表的操作及表的关系.ppt

Access第四讲 表的操作、表的关系,本节导学,导入：复习创建数据库及表 新授： 表的操作 表的关系 课堂小结 课后练习及作业,一、表的操作,（一）、打开和关闭表 表建立好后，如果需要，用户可以对表进行修改，例如，修改表的结构、编辑表中的数据、浏览表中的记录等，在进行这些操作之前，首先要打开相应的表，完成这些操作后，要关闭表。 1、打开表 在Access中，可以在“数据表”视图中打开表，也可以在“设计”视图中打开表。 例题1、在“数据表”视图中打开“学生”表 在“数据表“视图下打开表之后，用户可以在该表中输入新的数据、修改已有的数据或删除不需要的数据，如果要修改表结构，应当使用工具栏上的”视图“按钮切换到”设计“视图，或在”设计“视图中打开表。 例题2、在“设计”视图中打开“学生”表,2、关闭表 （二）、修改表的结构（在设计视图中） 修改表结构的操作主要包括增加字段、删除字段、修改字段、重新设置主关键字等。 1、添加字段 主要操作：单击工具栏上的“插入行”按钮 2、修改字段名 “数据表”视图中字段列顶部显示的名称来自于该字段的“标题”属性框，如果“标题”属性框中为空白，“数据表”视图中字段列顶部将显示对应字段的名称。 3、删除字段 主要操作：单击工具栏上的“删除行”按钮 4、移动字段 主要操作：选中要移动的字段，并按住左键不放，将光标移动到新位置放开鼠标。 5、重新设置关键字：鼠标选中设为主关键子的字段，单击按钮“主键”即可删除此主键。,（三）、编辑表的数据,定位记录 数据库中有了数据后，修改是经常要做的操作，其中定位和选择记录是首要的任务，经常的记录定位方法有： 1、使用记录号定位：通过记录定位器 2、使用快捷键定位 3、使用鼠标直接定位 选择记录 用户可以在“数据表”视图下用鼠标或键盘两种方法选择数据范围。 1、用鼠标选择数据范围 （1）选择字段中的部分数据：单击开始处，拖动鼠标到结束处,（2）选择字段中的全部数据：单击字段左边，待鼠标指针变成“+”后单击鼠标左键 （3）选择相邻字段中的数据：单击第一个字段左边，待鼠标指针变成“+”，拖动鼠标到最后一个字段的结尾处 （4）选择一列数据：单击该列的字段选定器 （5）选择多列数据：单击第一列顶端字段名，拖动鼠标到最后一个字段的结尾处 2、用鼠标选择记录范围 （1）选择一条记录：单击该记录的记录选定器 （2）选择多条记录：单击第一条记录的记录选定器，按住鼠标左键，拖动鼠标到选定范围的结尾处 ( 3)选择所有记录：单击“编辑”菜单下的“选择所有记录”命令 3、用键盘选择数据范围,添加记录 删除记录 修改数据 复制数据,（四）、调整表的外观,调整表格外观的操作包括：改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、设置数据字体、调整表中网格线样式及背景颜色、隐藏列等 改变字段次序 例题：将“教师”表中“姓名”字段和“教师编号”字段位置互换 调整字段显示宽度和高度： 1、调整字段显示宽度 两种方法：鼠标和菜单命令,鼠标：把鼠标指针放在表中任意两行选定器之间，鼠标指针变为双箭头，拖动上、下移动 菜单：“格式”菜单中的“行高”命令 2、调整字段显示列宽：与调整字段显示高度的操作类似 隐藏列和显示列 在“数据表”视图中，为了便于查看表中的重要数据，可以将某些字段列暂时隐藏起来，需要时再将其显示出来。 1、隐藏某些字段列 例题：将“学生”表中的“性别”字段隐藏起来 2、显示隐藏的列 冻结列 ： 在“数据表”视图中，冻结某字段列或某几个字段列后，无论用户怎样水平滚动窗口，这些字段总是可见的，并且总是显示在窗口的最左边 例题：冻结“教师”表中的“姓名”列,设置数据表格式 在“数据表”视图中，一般在水平方向和垂直方向都显示网格线，网格线采用银色，背景采用白色。但是，用户可以改变单元格的显示效果，也可以选择单元格的显示方式和颜色，表格的背景颜色 主要操作：单击“格式”菜单中的“数据表”命令 改变字体显示 为了使数据的显示美观清晰、醒目突出，用户可以改变数据表中的数据的字体、字型、字号。 主要操作：单击“格式”菜单中的“字体”命令。,（五）操作表,本节将详细介绍在表中查找数据、替换指定的文本、改变记录的显示顺序以及筛选指定条件的记录。 一、查找数据 1、查找指定内容 例题：查找“学生”表中“性别”为“男”的学生记录 （1） 打开数据库，打开表； （2） 选定“性别”选定器 （3） 打开“编辑”菜单，选择“查找”选项，打开“查找和替换”窗口。 （4） 在“查找和替换”窗口，选择“查找”选项卡； （5） 在“查找内容”文本框内，输入“男” （6） 按“查找下一个”按钮，光标将定位到第一个与“查找内容”相“匹配”数据项的位置； （7） 重复以上操作，可以查找到若干个与“查找内容”相“匹配”的数据项。 