秘书与信息工作

办公室工作实务,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,办公室信息工作,学习目标 知识点 1、了解秘书信息工作的原则、基本要求。 2、掌握信息收集的要求和方法。 3、掌握信息整理、存储、开发利用的操作规范和要求。 能力点 1、具备在具体办公环境下的信息工作能力。 2、学会开发新的信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信息。 素质点 1、学会运用科学的方法开展信息调研工作。 2、培养并逐步具备良好的信息意识。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,会说 会写 会做事 会做人,秘书 与信息工作,Company Logo,情景案例 （信息视频导入）,信息产业己经成为日本第一大产业，日本1984年开始实施“综合业务数字网”（ISDN)建设计划。1991年日本加大在电子和通信业方而的投入，1995年出台了“推进发达的信息社会的基本方针”等指导方针。1996年，实现电子和通信业产值超过建筑业。在进入21世纪的第一年，日本政府提出了响亮的口号“IT立国”。2001年通过了“IT基本法”和“e一Japan”战略发展计划，并开始实施。决心在5年内，建成世界最高水平的信息通信网。 日本著名学者小山森归纳了信息化社会4个标志:家庭信息化、企业信息化、政府信息化、公共领域信息化和信息产业化。截止到2000年底，日本90%的企业建了自己的局域网，40%的企业建了企业内部互联网(Intranet),73%的企业平均5人1台电脑或更多的人拥有1台电脑。近几年，利用CRM等构成或建立信息系统的企业在增加，企业利用互联网开展商务活动也在逐步增加，企业数已达到41.6%。日本企业的市场电子交易率(电子交易与总交易额的比率)达到3. 8%(关国为4. 9%),日本电子商务有两大特色，移动上网发展迅猛，占总上网人数的1/4，为1000万人左右。5万家便利店建成为网络商店，它们是推动电子商务，解决资金流与物资流的主要实践者。 日本企业非常注重信息的收集与研究，大企业在世界各地都有自己的外派机构用于信息收集，如三井物产株式会社建立了覆盖全球的信息网，每天获取信息5万件以上，可以说信息产业已成为日本经济复苏的引擎。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,项目任务,作为新世纪的秘书,你对信息有什么认识? 你将在自己所在的公司如何开展信息工作？,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,任务分析,在信息化社会里，信息与能源、材料一起并列为社会发展的三大支柱。信息是决策的基础，又是控制决策实施的依据，秘书通过广泛、周密、经常地收集情况和信息，能起领导的耳目作用，是保证决策科学化的必要条件，有利于单位组织提高核心竞争力，因此秘书要充分认识到信息处理能力的重要性。秘书要在自己所在单位开展信息工作，首先要熟悉信息工作流程，并从以下几个方面着手开展工作： 1)要广泛、周密、经常地收集情况和资料(信息)，起领导的耳目作用。除了通过下级的各种书面材料、口头汇报、统计报表等掌握工作的情况外，还要深入实际，调查研究，帮助领导随时掌握工作的进展情况。 (2)要协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令，起到领导的参谋作用。在制定政策的过程中，秘书机构要承担收集情况和建议，草拟可行方案，参与领导班子的研究讨论，直到方案确定，形成书面文件等一系列工作。 (3)要协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策，督促检查决策的执行情况，起到领导的喉舌作用和信息反馈作用。决策作出后，要协助领导召开会议，及时发出文件。决策传达之后 ，要组织检查，督促下属单位执行决策，并把执行情况反映给领导。 (4)协助领导与各方面取得工作联系，起到信息桥梁作用。秘书机构必须与各个部门取得联系，把各部门团结在领导班子的周围，使各方面工作都协调一致地运转。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,信息概述,会说 会写 会做事 会做人,信息，已被认为是人类社会的第三大资源！（物质、能源、信息，被称为现代社会的三大经济支柱人类三大资源）,信息这个词，是在上个世纪20年代通信成为科学研究的对象时，才作为一个重要的科学概念出现的。而到上世纪80年代以来，信息这一概念才在我国被广泛运用,什么是信息，最初不少人将一般消息、音信、指令、情报等，都统称为“信息”，随着社会的进步和科学技术的发展，人们对信息意义的理解，已远远超出了消息之类层面的意义,秘书学研究的领域，对信息的研究也有了新的认定。