做一名出色的内勤.ppt

1,做一名出色的内勤,2,我们每天都在干什么？,3,我来来往往，我匆匆忙忙 从家忙到公司，又从公司忙到家 忙忙忙 盲盲盲 盲得已经没有主张 盲得已经失去方向 忙得分不清欢喜和忧伤 忙得没有时间痛哭一场 我来来往往，我匆匆忙忙 可生活却还是原样,内勤“忙”字歌,4,因为我们不知道 究竟什么对我们最重要， 所以每件事好像都很重要。,因为每件事好像都很重要 所以我们不得不每件事都做。,有些人看到我们每件事都做， 所以，他们期望我们什么都做。,每件事都做让我们非常忙碌， 所以我们没有时间去考虑， 究竟什么对我们最重要。,忙 人 的 告 白,5,第一篇：快乐地工作 第二篇：高效地工作 第三篇：创造性地工作,6,今天你正用哪张面孔面对工作？,7,你属于哪一种人?,一种人就是为了工作而工作，工作对于他来说只是意味着自然平淡的重复日子； 另一种人是为了谋生而工作，工作对于他来说只是一种无可奈何的选择； 还有一种人是为了体现自我价值而工作，工作对于他来说，就象足球场上球门，篮球场上篮环一样有吸引力，对工作执着追求而取得成功本身对他就是一种报酬。,8,有强烈的进取心,有清晰的职涯规划,9,树立主人翁责任感,聪明人任何时候都会把他所服务的公司当作自己的公司一般。这当然不是自欺欺人，而是聪明人知道，只有具备这样一种主人翁精神，他才能够最大限度地从工作中学习，才能够最大限度地受益，才能够最大限度地做到快乐工作。,10,愿意付出,勇于奉献,11,学会将压力转化成动力,12,寻 找 与他人不同的优势,与其说他是一个天才经营者，不如说他是一个善于学习和总结的人。商业世界中，与其说是大鱼吃小鱼，快鱼吃慢鱼，不如说是聪明鱼吃愚笨鱼。 而聪明往往来源于不断的总结、学习和创新。 工作能够有所学，有所长进，自然更容易做到快乐工作。,13,为他人做嫁衣,14,邻家的饭好吃吗?,15,用积极心态面对挫折,16,学会控制自己的情绪,今天我要控制我的情绪, 如果我的情绪不正常，这一天准会失败。 如果我的情绪正常，这一天准会成功， 所以我要控制我的情绪。,生命卷轴,17,如果我觉得沮丧，我就唱歌。 如果我觉得悲伤，我就大笑。 如果我觉得病了，我就加倍我的劳动。 如果我觉得恐惧，我就向前冲去。 如果我觉得不如别人，我就换件新衣裳。 如果我觉得疑惑不定，我就提高我的声音。 如果我觉得贫穷，我就想想将来的财富。 如果我觉得无法胜任，我就想想我过去的成就。 如果我觉得无足轻重，我就想想我的目标。 今天我要控制我的情绪。,18,“每一个早晨醒来时，我心中都充满着希望！”,让我们每天这样说！,19,第一篇：快乐地工作 第二篇：高效地工作 第三篇：创造性地工作,20,正确地做事与做正确的事,“正确地做事”强调的是最佳工作方法，其结果是更快的朝目标靠近。 “做正确的事”强调的是工作的准确定位和最终效果，其结果是更加确保自己坚实地朝目标迈进。 在企业里员工严格按照标准和规范操作，他是在正确地做事；如果他的产品没有买主，没有市场，那么他是在做不正确的事。,21,做正确的事是解决做什么和不做什么的问题。是一个战略问题。同时也是一个方向问题。 正确地做事是解决工作方法（如何做的问题）。是一个执行问题。 正确地做事，更要做正确的事，不仅仅是一个重要的工作方法，更是一种重要的管理思想，同时也是做事的文化。,22,故事一： 一个人想吃苹果，所以他搬来了梯子并靠在树上准备爬上树摘苹果，但当他爬上树时他才发现他的梯子靠错了地方，他爬上的是一棵梨树。,做正确的事，比什么都重要,23,一个广泛传播的案例： 我们走进一个丛林，开始清除矮灌木。当我们费尽千辛万苦、好不容易清除完这一片灌木丛，直起腰来，准备享受一下完成了一项艰苦任务后的乐趣时，却猛然发现，需要清除的不是这片灌木丛，而是旁边的那一片。 启示：有多少人在工作中就同那些砍伐矮灌木的工人，常常只是埋头砍伐，甚至没有意识到要砍的是不是那片丛林。,24,1、如何才能做正确的事?,传达和接受正确的任务 在军队里，下级接受任务时，要求大声重复上级下达任务的内容，以防止对任务理解错误。 很多时候我们做了不正确的事是因为未能准确理解或全面掌握上级的任务要求。 