金蝶KERP系统管理制度

金蝶 K/3 ERP 系统管理制度（试行稿）1. 目的 ：为了保障金蝶 K/3 ERP 系统在公司运营中的有效应用，使企业快速实现管理的标准化、程序化，使企业运营管理更加规范、高效，特制定本制度。2. 适用范围 ：全公司纳入 ERP 系统管理的部门和事项。3. 权责 ：3.1.“K3 ” ERP 系统推行实施小组负责本制度稿的制定和修改。3.2.“K3 ” ERP 系统推行领导小组负责本制度的审批。3.3.“K3 ” ERP 系统各操作岗位负责执行制度。4. 定义 ：（无）5. 工作程序 ：5.1.ERP 业务流程图：图示说明图表色别责任部门图标说明资产管理中流程次序从上到下、从左到右。营销中心制造中心计上下业务具有承接关系， 或下制造中心仓一个业务可由上一个业务直制造中心采下一个业务必须以上一个业销售订单计划管理采购申请单采购订单外购入库单领料单半成品入库委外加工出库单委外加工入库单核销领料单制造中心生务的结果为基础展根据业务实下一个业务可以上一个业务际由资产管结果为参考数据展开，过程系统 MPS 运算系统 MRP 运算系统自动生成成品系统自动生成系统自动生成半成系统自动生成委外生产任务单采购申请单品生产任务单加工任务单系统自动生成投料单采购发票入库核算钩稽费用发票出库核算采购发票生钩稽成费用发票凭证成品入仓固定资产管理销售费用发票销售出库通知单应收帐款管理其它外来发票销售出库单应付帐款管理销售发票总帐管理期末处理过帐对帐关帐结帐5.2.ERP 业务操作规程：5.2.1. 销售管理：5.2.1.1. 跟单员将确定的订单按独立核算单位的不同分别录入到各自帐套中。5.2.1.2. 对录入的订单，业务员、业务主管、资产管理中心要对订单内容的正确性、订单业务的受控性、接单过程的合法合规性进行审核。5.2.1.3. 经审核的订单要与其它订单信息的附件一起，及时打印、分发给相关部门人员， 发现订单错漏后必须立即停止ERP业务流程并要及时反馈给营销中心跟单员纠错。5.2.1.4. 当出现因基础资料缺失而导致业务无法录入到ERP系统的情况时，操作人员应立即依照5.3 基础数据管理的规定向相关部门提出。5.2.1.5. 根据出货计划跟单员开出出货通知单通知出货，出货通知单必须经业务员、业务主管、资产管理中心审核后才会生效。5.2.1.6. 错误订单经计算后系统限定是不能删除的，纠正时先执行订单修改操作（只能改数量和备注），在错误行备注栏注明“错误单据作废”让后执行单据关闭或行关闭操作，同时在补做一张销售订单录入被作废的内容，补入订单的表头信息要保持与原单一致。5.2.2 计划管理5.2.2.1. 实行生产模块管理的帐套必须在接到订单后由制造中心计划部门进行MPS（主生产计划）和MRP （物料需求计划）计算。5.2.2.2. MPS 和 MRP 运算的参数设定由系统管理员会同计划人员按公司 ERP 系统管理的阶段性要求进行设定，ERP 系统管理员和计划人员不得独自修改运算参数。5.2.2.3. 计划部门在进行MPS 和 MRP 运算前要再次核对销售订单的正确性，避免错误订单被运算，同时计算时先进行低位码维护，使新生成或新变更的BOM 得以自动维护；订单被运算后订单将处理。5.2.2.4. MPS 运算后在MPS 维护界面对生成的计划订单进行审核、投放；投放后对生成的生产任务单进行确认、下达，任务单未完成，但因故不需要再生产的，则对该生产任务单采用手工结案。5.2.25.2.3 采购管理5.2.3.1. 物料计划人员（或承担物料计划的仓储管理或采购人员）以系统自动计算生成的物料采购申请单为基础，依据实际需求修改后提出物料申请，经核准审批后提交采购。