误用法，应该用“截止”；例正确；例应该用“截至”。83 因水源污染造成传染病的，其水源必须经卫生检测合格后，方可重新起用。经学校研究同意，自即日起正式启用“中国共产党北京理工大学生命科学与技术学院委员会”印章。特别要大胆启用年轻优秀人才，帮助他们树立敢为天下先、勇攀高峰的自主创新的勇气和信心 84 【启用】开始使用：印章。新域名。铁路已建成。【起用】重新任用已退职或免职的官员。提拔使用：新人。大胆年轻干部。853、随意简称。如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。4、随意使用字体字号 正确的是使用3号或4号仿宋体。865、数字使用不规范 应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十四大”错成“党的14大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。87要求使用阿拉伯数字的情况 (一)公历世纪、年代、年、月、日和时刻均使用阿拉伯数字。年份要写全数，不能简化、省略。例如：公元前18世纪；20世纪80年代；2006年12月31日；13时40分50秒；2007年。(二)计数与计量和统计表中的数值。如正负整数、分数、小数、百分比、比例等必须使用阿拉伯数字。例如：20；-25；1/15；1.26；12；2：4。(三)代号、代码和序号。部队番号、文件编号、证件号码和其他序号均应用阿拉伯数字。例如：8341部队；鄂财200719号文件；3738次特别快车；期刊号CNll一1000D；邮发代号371；95号汽油；HP-5100型打印机。(四)引文标注中版次、卷次、页码、除古籍应与所据版本一致外，一般均应使用阿拉伯数字。例如：江泽民的科学的本质就是创新一文，见江泽民文选第3卷，人民出版社2006年8月第1版，第101页。88要求使用汉字的情况 (一)公文中作为定型的词、词组、惯例语、缩略语、具有修辞色彩的词语中作为词素须使用汉字。例如：一律；一方面；十滴水；四氧化三铁；第四季度；八国联军；第三世界；八九不离十；相差十万八千里。(二)概数和约数 1、邻近的两个数字，并列连用表示慨数时，应使用汉字，并且两个数字之间不能用顿号“、”隔开。例如：三四天；五六米；七八十岁；一二百套。2、带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。例如：十几天；几十年；一百几十次；几十万分之一。(三)整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，也可以用汉字，但要注意照顾到上下文的统一。例如：一个人；四本书；六辆车；读了十遍；八个百分点 (四)含有月日，简称表示事件、节日和其他意义的词组须使用汉字。例如：七七事变；五一国际劳动节；“三农”问题；十六大。(五)星期几一律用汉字。例如：星期一；星期五。(六)公文中成文日期和部分结构序数须使用汉字。89(一)用“多、余、左右、上下、约”等字表示的约数一般使用汉字。但如果公文中出现一组具有统计和比较意义的数字，其中既有精确数字，也有约数时，为保持公文局部体例上的统一，其约数也可以使用阿拉伯数字。例1：会计学会举行全国性评奖十余次获奖作品有一千多件。学会吸收了四千名会员，其中三分之一是有成就的中青年。另外，在三十个省、自治区、直辖市还设有分会。例2：省金融学会召开课题调研交流会7次，共收到课题调研文章800余篇，其中有200多篇获奖。90(一)尾数有多个零的整数值的写法，可改写为以万、亿作单位。例如：345000000可写成34500万或345亿，但不能写成3亿4千5百万。(二)用阿拉伯数字书写的数值不能断开移行。(三)用阿拉伯数字表示数值的范围时，使用连接号“”或波浪式连接号“”。例如：1990年一2006年；10元50元；200米-500米。(四)“一”和“两”的用法不同。1、读数目字时用“二”，例如：“一二三四、零点二(02)、三分之二”；用作序数时，应当用“二”，例如：“第二、二姐、二次大战”。2、在与量词连用时应当用“两”，例如：“两本书、两个月、两次”；表示双方用“两”，例如：“两便、两可、两全其美”；表示约数或不确定的数字用“两”，例如：“过两天再说、他真有两下子、我跟你说两句话”；在新的度量衡单位前一股用“两”，例如：“两吨、两公里”；在“半、千、万、亿”前多用“两”，例如：“两半、两千、两万、两亿”。91 (五)“翻番”和“倍数”的用法。1、数量成倍的增加时用“翻番”。例如：点钞速度翻番；地税收入十年翻了两番。2、在用数字对比时，绝对数增加较多、差别较大时常用倍数，减少或降低时不能用倍数，而是用“百分之几”的提法。例如：我国的行政管理费在过去的25年里增长了8.7倍；2005年乡镇行政编制比改革前减少20；2002年财政对教育投人比1995年降低12。92(七)公文中的结构层次序数，要段落分明，前后一致。要求第一层为“一”，第二层为“(一）”，第三层为“1”，第四层为“(1)”，第五层为“”。个别情况也有使用拉丁字母A、B、C和罗马数字I、序数的。还有的不使用序数,而在各层标题中用不同的字体或字号居中排列。93练习题：修改下面的语句。1 领导干部要严格要求自己，不要沾染上不良行为。领导干部要严格要求自己，不要沾染上不良行为。领导干部要严格要求自己，不要沾染上不良风气。领导干部要严格要求自己，不要沾染上不良风气。2 局领导积极采取措施，提高和培养干部的政策水平。局领导积极采取措施，提高和培养干部的政策水平。局领导积极采取措施，提高干部的政策水平。局领导积极采取措施，提高干部的政策水平。3 由于同志们的努力，使今年的工作任务完成得很好。由于同志们的努力，使今年的工作任务完成得很好。由于同志们的努力，今年的工作任务完成得很好。由于同志们的努力，今年的工作任务完成得很好。