但专家学者各持己说，不能达成一致，由此可见，对于什么是信息，迄今尚无定论,什 么 是 信 息,Company Logo,信息概述,会说 会写 会做事 会做人,王千弓老教授,朱传忠、叶明 （青年学者）,徐瑞新、李欣 （秘书专家）,所谓信息，是指客观世界中客观事物及其联系的变化的最新反映的表征，对于接受者来说是一种有用的知识,信息是事物存在的方式或运动状态以及这种存在方式或运动状态的直接或间接的表达,所谓信息，就是客观事物及其联系的变化的最新反应的表征,三家观点异中有同。为 了秘书开展信息工作的便利，我们可从秘书工作的角度，把以上观点中相似之处归纳为以下几个要点，作为鉴别是不是信息的理论依据,Company Logo,信息概述,会说 会写 会做事 会做人,1、信息反映的是外部客观世界； 2、信息反映的是外部客观世界的变化； 3、这种变化是最新的； 4、这种最新的变化对我们应当是有用的。 如：冬天一般很冷 （不是信息，是常识） 今年冬天十分寒冷 （是信息，变化、最新、有用） 中国男足战胜了越南队 （是消息，未必是信息） 中国男足战胜了韩国队 （是信息，恐韩怪圈终于被打破，有用）,鉴别之依据,举例,Company Logo,信息概述,会说 会写 会做事 会做人,信 息 的 特 征,传递性,信 源,信 宿,信道,秘书选择什么样的信道接收或发布信息 很重要!因为它决定了信息的另一特征!,Company Logo,信息概述,会说 会写 会做事 会做人,信 息 的 特 征,时效性,信息作为客观事物一种反映,总是先有事实,后有信息的,即信息有滞后性,因此,信息一旦生成,就须赶快传递,尽量减少信息滞留时间; 信息的价值作用随着时间的变化而改变,时间长了就会失去时效,价值作用也不大. 上世纪八十年代某届全国人代会第一次向外国媒体开放,外国通讯社如塔新社、法新社等抢新闻的速度精确到几分几钞,令国内记者瞠目结舌.,Company Logo,信息概述,会说 会写 会做事 会做人,信 息 的 特 征,共享性,物质、能源越使用越少,具有消耗性; 信息不因使用而减少,具有非消耗性,因此,信息可以被人们反复使用,反复共享. 职教新干线大学城的信息资源是开放的,共享的. 秘书要不断地占有信息,共享信息资源. 为什么要利用共享信息呢 因为有用! 这就需要秘书在共享中学会开发信息!,Company Logo,信息概述,会说 会写 会做事 会做人,信 息 的 特 征,开发性,从信息价值来看,利用信息可以开发出新的材料、新的能源、新的经济增长点等利益; 从信息所载内容来看，反映事物本质和非本质的信息常常交织在一起，加之它们难免受到历史和人的认识局限，因而需要开发。 开发性是信息一个重要特征，秘书应认识到这一点，信息作为一种资源，由于它取之不尽，用之不竭，因此可以不断探索和开掘！,Company Logo,信息概述,会说 会写 会做事 会做人,信 息 的 特 征,存储性,将有价值的信息保管好，这就是存储; 信息存储的最终目的还是为了利用。因此，信息的存储性也是其重要的特征。现代科技的发展，使这个特性变得越来越便捷和突出！ 秘书要做好信息的管理工作，就要了解信息存储的载体、信息存储的步骤，特别要掌握好信息存储的技术！,Company Logo,信息概述,会说 会写 会做事 会做人,信 息 的 特 征,客观性,信息客观存在于自然界和人类社会的一切领域，是事物变化和状态的客观反映，客观真实性是信息的生命所在; 任何信息都要如实反映客观的事实，凡不符合事实的信息，只能被称为讹传或伪信息，不具有任何使用价值。 这就需要秘书学会鉴别和判断，对于所收集的信息，要有“火眼金睛”！,Company Logo,信息概述,根据不同的标准和角度，有多种分类的方法 信息分类一览表,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,信息的分类,Company Logo,秘书与信息工作,会说 会写 会做事 会做人,信息在秘书工作中很重要!,信息是秘书工作的基础,信息是领导决策的基础,信息工作是增进秘书才能的最佳途径,比如办会的目的之一交流信息,办文是为了表达和传递信息,调研是为了取得和研究原始信息,办事中的接待也无不与信息有关.,秘书帮助领导收集、整理、研究、提供原始信息和反馈信息，起着支持和辅助领导正确决策和重要作用。反馈有两种：正反馈和负反馈。,信息工作涉及面广，需要广泛知识，也需要多种能力才能做好，如阅读能力、理解能力、分析能力、综合能力、写作能力、电脑能力等，是培养和增进秘书多方面才能的最佳途径。,案例： 一条信息挽救一 个企业！,Company Logo,秘书与信息工作,会说 会写 会做事 会做人,秘书 一定要有信息意识！,秘书的信息意识是指秘书人员对秘书工作信息的感觉、知觉、情感、意志等心理品质。