5.2.3.2. 采购人员依据采购申请单下推生成采购订单，采购订单可根据与供应商的协商情况作适当修改，经核准审批后打印出并传真给供应商。5.2.3.3. 物料入仓后，采购人员根据外购入仓单下推生成采购发票，并填制相应的费用发票。直接到财务报账的费用由财务填制相应的费用发票，经审核后由资产管理中心核算员钩稽。5.2.4 仓储管理5.2.4.1. 办理物料外购入库手续时，仓管人员由采购订单下推生成外购入库单 ，并以此检查采购的物料和数量是否符合采购订单要求。对实际入仓数量超过采购订单需求的，其差额在系统设置允许范围的，必须经相关领导批准，补录采购订单将差额录入系统；对没有采购订单的物料，仓管人员不得受理，并及时将相关情况向上级汇报。5.2.4.2. 车间选择 生产任务单 或委外加工任务单下推生成 领料单或委外加工出库单，领料单或委外加工出库单的物料品种及数量，由系统根据MRP 运算自动生成的投料单反映出来。a) 在全面实施 ERP 计划控制之前， 车间可在允许的范围内修改系统生成的领料单或委外加工出库单上的数量。b) 未实施计划控制的帐套，由车间提前开出手工领料单据交仓库备料， 仓库根据车间的领料单在ERP 系统中录入 领料单 或委外加工出库单。c) 录单时要在“成本对象”栏注明成品品名，在表头“领料用途”栏录入 * 订单编号，以便财务进行成本核算。5.2.4.3. 对于同种材料不同长度、面积的钢材未按照BOM 规定的混用现象，鉴于工厂实际生产活动中的要求，在月底需要进行对同种材料不同长度、面积的物料进行核对盘点，对总长度、面积帐实一致的直接由仓库分别以红字、蓝字领料单作调帐处理；对总长度、面积帐实不一致的按盘点规定办理。5.2.4.4. 实行生产管理模块控制的帐套半成品和成品的入库必须由生产任务单或 委外加工任务单 下推生成 产品入库单或委外加工入库单，对生成的单据可依据实际入库数量进行修改，对数量不足任务单要求数量但因客户同意无须再生产的要进行手工关闭生产任务单或委外加工任务单的操作。未实行生产管理模块的帐套在手工录入 产品入库单 或委外加工入库单时，必须录入 * 订单编号。5.2.4.5. 要求销售出库单必须由发货通知单生成，数量可以根据实际出货情况进行修改，特殊情况下需要通过其它方式生成销售出库单的，必须经相关财务人员同意并告知ERP 系统管理员。5.2.4.6. 内部领用或免费提供给客户的物料，或不同核算单位之间的物料调拨须填制其它入库单或其它出库单，以便于报表归集和财务核算。5.2.4.7. 实行批次管理的物料，入库和出库时必须录入批次号，否则单据不能保存。5.2.4.8. 对委外加工的业务，仓储或采购人员要对每次收发委外加工物料进行核销业务的处理，以正确反映实际存放在供应商的物料数据。5.2.5 财务核算管理5.2.5.1. ERP 系统财务核算操作遵循国家财务法令法规、地方和行业规定以及公司各项财务制度规定，采用公司制定的符合本企业实际运作的会计方法。5.2.5.2. 根据公司规定的各独立核算单位，ERP 系统采用多帐套独立核算，各独立核算单位间调拨均作往来核算，以正确反映各单位经营结果。 涉及分厂未能采用ERP 系统的， 其之间调拨在系统内也作往来核算，在合并时财务通过手工调整来剔出由此产生的资产和损益。5.2.5.3. 财务人员要认真核对采购发票各项内容防止出现差错，要做好各往来应付款项的核对，及时协同相关部门处理错漏。对与采购相关的费用，采购人员或财务核算员要及时填写费用发票，费用发票要与相关的采购发票进行钩稽处理，以确保存货核算的正确性。5.2.5.4. 