马钢设备供应公司主要质量记录及业务流程修正说明

马鞍山钢铁股份有限公司设备供应公司主要质量记录及业务流程修正说明 说 明 为了适应新形势、新任务的需要，进一步理顺业务关系，提高设备供应管理水平，控制设备采购投资，公司联系实际，对正在运行的设备供应主要原始单据及业务流程组织重新修改完善，并组织业务骨干研究讨论，经公司审定后现下达执行。原设备供应主要原始单据及业务流程与本修正说明相矛盾之处以本修正说明为准。 本修正说明自一九九八年三月一日起开始执行。几点要求：一、严格执行规定、制度，切实加大考核力度。 各科、室、设备仓库要认真组织学习公司制定的一系列规定、制度，严格按照规定、制度操作。各岗位人员要进一步加强工作责任心，严格把好工序之间审核关，杜绝不符合要求的质量记录的出现及流转到下一道工序，对于不合格单据在说明理由后坚决退回，直至符合要求后方可接受。 为了进一步强化管理，公司将励精图治，真抓实干。结合经济责任制考核，成立“质量管理考核小组”（另行下文），切实加大考核力度，将个人工作质量与奖金分配挂钩，从严考核，以夯实、强化提高设备供应工作质量和服务质量。二、质量记录填制总体要求。各科、室、设备仓库对于质量记录的填写要字迹工整，质量记录的各栏目要严格按照有关规定认真填写，不得空缺，做到准确、规范、齐全，不得使用非法定计量单位。三、质量记录流转总体要求。 各科、室、设备仓库要严格执行本修正说明。所有质量记录应在三天之内流转，紧急情况二十四小时内处理完成，不得压单。严格执行有效期限制度，对于超过有效期限的质量记录一律作废。确保设备供应动态信息准确、及时、可靠。四、按设备编号管理的意义。 设备编号是由专业科设备供应员依据设备清单（或施工图）编制，是用于识别某项工程不同单位工程及专业设备的编号。在编制设备编号时必须确保其唯一性。 按照设备编号进行管理是提高设备供应管理水平，控制设备采购投资的需要。在设备供应工作中，无论是计划管理、合同管理、付款管理，还是仓储管理及综合查询，都必须严格按照设备编号组织管理和实施。凡不按设备编号填制的质量记录及表、报，各部门一律不得接收。五、设备编号及有关代码的编制规则。 为了便于实际操作，同时又满足按单位工程管理的要求，现对设备编号、设备代码及分承包方代码等作如下修正。 设备编号的编制规则（位）。规则： 工程代码管理标志单体设备号附件号设备标志 （） （） （） （） （）举例：93A3700114 YB 001 01 B 即: H37114 YB00101B 93A3700114YB00101B其中： 工程代码的组成（位）。规则： 工程项目代码单项工程号单位工程号专业序号 （） （） （） （）举例： 93A 37 001 14 即: H37114 93A3700114 注：综合计划科应及时转发建设工程部单位工程编号。 附：最新工程项目代码 万能型钢轧机工程 三钢异形坯连铸机工程 变电所工程 全连续棒材轧机工程 35000立方米小时制氧机工程 管理标志的定义（位）。 冶金设备科标准机械设备； 冶金设备科非标准机械设备； 冶金设备科目录外机械设备； 冶金设备科进口机械设备； 冶金设备科设备运杂费。 通用动力科标准机械设备； 通用动力科非标准机械设备； 通用动力科目录外机械设备； 通用动力科进口机械设备； 通用动力科设备运杂费。 电气设备科电气设备； 电气设备科计器、仪表设备； 电气设备科进口电气设备； 电气设备科设备运杂费。 设备标志的定义（位）。 设计变更； 重购设备； 代用设备； 错购设备； 利库设备； 挪用设备； 其它设备。 专业标志的定义（位）。 冶金设备科； 通用动力科； 电气设备科。 设备代码的编制规则（位）。规则：设备大类号设备小类号 （） （）举例： 039 01 即: 03901 离心风机（属风机大类）。 