采购环节的财务控制与管理

采购环节的财务控制与管理采购是企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。为了使公司有关采购事务均能遵循制度办理，便于最适当时间、在可能范围内以最低价格，向最适当的供应商，购买品质最佳、数量最恰当的原料、辅料、商品或服务，特制订本制度。一、 物料供应采用集中采购制度。采购权之统一化在企业管理上当重要。如果采购权不统一，企业内任何单位都可向外申购，将造成企业之混乱。一般而言，企业内各部门所需之物品应向采购部门请购，再由采购部门向外采购。物料采购计划系根据物料需求计划而拟订。对储备物料采用预购备用方式采购，对非储备物料采用现用现购方式采购。采购作业基本步骤如下：1需求即在采购之前，应先确定买哪些物料？买多少？何时买？由谁决定等？2需求说明即确认需求之后，对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均须加以明确说明，以便来源选择及价格谈判等作业，能顺利进行。3选择可能的供应来源即就需求说明，从原有供应厂商中，选择实绩良好厂商，通知其报价。 4合宜价格的决定即决定可能的供应商后，进行价格的谈判。 5订单安排即于价格谈妥后，应办理订货签约手续。合约或订单，均属具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务，须予列明。6订单追踪与稽核即签约订货之后，为求销售厂商之如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交运，并予严格验收入库。7核对发票厂商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对，财务部门才能办理付款。8不符与退货处理即凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货。并立即办理重购，予以结案。9结案即凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，签报高阶层管理或权责部门核阅批示。10纪录与档案维护即凡经结案批示后之采购，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题之查考。（档案都有一定保管期限之规定）二、 公司的采购业务均纳入统一的采购计划，按用途可分为：1. 办公设备及用品2. 生产施工设备及工具3. 生产施工用原材料及零部件三、 采购程序的控制管理1. 办公设备及用品的采购程序1.1. 各部门根据实际需要，在每月28日前将下月的请购单报公司行政部。1.2. 行政部将各部门请购单汇总，制订出统一的行政办公设备及用品的计划，经行政部主管审核后，上报公司财务部、总经理审核。1.3. 行政部将已审核的汇总请购单转采购部，采购部到合格供应商处采购，行政部负责所采购办公用品的验收、集中领用、保管和发放。（劳保用品由仓库验收、保管、按使用计划发放）1.4. 各部门根据实际需要到行政部领用，并在领用时填写有公用品领用登记表。1.5. 单价金额超过10元以上的办公用品，必须办理出入库手续，不能直接报销。2. 生产施工设备及工具采购程序2.1. 生产施工各班组根据工作需要，每月末填制生产施工设备及工具的请购单并交审核。2.2. 项目主管审核后，将请购单报与总工程师、生产施工副总、财务负责人、总经理审批，并将审核后的请购单交与采购采购部，纳入统一采购计划。2.3. 采购部将采购的生产施工设备及工具，经项目施工部门主管验收，并将签字验收后的物资办理入、出库手续。3. 生产施工用材料物资（消耗材料、辅料）及零部件采购程序。3.1. 由采购部根据生产施工计划及库存量，制定采购计划，报总工程师、生产施工副总经理、财务负责人及总经理审批后，采购部采购员按照采购物资的技术要求合格供方目录中选择供方，发送材料采购单，进行采购，用量较大、技术要求较高的材料物资则签订采购合同。4. 日常零星采购一般性物资的程序管理。4.1. 由于各种不可预测的原因（预算、技术变更等原因）而需要的突发性采购的一般性生产施工用原材料（消耗材料、辅料）及零部件，由施工班组长填制请购单，交项目施工部主管审核，项目施工部主管将请购单报总工程师、生产施工副总经理核准，并将批准后的请购单交采购部统一采购。4.2. 临时采购的少量一般性办公用品，由部门主管根据月计划额度填制请购单，部门主管审核，报总经理核准，并将批准后的请购单交采购部统一采购；4.3. 采购部根据库存情况采购四、 采购物资的验收，入库管理1. 工程材料（重要物资）和关键零部件，经由工程技术、质检人员按规定进行检验，提供进料报检及检验报告单后，仓库管理员再进行数量、规格验收，办理入库手续。2. 一般物资进厂检验，仓管员按项目施工部及技术质量部提供的采购资料进行验证。3. 入库票据必须有使用部门和技术质检部门签字，坚实先验收后入库的原则。五、采购业务的计划管理1. 为了公司资金统一安排，提高资金使用效率，采购采购部根据各部转来的已审批计划，根据库存情况和采购时间周期及顺序安排采购计划，根据付款方式、期限制作付款计划，报领导批准后转财务部。2. 财务部根据本月的资金状况安排采购资金，制作本月的统一资金支付计划和明细表上报公司总经理批准后执行。