注意：通配符的用法 见表,注释： 使用通配符搜索其他通配符，如星号 (*)、问号 (?)、数字符 (#)、左方括号 () 或连字符 (-) 时，必须将要搜索的项括在方括号内；如果搜索感叹号 (!) 或右方括号 ()，则不必将其括在方括号内。 例如，若要搜索问号，请在“查找”对话框内键入 ?。如果要同时搜索连字符和其他字符，请将连字符放在方括号内所有其他字符之前或之后。（但是，如果在左方括号之后有一个感叹号，请将连字符放在感叹号之后。） 必须将左、右方括号放在下一层方括号内 ( )，才能同时搜索一对左、右方括号 ( )，否则 Microsoft Access 会将这种组合作为零长度字符串（零长度字符串：不含字符的字符串。可以使用零长度字符串来表明您知道该字段没有值。输入零长度字符串的方法是键入两个彼此之间没有空格的双引号 ( )。）处理。,2、空值或空字符串 在Access表中，可能会有尚未存储数据的字段，如果某个记录的某个字段尚未存储数据，我们称该记录的这个字段的值为空值，空值是缺值或还没有值，字段中允许使用Null值来说明一个字段里的信息目前还无法得到。例如，一名教师的电话号码在输入数据时还不清楚，可以在字段中存储Null值，直到存入有实际意义的数据为止。空字符串使用双引号栝起来的空字符串“”，且双引号中间没有空格 二、替换数据 在操作数据表时，如果要修改多处相同的数据，可以使用Access的替换功能，自动将查找到的数据更新为新数据。 1、替换指定内容 例题：查找“教师”表中“政治面目”为“群众”的所有记录，并将其值改为“党员”,三、排序记录,在Access中，在数据表中显示记录的顺序一般是按照主关键字的顺序来排列的，如果某个表中没有定义主关键字，则该表中记录排列的顺序根据输入的顺序来显示。 排序是以某个字段为基准，将记录按这个字段的从大到小(递减)或从小到大(递增)的顺序排列，使用户观察数据更方便。 1. 排序规则 排序有两种方式：升序和降序，并且有些数据类型是不能排序的。 数据类型与升序排序之间的关系如下(数据类型与降序排序之间的关系可依此类推)： 数字：按照数字的从小到大排序。 文本：中文按中文拼音的英文字母顺序排序(从A到Z)。如在升序排序中，“崔”排在“张”的前面，因为“崔”的中文拼音的第一个字母是C，而“张”的中文拼音的第一个字母是Z，在英文字母顺序中，C在Z的前面。英文按字母顺序AZ排序，如果文本中有数字的话，则按09的顺序排序。 自动编号：同数字升序排序方法相同。 货币：同数字升序排序方法相同。,日期/时间：从较早的日期/时间到较晚的日期/时间为升序 是/否：不能排序。 备注：不能排序。 OLE对象：不能排序。 超级链接：不能排序。 2. 排序方法：按一个字段排序记录 快速排序可以使用升序和降序按钮，快速数据排序的步骤如下： (1) 单击要排序的字段。 (2) 单击工具栏中的升序或降序按钮 这样，系统将根据所选的字段重新排序记录。如果要取消排序，可以选择“记录”菜单中的“取消筛选/“记录”菜单的“排序”命令 3. 多字段组合排序 有两种方法：一、按使用“数据表”视图实现排序 在Access中，还可以根据相邻的多个字段来排列记录的顺序，在使用多个字段进行排序时，Access先将第一个字段按照指定的顺序进行排序。当第一个字段中有相同值时，再根据第二个字段中的内容进行排序，直到数据表中的数据全部排列好为止。,多个字段排序的方法与单字段的类似，只是要在排序之前选择相邻的多个字段。例如，在“学生”表中，如果选择“性别”和“年龄”这两列，将先以左边的“性别”进行排序，在相同的性别中，再以“年龄”排序。 当改变了数据表记录的排列顺序时，Access将记住这个顺序，并且在关闭表时询问用户是否保存对表的布局的更改，如果选择“是”，则在下次打开该表时，数据的排列顺序同关闭时相同，此时，只能选择“记录”菜单中的“取消筛选/排序”命令来将数据表中记录的顺序恢复原样。 二、使用“高级筛选/排序”窗口 使用“数据表”视图按两个字段排序虽然简单，但它只能使所有字段都按同一种次序排序，而且这些字段必须是相邻的字段，如果希望两个字段按不同的次序排序，或者按两个不相邻的字段排序，就必须使用“高级筛选/排序”窗口 “筛选”窗口分为上、下两部分，上半部分显示了被打开表的字段列表，下半部分是设计网格，用来指定排序字段、排序方式和排序准则。 例题：在“学生”表中先按“性别”升序排，再按“年龄”降序排序 操作：单击“记录”菜单中的“筛选”命令，然后从级联菜单中选择“高级筛选/排序”命令,（四）筛选记录,筛选是按照某个字段条件对所有记录进行过滤，筛选后，数据表中只显示符合筛选条件的记录 Access提供了四种方法来筛选记录：按选定内容筛选、按窗体筛选、按筛选目标筛选及高级筛选/排序。 “按选定内容筛选”是一种最简单的筛选方法，使用它可以很容易地找到包含的某字段的记录 “按窗体筛选”是一种快速的筛选方法，使用它不用浏览整个表中的记录，同时对两个以上字段值进行筛选 “按筛选目标筛选”是一种较灵活的方法，根据输入的筛选条件进行筛选 “高级筛选/排序”可进行复杂的筛选，挑选出符合多重条件的记录,经过筛选后的表,只显示满足条件的记录,而不满足条件的记录将被隐藏起来 1.按选定内容筛选 例题:在“学生”表中筛选出来自“北京顺义”的学生. 2.按窗体筛选 例题:将“学生”表中男生团员筛选出来 主要操作:单击工具栏上的“按窗体筛选”按钮 3.按筛选目标筛选 例题:在“选课成绩”表中筛选60分以下的学生 主要操作:将鼠标放在“成绩”字段列的任一位置,然后单击鼠标右键,弹出快捷菜单 4.高级筛选：适用于筛选条件比较复杂的查询，使用“筛选”窗口不仅可以筛选出满足复杂条件的纪录，而且还可以对筛选的结果进行排序 例如:查找1992年参加工作的男教师,并按“系别”升序排序. 主要操作:单击“记录”菜单中的“筛选”命令,然后从级联菜单中选择“高级筛选/排序”命令,（五）子数据表,子数据表是嵌套于数据表中的数据表，它包含了被嵌套数据表相关或连接的数据，使用字数据表，能更清晰地浏览数据表中的数据。 主要操作：打开数据表，选择“插入”“子数据表”菜单 删除：选择“格式”“子数据表”“删除”,二、表的关系,Access是一个关系型数据库管理系统。在每个不同的表中存储的数据之间有一定的关系。通过在这些表之间定义关系后，可以利用这些关系来查找数据库中有关的信息。表之间有三种关系：即一对一关系、一对多关系和多对多关系 利用关键字与外部关键字保证表之间的联系，即两表之间要建立联系，一定要有相同字段，这个相同一般指的是数据类型与字段大小相同。在Aceess中一旦建立了关系，就不容许随意改变建立关系的字段，因为更改了这些字段就会破坏数据库中的联系，就会导致Aceess无法识别原有的联系，这就是保持数据库的参照完整性。 参照完整性：就是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义好的关系而必须遵循的规则（当主表中的没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录）。,（一）建立表的索引,索引：按照表中的一个或多个字段组成的表达式进行排序，也即是将表按照某个条件重新排列。 索引有两种：一种是单字段索引，只设置一个索引字段；另一种是多字段索引，将两个或两个以上的字段作为索引字段。使用多字段索引排序时，Aceess首先按索引中的第一个字段排序，若第一个字段的值相同，再使用第二个字段排序。 主要作用：使数据查询、更新速度加快,1、建单字段索引 在“设计视图”窗口中，选中要设置索引的字段，然后在下部“字段属性”框中设置“索引属性”为“有（有重复）”或“有（无重复）” 实例操作：将“学生情况表”按性别索引 2、创建多字段索引 在“设计视图”窗口中，点击工具栏上的“索引”按钮，弹出“索引”对话框，在该对话框中进行设置。 实例操作：将“学生情况”按“性别”和“入学成绩”索引。,（二）建立修改表的关系,1、操作步骤如下： （1） 打开数据库。确定数据库中需建立关联关系的两个表，它们有同名字段，且已分别建立了索引； （2） 在“数据库”窗口，打开“工具”菜单，选择“关系”； （3） 在“显示表”窗口，将表添加到“关系”窗口中； （4） 在“关系”窗口，将一个表中的相关字段拖到另一个表中的相关字段的位置； （5） 在“编辑关系”窗口，选择“实施参照完整性”，再按“创建”按钮，两表中的关联字段间就有了一个连线，由此两表间就有了关联关系； （6） 保存数据库，结束数据库中表间关联关系的建立 例题：定义“教学管理”数据库中4个表之间的关系,2、表关系的修改 对于已经建立好的关系，可以根据实际情况对其修改，对不在需要的关系，还可以删除。 修改关系：关闭所有打开的表，单击工具栏上的“关系”按钮，在弹出的关系对话框中，双击两张表之间的连线，打开编辑关系对话框，在此对话框冲新设置关系。 删除关系：在“关系”窗口中，选中关系连线，单击右键，执行“删除”命令或直接按键盘上的“Delete”键即可。,（三）打印数据表,数据表中的数据可以数据表视图的方式打印出来，对数据的排序和筛选也都可以打印出来。 步骤：1、“文件”“页面设置” 2、“文件”“打印预览” 3、“文件”“打印”,课堂小结,本节主要内容： 表的相关操作：打开、关闭、修改、筛选、排序 表的关系：建立索引、建立关系 数据表的打印,课后作业,教材P47 习题二,