财务核算员要及时处理当天单据，对相关单据进行审核5.2.5.5. 财务在存货核算时要对物流单据进行检查监督，查出错漏并督促相关操作人员纠正。a） 对已结帐后发现的问题，核算员要提出调帐报告，经资产管理中心经理批准后在系统“期初余额调整”等功能界面调帐。b) 期末盘点按财务制度执行，确认盘盈盘亏的 ，财务将签字审核的盘点表交由仓库输入 ERP 系统内，财务在系统内确定单价。5.2.5.6. 财务核算员根据财务规定和ERP 系统操作顺序进行财务核算工作。5.2.6 系统管理员管理5.2.6.1. ERP 系统管理员和公司网络管理员按本规定要求维护ERP 系统，保障系统运行顺畅。5.2.6.2. ERP 系统管理员负责解决或与金蝶顾问联系解决ERP 操作系统自身的技术问题，并根据ERP 系统使用状况，对相关操作人员进行指导、培训工作。5.2.6.3. 随着公司对ERP 系统完善和功能的增强，根据项目实施的进度和深度配合公司金蝶K/3 ERP 项目组的实施工作。5.2.6.4. 公司 ERP 项目管理参见金蝶“K3 ” ERP 系统推行暂行管理办法。5.3.数据安全管理5.3.1. 帐套备份：为保证数据的安全，确保使用帐套不被破坏，根据实际工作要求，每周五或周六下午17： 00 系统重新启动后，由系统管理员或指定的管理人员执行帐套备份操作；当需要对 ERP 系统数据库进行操作时或执行其他不可逆转操作前，操作人员必须报告 ERP 系统管理员先进行完全帐套备份。备份帐套文件名为工厂简称加日期，除特殊要求的帐套外，备份帐套保存期不超过一个月。5.3.2. 日志备份：为了有效追溯在ERP 系统里的错误操作和非法操作情况，系统实施日志管理，当日志记录达到一定量时，需要引出记录数据保存在设定的文件夹内备查，同时清除系统内的记录。5.3.3. 密码管理：为了维护业务流程各职能岗位权责的独立有效性，防止其他人员误用、盗用本岗位操作权限，各岗位ERP 系统操作人员必须设定开机密码、个人进入帐套密码。a） 开机密码及用户名必须在 ERP 服务器上注册后才能与服务器相连，改动开机密码及用户名前必须先告诉系统管理员同时在服务器里修改。b) ERP 操作人员请长假或离职时必须同时将开机密码和个人进入帐套密码同相关人员办理交接手续。5.3.4权限管理：根据各岗位业务需要，系统管理员初步设定各岗位的权限，并通过一定时间的调整后，系统管理员将各岗位已设定权限表提交给各部门主管确认并存档。经确认的各岗位权限的变更需由各部门主管提出书面申请方可更改。离职人员在 ERP 内的名称需在其业务处理完毕后及时禁用。5.3.5业务操作要求及单证管理5.3.5.1. 公司使用 ERP 系统管理的部门业务必须按照规定的流程采用 ERP 单据运作，禁止背离 ERP 工具而采用原来的模式。自本制度执行之日起，除确需保留的手工单据外，如车间开具的领料单、原生产任务单可作为ERP 系统领料单销售订单的附件使用，其它单据不再作为有效单据使用。 5.3.5.2. 修改单据必须先在系统内修改后再打印出来，手工直接在打印单据上的修改内容无效。5.3.5.3. 各岗位业务操作必须遵循严谨、细致、主动、及时地原则，确保本岗位业务能正确、及时地流向下个环节；各岗位对上环节要起到跟催、监督的作用，对下环节要起到跟踪、服务的关系。各岗位职员要做到今日事今日毕，确保系统即时数据的正确性。5.3.5.4. 各业务环节的单据制单、核准、审核审批、分发、存档管理按公司相关流程文件执行。5.3.5.5. 为保证各岗位的业务操作不受系统的站点限制影响，操作人员业务操作完毕后要立即退回到主控台界面，不可继续停留在各业务模块界面，造成一个岗位站点在浪费，而另一个岗位要处理业务却没有站点的情况。