在执行过程中，发现因不可预见性的情况需更改资金计划，则由相关人员、部门提出更改或追加计划报主管领导、财务负责人、总经理批准，随即更改计划。3. 除生产施工、经营中突发情况可以提请总经理特批追加计划外，其他计划外的资金支付一律不予办理，对于其因人为因素如：计划不周到、不准确、不完整而造成的额度较大的计划外资金支付，公司对相关责任人给以适当的经济处罚。六、采购业务其他要求1. 在仓库人员的协助下，采购人员应将库房的退回、积压物资定期清理、积极调换、处理以减少资金沉淀与浪费。2. 大宗采购（一次单种物资支付在金额5000元以上）和日常耗用量较大（月累计同种物资支付在金额10000元以上）的材料物资的采购，须进行前期市场调查、询价、比价工作，并均需与供方签订合同或协议。采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购: 集中计划采购:凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。 长期报价采购:凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知备请购部门依需要提出请购。3比价、议价、和询价要求：比价、议价。厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认是否殷实可靠的生产厂或直接进口商经成本分析后，设定议价目标是否有必要向厂家索取型号目录比较价格上涨下降有何因素是否必要开发其它厂商或转外购规定几万元以上的案件呈副总以上领导议价或设定议价目标询价交货期无法配合需用日期时联络请购部门充分了解请购材料的品名、规格急件或需用日期接近者应优先办理向厂商详细说明品名、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法同规格产品有几家供应宜均询价有否其他较有利的代用品或对抗品应提供同规格，不同厂牌做比较有否必要办理售后服务及保年限新厂商产品，是否需经过检查验试4. 为求降低风险，确保材料物资供应稳定，供应链上应发展多个供应渠道，不能单单依靠某一个供应商，应有后备供应商。应固定一到三家厂商供货，以便协作配合，并提供大宗采购及耗用量较大材料物资三个以上同类供货厂家的信息查询资料：厂家名称、地址、电话、主要负责人和产品报价、技术资料，以及生产规模、资信认证等尽可能详细的资质相关报告。以备日后内部审计和稽核使用。5. 参与合同谈判的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不受损害。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，无论合同大小，一律要求有两个以上的部门派人参加。参加物资采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，若是厂家规定之内的折让、折扣或佣金，应及时上缴公司财务。无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。6.采购部门与其他部门协调与配合。与生产部门之协调关系。为了确保材料供应的稳定性，采购部门和生产管理部门需要经常交换信息。生产管理控制部门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与物料的需求计划，使采购部门有充裕的时间寻求来源，并与供应商议价。而采购部门亦必须通知生产管制部门其所需要之材料购运时间及订购后可能发生的变化。若生产计划或采购计划中的数量或时程有任何的改变，彼此均应迅速通知对方，以便及时做适当的调整与配合。与质量管理部门之协调关系。采购人员必须熟悉有关材料品质标准，以便从供应商处购买到合乎要求的产品。采购人员由于直接与供应商接触，能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员，借以考核供应商。总之，采购与品管部门之协调关系如下：品管知识：采购人员应不断向品管部门学习品管的知识，以便在与供应商接触时能了解其品质，以期采购适当的物料供应生产施工。品质标准：采购部门应与品管部门保持密切联系，以便品管部门随时提供必要之协助，使请购规格与验收标准能相互吻合。物料验收：品管部门对于厂商交来之物料不符要求而拒收时，应即通知采购部门，以便采取必要之措施。开发厂商：采购部门与品管部门应共同开发供应厂商，以确认厂商是否具备供应所需产品之品质及数量的能力。 单据要求及格式。报价请求单：报价请求单通常由采购部门填妥项目、数量等相关数据后，寄给供货商，要求供货商针对采购项目及数量进行报价工作。通常此一单据所包含的资料有：材料规格表采购的数量预期交货日交货地点供货商的决定日期。此外，报价请求单也可能要求供货商提供以下数据：采购品的单价与总价运费由谁负责付款条件（例如现金折扣等等）预期交货日其它特殊条件。 采购单（订购单）：是对供货商所做购买证明、承诺的重要文件。此文件具有法律上约束力，一经采购部门开出、核准后即兑现。通常采购单所包括数据有：采购单之编号采购品数量采购品的规格交货日与交货地点采购品的单价与总价现金折扣或其它付款条件其它特殊要求。