办公用品管理制度与表格

办公用品管理制度与表格办公用品管理制度 为加强办公用品管理，规范办公用品领用 程序，提高利用效率，降低办公经费，根据公司实际情况，特制 定本制度。一、办公用品分类管理规定1、规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。l固 定资产主要指：桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机 等。固定资产要遵守固定资产管理制度。l 一般办公用品包括剪 刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁 纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、笔记本、打印纸、复印纸、 复写纸、印刷品、印泥、订书钉、大头针、图钉、夹子、名片、 帐册、卷宗、档案袋（盒）、标签、卫生杯、计算品、电池以及清 洁用品等。2、员工对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于 消耗品第二次发放起，必须以旧换新。3、每位员工须建立个人领用台帐。4、办公用品为办公所用，不得据为己有，挪作私用。5、不得利用办公设备干私活、谋私利。不得将办公用品随意 丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。二、办公用品计划规定1、各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日 前提交下月办公用品申用计划至行政部。2、行政部核对申用计划与办公用品台帐、库存后，编制办 公用品月申购汇总表（附件一），呈总经理审批，经董事长签 字后，指派人员采购。三、办公用品购置规定1、采购人员根据签批的办公用品月申购汇总表实施购 买，于月底前完成。2、采购员须调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价 比和使用质量。3、临时急需办公用品，由需求部门提出申请，行政部审核， 总经理批准，董事长同意后购置。四、办公室用品的发放领用规定1、个人办公用品的发放领用新员工入职每人按标准配置 签字笔一支、笔记本一本、文件双夹一个，本部门未有库存则到 行政部领取，但成本划入新员工所在部门。个人领用办公用品应据实填写办公用品个人领用台帐 （附近二），经由部门主管审核后保管在本部门。2、部门办公用品的发放领用剪刀、胶带、胶棒、橡皮 擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀，按区域分配。计算器除财务部门按区域分配。部门领用办公用品应填写部门办公用品申领单（附件 四），经部门主管确认，由行政部依月用量申购计划表发放。管理员根据申请单填写办公用品领用记录（附件 三）。3、会议期间办公用品的领用，由公司指派会务组组长按部门 办公用品发放领用规定办理。会议结束后，将领用物品交办公室 办理入库、移交手续。五、办公用品管理员职责1、管理人员须建立和登记办公用品台账，定期核查领用物品 登记，做好办公用品的购置，发放和库存管理。2、管理人员必须定期和不定期盘点，查对台账与实物，保证 账实相符。3、管理人员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证 办公用品的功用和性能。4、管理人员须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保证 合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。六、办公用品的交接和收回员工因离职或工作岗位变动等原 因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接 回收。1、移交人需逐项列出物品清单，办公室主任清点核对台账确 保办公用品损耗程度，书面标明，移交接收人。2、管理人员需根据清单核实填写办公用品交接登记表 （附件五），存档备查。七、成本管控1、各部门预算每月办公用品用量成本，并在预算范围内进行 月用量计划申购，因特殊情况超出预算的需总经理核准方可购 买。2、行政部依各部门预算作全厂办公用品月用量预算，并在呈 签的办公用品月用量申购单上注明各部门申购金额及总金 额。3、对办公用品成本管控成绩优异部门及相关负责人给予奖 励，每月办公用品成本最低且未超出预算范围的部门，部门主管 记小功一次；连续三个月未超出预算部门，全体部门成员各记小 功一次；年度办公用品成本最低且未超出预算范围的部门，部门 主管记大功一次，全体部门成员记小功两次；全年12个月办公用 品成本都未超出预算部门，部门主管记大功一次，全体部门成员 记小功两次；全厂年度办公用品成本控制在预算范围内或低于上 年度5%以上者，行政主管及办公用品管理员各记大功一次。八、违纪处罚1、公司的办公用品应为办公所用，私用或带出公司者，公司 将按办公用品两倍价格从当月工资中扣出，并给予50元的罚款处 理。2、公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者经发现，予 以责任者50元罚款处理。3、员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理使用 造成损坏应照价赔偿，并予以责任者50元罚款处理。4、办公用品管理员应遵章办理各项办公用品管理操作制度， 如有违章办理经发现公司将视情节轻重给予50元-500元罚款处 理。为了加强办公用品管理制度的贯彻实施，公司实行扣罚连带 责任制。各部门员工因违反管理制度形成罚金处理的部门主管追 责双倍罚金。本制度自公布之日起实施。流程图流程说明职责使用表单时间节点每月25日前月用量申购计划表各部门主管/文员依本部门实际需求提报 月用量申购计划提报每月26日前月用量申购汇总表行政 部 统计各用品数量及部门金额月申购计划汇总呈签 每月30日 前 月用量申购汇总总经理 必须由总经理审批后方可购买 月申购计划核准 月用量申购汇总表当月5日前行政部由 行政部统一安排采购采购领料单当月8日前各部门/行政 部一次性领取本部门月申购物品领用 办公用品领用登记表 当月12日前 行政部 将采购单、各部门领料单等整理造册 登记 入帐 附件：附件一：办公用品申请购置计划单附件二：个人办公用品领用台帐附加三：办公用品领用记录附 件四：部门办公用品申领单附件五：办公用品交接登记 单二。一一年二月二日附件一：办公用品申请购置计划单 序号申购用品规格 单位 数量 预算额度 实际金额 各部门申 购金额1234567891011121314151617行政主管审核管理员总经 理/董事长审批 采购员 附件二：个人办公用品领用台帐 姓名： 部门：入职时间：序号 领用时间物品规格型号 单位 数量 以旧换新 领用人签名 备注1234567891011121314说明：1、办公用品领用填写个人办公用品领用台帐，一人一 帐。2、录音笔、U盘、插线板、计算器、剪刀、订书机等非消耗 性物品需以旧换新。3、非新入职人员原则上只允许领用笔蕊。4、员工离职时需上交非消耗性用品，库管人员签字，并将本 表上交人资部保管。附件三：办公用品领用记录 领取时间领用物品规格 单位 数量单价总金额备注附件四：部门办公用品申领单序号申 领物品规格单位数量领取时间行政主管审核总经理签审 备注 附件五：办公用品交接登记单日期 物品名称 单位 数量 移交人所在部门接收人备注