广州日立电梯有限信息系统方案

目 录第二章 系统功能结构图及功能描述一、财务管理功能结构图财务管理系统出纳系统成本管理系统税金管理系统销售管理系统增值税发票打印系统财务数据接口系统报表合并报表汇总固定资产系统总帐系统二、功能描述 财务管理系统：对日常会计事务进行处理及核算。包括总帐系统、工资出纳管理、固定资产管理及报表管理等等。并根据现有资料进行财务分析、预测，提供领导查询。1、 总帐系统：主要是对凭证、帐簿及报表的管理和处理；帐务结转、往来帐管理、项目及部门核算；2、 出纳系统：主要是日常业务管理、银行对帐、票据管理、货币资金的分析；3、 固定资产系统：主要是固定资产卡片管理、日常的固定资产增加、减少、变动管理、计提折旧，资料统计；4、 报表合并及报表汇总：可通过总公司之合并系统进行对子公司的数据进行合并和汇总，可对各子公司的分表进行结构、比率及趋势分析；5、 财务数据接口系统：外部数据接口，有以下两种方式可以将外部数据转入本 财务系统中自动生成记帐凭证，操作方便、灵活。（1） 本系统具有凭证录入的“外部接口”，即可以将Excel文件的数据导入系统中自动生成记帐凭证。（2） 公司具有专用的xx财会记帐接口系统，该系统可以将任意数据库的数据转换成xx财会系统中的记帐凭证数据。具体功能简介如下：l 根据其他应用系统对财务记帐的需求，提供灵活的凭证模板定义工具。l 根据凭证模板及其他系统的原始数据生成记帐凭证，进入xx2000财会软件。并可随时查询对应的记帐凭证。l 输出其他应用系统所需的数据文件。l 自动刷新部门、单位、项目等公用数据，使之在财务系统与其他应用系统中始终保持一致。6、 增值税发票打印系统：通过专门程序控制，数据从计算机输入，存入税控机，在打印机进行打印；即将计算机、税控机、打印机三者连接，进行打印工作的处理；7、 销售管理系统：主要是对销售报价单、销售订单、销售发货单、销售发票、销售业务跟踪（按要求做新的开发）；8、 税金核算管理系统：主要是与增值税发票打印系统相连接，主要以发票管理为主（按要求做新开发）；9、 成本管理系统：进行成本归结、分配，将成本归集和分配数据自动生成凭证转入总帐，通过透视表进行全方位的分析（须按要求做新开发）。第三章 系统配置及系统结构一、系统开发及运行环境：1 以xx公司现有的商品化软件为基础，结合二次开发。2 开发工具: Microsoft Visual Basic 6.0 3 运行环境：Windows 98或 Windows 20004 数据库平台: SQL Server 7.0 二、网络拓扑结构：网络效果：在省局、地级市局、配置一套服务器（总部省局之服务器配置要求较高、可称之为主服务器）、路由器、MODEM，县局（所）则不设服务器，在市局公司之间设立对等网，在市局与省局之间设立分布网，采取集中分布式（混合式）的网络结构。总部省局与市局之间用DDN专线连接，这样，只要赋予权限，省局领导层可在自己的PC机上通过主服务器读取相关的数据进行查询，亦可通过DDN专线直接调取市局单位服务器的数据和进行相关的查询工作，同时，每个县局（所）的使用者均可在自己的PC机上直接从市局的服务器上读取相关的数据，进行相关的工作，这样一来，多个操作者同时进行操作其速度亦能同时保证，同时达到实时、安全的操作效果。三、硬件配置 为了实现和保证广东省电信公司总局与市局、市局与县局（所）之间数据传输的安全性、实时性及速度，建议使用如下硬件配置：1 服务器硬件最低配置推荐配置CPUPIII600PIII800或以上内存256M528M或以上软驱1.44M硬盘10G以上自由空间30G以上自由空间显示器VGA 15”SUPER VGA 15”或17”显示卡VGA卡TMT2鼠标器各种类型的鼠标器打印机各种类型的打印机软件环境要求软件操作系统Windows NT workstation4.0、Windows NT Server 4.0Workstation 