5.4.金蝶 K/3 ERP 系统设备设施管理5.4.1. 公司所有的金蝶K/3 ERP 系统设备设施管理遵循关于电脑、邮箱、网络资源及病毒防范的管理规定要求，确保设施设备的财产安全和使用安全。5.4.2. 行政中心网络管理员、电工负责日常ERP 系统设备设施的维修保养，确保设备设施的正常使用。5.4.3. 为保证 ERP 服务器工作顺畅，系统管理员或网络管理员于每日下午 17：00 时定时重新启动服务器以清理服务器内存；于每周日晚20： 00 至周一 8：30 关机以保养服务器。5.4.4. 除 ERP 系统管理员、网络管理员日常管理以外，未经公司董事长或总经理授权许可，公司任何人禁止操作服务器，经授权操作服务器人员必须有网络管理员或ERP 系统管理员陪同，并遵循网络管理员和ERP 系统管理员的要求。未经ERP系统管理员同意，任何人不得进行针对ERP 系统数据库的操作。5.5.基础数据管理5.5.1.本公司物料编码的编制、变更管理、物料基础信息管理参见物料编码管理办法。5.5.2.供应商、客户、职员资料的新增、变更、删除禁用管理5.5.2.1. 提出资料新增、变更、废止申请：各部门对供应商、客户、职员资料提出新增、变更、删除禁用的申请时，部门相关人员书面提出，并填写好相关信息资料。发现系统信息错漏需要变更的，由发现部门直接提交申请给系统管理部门办理。5.5.2.2. 申请事项的审核、确认：申请部门主管对本部门提出的申请负责审核批准，并签字确认。5.5.2.3. 新增、变更、废止事项执行：系统管理部门接到经申请部门主管审核批准的申请后要及时录入系统。系统管理部门对申请部门的申请有疑问的，先与该部门主管或以上人员沟通协商。属于对系统数据安全性有危害的新增、变更等方案系统管理部门可以拒绝采用。5.5.2.4. 财务部门补充新增物料相关属性资料：由于基础资料的财务内容基本平稳，一般不会变动，系统管理部门在新增、变更后要以邮件的方式通知负责该厂的财务人员，检查相关财务数据是否需要补充、修订，并及时回复系统管理部门。5.5.3.BOM 表新增、变更、删除禁用管理5.5.3.1. BOM 表新增及审核确认：技术部门对新产品按 ERP 系统的格式要求建立新增产品的 BOM 表， BOM 表按照公司 ISO 文件要求进行审核、归档、发放。紧急开发产品的BOM 表要在一个工作日内完成编制审核工作。5.5.3.2.ERP 成的系统 BOMBOM 表录入： 技术部门 （或文控） 要将编制审核完表于完成当天分发给ERP 系统管理部门录入系统数据库内。5.5.3.3. ERP 系统 BOM 表变更、 删除、禁用：系统内已存BOM 的修订变更、删除禁用都必须由技术部门提出申请经部门主管审核后并交给系统管理人员，由系统管理人员负责变更或删除。5.5.3.4.ERP 系统 BOM 表维护：技术部门为ERP 系统 BOM 表日常维护的责任部门， 系统管理部门负责配合BOM 表的输入工作（也可指定技术部安排专人）。6. 支持性文件：6.1.物料编码管理办法6.2.关于电脑、邮箱、网络资源及病毒防范的管理规定6.3.金蝶“ K3 ” ERP 系统推行暂行管理办法7. 附件：7.1.销售订单7.2.采购申请单7.3.采购订单7.4.外购入库单7.5.领料单7.6.产品入仓单7.7.委外加工出库单7.8.委外加工入库单7.9.销售出库通知单7.10. 销售出库单7.11. 其它入库单7.12. 其它出库单7.13. 生产任务单7.14. 委外加工任务单编制 /日期： */*审核 /日期：批准 /日期：