工作基本推进方法.ppt

工作基本推进方法,06年专门职二级教育,一、开展工作时应具备的八种意识,1.八种意识,公司的期待； 有效开展、完成工作的前提； 个人能力提升的必备条件。,为什么要具备这些意识？,1.八种意识,八种意识之1目标意识,1.八种意识, 理解工作目的 了解工作内容 掌握工作流程 明确职责分担, 为什么要做该项工作？ 该项工作包括哪些具体任务？ 完成该项工作需经过哪些环节 或步骤，先后顺序如何？ 该项工作的分工情况如何？,目标意识是顺利开展工作的前提,八种意识之2交货期意识,交货期意识是工作效率的保证,1.八种意识, 制定具体工作日程 确保工作按期完成 延期的预见和对应, 提早制定合理具体的工作推进日程 随时确认工作开展进度 （与日程进行核对） 出现特殊情况（如接受临时性工作） 要立即与上司沟通，调整原定工作日程,1.八种意识,八种意识之3成本意识,成本意识是防止工作中出现浪费的根本,无形成本的管理水平 是衡量公司管理水平的 重要标志之一，同时也 制约着公司的生存与发展,八种意识之4改善意识,1.八种意识,新课题,水平,时间轴,确认,改善,改善,确认,新课题,新课题,改善,确认,持续上升,改善是持续的、永无止境的！,在日常工作中培养问题 意识，多问“为什么？” 发现问题后， 勤于思考，找出对策。,课题设定,改善意识是不断提升工作水平的途径,八种意识之5协调意识,1.八种意识,协调意识是顺利开展团队合作的基础,内部协调 （组内）,外部协调 （与其他部门）,协调,目标,工 作,协调,A组,良好的协调,共同的目标,团队合作,更好地工作,不断提升的 工作效果,八种意识之6客户意识,1.八种意识,客户意识是提升工作质量的推动力,牢记： 后道工序是客户,目标: 不给下一工序 造成麻烦,保证： 本岗位工作的质量,提升： 整体工作水平,所有 我们提供服务的对象， 都是我们的客户！,八种意识之7品质意识,1.八种意识,品质意识是工作效果和成果的保证,工作品质的提升 需要我们坚持不懈 的努力！,八种意识之8人才培养意识,1.八种意识,人才培养意识是新生力量产生的原动力,有效的 指导,做给 对方看,让其 说说看,让其 做做看,让其 写写看,说给 对方听,写给 对方看,将自己拥有的知识和经验 传授给别人的过程 自身知识水平提升的过程,2.PDCA,二、高效工作方法 PDCA,方针管理 组内日程 预算 育成计划,PDCA,工作委派 工作协调、支援 (组内、他组) 团队合作 工作指导,2.PDCA,工作确认 如何批评、 激励下属,工作改善,1. 根据部门的年度方针，设定工作课题。 2. 根据工作目的、期限等5W2H信息，制定业务计划。 3. 针对上司委派的工作，考虑对策 （根据情况可与上司商量),并在计划中加以体现。,明确工作的目的，优先顺序，整理实施项目,P (Plan),2.PDCA,注： 合理的计划可以使D,C,A有效率地进行。 日程要书面化、进程要可视化 。,D (Do),2.PDCA,C (Check),注：如经评价，发现未达到预期计划， 一定要找出真正的原因。,2.PDCA,A (Action),2.PDCA,方 针 管 理,经营环境,年度方针,部门年度方针,分解,组内工作目标,设定新课题,分解,公司,部门,各组,2.PDCA-方针管理,向组员解释和介绍公司、部门目标,下属自我设定目标,与下属进行目标商讨,确认、合成组内日程,如何制订组内工作日程？,2.PDCA-日程管理,制订工作日程时应注意什么？