4 除个别市县外，全省各市县都按照省政府的要求，对挤除个别市县外，全省各市县都按照省政府的要求，对挤占挪用教育经费问题认真进行了检查处理。占挪用教育经费问题认真进行了检查处理。除个别市县外，全省绝大多数市县都按照省政府的要求，除个别市县外，全省绝大多数市县都按照省政府的要求，对挤占挪用教育经费问题认真进行了检查处理。对挤占挪用教育经费问题认真进行了检查处理。94四、附件说明四、附件说明附件说明是正件附属材料名称和件数的标注。位置：公文如有附件，在正文下空 l 行左空 2 字用 3 号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号 和名称。95附件标识中的错误 1、有附件不标注 2、附件名未标全称 3、标注不规范 4、内容不适 96五、发文机关五、发文机关发文机关标识中的错误 1、未标发文机关名称，用印章代替.单一机关机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。2、发文机关未用全称或规范化简称97六、成文日期六、成文日期成文日期指公文生效的时间。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责签发日期为准。应用汉字将年、月、日标全，如“一九九九年五月十日”，零写成O。98七、公文生效标识七、公文生效标识印章是公文效力最权威的凭信。公文除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，都应该加盖印章。99单一机关制发的公文单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空 4 字；加盖印章应上距正文 l 行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。100签署：是指签发公文的领导人亲笔在正式发出、正式使用的公文正本落款处签注姓名的活动。我国的公文大都以用印为生效凭证。命令等以领导人名义发出的公文则以签署为生效标志。签署权为机关正职负责人所有，除特殊情况（如正职因故离职）外，一般不能由副职代签。101八、附注八、附注附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。公文如有附注，用3号宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下成文日期下1行。102103（三）（三）版记版记1 主题词2 抄送机关3.印发机关和印发日期4.版记中的反线5.版记的位置1041 主题词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。“主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空 1 字。1052 抄送机关。是指主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，标注时应当用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送机关，在主题词下 l 行；左右各空 1 字，用 3 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送 机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。1063.印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占 l 行位置；用 3 号仿宋体字。印发机关左空 l 字，印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。1074.版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。1085.版记的位置版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。109练习题：不定项选择 1、以下属于公文主体部分的要素有、以下属于公文主体部分的要素有_。A、附件说明、附件说明 B、主送机关、主送机关 C、抄送机关、抄送机关 D、附件、附件 2、公文标题、公文标题_。A、一般应标明发文机关、一般应标明发文机关 B、不应标明发文机关、不应标明发文机关 C、一般不用标点符号、一般不用标点符号 D、特殊情况可任意用标点、特殊情况可任意用标点符号符号 3、完整的公文标题包括、完整的公文标题包括_三个部分，三个部分，简称标题三要素。简称标题三要素。A、发文机关、发文机关 B、发文原因、发文原因 C、公文事由、公文事由 D、文种、文种 ABDACACD110省人事厅年三月二十九日五、五、公文处理公文处理l（一）（一）收文收文处理程序与方法处理程序与方法l（二）（二）发文发文处理程序与方法处理程序与方法l（三）（三）办毕公文办毕公文的处理的处理165（一）（一）收文处理程序与方法收文处理程序与方法l收文处理是收受公文并从中提取有关信息，处理有关公务的过程，是收文机关履行其法定职能，使公文产生实际效用的过程。包括签收签收、登记登记、审核审核、拟办、批办、承拟办、批办、承办、催办办、催办等程序。166签收签收l签收是指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备的通信设备收取公文。签收包括对公文的鉴别、清点、核对、检鉴别、清点、核对、检查与履行查与履行签注手续等活动。167登记登记l登记是指登录反映公文有关信息的过程。公文登记的形式有：簿式、卡片式、联单式及电脑登记等。l收文登记的范围有：l 上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件。