注：不得直接使用设备大类号，如“”；使用时应在设备代码中选择。若发生常用设备确需增加代码的，经综合计划科审核后统一编制设备代码，并打印下发。 分承包方代码的编制规则（位）。 使用时应在分承包方代码中选择。对于紧急采购的分承包方，经综合计划科审核后统一编制分承包方代码，并打印下发。 如遇分承包方名称更改，专业科应在三日内书面通知综合计划科及财务科。 一、 工程设备内部供货协议 （或业主单位委托计划单） 工程设备内部供货协议是业主单位委托公司订购设备的根据。综合计划科根据业主单位送来的立项通知（经股份公司主管部门审批、盖章）编制公司的工程代码，并下发给专业科及有关科室。专业科接到立项通知及业主单位的供货协议（或委托计划明细）后，经询价，在保证能够履行供货协议的条款的前提下，送公司主管经理审核、签字，签订正式的工程设备内部供货协议，并按规定程序流转。具体流程如下： 、工程设备内部供货协议 业主单位持 与综合 专业科 专业科送 立项通知、 计划科 与业主 主管经理 设备内部供联系后单位协审核、签 货协议草稿 转专业 商有关 字，双方 （六份） 科 条款 单位盖章 专业科自留二份合同管理员一份 （正本） 综合计划科一份 设备供应员一份 （付本） 返还业主单位三份（一正本，二付本） 、业主单位设备委托计划单 业主单位设 综合计划科审 综合计划科一份 备委托单 核，手续齐全 （三份） 后转专业科 专业科二份 合同管理员一份 设备供应员一份说明： 建设项目设备购置，用工程设备内部供货协议。单台及零星设备购置可用设备委托计划单。 综合计划科收到立项通知后，三日内编制工程代码发有关科、设备仓库并报公司领导。 对原有项目增加设备，如原协议中未包含此部分设备明细，应在原协议基础上签订补充协议，以便于今后工程项目决算时使用。 各环节审核流转以三日为期限，急事急办，原则不超过24小时。 二、设备供应计划单 设备供应计划单是由专业科设备供应员编制，并经综合计划科工程计划员审核后下达，是设备订货、采购的专用单据。说明： 设备编号及设备代码必须严格按照有关规定填写。 主体设备配套件要注明设备编号主号和子号（附件号），不能以独立的单台设备主号下达。 设备供应计划单重量的填写必须以设备清单的重量为依据，以“吨”为计量单位，小数点后面保留三位。 设备供应计划单的预算价或暂估价必须填写清楚、合理。 属复式计量单位的设备应同时标明复式单位值。例如：皮带机要注明长度“m”，电机要注明“KW”，变压器要注明“KVA和吨”，锅炉要注明“蒸吨h”。 设备供应计划单中同一设备编号因设计减少或取消的属于设计变更，因设计追加的属于设计修改。（均须在原设备供应计划单中注明“变更”或“修改”字样）。 股份公司内部制造的设备，专业科设备供应员在详细审图后，图纸全部齐全（包括复用图）方可委托。对于缺图、图纸不对及不能满足订货条件的，综合计划科工程计划员不得下达设备供应计划单。 三、设备代用联系单 设备代用联系单是为专业科向业主或设计部门提出代用建议，并报设计部门签认的专用单据。说明： 时限要求：在正式确定代用后三天内报出。 必须在设备代用联系单中填写被代用设备的设备编号。 四、设备订货合同设备订货合同、准购单、内部委托协议均是设备订货的凭证，在公司管理中具有同等效力。以下“合同”的定义包括上述三种采购凭证。（建议取消准购单，统一采用设备订货合同）说明： 时限要求：合同生效后，专业科设备供应员当日送本科合同管理员一份，转给综合计划科、财务科各一份，另一份由设备供应员自留。 合同必须严格执行按单位工程管理的规定，必须准确填写设备编号。 合同的内容包括设备编号、设备名称、规格型号、数量等必须与设备供应计划单一致。 合同编号的编制规则。 