在下达和接受任务时，上级和下级应进行有效的沟通，上级的安排应详尽，下级应澄清自己所有的疑惑，并向上级重复任务的内容和要求，同时做好记录。,25,2、如何才能正确地做事?,26,实现目标是所有工作的价值体现,是工作的核心。 目标是指引我们做正确的事的指南针,没有目标就会像无头的苍蝇,不知道会飞向何方 高效人士有一个共同的特征,那就是在工作之前他就知道应该达到一个什么样的目的，并在做任何事情时都确保对实现目标有贡献。,始终都应心怀最终目标 确保在做正确的事,27,养成良好的行为模式和工作习惯确保采用最佳的工作方法，我们要正确的做事,行为模式包括思考问题的思维模式、合理 安排时间的方法、安排生活的方式等，培 养一种好的行为模式是每个人工作高效的 根本。,28,高效工作法则 之快速学习、快速提高,如果停止学习，任何一个人的知识都不会确保他永远适应社会的发展。,知识更新周期,人类寿命周期,时代发展,知识更新速度的加快与人类寿命的延长的矛盾，导致不会再有“一技在身，走遍天下”的现象发生，唯有不断的学习和提高才是永不变的真理。,29,高效工作法则 之快速学习、快速提高,提高很重要，快速提高更重要。,时代发展,知识和能力水平,社会平均水平,A企业或人员,B企业或人员,30,高效工作法则 之快速学习、快速提高,总结过去并形成文件，是学习的基础,眼睫毛型学习曲线,高效能学习曲线,能力水平,能力水平,学习周期,31,高效工作法则 之快速学习、快速提高,最佳的学习方式是从实践和工作中学习 PDCA循环工作法,监视和测量评估实践水平C,分析和总结工作方法的不足A,严格执行文件的规定D,根据对实践情况的总结和理论研究制定工作方法P,严格执行文件的规定D,理论层面,实践层面,32,3、高效工作能力训练,工作秩序条理化（办公现场5S） 整理办公桌、公文包，使与工作无关的东西为零 整顿你的工作文件、工具等，使寻找东西的时间为零 确保办公现场整洁，令人赏心悦目，确保总有好心情 培养职业素养 精心策划工作方法，使工作方法多样化 同时并行； 结合； 重新排列； 穿插； 代替； 创新； 标准化,33,工作内容简明化 最容易不过的是忙碌，最难的是有成效的工作。而将繁杂的工作间明化是防止忙乱，事半功倍的法宝。 三思而后行 为了是工作内容简明化，在开始每项工作之前应针对工作提出以下6六方面的问题对工作进行分析和检查，以寻找简明化的工作方法。 为什么做这项工作？这项工作对公司总体目标的实现有什么重要意义？是根据习惯去做的吗？是否可以不做？ 这件工作的关键点在什么地方？做了之后，将出现什么过去没有的新效果？ 如果必须要做这项工作，那么应在那里完成这项工作？既然可以边听音乐就可轻松完成，还有必要坐在办公室冥思苦想吗？ 什么时候做这件事情呢？是在一天中精力最好的时间来做呢？还是在路途中就可完成？,34,工作内容简明化 谁干这件事情好呢？是自己干，还是安排别人去干？还需要哪些人的支持和配合 这件事情的最好做法是什么？是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？还是应采取最佳方法而提高效率？ 流程图是分析工作环节安排科学性的有效工具 通过以上问题对工作进行分析和检查后，再采取如下步骤： 删减：省去不必要的工作 优化工作顺序：使工作顺序合理，干起来得心应手 合并：两件或两件以上的事情能够合起来做的时候就合起来做 标准化：预先顶好一项工作的程序，增强工作预见性。,35,4、高效地管理时间,有人问撒切尔夫人，你每天日理万机 又是怎样将所有的工作处理得井井有 条的，撒切尔夫人说：,“其实没什么诀窍，我只是将每天应做的工作列出来，然后一条条划去而已”！,36,几种重要而有效的图表,建议：请准备一个随身携带的笔记本，以记录下列内容 作息时间表 根据公司作息时间并结合自己的特点列出自己的作息时间表，将每天的24小时进行合理的安排 安排时间之原则:吃饭的时间吃饭; 睡觉的时间睡觉; 休闲的时间休闲；工作的时间工作 科学利用时间之原则：合理利用自己的生物钟 工作计划表：每天晚上总结一天的工作，并根据轻重缓急按顺序列出明天的主要工作任务备忘 社交活动表：提前安排好重要的社交活动备忘，防止与工作任务的冲突 创新想法表：随时记下自己灵光一现的好想法和号创意，并定期总结。