《日志书写规范》doc版

神州数码思特奇经营管理体系V1.0日志书写规范（1.0）北京神州数码思特奇信息技术股份有限公司文档信息文档名称神州数码思特奇经营管理体系V1.0日志书写规范1.0电子文档神州数码思特奇经营管理体系V1.0日志书写规范1.0.doc/Microsoft WORD 2003文件状态 草 稿 正式发布 正在修改编 写 人张维喜日 期2008年 11 月 24 日校 对 人日 期年 月 日审 核 人李钰日 期2010年 6 月 8 日批 准 人执行办日 期2010年 6 月 10 日变更记录变更序号变更原因变更页码变更前版本号变更后版本号更改人批准人生效日期备 注12 目 录1 概述31.1规范的目的31.2适用范围31.3术语及缩略语31.4阅读说明41.4.1阅读指导41.4.2各部门需重点关注内容42 规程综述43 日志书写人43.1 日志书写人员判定53.2 新员工入职培训的日志书写53.3 参与项目日志书写要求53.4 出差期间的日志书写73.5 内部特例项目的日志书写73.6 日志的修改补填说明83.7 其它补充说明84 日志审核人94.1 配置日志审核人94.2 日志审核人的审核要求104.3 补填日志的审批和核算104.4 实际&成本工时的核算说明104.5 各类日志书写率核算说明114.6 考勤分摊说明114.7 涉及日志的考核121 概述1.1规范的目的l 每个人养成新时代的良好的工作习惯；l 及时、有效、真实的记录，成为知识传承的基本素材；l 日志成为团队成功协作的沟通、共享的素材；l 全公司范围内规范、统一、可读的日志书写；1.2适用范围全公司范围，具体如表所示：人员归属是否日志书写日志书写方式人员归属是否日志书写日志书写方式ITD是日志周报系统MSD是excel表格POD是日志周报系统PMD是excel表格AC是日志周报系统HRD否BASD是日志周报系统FD否BILLING是日志周报系统MO否CRM是日志周报系统CEOMO否DSS是日志周报系统部门助理否SSD是日志周报系统VASD是日志周报系统1.3术语及缩略语本规范按照书写的顺序和职责将人员划分为“日志书写人”、“日志审核人”两类角色； 日志：当日工作进展情况和记录称为日志，它是员工与管理者之间的沟通渠道，也是公司成本归结和核算的数据基础。 日志书写人：日志的实际书写人员； 日志审核人：日志的审核人员，包括项目审核人和产品线审核人；1.4阅读说明1.4.1阅读指导阅读目的相关内容相关文档书写日志有什么要求？第3章日志书写要求补填和修改日志有什么要求？第3章补填与修改日志日志和日志书写率如何计算的？3.3实际&成本工时的核算；3.4各类日志书写率核算说明涉及日志的考核4.7涉及日志的考核1.4.2各部门需重点关注内容角色需重点关注内容说明新员工书写和补填的基本要求日志审核人审批要求和涉及日志的考核2 规程综述 日志书写的基本原则：遵循“实事求是，正直诚实，客观公正”的原则；日志书写的基本要求，员工当日客观、真实记录所开展的工作。 3 日志书写人3.1 日志书写人员判定HRD根据应聘人员岗位确认此员工是否为日志书写人，直接参与项目的所有技术人员和项目管理人员均为日志书写人员，包括助理工程师、项目助理、工程师、设计师（UID）、高级工程师、技术主管、项目主管、项目经理等；非日志书写人员因特殊需要（例如：直接参与或服务于某一项目时、有记录成本的要求等）也需书写日志。主管级以上员工可以在NOTES中的个人基本信息处查询自己是否需书写日志，见附件截图：3.2 新员工入职培训的日志书写新员工入职后参与公司入职培训阶段，员工也应当天书写日志，项目归属为“思特奇公司公共培训”。遇到设备和帐号配置未完成无法书写日志时，可在具备书写条件后申请补填日志。非公司组织的培训，例如导师讲解具体业务等，此部分为项目应发生的培训成本，所以应按照人员的计划归属填报在具体项目内。3.3 参与项目日志书写要求 员工参与项目后，根据实际工作情况，正确选择项目名称、项目阶段和任务类型，并记录当日所从事的工作和取得的进展、存在的问题等。为进一步规范和细化工作类型，在日志系统内有对日常工作的细分，分布全景图供大家参考见附件： 日志书写时需要注意的是事项： 1、日志书写人需要自己配制参与的项目和选择书写日志中的各信息项，详细操作参见日志操作手册；其中日志系统中项目的基本信息和进度信息继承和关联项目交接系统中交接内容和已交接项目维护内的项目进度信息；2、日志书写应简洁、清晰、准确表达所要表达的内容，一条完整的日志基本应包括：项目名称+工作量归属部门+项目阶段+任务类型+开始时间+结束时间+工作内容+工作进展+存在的问题等。