合同编号的第一位必须是专业科名称简称，即“冶、通、电”；市场采购的准购单编号的前两位必须是专业科名称简称加上“采”字，即“冶采、通采、电采”；内部委托协议的协议编号的前两位必须是专业科名称简称加上“协”字，即“冶协、通协、电协”。各专业科按照英文的顺序分配到设备供应员，以确保合同编号唯一。 合同文本中必须包括如下条款： “在设备（包装物）外部标注设备编号及工程项目全称”。 专业科科长、综合计划科工程计划员在合同审查中应严格执行有关规定。发现问题，立即提出意见并处理，不得积压。 设备编号的填写要求。 设备订货合同的设备编号填写在原设备代码栏，取消设备代码；准购单的设备编号填写在原工程名称栏，取消工程名称；内部委托协议的设备编号应在协议中明确注明。 五、设备借款单 设备借款单是专业科用于设备付款申请的专用单据。说明： 时限要求：财务科在付款当日入机，并于付款后三天内，返专业科一联。 设备借款单的填写必须严格按照有关规定执行。专业科设备供应员必须准确填写所付款项的设备编号、款项名称及合同编号（或协议编号、准购单编号）等相关栏目。 财务科负责设备借款单的审查和把关。对于填写不符合要求的设备借款单，财务科应一律退回重填，直至符合要求。 财务科负责填写付款凭证号，并负责设备借款单其它栏目的填写。 付款方式：票汇；信汇；其它。 公司内部转帐托收，不做为付款凭证，只做报销凭证。需付款时专业科要重新办理借款手续后方能付款。 合同付款时以入机的合同金额为准。超出部分专业科设备供应员必须以书面的形式通知综合计划科及财务科，否则超出部分财务科不予支付。 设备价格与发票金额不一致时，需修改原设备价格。在原单据上必须有综合计划科工程计划员的签认，否则财务科不予报销。 多方转帐信息应在备注栏中予以说明。 六、设备拨款单 设备拨款单是财务科用于设备拨款的专用单据。说明： 时限要求：财务科在接到拨款当日填制设备拨款单并入机。 设备拨款单的填写必须严格按照有关规定执行。财务科设备核算员必须准确填写拨款凭证号、工程代码等相关栏目。 七、设备验收入库单 设备验收入库单是在设备到货后，经过验收办理设备入库的专用单据。备注： 时限要求：设备仓库在设备到库后三天内办理完验收入库。专业科合同管理员每三天到设备仓库收集一次设备验收入库单，并及时转发。 设备验收入库单的设备编号、设备名称、规格型号、重量等都必须要与设备供应计划单一致。其中，重量以“吨”为计量单位（不准使用公斤），小数点后不得超过三位。 设备验收入库单的各栏目必须严格按照有关规定规范填写，对于设备仓库确实无法填写的个别栏目，专业科合同管理员必须予以补充填写，不得空缺。 合同单位及工厂代码栏分别填写分承包方名称及代码，不准使用简称。 八、设备出库单 设备出库单是设备施工安装单位办理设备领出手续的专用单据。说明： 设备出库单开出后，施工安装单位必须在七天内领出，超过七天后作废，再领用时要重新开设备出库单。设备仓库保管员必须依据出库单上注明的原入库号发放设备，不能随便动用其它号的设备。若所注明的入库号设备没有时，必须退回由原开单人重新更改填写入库号。 3 设备出库单（包括小型电器设备等）上必须准确填写设备编号和设备入库号，不得与“四号定位”相混淆。 4 设备出库单相关栏目必须与原设备验收入库单相一致。设备名称、规格型号、数量、重量、金额、计量单位等栏目的填写也必须严格按照有关规定执行。 5 施工安装单位加盖的公章必须清楚，不清楚的要退回重盖。 6 设备出库后，设备仓库保管员应及时建帐，财务科设备核算员必须在三天内接收设备出库单。 7 财务科设备核算员在收到设备出库单后应及时划价，并应及时转出。其中，金额栏必须分为合同价（单价数量）及其他费用（合计）两项，不得合二为一。 九、设备分割单 设备分割单是利用库存设备的一部分（拆套利用），而进行的设备、重量、价格分割的专用单据。由利库的专业科设备供应员负责填写。