4.0、Windows 98 或以上支撑软件Office97或Office2000Dcom98IE5.0splMDAC（Microsoft Data Access Components）2.1数据库SQL Server 7.0网络环境Windows NT 域2工作站硬件最低配置推荐配置CPUPII450PIII500或以上内存128M256M或以上软驱1.44M硬盘6G以上自由空间10G以上自由空间显示器VGASUPER VGA显示卡VGA卡TMT2鼠标器各种类型的鼠标器打印机各类型的打印机第四章 开发方式及开发计划一、 开发方式本系统采取xx公司现有软件产品为基础，结合省电信公司实际需求，以xx公司的技术力量为根本，以省电信公司新的需求信息提供为辅助，进行协助开发。协助开发有如下优点：1 系统需求及时、全面，保证系统的完整及优质。2 缩短开发周期，减少返工率。3 省电信公司为开发提供最为实时和准确的信息，能充分把握系统，易于系统的扩展及维护。4 同时，使省电信公司的有关人员对我司开发之系统有更为全面的了解，有利于后续的实施更进工作。二、 开发计划开发计划由我司派专业工程师到贵司进行调研（调研工作是两至三周完成）后，由我司制定开发计划表（计划表包括内容有：把新增加功能进行细化及明确；确定新开发所需的时间及进度，制定实施进度表）。第五章系统预算费用我司软件价格及新功能的开发费用：（xx公司SQL SERVER 7.0之财务网络版）软件名称每套售价（每套含三个站点）外加站点数（每加一个站点是3000元）金额（RMB）xx总帐报表系统（共3套）xx出纳管理系统（共3套）-xx固定资产管理系统（共1套）-xx报表合并报表汇总系统（共1套）-xx财务数据接口系统（共1套）-xx增值税发票打印系统（须二次开发）不分站点xx远程实施-合 计:RMB注：1. 由于工程管理系统之特殊性，其价格必须进行调研之后才能确定，可以单独签订另一份合同；2. 合同签定之后，我司会免费为贵司作调研及实施。3. 自合同签订之日起，提供一年免费上门服务（广州市区内）；一年免费服务之后的售后服务费按国家财政部规定，每年收取合同总价之15%为维护服务费；4. 有关版本升级费用：如是同一系列之版本升级，我司会免费为贵司提供，如不同系列之版本升级，按财局规定，以不高于当期售价之40%计算。 5. 按版权法，上述软件每一套网络版基本工作站数量为三站（软件不同，工作站数量有可能不同）； 在同一服务器上可开设多套帐，下属子公司、分公司等独立法人、内部独立核算单位及报帐单位，要单独使用上述软件的，必需另行收费。第六章 新系统的实施作为广州本地最大、发展最快的财会软件公司，我们不但具有最为完善的售前售后培训、最为及时的售后服务、最为强大的技术支持，我们同时也具有象圣象集团（全国拥有四十多个分部）、省卫生厅（下属有六百多家单位，分布于全省各地）、中联通（有一百多个分公司及营业点分布于全省各地）、广州日立电梯公司、浪奇集团、华凌空调、等大型企、事业单位的系统培训及实施经验。同时，佛山市政府在1999年购买财务软件向全国实行公开招标，我司一举中标，亦是我司实力的充分体现。在新系统的实施方面，我司有如下的一些措施： 1、 成立项目小组为保证新系统顺利实施，由xx公司与省电信公司共同成立项目小组，负责新系统的管理、实施、协调工作，项目小组包括以下成员：项目小组长：省电信公司一名 xx公司一名（项目经理） 即针对此次整个系统的实施进行实时的监控及指导。技术监督：省电信公司一名 xx公司一名（产品开发经理）技术支持：xx公司技术支持人员若干名 主要职责是实现省电信公司财务部的实际业务通过我司之系统可完好运作起来。为了系统实施可同时省电信公司全面开展，我司会派出3-4名技术人员进行现场的技术指导。（1） 为了保证在省电信总部、市局、县局（所）可同时实施新软件。 