3、在建类项目的书写要求：如选择软件开发，则日志中的填报内容需要与项目产品树相对应；维护类的项目的书写要求：如“任务类型”选择软件开发，则日志中的内容需要对应到具体的任务单编号；任务来源为新需求需对应新需求单，维护和故障分别对应维护单和故障单，这3类单据信息都来自“新需求管理平台”中创建的新需求单、故障单和维护单。4、常见的不标准日志包括： 填写与工作无关的内容凑字数，实例：某员工在日志中填写“真不是个男人”； 无实质内容的日志，实例：维护人员日志每日只填写“日常维护”、“合同内维护”；开发人员常年只填写“需求测试上线”、“开发”这几个字； 罗列当日工作事无巨细，实例：新员工将修改的代码copy全篇；3.4 出差期间的日志书写根据出差的要求，出差员工的作息时间要与分支当地的相符，出差人员选择“当天工作地点”与实际出差地相符。根据工作地点作息时间的不同，实际工时和成本工时的核算也会不同，其它日志书写内容和要求与正常书写无差别。3.5 内部特例项目的日志书写 为解决特殊情况下的日志书写，日志内特设几个特殊项目，具体说明如下： 思特奇公司公共培训项目：新员工入职培训和公司级培训的合集项目； 思特奇第X届论坛和FYXX员工大会项目：为解决年会期间员工的日志书写以及成本和费用归属单独设立的公司年会项目； 思特奇公司管理项目：各产品线管理办公室人员参与部门管理的日志书写归属项目； 思特奇研究院非项目研究项目：专指研究院人员对非项目上的研究的归属项目；由于在实际中遇到的特殊情况比较多，无法靠内部项目逐一规范，所以未能明确归属类型的工作，参照“谁直接受益谁承担成本”的归属原则划定归属。3.6 实行弹性工时地区的填写说明对实行弹性工时的地区，由于无法确认每个人的工作开始时间而导致无法确认成本工时的实际范围，例如：员工书写一条日志16：00-17：30处理A项目，在缺少开始时间的条件下17：00-17：30是否计入成本工时未知，所以在实行弹性工时的地区，在日志内需额外补充“当日工作开始时间”；根据“当日工作开始时间”来判断弹性工时内的成本工时的开始和结束的时间段；在早晚弹性工时内发生的工时，无论填写的顺序如何，均按照先早上后晚上的时间顺序核算成本工时；例如：某员工早8：30-9：30处理A项目，晚17：00-18：00处理C项目，则早上8：30-9：30计入成本工时，晚17：00-18：00发核的工时计入实际工时，不再计入成本工时，即成本工时为0；3.7 日志的修改补填说明 为解决员工因特殊情况无法当日书写日志而增加的日志补填功能，公司并不鼓励延期书写的行为；l 补填日志的时间要求：30个自然日内都可以补填和修改日志，超过30个自然日期限不允许再补填或修改。l 补填日志的条件：补填的功能不是解决因当日遗忘而日后补填的行为，允许补填的条件：1、因网络故障、出差地网络不通等非主观原因造成的当日日志无法书写可以日后补填； 2、基本信息还不完整，但是经特批提前开工的项目；l 修改日志的要求：1、已核算的日志的修改：由于日志数据为公司核算的基础数据和原始数据，不允许对已经核算完毕的日志进行修改。2、未核算的日志：原则上不对项目阶段和部门归属错误造成的日志修改，修改日志的审批环节和核算与补填的日志一致。3.8 其它补充说明 周六日加班需要书写日志，实际工时还按照正常计算，成本工时按照0计算； 法定节假日，实际工时和成本工时核算方式不变； 请假期间仍书写日志视为无效；对请假期间安排加班的，应相应销减假期，并书写日志，日志核算均以HRD确认的请假时间为准； 倒休期间不用书写日志； 项目阶段转换当日，修改前后阶段都可以选择； 对实习人员的日志书写率采用单独的请假类型和核算方式； 当遇到工作内容重合，无法清晰判定工作内容归属的情况，例如商务项目中的开发与研发产品的内容重合，或是某类软件开为解决多个项目的同一问题等类问题等无法分清项目的时，书写的原则如下：商务项目优先级高于研发项目、内部项目；人员当时所在地的项目优于远程处理的项目；先解决的项目优先于后续的项目。4 日志审核人4.1 配置日志审核人l 日志审核人根据交接会结论默认为各部门技术负责人和项目负责人；对于规模较大，人员参与众多的项目鼓励扁平化管理，例如移动年维护项目等可设置日志的审批人为书写人的最直接管理者：员工的日志审批人为组长，组长的日志由技术负责人审批，技术负责人的日志由部门负责人审批；l 日志的审核人也可以根据人员的归属而配置审核人，例如某员工的导师可负责审批新员工的日志；l 当按照项目配置的日志审核人和按照人员配置的日志审核人不一致时，以按照人员配置日志审核人为准。