,制订计划日程时应注意： 利用5W2H 工作的优先顺序 突发事件的处理程序 工作日程的制订方法 如何通过汇报修订工作计划,案 例,指 导,B组组长一天的工作： 8:009:00 接待来访客人 9:009:30 吸烟 9:3010:30 品质会议 10:3010:45 私人电话 10:4512:00 支援组员小王工作 12:0012:30 与组员小李谈话 13:1015:10 新人教育 15:1015:25 吸烟、休息 15:2516:40 紧急工作对应 加 班 时 间： 开始制作一份明天就要提交 的方案,2.PDCA-日程管理,突发事件的处理程序,step1 把握问题内容 Step2 讨论临时对应、制订对策、指示下属开展对应 Step3 及时向上司汇报突发事件的内容及对应情况 Step4 制订改善计划 Step5 监督实施 Step6 改善确认,2.PDCA-日程管理,日程管理中需考虑的问题, 对曾经出现的问题，要分析原因，明确解决对策，并使之反映到日程中。 发现组员间的工作日程遵守差距，并给予适当提醒 实施项目有无增减 实施期间有无延长或缩短 是否需要增加或减少与上司、老员工进行协商的机会,2.PDCA-日程管理,如何通过汇报修订工作日程,将组内工作日程向上司汇报、确认。 根据上司委派任务的重要度、紧急度，适当调整组内工作日程。 避免工作日程中出现任务过于集中或过于空闲的情况。 根据工作任务、育成计划、组员的工作日程，选取合适的人选、调整组内工作日程。 调整后的工作日程及时与上司商量、确认,2.PDCA-日程管理,为什么要进行预算管理,2.PDCA-预算管理,重点项目,成本支出,资源支持,评估未来效益,工作中节约成本,改善经营状况,降低风险 提高成功率,企业发展,全年的工作计划,预算管理的要点,预算制作考虑要点： 全年工作计划 公司预算承受能力 预算准确性 工作完成效果优劣,预算控制的考虑要点： 按计划及预算开展工作 节约开支,2.PDCA-预算管理,1. 对部下的职责、能力、特性把握 2. 领会上司的育成计划 根据上司的育成计划 安排OJT工作任务 、推进个人培养计划。,育成计划,OJT是什么？ OJTOn the Job Training 通过工作来锻炼、提高能力,2.PDCA-育成计划,2.PDCA-育成计划,人才育成的流程,广义和狭义的团队意识,狭义：自己负责的组内，班内的团队意识； 广义：前后工序及相关部门的团队意识。 作为专门职2级，积极培养广义的团队意识在开展工作中是必不可少的。,组内、班内的 团队意识,前后工序及相关部门的团队意识,2.PDCA-育成计划,怎样使1+12,团队合作意识,表率的作用,交流沟通,相互依赖,培养下属团队合作意识,影响组员的思想、行为,形成共同的目标 一致的想法 避免冲突,积极配合,2.PDCA-育成计划,如何找出差距与不足,达成目标,过程有问题,过程没有问题,未达成目标,2.PDCA-效果评估,工作确认, 客户是否满意 是否按日程完成 工作方向的正确性 成本 OJT学习情况,工作目标. 工作日程. 工作效果. 上司指令. 进行工作确认,确认内容,确认依据,2.PDCA-效果评估,日程未完成的对策,2.PDCA-效果评估, 努力程度不足 育成方向引导、督促 个人能力差距 OJT育成 工作量大、时间紧 组内协力 工作难度大 指导 资源不足 紧急对应、联络 他部门 联络、协商是否按日程完成,调查延误的原因 对策,工作方向不正确的对策,理解部门方针 现状把握 确认差异 调整工作目标,2.PDCA-效果评估,确认日程遵守情况,难度大、最优先的工作,重点检查,经验少、有困难的下属,两倍的检查,一般性工作,定期检查,2.PDCA-效果评估,工作开展的确认方法,要求组员汇报： 做了什么 怎样做的 以前与现在的对比 差异 改善计划,指导内容： 必须完成工作的期限 达到要求的行动方案 工作中的优点、不足 鼓励下属继续努力工作,2.PDCA-效果评估,怎样激励下属,怎样激励,追查原因,个人因素,小组因素,个人因素,小组因素,安排适当措施或工作调整 沟通交流，消除心理障碍 指出工作上的问题及后果,拒绝遵从指令 不愿主动解决问题 员工努力目标不明确,小组成员间信赖不足 出现问题时，只埋怨别人 同事间不能相互支持,适当的工作调整 调解纠纷，消除敌意 帮助组员建立人际关系 改善工作程序，促进合作,留意员工表现,采取行动,2.PDCA-效果评估,谢谢大家! Thank you very much!,