xx公司采取以下措施保证新系统同时顺利实施： 软件经本公司技术部严密测试，确保软件质量稳定； 各地用户经集中培训后，由xx公司总部派出专业技术员负责软件安装、调试、试运行等工作，保证新系统在各单位能同时实施； 如有新用户（以前未使用软件），由xx公司设置模板帐套，将省电信公司通用明细科目及报表全部设置正确，减少系统初始化工作量； 对已经使用软件的用户，可使用xx软件数据导入功能，可将旧系统的数据导入新系统。2、 进行大规模的培训。 我司会采用集中式的培训-即由省电信公司统一组织各级的有关人员，再由我司统一安排场地、器材、教材及讲师同时进行培训；亦可由省电信公司提供场地。 培训方式采用集中式培训的方式，由xx公司提供相应的培训场地、专业讲师、器材及教材，培训时间约2天。 培训场地、器材xx公司与南方CAD联合在天河软件园内设有培训中心，培训中心内设有多-媒体课室、机房、投影仪、幻灯机等先进设备，可同时容纳200名学员学习 培训教材xx公司根据各学员的实际情况编写会计电算化教材，内容包括以下：SQL Server 7.0的基本操作及维护xx软件功能介绍xx软件具体操作模似练习（按照制造行业财务体系，提供一套完整的财务数据，由学员按以下流程练习：初始化凭证处理帐簿查询及打印汇总表查询及打印报表编制结帐）软件使用中日常故障（硬件、软件、网络故障）的处理xx软件操作技巧会计电算化日常管理制度 讲师按照中级会计电算化考证班的要求配备相应的讲师 考核为检查培训效果，学员经过以上教程的培训，参加xx软件操作员考试，试题由xx公司编写，考试合格者颁发合格证书，不合格的学员参加第二期的培训，直至考试达标为止。3、 保证开始使用新系统的3个月内各部门能得到快速响应的咨询服务。（1） 本公司特设置售后服务热线：020，020转201，随时为用户提供xx软件电话服务，本项服务长期免费提供（公休时间除外）；（2） 本公司可以通过信函向用户提供售后服务；（3） 用户可以预约到xx公司接受售后服务；（4） 本公司提供远程售后服务，用户遇到使用故障时，可通过直线电话和MODEM（用户应自备此设备），呼叫本公司或当地代理的售后服务热线，接受即时的售后服务。本项服务长期免费提供，但须由用户呼叫本公司售后服务热线；（5） 上门售后服务：用户在使用软件过程中，出现故障不能通过电话解决和“远程售后服务”解决，确需本公司派人上门售后服务。市区用户24小时内，市区外72小时作出上门售后服务；（6） 本公司提供指导用户准备验收资料，协助用户通过市财局的以机代帐验收服务；（7） 本公司可以协助用户制定会计电算化计划及建立完善的会计电算化管理制度；4、 新系统实施方法为了更好地使客户有计划、有目的地建好帐、用好帐，特采用“引导式建帐法”，引导用户顺利地对整个工程进行实施，具体程序如下：注：具体表格在合同签定后由本公司提供。1） 了解客户基本情况在与客户签订销售协议（合同）后，要对客户的类型、财务、硬件等几方面情况有充分了解，填制完成“客户基本情况表”2） 确定工程计划与客户商定确定培训软件、安装、输入、试运行等具体工作的时间进度，填制“工程进度计划表”3） 培训按照“工程进度计划表”的要求对客户有关人员进行培训，这是最关键的一关，关系到用户以能否顺利建帐。4） 建帐对客户进行培训完后，将建帐的各种工作底表发给客户并讲解各表的填制方法，由客户自行填制。第一步：建帐参数的设置 与客户会计主管以及计算机专业人员（即以后的维护人员）共同商量完成“建帐参数设置表”，确定软件使用要求。第二步：会计科目及余额表的整理 将“总帐科目余额表”给管总帐的会计，由他完成所有总帐科目的填制工作；将“明细科目余额表”分别发给各具体管理明细帐的会计人员，由他们整理完成明细帐，并与总帐核对；需往来核算的，将“往来单位科目余款表”发给管往来帐的会计人员填制。需项目核算的，将“项目科目余额表”、“需进行项目核算的科目表”、“项目核算栏目定义表”发给管理项目核算会计人员清理完成此表，需进行部门核算的，将“需资金计息明细表”发给经管会计填制、另外将“常用凭证表”、“常用摘要表”、“各种表格清单表”发给每个会计人员，让他们将各自常用凭证、摘要表格整理出来。