l 当发生特殊情需调整日志审核人时，可由技术负责人和项目负责人在日志系统内的“按项目配置审核人”、“按照人员配置审核人”功能指定或修改日志审批人，严禁日志审批人使用他人账号“代批”的现象；4.2 日志审核人的审核要求日志审核人审核日志不仅仅是确认日志书写人是否正确，更应该关注日志内所附带和传递的信息，例如：员工是否能按时完成任务，是否遇到问题等， 对日志审核人的基本要求：能够根据了解实际的情况，能对审核结果负责，能够对不符合实际情况的要予以打回，能够正确引导员工书写日志； 日志不符合实际情况包括：书写的工作时长与实际不符；书写的项目名称、阶段错误；书写的工作内容与实际不符等。 确认日志审核通过的原则：项目和技术两方都审批通过视为“审批通过”，一方审批不通过视为“打回”，在项目运营V3.0核算时，打回未修改的日志按照“无效”处理。4.3 补填日志的审批和核算补填和修改的日志审核要本着实事求是的原则，由于公司并不鼓励日志的延迟书写，所以补填的日志由技术日志审核人、项目日志审核人二级审核；核算的原则：1、二级审批最终通过才算生效，对二级审核中任何一个环节没有审批通过，均视为无效；无效的日志既不纳入部门日志书写率，也不纳入部门成本，更不计算项目运营考核奖金；2、修改补填审批通过后的日志正常核算；4.4 实际&成本工时的核算说明l 实际工时的计算：实际发生的工作小时数，指日志书写的“实际工时”。l 成本工时的计算：成本工时指一天每项工作的实际工时按标准工时折算后的工时。l 标准工时的计算：按一天8小时计。l 当地的成本工时：按照当地的作息时间要求的工时，例如安徽移动作息时间为作息时间为上午8：30-12：00，下午14：00-18：00。那么当地的实际成本工时等于7.5小时；工时核算举实例1：员工甲早晨8：30开始工作至晚19：30离开（作息时间为上午9：00-12：00，下午13：00-17：30）则甲当日的实际工时=实际工时（不含午休）（标准工时）/（当地工时）=（12：00-8：30+19：30-13：00）*8/7.5=10.66 成本工时=成本工时（不含午休）（标准工时）/（当地工时）=（12：00-9：30+17：30-13：00）*8/(12-9+17.5-13)=8 对弹性工作制的计算方式案例2：员工甲早晨8：30开始工作至晚19：30离开（作息时间为上午9：00-12：00，下午13：00-17：30，弹性工时早上8:309:30，下午17:0018:00）则甲当日的实际工时=实际工时（不含午休）（标准工时）/（当地工时）=（12：00-8：30+19：30-13：00）*8/7.5=10.66 成本工时=成本工时（不含午休）（标准工时）/（当地工时）=(9:30- 8：30+12：00-9：30+17:00-13：00)*8/(12-9+17.5-13)=84.5 各类日志书写率核算说明l 实书写日志工时=已审批的日志+未审批的日志；l 应书写日志工时=应日志书写人员的工作日*标准工时（8小时）；由于各种假期的不确定性和合理性难于判定，所以在应日志书写时中并不考虑假期的影响，例如08财年全年的公司日志书写率的要求为92%，实际上已考虑了假期的影响；l 个人日志书写率= 个人实报成本工时/个人应日志书写时；l 部门日志书写率=部门员工日志书写的成本工时之和 / 部门员工应日志书写时之和；l 分支日志书写率=分支员工实日志书写时之和 / 分支员工应日志书写时之和；4.6 考勤分摊说明针对个别人员请假但也书写日志的情况，在项目运营考核中单独处理的一种方式。根据HRD提供的当月人员请假信息与日志中的书写信息进行核对，如当日已请假，则将当日日志做无效处理，并扣除与当日日志相对应的项目运营考核奖金。 4.7 涉及日志的考核序号分项名称核算方式说明考核依据考核方式责任人1年度部门日志书写率汇总部门年度各员工的日志书写情况，成为部门日志书写率，部门完成全年各部门的日志书写率指标；年度部门日志书写率考核如完不成年度日志书写率指标，扣部门年度考核得分；产品线总经理2人为项目或部门间调整日志书写对造成直接损失、性质比较严重的日志项目间人为调整；执行办月度项目运营考核通报处理办法除废除报错工时的项目运营考核奖金和项目执行利润外，还会列为“管理事故”，对主要责任人进行扣款和公司通报项目负责人、技术负责人、日志审批人、员工本人3无预算有日志书写是指有实际日志书写和差旅，但是无此项目或此阶段、此部门的预算；项目运营考核V3.0对无预算有日志书写KPI得分按照0处理；员工本人、项目负责人4审批未通过的日志指在项目运营V3.0核算时状态为“打回”的日志；不包含待审批的日志本规范按照无效处理；员工本人、日志审批人5请假仍日志书写统计notes内的考勤与日志不匹配的情况：员工请假仍然书写日志或是日志内书写时间与请假时间不一致的情况；项目运营考核V3.0将此部分工作量按照无效处理；员工本人6书写质量统计合同内维护阶段的日志与3单（新需求单、故障单、维护单）的对应情况，在建项目与产品树的对应情况本规范经理层通报部门和个人的书写情况；日志审批人、员工本人