,37,典型的浪费时间案例,在网络上漫无目的的漫游或聊天 没事在办公室闲聊 在饮水机前逗留，聊些七姑八婆的事情 打电话就可解决的事情，却以冗长的信代之，或非要亲自跑一趟 阅读那些和工作没有关系的报刊杂志 吃饭时间过长 讲话没有重点 会议开得没完没了 事情一拖再拖 决策优柔寡断 总是在寻找东西,38,大石头,小沙子,水,杯,子,理,论,39,I+重要性,一,二,三,四,U+紧迫性,重要又紧急,重要不紧急,紧急不重要,不重要不紧急,工具：区分时间的重要性和紧迫性,重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。 紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。 紧迫的事情不一定是重要的事情。,40,紧急,重要,不重要,防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲,繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动,重要与紧要之区别,从容人,无用人,危机 急迫的问题 有期限压力的计划,压力人,不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动,无聊人,不紧急,41,当你在家时，同时发生下面几件事，你会先做哪一件？ 请依次选择一下 10秒钟完成 孩子哭了！ 水龙头在哗哗的流水！ 电话在响！ 有人在敲门！ 突然大雨滂沱，而外面还晾着衣服！ 内急！,生活小测试,42,看看你的人生主次,孩子哭了！ 水龙头在哗哗的流水！ 电话在响！ 有人在敲门！ 突然大雨滂沱，而外面还晾着衣服！收衣服 内急！,家庭 金钱 事业 朋友 父母 性,43,重要不紧急 变为（待会做）,时间管理4D原则,（马上就做）,（别去做了）,重 要,紧 迫,紧急不重要 授权别人去做,重要又紧急,不重要不紧急,44,订定每日工作计划,详细地计划今天下午或是明天早上的工作。,工作计划 - -,为每天的2-3件 事项留出完整的 时间,45,避免分散注意力,你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最 后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将 有助于在短时间内达到要的成果。,46,确定优先顺序,基本任务如果不去做，就无法有效发挥你的 作用的任务。 你应当完成的任务一般指应最先完成的任务。 你喜欢做的任务在事先安排时间时，通常从 不会去做的事。 不甚重要的任务容易而有趣，通常首先会去做。,47,今日事今日毕,拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。 应付拖延的招数： 订定完成期限 建立回馈制度 安排人监督你 趁早解决 把工作划分为几个小部分 现在就去做,48,将阻碍减到最低,通常造成时间浪费的环境因素有： 电话 信件 会议 等候 访客 紧急事件,49,培养说“不”的能力,如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响。,NO！,NO！,NO！,50,应付突发状况,应付突发状况，是时间管理上的一大技巧，当发现 情况不对时，可以： 重新商议 在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来 缩小计划的涵盖面 争取更多资源 接受替代品 提供诱因 要求服从,51,把握时间，做时间的主宰 把握命运，做更具价值的人,52,建议一：发现工作中的关键驱动因素 任何一项工作效果均受很多环节影响，但工作效果是由其中20%的环节决定的。（80/20原则） 在处理问题时，天才和蠢才的区别就在于能否准确地把握其中的关键环节，即找到工作的重点。 在完成任务时，人们总是想穷尽一切，反而使一切都没有做好。要想高效地完成任务，就要找出问题的关键所在，而找出问题的关键所在，关键又在于掌握大量的事实，并进行科学的统计和分析。