具体表现为对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力，也就是指秘书人员对信息的敏感程度。,现代秘书强烈的信息意识，首先表现为能够敏锐地感受到社会信息的变化对企业带来的有利和不利影响。秘书人员具有强烈的信息意识，就会积极主动地挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息，这就需要秘书具备一定的信息能力。,Company Logo,秘书与信息工作,会说 会写 会做事 会做人,秘书 一定要培养五个方面的信息能力！,信息的获取能力 信息选择的能力 信息预测的能力 信息处理能力 信息的运用能力,Company Logo,秘书与信息工作,秘书 还应具备基本的信息知识！,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,1、有关信息的专业知识 2、计算机和信息网络技术常识,Company Logo,秘书与信息工作,秘书信息工作的基本要求！,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,小技法,办公室应存放什么资料？ 办公室应存放的资料有： 一、公司公用资料，包括政府法律、公司各种规章制度，各种规定标准，业务手册，旅馆餐厅的介绍说明及交通图表，社会名人录，公司职员名录等。二、秘书个人资料，包括上司指示的记录，报告、业务资料，个人收集的杂志、剪报等信息资源。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,秘书与信息工作,秘书信息工作的原则 1、追踪性原则 2、时效性原则 3、价值性原则 4、层次性原则,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,相关链接,什么是企业信息管理师 企业信息管理师是指从事企业信息化建设，并承担信息技术应用和信息系统开发、维护、管理以及信息资源开发利用工作的复合型人员。该职业的基本特征是“既懂经营管理又懂信息技术，具备复合型、综合性的知识和能力”。按知识和技能水平的不同将该职业划分为助理企业信息管理师(国家职业资格三级)、企业信息管理师(国家职业资格二级)和高级企业信息管理师(国家职业资格一级)三个等级。根据该标准，符合申报条件，经过正规培训并且鉴定合格者，可获得相应等级的中华人民共和国家职业资格证书。企业信息管理师国家职业标准包括六大职业功能模块:信息化管理、信息系统开发、信息网络构建、信息系统维护、信息系统运作、信息资源开发利用。企业信息管理师全国统考由劳动保障部在全国范围内统一组织开展。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,课堂讨论 现代秘书的信息能力和信息知识应包括哪些方面的内容？,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,案例分析 韩逸大学毕业，应聘到了一家外贸公司做秘书，刚参加工作的她踌躇满志，想轰轰烈烈干一番成绩，可是第一个月工作碰到的几件棘手的事让她心灰意冷，一筹莫展。首先是老总要她查询本公司开发的新产品的最新进展，她在图书馆泡了整天，复印了一大堆资料，结果老总看了说早就过时；公司设备急需更新，老总要她了解相关设备生产厂家的产品价格与性能规格，并将查询的资料列一个清单，对比一下再决定进货事宜，她仅找到两三家相关设备生产厂家，而且他们的设备与自己公司现有的相差无几，老总很不满意。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,会说 会写 会做事 会做人,分析与讨论： 如果你是刚刚毕业的文秘专业大学生，你将在哪些方面培养自己的信息意识和信息检索能力？,Company Logo,实践训练,实务训练 1、信息综合处理训练：运用前面所学的有关信息工作的基本知识，综合分析下列所提供的信息资料，撰写一篇短文，谈谈你对新世纪秘书信息工作一些看法。短文题目自拟，字数在1000字左右。 日裔美国人罗伯特T清崎在富爸爸 穷爸爸一书中描述了他的信息财富观：三百年前土地是一种财富，后来美国依靠工业成为世界强国，今天信息便是财富，新的财富形式不再像土地与工厂那样具有明确的范围与界限。 资料显示，2002年全球因特网用户已经超过5亿，站点2000万个，至2005年全球因特网用户达9亿。2005年我国域名数达185万个，全国在线数据库30万个。 到上世纪80年代初，日本八百人以上的工商企业都建立了信息处理中心和信息库，日本大小商社都很注重信息的搜集、反馈，而且处理极快，三菱商事公司不惜重金建立起世界一流的信息搜集和传递系统，上万名职工都是情报员。