l 下级机关文件。包括请示性、报告性文件。l 重要的带有密级的刊物、资料。l 其他机关商洽问题和需要答复的文件。l 上级机关召开会议印发的会议文件材料。l收文登记的形式，一般可分为簿册式、联单式和卡片式三种。168审核审核l收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。l审核的重点是：l是否应由本机关办理；l是否符合行文规则；l内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；l涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；l文种使用、公文格式是否规范。169拟办拟办l拟办是指由文秘部门文秘部门对收文如何办理提出建议性处置意见建议性处置意见活动。l做好拟办工作，要求做到以下几点：l（1）拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。l（2）要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。l（3）如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。l（4）拟办意见不是具体的承办计划和方案，文字要简明扼要，除讲明简单的理由之外，不要作深入的阐述，拟办意见之下，要签署拟办人姓名和拟办日期。170批办批办l批办是指机关或部门的领导人对来文办理提出指示性意见指示性意见的决策性活动，批办有利于加强公文办理的集中领导。l批办的主要内容：l 提出处理该份文件所述问题的原则和方法。l 提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人、规定承办的时限。l 凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。l 各项批办意见，均应郑重地填写公文处理单的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名和批办日期。171承办承办l承办是指对公文的阅读、贯彻执行与办理，公文只有经过承办才能产生切实的效用，是公文处理的中心环节。l承办部门或承办人员在处理来文过程中要注意以下几点：l 对有领导具体批示意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图及时办理，不得延误推诿。l 对没有领导签署批办意见的公文，即一般性公文，应根据有关的文件精神、有关规定或按以前的惯例，酌情办理。l 对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文草稿请有关部门或单位会上，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。l 来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人员要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。172催办催办l指根据承办时限和有关要求对公文承办所实施的监督控制并促使文件精神得以落实的活动。催办有利于加速公文的有效运转，有利于避免公文的积压延误，对公文效用的迅速实现具有促进作用。l催办工作应注意做到以下几点：l 要明确催办范围 要将催办落实 要建立和加强公文催办工作的组织机构173（二）（二）发文处理程序与方法发文处理程序与方法l发文处理的一般程序包括草拟、审核、签草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。174文稿草拟文稿草拟l经过对有关信息材料的收集加工和再创造，系统地记录有用信息，使机关的意志见诸文字，草创供进一步完善的原始文稿l草拟公文方面主要存在这样几个问题：l一是使用文种不当；l二是行文目的不够明确，原因不够充足，依据的政策不够全面或不准确。比如，一些已经停止执行的文件或政策有时还作为行文依据；l三是引文、结构层次序数、计量单位和数字应用等不够规范等。175l 会商会商 会商由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性，维护政令的统一一致。176审核审核 从一定意义上说，核稿是拟稿工作的延续，而另一方面它又是终审定稿工作的一个组成部分。这项工作对控制公文数量与质量有着重要意义，同时，还可以节省各级领导者用于审阅批改公文的时间和精力。l公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否 符合本办法的规定等。177签发签发l签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文质量与正式效用的最终确认。签发人在批注之前，必须对文稿做全面审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注正式发出意见并签注姓名和日期。文稿经签发成为定稿后，其他人不经签发人同意，均不得再做任何修改，否则将负行政或法律责任。178签发的种类l根据签发人身份、地位及工作程序的不同，签发被分为正签、代签、核签、会签等数种。l正签正签指签发人在自身法定职权范围内签发公文，如机关负责人签发以机关名义对外发出的公文。l代签代签指根据授权代他人签发公文。l核签核签指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文。l会签会签指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关的领导人共同签发公文。