,5、高效工作的六大建议,53,高效工作法则 之建议,建议二：甭想把整个海洋煮沸 请记住：你没有能力把整个海洋煮沸！个人的知识、能力、精力是有限的，依靠和利用团队成员的知识、经验和能力共同完成项目是明智的选择，不要担心功劳被别人抢走。 合作、合作、再合作，永远都是合作！ 保持对工作的热情，并将这种热情注入别人体内，就必然出现合作的结果。,54,高效工作法则 之建议,建议三：路要一步一步地走 成功不是一夜之功 你不可能把一切都做完 先做好最基本的工作,55,高效工作法则 之建议,建议四：不要去重新发明轮子 多总结过去的经验 学会检索资料 善于利用已经取得的 成果,56,高效工作法则 之建议,建议五：找到你自己的师傅 三人行必有我师 多向别人学习 多向前辈学习 在单位里找一个你尊敬的人拜为师傅，多和他交流，听取他的建议,57,高效工作法则 之建议,建议六：保持自信很重要,你每天都有这样的感觉吗！,58,第一篇：快乐地工作 第二篇：高效地工作 第三篇：创造性地工作,59,1、不一样才能当第一!,2、态度决定高度!,60,“任务”不等于“结果”,61,买火车票的故事,今年元旦，一家医疗设备公司要派10个人去青岛参加一个展会。 每逢节日，铁路客运就非常紧张，旅游旺地更是如此。1月27号（预售的第一天）一大早，公司老板就派小刘去火车站买车票。过了很久，小刘满头大汗的回来了，说：“售票处人太多了，我挤了半天，排了3个小时才轮到我，但是窗口的所有火车票，包括软卧、硬卧、硬座都卖完了，没办法，我只好回来了。” 老板听了欲言又止，最后还是忍不住将小刘训了一顿。小刘感到很是委屈，心想，我辛苦了一早上，的确是没票了，为什么还要怨我？,1、老板为什么会批评小刘？ 2、如果你是小刘，老板派你去火车站去买票，请问你会怎么做？,62,小张怎么做的？,老板又派小张去火车站看看，小张过了好长一段时间才回来，他的回答是：火车票确实卖完了，我调查了其他一些方法，请老板决策: 买高价票，每张要多花100元，现有15张 如果找关系，我有一个朋友在火车站派出所，可将10人送上车，但晚上没地方休息 可以中途转火车，北京到济南有X趟，出发时间：XX；到达时间： XX；济南去青岛有X趟，出发时间：XX；到达时间： XX； 如果可以坐飞机，XX日有X班飞机，时间分别是. 如果可以坐汽车，包车费用是XXX元；豪华大巴每天有X次，时间分别是.，票价XX元,63,老板会重用谁？,买车票是“任务”,到青岛是“结果”,64,分管总经理要通知所有银 保客户经理召开一次重要 会议，如果你是秘书，你 通常会怎么做？,讨论：,65,看看九段秘书如何做结果？,完成任务,获得结果,你是几段秘书？,66,结果训练之二：用外包思维分析结果与任务,刘总让小李把一份重要 的合同文件送到温州,67,因为种种原因没按时送到！,堵车,失盗,雷雨交加,68,如果你是老板， 你会怎样处理?,？,会扣小李工资吗？,69,如果是快递公司呢？,为什么快递员没赏钱，员工却要拿辛苦费 上班不是拿工资的理由 为企业提供结果才是得到报酬的原因,1、文件送到付钱 2、文件没送到不付钱！ 为什么同样的事情发生在不同人的身上，处理却不一样？,70,结果的本质是商业交换,商业最简单的就是交换，等价交换 企业用优良产品和优质服务和客户进行交换 员工拿结果来和企业进行交换,71,做任务是陷阱，做结果是馅饼,公司 员工做任务，形成不公平交换，公司在这名员工身上形成负债； 当多数人都在做任务时，公司就会衰退甚至倒闭。 个人 不被认可、丧失斗志、意志消沉：郁闷,任务,72,温水里的青蛙,青蛙如何做才能生存下来？ 温水是偶然，沸水是必然。 结论：不做结果，就会丧失了做结果的能力,73,有什么样的结果，你就有什么样的人生！,你想怎么做，你就怎么做。你怎么做，你就有什么样的结果。有什么样的结果，你就有什么样的人生！ 有人打赌，如果把全世界的财富均分，十年后，贫富差距依然会像今天这么大。 你相信吗？如果你相信的话，那就请每天早晨醒来的时候，面对镜子大声对自己喊：我要结果！我要改变任人摆布的人生！,74,快乐地工作 高效地工作 创造性地工作 在平凡中感受精彩！,75,谢谢大家!,