说明： 时限要求：设备分割后三天内转出。 设备分割单必须经主管经理批准后方可办理手续。 分割时对原设备的设备编号要填写清楚。分割后，不利用的部分要保持设备编号不变，被利用部分要在原设备编号的基础上加一位子号（）。 被分割的设备，凡属于库存积压设备的缺件，不再补下设备供应计划单；凡属于在建工程的，办理分割的，专业科设备供应员要重新下达设备供应计划单予以补齐。其设备编号填写被分割后被利用部分的设备编号。设备供应计划单下达后，要给被利用方设备供应员一份备查。 设备分割后，其被利用部分按“”、“”号办理出库（即新的设备编号为“”，原来的设备编号为“”）。剩余部分出库按原设备编号支出，补齐部分按分割后的新的设备编号支出。 十、设备移拨（销售）单 设备移拨（销售）单是对股份公司内部调拨库存设备、向外部销售库存设备时所使用的专用单据。说明： 时限要求：设备移拨（销售）出库后三天内转出。 股份公司各单位调拨库存在建工程设备，必须要有使用单位主管领导的批示并经股份公司主管经理批准，公司主管经理同意并资金到位后，方可办理。 紧急情况下为保生产使用在建工程设备，经股份公司总调同意及主管经理批准后办理出库手续，并于一周内由设备供应员找使用单位办理手续。 在建工程现场损坏丢失需移拨库存设备时，施工单位带盖齐领用单位章的空白移拨单到专业科，由设备供应员填写，并经公司主管经理签认,资金到位后方能办理有关手续。 对外销售（处理）库存设备时要严格按照综合计划科提供的可供外调设备清单办理，并在资金到位、财务划价盖章后，设备仓库方可给予办理出库手续。 设备移拨（销售）标志： 移拨； 销售。 结算方式：票汇；信汇；其它。 十一、设备费用分摊表 设备费用分摊的内容是指设备到库已办理入库或出库后又发生的费用。设备费用分摊表是对在库设备进行费用分摊的专用单据。说明： 时限要求：费用分摊后三天内转出。 设备未办理出库前发生费用变化，一律使用设备费用分摊表，将费用摊入原设备编号，并注明费用类别（包括：管理费、修配改费、运杂费及其它费用）。由专业科设备供应员负责填写。 设备已经出库又发生费用，一律使用设备调整补价单，将费用摊入原设备编号，并注明费用类别（包括：管理费、修配改费、运杂费及其它费用）。由财务科设备核算员负责填写。 设备费用分摊无论使用哪一种单据，都必须严格执行一单一项的制度，不准一单多项填写。 设备费用分摊无论使用哪一种单据，都必须严格执行按设备编号进行分摊的原则，不得按工程项目粗放式分摊。 十二、工程设备移交单 工程设备移交单质量是建设工程竣工后，公司向接收单位办理设备移交所使用的专用单据。移交工作由主管经理组织按专业分工进行。 业务程序及单据流程如下： （一）业务程序： 根据专业科设备供应员的要求，打印出工程设备移交清单一式五份，专业科审核确认后，转交财务科对设备费用进行复审确认，报经公司主管经理签认后交专业科向生产、使用单位办理移交手续。生产、使用单位签认后由财务科向生产、使用单位办理固定资产移交转帐手续。 （二）单据流程： 生产、使用单位审核签认后自留一份，返回专业科四份，全部交财务科确认和分送： 股份公司财务部一份 专业科设备供应员一份 财务科设备移交单四份 综合计划科工程计划员一份 财务科自留一份说明： 时限要求：单项工程全部竣工投产后一个月内办完设备移交手续。遇有特殊情况时，按股份公司指令办理。 工程设备移交前在设备清理中，对因设计、计划变更所剩余的设备、零部件、半成品等，专业科应列出设备清单并提出处理意见，按公司领导批示办理。 工程设备移交前，由专业科负责通知公司内部有关单位，对有关移交工程设备逐项进行清理，必须做到一次交清，包括：随机文件、有关资料、设备费用等，不留尾巴。 专业科移交的设备清单连同工程总结一套要存入档案室，统一归档，不得由项目负责人或设备供应员个人保管。