第三步：客户复核 所有表格资料填制完成后由会计主管及专管人员将所有资料集中核对，主要是检查遗漏和错误。第四步：代理商复核 从软件角度出发，对所有表格复核，各表审核完后要经办人签字，报主管签字，送还客户。第五步：输入计算机并复核 将审核无误的工作底表输入计算机中，在计算机中将帐建起，经代理商审验无误，便可输入日常业务，代理商进入维护期。第六步：建立维护档案5、实施进度表 对于省电信公司更为详尽的需求及实施情况，我司会于双方签定合同后，由xx公司派出专门的系统实施调研人员到省电信公司进行详尽的调研后，再作出详尽的实施进度表，然后由我司及省电信公司参照此实施进度表，进行具体的实施工作。第七章 xx软件服务体系及收费标准xx软件服务体系包括：售后服务的内容、技术支持人员的管理、售后服务管理制度。 售后服务的内容：1、 制订系统实施及配套方案 根据用户需求，制订相应系统实施计划，并向用户提供硬件及网络配置方案，需要提供硬件或网络设备的用户，xx公司提供相应的配套服务；2、 软件安装及调试 xx公司将选派多名熟悉设备安装、调试及电算化工程实施的工程技术人员组成项目支持小组，根据系统实施计划，参与项目的实施工作，对购买的软件进行现场安装及调试，直到软件能正常运行。3、 系统培训由本公司派出技术员对操作员进行现场培训（或用户到我公司接受培训），培训内容为所购软件的功能及相关的电脑知识。（1）培训内容：l 操作xx软件必需的计算机基础知识；l xx软件的操作使用；（2）培训方式l 用户购买xx软件后，用户必须上门到xx公司培训中心接受系统 培训，合格后方可操作xx软件；l 单机版免费培训两人，网络版免费培训五人；（3）培训费用：l 培训人数超过规定人数：每人50元/人日；l 因客户操作人员更换，需重新培训：每人100元/人日；l 购买时间超过一年以上的客户，需培训：每人100元/人日；4、 远程技术支持 用户在使用中遇到故障时，可通过MODEM联通本公司的网络，用户可获得实时的技术支持；5、 实地技术支持 用户在使用中遇到故障时，在接到书面或电话报障后立即做出答复，需要上门解决，在24小时内到达现场处理故障；6、 初始化建帐指导服务 用户购买软件后，本公司派出专门的技术员，根据用户的会计实务（如会计科目结构、核算侧重点等）指导用户建立合适帐套 ；7、 设置热线电话，用户遇到问题可拨打热线电话，随时为用户提供服务；8、 通过信函向用户提供服务 本公司定期编写xx软件操作疑难解答，通过信函方式向用户免费提供；9、协助省电信公司制定会计电算化管理制度以及准备旧系统转入新系统（主要是财务数据的导入）收所需的资料；10、二次开发服务用户购买的是商品化软件，当用户的需求发生变化时，xx公司可根据用户的需求对现有的软件进行二次开发；11、系统初始化服务 根据用户的需要，由本公司派出人员帮助用户输入初始化数据及旧系统转入新系统工作，本项服务可根据具体情况协商收费；把其他财务软件的数据导入到xx财务软件的收费标准如下：收费按帐套、月凭证分录数计算；l 每帐套、每月的凭证分录数1000、3000条分录，按800元/月。12、提供软件操作手册、技术说明等相关文档资料；13、提供软件安装盘（光盘）及其它配套的附件。（1） 免费维护的期限及服务内容。 xx软件用户自购买之日起，可享受一年免费服务。免费服务内容参照以上“售后服务内容”，其中“系统初始化服务”及“二次开发服务”为有偿服务，（2） 免费维护期过后会明确软件供应商和软件使用者的权利和义务。（如：哪些问题属于供应商责任，哪些问题属于使用者责任，出现如数据丢失、数据混乱、数据错误、系统运行不正常等问题后应如何解决？）免费服务一年后，可收取服务费，以财局规定，每年收取软件总价的15%。以下项目（不论是否在一年免费预备期内）实行收费维护工作。