179复核复核l 公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。l新的公文处理办法第二十九条专门增加一条关于复核的内容，目的是为了防止遗漏和疏乎大意，确保成文的质量。复核的重点重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料（在办理过程中是否有遗失或缺页）齐全；格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等。l公文处理办法要求“经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审”。180缮印缮印l即以誊录抄写、印刷等方式制作供对外发出的公文。l缮印公文要注意以下几个问题：l 缮印公文要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及换掉层次、段落。l 缮印公文要做到：文字准确无误，设计美观大方，页面整洁清晰，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。l（3）缮印公文要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。181用印用印l机关印章是代表机关职权的一种凭证和标志。公文加盖了印章，才能产生相应的效力。要注意以下两点：l1.首先检查原稿上有无领导人签字。有领导人签字并确认符合规定的，才能在制成的公文上加盖机关印章。l2.加盖印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同。182登记登记l发文登记就是把文件的基本信息在印制前登记发文登记就是把文件的基本信息在印制前登记下来，以便于查阅利用。发文登记也是公文复下来，以便于查阅利用。发文登记也是公文复核工作的有益补充。核工作的有益补充。l发文登记的主要内容有：发文单位、文种、发发文登记的主要内容有：发文单位、文种、发文编号、签发人、拟稿单位、拟稿人、成文时文编号、签发人、拟稿单位、拟稿人、成文时间、转办时间、秘级、紧急程度、发文份数、间、转办时间、秘级、紧急程度、发文份数、文件分类、文件标题、发文范围、主题词等。文件分类、文件标题、发文范围、主题词等。183分发分发l分送是指从发文机关到收文机关的运行过程。一般可分为内送和外送两部分。内送是由秘书人员直接分送给机关领导和有关部门；外投是由机要通信人员送出。l投送文件既要快又要确保安全。无论内送外送都要建立投送登记手续。184（三）办毕公文的处置（三）办毕公文的处置l何为办毕公文？在收文处理和发文处理过程中都存在办理完毕公文的活动。l处置办毕公文的主要活动主要包括：清退、清退、销毁、暂存、立卷归档。销毁、暂存、立卷归档。185l一、公文清退一、公文清退l经过清理将有关办毕的收文按期退归原发机关或由其指定的有关单位。l需清退的公文包括：绝密公文；有重大错漏的公文；被明令撤销的公文；仅供征求意见或审阅的公文；未经本人审阅的领导人的讲话稿；由发文机关指定清退的公文等。186l二、公文销毁二、公文销毁l以各种方式和手段对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。其意义在于保守公文的秘密，避免无用公文的干扰，减少公文管理中无效的工作量。l应予销毁的公文包括：无留存价值的公文；无留存必要的重份公文；不即行毁灭会造成失密和严重损失的公文；一般性公文的草稿，印制中形成的校样、印版等。187l三、公文暂存三、公文暂存l暂时留存保管一部分具有很高查考价值的重份公文（一份已立卷归档）和受多种因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文。其意义在于方便日常查考，减少档案部门的工作压力，挽救确有留存价值的公文使其更充分的发挥效用。188l四、立卷归档四、立卷归档l将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷。l凡反映本机关工作活动的，具有查考利用价值的业已办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。立卷时，要对公文进行科学有效的分类、组合、编目。189练习题l1凡是能反映本机关工作活动的，具有（）的办毕文件，均在立卷范围之列。l A重新判定其价值 B不能准确判定价值l C查考利用价值 D传递有用信息价值C190l2处置办毕公文是依据一定标准对已办毕的文件的（）作出安排。l A过程 B手续l C归宿 D方案C191l3（）是指对收文如何办理提出建议性处理意见。l A拟办 B承办l C拟稿 D注办A192l4哪些文件、必须经过拟办这一环节（）l A下级机关的呈送的文件 B领导明确指示代其提供决策方案的文件l C最终处置权在领导而自己有一定发言权的文件 D机关收进的所有文件BC193l5办理公文是指（）l A把收文立卷归档 B把收文予以执行办理l C撰文对收文进行答复,批转或转发 D在公文传送单上签字BC194l6.档案工作包括 ()。lA档案收集、档案管理、档案利用三个组成部分lB档案收集、档案传递、档案管理、档案利用四个组成部分lC档案清理、档案管理、档案利用三个组成部分lD档案清理、档案收集、档案管理、档案利用四个组成部分A195l7文件的签发主要有哪些形式（）l A代签 B会签C核签 D正签l8如下公文处理环节属于收文处理过程的是（）。l A拟办 B拟稿C批办 D注办ABCDACD196l9下列属于承办工作依据的有：（）。l A上级机关公文 B下级机关公文l C有关法律法规、规章、制度以及有关方针政策 D领导者做出的批示、口头指令或其他形式传授的意图ACD197198