行政文秘教程会议的筹划与管理37P

1第九讲第九讲会议的筹划与管理会议的筹划与管理2会议的重要性会议的重要性n大多数企业在会议中决定其基本走向大多数企业在会议中决定其基本走向n90%以上的重大决策是通过会议制定的以上的重大决策是通过会议制定的n企业花在开会上的时间越来越多企业花在开会上的时间越来越多n开会的频率越来越高开会的频率越来越高3会议的筹划与管理会议的筹划与管理 n会前的准备工作会前的准备工作n会间的组织服务会间的组织服务n会后的善后处理会后的善后处理4会前准备工作会前准备工作 1、安排议题、议程、日程安排议题、议程、日程2、拟订与会人员名单拟订与会人员名单3、申请会议所需资金申请会议所需资金4、会场布置会场布置5、安排食宿和茶水安排食宿和茶水6、发出会议通知发出会议通知 5安排议题、议程安排议题、议程 n 议题的收集和筛选议题的收集和筛选 n 议程议程 6 委员会会议议程委员会会议议程 7月月6日上午日上午11点点格林格林德雷戈饭店德雷戈饭店 1、（、（11：00）任命一位会议主席）任命一位会议主席 2、（、（11：10）为缺席致歉）为缺席致歉 3、（、（11：15）批准上次会议备忘录）批准上次会议备忘录 4、（、（11：30）上次会议提出的事项）上次会议提出的事项 5、（、（11：45）讨论联络事宜）讨论联络事宜 （12：00）会间休息）会间休息 6、（、（12：15）财务事项）财务事项 7、（、（12：45）特别事宜）特别事宜 8、（、（13：00）其他动议）其他动议 9、（、（13：15）其他事宜）其他事宜 10、（、（13：35）下次会议细节）下次会议细节 议 程 的 开议 程 的 开头 为 会 议头 为 会 议的 日 期、的 日 期、时 间 和 地时 间 和 地点点每 项 均 有每 项 均 有一 个 起 始一 个 起 始时间时间下 次 会 议 细下 次 会 议 细节 写 在 议 程节 写 在 议 程的末尾的末尾7拟订与会人员名单拟订与会人员名单 n选择恰当的人出席会议选择恰当的人出席会议 n送交上级审核送交上级审核 8申请会议所需资金申请会议所需资金 n确定会议规格确定会议规格n申请经费申请经费口头口头书面书面9会场布置会场布置 n 选择会场选择会场a.场地大小场地大小 b.附属设施齐全附属设施齐全c.适当的开会设备适当的开会设备 d.会场氛围会场氛围 e.场地不受外界干扰场地不受外界干扰 n 布置会场布置会场a.附属设施附属设施 b.准备会议文件准备会议文件 10讨论：各种会场的利与弊讨论：各种会场的利与弊会场类型会场类型优点优点缺点缺点圆桌型圆桌型椭圆型椭圆型口字型口字型U型型教室型教室型1112面对面就座面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边两边 主席坐在团队成员之间 1314显示等级显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐按资历递降顺序就坐 主席坐在长桌主席坐在长桌的顶端的顶端 资历最浅者资历最浅者坐在离主席坐在离主席最远处最远处 151617自由讨论自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌在会议中用一张圆桌 主席可坐主席可坐在任何一在任何一个位置上个位置上 18安排食宿和茶水安排食宿和茶水 n 食宿食宿a.用膳用膳 b.住宿住宿 n茶水茶水 19一杯香茶可赢得交易机会一杯香茶可赢得交易机会20角色练习角色练习n表演会议期间奉茶的礼仪表演会议期间奉茶的礼仪21给客人斟茶的注意事项给客人斟茶的注意事项n当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。并等待客人的回答，按客人意愿行事。n开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。22n茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。带上干净毛巾。n有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。n洽谈时间较长，在一至一个半小时内，洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。应更换茶叶。给客人斟茶的注意事项给客人斟茶的注意事项23上茶时的七个程序上茶时的七个程序n两手端茶盘，盘子高度位于胸部两手端茶盘，盘子高度位于胸部n敲门，并说：敲门，并说：“对不起！对不起！”进入接待室进入接待室n止步立正，轻轻点头致意止步立正，轻轻点头致意n将茶盘的一端置于桌子侧面将茶盘的一端置于桌子侧面24n桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶n用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾n上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。室。上茶时的七个程序上茶时的七个程序25 会间的组织服务会间的组织服务1、签到签到2、安排就座安排就座3、做好会议记录和录音做好会议记录和录音4、会场服务会场服务26 签到签到 n签到形式签到形式 薄式薄式卡片式卡片式代签代签n签到时的接待工作签到时的接待工作 27游戏：会议排座游戏：会议排座28安排就座安排就座 n要适合会议性质要适合会议性质n让报告者坐中央让报告者坐中央n会议主持人的座位会议主持人的座位n秘书的座位秘书的座位29做好会议记录做好会议记录 n会议记录构成会议记录构成 n会议记录方式会议记录方式 n会议记录写作会议记录写作 30小组讨论小组讨论n设计会议记录表格（设计会议记录表格（5分钟）分钟）31 会议名称会议名称 时间时间 主席主席 会议目的会议目的 出席人数出席人数 缺席人数缺席人数 缺席理由缺席理由 会议内容会议内容和决议事项和决议事项 决议事项决议事项 的实施的实施 实施项目实施项目 负责人负责人 或部门或部门 完成期限完成期限 出席人出席人 盖盖 章章 特别事项特别事项 32点评点评n根据录像的内容，点评这位秘书的根据录像的内容，点评这位秘书的紧急情况处理技巧。紧急情况处理技巧。33会场服务会场服务 n转接电话转接电话n突发状况突发状况 n建议休息建议休息 n协助上司掌握、控制会议进程协助上司掌握、控制会议进程 34会议的善后处理会议的善后处理1、会场清理、会场清理2、印发会议记录、印发会议记录3、资金、资金4、会议的总结工作、会议的总结工作35会场清理会场清理 n安排与会人员的离会安排与会人员的离会n会议文件的回收、立卷、会议文件的回收、立卷、归档归档 36 印发会议记录印发会议记录n完善会议记录完善会议记录 n起草会议纪要起草会议纪要 n确定印发范围确定印发范围 n接收者确认接收者确认n签发会议执行文件签发会议执行文件37