u 因用户非法操作所造成数据丢失等带来的数据维护工作。u 负责实施单位电算化软件升级服务。 （参照xx公司规定有关条款执行）14、xx软件产品保修（1）、保修项目：l 光盘、加密狗及操作说明书在开封后发现有物质材料性损伤，免费包换；l 非正常原因造成的物质性损坏（带电操作、丢失等），收取工本费；（2）、收费标准：收费项目收费标准光盘30元/张加密狗300元/只操作说明书50元/本17、xx软件高级培训（1）培训项目：l xx公司为培养电脑高级应用及维护人员，特举办高级电脑人员培训班。l xx公司合法用户可自愿报名本公司高级电脑人员培训班，致电020转201找陈小姐。 （2）收费标准：培训内容收费标准备注ACCESS数据库培训班400元/期每期3天SQL_SERVER数据库培训班800元/期每期3天网络培训班800元/期每期3天第八章 系统实施时间安排（初定）一、 软、硬件安装阶段（2天）根据用户订购的软、硬件清单，由本公司在用户使用现场进行软、硬件的安装调试工作。二、 培训阶段（4天）使用户了解、掌握该财务系统所具有的功能，为实施该系统打下基础。 培训阶段分四天进行： 第一天：培训初始设置 目的：建立帐套，为制单作好坚实基础。 内容：先了解帐套中各功能模块的作用、建帐、财务分工、设置凭证类别、结算 方式、科目级长、标准摘要、汇率设置、会计期间、科目设置等。 第二天：培训各功能模块设置 目的：衔接各功能模块与科目之间关系以及如何设置。 内容：录入科目余额、建立单位往来帐、个人往来帐、部门帐、项目帐等。 第三天：培训制单、转帐、登帐、记帐、结帐、打帐 目的：运行帐务。 内容：制作凭证、转帐、复核、登帐、对帐、打帐 第四天：报表编制 目的：制作报表 内容：编制报表（定义格式）、设置计算公式，生成报表及报表管理。三、 试运行阶段（十天）在用户已了解、初步掌握系统为基础上，根据用户单位的实际情况，审核建帐基础，对过去已结帐的一个月的帐务输入运行，得出结果，目的是进一步熟悉、掌握系统，并对系统的动作结果进行验证。（一） 试运行条件：用户单位需备有本单位自用的会计科目以及已结帐的一个月的帐务资料。（二） 试运行方式：按用户是否负责运行的主动性来确定：第一种：由用户单位派出人员负责进行设定编制、操作该财务系统。即在运行过程中，主要设置、编制由用户单位承担，而本公司在此期间配合用户单位作指导、咨询、建议、输入决定等服务。第二种：根据用户单位具备的实际情况，本公司负责进行设定、编制工作，而用户单位提供在设置各项目中所涉及的有关各项相关性、联系性的资料等情况。（三） 试运行步骤：步骤一：先根据用户单位的帐务的情况，确定出凭证类别，结算方式，科目级长，汇率设置，会计期间，会计科目设置以及帐类的运行关系。目的：因该设置的合理性、准确性、相关性关系到以后运行帐务所要达到的正确性、科学性、方便性等方面。所以在该调协上一定要做充分、合理的设置以及它们之间的相关关系的考虑。期限：根据用户单位的规模，一般性企业可用一至二天完成设置工作，集团性或大型企业可用三至四天完成设置工作。 将设置的结果输入计算机，可在培训时间用一天时间完成 步骤二：录入科目余额，运行一个月业务的帐。 目的：检验旧系统与新系统的数据结果是否相同。 期限：录入科目余额，较验平衡，可用一至两天时间完成。输入凭证，转帐等工作，根据实际业务量的大小，可用二至三天时间完成。审核凭证，登帐，记帐，对帐，结帐，查帐，核对结果，可用二天时间完成。步骤三：编制报表，定义数据来源，生成报表。 目的：编辑、定义报表格式，进行帐务取数。 期限：根据已定义好格式的报表，直接生成报表，可用一至二天 时间完成。（四） 系统正式运行：系统正式运行后，本公司提供一个目的现场支持服务，保证用户系统顺利完成。注意：凡有“”表示的内容，在特殊情况下可适当调整。 选用第二种运行方式，本公司将按工作量收取一定的工程费 用。广州市xx系统工程有限公司 2000年11月