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,2、信息调研训练：在本专业进行一次秘书专业毕业生就业情况调查，了解毕业生的就业心态、工作去向、就业率等。 实训说明： 本部分实训在课后进行，可将学生分成几个小组，采用不同的调研方式开展调查，最后每一个小组写出一份调研报告。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,3、信息调研训练： 收集在校文秘专业大学生的相关信息: 对专业的认识（师资、教学、设施等）和态度 ; 你认为最重要的专业课程(列出三门) ; 课外阅读情况; 日常消费情况; 参与的社会实践; 崇拜的偶像; 交友及恋爱状况; 最关心的行业领域; 对母校专业发展的寄语; 对个人未来发展的期盼. 实训说明： 本部分实训在课后进行,个人收集相关信息; 要求采用多种调查方法,调查对象至少涉及本专业10人以上,年级班级不限; 在学生充分收集相关的信息资料以后,教师明确此次信息工作的相关主题,要求学生围绕主题进行信息资料的整理、分类、筛选、加工等一系列信息处理工作。形成最后的信息文本上交教师审阅。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,3、信息调研训练： 收集在校文秘专业大学生的相关信息，明确此次信息工作的主题是： 在校文秘专业学生的职业取向 关于文秘专业学生对未来职业的认识和兴趣的调查,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,秘书信息工作流程图,会说 会写 会做事 会做人,收集,七种收集法,整理,分类,筛选,校核,加工,编制,载体转换,存储,传输,开发,六种开发方法,利用,检索,加工,查询,咨询,网络,反馈,正反馈,负反馈,信息发布,Company Logo,什么是正反馈、负反馈,正反馈： 证明决策是正确的，需要加强，此种反馈称之为“正反馈”。 负反馈： 证明决策是有缺点的，甚至是错误的，需要加以修改，甚至推翻重来，此种反馈称之为“负反馈”。 以上六个环节，周而复始地运动，是秘书信息工作的基本程序！,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,调查问卷范文,社会实践电脑市场调查问卷 尊敬的消费者：您好！我们是长春理工大学工商管理系的学生，现在正在做一项关于消费者购买电脑情况的社会实践调查。希望各位抽出一点时间，根据个人情况如实填写，谢谢合作！ 1您的年龄段是（） A 1218 B1924 C 2532 D 3345 E45以上 2.您的职业是（） A 在校学生 B 白领或教师 C公务员 D高级主管或总裁E其它 3.您的月收入是（） A 2000以下 B 20004000 C 40006000 D6000以上 4.你买电脑的主要用途是（） A 娱乐 B 工作 C 学习 D 其它 5.当你买电脑时是否看重名牌？（） A 是 B 不看重 C看情况 D 不清楚,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,调查问卷范文,6.您可以接受的电脑价位是（） A 30004000 B 40006000 C60008000 D8000以上 7.当您购买电脑时你看重电脑的哪个部分？（） A CPU B 内存 C 处理器 D 外观E性能 F售后服务 G 其它 8.您想购买哪种电脑类型？（） A 台式 B 笔记本 C 上网本 D 组装台式机 9.您平时一般通过什么渠道购买电脑？（） A 电脑城 B 大卖场 C 网上购物 D品牌专卖店 10.您平时一般通过什么途径关注电脑市场信息？（） A 媒体电脑测评报告 B 媒体电脑导购文章 C 朋友介绍 D 厂商广告E相关论坛 11.您平时使用个人电脑较多以下以下哪一领域？() 通讯（如聊天，博客等） 游戏或大型处理软件（如） 看影视节目，听音乐 专业课学习浏览信息 其它,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,调查问卷范文,.您平时每天用电脑的时间多少？（单位：H） A、（0，3 B (3,6 C(6,9 D(9,12 E(12,+ 1.您最近满意的售后服务品牌？ A、宏基 B、戴尔 C、惠普 D、联想 E、其他 F、没有 1.以下哪种电脑销售方式更适合您？ A、降价促销 B、超值厚礼 C、免费活动体验 D、延长拓展E、 其他 1.对于厂商的服务政策，您最近看中的因素是？ A、保修时间 B、售后服务人员素质 C、其他 16，说说您对当今电脑市场的期待吧！,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,课后拓展实训,学生利用寒暑假到企业实习，了解不同企业的信息部门以及信息系统的建设工作。,会说 会写 会做事 会做人,谢谢！,谢谢！,